Приложение N 2

Приложение N 2
к распоряжению
администрации
городского округа
город Воронеж
от 08.10.2019 N 800-р

Приложение N 6
к Регламенту управления проектами
в администрации городского округа
город Воронеж

Методические рекомендации
по мониторингу проектов

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации по мониторингу проектов (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" и постановлением правительства Воронежской области от 29.03.2019 N 301 "Об организации проектной деятельности в правительстве Воронежской области и исполнительных органах государственной власти Воронежской области".

1.2. Настоящие методические рекомендации содержат рекомендации по осуществлению мониторинга реализации проекта и по заполнению отчета о ходе реализации проекта (далее - отчет).

1.3. Информация, содержащаяся в отчете, подготавливается на основании данных мониторинга проекта в части реализации паспорта проекта.

1.4. Данные мониторинга проекта в виде отчета предоставляются участниками команды проекта с периодичностью и в сроки, установленные Регламентом управления проектами в администрации городского округа город Воронеж (далее - Регламент).

1.5. Подготовка отчета осуществляется руководителем проекта на основании данных, предоставленных командой проекта и сформированных администратором проекта. Порядок согласования отчета установлен Регламентом.

2. Рекомендации по подготовке отчета о ходе реализации проекта

2.1. Отчет разрабатывается по форме согласно приложению N 5 к Регламенту и в соответствии с рекомендациями по ее заполнению, приведенными в настоящем разделе методических рекомендаций, или по форме, предоставленной исполнительными органами государственной власти (в случае если проект - муниципальная составляющая регионального проекта).

Форма отчета включает следующие разделы:

- раздел 1 "Общий статус отклонений при реализации проекта (индикативная таблица)";

- раздел 2 "Сведения об исполнении бюджета";

- раздел 3 "Сведения о фактических значениях показателей проекта";

- раздел 4 "План-фактный анализ исполнения контрольных точек / мероприятий (за отчетный период)";

- раздел 5 "Статус реализации проекта по ответственным исполнителям";

- раздел 6 "Прогноз исполнения контрольных точек / мероприятий на следующий отчетный период";

- раздел 7 "Наличие иных вопросов и рисков".

Разделы отчета подготавливаются в соответствии с периодичностью (отчетный период), определенной Регламентом (возможная периодичность: ежемесячно, ежеквартально, ежегодно).

2.2. Титульный лист отчета содержит информацию о наименовании проекта, периоде, за который подготовлен отчет в формате "ММ.ГГГГ" либо "ГГГГ", и фактической дате подготовки отчета в формате "ДД.ММ.ГГГГ", сведения об утвержденных паспортом проекта сроках реализации проекта, бюджете проекта, функциональном заказчике, кураторе, руководителе проекта с указанием их Ф.И.О. и должностей.

2.3. Раздел "Общий статус отклонений при реализации проекта (индикативная таблица)" содержит сводную информацию о фактической реализации проекта на конец отчетного периода в разрезе:

показателя своевременности реализации (КПЭс);

показателя достижения целей (КПЭц);

показателя достижения результатов (КПЭр).

2.3.1. Расчет показателя своевременности реализации (КПЭс) осуществляется посредством определения доли своевременно достигнутых контрольных точек в общем количестве запланированных к достижению контрольных точек по проекту в отчетном периоде и производится по формуле:

,

где:

- количество своевременно достигнутых контрольных точек проекта за отчетный период, а также достигнутые контрольные точки, которые были запланированы к достижению в предыдущие отчетные периоды, но фактически к началу отчетного периода не были достигнуты.

Контрольные точки проекта считаются своевременно достигнутыми при их достижении не позднее планового срока, установленного в паспорте и сводном плане проекта;

- количество запланированных в отчетном периоде контрольных точек проекта (за исключением достигнутых досрочно в предыдущих отчетных периодах).

К запланированным в отчетном периоде контрольным точкам проекта относятся также контрольные точки, которые были запланированы к достижению в предыдущие отчетные периоды, но фактически к началу отчетного периода не достигнуты, контрольные точки, которые были запланированы к достижению в следующих отчетных периодах, но фактически достигнуты в отчетном периоде.

При наличии объективных причин (технико-технологические особенности и прочее) превышения установленных плановых сроков выполнения отдельных контрольных точек на 10% (для проектов - муниципальной составляющей региональных проектов) и на 15% (для внутренних муниципальных проектов)относительно общей длительности мероприятия, которое оканчивается контрольной точкой, возможно признание данной точки своевременно выполненной. При этом соответствующее выполнение контрольной точки должно быть подтверждено в отчете по проекту.

2.3.2. Показатель достижения целей (КПЭ_ц) позволяет оценить степень достижения плановых значений показателей проекта за отчетный период, установленных в паспорте проекта, и рассчитывается по формуле:

,

где:

- фактическое (достигнутое) значение показателя проекта за отчетный период;

- плановое значение показателя проекта, установленное на конец отчетного периода;

n - количество показателей проекта в паспорте проекта в отчетном периоде.

2.3.3. Показатель достижения результатов (КПЭ_р) позволяет оценить степень достижения плановых значений результатов проекта за отчетный период, установленных в паспорте проекта, и рассчитывается по формуле:

,

где:

- фактическое (достигнутое) значение показателя результата проекта за отчетный период;

- плановое значение показателя результата проекта, установленное на конец отчетного периода;

- количество показателей результатов проекта в паспорте проекта в отчетном периоде.

Значения показателей вносятся в графу "Статус", а сама ячейка заливается цветом в соответствии со шкалой цветовой индикации, представленной в таблице 1.

Таблица 1

Шкала индикации показателей для раздела "Общий статус отклонений при реализации проекта (индикативная таблица)" отчета

Показатель	Значение показателя	Цветовой индикатор
Показатель своевременности	КПЭс1	"зеленый"
реализации	0,9/0,85КПЭс<1	"желтый"
	КПЭс<0,9/0,85	"красный"
Показатель достижения целей	КПЭц1	"зеленый"
	0,9/0,85КПЭц<1	"желтый"
	КПЭц<0,9/0,85	"красный"
Показатель достижения результатов	КПЭр1	"зеленый"
	0,9/0,85КПЭр<1	"желтый"
	КПЭр<0,9/0,85	"красный"

В случаях, когда индикатор имеет желтый либо красный цвет, в соответствующем столбце заполняется ячейка "Комментарий", в которой отображаются причины отклонений, предпринятые действия по их устранению и результаты этих действий.

При наличии объективных причин (отсутствие информации и пр.), из-за которых невозможно определить статус показателя, по данным периода устанавливается серый индикатор. В данном случае в соответствующем столбце заполняется ячейка "Комментарий", в которой отображаются причины невозможности определения статуса показателя.

2.4. Раздел "Сведения об исполнении бюджета" содержит информацию о плановом и фактическом исполнении бюджета проекта в разрезе отчетного периода.

Информация, содержащаяся в разделе, включает сведения о бюджетных средствах (федерального, регионального, муниципального бюджета) и внебюджетных источниках финансового обеспечения проекта.

В разделе указываются:

- объем планируемых расходов бюджета проекта в отчетном периоде;

- фактический объем средств бюджета, освоенных в рамках реализации проекта на конец отчетного периода (нарастающим итогом);

- исполнение бюджета (процентное соотношение фактического и планового бюджетов).

Объем средств бюджета проекта указывается в миллионах рублей, с точностью до двух знаков после запятой.

В графе "Реализовавшиеся риски и мероприятия по их избежанию/ минимизации/страхованию" указывается следующая информация по показателю:

- описание рисков и (или) проблем (при наличии), которые оказали существенное влияние на достижение плановых значений бюджета;

- предпринятые либо планируемые мероприятия по избежанию, минимизации, страхованию реализовавшихся рисков;

- иная информация на усмотрение руководителя проекта.

2.5. Раздел "Сведения о фактических значениях показателей проекта" содержит информацию о фактических значениях показателей проекта за текущий период.

Информация, содержащаяся в разделе, приводится по всем показателям, отраженным в паспорте проекта. Указываются единицы измерения и плановые значения показателей реализации проекта в соответствии с паспортом проекта.

Фактические значения указываются на основе статистических данных (при наличии), иных сведений, подтверждающих достижение плановых значений показателей исходя из информации о реализации необходимых мероприятий по достижению соответствующих результатов проекта.

По каждому показателю указывается степень достижения планового значения (СД), рассчитываемая по формуле:

- в случае, когда базовое значение показателя равно нулю:

,

где:

- фактическое (достигнутое) значение показателя проекта за отчетный период;

- плановое значение показателя, установленное на конец отчетного периода.

- в случае, когда базовое значение показателя отлично от нуля:

,

где:

- фактическое (достигнутое) значение показателя проекта за отчетный период;

- плановое значение показателя, установленное на конец отчетного периода;

- базовое значение показателя или значение показателя на конец предшествующего года.

В графе "Реализовавшиеся риски и мероприятия по их минимизации" указывается следующая информация по показателю:

- описание рисков и (или) проблем (при наличии), которые оказали существенное влияние на достижение плановых значений показателя;

- предпринятые либо планируемые мероприятия по избежанию, минимизации, страхованию реализовавшихся рисков;

- иная информация на усмотрение руководителя проекта, рассмотрение которой важно производить совместно с показателем.

2.6. Раздел "План-фактный анализ исполнения контрольных точек / мероприятий (за отчетный период)" детализирует информацию о динамике исполнения контрольных точек.

Информация в разделе приводится по всем контрольным точкам, которые должны быть выполнены за отчетный период в соответствии со сводным планом реализации проекта, по контрольным точкам, невыполненным ранее, а также по контрольным точкам будущих периодов, которые выполнены в отчетном.

Для контрольных точек указываются: плановая дата выполнения контрольной точки, ответственный исполнитель в соответствии с данными сводного плана проекта.

Фактические даты указываются исходя из оценки руководителя проекта сведений, подтверждающих выполнение контрольной точки, информации о реализации необходимых мероприятий по достижению соответствующих результатов проекта.

По каждой контрольной точке рассчитывается отклонение от плановой даты выполнения в календарных днях, которое указывается в комментариях с пояснением причин отклонений.

В графе "Объективное свидетельство (документ), подтверждающий завершение контрольной точки" указывается документ, который подтверждает достижение контрольной точки.

2.7. Раздел "Статус реализации проекта по ответственным исполнителям" содержит сводную информацию о фактической реализации проекта на конец отчетного периода по ответственным исполнителям.

Показатели рассчитываются аналогично тому, как они рассчитываются для раздела "Общий статус отклонений при реализации проекта (индикативная таблица)" отчета, однако при расчете учитываются только те контрольные точки и показатели, за которые отвечает конкретный участник проекта.

2.8. Раздел "Прогноз исполнения контрольных точек / мероприятий на следующий отчетный период" заполняется по мероприятиям и контрольным точкам, запланированным в периоде, следующим за отчетным (для месячного отчета отчетным периодом считается месяц, для квартального - квартал, для годового - год).

Для каждой контрольной точки указываются дата выполнения, результат выполнения мероприятия, работы, ответственный исполнитель.

Прогнозные значения даты выполнения, результата выполнения мероприятия / работы устанавливаются руководителем проекта.

Цветовая индикация статуса представлена в таблице 2.

Таблица 2

Параметр статуса	Цвет индикации в колонке
реализуется без отклонений	"зеленый"
реализуется с отклонением до 10-15%	"желтый"
реализуется с отклонением более 10-15%	"красный"

2.9. В разделе "Наличие иных вопросов и рисков" указывается следующая информация:

- описание вопросов, рисков и (или) проблем (при наличии), которые могут оказать существенное влияние на достижение плановых значений;

- планируемые мероприятия по избежанию, минимизации, страхованию рисков;

- иная информация на усмотрение руководителя проекта.