Приложение 5. Положение о комитете распорядительных документов мэрии города Новосибирска

Приложение 5
к постановлению мэрии
города Новосибирска
от 31 декабря 2014 г. N 11650

Положение
о комитете распорядительных документов мэрии города Новосибирска

1. Общие положения

1.1. Комитет распорядительных документов мэрии города Новосибирска (далее - комитет) является структурным подразделением департамента организационно-контрольной работы мэрии города Новосибирска (далее- департамент).

1.2. Комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами Новосибирской области, Уставом города Новосибирска, настоящим Положением, приказами заместителя мэра города Новосибирска (по организационной и кадровой работе) (далее - заместитель мэра), начальника департамента и иными муниципальными правовыми актами города Новосибирска.

1.3. Комитет имеет простую круглую печать и официальный бланк.

2. Основные задачи комитета

2.1. Совершенствование организации работы с документами в мэрии города Новосибирска (далее - мэрия), выработка единообразия в оформлении документов.

2.2. Обеспечение оформления, регистрации и рассылки правовых актов мэрии (мэра) города Новосибирска (далее - правовые акты мэрии).

2.3. Формирование базы данных автоматизированного учета и поиска правовых актов мэрии (далее - база данных правовых актов мэрии).

2.4. Формирование архива правовых актов мэрии.

2.5. Организационное обеспечение системы электронного документооборота и ее совершенствование в пределах компетенции.

3. Основные функции комитета

3.1. Редактирование на бумажном носителе и в электронной форме и подготовка на подпись мэру города Новосибирска (далее - мэр) проектов правовых актов мэрии.

3.2. Формирование картотеки проектов правовых актов мэрии и картотеки правовых актов мэрии в системе электронного документооборота.

3.3. Регистрация правовых актов мэрии на бумажном носителе, в электронной форме и базе данных правовых актов мэрии.

3.4. Присвоение штрихового кода карточке регистрации правового акта мэрии, печать штрихового кода и нанесение его на правовой акт мэрии.

3.5. Сканирование правовых актов мэрии, проверка качества сканированного файла и ввод сканированных правовых актов мэрии в систему электронного документооборота.

3.6. Подготовка и рассылка в системе электронного документооборота выписок из правовых актов мэрии.

3.7. Комплектование, заверение печатью комитета копий правовых актов мэрии и подготовка их к рассылке.

3.8. Рассылка правовых актов мэрии в системе электронного документооборота и по электронной почте.

3.9. Внесение информации об изменении ранее изданных правовых актов мэрии на бумажном носителе и в базе данных правовых актов мэрии.

3.10. Размещение на внутреннем портале мэрии правовых актов мэрии.

3.11. Разработка Инструкции по оформлению документов в мэрии (подготовка изменений в нее) и контроль за ее выполнением.

3.12. Координация деятельности структурных подразделений мэрии по вопросам подготовки проектов документов и ведения делопроизводства.

3.13. Подготовка и проведение обучающих семинаров по подготовке проектов документов и ведению делопроизводства для работников мэрии.

3.14. Консультирование работников мэрии по вопросам подготовки проектов правовых актов мэрии и других документов.

3.15. Подготовка и направление в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в управление законопроектных работ и ведения регистра министерства юстиции Новосибирской области информации, необходимой для ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Новосибирской области: перечня муниципальных нормативных правовых актов города Новосибирска, копий муниципальных нормативных правовых актов города Новосибирска, сведений об источниках и датах их официального опубликования.

3.16. Подготовка проектов муниципальных правовых актов города Новосибирска по вопросам, входящим в компетенцию комитета.

3.17. Подготовка в пределах компетенции информационно-аналитических материалов.

3.18. Проведение экспертизы ценности документов при формировании дел для архивного хранения.

3.19. Организация работы по комплектованию, хранению документов в соответствии с номенклатурой дел и передача их на архивное хранение.

3.20. Рассмотрение обращений граждан, подготовка ответов на них по вопросам, входящим в компетенцию комитета.

3.21. Прием граждан, выдача копий правовых актов мэрии.

3.22. Исполнение запросов работников структурных подразделений мэрии, организаций, граждан по представлению (заверению) копий правовых актов мэрии.

3.23. Осуществление иных функций, предусмотренных муниципальными правовыми актами города Новосибирска.

4. Права комитета

4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений мэрии и организаций независимо от их организационно-правовой формы необходимые документы, информацию, пояснения в письменной или устной форме, необходимые для выполнения возложенных на комитет задач.

4.2. Вносить начальнику департамента на рассмотрение предложения по вопросам, входящим в компетенцию комитета.

4.3. Проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию комитета, с участием представителей структурных подразделений мэрии и организаций.

4.4. Осуществлять в пределах компетенции иные права с