Приложение 5. Порядок работы в электронных базах данных "Поступающая документация" и "Отправляемая документация" АИС "ЕД"

Приложение 5
к приложению к распоряжению
администрации города Оренбурга
от 19.01.2018 N 5-р

Порядок работы в электронных базах данных "Поступающая документация" и "Отправляемая документация" АИС "ЕД"

С изменениями и дополнениями от:

3 августа 2018 г.

1. Работа с поступающими документами

1.1. Для работы с поступающими документами используется БД "Поступ. док.".

Информация об изменениях:

Пункт 1.2 изменен с 3 августа 2018 г. - Распоряжение администрации города Оренбурга от 3 августа 2018 г. N 50-р

См. предыдущую редакцию

1.2. При работе с поступающими документами в АИС "ЕД" работники назначаются на следующие роли:

- делопроизводитель - работник службы ДОУ или канцелярии;

- адресат/участник - руководитель органа Администрации города Оренбурга, которому адресован документ.

- При регистрации входящего документа делопроизводитель создает КД поступившего документа и заполняет следующие реквизиты:

- поле "Номер документа" - исходящий номер документа;

- поле "Вид документа";

- поле "Дата документа";

- поле "Содержание документа" - основная тема документа, которая формулируется с помощью предлога "О...(о чем документ)" и не должна превышать трех строк;

- поле "Наименование организации" - организация, направившая документ;

- поле "Ф.И.О адресанта" - Ф.И.О должностного лица, подписавшего документ;

- поле "Ф.И.О руководителя" - Ф.И.О работника согласно адресации, указанной во входящем документе;

- поле "Количество" - количество листов документа, в т.ч. приложения к нему и количества экземпляров.

1.3. Если регистрируемый поступивший документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо документа, в ответ на запрос и т.д.), зарегистрированный в АИС "ЕД", делопроизводитель устанавливает связь с КД данного документа.

1.4. Внутренние документы поступают автоматически в БД "Поступающие документы" и находятся на предварительной обработке в конце списка с номером "99999". Они подлежат регистрации путем нажатия кнопки присвоения регистрационного номера. При этом адресант получает всю информации о прохождении документа (сводки о доставке, о регистрации, о резолюциях и исполнении прикрепляются к РКК "Отправляемый документ").

1.5. В секции "Вложенные файлы" размещается файл, содержащий сканированный документ и, при наличии, сопроводительное письмо.

1.6. При необходимости зафиксировать способ доставки документа делопроизводитель заполняет поле "Способ доставки".

Информация об изменениях:

Пункт 1.7 изменен с 3 августа 2018 г. - Распоряжение администрации города Оренбурга от 3 августа 2018 г. N 50-р

См. предыдущую редакцию

1.7. При организации исполнения документов работники назначаются на следующие роли:

- автор резолюции - руководитель, которому адресован документ, требующий исполнения;

- ответственный исполнитель - работник, который отвечает за исполнение резолюции по документу и указан в резолюции первым;

- исполнитель - работник, являющийся соисполнителем резолюции по документу;

- делопроизводитель - работник службы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) или канцелярии органов Администрации города Оренбурга, секретарь, помощник Главы или заместителей Главы города, сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства;

- контролер - работник службы ДОУ или канцелярии органов исполнительной власти, секретарь, помощник или делопроизводитель органов Администрации города Оренбурга, имеющий право снимать резолюцию с контроля.

1.8. Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронные формы "Карточка резолюции" и "Карточка исполнитель".

1.9. В "Карточке резолюции" указываются следующие данные:

- автор;

- дата создания;

- содержание резолюции;

- срок исполнения.

1.10. В "Карточке исполнителя" указываются следующие данные:

- плановый срок;

- Ф.И.О. исполнителя. В случае, если исполнителей несколько, информация об исполнителях вносится в раздел "Исполнение" относительно каждого из исполнителей с дублированием плановых сроков, указанных в разделе первого исполнителя, с электронным уведомлением специалиста, ответственного за делопроизводство в органе о направление документа;

- признак исполнителя - ответственный или нет.

1.11. Исполнение каждой резолюции может быть поставлено на контроль указанием в Карточке исполнителя плановой даты исполнения.

1.12. Делопроизводители и/или исполнители получают электронное уведомление о направлении документа. Дата и время отправки уведомления фиксируется в РКК.

1.13. Работники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно резолюции, отмечают исполнение в карточке "Исполнитель", отражающей все этапы и конечный итог исполнения резолюции.

1.14. В "Карточке исполнителя" заполняются следующие поля:

- автор "Карточки исполнения";

- дата исполнения;

- характер исполнения;

- данные по исполнению (текст исполнения).

- в раздел "Передача - возврат" вносится дата получения или возврата исполнителем документа;

- в случае, когда одним из исполнителей на документ наложена вторая резолюция, создаются новые карточки Резолюция и Исполнители;

Информация об изменениях:

Пункт 1.15 изменен с 3 августа 2018 г. - Распоряжение администрации города Оренбурга от 3 августа 2018 г. N 50-р

См. предыдущую редакцию

1.15. Исполнитель, являющийся руководителем органа Администрации города Оренбурга, имеет возможность создать последующую резолюцию для подчиненных работников.

1.16. В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, делопроизводитель создает резолюцию и ставит на контроль карточку исполнителя с новым сроком исполнения. Срок исполнения будет перенесен для документа в целом. При этом в разделы "Плановый срок" и "Перенос планового срока" РКК вносятся соответствующие изменения.

1.17. Снять исполнителей резолюции с контроля имеет право автор резолюции, работник, его замещающий, работник службы ДОУ.

1.18. При условии, что резолюция полностью исполнена (т.е. поставленные в резолюции и/или в документе вопросы и задачи исполнителем фактически решены и/или выполнены), Контролер снимает с контроля исполнителя и в Карточке исполнителя проставляет:

- характер исполнения,

- содержание исполнения

- фактическую дату исполнения

- если в поле "Характер исполнения" стоит отметка о направлении письма, то поле "Связь с отправляемым" должно содержать информацию об отправленном документе и связи с ним (например, ответ от 27.04.2016 N 1-25/1824 Иванов А.С. -> Сидорова О.П.

1.19. После принятия решения о снятии документа с контроля Контролер в контрольном документе на закладке "Контроль" проставляет дату исполнения всего документа.

Информация об изменениях:

Пункт 1.20 изменен с 3 августа 2018 г. - Распоряжение администрации города Оренбурга от 3 августа 2018 г. N 50-р

См. предыдущую редакцию

1.20. Если бумажный оригинал или копия (если исполнителей по документу было несколько) исполненного входящего документа подлежит подшивке в соответствующую папку по номенклатуре дел исполнителя органа Администрации города Оренбурга, то непосредственный исполнитель в Карточке исполнения на закладке "Номер дела" указывает номер дела.

2. Работа с отправляемыми документами

2.1. Для работы с отправляемыми документами используется БД "Отправл. док".

Информация об изменениях:

Пункт 2.2 изменен с 3 августа 2018 г. - Распоряжение администрации города Оренбурга от 3 августа 2018 г. N 50-р

См. предыдущую редакцию

2.2. При работе с отправляемыми документами в АИС "ЕД" работники назначаются на следующие роли:

- исполнитель - работник, который создает отправляемый документ;

- делопроизводитель - секретарь, помощник или работник органа Администрации города Оренбурга, ответственный за ведение делопроизводства.

2.3. При создании РК отправляемого документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие реквизиты КД:

- поле "Тип документопотока" - указывает внутренний это документ или внешний. К внутренним относятся документы, изданные в организации и не предназначенные для отправления в сторонние организации;

- поле "Тип документа" - указывает новый это документ или ответ;

- поле "Вид документа";

- поле "Содержание" - основная тема документа, которая формулируется с помощью предлога "О... (о чем документ)" и не должна превышать двух строк;

- поле "Ф.И.О. адресата" - указывается должностное лицо, которому адресован документ;

- наименование организации - указывается организация, которой адресован документ;

- поле "Ф.И.О подписавшего документ" - фамилия руководителя, подписывающего документ;

- поле "Исполнитель";

- поле "Количество" - количество листов документа, в т.ч. приложения к нему;

- в секции "Вложение" размещается файл документа. При наличии технических средств возможно сканирование документа и вложение текстового файла в РКК с последующей электронной отправкой адресату (при наличии электронного адреса адресата).

2.4. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, то на закладке "Связи" исполнитель устанавливает связь с данными документами.

2.5. Работник службы регистрирует отправляемый документ в АИС "ЕД", вписывает регистрационный номер на оригинале документа и организует отправку документа.

Информация об изменениях:

Пункт 2.6 изменен с 3 августа 2018 г. - Распоряжение администрации города Оренбурга от 3 августа 2018 г. N 50-р

См. предыдущую редакцию

2.6. При сохранении документ отправляется в электронном виде адресатам:

- в Правительство оренбургской области через шлюз обмена с АСЭД;

- работникам Администрации города Оренбурга как новый документ в БД "Поступающие документы" и с уведомлением на электронную почту;

- работникам Администрации города Оренбурга как ответ на их поступивший документ в БД "Отправляемые документы" с присоединением к номеру документа и с уведомлением на электронную почту;

- внешнему адресату на электронную почту;

При этом в РКК заполняется дата и время отправки, Ф.И.О. отправителя и получателя.

Для запрета электронной отправки документа делопроизводитель устанавливает признак "не отправлять автоматом".

2.7. При получении ответа на отправленный документ к ранее созданной РКК прикрепляется РК "Ответ", куда вносятся следующие сведения:

- дата и время получения ответа;

- должность, фамилия, инициалы лица, от имени которого получен документ;

- наименование организации;

- исходящий номер полученного ответа;

- дата полученного ответа;

- номер дела по номенклатуре;

- характер ответа (информация, справка, служебная записка);

2.8. Для регистрации ответа в БД "Поступающая документация" служит кнопка "Создать поступающий" в РК "Отправляемый документ".

2.9. В раздел "Примечание" вносится информация о том, кому передан ответный документ, содержание резолюции должностного лица, иные сведения.

2.10. В целях организации контроля по своевременному получению ответа на отправленный документ, при регистрации документа в РКК вносится ожидаемая дата ответа в раздел "Дата (план) ответа".