Приложение. Регламент делопроизводства в администрации города Оренбурга

Информация об изменениях:

Приложение изменено с 4 июля 2019 г. - Распоряжение администрации города Оренбурга от 4 июля 2019 г. N 34-р

См. предыдущую редакцию

Приложение
к распоряжению
Администрации города Оренбурга
от 19.01.2018 N 5-р

Регламент делопроизводства в Администрации города Оренбурга

С изменениями и дополнениями от:

3 августа, 27 ноября 2018 г., 4 июля 2019 г.

1. Общие положения

1.1. Правовым основанием для разработки Регламента делопроизводства в Администрации города Оренбурга (далее - Регламент) являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Оренбургской области, муниципальные правовые акты в сфере информации, документационного обеспечения и архивного дела.

1.2. Положения Регламента распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, а также с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, и обязательны для исполнения в Администрации города Оренбурга, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органах (далее - органы Администрации города Оренбурга).

1.3. Положения Регламента не распространяются на организацию работы с документами, составляющими государственную тайну.

1.4. При организации работы с обращениями граждан, бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией положения Регламента распространяются в части оформления документов и их подготовки к передаче на постоянное хранение.

1.5. Документооборот в Администрации города Оренбурга осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы "Единый документооборот" (далее - АИС "ЕД").

1.6. Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга обеспечивает:

1) организацию делопроизводства в Администрации города Оренбурга на основе единой политики и использования современных информационных технологий;

2) прием, первичную обработку и регистрацию официальных документов, поступающих в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей;

3) регистрацию и отправку официальных документов, направляемых от имени Главы города Оренбурга и его заместителей;

4) редактирование текстов правовых актов Главы города Оренбурга и Администрации города Оренбурга;

5) проверку оформления реквизитов официальных документов в соответствии с настоящим Регламентом;

6) управление архивным делом должностных лиц Администрации города Оренбурга и органов Администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица;

7) учет и анализ документооборота;

8) контроль исполнения документов и протокольных поручений;

9) методическое руководство и координацию работы с документами;

10) подготовку и внесение предложений по совершенствованию делопроизводства, укреплению исполнительской дисциплины, применению мер дисциплинарной ответственности за нарушение настоящего Регламента.

1.7. В развитие положений настоящего Регламента управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга, другие органы Администрации города Оренбурга могут разрабатывать конкретизирующие правовые акты и методические документы.

1.8. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в органах Администрации города Оренбурга, устанавливаются должностными инструкциями. Проект должностной инструкции указанных работников согласовывается с управлением документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга.

1.9. Руководители органов Администрации города Оренбурга обязаны доводить настоящий Регламент до сведения вновь принятых работников.

1.10. Соблюдение положений настоящего Регламента учитывается при проведении аттестации работников.

1.11. Исполняя свои обязанности, работник должен учитывать, что настоящий Регламент и должностная инструкция не могут перечислить все должностные обязанности, предусмотреть все процедуры и дать впредь соответствующие указания, в связи с этим работники должны проявлять профессионализм и инициативу, руководствоваться интересами граждан, организаций и пользой дела.

2. Основные понятия

В настоящем Регламенте используются основные понятия, установленные Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 N 1185-ст.

3. Создание документа

ГАРАНТ:

Подраздел 3.1 раздела 3 вступает в силу с 1 июля 2018 г.

3.1. Бланк документа

3.1.1. Бланк документа (далее - бланк) разрабатывается с учетом ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", приказа Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8.12.2016 N 2004-ст, с соблюдением следующих требований:

1) реквизиты бланка размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

2) угловой вариант расположения реквизитов применяется для бланков письма и приказа;

3) продольный вариант расположения реквизитов применяется для бланков постановления и распоряжения.

Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга:

1) подготавливает проект нормативного правового акта Администрации города Оренбурга об утверждении видов бланков, применяемых в Администрации города Оренбурга.

2) разрабатывает образцы бланков организационно-распорядительной деятельности Главы города Оренбурга, первого заместителя Главы города Оренбурга, заместителей Главы города Оренбурга и органов Администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица;

3) подготавливает проект правового акта Администрации города Оренбурга об утверждении образцов бланков;

4) размещает шаблоны бланков и служебных документов, применяемых при их подготовке, оформлении и согласовании, в электронной базе данных "Документы и инструкции" АИС "ЕД";

5) осуществляет методическое руководство, контроль за разработкой, изготовлением и использованием бланков.

Органы Администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, подведомственные учреждения:

1) разрабатывают образцы бланков организационно-распорядительной деятельности органа;

2) согласовывают образцы бланков с управлением документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга;

3) утверждают образцы бланков правовым актом органа;

4) направляют утвержденные образцы бланков в управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга.

3.1.2. Воспроизведение герба города Оренбурга на бланках осуществляется в соответствии с решением Оренбургского городского Совета от 10.05.2012 N 407 "О гербе и флаге города Оренбурга".

3.1.3. Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться сторонним организациям и лицам.

3.1.4. Работники несут дисциплинарную ответственность за использование бланков не по назначению, их передачу сторонним организациям и лицам, а также за использование бланков неустановленного образца.

3.2. Состав реквизитов документа

Документ имеет следующий состав реквизитов:

1) герб города Оренбурга;

2) наименование организации;

3) справочные данные об организации;

4) наименование вида документа;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

8) адресат;

9) гриф утверждения документа;

10) резолюция;

11) заголовок к тексту;

12) отметка о контроле;

13) текст документа;

14) отметка о наличии приложения;

15) подпись, отметка об электронной подписи.

16) гриф согласования документа;

17) визы согласования документа;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

22) отметка о поступлении документа;

23) гриф ограничения доступа к документу;

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документа и в процессе работы с документом могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

Правила оформления реквизитов документа приведены в приложении 1 к настоящему приложению.

3.3. Требования к оформлению отдельных видов документов

3.3.1. Договор (соглашение)

В Администрации города Оренбурга одним из видов служебных документов является договор (соглашение).

Согласование проекта договора (соглашения) организует руководитель органа администрации города Оренбурга, внесшего предложение о разработке (заключении) договора (соглашения).

Срок согласования проекта договора (соглашения) с каждым заинтересованным лицом составляет не более пяти рабочих дней с момента поступления.

Согласование оформляется путем визирования проекта договора (соглашения) на штампе установленного образца, который хранится в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (фамилию и инициалы) и дату.

Согласование проекта договора (соглашения), заключаемого от имени Администрации города Оренбурга, производится в следующем порядке:

1) руководитель органа Администрации города Оренбурга, ответственного за разработку и согласование проекта договора (соглашения);

2) заинтересованные лица (круг лиц определяется руководителем органа Администрации города Оренбурга, ответственного за разработку и согласование проекта договора (соглашения));

3) управление по правовым вопросам Администрации города Оренбурга;

4) заместитель Главы города Оренбурга, курирующий деятельность органа Администрации города Оренбурга, ответственного за разработку и согласование проекта договора (соглашения).

При направлении проекта договора (соглашения) на согласование в управление по правовым вопросам администрации города Оренбурга к проекту договора (соглашения) прилагаются: юридическое заключение руководителя юридической службы органа администрации города Оренбурга, ответственного за разработку и согласование проекта договора, или специалиста с обязанностями по правовому обеспечению деятельности указанного органа; копии учредительных документов стороны контрагента: документ, подтверждающий полномочия лица на подписание договора со стороны контрагента; копия лицензии, если деятельность, которую осуществляет контрагент в целях исполнения договора, подлежит в соответствии с законодательством лицензированию.

При согласовании проекта договора (соглашения) в управлении по правовым вопросам администрации города Оренбурга на обороте каждого листа в левом нижнем углу проекта договора (соглашения) проставляется подпись с расшифровкой фамилии работника управления, осуществляющего правовую экспертизу проекта договора (соглашения).

Согласование проекта договора (соглашения), направленного контрагентом, организуется в аналогичном порядке.

От имени Администрации города Оренбурга договоры (соглашения) подписывает Глава города Оренбурга либо лицо, им уполномоченное.

Договор (соглашение) подписывается не менее чем в двух экземплярах.

Для удостоверения подлинности подписи Главы города Оренбурга отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга проставляет печать с воспроизведением герба города Оренбурга ("Администрация города Оренбурга*").

Договор (соглашение) регистрируется в день поступления.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются цифровым способом.

Регистрация договоров (соглашений) производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

Регистрационный номер договора (соглашения) может состоять из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных сторонами договора и расположенных в последовательности, соответствующей наименованию сторон в заголовочной части.

Регистрацию, контроль исполнения и хранение договоров (соглашений), подписанных Главой города Оренбурга и предусматривающих поступление межбюджетных трансфертов, расходные, бюджетные и иные обязательства (далее - трансферты и обязательства), обеспечивает:

1) отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга - если трансферты и обязательства предусмотрены в смете доходов и расходов Администрации города Оренбурга;

2) орган Администрации города Оренбурга - если трансферты и обязательства предусмотрены в смете доходов и расходов органа Администрации города Оренбурга, а также в отношении обязательств, исполнение которых осуществляет орган Администрации в соответствии с Положением, утвержденным Оренбургским городским Советом.

Регистрацию и хранение договоров (соглашений), не предусматривающих расходные или бюджетные обязательства, обеспечивает управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно устанавливают порядок согласования, регистрации, контроля исполнения и хранения договоров (соглашений, контрактов), заключаемых от их имени.

Требования к составлению и заключению договора приведены в приложении 2 к настоящему приложению.

3.3.2. Акт

Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения (акты проверок, обследований, ревизий и др.).

Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей). Отдельные акты требуют утверждения.

Акт содержит следующие реквизиты:

1) наименование вида документа (акт);

2) дату и номер;

3) место составления;

4) заголовок к тексту;

5) текст;

6) отметку о наличии приложения;

7) подписи;

8) гриф утверждения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части указываются основание составления акта (поручение, правовой акт с указанием номера и даты), состав комиссии, присутствующие.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением органов, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. При необходимости допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть оформлять в виде таблицы.

Акт может содержать заключительную часть, состоящую из предложений, выводов или заключений комиссии, составившей его.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта, например:

Акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга,

2-й экземпляр - управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга,

3-й экземпляр - МБУ "Архив города Оренбурга".

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акты оформляются на бланке или на стандартном листе бумаги. Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Регистрация актов производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

3.3.3. Доверенность

Доверенность - документ, выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.

Слово "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, вразрядку, жирным шрифтом, размером шрифта N 14 и выравнивается по центру.

Текст доверенности должен содержать:

1) должность и паспортные данные доверенного лица;

2) наименование органа, в котором производятся действия по доверенности;

3) вид действий по доверенности;

4) образец подписи лица, получившего доверенность;

5) заверение подлинности подписи;

6) срок действия доверенности;

7) иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность от имени Администрации города Оренбурга на представление интересов Администрации города Оренбурга в судах согласовывается с управлением по правовым вопросам администрации города Оренбурга.

Доверенность от имени Администрации города Оренбурга:

1) оформляется на бланке письма Администрации города Оренбурга;

2) подписывается Главой города Оренбурга;

3) заверяется гербовой печатью;

4) регистрируется управлением документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга.

Регистрация доверенностей производится в электронной базе данных "Доверенности" АИС "ЕД" в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно устанавливают порядок оформления, согласования и регистрации доверенностей от имени соответствующего органа.

3.3.4. Служебная записка

Служебная записка - документ, адресованный должностному лицу и информирующий его о сложившейся ситуации (явлении, факте) для принятия решения.

По содержанию и назначению служебные записки могут быть докладные, информационные, аналитические, пояснительные, объяснительные и др.

Служебная записка содержит следующие реквизиты:

1) адресат (должность, фамилия и инициалы должностного лица);

2) наименование вида документа (служебная записка);

3) дата и номер;

4) текст;

5) подпись.

Служебная записка:

1) оформляется на бланке письма Администрации города Оренбурга или бланке письма органа Администрации города Оренбурга;

2) визируется заинтересованными лицами (виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу);

3) регистрируется управлением документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга или работником, отвечающим за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Текст служебной записки об исполнении (продлении срока исполнения) протокольного поручения должен содержать указание на причину подготовки (во исполнение пункта (N и полный текст пункта) протокола (вид совещания: аппаратное, оперативное, по теме...) от _________ N _________, и резолюции на письме отраслевого (функционального) и территориального органа от ____ N _____ ) и завершаться предложением о снятии протокольного поручения с контроля (продлении срока исполнения с указанием конкретной даты).

3.3.5. Заключение

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы по какому-либо документу или вопросу.

Заключение содержит следующие реквизиты:

1) наименование вида документа (заключение);

2) заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено;

3) дату и номер;

4) текст;

5) отметку о наличии приложения;

6) подпись руководителя (составителя).

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, делается анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается "По проекту... замечаний нет".

Заключение оформляется на бланке письма Администрации города Оренбурга или на бланке письма органа Администрации города Оренбурга.

Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

3.3.6. Заявление

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

1) адресат (должность, фамилия и инициалы должностного лица);

2) данные об авторе заявления (должность, фамилия, инициалы указываются в родительном падеже);

3) наименование вида документа (заявление);

4) текст;

5) отметку о наличии приложения;

6) подпись;

7) дату.

Текст любого заявления начинается с обращения ("прошу рассмотреть...", "прошу проверить состояние..."). Форма изложения заявления свободная.

Заявление может иметь приложения.

Заявление направляется должностному лицу для принятия решения. Решение должностного лица формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией должностного лица служит основанием для издания правового акта или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и др.).

3.3.7. Телеграмма

Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

1) категория телеграммы;

2) адрес получателя;

3) текст (содержание телеграммы);

4) подпись;

5) печать;

6) номер и дата;

7) адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория телеграммы "Срочная" указывается перед адресатом.

В телеграмме указывается точный адрес с индексом: город, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указываются: адрес отправителя, его подпись, дата подписи, регистрационный номер и дата телеграммы. Подпись заверяется печатью.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый - адресату, второй - в дело.

3.3.8. Телефонограмма

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый по каналам телефонной связи.

Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов (приглашения на совещание, заседание, напоминания и др.).

Телефонограмма записывается в специальный журнал и содержит следующую информацию:

1) должность, фамилию, инициалы, номер телефона работника, передавшего телефонограмму;

2) должность, фамилию, инициалы, номер телефона работника, принявшего телефонограмму;

3) дата, номер телефонограммы, время передачи;

4) текст телефонограммы;

5) должность, фамилию, инициалы лица, от имени которого передается телефонограмма.

Правильность записи следует проверять повторным чтением телефонограммы.

Датой и временем телефонограммы являются дата и время ее передачи.

Телефонограмма составляется на стандартных листах бумаги в одном экземпляре и подписывается должностным лицом.

Телефонограмма подлежит регистрации в журнале учета телефонограмм.

Регистрация телефонограмм производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

3.3.9. Электронное письмо

Порядок пользования работниками Администрации города Оренбурга электронной почтой при исполнении своих должностных обязанностей установлен постановлением Администрации города Оренбурга от 18.07.2017 N 2945-п "Об утверждении Правил функционирования системы электронной почты и её использования в Администрации города Оренбурга".

В Администрации города Оренбурга применяется электронная рассылка приглашений на совещания, семинары, заседания и напоминаний о представлении информации с использованием системы электронной почты.

Работники, ответственные за делопроизводство в органах Администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за несвоевременный просмотр, прием и передачу электронных сообщений руководителю.

3.3.10. Факсограмма

Факсимильный аппарат (телефакс), имеющий официальный номер Администрации города Оренбурга, установлен в управлении документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга.

Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с автоподтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи факсограммы, номер телефакса корреспондента.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего органа Администрации города Оренбурга.

Регистрацию факсограмм, поступивших в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей, осуществляет управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга в порядке, установленном в подразделе 4.2.3. настоящего приложения.

Регистрацию факсограмм, поступивших в адрес руководителей органов Администрации города Оренбурга, осуществляют работники, отвечающие за делопроизводство, в порядке, установленном в подразделе 4.2.3. настоящего приложения.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

3.3.10. Протокол

Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на совещаниях (заседаниях). Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут быть составлены в полной или краткой форме.

Протоколы имеют следующие реквизиты:

1) вид документа - ПРОТОКОЛ (слово "ПРОТОКОЛ" печатается прописными буквами, вразрядку, жирным шрифтом, размером N 14 и выравнивается по центру);

2) дата и время совещания (заседания) оформляются цифровым способом и печатаются через один - два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания (заседания). Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов органов, принимавших участие в заседании;

3) вид совещания (заседания) и (или) тема отделяются от предыдущего реквизита одним - двумя межстрочными интервалами, печатаются жирным шрифтом и выравниваются по центру;

4) место проведения совещания (заседания) указывается при необходимости и печатается от границы левого поля через один - два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются инициалы, фамилии, наименования должностей председателя, ответственного секретаря, секретаря и лиц, присутствующих на совещании (заседании).

Слова "Председатель", "Ответственный секретарь", "Секретарь" и "Присутствовали" печатаются от границы левого поля через один - два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита, жирным шрифтом, после слов ставится двоеточие.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, то в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если количество присутствующих менее 15 человек, указываются фамилии и инициалы, наименования должностей присутствующих, например:

Присутствовали: Фамилия И.О. - наименование должности.

Список присутствующих оформляется на всю ширину строки через один межстрочный интервал.

Список присутствующих рекомендуется составлять в алфавитном порядке.

Если в совещании (заседании) принимают участие представители разных органов власти, муниципальных предприятий и учреждений, указывается место работы и должность каждого лица.

Вводная часть полного протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием фамилии и инициалов докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с помощью предлога "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Фамилия и инициалы докладчика печатаются на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Словосочетание "Повестка дня" печатается жирным шрифтом, выравнивается по центру через один - два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита, после него ставится двоеточие.

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

Основная часть полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. При необходимости прилагается текст доклада (выступления).

ВЫСТУПИЛИ: Указываются фамилия и инициалы докладчика, делается краткая запись доклада (выступления).

РЕШИЛИ: Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: исполнитель, поручение, срок исполнения.

Формулировка поручений должна быть краткой, емкой, максимально исключающей двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, формулируются с помощью предлога "О" ("Об") и печатаются от границы левого поля.

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова "РЕШИЛИ". Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За" - ..., "против" - ..., "воздержались" - ...".

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения поручения.

Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" печатаются прописными буквами, жирным шрифтом, начертанием "Обычный", размером шрифта N 14, после них ставится двоеточие.

В протоколах, составленных в полной форме, основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

В вводной части краткого протокола повестка дня не указывается. В основной части фиксируется только принятое решение.

Протокол подписывается председателем, ответственным секретарем и секретарем совещания (заседания), если иное не предусмотрено действующим законодательством.

Реквизит "Подпись" включает слова "Председатель", "Ответственный секретарь" и "Секретарь", состоит из подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия печатаются с пробелом), выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Подготовку проекта протокола совещания (заседания) осуществляет секретарь совещания (заседания) в соответствующей электронной базе данных АИС "ЕД".

Проект протокола оформляется на бланке установленного образца и в течение суток после проведения совещания (заседания) направляется председателю совещания (заседания) для подписания.

Регистрацию протоколов совещаний (заседаний) под председательством Главы города Оренбурга осуществляет управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга раздельно для каждого вида совещания (заседания) в соответствующей электронной базе данных АИС "ЕД".

Регистрацию протоколов совещаний (заседаний) под председательством заместителя Главы города Оренбурга осуществляет его помощник в единой электронной базе данных АИС "ЕД".

Регистрация протоколов совещаний (заседаний) производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

Подписанный протокол сканируется и рассылается заинтересованным лицам по электронной почте.

Образцы оформления полного и краткого протоколов приведены в приложениях 3 и 4 к настоящему приложению.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

Принципы организации документооборота:

1) централизация и децентрализация операций по приему, регистрации и отправке документов в Администрации города Оренбурга и ее органах;

2) распределение документов на документопотоки в целях маршрутизации движения документов: поступающая, отправляемая и внутренняя документация;

3) исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

4) однократность регистрации документа;

5) построение системы контроля исполнения документов;

6) прозрачность документооборота.

4.2. Этапы документооборота

4.2.1. Прием и первичная обработка поступивших документов

Прием и первичную обработку поступивших документов на имя Главы города Оренбурга и его заместителей осуществляет управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга.

Прием и первичную обработку поступивших документов на имя руководителей органов администрации города Оренбурга осуществляют работники органа, отвечающие за делопроизводство.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность документов и приложений к ним. Ошибочно доставленные документы с соответствующей пометкой пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также при поступлении личных документов.

Если корреспонденция не вскрывается ("лично", "конфиденциально"), то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке конвертов. Пакет с пометкой "лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

4.2.2. Предварительное рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение проводится в целях выделения из массива поступившей документации, требующей регистрации и обязательного рассмотрения должностными лицами Администрации города Оренбурга.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация соответствующему должностному лицу.

В первую очередь рассматриваются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки.

Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга в обязательном порядке направляет:

1) на рассмотрение Главы города Оренбурга:

- документы от имени Губернатора Оренбургской области - председателя Правительства Оренбургской области;

- документы от имени председателя Законодательного Собрания Оренбургской области;

- документы Главного Федерального инспектора по Оренбургской области;

- протесты, представления и требования прокурора;

- служебные и иные записки об исполнении контрольных протокольных и устных поручений Главы города Оренбурга;

- проекты договоров, соглашений, контрактов;

- доверенности;

- персональные приглашения;

- другие документы, исходя из степени важности документа, по которым требуется принятие решения Главой города Оренбурга в соответствии с действующим законодательством или нормативными правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области;

2) на рассмотрение заместителей Главы города Оренбурга - документы в соответствии с распределением должностных полномочий.

Документ, ошибочно поступивший должностному лицу, незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой в управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга.

В ходе предварительного рассмотрения поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

- книги, газеты, журналы, бюллетени и другие печатные издания;

- рекламные извещения, плакаты, прейскуранты;

- поздравления и приглашения.

Работники, отвечающие за делопроизводство в органе Администрации города Оренбурга, самостоятельно проводят предварительное рассмотрение документов, поступивших непосредственно в орган.

4.2.3. Регистрация поступивших документов

Регистрацию документов, поступивших в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей, осуществляет управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга.

Регистрацию документов, поступивших в адрес руководителей органов администрации города Оренбурга, осуществляют работники, отвечающие за делопроизводство.

Регистрация осуществляется путем:

1) присвоения документу соответствующего регистрационного номера;

2) оформления отметки о поступлении (регистрационного штампа) непосредственно на документе;

3) внесения сведений о документе в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) электронной базы данных "Поступающая документация" АИС "ЕД".

Структура регистрационного номера поступающего документа:

1) индекс (цифровое обозначение) органа Администрации города Оренбурга для обеспечения единого документооборота, утвержденный правовым актом Администрации города Оренбурга (без дополнительных элементов);

2) порядковый номер регистрации (с использованием сквозной нумерации);

3) дата регистрации.

Использование дополнительных элементов при формировании структуры регистрационного номера поступившего документа должно быть закреплено правовым актом органа Администрации города Оренбурга.

Правила оформления реквизита "Отметка о поступлении" приведены в приложении 1 к настоящему приложению.

При поступлении документа с сопроводительным письмом отметка о поступлении проставляется на письме и первом листе приложения, т.к. ответственные исполнители работают не с сопроводительным письмом, а с приложением к нему.

Срок регистрации поступившего документа определяется следующим образом:

1) незамедлительно (с отметками "Срочно", "Оперативно");

2) в день поступления;

3) на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время).

Регистрация поступивших документов производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

Порядок работы в электронной базе данных "Поступающая документация" АИС "ЕД" приведен в приложении 5 к настоящему приложению.

Работники управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение сроков регистрации документов и установленного порядка работы в электронной базе данных "Поступающая документация" АИС "ЕД".

4.2.4. Рассмотрение документа должностным лицом и направление документа исполнителю

После регистрации управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга или работник, отвечающий за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, направляют документ на рассмотрение должностному лицу.

Срок рассмотрения документа должностным лицом не должен превышать двух рабочих дней.

Контроль соблюдения установленного срока рассмотрения документов должностными лицами осуществляют Секретариат Главы города Оренбурга, помощники заместителей Главы города Оренбурга и работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга.

Результат рассмотрения документа должностным лицом оформляется резолюцией.

Правила оформления реквизита "Резолюция" приведены в приложении 1 к настоящему приложению.

В качестве исполнителя документа указывается орган администрации города Оренбурга, к полномочиям которого в соответствии с Положением о данном органе и муниципальными правовыми актами относятся вопросы, указанные в документе.

Содержание резолюции работники управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга (в т.ч. ведущие специалисты, осуществляющие функции помощников заместителей Главы города Оренбурга) и работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, вносят в РКК.

После внесения сведений в РКК работники управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга и работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, направляют документ исполнителю.

Передача документа исполнителю без отметки в РКК, минуя управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга или работника, отвечающего за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, не допускается.

Передача документа исполнителю осуществляется под подпись в день рассмотрения, срочные документы передаются незамедлительно.

Работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, обязаны ежедневно получать в управлении документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга документы, направленные для исполнения в адрес указанных органов.

В случае индивидуального срока исполнения документа, исполнителю передается его копия без резолюции, копия документа с резолюцией передается исполнителю после рассмотрения должностным лицом.

При наличии нескольких исполнителей, каждому из них направляется копия. Оригинал поступившего документа подлежит хранению в управлении документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга.

Аннотации, разъясняющие порядок применения законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Оренбургской области, составляются управлением по правовым вопросам администрации города Оренбурга и направляются в управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга на бумажном носителе для Главы города Оренбурга, в электронном виде - для рассылки согласно резолюции Главы города Оренбурга.

Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Оренбургской области, поступившие в Администрацию города Оренбурга, рассылаются управлением документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга в электронном виде в соответствии с резолюцией.

Работники управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга, Секретариат Главы города Оренбурга, помощники заместителей Главы города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение срока и порядка передачи документов исполнителям.

4.2.5. Работа исполнителя с документом или протокольным поручением

Содержание официальных документов не подлежит разглашению. Передача документов, их копий сторонним органам и организациям допускается только с разрешения должностных лиц Администрации города Оренбурга.

Исполнитель в процессе работы с документом или протокольным поручением осуществляет:

1) сбор и обработку необходимой информации;

2) подготовку проекта ответа и всех необходимых приложений с соблюдением правил оформления реквизитов документа;

3) согласование проекта ответа с заинтересованными лицами;

4) представление проекта ответа на подпись (утверждение) руководителю или должностному лицу в соответствии с резолюцией;

5) подготовку списка (указателя) рассылки документа (при необходимости).

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь, увольнение) руководитель поручает исполнение документа другому лицу.

Если исполнение документа или протокольного поручения возложено на нескольких лиц, работу по исполнению и подготовке проекта ответа организует исполнитель, указанный в резолюции первым, - ответственный исполнитель. Первым в резолюции указывается исполнитель, к полномочиям которого в соответствии с положением о данном органе и муниципальными правовыми актами относятся вопросы, указанные в документе или протокольном поручении.

Ответственный исполнитель имеет право привлекать соисполнителей для выработки совместного решения, устанавливать порядок и сроки представления документов для подготовки итогового документа.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Поручения, содержащие указания "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 (трех) дней с даты подписания. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Исполнитель документа или протокольного поручения с резолюцией "Зайдите", "Прошу переговорить", "Прошу соединить" и т.п. по итогам переговоров обязан проинформировать управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга или работника, отвечающего за делопроизводство в органе Администрации города Оренбурга, о дальнейшем ходе исполнения документа. Указанная информация вносится в РКК.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение 30 (тридцати) дней с даты его подписания. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документ или протокольное поручение, срок исполнения которого своевременно не был продлен, считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения документа или протокольного поручения производится в порядке, установленном в подразделе 4.5.2 настоящего Регламента.

Документы в адрес Губернатора Оренбургской области, председателя Законодательного Собрания Оренбургской области, Главного федерального инспектора по Оренбургской области, прокуроров Оренбургской области и города Оренбурга подписывает Глава города Оренбурга. В период его отсутствия - первый заместитель Главы города Оренбурга или лицо, временно исполняющее обязанности Главы города Оренбурга в соответствии с правовым актом Администрации города Оренбурга.

Исполнитель несет дисциплинарную ответственность за:

1) нарушение срока исполнения документа или протокольного поручения;

2) содержание отправляемого документа;

3) нарушение требований к оформлению реквизитов отправляемого документа.

4.2.6. Регистрация отправляемых документов

Реквизиты отправляемого документа оформляются в соответствии с приложением 1 к настоящему приложению.

Регистрацию документов, отправляемых от имени Главы города Оренбурга и его заместителей, осуществляет управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга.

Регистрацию документов, отправляемых от имени руководителей органов Администрации города Оренбурга, осуществляют работники, отвечающие за делопроизводство.

Регистрация отправляемых документов в приемных Главы города Оренбурга и его заместителей не допускается.

Регистрация отправляемого документа осуществляется путем присвоения регистрационного номера и внесения сведений о документе в РКК электронной базы данных "Отправляемая документация" АИС "ЕД".

Регистрация отправляемых документов производится в пределах календарного года и ежегодно возобновляется с порядкового номера 1.

Структура регистрационного номера отправляемого документа:

1) индекс (цифровое обозначение) органа Администрации города Оренбурга для обеспечения единого документооборота, утвержденный правовым актом Администрации города Оренбурга;

2) порядковый номер регистрации (с использованием сквозной нумерации);

3) дата регистрации.

Использование дополнительных элементов при формировании структуры регистрационного номера отправляемого документа должно быть закреплено правовым актом органа Администрации города Оренбурга.

Для регистрации документа-ответа исполнитель обязан представить документ-запрос.

Проект документа-ответа от имени Главы города Оренбурга должен быть завизирован заместителем Главы города Оренбурга, курирующим данный вопрос.

Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города Оренбурга, переадресуется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением юридического лица, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае нарушения вышеуказанных требований управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга, работник, отвечающий за делопроизводство в органе Администрации города Оренбурга, не принимают отправляемый документ на регистрацию и возвращают его на доработку.

Порядок работы в электронной базе данных "Отправляемая документация" АИС "ЕД" приведен в приложении 5 к настоящему приложению.

Работники управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка работы в электронной базе данных "Отправляемая документация" АИС "ЕД".

4.2.7. Отправка документа

Документ подлежит отправке в день его регистрации.

Срочная документация отправляется незамедлительно.

Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга или работник, отвечающий за делопроизводство в органе администрации города Оренбурга, производят сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.) и осуществляют их отправку.

Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в отдел мобилизационной и режимно-секретной работы администрации города Оренбурга.

4.2.8. Регистрация и рассмотрение судебных актов, извещений и актов государственных органов (за исключением актов прокурорского реагирования), поступивших в Администрацию города Оренбурга

Судебные акты, извещения и акты государственных органов поступают в Администрацию города Оренбурга почтовым отправлением или доставляются курьером на бумажном носителе. Судебные акты, извещения и акты государственных органов могут иметь приложения, содержащие копии документов, фотографии и др. Сведения о получении судебного акта, извещения или акта государственного органа представляются корреспонденту в форме почтового уведомления или расписки в его получении.

Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга осуществляет прием и передачу почтовых отправлений (конвертов) с судебными актами, извещениями и актами государственных органов (далее - документы судов или государственных органов):

1) в управление образования администрации города Оренбурга - по вопросам опеки и попечительства над несовершеннолетними;

2) в управление по правовым вопросам администрации города Оренбурга - по иным вопросам.

Специалист, осуществляющий делопроизводство в управлении по правовым вопросам администрации города Оренбурга:

- получает почтовые отправления (конверты) с документами судов или государственных органов под подпись в почтовом реестре заказных писем;

- обеспечивает регистрацию впервые поступивших документов судов или государственных органов в РКК электронной базы данных "Судебные дела" АИС "ЕД" в установленном порядке.

4.2.9. Регистрация протоколов заседаний Оренбургского городского Совета, постоянных депутатских комитетов и исполнение протокольных поручений

Протоколы (выписки из протоколов) заседаний Оренбургского городского Совета, постоянных депутатских комитетов, поступившие в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей (далее - протоколы), регистрируются в управлении документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга и направляются на рассмотрение заместителю Главы города Оренбурга по общим вопросам.

После рассмотрения протоколы передаются специалистами управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга исполнителям в соответствии с резолюцией заместителя Главы города Оренбурга по общим вопросам.

Проект ответа на протокол о приведении правовых актов Оренбургского городского Совета в соответствие с действующим законодательством (разработке проектов решений Оренбургского городского Совета или поправок к ним) подлежит обязательному согласованию с юридической службой или специалистом с обязанностями по правовому обеспечению деятельности соответствующего органа Администрации города Оренбурга и с управлением по правовым вопросам Администрации города Оренбурга.

Ответ на протокольное поручение, таблицы и иные документы, подготовленные во исполнение протокольного поручения, подписываются Главой города Оренбурга, в случае, если орган Администрации города Оренбурга находится в непосредственном подчинении у Главы города Оренбурга; курирующим заместителем Главы города Оренбурга и направляются должностным лицом (органом) Администрации города Оренбурга, их подготовившим, в Оренбургский городской Совет. Копии ответа, таблиц и иных документов, подготовленных во исполнение протокольного поручения, с отметкой о получении Оренбургским городским Советом, направляются должностным лицом (органом) Администрации города Оренбурга, их подготовившим, заместителю Главы города Оренбурга по общим вопросам для снятия с контроля.

Текст ответа на протокольное поручение Оренбургского городского Совета должен отражать содержание протокольного поручения.

Ответ на протокольное поручение, касающееся деятельности отраслевого (функционального) и территориального органа, не согласовывается с управлением по правовым вопросам Администрации города Оренбурга.

В случае, если по итогам рассмотрения протокола принято решение о внесении проекта решения Оренбургского городского Совета и (или) поправок к нему, сопроводительное письмо о внесении проекта и (или) поправок на имя председателя Оренбургского городского Совета подписывает Глава города Оренбурга.

Регистрацию протоколов, адресованных руководителям органов администрации города Оренбурга, осуществляют работники, отвечающие за делопроизводство в соответствующем органе администрации города Оренбурга.

Ответственность за нарушение срока исполнения протоколов несут руководители органов администрации города Оренбурга (исполнители), в адрес которых направлено протокольное поручение.

Порядок исполнения протоколов заседаний Оренбургского городского Совета, постоянных депутатских комитетов осуществляется в порядке, установленном распоряжением администрации города Оренбурга от 22.04.2013 N 17-р "Об утверждении Правил подготовки, рассмотрения, согласования проектов решений Оренбургского городского Совета и поправок к ним в администрации города Оренбурга, исполнения протокольных поручений Оренбургского городского Совета в рамках рассмотрения внесенных проектов решений Совета".

4.2.10. Регистрация и рассмотрение документов органов прокуратуры и государственных органов, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора) за деятельностью органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления

Регистрация и рассмотрение документов органов и государственных органов, уполномоченных на осуществление государственного контроля (надзора) за деятельностью органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, осуществляется в порядке, установленном распоряжением Администрации города Оренбурга.

4.3. Работа с иностранной корреспонденцией

Управление организационной работы администрации города Оренбурга обеспечивает подготовку перевода поступивших документов на иностранном языке.

Иностранная корреспонденция регистрируется и рассматривается в общем порядке.

4.4. Организация контроля исполнения документов и протокольных поручений

Основными задачами контроля исполнения документов и протокольных поручений являются:

- обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному исполнению документов и протокольных поручений;

- обеспечение соблюдения установленного в Администрации города Оренбурга порядка работы с документами и протокольными поручениями;

- учет и анализ документооборота и материалов об исполнении документов и протокольных поручений;

- повышение ответственности и исполнительской дисциплины работников.

Этапы контроля исполнения документов и протокольных поручений:

- постановка на контроль;

- проверка и регулирование хода исполнения;

- снятие с контроля, направление в дело;

- продление срока исполнения;

- учет и анализ документооборота;

- проведение проверок организации делопроизводства.

4.4.1. Постановка документа и протокольного поручения на контроль

Контролю подлежат зарегистрированные в установленном порядке документы, требующие исполнения, и протокольные поручения Главы города Оренбурга и его заместителей.

4.4.2. Проверка и регулирование хода исполнения документа и протокольного поручения

Проверку и регулирование хода исполнения документов и протокольных поручений осуществляют:

- Глава города Оренбурга и его заместители;

- руководители органов Администрации города Оренбурга;

- управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга;

- Секретариат Главы города Оренбурга и помощники заместителей Главы города Оренбурга;

- работники, отвечающие за делопроизводство в органах Администрации города Оренбурга.

Глава города Оренбурга и его заместители осуществляют проверку и регулирование хода исполнения документов и протокольных поручений посредством:

- изучения представленных документов (копия ответа заявителю, протокол совещания, если таковое проводилось, копия правового акта, если таковой издавался, служебная записка, т.д.);

- принятия решения о снятии с контроля или продлении срока исполнения документа или протокольного поручения.

Руководители органов Администрации города Оренбурга осуществляют проверку и регулирование хода исполнения документов и протокольных поручений посредством:

- личного контроля за своевременным и качественным исполнением документов и протокольных поручений;

- определения круга лиц, отвечающих за делопроизводство, и утверждения перечня их функций в должностных инструкциях;

- представления в управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга справки о документообороте в сроки, установленные в подразделе 4.4.4. настоящего приложения;

- систематического (не реже одного раза в неделю) проведения совещаний по вопросу контроля исполнения документов и протокольных поручений;

- принятия мер по повышению исполнительской дисциплины, своевременному и полному исполнению документов и протокольных поручений;

- выяснения причин, установления лиц, по вине которых допущено нарушение срока исполнения документа, протокольного поручения, и применения к ним мер дисциплинарной ответственности.

Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга осуществляет проверку и регулирование хода исполнения документов, поступивших на имя Главы города Оренбурга и его заместителей, и протокольных поручений Главы города Оренбурга посредством:

- электронной рассылки напоминаний о плановых сроках исполнения документов и протокольных поручений;

- ежедневного просмотра электронных баз данных АИС "ЕД";

- внесения сведений об исполнении или продлении срока исполнения документов и протокольных поручений в РКК.

Секретариат Главы города Оренбурга и помощники заместителей Главы города Оренбурга, а также работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, осуществляют проверку и регулирование хода исполнения документов и протокольных поручений посредством:

- ежедневного просмотра электронных баз данных АИС "ЕД";

- принятия мер для своевременного исполнения документа или протокольного поручения.

4.4.3. Снятие с контроля, продление срока исполнения документа или протокольного поручения, направление в дело

Документ или протокольное поручение снимается с контроля после:

- фактического исполнения всех поручений;

- документированного подтверждения исполнения;

- сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Информация об исполнении документа или протокольного поручения представляется исполнителем в виде служебной записки о снятии с контроля или проекта ответа автору документа.

Должностное лицо после изучения представленных документов подписывает документ-ответ или принимает решение о снятии с контроля документа или протокольного поручения.

Резолюция о снятии с контроля содержит слова: "Снять с контроля. В дело" или "Исполнено. В дело", подписывается должностным лицом собственноручно с проставлением даты.

Сведения об исполнении документа или протокольного поручения вносятся в РКК.

Ответственный секретарь (руководитель органа Администрации города Оренбурга или должностное лицо, ответственное за проведение совещания по темам организации праздничных и разовых мероприятий) имеет полномочия закрыть в регистрационной контрольной карточке протокольное поручение, не имеющее отметки "Контроль".

Исполненный документ возвращается работнику, отвечающему за делопроизводство в органе Администрации города Оренбурга, для направления в дело.

Отметка об исполнении документа, который не предусматривает подготовку ответа, оформляется исполнителем на первом листе документа в левом нижнем углу и содержит краткие сведения об исполнении (например, "Сообщено по телефону...", "Проведено совещание...", "Издано постановление..." и т.п.). Правила оформления реквизита "Отметка об исполнении" приведены в приложении 1 к настоящему приложению.

При наличии объективных причин, не менее чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа или протокольного поручения исполнитель направляет должностному лицу служебную записку о необходимости продления срока исполнения и проект промежуточного ответа автору документа о продлении срока исполнения.

В случае продления срока исполнения протокольного поручения, промежуточный ответ не направляется.

В служебной записке о продлении срока исполнитель документа или протокольного поручения обязан указать:

- объективную причину нарушения установленного срока исполнения;

- перечень мероприятий, направленных на его исполнение;

- срок окончания работы.

В случае принятия положительного решения, должностное лицо накладывает резолюцию о продлении срока исполнения, ставит подпись, дату и подписывает промежуточный ответ автору документа.

В случае принятия отрицательного решения, документ или протокольное поручение подлежат исполнению в ранее установленный срок.

Продление срока исполнения документа допускается не более чем на 30 дней один раз, протокольного поручения - не более двух раз.

Исполнитель обязан своевременно проинформировать управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга, работника, отвечающего за делопроизводство в органе Администрации города Оренбурга, об изменении срока исполнения документа или протокольного поручения.

Информация о продлении срока исполнения документа или протокольного поручения вносится в РКК.

4.4.4. Учет и анализ документооборота

В целях учета, анализа и оптимизации документооборота управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга формирует годовой отчет на основе справок о документообороте органов администрации города Оренбурга.

Справки о документообороте представляются в управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга в срок до 15 января, следующего за отчетным периодом, по итогам года.

Форма справки о документообороте представлена в приложении 7 к настоящему приложению.

Годовой отчет формируется в срок до 25 января, следующего за отчетным периодом.

В годовом отчете учитываются следующие виды документации:

- поступающая документация;

- отправляемая документация;

- протокольные поручения;

- правовые акты Главы города Оренбурга, Администрации города Оренбурга и должностных лиц Администрации города Оренбурга;

- запросы на предоставление муниципальных услуг.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете отправляемых документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга направляет годовой отчет должностным лицам администрации города Оренбурга для сведения.

4.4.5. Проведение проверок организации работы с документами и протокольными поручениями

В органе администрации города Оренбурга может быть проведена проверка организации работы с документами и протокольными поручениями (далее - проверка).

Состав рабочей группы и план проведения проверок на текущий год утверждается правовым актом Администрации города Оренбурга.

Уведомление о проведении проверки направляется руководителю органа не менее чем за 3 рабочих дня до начала проверки.

Продолжительность проверки не должна превышать 2 рабочих дней. Проверка проводится в соответствии с режимом работы проверяемого органа.

Проверка может быть плановая либо внеплановая.

Плановая проверка проводится в соответствии с утвержденным планом проведения проверок на текущий год.

Периодичность проведения плановой проверки - не чаще одного раза в год.

Внеплановая проверка может проводиться:

1) по поручению Главы города Оренбурга или его заместителей;

2) при перемещении дел либо возврате дел;

3) при смене руководителя органа администрации города Оренбурга;

4) при реорганизации и ликвидации органа администрации города Оренбурга;

5) при поступлении информации о фактах нарушения действующего законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела (обращения граждан или организаций о нарушении их прав и законных интересов действиями (бездействием) должностных лиц);

6) при возникновении чрезвычайной ситуации, которая может непосредственно привести к утрате или повреждению архивных документов.

При проведении внеплановой проверки соблюдаются административные процедуры, предусмотренные при проведении плановых проверок.

Рабочая группа не вправе:

1) проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к сфере организации работы с документами и архивного дела;

2) требовать предоставления документов, если они не относятся к предмету проверки;

3) изымать подлинники документов, относящихся к предмету проверки;

4) превышать установленные сроки проверки.

Конечным результатом проверки является акт, в котором отражается существующее положение дел, даются рекомендации по улучшению работы, а также устанавливаются сроки устранения недостатков.

С выводами проверки должен быть ознакомлен руководитель соответствующего органа администрации города Оренбурга.

Информация об устранении недостатков направляется в управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно устанавливают порядок проведения проверок организации делопроизводства в структурных подразделениях (отделах) соответствующего органа и в подведомственных учреждениях.

4.5. Работа с документами при электронном документообороте с органами исполнительной власти Оренбургской области

Документооборот с органами исполнительной власти Оренбургской области реализуется посредством шлюза обмена электронными документами между АИС "ЕД" Администрации города Оренбурга и системой электронного документооборота Правительства Оренбургской области (далее - АСЭД).

Управление шлюзом обмена осуществляется на рабочем месте специалиста управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга. В обязанности данного сотрудника входит:

1) синхронизация базы данных шлюза обмена с базами данных АИС "ЕД" и АСЭД;

2) предварительный анализ поступивших в шлюз обмена из АСЭД электронных документов на корректность и полноту информации в карте документа и вложенном файле и внесение необходимых исправлений, а именно:

- приведение в соответствие адресата, указанного в карте, реквизитам и содержанию вложенного файла документа;

- возврат электронного документа с указанием причины возврата из следующего перечня: документ направлен не по адресу, не указан адресат, отсутствует текст документа, отсутствуют приложения к документу, нет подписи, поступил позже заявленного срока;

3) передача в автоматическом режиме электронных документов, поступивших из АСЭД и прошедших предварительный анализ, в базы данных АИС "ЕД" отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга для дальнейшей работы.

4.5.1. Предварительная обработка и особенности регистрации документов в электронной форме, поступивших в АИС "ЕД" из АСЭД

Документы из органов исполнительной власти Оренбургской области поступают через шлюз в базы данных АИС "ЕД" "Поступающая документация", "Обращения граждан" и "Отправляемая документация" в вид "На предв. обр." (на предварительной обработке).

Все поступившие на предварительную обработку документы подлежат обязательной регистрации. Исключением является ситуация "Отказ в регистрации" по следующим причинам:

- документ направлен не по адресу;

- не указан адресат;

- отсутствует текст документа;

- отсутствуют приложение к документу;

- нет подписи;

- поступило позже заявленного срока.

При регистрации электронному документу, находящемуся на предварительной обработке, присваиваются реквизиты: дата и номер, прочие реквизиты в карте электронного документа передаются из АСЭД.

В базах данных "Поступающая документация" и "Обращения граждан" АИС "ЕД" для исключения повторной регистрации документа, полученного ранее каким-либо иным способом, реализован автоматический контроль ввода дубликата. При регистрации документа производится автоматический контроль наличия в базе данных регистрируемого документа по исходящему номеру и дате. Если в базе найден документ с таким же исходящим номером, то делопроизводитель должен убедиться, что ранее зарегистрированный документ идентичен регистрируемому и произвести слияние регистрационных карт документов.

База данных "Отправляемая документация" в виде "На предв. обр." содержит ответы из органов исполнительной власти Оренбургской области на отправленные ранее из АИС "ЕД" документы. Документ регистрируется без номера и прикрепляется к отправляемому документу по его номеру как ответ.

В случае, если документ попал в базу данных не по назначению, и делопроизводителю известен адресат, то необходимо воспользоваться функцией "Передать в другой орган". Она действует для выделенных документов в виде "На предв. обр.".

При регистрации документа в АИС "ЕД" автору документа в АСЭД поступает сводка о регистрации.

4.5.2. Создание резолюций

Дальнейшая работа с поступившим документом идет в соответствии с настоящим Регламентом делопроизводства в администрации города Оренбурга. Из РКК поступившего документа создаются резолюция и исполнители согласно резолюции. В АСЭД сводки о резолюциях передаются в автоматическом режиме, если установлен признак принятия из органов исполнительной власти Оренбургской области и исполнитель является ответственным. Передача резолюции в шлюз обмена происходит при сохранении документа.

Автор документа в АСЭД получает сводку о резолюции.

4.5.3. Исполнение документа

Исполнение документа отмечается фактической датой исполнения и, при необходимости, созданием отправляемого документа.

При отметке о полном исполнении документа (кнопка "Направить информацию и закрыть основной") в АСЭД передаётся информация об исполнении.

4.5.4. Работа с отправляемыми документами

Документ, отправляемый в органы исполнительной власти Оренбургской области, должен быть зарегистрирован, т.е. ему должен быть присвоен номер, поставлена дата и вложен текст письма.

Отправляемый документ-ответ необходимо создавать из поступившего для того, чтобы связать его с первоначальным документом.

Передача документа адресату выполняется действием "Отправить с вложением (со ссылкой) и в АСЭД".

Автору отправляемого письма будет передаваться сводка о передаче в АСЭД письма, о его регистрации, наложенной резолюции и об исполнении.

При наличии настроек системы, установленного программного обеспечения на рабочем месте и закрытого ключа электронной подписи руководитель, владеющий закрытым ключом, может подписать отправляемый документ с использованием ключа электронной подписи.

5. Организация управления архивным делом

5.1. Администрация города Оренбурга осуществляет деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленных Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

5.2. К полномочиям Администрации города Оренбурга в области архивного дела относятся:

1) формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений;

2) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

- органов местного самоуправления, муниципального архива, музеев, библиотек;

- муниципальных предприятий и учреждений;

3) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.

5.3. К муниципальной собственности относятся архивные документы:

1) органов местного самоуправления муниципального образования "город Оренбург";

2) муниципальных предприятий и учреждений (далее - муниципальные организации);

3) хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность).

5.4. Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, которые могут привести к их отчуждению, если это не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами.

5.5. В случае приватизации муниципальных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в муниципальной собственности.

5.6. Органы Администрации города Оренбурга обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных законодательством РФ.

5.7. Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга организует управление архивным делом должностных лиц Администрации города Оренбурга и органов Администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица.

5.8. Все работы, связанные с отбором, подготовкой, упорядочением, передачей, транспортировкой архивных документов на хранение в муниципальный архив для органов Администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, выполняются за счет бюджета города Оренбурга.

5.9. Органы Администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно:

1) организуют управление архивным делом;

2) обеспечивают отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии и в полном объеме документов на постоянное хранение в муниципальный архив в соответствии с установленными правилами;

3) обеспечивают финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для упорядочения, хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, предоставляют создаваемым архивам помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов.

5.10. При изменении структуры Администрации города Оренбурга архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам.

5.11. При реорганизации муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом, в случае преобразования организаций с изменением их форм собственности, архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договора между данными организациями и муниципальным архивом.

При реорганизации муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

5.12. При ликвидации органов администрации города Оренбурга документы, включенные в состав архивного фонда, по личному составу, а также другие архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в муниципальный архив.

5.13. Передача документов ликвидируемой организации (органа администрации города Оренбурга) входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества. При ликвидации организаций - источников комплектования муниципального архива в состав ликвидационной комиссии включается представитель муниципального архива.

5.14. Документы, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся в упорядоченном состоянии.

Документы, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальном архиве;

2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях.

5.15. Источниками комплектования муниципального архива являются органы местного самоуправления муниципального образования "город Оренбург", муниципальные организации, граждане, в процессе деятельности которых образуются документы муниципального архивного фонда, подлежащие приему на хранение в муниципальный архив по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Оренбургской области.

5.16. Сроки временного хранения документов до их передачи на постоянное хранение в муниципальный архив в соответствии с федеральным законодательством об архивном деле установлены:

1) для включенных в установленном порядке в состав муниципального архивного фонда документов органов местного самоуправления, муниципальных организаций - 5 лет;

2) для включенных в установленном порядке в состав муниципального архивного фонда отдельных видов архивных документов:

а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;

б) документов по личному составу:

- законченные делопроизводством до 1 января 2003 года - 75 лет;

- законченные делопроизводством после 1 января 2003 года - 50 лет;

в) записей нотариальных действий, похозяйственных книг, документов, касающихся приватизации жилищного фонда, - 75 лет;

г) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

д) технологической и конструкторской документации - 20 лет;

е) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

ж) научной документации - 15 лет;

з) кино- и фотодокументов - 5 лет;

к) видео- и фонодокументов - 3 года.

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

5.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. Номенклатура дел составляется один раз в 5 лет и вводится в действие с 01 января.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

1) положением об органе администрации города Оренбурга;

2) штатным расписанием;

3) должностными инструкциями работников;

4) другими документами, регламентирующими деятельность органа администрации города Оренбурга и порядок ее документирования;

5) номенклатурами дел за предшествующие годы и документами, образующимися в деятельности органа администрации города Оренбурга;

6) перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - перечень типовых управленческих архивных документов).

5.1.3. Вновь созданный орган администрации города Оренбурга в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел, согласовывает и утверждает ее в установленном порядке.

5.1.4. В случае изменения структуры администрации города Оренбурга, номенклатура дел подлежит переработке, согласованию и утверждению в установленном порядке.

5.1.4. Номенклатура дел утверждается не менее чем в трех экземплярах.

Первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело органа Администрации города Оренбурга, второй - используется в органах Администрации города Оренбурга как рабочий экземпляр (может вестись в электронном виде), третий - передается в муниципальный архив в наблюдательное дело.

5.1.5. Порядок заполнения граф номенклатуры дел представлен в приложении 8 к настоящему приложению.

5.1.6. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, которые дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.1.7. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

5.1.8. Выписка из утвержденной номенклатуры дел должна находиться в каждом отделе органа администрации города Оренбурга.

5.1.9. Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга:

1) формирует сводную номенклатуру дел должностных лиц Администрации города Оренбурга и органов Администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, на основе номенклатур дел указанных органов;

2) согласовывает сводную номенклатуру дел с постоянно действующей центральной экспертной комиссией Администрации города Оренбурга (далее - ЦЭК) и с экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов Оренбургской области (далее - ЭПМК);

3) разрабатывает проект правового акта Администрации города Оренбурга об утверждении сводной номенклатуры дел.

5.1.10. Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно разрабатывают номенклатуру дел, согласовывают ее с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа, направляют в муниципальный архив для согласования с ЭПМК, утверждают правовым актом руководителя органа администрации города Оренбурга и представляют в управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга и муниципальный архив.

5.1.11. Форма сводной номенклатуры дел должностных лиц Администрации города Оренбурга и органов Администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, представлена в приложении 9 к настоящему приложению.

5.1.12. Форма номенклатуры дел органа администрации города Оренбурга представлена в приложении 10 к настоящему приложению.

5.1.13. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга, муниципальный архив и ЦЭК.

5.1.14. Работники управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга, Секретариат Главы города Оренбурга, помощники заместителей Главы города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение срока и установленного порядка составления номенклатуры дел.

5.2. Подготовка документов к передаче на постоянное хранение

Подготовка архивных документов к передаче на постоянное хранение предусматривает проведение следующего комплекса работ:

1) проведение экспертизы ценности документов;

2) формирование архивных документов в единицы хранения (дела);

3) оформление единиц хранения (дел);

4) составление описей дел;

5) составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.2.1. Проведение экспертизы ценности документов

Экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в муниципальной собственности.

До проведения в установленном порядке экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

В целях обеспечения единого порядка экспертизы ценности документов должностных лиц Администрации города Оренбурга и органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия администрации города Оренбурга (далее - ЦЭК). Состав и положение о ЦЭК утверждаются правовым актом администрации города Оренбурга.

В органах администрации города Оренбурга, обладающих правами юридического лица, создаются экспертные комиссии (далее - ЭК). Состав и положение об ЭК утверждаются правовым актом руководителя и направляется в управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга.

При проведении экспертизы ценности осуществляется отбор архивных документов:

1) постоянного хранения;

2) временного хранения;

3) с пометкой "До минования надобности";

4) с пометкой "Для служебного пользования";

5) с истекшим сроком хранения.

Методическую помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга, муниципальный архив и ЦЭК.

Секретари ЦЭК, ЭК несут дисциплинарную ответственность за нарушение единого порядка экспертизы ценности документов.

5.2.2. Формирование архивных документов в единицы хранения (дела)

Формирование архивных документов в единицы хранения предусматривает группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Порядок формирования архивных документов в единицы хранения (дела) приведен в приложении 11 к настоящему приложению.

Временное хранение и выдачу дел постоянного хранения органы администрации города Оренбурга осуществляют самостоятельно.

Выдача документов для работы осуществляется под подпись в книге выдачи дел. Вместо выдаваемых документов заводится карта-заместитель дела, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписи в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов в соответствии с разрешением курирующего заместителя Главы города Оренбурга.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы города Оренбурга с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Методическую помощь в организации и проведении работы по формированию архивных документов в единицы хранения (дела) оказывает муниципальный архив.

Работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка формирования архивных документов в единицы хранения (дела), правил временного хранения документов и выдачи дел.

5.2.3. Оформление единиц хранения (дел)

По завершении года и по результатам экспертизы ценности дела подлежат оформлению и описанию.

Дела постоянного хранения и дела по личному составу подлежат полному оформлению.

Дела временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

1) подшивку и переплет дела;

2) нумерацию листов дела;

3) составления листа-заверителя дела;

4) составление в случаях необходимости внутренней описи документов дела;

5) оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения представлена в приложении 12 к настоящему приложению.

Форма листа-заверителя дела представлена в приложении 13 к настоящему приложению.

Форма внутренней описи документов дела представлена в приложении 14 к настоящему приложению.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня типовых управленческих архивных документов и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).

Методическую помощь в организации и проведении работы по оформлению дел оказывает муниципальный архив.

Секретариат Главы города Оренбурга, помощники заместителей Главы города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка оформления дел и их подготовки к передаче на постоянное хранение.

5.2.4. Составление описей дел

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу. Порядок составления описей дел постоянного хранения и по личному составу приведен в приложении 15 к настоящему приложению.

Форма описи дел постоянного хранения и по личному составу приведена в приложениях 16, 17 к настоящему приложению.

Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга:

1) составляет сводную опись дел постоянного хранения должностных лиц Администрации города Оренбурга и органов Администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, на основе описей дел указанных органов;

2) направляет сводную опись дел на согласование ЦЭК;

3) направляет сводную опись дел на утверждение ЭПМК;

4) направляет сводную опись дел на утверждение Главе города Оренбурга.

Управление муниципальной службы и кадровой политики администрации города Оренбурга:

1) составляет описи дел постоянного хранения и по личному составу должностных лиц Администрации города Оренбурга и органов Администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица;

2) направляет описи дел постоянного хранения и по личному составу на согласование ЦЭК;

3) направляет описи дел постоянного хранения на утверждение ЭПМК, по личному составу на согласование ЭПМК;

4) направляют описи дел постоянного хранения и дел по личному составу на утверждение Главе города Оренбурга.

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно:

1) составляют описи дел постоянного хранения и дел по личному составу;

2) направляют описи дел постоянного хранения и дел по личному составу на согласование ЭК органа;

3) направляют описи дел постоянного хранения на утверждение ЭПМК, по личному составу на согласование ЭПМК;

4) направляют описи дел постоянного хранения и дел по личному составу на утверждение руководителя органа.

Работники управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга, управления муниципальной службы и кадровой политики администрации города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.

5.2.5. Уничтожение документов, не подлежащих хранению

Результат отбора документов, срок хранения которых истек, оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - акт).

Форма акта представлена в приложении 18 к настоящему приложению.

Документы включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2019 года).

Отбор документов к уничтожению и составление акта производятся после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно).

Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются только после согласования экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов Оренбургской области.

Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга:

1) составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению для должностных лиц Администрации города Оренбурга и органов Администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, на основе актов указанных органов;

2) направляет акт на согласование ЦЭК;

3) направляет акт на утверждение председателя ЦЭК.

После утверждения акта документы и дела передаются в управление делами администрации города Оренбурга на уничтожение по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел.

После уничтожения дел в графе "Примечания" номенклатуры дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ______ N ________".

Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно:

1) проводят отбор документов, срок хранения которых истек;

2) составляют акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

3) направляют акт на согласование ЭК;

4) направляют акт на утверждение председателя ЭК;

5) уничтожают документы и дела.

На документы с отметкой ЭПМК составляется отдельный акт и направляется на согласование ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области.

Работники управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга и работники, отвечающие за делопроизводство в органах администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение установленного порядка уничтожения документов.

5.3. Передача дел на постоянное хранение

5.3.1. Документы администрации города Оренбурга являются собственностью Оренбургской области и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке передаются на постоянное хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда РФ.

5.3.2. Передача дел производится по утвержденным описям дел и номенклатуре дел.

Дела временного хранения в муниципальный архив не передаются, хранятся в органах администрации города Оренбурга и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.3.3. Муниципальный архив составляет списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда РФ.

Включение в списки источников комплектования муниципального архива архивных документов негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

Документы организаций - источников комплектования муниципального архива передаются в архив в упорядоченном состоянии и в полном объеме.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в муниципальный архив, музеи, библиотеки города Оренбурга на основании договоров между архивом, музеями, библиотеками и собственниками указанных документов.

5.3.4. Органам администрации города Оренбурга запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда РФ в музеи, библиотеки и негосударственные организации.

5.3.5. Передача дел в муниципальный архив осуществляется по утвержденному графику, составленному муниципальным архивом и согласованному с руководителем органа администрации города Оренбурга.

Прием дел производится работником муниципального архива в присутствии уполномоченного работника органа администрации города Оренбурга. Вместе с документами передается четыре экземпляра описи дел документов, в том числе один в электронном виде.

Дела и описи дел на сдаваемые документы доставляются в архив с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет орган, передающий документы).

6. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов и факсимиле

6.1. Печати (штампы, факсимиле) изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

6.2. Основное назначение печати - удостоверение подлинности подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах.

Основное назначение штампа - проставление отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов.

Основное назначение факсимиле - проставление оттиска, который воспроизводит подпись должностного лица.

6.3. Печати с воспроизведением герба города Оренбурга хранятся:

1) в отделе бухгалтерского учета и отчетности администрации города Оренбурга:

- "Администрация города Оренбурга*";

2) в управлении документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга:

- "Администрация города Оренбурга**";

- "Муниципальное образование "город Оренбург" Глава города Оренбурга" (большая и малая печати);

3) в управлении муниципальной службы и кадровой политики администрации города Оренбурга:

- "Администрация города Оренбурга" (малая печать);

4) в органах администрации города Оренбурга, обладающих правами юридического лица.

Оттиск печати "Администрация города Оренбурга*" используется только для удостоверения подписи Главы города Оренбурга и его заместителей на документах, касающихся финансово-хозяйственной деятельности администрации города Оренбурга.

Оттиски печатей "Администрация города Оренбурга**", "Муниципальное образование "город Оренбург" Глава города Оренбурга" (большая и малая печати) используются только для оформления муниципальных наград, поощрений Главы города Оренбурга, наградных документов.

Оттиск малой печати "Администрация города Оренбурга" используется только для оформления служебных удостоверений работников органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица.

6.4. Органы администрации города Оренбурга используют печати (штампы, факсимиле) в установленном порядке.

6.5. Запрещается изготовление и пользование одинаковыми печатями (штампами, факсимиле), при необходимости разрешается использование в клише печатей и штампов дополнительных символов (*, ** и т.д.) или цифр (1, 2 и т.д.).

6.6. Эскиз печати (штампа, факсимиле), заявка на ее изготовление оформляются в соответствующем органе администрации города Оренбурга и направляются на имя начальника отдела мобилизационной и режимно-секретной работы администрации города Оренбурга для согласования. В заявке должна быть указана причина, по которой изготавливается новая печать (штамп, факсимиле).

Согласованная заявка направляется в управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга.

6.7. Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга размещает заказ и получает печать (штамп, факсимиле) на предприятии-изготовителе для органов администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица.

6.8. Органы администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, размещают заказ и получают печать (штамп, факсимиле) самостоятельно.

6.9. Отдел мобилизационной и режимно-секретной работы администрации города Оренбурга осуществляет регистрацию и учет печатей, штампов и факсимиле органов администрации, не обладающих правами юридического лица, в журнале учета согласно приложению 19 к настоящему приложению.

Листы журнала учета нумеруются, прошиваются, скрепляются подписью начальника отдела мобилизационной и режимно-секретной работы администрации города Оренбурга и опечатываются мастичной печатью "Для пакетов".

6.10. Отдел мобилизационной и режимно-секретной работы администрации города Оренбурга выдает печати, штампы и факсимиле работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, под подпись в журнале учета печатей и штампов.

6.11. Печати (штампы, факсимиле) хранятся у уполномоченных лиц в надежно запираемых металлических шкафах.

6.12. Передача печатей (штампов, факсимиле) посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых органами администрации города Оренбурга, не допускается.

6.13. Наличие, надежность хранения и правильность использования печатей (штампов, факсимиле) проверяются не реже одного раза в год, о чем составляется акт проверки.

В акте проверки перечисляются все печати (штампы, факсимиле) с указанием их количества согласно журналу учета печатей, штампов, факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей (штампов, факсимиле), нарушения порядка их хранения и использования.

При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей (штампов, факсимиле), а также их незаконного использования, в установленном порядке проводится служебная проверка.

6.14. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работник передает находящиеся у него печати (штампы, факсимиле) другому работнику по акту.

6.15. Форма акта приема-передачи печатей, штампов и факсимиле приведена в приложении 20 к настоящему приложению.

6.16. При смене лиц, ответственных за хранение и использование печатей (штампов, факсимиле), прием-передача осуществляется под подпись в журнале учета.

6.17. В случае утери печати (штампа, факсимиле) перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел.

6.18. Печати (штампы, факсимиле), пришедшие в негодность, утратившие практическое значение, а также в случае ликвидации или реорганизации органа администрации города Оренбурга в течение двух месяцев подлежат уничтожению.

Уничтожение печатей (штампов, факсимиле) производится комиссией, которая создается правовым актом органа администрации города Оренбурга. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение предполагает полное разрушение печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Факт уничтожения фиксируется в акте.

В акте на уничтожение печатей (штампов, факсимиле) должны быть указаны:

1) дата уничтожения;

2) способ уничтожения;

3) состав комиссии;

4) основание уничтожения;

5) наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов и факсимиле;

6) заключение комиссии о приведении печати (штампа, факсимиле) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

7) подписи членов комиссии.

Акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа, факсимиле) в журнал учета.

6.19. Заявки на изготовление, акты на уничтожение печатей (штампов, факсимиле), акты приема-передачи печатей (штампов, факсимиле) оформляются в отдельное дело, которое хранится в органе администрации города Оренбурга.

6.20. Органы администрации, обладающие правами юридического лица, осуществляют регистрацию и учет печатей, штампов, факсимиле самостоятельно.

6.21. Ответственность за организацию надежного хранения и установленного использования печатей (штампов, факсимиле) возлагается на руководителей органов администрации города Оренбурга.

7. Организация оформительских и копировально-множительных работ

7.1. В соответствии с решением Оренбургского городского Совета от 19.02.2009 N 764 "Об утверждении Положения "О квалификационных требованиях для замещения должностей муниципальной службы в городе Оренбурге" муниципальные служащие, замещающие должности муниципальной службы всех групп, обязаны обладать профессиональными навыками владения оргтехникой.

7.2. Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга выполняет оформительские и копировально-множительные работы для Главы города Оренбурга, должностных лиц Администрации города Оренбурга и органов Администрации города Оренбурга, не обладающих правами юридического лица, по согласованию с начальником управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города.

7.3. Копировально-множительные работы для органов администрации города Оренбурга, обладающих правами юридического лица, выполняются на бумаге заказчика по заявкам на имя заместителя Главы города Оренбурга по общим вопросам.

7.4. Для выполнения копировально-множительных работ принимаются документы в несброшюрованном виде, непосредственно связанные с деятельностью Администрации города Оренбурга. Книги, брошюры, журналы, газеты, документы с помарками и вклейками, в рукописном виде (кроме обращений граждан) к выполнению не принимаются.

7.5. Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга ведет учет оформительских и копировально-множительных работ, а также расходных материалов, необходимых для их выполнения.

8. Организация справочной работы

8.1. Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга:

1) осуществляет ежегодное составление и изготовление справочников служебных телефонов Администрации города Оренбурга (для общего и для служебного пользования);

2) направляет электронную версию справочника служебных телефонов в управление по информатике и связи администрации города Оренбурга (в формате Excel) для размещения в автоматизированных информаторах и информационных системах.

8.2. Руководители органов администрации города Оренбурга, муниципальных предприятий и учреждений для своевременного обновления информации в срок до 10 дней с момента наступления события обязаны направлять в управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга и МАУ "Официальный интернет-портал" письменное уведомление об изменении:

1) наименования организации или ее организационно-правовой формы;

2) почтового адреса организации;

3) адреса электронной почты;

4) официального сайта;

5) Ф.И.О. руководителя и работников;

6) номеров телефонов (служебного, мобильного), факса руководителя и его заместителей;

7) номеров служебных телефонов работников.

8.3. Управление документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга совместно с управлением по информатике и связи корректируют справочную информацию в АИС "ЕД".