Приложение 6. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения

Информация об изменениях:

Приложение 6 изменено с 4 июля 2019 г. - Распоряжение администрации города Оренбурга от 4 июля 2019 г. N 34-р

См. предыдущую редакцию

Приложение 6
к приложению к распоряжению
администрации города Оренбурга
от 19.01.2018 N 5-р

Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения

С изменениями и дополнениями от:

3 августа 2018 г., 4 июля 2019 г.

1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органа Администрации города Оренбурга, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

2. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

1) акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

2) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

3) описание структуры органа, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

4) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

5) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

6) сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

7) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

3. Уполномоченными должностными лицами Администрации города Оренбурга, имеющими право относить информацию к разряду ограниченного распространения, являются:

- Глава города Оренбурга;

- заместители Главы города Оренбурга;

- руководители органов Администрации города Оренбурга.

4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

Право отменить решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения имеют должностные лица, которые приняли данное решение.

5. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) без санкции должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения.

6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник органа Администрации города Оренбурга может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

7. В случае ликвидации органа Администрации города Оренбурга решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

8. Регистрация документов с отметкой "Для служебного пользования" (далее - "ДСП"), поступивших в адрес Главы города Оренбурга и его заместителей, и их учет осуществляет работник управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан администрации города Оренбурга в присутствии работника отдела мобилизационной и режимно-секретной работы администрации города Оренбурга с добавлением регистрационному номеру документа отметки "ДСП".

9. Ответственным исполнителям документ с отметкой "ДСП" передается под подпись, сторонним организациям пересылаются фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

10. Прием, учет (регистрацию), хранение, группирование исполненных документов с отметкой "ДСП" в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Оренбурга и передачу их в муниципальный архив в каждом органе Администрации города Оренбурга осуществляет работник, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

11. Регистрации подлежат все поступающие, отправляемые и внутренние документы с отметкой "ДСП". При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов и экземпляров, а издания (книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации - поэкземплярно.

12. Отметка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Все части отметки печатаются через 1 межстрочный интервал, формат шрифта идентичен размеру, применяемому в основном тексте документа, например:

Для служебного пользования Экз. N __ или ДСП Экз. N ___

13. Документы с отметкой "ДСП" учитываются отдельно от несекретной документации.

14. Формы журналов учета поступающих и отправляемых документов с отметкой "ДСП" приведены в приложениях 21 и 22.

15. Движение документов с отметкой "ДСП" с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения своевременно отражается в журналах учета.

16. При необходимости направления документов с отметкой "ДСП" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем органа, готовившего документ.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с отметкой "ДСП" в левом нижнем углу указываются количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилия, имя, отчество исполнителя, его служебный телефон, фамилия, имя, отчество работника, отпечатавшего документ, и дата печатания. Все части данного реквизита печатаются размером шрифта N 10 - 12, через 1 межстрочный интервал, например:

Отп. 2 экз. Экз. N 1 - в адрес. Экз. N 2 - в дело. Исп. Иванов Иван Иванович Тел. (863) 240 50 43 Отп. Сидоров Андрей Андреевич 20.03.2017 или
Отп. 4 экз. Экз. N 1 - в министерство здравоохранения Оренбургской области. Экз. N 2 - в министерство социального развития Оренбургской области. Экз. N 3 - в ФСБ РФ по Оренбургской области. Экз. N 4 - в дело. Исп. и отп. Иванов Иван Иванович Тел. (863) 240 50 43 20.03.2016

17. При печатании более 5 экземпляров документа с отметкой "ДСП" указанные реквизиты проставляются на экземпляре документа, остающемся в деле, а на всех остальных экземплярах проставляется фамилия, имя, отчество исполнителя и его рабочий телефон. В этом случае исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем органа Администрации города Оренбурга, готовившего документ, например:

Отп. 10 экз. Экз. N 1 - в дело. Экз. N 2 - 10 - согласно указателю рассылки. Исп. и отп. Иванов Иван Иванович Тел. (863) 240 50 43 20.03.2016

18. Работник управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга при приеме документов с отметкой "ДСП" на отправку и (или) рассылку в присутствии работника органа Администрации города Оренбурга, подготовившего документ, проверяет правильность оформления реквизитов документов, наличие в соответствии с указателем рассылки всех экземпляров документа и приложений к нему.

19. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

20. Документы с пометками о срочности доставки "Вручить немедленно" или "Срочно" подлежат направлению адресатам незамедлительно.

21. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем проставляется отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

22. Копирование документов с отметкой "ДСП" осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам. На обороте последнего листа оригинала проставляется отметка о количестве снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), должность, фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии, например:

Для служебного пользования Экз. N 35 КОПИЯ Экз. N 1

Сведения о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с отметкой "ДСП" вносятся в журналы учета.

23. Документы, дела и издания с отметкой "ДСП", съемные машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (сейфах, хранилищах).

Выданные для работы документы и дела с отметкой "ДСП" находятся у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

По окончании рабочего дня все документы с отметкой "ДСП" убираются в шкафы (сейфы), а сами шкафы (сейфы) и входные двери от этих помещений закрываются на замок.

24. Исполненные документы с отметкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Оренбурга. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "ДСП".

Номенклатурой дел предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЦЭК" (центральная экспертная комиссия).

25. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел с отметкой "ДСП" с целью отбора их на государственное хранение, установления сроков хранения, возможного снятия с них отметки "ДСП", рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с требованиями и порядком, установленными правовым актом Администрации города Оренбурга.

26. Уничтожение дел, документов с отметкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту.

После уничтожения материалов с отметкой "ДСП" в учетных формах проставляется отметка: "Уничтожено. Акт N ____ от ________".

Акты об уничтожении дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении документов - 10 лет.

27. Передача документов и дел с отметкой "ДСП" от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя органа Администрации города Оренбурга.

При смене работника, ответственного за учет документов с отметкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем органа Администрации города Оренбурга.

Информация об изменениях:

Пункт 28 изменен с 3 августа 2018 г. - Распоряжение администрации города Оренбурга от 3 августа 2018 г. N 50-р

См. предыдущую редакцию

28. В органе Администрации города Оренбурга может быть проведена проверка наличия документов, дел с отметкой "ДСП". Состав рабочей группы утверждается правовым актом Администрации города Оренбурга. В рабочую группу обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

В случае утраты документов, дел или изданий, съемных машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, руководитель органа Администрации города Оренбурга информирует об этом заместителя Главы города Оренбурга по общим вопросам и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает заместителю Главы города Оренбурга по общим вопросам.

В случае утраты документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с отметкой "ДСП" рабочей группой, созданной в соответствии с данным пунктом, составляется акт, на основании которого делаются отметки в регистрационно-учетных журналах.

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после подписания передаются в муниципальный архив для включения в дело фонда.

29. Снятие отметки "ДСП" с документов ограниченного распространения осуществляется:

- по решению должностного лица, принявшего решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, подписавшего или утвердившего документ.

- по решению центральной экспертной комиссии Администрации города Оренбурга, оформленному в виде акта о проведении экспертизы ценности документов.

Снятие с документов ограниченного распространения отметки "ДСП" осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документов указанной отметки с указанием даты и номера акта о снятии отметки и должности лица, снявшего отметку.

О снятии отметки "ДСП" с документов ограниченного распространения в регистрационно-учетных журналах делается соответствующая запись, о чем уведомляются все адресаты, которым эти документы направлялись.

30. Работники управления документационного обеспечения и работы с обращениями граждан Администрации города Оренбурга, работники, отвечающие за делопроизводство в органе Администрации города Оренбурга, несут дисциплинарную ответственность за нарушение порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

31. Органы Администрации города Оренбурга, обладающие правами юридического лица, самостоятельно устанавливают:

1) категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

2) порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;

3) порядок снятия отметки "ДСП" с документов ограниченного распространения;

4) организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.