Приложение. Правила функционирования системы электронной почты и её использования в администрации города Оренбурга

Приложение
к постановлению
администрации города Оренбурга
от 18.07.2017 N 2945-п

Правила
функционирования системы электронной почты и её использования в администрации города Оренбурга

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила функционирования системы электронной почты и её использования в администрации города Оренбурга (далее - Правила) определяют деятельность отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации города Оренбурга, муниципальных учреждений и предприятий по обеспечению функционирования и использования системы электронной почты администрации города Оренбурга и устанавливают порядок пользования работниками администрации города Оренбурга электронной почтой при исполнении своих должностных обязанностей.

1.2. Определения и сокращения.

СЭП - система электронной почты администрации города Оренбурга.

Уполномоченная организация - управление по информатике и связи администрации города Оренбурга, осуществляющее обеспечение функционирования и техническое обслуживание системы электронной почты администрации города Оренбурга.

Участник СЭП - отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города Оренбурга, муниципальные учреждения и предприятия.

Администратор СЭП - работник Уполномоченной организации, на которого возложены обязанности по обслуживанию и администрированию СЭП.

Работник - работник Участника СЭП, получивший доступ к СЭП в соответствии с настоящими Правилами.

Мобильные устройства - планшетные компьютеры и смартфоны.

Администрация - администрация города Оренбурга.

АИС ЕД - автоматизированная информационная система "Единый документооборот. Контроль".

Почтовый ящик СЭП (почтовый ящик) - дисковое пространство на сервере СЭП, выделенное для хранения электронных писем работника.

Адрес СЭП (адрес) - адрес почтового ящика СЭП.

ПК - персональный компьютер.

ПО - Программное обеспечение вычислительной техники.

ПО вредоносное - ПО или изменения в ПО, приводящие к нарушению конфиденциальности, целостности и доступности критичной информации.

1.3. Целью Правил является:

- обеспечение эффективного использования системы электронной почты в деятельности Администрации;

- обеспечение информационной безопасности Администрации и предотвращение незаконного использования электронной почты Администрации.

1.4. СЭП реализована на почтовом сервере программной платформы АИС ЕД Администрации.

1.5. Работники при исполнении своих должностных обязанностей должны использовать только почтовые ящики с адресом в домене СЭП: admin.orenburg.ru. Использование для служебной переписки электронных почтовых ящиков, созданных на иных почтовых серверах, возможно только с письменного разрешения руководителя Участника СЭП.

1.6. Цели использования СЭП.

1.6.1. СЭП используется для передачи электронных сообщений и документов в электронной форме в целях обеспечения внутренних и внешних коммуникаций Участников СЭП и их Работников в рамках исполнения Работниками своих должностных обязанностей.

1.6.2. СЭП используется подсистемой контроля исполнения АИС ЕД для направления Работникам сообщений о переданных им на исполнение документах и поручениях, информации о неисполненных документах и поручениях.

1.6.3. СЭП используется для массовых рассылок сообщений в целях оповещения об изменении в режиме работы информационных систем, проведении массовых мероприятий. Решение о проведении массовой рассылки и её содержании принимается руководителем Участника СЭП и вышестоящими руководителями.

1.7. Для работы с СЭП используются следующие виды терминальных устройств:

- стационарные компьютеры на рабочих местах Работников. При использовании электронной почты ноутбуки рассматриваются как стационарные компьютеры;

- служебные и личные мобильные устройства Работников, подключенные к информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

1.8. При работе с СЭП Работник обязан использовать электронную почту только в соответствии с целями использования СЭП, установленными Правилами, исполнять требования Правил, а также требования действующего законодательства Российской Федерации в сфере защиты информации и работы с персональными данными.

За неисполнение указанных требований Работник несёт ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

1.9. Техническое обеспечение СЭП и обеспечение мер по защите информации в рамках серверного сегмента СЭП осуществляется Уполномоченной организацией.

1.10. Ответственность за соблюдение Участником СЭП организационных и технических мер, предусмотренных настоящими Правилами, несёт руководитель данного Участника СЭП.

2. Организация функционирования СЭП

2.1. Обязанности Уполномоченной организации:

- осуществление администрирования СЭП, сопровождение работы СЭП, устранение ошибок и неисправностей в ее работе;

- создание, учет, блокирование и удаление адресов;

- обеспечение целостности и доступности информации, хранящейся в серверном сегменте СЭП;

- обеспечение технических мер по защите информации серверного сегмента СЭП;

- ведение учёта мобильных устройств, которым предоставлен доступ к СЭП;

- оказание методической помощи Работникам по вопросам эффективного и безопасного использования СЭП.

2.2. Для исполнения обязанностей, указанных в пункте 2.1 Правил, Уполномоченная организация приказом назначает Администраторов СЭП.

2.3. Уполномоченная организация блокирует доступ к адресам, используемым в СЭП, в случаях:

- осуществления рассылки писем, содержащих вредоносные программы, спам, информацию, распространение которой запрещено настоящими Правилами;

- компрометации пароля или логина соответствующей учётной записи;

- использования работником СЭП не в соответствии с установленными настоящими Правилами целями СЭП.

2.4. Уполномоченная организация незамедлительно с момента обнаружения нарушений направляет уведомление о блокировании адреса заместителю Главы города Оренбурга, курирующему данного Участника СЭП, руководителю соответствующего Участника СЭП.

2.5. Восстановление доступа к СЭП Работнику, которому ранее был заблокирован доступ к СЭП вследствие грубых нарушений Правил, производится по служебной записке его руководителя на имя руководителя Уполномоченной организации.

2.6. Обязанности руководителя Участника СЭП, обладающего правами юридического лица:

- ознакомить под подпись всех Работников с Правилами использования СЭП;

- обеспечить исполнение Правил Участником СЭП;

- обеспечить средствами антивирусной защиты все автоматизированные рабочие места Работников.

2.7. Обязанности руководителя Участника СЭП, не обладающего правами юридического лица:

- ознакомить под подпись всех Работников с Правилами использования СЭП;

- обеспечить исполнение Правил Участником СЭП;

2.8. Обеспечение средствами антивирусной защиты автоматизированных рабочих мест Участника СЭП, не обладающего правами юридического лица, осуществляется Уполномоченной организацией в рамках финансирования, предусмотренного в смете расходов администрации города Оренбурга.

3. Ведение почтовых ящиков и адресов СЭП

3.1. Почтовый ящик СЭП создаётся администратором СЭП при создании учётной записи АИС ЕД по заявке руководителя Участника СЭП по форме согласно приложению 1 к приложению (далее - Заявка). Адрес почтового ящика СЭП присваивается ему при создании. Возможно присвоение почтовому ящику дополнительных адресов из домена admin.orenburg.ru.

3.2. По назначению адреса СЭП подразделяются на следующие группы:

- официальные адреса Участников СЭП;

- индивидуальные адреса Работников;

- служебные (технические) адреса.

3.3. Адрес должен иметь следующую структуру:

Имя Наименование@admin.orenburg.ru.

"Имя" формируется:

- в случае индивидуального адреса Работника из фамилии и первых двух букв имени и отчества латиницей (например - IvanovIvIv для Работника Иванова Ивана Ивановича);

- в случае официального адреса Участника СЭП из сокращённого наименования данного Участника СЭП латиницей;

- в случае служебного (технического) адреса из сокращённого наименования назначения адреса латиницей. Формируется Участником СЭП, подающим заявку на создание адреса, по согласованию с Уполномоченной организацией.

3.4. Официальный адрес Участника СЭП согласовывается с управлением по общественным связям и организации деятельности администрации города Оренбурга и утверждается приказом (распоряжением) Участника СЭП.

Руководитель Участника СЭП назначает работника, ответственного за работу с почтовым ящиком, в который направляется почта, поступающая на официальный адрес Участника СЭП.

Почтовый ящик с официальным адресом Участника СЭП создаётся по Заявке Участника СЭП. В Заявке должен быть указан Работник, ответственный за работу с почтовым ящиком.

3.5. Почтовый ящик Работника создаётся при приёме на работу в соответствии с Заявкой, подписанной руководителем Участника СЭП.

3.6. В случае смены Работником фамилии, имени, отчества необходимо привести в соответствие адрес. Изменение адреса производится Уполномоченной организацией на основании письменного обращения руководителя Участника СЭП.

3.7. Для лиц, проходящих практику в Администрации, по решению руководителя Участника СЭП создаются индивидуальные адреса.

3.8. Удаление почтового ящика Работника осуществляется при его увольнении, а также при систематическом нарушении работником Правил. По письменному обращению руководителя Участника СЭП индивидуальный адрес уволенного сотрудника закрепляется, как дополнительный, за почтовым ящиком другого Работника.

3.9. Руководитель Участника СЭП обязан в течение 5 дней со дня увольнения Работника информировать служебной запиской Уполномоченную организацию об увольнении Работника и необходимости дальнейшего использования его индивидуального адреса.

3.10. Служебные (технические) адреса предназначены для организации деятельности Участника СЭП с целью взаимодействия с внешними источниками информации. Соответствующие почтовые ящики создаются по Заявке Участника СЭП. В Заявке должен быть указан Работник, ответственный за работу с почтовым ящиком, и объём прав на почтовый ящик (читатель, редактор).

4. Порядок использования СЭП

4.1. Работник имеет право пользоваться СЭП при осуществлении своих должностных обязанностей, то есть отправлять и получать электронные письма (далее - письма) при коммуникации с внутренними и внешними корреспондентами посредством почтовых ящиков СЭП, предоставленных ему в соответствии с настоящими Правилами.

4.2. Отправление и получение писем с использованием официальных адресов Участников СЭП и служебных (технических) адресов осуществляется соответственно руководителем Участника СЭП и/или Работниками, уполномоченными руководителем Участника СЭП.

4.3. Вложенные файлы должны иметь краткое, понятное и информативное имя. При ответе на запрос, направленный нескольким адресатам, имя файла должно начинаться с краткого наименования (аббревиатуры) адресата.

4.4. В целях обеспечения экономии серверного дискового пространства, используемого СЭП, работник обязан самостоятельно поддерживать объём свободного места своего почтового ящика в размере не менее 30% от общего доступного объёма дискового пространства, выделенного Работнику. Письма длительного хранения должны своевременно перемещаться в локальный архив. Хранение в почтовом ящике писем давностью более одного года не