Приложение 1

Приложение 1
к приказу департамента
имущественных отношений
Краснодарского края
от 17.10.2019 N 2159

"Приложение 1
к приказу департамента
имущественных отношений
Краснодарского края
от 13 сентября 2016 г. N 1658
(в редакции приказа
департамента имущественных
отношений Краснодарского
края от 17.10.2019 N 2159)

Положение
о порядке постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации

1. Область применения

1.1. Настоящее положение устанавливает порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобное), являющихся государственной собственностью Краснодарского края.

1.2. Настоящее положение предназначено для применения департаментом имущественных отношений Краснодарского края (далее - уполномоченный орган), учреждением либо организацией, заключившим с уполномоченным органом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, договор хранения указанных в пункте 1.1 настоящего положения документов (далее - организация, осуществляющая хранение архива).

2. Термины и определения

В настоящем положении применены следующие термины с соответствующими определениями:

архив - совокупность технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Краснодарского края (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобное), переданные уполномоченным органом на постоянное хранение в организацию на основании договора;

техническая документация - технические паспорта, оценочная и иная хранившаяся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Краснодарского края (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное);

архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;

архивохранилище - специально оборудованное помещение (помещения) для хранения технической документации;

внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием их порядковых номеров, индексов, названий, дат, номеров листов. Во внутренней описи первой группы инвентарного дела листы нумеруются в пределах каждого документа, подшиваемого в дело. Во внутренней описи второй и третьей групп инвентарного дела листы нумеруются по порядку в пределах группы;

единица хранения - инвентарное дело, инвентарная книга, реестровая книга;

инвентарная книга (книга учета) - книга учета инвентарных дел, образовавшихся в деятельности органов и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации до 1 января 2013 года, листы инвентарной книги должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью;

инвентарное дело - систематизированная совокупность технических паспортов, оценочной и иной учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации/учету изменений, копий правоустанавливающих документов;

реестровая книга - документ учета собственников объектов в населенном пункте;

инвентарный номер - идентификационный номер, присвоенный инвентарному делу в инвентарной книге, при осуществлении учета документов архива;

инвентарный объект - объект технической инвентаризации (учета), расположенный на территории Краснодарского края, характеризующийся: наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка), в том числе комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения;

учет документов архива - система учета количества и состава инвентарных дел, хранящихся в архивохранилище;

сведения - информация в отношении субъекта (физического лица, юридического лица) или объекта недвижимого имущества, содержащаяся в технической документации;

копия архивного документа - документ, относящийся к технической документации, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, содержащегося в архиве и его внешние признаки, заверенный подписью уполномоченного работника организации, осуществляющей хранение архива, и печатью такой организации или электронной подписью в случаях, установленных положением о порядке предоставления копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации и содержащихся в них сведений, и взимания (возврата) платы за предоставление их копий и содержащихся в них сведений;

запрос - официальное оформленное инициатором запроса обращение в организацию, осуществляющую хранение архива, с просьбой о предоставлении копий архивных документов и (или) сведений в отношении субъекта (физического лица, юридического лица) и (или) объекта недвижимого имущества;

инициатор запроса - лицо, имеющее в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и положением о порядке предоставления копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации и содержащихся в них сведений, и взимания (возврата) платы за предоставление их копий и содержащихся в них сведений право на получение копий архивных документов и сведений на безвозмездной основе и обратившееся в организацию, осуществляющую хранение архива, в целях получения копий архивных документов и (или) сведений;

заявление - официальное оформленное обращение заявителя в организацию, осуществляющую хранение архива, в целях получения копий архивных документов и (или) сведений за плату;

заявитель - физическое или юридическое лицо, обратившееся в организацию, осуществляющую хранение архива, в целях получения копий архивных документов и (или) сведений за плату;

информационное письмо - документ, выдаваемый организацией, осуществляющей хранение архива, на бланке такой организации, подписанный уполномоченным лицом, содержащий сведения, запрашиваемые инициатором запроса;

справка - документ, выдаваемый организацией, осуществляющей хранение архива, на бланке установленного образца, удостоверенный печатью и подписью уполномоченного лица такой организации, заявителю.

3. Порядок комплектования архива

3.1. В архивохранилище принимаются инвентарные дела, а также инвентарные (регистрационные) книги, реестровые книги строений, жилых домов граждан, алфавитные картотеки и тому подобное, хранившиеся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации.

3.2. Уполномоченный орган принимает от органов и организаций по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации документы, указанные в пункте 3.1, после проведения совместной инвентаризации (проверки наличия и состояния). Совместная проверка наличия и состояния документов, подлежащих передаче в архив, проводится в соответствии с требованиями пункта 4.2 настоящего порядка.

3.3. Требования, предъявляемые к оформлению инвентарных дел.

3.3.1. Инвентарные дела должны быть полностью сформированы. Инвентарное дело на многоквартирный жилой дом должно состоять из трех групп документов и материалов.

3.3.2. Документы каждой группы инвентарного дела должны быть оформлены, заключены в отдельные обложки (твердые папки), сшиты и пронумерованы, на каждую группу документов должна быть составлена внутренняя опись документов, входящих в состав группы, поэтажные планы больших форматов могут быть сброшюрованы и храниться отдельно в соответствии с размером формата, на каждом из них должен быть проставлен инвентарный номер того дела, к которому они относятся.

3.3.3. На каждую группу документов должна быть составлена внутренняя опись документов, входящих в состав группы, поэтажные планы больших форматов могут быть сброшюрованы и храниться отдельно в соответствии с размером формата, на каждом из них должен быть проставлен инвентарный номер того дела, к которому они относятся.

В 1-ю группу включаются документы по состоянию на 1 января 2013 года, составленные в следующей последовательности:

технический паспорт (листы прошиты, пронумерованы и скреплены печатью);

инвентаризационная карточка (при наличии);

акт обследования (при наличии).

Во 2-ю группу включаются: абрис и черновое описание, подсчеты площадей, фотографии, а также технические паспорта и другие материалы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризаций), но утратившие значение, к этой группе также могут быть отнесены материалы технического характера, предоставленные заказчиком для использования в работе по подготовке учетно-технической документации (проектные материалы, сметная документация, схемы расположения объекта, картографические и геодезические материалы и пр.), а также заявки на проведение работ по технической инвентаризации.

В 3-ю группу включаются: правоустанавливающие и правоудостоверяющие документы на объект недвижимости (в том числе на земельный участок), представленные заказчиком работ по технической инвентаризации, сброшюрованные в хронологическом порядке по мере поступления в архив.

3.4. Полученные документы с подписанными актами приема-передачи передаются в организацию, осуществляющую хранение архива.

4. Организация постоянного хранения документов архива

4.1. Постоянное хранение документов архива в организации, осуществляющей хранение архива.

Поступившие в архив инвентарные дела подлежат учету в соответствующих книгах учета поступлений в архив, проверке на соответствие комплекта документов внутренней описи, систематизации работниками архива и хранятся в архивохранилище в установленном порядке.

Учет и систематизация инвентарных дел заключаются в проверке соответствия присвоенных им инвентарных номеров в соответствующих инвентарных книгах с указанными номерами на обложках инвентарных дел и размещении их на соответствующем месте в архивохранилище.

Ответственность за сохранность технических паспортов, оценочной и иной документации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) несет руководитель организации, осуществляющей хранение архива, в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации.

Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве осуществляется на основании:

акта проверки наличия и состояния архивных документов; акта об обнаружении документов; акта об утрате документов;

акта приема-передачи архивных документов на хранение; инвентарных книг;

карточек учета выдачи и возврата инвентарных дел (документов) (карта - заместитель);

книги регистрации приема-выдачи инвентарных дел (документов) из архива;

книги учета инвентарных дел на инвентарные объекты, уничтоженные по различным причинам и не подлежащие восстановлению;

реестра инвентарных дел на объекты недвижимости, включенные в установленном порядке в список памятников истории и культуры, расположенных на территории Краснодарского края. Инвентарные дела на объекты, включенные в список памятников истории и культуры на территории Краснодарского края, помечаются грифом "памятник культуры".

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основной учетный документ архива - книгу учета поступления и выбытия дел, документов при каждом изменении в составе и объеме документов архива.

Учет документов архива также может осуществляться и в автоматизированном режиме - в виде учетных баз данных.

4.2. Проверка наличия и состояния документов (инвентаризация архива).

Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их поиска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в год.

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилище посторонних лиц;

при смене руководителя организации, осуществляющей хранение архива, заведующего архивом.

При проверке наличия и состояния документов необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

размещать на свои места обнаруженные во время инвентаризации неправильно расположенные дела и документы;

выявлять дела, не внесенные в учетные документы;

изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки записей в книге учета поступивших на постоянное хранение инвентарных дел и инвентарных книгах с описанием дел на обложках (инвентарного номера, названия и адреса объекта и т.п.).

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

Акт проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки. По окончании проверки архива акт(ы) проверки включаются в соответствующее дело и хранятся в архиве.

Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их поиск.

В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел из архива;

организовать поиск не обнаруженных при проверке дел, предварительно изучив документы, подтверждающие прием-передачу дел;

проверить дела, находящиеся рядом с предполагаемым местом хранения отсутствующего инвентарного дела на стеллажах;

изучить дело, в котором хранятся документы, отражающие движение дел, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого архива.

Поиск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия.

Найденные в итоге поиска дела раскладываются на места, а в листе проверки к соответствующему акту инвентаризации делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.

После рассмотрения результатов поиска лицом, ответственным за обеспечение сохранности документов архива, принимается решение о порядке и сроках восстановления утраченных документов (инвентарного дела).

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

4.3. Режимы хранения документов архива.

4.3.1. Требования к помещениям архива.

К помещениям основного назначения архива относятся:

архивохранилище;

помещение для работы с документами (прием, временное размещение, выдача документов и вспомогательные работы с ними); рабочая комната сотрудников архива.

Допускается многофункциональное использование отдельных помещений с выделением перегородками основных и вспомогательных участков, за исключением архивохранилища.

Архив должен быть расположен в Архивохранилище, обособленном от других помещений организации, осуществляющей хранение архива.

Помещения архива должны быть оснащены отопительной и вентиляционной системами. Архивохранилище должно соответствовать требованиям пожарной безопасности и быть гарантировано от затопления. В помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Электропроводка должна быть скрытой, розетки герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.

Отделку помещений архивохранилища проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В помещениях архива запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

4.3.2. Световой режим.

Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным.

Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты от внешних факторов документы хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп.

4.3.3. Температурно-влажностный режим.

В архивохранилище должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим.

Резкие колебания температуры и влажности в архивохранилище не допускаются.

В помещении с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещения, использования средств осушения или увлажнения воздуха.

4.3.4. Санитарно-гигиенический режим.

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками.

В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

В архивохранилище необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков.

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

4.3.5. Охранный режим.

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа. Наружные двери помещений для хранения документов должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры.

Архивохранилище в рабочее время, в случае отсутствия в нем работника архива, должно быть закрыто на ключ.

Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся документы и материальные ценности архива.

4.4. Размещение документов.

Документы в архивохранилище размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск (в соответствии с инвентарным номером).

Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами, сейфами. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам и источникам тепла.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных лотков) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

4.5. Порядок доступа в помещение архивохранилища.

Руководитель организации, осуществляющей хранение архива, распорядительным документом устанавливает перечень работников, которым разрешен доступ в архивохранилище.

4.6. Использование документов архива.

Основными формами использования документов архива являются:

исполнение заявлений физических и юридических лиц на изготовление технической документации;

предоставление копий архивных документов и содержащихся в них сведений по запросам и заявлениям;

информирование физических и юридических лиц о наличии и содержании имеющихся в архиве документов.".

Начальник отдела казны в управлении имущественных отношений департамента имущественных отношений Краснодарского края

В.А. Романов