Приложение 1.16. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию

Приложение 1.16
к Положению об учетной политике
Комитета по труду и занятости
Псковской области

Порядок
выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию

1. Общие положения

Настоящий порядок выдачи наличных денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию (далее по тексту - Порядок) разработан на основе действующего законодательства в целях упорядочения выдачи наличных денежных средств работникам Комитета и является локальным внутренним актом, обязательным для исполнения.

2. Выдача наличных денежных средств из кассы

2.1. Выдача наличных денежных средств работникам из кассы Комитета (за исключением расчетов по заработной плате) может производиться:

- подотчет на хозяйственные расходы

- подотчет на командировочные расходы

- в порядке возмещения произведенных из личных средств работника расходов (включая расходы по авансовым отчетам).

2.2. При выдаче денежных средств подотчет работник обязан оформить письменное заявление установленной Комитетом формы (Приложение 1.4.1. и Приложение 1.4.2), в котором указывается назначение аванса. Выдача наличных денежных средств подотчет производится на основании приказа или письменного разрешения председателя Комитета на заявлении работника о выдаче аванса.

Выдача наличных денежных средств в подотчет производится только в случае, если подотчетное лицо сдал отчет по предыдущим авансам и не имеет по ним задолженности.

На заявлении о выдаче сумм подотчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

2.3. Денежные средства, выданные подотчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

2.4. Выдача наличных денежных средств подотчет, или в порядке возмещения произведенных работником из личных средств расходов (включая перерасход по авансовому отчету) производится по расходным кассовым ордерам или, перечисляется на его лицевой счет на основании надлежащим образом оформленных документов и отчетов в соответствии с разделами 3 и 4 настоящего Порядка при наличии разрешительной надписи председателя Комитета.

3. Перечисление средств на банковские счета работникам Комитета с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.1. Перечисление средств на банковские счета работникам Комитета с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов может производиться:

- подотчет на хозяйственные расходы;

- подотчет на командировочные расходы;

- в порядке возмещения произведенных из личных средств работника расходов (включая расходы по авансовым отчетам).

2.2. При перечислении средств на банковские счета работникам Комитета с использованием карт физических лиц, выданных в рамках "зарплатных" проектов работник обязан оформить письменное заявление установленной Комитетом формы (Приложение 1.4.1. и Приложение 1.4.2), в котором указывается назначение аванса. Перечисление наличных денежных средств в подотчет производится на основании приказа или письменного разрешения председателя Комитета на заявлении работника о выдаче аванса.

Перечисление наличных денежных средств в подотчет производится только в случае, если подотчетное лицо сдал отчет по предыдущим авансам и не имеет по ним задолженности.

2.3. Денежные средства, перечисленные в подотчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

2.4. Перечисление денежных средств подотчет или в порядке возмещения произведенных работником из личных средств расходов (включая перерасход по авансовому отчету) производится на основании надлежащим образом оформленных документов и отчетов в соответствии с разделами 3 и 4 настоящего Порядка при наличии разрешительной надписи председателя Комитета.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

3. Требования к первичным учетным документам при покупках за наличный расчет

3.1. Предельный размер расчетов наличными денежными средствами по одному платежу между юридическими лицами - 99 000 (Девяносто девять тысяч) рублей.

3.2. При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

3.2.1. кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации,

- идентификационный номер организации налогоплательщика (ИНН),

- заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ),

- порядковый номер чека,

- дата и время покупки (услуги),

- признак фискального режима.

На выдаваемом чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам, с учетом особенностей сфер их применения.

Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с ГМЭК по ККМ, с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.

3.2.2. Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

- наименование документа,

- дату составление документа,

- наименование организации, от имени которой составлен документ,

- содержание хозяйственной операции,

- название и измерители приобретенного в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары, хозтовары и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются),

- должность и личную подпись ответственного лица (продавца),

- штамп (печать) продавца.

В случае отсутствия у продавца бланков товарных чеков допускается составление товарного чека (накладной) со всеми перечисленными реквизитами покупателем непосредственно по месту закупки при условии заверения этого документа ответственным лицом (продавцом) и штампом (печатью) продавца.

3.3 При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа: квитанцию к приходному ордеру (или кассовый чек), накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг) и счет-фактуру.

3.3.1. Квитанция к приходному ордеру по унифицированной форме N КО-1.

3.3.2. Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должны содержать следующие реквизиты:

- наименование документа,

- дату составления документа,

- наименование организации, от имени которой составлен документ,

- содержание хозяйственной операции,

- название и измерители приобретения товара в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются),

- должность и личную подпись ответственного лица (продавца),

- штамп (печать) продавца (исполнителя).

3.3.3. Счет-фактура должен отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового Кодекса Российской Федерации и выписывается по форме, установленной Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. N 914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

3.4. Иные документы при покупках за наличный расчет у организаций (договоры купли-продажи и т.п.) могут оформляться дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

3.5. При покупках за наличный расчет у граждан предпринимателей, продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие документы: кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру), товарный чек (или накладную) со всеми перечисленными выше реквизитами.

3.6. Первичные документы, оформленные с нарушением требований данного раздела, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные работником на свой риск без учета требований настоящего Порядка, должны быть возмещены им (внесены в кассу Комитета).

4. Оформление авансовых отчетов

4.1. Работники, получившие денежные средства под отчет и (или) производившие хозяйственно-операционные расходы за счет личных средств, составляют авансовые отчеты с приложением оправдательных документов и отметкой об оприходовании и (или) использовании приобретенных материальных ценностей.

4.2. Нумерация авансовых отчетов производится не подотчетным лицом, а ответственным специалистом Комитета.

4.3. Запрещается включение в авансовый отчет расходов по первичным документам, оформленным с нарушением требований раздела 3 настоящего Порядка.

4.4. Оформленные отчеты с прилагаемыми документами, утвержденные председателем Комитета передаются в бухгалтерию не позднее 3 рабочих дней после истечения срока, на который выдавались наличные денежные средства под отчет (при командировках - не позднее 3 дней после возвращения из командировки).

4.5. В случае возмещения расходов, произведенных работником из личных средств, после проверки авансового отчета и прилагаемых к нему документов, оформляется расходный кассовый ордер или заявка на кассовый расход и оплачивается перерасход по авансовому отчету.

4.6. В случаях неполного использования подотчетных сумм (наличия остатка по авансовому отчету), невнесения остатков в кассу Комитета в течении 3-х дней, а также в случае непредставления авансового отчета в установленные сроки, подотчетные суммы подлежат удержанию из заработной платы работника, начиная с месяца, в котором истек срок выдачи подотчетной суммы.