Приложение. Регламент работы администрации и взаимодействия с иными органами местного самоуправления города Заречного

Приложение
Утвержден
распоряжением
Администрации г. Заречного
от 01.12.2014 N 272

Регламент работы администрации и взаимодействия с иными органами местного самоуправления города Заречного

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает основные правила организации деятельности Администрации города Заречного (далее - Администрация) и взаимодействия с иными органами местного самоуправления города по реализации полномочий по решению вопросов местного значения и иных полномочий, которыми наделены органы местного самоуправления, а также переданных в установленном законодательством порядке государственных полномочий; единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации документов, совершенствования делопроизводства Администрации и повышения его эффективности.

1.2. Требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации документов разработаны в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, Пензенской области и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Пензенской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также утвержденными Федеральным архивным агентством Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

1.3. Требования распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе - с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов.

Администрация является участником единого электронного пространства в схеме управления городом. Документооборот между структурными подразделениями Администрации, иными органами местного самоуправления, муниципальными предприятиями и учреждениями города обеспечивается посредством системы электронного документооборота "ЭСИДа", разработанной на базе программного обеспечения IBM Lotus Notes (версия 8.5).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером NN 11, 12 - для оформления табличных материалов, NN 13, 14 - текстовых материалов; интервал одинарный.

1.4. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами (инструкциями, положениями, правилами) Администрации г. Заречного.

Требования Регламента к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, делопроизводства на основе единой политики и использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, осуществляет отдел контроля и управления делами Администрации (далее - ОКиУД).

Функции, задачи, права и ответственность сотрудников ОКиУД регламентируются Положением об отделе и должностными инструкциями.

1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации осуществляется сотрудником подразделения или работником, назначенным распоряжением Администрации г. Заречного и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями (приложение N 1).

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому сотруднику по указанию начальника структурного подразделения.

При увольнении или переводе по службе сотрудника передача документов и дел осуществляется по акту.

1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Главы Администрации (заместителя Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации в соответствии с распределением полномочий).

1.8. Поступившие на рассмотрение в Администрацию документы, а также принятые по ним решения, до их опубликования, относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

1.9. Требования настоящего Регламента обязательны для должностных лиц и сотрудников Администрации, а также рекомендованы к применению должностными лицами и сотрудниками иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений города в рамках управления.

II. Основные термины и определения

В целях применения настоящего Регламента используются следующие термины и определения.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

Актуализация - регулярное внесение изменений, дополнений в муниципальные правовые акты с целью поддержания их в достоверном состоянии, пополнения и обновления.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

Должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации.

Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации.

Докладная записка - документ, адресованный должностному лицу (реже в вышестоящий орган), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими его идентифицировать;

- официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации.

Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Документирование-фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Информационный ресурс - состав сведений открытых для доступа граждан и организаций о деятельности Администрации по реализации полномочий по решению вопросов местного значения и переданных в установленном законодательством порядке государственных полномочий.

Исполнение документов (поручений) - выполнение предусмотренных документом (поручением) мероприятий; подписанные (зарегистрированные) письма-ответы, правовые акты или другие документы об исполнении данных мероприятий либо принятие соответствующих решений Главой Администрации (заместителем Главы Администрации), которые являются основанием для снятия документа (поручения) с контроля.

Исполнитель - лицо, указанное в резолюции Главы Администрации (заместителя Главы Администрации), в правовом акте или другом документе либо назначенное Главой Администрации (заместителем Главы Администрации) устно.

Коллегия Администрации - совещательный орган при Главе Администрации, который создан в целях повышения эффективности выработки коллективных решений по важнейшим задачам муниципального управления.

Комиссия - совещательный орган, образуемый для обеспечения согласованных действий Администрации, иных органов местного самоуправления, руководителей муниципальных структур города при реализации полномочий по решению вопросов местного значения и иных полномочий, которыми наделены органы местного самоуправления, а также переданных в установленном законодательством порядке государственных полномочий.

Контроль - контроль сроков исполнения поручений и документов.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации, с указанием сроков их хранения.

Обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления.

Объем документооборота - количество документов, поступивших в Администрацию и созданных ею за определенный период.

Ответственный исполнитель - лицо, указанное в резолюции первым и ответственное за организацию исполнения документа (поручения), либо назначенное Главой Администрации (заместителем Главы Администрации) в другом порядке.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа.

Поручение - данное Главой Администрации (заместителем Главы Администрации) устное либо зафиксированное в управленческом документе задание, возлагающее на конкретное лицо (группу лиц) его исполнение.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях.

Предварительный контроль - контроль, осуществляемый до истечения сроков исполнения документов (поручений).

Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе в соответствии с разделом 15.1 настоящего Регламента.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа.

Служебная записка - документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый сотрудником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Совещание - заседание, собрание и т.п., посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса.

Совещание планируемое - совещание, факт проведения которого отражен в плане работы, о его времени и месте проведения известно заранее.

Совещание оперативное - совещание, факт проведения которого связан с оперативной обстановкой, о факте проведения таких совещаний его участники предупреждаются минимум за один день.

Совещание экстренное - совещание, факт проведения которого связан с обострением оперативной обстановки.

Соисполнитель - один из исполнителей документа (поручения).

Сроковый контроль - контроль за сроками исполнения поручений.

Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав муниципального архивного фонда.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

III. Структура и штатное расписание

3.1. Штатное расписание Администрации утверждается распоряжением Администрации города в соответствии со структурой Администрации, согласованной с Собранием представителей г. Заречного, в пределах фонда оплаты труда и численности, с учетом реестра должностей муниципальной службы в Пензенской области.

В штатное расписание Администрации могут включаться должности, не являющиеся должностями муниципальной службы.

3.2. Администрация города согласовывает постановлением структуру и штатное расписание иных органов местного самоуправления в пределах фонда оплаты труда и численности, с учетом реестра должностей муниципальной службы в Пензенской области.

В штатное расписание иных органов местного самоуправления могут включаться должности, не являющиеся должностями муниципальной службы.

3.3. Структурными единицами Администрации являются Глава Администрации, заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации и структурные подразделения Администрации.

IV. Организация и реализация полномочий Администрации

4.1. Глава Администрации, заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации

4.1.1. Глава Администрации организует и контролирует реализацию полномочий Администрации. Его компетенция определяется действующим законодательством и Уставом закрытого административно-территориального образования г. Заречного.

4.1.2. Администрация издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Пензенской области, а также распоряжения по вопросам организации работы Администрации, издает в пределах своих полномочий иные правовые акты и обеспечивает их исполнение.

4.1.3. Заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации представляют Администрацию по отдельным вопросам сфер их деятельности, организуют и координируют осуществление полномочий Администрации в соответствии с распределением полномочий между ними (далее - распределение полномочий) и иными актами Администрации, а также поручениями Главы Администрации.

4.1.4. Заместитель Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации по решению Главы Администрации в соответствии с распределением полномочий:

а) взаимодействует (в том числе ведет переписку) с органами государственной власти и иными органами местного самоуправления, гражданами и организациями, а также подразделениями Правительства Российской Федерации и Правительства Пензенской области;

б) курирует и контролирует работу структурных подразделений Администрации, дает поручения их начальникам;

в) осуществляет и обеспечивает взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления, иными организациями;

г) рассматривает поступившие в Администрацию обращения, документы и материалы;

д) согласовывает проекты муниципальных правовых актов и другие документы;

е) осуществляет иные полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации, правовыми актами Администрации и иные функции в пределах своих полномочий.

4.1.5. Глава Администрации, заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации возглавляют совещательные органы и участвуют в их работе, в том числе в работе межведомственных комиссий в соответствии с правовыми актами; решают вопросы местного самоуправления, курируют деятельность подведомственных муниципальных предприятий и учреждений, расположенных на территории города.

4.1.6. В соответствии с распределением полномочий заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации могут по отдельным вопросам организации деятельности Администрации подписывать правовые акты Администрации или иные установленные законодательством Российской Федерации виды актов, а также на основании выданных Главой Администрации доверенностей подписывать от имени Администрации договоры и другие гражданско-правовые документы.

4.1.7. По результатам рассмотрения конкретных документов Глава Администрации, заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации выражают свое отношение к содержащимся в них вопросам (согласование, утверждение) либо дают поручения в виде подписанных ими резолюций, оформляемых и учитываемых в соответствии с частью XIV настоящего Регламента.

Содержащиеся в резолюциях поручения Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации подлежат исполнению служащими Администрации, иных органов местного самоуправления, руководителями муниципальных предприятий и учреждений города, а также контролю в соответствии с положениями настоящего Регламента.

4.1.8. На период временного отсутствия Главы Администрации в связи с болезнью, отпуском, командировкой, на основании распоряжения Главы города, распоряжением Администрации назначается временно исполняющий его обязанности - Первый заместитель Главы Администрации.

В случае временного отсутствия Первого заместителя Главы Администрации исполнение отдельных его полномочий может быть возложено на заместителя Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации с его согласия.

В акте об исполнении обязанностей указываются причины временного исполнения полномочий и должностных обязанностей, срок их исполнения, ограничения по исполнению полномочий (при необходимости).

4.2. Начальники структурных подразделений

4.2.1. Начальники структурных подразделений Администрации представляют Администрацию в соответствии с положением о структурном подразделении, должностной инструкцией, а также на основании отдельных письменных поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации).

4.2.2. В соответствии с положением о структурном подразделении, должностной инструкцией, поручениями Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации) начальник структурного подразделения Администрации:

а) осуществляет непосредственное руководство структурным подразделением, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на структурное подразделение задач и функций, а также за состояние исполнительской дисциплины;

б) взаимодействует с иными структурными подразделениями Администрации;

в) взаимодействует (в том числе ведет переписку) со структурными подразделениями иных органов местного самоуправления, а также подведомственными Администрации муниципальными организациями;

г) обеспечивает подготовку в соответствии с разделом 13.3 настоящего Регламента проектов правовых актов Администрации и других документов Администрации;

д) обеспечивает рассмотрение поступивших в Администрацию обращений, проектов муниципальных правовых актов и других документов, а также подготовку заключений на них;

е) обеспечивает в пределах своей компетенции рассмотрение индивидуальных и коллективных обращений граждан и организаций и запросов информации о деятельности Администрации;

ж) представляет предложения о назначении на должность и об освобождении от должности, о временном исполнении обязанностей, о повышении квалификации, поощрении сотрудников структурного подразделения и наложении на них дисциплинарных взысканий;

з) на основании выданных Главой Администрации (лицом, исполняющим его обязанности) доверенностей подписывает от имени Администрации документы гражданско-правового характера;

и) проводит совещания с представителями иных органов местного самоуправления и муниципальных организаций по отнесенным к его компетенции вопросам;

к) осуществляет иные полномочия, установленные положением о структурном подразделении и поручениями (указаниями) Главы Администрации, заместителей Главы Администрации и руководителя аппарата Администрации (в соответствии с распределением полномочий);

л) осуществляет иные функции в пределах своих полномочий.

4.2.3. На период временного отсутствия начальника структурного подразделения в связи с болезнью, отпуском, командировкой назначается распоряжением Администрации временно исполняющий его обязанности.

В акте об исполнении обязанностей указываются причины временного исполнения должностных обязанностей, срок их исполнения, ограничения по исполнению обязанностей (при необходимости).

V. Порядок опубликования, вступления в силу и действия нормативных правовых актов Администрации

5.1. Официальное опубликование нормативных правовых актов

5.1.1. Нормативные правовые акты Администрации подлежат официальному опубликованию (обнародованию). Неопубликованные нормативные правовые акты не имеют юридической силы.

Источником официального опубликования нормативных правовых актов Администрации является муниципальное печатное средство массовой информации "Ведомости Заречного" (далее - официальный источник).

5.1.2. Датой официального опубликования нормативного правового акта считается дата первого опубликования его текста в официальном источнике.

Опубликование проектов нормативных правовых актов не является официальным опубликованием нормативных правовых актов.

5.1.3. Опубликование нормативных правовых актов производится не позднее 30 календарных дней со дня их регистрации.

5.1.4. Допускается неполное опубликование текстов нормативных правовых актов, например в случаях, когда нормативный правовой акт содержит сведения, содержащие охраняемую информацию ограниченного доступа или сведения, составляющие государственную тайну.

В таком случае официальному опубликованию подлежат только наименование, реквизиты нормативного правового акта, а также положения, не содержащие сведений, охраняемых законодательством.

5.1.5. Нормативные правовые акты могут быть дополнительно обнародованы через другие средства массовой информации (телевидение, радио и пр.).

5.1.6. Официальное извещение об ошибках (опечатках), допущенных при официальном опубликовании нормативного правового акта, производится, как правило, в 10-дневный срок с момента выявления ошибки (опечатки), в том же издании с указанием правильного прочтения.

5.2. Порядок предоставления актов на опубликование

5.2.1. Муниципальное печатное средство массовой информации "Ведомости Заречного" выходит еженедельно, как правило, по пятницам. Последний срок приема заявок в очередной номер - среда текущей недели до 12 часов дня.

5.2.2. Правовые акты для опубликования направляются отделом контроля и управления делами по системе электронного документооборота "ЭСИДа".

5.3. Вступление в силу нормативных правовых актов

5.3.1. Нормативный правовой акт Администрации вступает в силу на всей территории г. Заречного со дня его опубликования в официальном источнике, если законодательством Российской Федерации, законодательством Пензенской области, Уставом ЗАТО г. Заречного или самим нормативным правовым актом Администрации не установлен иной порядок вступления его в силу.

5.3.2. Если нормативный правовой акт Администрации официально не опубликован до указанной в нем даты вступления в силу, то днем его вступления в силу является день официального опубликования, если иное не установлено законодательством Российской Федерации, законодательством Пензенской области, Уставом ЗАТО г. Заречного или самим нормативным правовым актом Администрации.

5.4. Действие нормативных правовых актов

5.4.1. Нормативные правовые акты распространяют свое действие только на территорию г. Заречного Пензенской области.

5.4.2. Нормативные правовые акты, устраняющие обязанности и иным образом улучшающие положение лиц, на которых они распространяются, могут иметь обратную силу, если это предусмотрено законодательством Российской Федерации, законодательством Пензенской области, Уставом ЗАТО г. Заречного или в случае прямого указания на это в самом нормативном правовом акте.

5.4.3. Нормативные правовые акты действуют бессрочно, за исключением случаев, когда самими нормативными правовыми актами установлен срок их действия (или срок действия их отдельных положений).

5.4.4. Нормативный правовой акт (его отдельные положения) прекращает свое действие в случаях:

- истечения срока действия соответствующего федерального, регионального нормативного правового акта (его отдельных положений), на основании которого принят нормативный правовой акт Администрации;

- принятия нормативного правового акта, которым вносятся изменения и (или) дополнения в соответствующие отдельные положения нормативного правового акта или которым нормативный правовой акт излагается в новой редакции;

- признания нормативного правового акта (его отдельных положений) утратившим (утратившими) силу.

5.4.5. Признание утратившим силу, изменение или дополнение нормативного правового акта осуществляется принятием нормативного правового акта.

5.4.6. В случае, если по предмету правового регулирования приняты (изданы) нормативные правовые акты, обладающие равной юридической силой, действуют положения акта, принятого (изданного) позднее.

VI. Планирование рабочего дня Главы Администрации, регламент взаимодействия с должностными лицами

6.1. Заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, руководители иных органов местного самоуправления планируют свой рабочий день с учетом примерного распорядка рабочего дня Главы Администрации.

6.2. Примерный распорядок рабочего дня Главы Администрации г. Заречного:

до 11.00 Проведение рабочих совещаний с заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, руководителями муниципальных организаций и учреждений, руководителями иных органов местного самоуправления;

11.00-13.00, рабочие встречи, назначенные Главой Администрации;

14.10-15.00, рабочие встречи с руководителями организаций, предварительно согласованные с Главой Администрации;

15.00-16.00, рабочие встречи с заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации руководителями муниципальных организаций и учреждений, иных органов местного самоуправления, предварительно согласованные с Главой Администрации;

16.00-18.00, рассмотрение корреспонденции, поступившей на имя Главы Администрации, подписание правовых актов, договоров и других документов, прием граждан по личным вопросам.

6.3. Как правило, текущие вопросы заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации решают во время проведения Главой Администрации города планерок и совещаний.

6.4. Вопросы другого формата решаются в назначенное Главой Администрации время.

Время рабочих встреч заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации предварительно согласовывают в приемной Главы Администрации.

6.5. Заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации представляют Главе Администрации конкретные предложения и рекомендации по решению вопросов, которые они докладывают Главе Администрации.

6.6. Текущие вопросы своей деятельности руководители иных органов местного самоуправления, муниципальных организаций решают с заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации. Если вопрос не решен заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации в пределах его полномочий, руководители иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, курируемых организаций могут обратиться к Главе Администрации в назначенное время.

Время рабочих встреч предварительно согласовывается в приемной Главы Администрации.

Заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации присутствуют на данных рабочих встречах, если иное не оговорено Главой Администрации.

Продолжительность встречи устанавливается до 10 минут, если иное не оговорено Главой Администрации в индивидуальном порядке.

VII. Организация работы Администрации

7.1. Планирование

7.1.1. Общие положения

7.1.1.1. Планирование работы Администрации проводится в целях систематизации деятельности, повышения эффективности работы и исполнительской дисциплины, определения порядка, последовательности и сроков выполнения работ.

7.1.1.2. Основу плана работы составляют планы работы структурных подразделений Администрации города, иных органов местного самоуправления города.

7.1.1.3. Формой материализации плановой деятельности Администрации является совокупность планов иных органов местного самоуправления города, которая направлена на реализацию управленческих функций.

План работы Администрации разрабатывается на месяц, год (полгода). Он определяет формирование перспективных направлений деятельности, подготовку программ и мероприятий по реализации муниципальных полномочий, предусматривает разработку и оптимизацию муниципальных программ, направленных на улучшение жизни города во всех сферах жизнедеятельности.

План работы включает в себя вопросы практической реализации документов, носящих законодательный и распорядительный характер (законы, указы, распорядительные акты и т.п.), а также вопросы, возникающие в процессе реализации полномочий, которыми наделены органы местного самоуправления, а также переданных в установленном законодательством порядке государственных полномочий.

В план работы Администрации не включаются вопросы, касающиеся повседневной работы и имеющие регулярный (текущий) характер.

7.1.2. Виды планов

7.1.2.1. План работы Администрации на один год (полгода).

План работы Администрации на один год (полгода) формируется на основе годовых (полугодовых) планов работы структурных подразделений Администрации, иных органов местного самоуправления) отделом контроля и управления делами и утверждается распоряжением Администрации не позднее 25 декабря (25 июня) текущего года.

Структурные подразделения Администрации, иные органы местного самоуправления в срок до 15 декабря (15 июня) текущего года направляют в отдел контроля и управления делами Администрации планы работы на год (полгода).

7.1.2.2. План работы структурного подразделения Администрации на год (полгода).

План работы структурного подразделения Администрации на год (полгода) формируется начальником структурного подразделения и утверждается заместителем Главы Администрации в соответствии с распределением полномочий (заместителем руководителя) до 10 декабря (10 июня) текущего года.

7.1.2.3. План работы структурного подразделения Администрации на месяц.

План формируется начальником структурного подразделения и утверждается заместителем Главы Администрации в соответствии с распределением полномочий (заместителем руководителя) до 30 числа предыдущего месяца.

7.1.2.4. Объединенный план работы иных органов местного самоуправления на месяц.

Объединенный план работы иных органов местного самоуправления на месяц формируется отделом контроля и управления делами Администрации на основе месячных планов работы иных органов местного самоуправления, структурных подразделений Администрации; оформляется на бланке письма, подписывается Главой Администрации (исполняющим обязанности).

Планы работы на следующий месяц структурные подразделения Администрации, иные органы местного самоуправления предоставляют в отдел контроля и управления делами до 10 числа текущего месяца.

Отдел контроля и управления делами направляет объединенный план работы Администрации и иных органов местного самоуправления города на следующий месяц в Правительство Пензенской области не позднее 17 часов 15 числа текущего месяца.

7.1.3. Структура планов

План формируется в соответствии со следующей структурой (приложение N 2).

7.1.3.1. Раздел 1. Исполнение поручений Президента и Правительства РФ, Губернатора и Правительства Пензенской области, Главы Администрации и Главы города.

Включает в себя мероприятия, направленные на реализацию законов, нормативно-правовых документов федерального и регионального уровня, Собрания представителей и муниципальных правовых актов, поручений Главы Администрации.

7.1.3.2. Раздел 2. Вопросы для рассмотрения на Коллегии Администрации и Главой Администрации.

Включает в себя подготовку вопросов для рассмотрения на Коллегии Администрации и совещаниях, которые проводит Глава Администрации, подготовку проектов правовых актов Администрации.

7.1.3.3. Раздел 3. Вопросы для рассмотрения на Собрании представителей города.

Включает в себя подготовку вопросов для рассмотрения на сессии Собрания представителей.

7.1.3.4. Раздел 4. Организационно-управленческие мероприятия.

Включает в себя подготовку и проведение мероприятий в рамках реализации полномочий по решению вопросов местного значения и иных полномочий, которыми наделены органы местного самоуправления, а также переданных в установленном законодательством порядке государственных полномочий.

7.1.3.5. Раздел 5. Контроль исполнения законодательных и нормативных правовых актов на территории города.

Включает в себя мероприятия по контролю за исполнением Администрацией, иными органами местного самоуправления, муниципальными предприятиями и учреждениями актов Российской Федерации, Пензенской области, Собрания представителей, Администрации на территории города.

7.1.3.6. Раздел 6. Правовое обеспечение деятельности Администрации.

Включает в себя мероприятия, направленные на приведение в соответствие с действующим законодательством правовой базы Администрации.

7.1.3.7. Раздел 7. Информационно-аналитическая работа.

Включает в себя подготовку тематических, информационно-аналитических материалов для Главы Администрации по важнейшим вопросам жизнедеятельности и жизнеобеспечения города.

7.1.3.8. Раздел 8. Работа с кадрами.

Включает в себя мероприятия по обучению и повышению уровня квалификации муниципальных служащих, а также вопросы корпоративной политики: организацию спортивных, культурных мероприятий, отдыха сотрудников.

7.1.3.9. Раздел 9. Материально-техническое обеспечение управленческого процесса.

Включает в себя мероприятия по обеспечению новыми информационными технологиями, техникой, внедрению новых программ.

7.1.4. Контроль выполнения планов

7.1.4.1. Контроль за выполнением планов работы Администрации возлагается на заместителей Главы Администрации и руководителя аппарата Администрации в соответствии с распределением полномочий.

7.1.4.2. Исключение мероприятия из утвержденного плана или перенос его срока осуществляется по распоряжению Главы Администрации, заместителя Главы Администрации на основании мотивированной служебной записки ответственного исполнителя.

Отдел контроля и управления делами на основании распоряжения вносит изменения в утвержденный план работы Администрации на год (полгода).

7.1.4.3. Контроль исполнения ежемесячных планов, обобщение и анализ информации об их выполнении осуществляется путем предоставления структурными подразделениями Администрации, иными органами местного самоуправления в отдел контроля и управления делами отчетов о выполненной работе, утвержденных заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации в соответствии с распределением полномочий (руководителем иного органа местного самоуправления).

Отчеты о выполнении планов работы на месяц структурные подразделения Администрации, иные органы местного самоуправления предоставляют в отдел контроля и управления делами до 5 числа месяца, следующего за отчетным.

Отдел контроля и управления делами формирует и до 17 часов 10 числа следующего за отчетным месяца направляет отчет о выполнении объединенного плана работы Администрации и иных органов местного самоуправления города в Правительство Пензенской области.

7.1.5. Хранение планов

7.1.5.1. Годовые (полугодовые) планы работы Администрации хранятся в отделе контроля и управления делами вместе с материалами по их выполнению.

Они подлежат уничтожению в соответствии с номенклатурой дел.

7.1.5.2. Годовые (полугодовые) и месячные планы работы структурных подразделений Администрации хранятся на местах.

Они подлежат уничтожению в соответствии с номенклатурой дел в установленном порядке.

7.2. Формирование совещательных органов

7.2.1. Создание, реорганизация и ликвидация совещательных органов, утверждение их председателей и состава осуществляется Главой Администрации или исполняющим его обязанности.

7.2.2. Полномочия совещательных органов определяются правовыми актами Администрации об их образовании или положениями о них, в пределах компетенции Администрации.

7.2.3. В состав совещательных органов в зависимости от вопросов, для решения которых они создаются, могут включаться представители органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, а также, по согласованию, представители предприятий и учреждений других форм собственности, представители общественных объединений.

7.2.4. Совещательные органы могут образовывать рабочие группы с привлечением узких специалистов в соответствующих областях для оперативного и качественного изучения ситуации.

7.2.5. Совещательные органы, образованные Главой Администрации или исполняющим его обязанности, планируют свою деятельность самостоятельно в соответствии с положениями о них.

7.2.6. В случае отсутствия секретаря совещательного органа его обязанности выполняет член комиссии, назначенный ее председателем.

7.2.7. Ход совещания протоколируется секретарем, оформляется на бланке протокола и регистрируется в "ЭСИДе".

7.3. Подготовка совещаний и встреч Главы Администрации и оформление принятых решений

7.3.1. Общие положения

7.3.1.1. Совещания в Администрации города условно классифицируются на планируемые и внеплановые.

7.3.1.2. В зависимости от тематики рассматриваемых на совещаниях вопросов, их назначают и проводят:

Глава Администрации - совещания, связанные с решением вопросов, отнесенных к его компетенции;

заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации - совещания, связанные с решением вопросов в соответствии с распределением полномочий, или совещания, проводимые по поручению Главы Администрации;

начальники структурных подразделений (отделов) Администрации - совещания оперативного характера, связанные с решением вопросов отнесенных к их компетенции.

7.3.1.3. Лицо, назначающее проведение совещания, формирует тематику совещания и назначает ответственного за организацию и проведение совещания, а также:

определяет сроки проведения совещания;

определяет состав участников и приглашенных;

заносит информацию о времени и месте проведения совещания в календарь мероприятий системы электронного документооборота "ЭСИДа";

определяет ответственного за организацию и проведение совещания;

определяет необходимость утверждения мероприятий по подготовке совещания;

определяет необходимость своего участия в рабочем совещании (если оно необходимо);

решает вопрос о необходимости подготовки и рассылки участникам совещания проектов документов и дополнительных материалов;

обеспечивает контроль исполнения поручений, данных на совещании;

уведомляет МАУ "Управление общественных связей" о дате, времени, месте и теме проводимого совещания.

7.3.1.4. Ответственный за организацию и проведение совещания (заместитель, руководитель аппарата, начальник отдела, специалист):

определяет мероприятия по подготовке совещания;

готовит программу совещания, списки выступающих, тезисы выступления, проекты решений;

принимает решение о необходимости проведения рабочего совещания;

готовит и рассылает участникам совещания дополнительные материалы;

организует явку участников и приглашенных на совещание;

решает вопросы с докладчиками и выступающими;

согласовывает с лицом, назначившим проведение совещания, ведущего и состав президиума совещания;

обеспечивает подготовку протокола совещания.

7.3.2. Формирование графика проведения совещаний

7.3.2.1. График проведения совещаний (далее - график) формируется в едином формате системы электронного документооборота "ЭСИДа" через внесение информации о проводимом совещании в установленные электронные формы.

7.3.2.2. График вывешен на страничке пользователя "ЭСИДы" - "Календарь пользователя", которая структурирована по дню, неделе, месяцу и имеет инструмент ввода информации.

7.3.2.3. График содержит информацию:

- о совещаниях, проводимых Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, в том числе выездных;

- об участии Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации в мероприятиях, проводимых Правительством Пензенской области.

7.3.2.4. График обновляется специалистами Администрации, обеспечивающими деятельность Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации ежедневно по мере образования информации.

7.3.2.5. Сотрудники Администрации, обеспечивающие деятельность Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации ежедневно в начале рабочего дня делают сверку графика совещаний с ежедневным графиком работы Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации и информируют руководителей о планируемых мероприятиях.

7.3.2.6. В график включается следующая информация:

- место, время проведения совещания;

- тема совещания, кто проводит совещание;

- примерная продолжительность совещания;

- список приглашенных;

- страховые копии.

Для того, чтобы каждый заместитель Главы Администрации и руководитель аппарата Администрации мог полноценно планировать проведение совещаний, одновременно со списком приглашенных, специалисты формируют страховые копии совещаний, которые направляют в другие приемные и отдел контроля и управления делами (в том числе специалистам сектора референтуры отдела контроля и управления делами).

7.3.2.7. Источником для формирования графика проведения совещаний является:

- информация, полученная от Главы Администрации;

- информация, полученная от заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации;

- телефонограммы;

- информационные письма от вышестоящих структур.

7.3.3. Совещания, проводимые Главой Администрации

7.3.3.1. Коллегия Администрации.

Заседания Коллегии проводятся в соответствии с годовым планом работы, как правило, один раз в квартал.

Состав членов Коллегии, дата и время заседаний определяется правовым актом Администрации.

Ответственный секретарь Коллегии представляет повестку очередного заседания Коллегии на утверждение Председателю - Главе Администрации не позднее, чем за 14 рабочих дней до заседания.

Глава Администрации определяет ответственного за подготовку вопроса по теме, рассматриваемой на заседании Коллегии.

Утвержденная повестка с необходимым набором материалов рассылается ответственным секретарем членам Коллегии не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала заседания.

По решению Коллегии ее заседания могут быть закрытыми.

В ходе заседания Коллегии ответственный секретарь ведет протокол. Запись хода Коллегии на электронном носителе хранится до подписания решений проведенной Коллегии. Протоколы заседания оформляются ответственным секретарем Коллегии совместно с лицом, ответственным за подготовку вопроса, в течение трех дней после заседания. Протокол Коллегии подписывается Председателем и ответственным секретарем Коллегии.

Результаты рассмотрения вопросов повестки дня на заседаниях Коллегии оформляются Решениями Коллегии. Решение Коллегии подписывается Председателем Коллегии.

Решение Коллегии оформляется ответственным секретарем в течение пяти дней (если Коллегией не установлен другой срок) со дня заседания Коллегии совместно с лицом, ответственным за подготовку данного вопроса.

Решения Коллегии по важнейшим вопросам жизнедеятельности города объявляются и реализуются через постановления Администрации.

Рассылка решений Коллегии и постановлений Администрации по ее итогам производится в течение пяти рабочих дней с момента их регистрации в отделе контроля и управления делами.

Выписки из протокола Коллегии с поручениями Председателя рассылаются исполнителям ответственным секретарем в течение пяти рабочих дней со дня его подписания.

7.3.3.2. Совещания с руководителями городских организаций, иных органов местного самоуправления и начальниками отделов Администрации.

Проводятся каждую неделю по понедельникам в Большом зале Администрации, начало совещаний в 10 часов. Отмена или перенос проведения совещания происходит только по указанию Главы Администрации.

Согласованный Главой Администрации список участников совещания находится в отделе контроля и управления делами Администрации.

Ведение, оформление и хранение протоколов данных совещаний возлагается на секретаря совещания - специалиста отдела контроля и управления делами Администрации.

Протокол (выписки из протокола) доводится до исполнителей в течение одного рабочего дня после подписания протокола Главой Администрации и его регистрации в отделе контроля и управления делами.

Информация об исполнении поручений, подписанная вышестоящим руководителем (заместитель Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, начальник отдела), поступает в отдел контроля и управления делами.

Обобщенные результаты об исполнении поручений, зафиксированных в протоколе, предоставляются отделом контроля и управления делами Главе Администрации еженедельно в пятницу до 16 часов.

Каждое совещание начинается с доклада секретаря совещания о выполнении поручений, полученных на предыдущих совещаниях, срок исполнения которых истек.

Поручения, зафиксированные в протоколе, снимаются с контроля Главой Администрации.

7.3.3.3. Совещания с заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, руководителями Финансового управления, Комитета по управлению имуществом, МУ "Правовое управление", начальниками структурных подразделений Администрации, руководителями муниципальных предприятий и учреждений. Состав совещания определяется Главой Администрации.

Проводятся еженедельно: каждый вторник, четверг и пятница. Отмена или перенос проведения совещания происходит только по указанию Главы Администрации.

Протокол (выписки из протокола) доводится до исполнителей в течение одного рабочего дня после подписания протокола Главой Администрации и его регистрации отделом контроля и управления делами в системе электронного документооборота "ЭСИДа".

Информация об исполнении поручений, подписанная исполнителем, поступает в отдел контроля и управления делами.

Обобщенные результаты об исполнении поручений, зафиксированных в протоколе, предоставляются отделом контроля и управления делами Главе Администрации еженедельно в понедельник, среду и четверг до 16 часов.

Поручения, зафиксированные в протоколе, снимаются с контроля Главой Администрации.

Отмена совещания происходит по указанию Главы Администрации.

7.3.3.4. Совещания с заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации проводятся еженедельно: каждый понедельник.

Отмена или перенос проведения совещания происходит только по указанию Главы Администрации.

7.3.3.5. Совещания по конкретным вопросам.

Время их проведения и состав определяются Главой Администрации.

7.3.4. Совещания, проводимые заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации

7.3.4.1. Совещания с руководителями организаций, в соответствии с распределением полномочий, с начальниками отделов Администрации по конкретным вопросам.

Срок их проведения и состав определяются заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации.

7.3.4.2. Ведение, оформление и хранение протоколов данных совещаний возлагается на лицо, назначенное заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации (секретарь совещания).

7.3.4.3. Подписанный заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации протокол или выписки из него в течение 2 рабочих дней доводятся секретарем совещания до всех заинтересованных лиц.

7.3.4.4. Секретарь совещания контролирует исполнение поручений, зафиксированных в протоколе, и докладывает результаты заместителю Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации.

7.3.5. Совещания, проводимые начальниками структурных подразделений Администрации

7.3.5.1. Совещания с сотрудниками отдела по конкретным вопросам.

Ведение, оформление и хранение протоколов данных совещаний возлагается на лицо, назначенное начальником отдела (секретарь совещания).

Протокол совещания подписывается начальником отдела.

Секретарь контролирует исполнение поручений, зафиксированных в протоколе, и докладывает результаты начальнику отдела.

7.3.6. Внеочередные совещания

7.3.6.1. Внеочередные совещания назначаются Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, начальниками отделов.

7.3.6.2. Ответственность за информационное, документационное и техническое обеспечение внеочередных совещаний, проводимых у Главы Администрации, возлагается на заместителя Главы Администрации, Руководителя аппарата Администрации в ведении которого находится рассматриваемый вопрос и которому поручена их подготовка.

7.3.6.3. Ответственность за информационное, документационное и техническое обеспечение внеочередных совещаний, проводимых у заместителей Главы Администрации возлагается на отделы Администрации, которым поручена их подготовка.

7.3.7. Встречи Главы Администрации с общественными организациями

7.3.7.1. Встречи с представителями политических партий, некоммерческих, профсоюзных и иных общественных организаций, осуществляющих деятельность на территории города Заречного.

Проводятся ежемесячно: как правило, каждый третий вторник месяца.

Согласованный Главой Администрации список участников встречи находится в приемной Главы Администрации.

Ответственность за информационное, документационное и техническое обеспечение встреч с общественными организациями, проводимых Главой Администрации, возлагается на руководителя аппарата Администрации.

7.4. Организация контроля исполнения поручений и документов

7.4.1. Общие положения

7.4.1.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

7.4.1.2. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных в системе электронного документооборота "ЭСИДа". Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

7.4.1.3. Контролю в Администрации города подлежит исполнение:

поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), данных во исполнение федеральных законов;

поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), данных во исполнение актов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), данных во исполнение постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), данных во исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и федеральных органов государственной власти, протоколах заседаний комиссий (советов) Правительства Российской Федерации и федеральных органов государственной власти;

поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), данных по парламентским запросам;

поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), данных во исполнение поручений, содержащихся в законах Пензенской области и правовых актах Губернатора и Правительства Пензенской области;

поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), данных во исполнение правовых актов Собрания представителей города;

поручений Главы Администрации, содержащихся в правовых актах Администрации города;

поручений заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации, данных во исполнение правовых актов Администрации города;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых Главой Администрации;

поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), полученных в устной форме;

поручений, содержащихся в резолюциях Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), по поступившим в Администрацию документам от физических и юридических лиц;

поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), данных при рассмотрении письменных обращений граждан, в том числе, обращений граждан, поступивших на личном приеме должностных лиц и по "прямой линии".

7.4.1.4. В Администрации ведется контроль сроков исполнения поручений и документов (далее - контроль).

Постановка на контроль, ход исполнения, снятие с контроля, оперативность в получении информации обеспечивается средствами системы электронного исполнения документов "ЭСИДа", применяемой в Администрации города.

Ответственность за организацию контроля возлагается на руководителя аппарата Администрации.

7.4.1.5. Ответственность за реализацию контроля возлагается на отдел контроля и управления делами Администрации.

7.4.1.6. Отдел контроля и управления делами до получения резолюции Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации) берет на предварительный контроль документы, указанные в пункте 7.4.1.3, а также:

документы, текст которых содержит срок их исполнения;

документы, текст которых содержит слова "контроль", "срочно", "оперативно";

документы, смысловое содержание которых подразумевает конкретный ответ;

документы, текст которых подразумевает конкретное действие, решение, ответ.

7.4.2. Механизм контроля

7.4.2.1. В случае работы с бумажным носителем на верхнем поле документа, взятого на контроль, красными чернилами ставится буква "К" и пишется срок исполнения документа.

На документ (поручение), поставленный на контроль ответственным лицом заводится карточка контроля, которая содержит название корреспондента (физическое и юридическое лицо), направившего документ, его регистрационный номер, входящий номер Администрации и дату поступления документа, краткое содержание документа, резолюцию должностного лица, фамилии исполнителей и срок исполнения документа.

Документ, поставленный на контроль, ответственным за контроль доводится до ответственного за организацию исполнения документа (поручения), исполнителей документа (поручения) в течение одного рабочего дня с момента постановки на контроль.

Информация об исполнении документа (поручения), подписанная ответственным за организацию исполнения документа (поручения), направляется в указанные ниже сроки в отдел контроля и управления делами.

7.4.2.2. При осуществлении контрольных функций отдел контроля и управления делами запрашивает сведения о ходе исполнения документа (поручения) у ответственного за организацию исполнения документа (поручения), исполнителей документа (поручения), готовит информацию о результатах исполнения документа (поручения) и представляет ее Главе Администрации.

7.4.2.3. При длительном сроке исполнения осуществляется предварительный контроль в следующем порядке:

задания текущего месяца - каждые 10 дней и за 3 дня до истечения срока;

задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

задания последующих лет - не реже одного раза в год (в ноябре-декабре).

7.4.3. Сроки исполнения документов (поручений)

7.4.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в рабочих днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступающих из внешних структур (физических и юридических лиц) входящих - с даты их поступления (регистрации).

В поручениях устанавливается конкретный срок их исполнения (календарная дата).

Если в качестве срока исполнения документа (поручения) установлен период времени, началом его считается дата подписания документа.

Если срок исполнения документа (поручения) попадает на выходной день, то сроком исполнения считается первый рабочий день после выходного (праздничного) дня.

Если в тексте вместо даты исполнения или периода времени имеется указание "срочно", "незамедлительно" документ (поручение) подлежит исполнению в трехдневный срок.

Указание "оперативно" предусматривает десятидневный срок исполнения документа.

Если срок исполнения не указан, документ (поручение) подлежит исполнению в срок до одного календарного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты регистрации документа.

7.4.3.2. Типовые сроки исполнения документов регламентированы законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Главой Администрации (заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации).

Если индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока, установленного для данной группы документов (поручений), то сроком исполнения считается индивидуальный срок.

Если в резолюции на документе отсутствует срок его исполнения, то сроком исполнения является дата, указанная в тексте документа.

Если дата регистрации поступившего документа не соответствует сроку исполнения, указанному в нем, Глава Администрации (заместитель Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации) может скорректировать срок его исполнения в соответствии с датой поступления документа. В данном случае, исполнителю необходимо связаться с автором документа (запрашивающей стороной) для согласования изменения сроков ответа и проинформировать отдел контроля и управления делами.

7.4.3.3. Если имеются объективные причины, по которым исполнение документа (поручения) в установленный срок невозможно, исполнитель представляет Главе Администрации (заместителю Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации) - лицу, давшему поручение, служебную записку, в которой объясняет причины невозможности исполнить в срок и ходатайствует о продления срока с указанием планируемой даты исполнения.

Продление (изменение) срока исполнения документа (поручения) согласовывается с Главой Администрации (заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации) не позднее, чем за три рабочих дня до истечения первоначального срока исполнения документа - на служебной записке указывается новый срок, дата внесения изменения и подпись лица, его согласовавшего.

Исполнитель сразу извещает отдел контроля и управления делами об официальном продлении срока исполнения документа (поручения).

Если срок исполнения документа (поручения) продлен не был, документ (поручение) считается не исполненным в срок.

Сроки исполнения срочных и оперативных документов (поручений) не продлеваются.

7.4.3.4. Ответственность за исполнение документов (поручений) в срок несут исполнители: ответственные исполнители и соисполнители.

Если у документа несколько исполнителей, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным за организацию исполнения документа (поручения) - ответственный исполнитель; остальные являются соисполнителями.

Ответственный за организацию исполнения документа (поручения) организует процесс исполнения документа (поручения), определяет порядок подготовки итогового документа и отвечает за исполнение документа (поручения) в срок.

При необходимости исполнения документа (поручения) в сжатые сроки ответственный за организацию исполнения документа (поручения) организует его исполнение в оперативном порядке, для чего может создавать рабочие группы и проводить согласительные совещания.

Соисполнители отвечают за неисполнение поручений ответственного исполнителя (срок исполнения, качество исполнения), данных во исполнение документа (поручения) Главы Администрации (заместителя Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации).

7.4.4. Исполнение документов (поручений), поступивших от физических и юридических лиц

7.4.4.1. Поручения, данные во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, считаются исполненными, если:

выполнены предусмотренные ими мероприятия;

изданы правовые акты или приняты соответствующие решения Главой Администрации, которые являются основанием для снятия поручений с контроля;

о проделанной работе доложено Главе Администрации;

имеется резолюция Главы Администрации о снятии с контроля.

По итогам исполнения поручений не позднее рабочего дня, указанного в поручении как срок исполнения, информация о выполнении, подписанная ответственным за организацию исполнения поручения, направляется Главе Администрации - предварительно она проходит регистрацию в отделе контроля и управления делами.

Исполненные поручения снимает с контроля Глава Администрации.

Если по представленным материалам даны новые поручения Главой Администрации (исполняющим обязанности Главы Администрации), то дальнейший контроль осуществляется на основании новых поручений.

В случае, если поручение, данное во исполнение вышеуказанных документов, не исполнено в установленный срок, ответственный за организацию исполнения поручения в течение одного рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет Главе Администрации объяснительную записку о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношение соисполнителей, виновных в неисполнении поручения.

7.4.4.2. Поручения, данные во исполнение законов Пензенской области, правовых актов, и протоколов Губернатора, Правительства Пензенской области, Собрания представителей города считаются исполненными, если:

выполнены предусмотренные ими мероприятия и подписано (зарегистрировано) письмо-ответ об исполнении данных мероприятий в адрес Губернатора, Правительства Пензенской области, Собрания представителей города соответственно;

имеется резолюция Главы Администрации о снятии с контроля.

По итогам исполнения поручений не позднее рабочего дня, указанного в поручении как срок исполнения, информация о выполнении, подписанная ответственным за организацию исполнения поручения, направляется Главе Администрации (исполняющему обязанности Главы Администрации) - предварительно она проходит регистрацию в отделе контроля и управления делами Администрации.

Исполненные поручения снимает с контроля Глава Администрации (исполняющий обязанности Главы Администрации).

В случае, если поручение, данное во исполнение вышеуказанных документов не исполнено в установленный срок, ответственный за организацию исполнения поручения в течение одного рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет Главе Администрации объяснительную записку о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения.

7.4.4.3. Поручения, содержащиеся в правовых актах Администрации, считаются исполненными, если:

по факту выполнены предусмотренные ими мероприятия или подписаны (зарегистрированы) документы во исполнение данных мероприятий;

приняты решения заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, руководителями ИОМСУ во исполнение данных поручений;

о проделанной работе доложено Главе Администрации (исполняющему обязанности Главы Администрации);

правовой акт признан утратившим силу.

По итогам исполнения поручений, содержащихся в правовых актах Администрации, не позднее одного рабочего дня после истечения контрольного срока Главе Администрации (исполняющему обязанности Главы Администрации) представляется справка, подписанная ответственным за организацию исполнения поручения с информацией об исполнении.

Акты Администрации снимаются с контроля Главой Администрации (исполняющим обязанности Главы Администрации).

7.4.4.4. Поручения, содержащиеся в протоколах (документах), подписанных Главой Администрации (исполняющим обязанности Главы Администрации), заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, - считаются исполненными, если:

по факту выполнены поручения, содержащиеся в протоколах (документах);

ответственным за организацию исполнения не позднее рабочего дня, указанного в протоколе как срок исполнения поручения, о проделанной работе доложено Главе Администрации (заместителю Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации) лично (устно) или служебной запиской, предварительно зарегистрированной в отделе контроля и управления делами;

подписано (зарегистрировано) письмо-ответ во исполнение поручений, содержащихся в документах;

имеется резолюция Главы Администрации (заместителя Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации) о снятии с контроля.

По итогам исполнения поручений, содержащихся в протоколах, не позднее одного рабочего дня после истечения контрольного срока, информация о выполнении ответственным за организацию исполнения поручения передается в отдел контроля и управления делами Администрации.

Поручения, содержащиеся в протоколах, снимаются с контроля лицом, подписавшим протокол (документ) - Главой Администрации (исполняющим обязанности Главы Администрации), заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, после предоставления ему документированного подтверждения исполнения.

В случае, если поручение (документ) не исполнено в установленный срок, ответственный за организацию исполнения поручения в течение одного рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет Главе Администрации (заместителю Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации) объяснительную записку о состоянии исполнения документа, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием лиц, на которых возложено исполнение документа.

Документ снимает с контроля Глава Администрации (исполняющий обязанности Главы Администрации), заместитель Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации.

Если по представленным материалам даны новые поручения Главой Администрации (исполняющим обязанности Главы Администрации), заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, то дальнейший контроль осуществляется на основании новых поручений.

7.4.5. Обобщение результатов контроля

7.4.5.1. Отдел контроля и управления делами Администрации готовит:

еженедельно по пятницам информацию о невыполнении документов (поручений) в срок и представляет ее Главе Администрации (исполняющему обязанности Главы Администрации);

ежемесячно (1-го числа) справку о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Администрации и исполнительных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях, учреждениях по исполнению поручений (документов), данных Главой Администрации (исполняющим обязанности Главы Администрации), заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации;

по результатам года (полугодия) информацию о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Администрации и исполнительных органах местного самоуправления, муниципальных предприятиях, учреждениях по исполнению поручений (документов), данных Главой Администрации (исполняющим обязанности Главы Администрации), заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации;

регулярно информацию о невыполнении документов (поручений) в срок подведомственными структурами заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации.

VIII. Основные правила работы с обращениями граждан (объединений граждан, в том числе юридических лиц)

8.1. Общие положения

8.1.1. В Администрации ведется работа с обращениями граждан (объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющими публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями, иными организациями и должностными лицами) (далее - обращения граждан), поступившими в Администрацию в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации".

8.1.2. Работу с обращениями граждан, поступившими в Администрацию на личном приеме Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации), по автоматическому телефону (прямая линия) и другим информационным системам общего пользования (Интернет), в письменном - виде осуществляет ОКиУД.

Обращения, поступившие в Администрацию в соответствии с ее компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению.

Администрация вправе не рассматривать обращения, возвращать обращения гражданам, переправлять обращения в другие организации, не принимать жалобы от граждан в случаях, определенных Федеральным законом Российской Федерации от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации".

8.1.3. За организацию работы с индивидуальными и коллективными обращениями граждан, поступившими в Администрацию, отвечает руководитель аппарата Администрации.

8.2. Порядок работы с обращениями граждан

8.2.1. Поступившие в Администрацию обращения подлежат обязательной регистрации в течение двух рабочих дней с момента поступления. Обращения граждан регистрируются отдельной группой документов в системе электронного документооборота "ЭСИДа".

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в случае его неудовлетворения полученным ответом. При регистрации повторных обращений делается отметка "Повторно".

8.2.2. Обращения, поступившие в адрес Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации с пометкой "лично" докладываются им без вскрытия, при этом регистрационный номер проставляется на конверте.

Зарегистрированные обращения передаются на рассмотрение Главе Администрации (заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации). Ими на обращении ставится резолюция, которая включает в себя фамилию ответственного исполнителя, соисполнителей, указание к действию, подпись и дату.

8.2.3. В случае работы с бумажным носителем на каждое обращение заводится дело, состоящее из обращения гражданина, карточки контроля, на которую переносятся данные автора обращения, содержание вопроса, поручение, данное Главой Администрации (заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации) конкретному исполнителю, материалов о рассмотрении обращения и ответ на него.

Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия в резолюции написана первой. Соисполнители в равной степени участвуют в рассмотрении обращения и несут равную ответственность за своевременное рассмотрение обращения.

Оригинал обращения остается у лица, ответственного за работу с обращениями граждан, для дальнейшего контроля хода его исполнения.

8.2.4. Контроль за ходом рассмотрения обращений и снятие их с контроля осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.

8.3. Подготовка ответов и сроки рассмотрения

8.3.1. Обращение гражданина, поступившее в Администрацию, рассматривается в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

8.3.2. Если обращение поступило на рассмотрение из государственного или федерального органа государственной власти, срок его исполнения изменен быть не может.

Если обращение поступило от гражданина:

- Глава Администрации в исключительных случаях вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, при этом Администрация уведомляет о продлении срока рассмотрения гражданина, направившего обращение;

- Глава Администрации либо руководитель аппарата Администрации в случае направления запроса по обращению гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 15 дней, при этом Администрация уведомляет о продлении срока рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Исполнитель оформляет служебную записку на имя Главы Администрации, с обоснованием причин продления срока рассмотрения обращения.

Продление срока рассмотрения должно быть зафиксировано письменно и обязательно доведено исполнителем до лица, ответственного за работу с обращениями граждан в Администрации города.

8.3.3. Ответ на обращение подписывается Главой Администрации (заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации в соответствии с распределением полномочий).

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, начальники отделов Администрации, руководители исполнительных органов местного самоуправления, муниципальных организаций, которым направлено обращение на рассмотрение, несут ответственность за недостаточный контроль за подготовку в срок и содержание ответа по обращению гражданина, его согласование и подписание.

Непосредственные исполнители несут ответственность за подготовку в срок ответа по обращению гражданина, его согласование.

8.3.3.1. При подготовке ответов по обращениям граждан исполнитель:

объективно, всесторонне и своевременно рассматривает обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, или с выездом на место;

запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

готовит письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ в сроки, установленные Главой Администрации (заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации);

в целях возможной корректировки ответа отдает согласованный проект на подпись должностному лицу не позднее, чем за два дня до истечения установленного Главой Администрации (заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации) срока;

уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

особое внимание уделяет содержанию ответа, который должен быть развернутым, корректным, аргументированным, с указанием веских причин отказа и, при необходимости, содержащим ссылки на нормативные и законодательные документы. Не допускается в ответе на повторные обращения делать ссылку типа "ответ был дан ранее".

Рекомендуется при подготовке ответов на обращения граждан использовать фразы типа:

"Благодарим Вас за активное участие в жизни города и проявленное неравнодушие к решению общегородских вопросов. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Искренне желаем Вам здоровья и благополучия.

Желаем Вам и Вашим близким здоровья, благополучия и успехов во всех начинаниях.

Выражаем искреннее чувство признательности за проявленное внимание и оказание посильной помощи в решении важных общегородских задач.

Уверен, что наше сотрудничество будет продолжительно.

К сожалению, по действующему законодательству Администрация г. Заречного не имеет полномочий на... Однако, Администрация готова оказать Вам помощь (консультацию) по оформлению документов, необходимых для решения данных вопросов.".

8.3.3.2. При подготовке ответов по обращениям граждан, поступившим в Администрацию г. Заречного из государственного или федерального органа государственной власти, исполнитель:

- совершает действия, указанные в пункте 8.3.3.1 настоящего Регламента;

- к проекту ответа прикладывает весь пакет документов, затрагивающих указанную тему, в том числе повторные запросы и ответы;

- в установленном порядке проводит процедуру согласования проекта ответа, в том числе с руководителем аппарата Администрации.

8.4. Организация личного приема

8.4.1. Личный прием граждан Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации ведется в установленные дни недели в соответствии с графиком, утвержденным распоряжением Администрации.

8.4.2. Ответственность за организацию личного приема граждан Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации и за работу с обращениями граждан возлагается на отдел контроля и управления делами.

8.4.3. Сотрудник отдела контроля и управления делами ведет предварительную запись граждан на прием к руководству Администрации, при этом выясняет суть поднимаемого заявителем вопроса (обращения). Запись на прием граждан производится в соответствии с распределением полномочий между заместителями Главы Администрации и руководителем аппарата Администрации. При записи на прием у гражданина спрашивается документ, удостоверяющий его личность. К Главе Администрации на личный прием гражданин записывается после приема у заместителя Главы Администрации по соответствующему направлению.

Перед началом приема граждан Главе Администрации (заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации), ведущему прием, докладывается список записанных на прием граждан, вопросы и материалы по повторным обращениям.

8.4.4. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

8.4.5. При необходимости Глава Администрации (заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации) ведет прием в присутствии сотрудников Администрации.

IX. Доступ к информации о деятельности Администрации

9.1. Общие положения

9.1.1. Уполномоченными источниками информационных ресурсов о деятельности Администрации являются официальный сайт Администрации: www.zarechny.zato.ru, и муниципальное печатное средство массовой информации "Ведомости Заречного".

9.1.2. Обеспечение, в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Регламентом, доступа граждан и организаций к информации о деятельности Администрации как исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления (за исключением информации конфиденциального характера) возлагается на руководителя аппарата Администрации.

9.1.3. Ответственность за своевременное предоставление соответствующей информации по вопросам ведения Администрации, ее достоверность и полноту несут руководители структурных подразделений Администрации и должностные лица Администрации, уполномоченные на предоставление такой информации, в соответствии с правовыми актами Администрации.

9.1.4. Обязанности по обеспечению взаимодействия со средствами массовой информации по вопросам предоставления информации о деятельности Администрации возлагаются на МАУ "Управление общественных связей".

9.1.5. Контроль за сроками предоставления информации осуществляет отдел контроля и управления делами.

9.1.6. Порядок взаимодействия структурных подразделений Администрации по формированию и обновлению информационного ресурса устанавливается правовым актом Администрации.

9.2. Информационный ресурс

9.2.1. Информационный ресурс включает в себя перечень сведений о деятельности Администрации города Заречного Пензенской области, размещаемых на официальном сайте Администрации города Заречного Пензенской области: www.zarechny.zato.ru:

1) новости;

2) информация о городе Заречном;

3) информация справочного характера об Администрации, в том числе ее почтовый адрес, фамилии имена и отчества и номера телефонов Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации, номера телефонов структурных подразделений по основным направлениям деятельности, иных органов местного самоуправления, тексты официальных выступлений и заявлений Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации;

4) информация о нормотворческой деятельности Администрации города, в том числе проекты решений Собрания представителей;

5) информация о состоянии защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и принятых мерах по обеспечению их безопасности, о прогнозируемых и возникающих чрезвычайных ситуациях, о приемах и способах защиты населения от них;

6) информация об участии Администрации города в целевых федеральных и региональных программах, сведения о реализуемых Администрацией муниципальных программах;

7) информация о результатах проверок, проведенных Администрацией в пределах ее полномочий;

8) статистическая информация о деятельности Администрации города (инвестиции, экономика, финансы, имущество, административная реформа, социальная сфера, сфера ЖКХ);

9) информация о кадровом обеспечении Администрации города Заречного Пензенской области;

10) информация о противодействии коррупции

11) информация о работе Администрации с обращениями граждан (физических лиц), организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов, органов местного самоуправления;

12) информация о стратегическом развитии города;

13) информация о деятельности комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав;

14) информация о деятельности Территориальной избирательной комиссии;

15) сведения о средствах массовой информации, учрежденных Администрацией города Заречного,

16) иные сведения в соответствии с требованиями действующего законодательства, нормативных правовых актов.

9.2.2. Правовым актом Администрации утверждается:

состав сведений о деятельности Администрации, составляющий информационный ресурс Администрации, открытый для доступа граждан и организаций (далее - информационный ресурс);

схему размещения информационного ресурса;

порядок обеспечения доступа граждан и организаций к информационному ресурсу;

перечень и объем информации справочного характера, предоставляемой по телефону и размещаемой на информационных стендах и в помещениях Администрации.

9.3. Организация мониторинга СМИ

9.3.1. МАУ "Управление общественных связей" осуществляет мониторинг СМИ в целях выявления критических публикаций в отношении ОМСУ или муниципальных предприятий (учреждений). В день выявления критического материала МАУ "Управление общественных связей" извещает о нем ОМСУ или муниципальное предприятие (учреждение), в отношении которых он написан.

9.3.2. ОМСУ в оперативном порядке готовит ответ в редакцию СМИ в соответствии с порядком, установленным настоящим Регламентом, дополнительно согласовывая его с МАУ "Управление общественных связей".

Муниципальному предприятию (учреждению) рекомендуется в оперативном порядке подготовить ответ в редакцию СМИ по данному критическому материалу (по каждому конкретному факту), согласовав его с МАУ "Управление общественных связей", и направить в СМИ.

X. Работа с персональными данными

10.1. Получение, обработка, хранение, передача и любое другое использование персональных данных муниципальных служащих города Заречного, лиц, замещающих муниципальные должности города Заречного в Администрации города Заречного, и ведение их личных дел осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных муниципальных служащих города Заречного и лиц, замещающих муниципальные должности города Заречного и ведении их личных дел, утвержденным постановлением Администрации.

10.2. Ответственным за работу с персональными данными, ведение личных дел, трудовых книжек муниципальных служащих Администрации города, назначение на должность и освобождение от должности которых производится Главой Администрации, являются сотрудники сектора муниципальной службы и кадров отдела контроля и управления делами Администрации города Заречного.

10.3. Личные дела муниципальных служащих г. Заречного ведутся сотрудниками сектора муниципальной службы и кадров. К пользованию личными делами допускаются:

- Глава Администрации, заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации;

- начальники отделов Администрации (допускаются к пользованию личными делами подчиненных сотрудников отделов);

- сотрудники отдела бухгалтерского учета Администрации, в части паспортных данных работников, номеров свидетельств государственного пенсионного страхования, свидетельств о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации, копий распоряжений о приеме, переводе, увольнении, повышении денежного содержания, премировании, поощрениях и взысканиях;

- руководитель и заместитель руководителя МУ "Правовое управление".

10.4. К Перечню персональных данных и иной конфиденциальной информации, обрабатываемой в комплексах средств автоматизации, используемых в работе структурными подразделениями Администрации относятся (в соответствии с распоряжением Администрации):

- сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

- служебные сведения, доступ к которым ограничен в соответствии с действующим законодательством (служебная тайна), в том числе находящиеся в системе электронного документооборота "ЭСИДа";

- сведения о таблицах разграничения доступа к фрагментам информации базы данных и ресурсам, используемым в работе структурными подразделениями Администрации г. Заречного;

- сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии действующим законодательством (коммерческая тайна).

10.5. Безопасность персональных данных, обрабатываемых в комплексах средств автоматизации, используемых в работе структурными подразделениями Администрации, обеспечивается путем реализации соответствующих организационных мер и (или) путем применения технических средств:

- исключением несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным;

- защитой речевой информации и информации, обрабатываемой техническими средствами, а также информации, на бумажной, магнитной, магнитно-оптической и иной основе;

- защитой каналов связи, по которым осуществляется обмен персональными данными.

XI. Административные регламенты исполнения (предоставления) муниципальных услуг (функций)

11.1. Администрация организует в порядке и сроки, устанавливаемые Правительством Пензенской области, разработку административных регламентов исполнения (предоставления) муниципальных услуг (функций), которые определяют административные процедуры, обеспечивающие осуществление функций Администрации и эффективную работу ее структурных подразделений и должностных лиц, реализацию прав граждан.

11.2. Администрация г. Заречного разрабатывает и утверждает перечни предоставляемых иными органами местного самоуправления государственных и муниципальных услуг, а также обеспечивает их опубликование.

11.3. Администрация г. Заречного формирует и ведет Реестр муниципальных услуг (функций), предоставляемых исполнительными органами местного самоуправления ЗАТО г. Заречного, муниципальными учреждениями и иными юридическими лицами, частично или полностью финансируемых за счет бюджета ЗАТО г. Заречного Пензенской области, а также обеспечивает их опубликование.

11.4. Предоставление государственных и муниципальных услуг осуществляется на основе административных регламентов государственных и муниципальных услуг, устанавливающих необходимый уровень их качества и доступности. До утверждения в установленном порядке административных регламентов государственных и муниципальных услуг, их предоставление осуществляется на основе требований, установленных законодательством Российской Федерации и Пензенской области.

XII. Взаимодействие с органами местного самоуправления

12.1. Взаимодействие с Собранием представителей

12.1.1. Взаимодействие Администрации с Собранием представителей осуществляется посредством документационного обеспечения.

12.1.2. Структурные подразделения Администрации обеспечивают подготовку проектов нормативно-правовых актов, вносимых Главой Администрации на рассмотрение на сессиях Собрания представителей.

12.1.3. Должностные лица Администрации присутствуют на сессиях, разъясняют положения внесенных проектов, обосновывают в случае необходимости позицию Администрации при рассмотрении поправок к ним.

12.1.4. Документационное обеспечение Собрания представителей со стороны Администрации осуществляет отдел контроля и управления делами и включает в себя: контроль за сроками подготовки проектов решений Собрания представителей, вносимых Главой Администрации; формирование перечня предполагаемых вопросов для рассмотрения на очередной сессии Собрания представителей, направление в Собрание представителей электронных версий проектов решений.

12.1.5. Подготовка проектов решений Собрания представителей осуществляется структурными подразделениями Администрации, на основании планов работы Собрания представителей, планов работы Администрации, ее подразделений, на основании поручений Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации). Структурные подразделения Администрации при подготовке проектов решений Собрания представителей обеспечивают их юридическую проработку и экономическое и функциональное обоснование.

Проекты решений направляются в Собрание представителей сопроводительным письмом за подписью Главы Администрации или исполняющего обязанности Главы Администрации и регистрируются в отделе контроля и управления делами. При этом работниками отдела проверяется соответствие их оформления требованиям настоящего Регламента, наличие всех согласующих подписей и пояснительной записки.

12.1.6. Ответственность за качество и сроки подготовки проектов решений, вносимых Главой Администрации на сессии Собрания представителей, несут начальники и сотрудники специалисты подразделений Администрации, участвующие в их подготовке, в пределах своей компетенции, установленной положениями об отделах, должностными инструкциями и настоящим Регламентом.

12.1.7. Первого числа каждого месяца отдел контроля и управления делами Администрации на основе заявок, предоставленных структурными подразделениями, направляет в Собрание представителей перечень вопросов, предполагаемых Администрацией для рассмотрения на очередной сессии Собрания представителей, подписанный руководителем аппарата Администрации.

До пятого числа каждого месяца структурные подразделения представляют подготовленные проекты решений на подпись Главе Администрации.

12.1.8. Отделом контроля и управления делами ставятся на контроль решения Собрания представителей в части, касающейся Администрации. Контроль осуществляется в соответствии с разделом 7.4 настоящего Регламента.

Ответственность за исполнение решений Собрания представителей несут заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации и начальники структурных подразделений в части поручений, зафиксированных в решениях Собрания представителей.

12.2. Взаимодействие с иными органами местного самоуправления

12.2.1. Взаимодействие Администрации с иными органами местного самоуправления города организуется с учетом прав, предоставленных им законодательством Российской Федерации и Пензенской области в решении вопросов обеспечения жизнедеятельности города.

Взаимодействие осуществляется с целью реализации полномочий по решению вопросов местного значения посредством совместных планов работы, путем участия в координационных и совещательных органах, через муниципальные правовые акты, реализующие вопросы местного значения в пределах компетенции каждого.

12.2.2. В целях информационного взаимодействия Администрация направляет иным органам местного самоуправления города принятые Администрацией нормативные правовые акты, проекты документов, затрагивающих сферу деятельности органов местного самоуправления, планы работы.

12.2.3. Заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, руководители структурных подразделений Администрации взаимодействуют с иными органами местного самоуправления при разработке планов работы, программ социально-экономического развития, нормативных правовых актов и распорядительных документов по вопросам, затрагивающим их интересы.

12.2.4. В целях координации работы Администрации и иных органов местного самоуправления, оперативного решения управленческих задач Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации регулярно проводятся совещания по отдельному плану с руководителями иных органов местного самоуправления.

В целях упорядочения приглашения на совещания, проводимые по различным вопросам деятельности Администрации, руководителям иных органов местного самоуправления направляются телефонограммы за подписью Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации) по "ЭСИДе".

Иные совещания и мероприятия с участием руководителей иных органов местного самоуправления проводятся в сроки, установленные Главой Администрации.

12.2.5. Глава Администрации, заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации, начальники структурных подразделений в пределах предоставленных полномочий могут запрашивать и получать от иных органов местного самоуправления необходимую информацию и документы:

связанные с осуществлением государственных полномочий;

по вопросам местного значения, необходимым для выполнения ими своих полномочий;

для разрешения конфликтных ситуаций по обращениям органов местного самоуправления, юридических лиц и жителей города.

XIII. Организация документационного процесса в Администрации

13.1. Создание документов в Администрации

13.1.1. Бланки документов

13.1.1.1. Документы, создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав реквизитов.

Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 10 мм - верхнее; 10 мм - нижнее; 10 мм - правое.

13.1.1.2. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - продольный и угловой.

Продольный бланк, когда реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов).

Угловой бланк, когда реквизиты бланка располагаются флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

13.1.1.3. Состав видов и формы бланков, применяемых в Администрации, утверждаются распоряжением Администрации.

13.1.1.4. В Администрации используются следующие виды бланков документов:

- бланки муниципальных правовых актов: бланк распоряжения; бланк постановления; бланк решения; бланк разрешения;

- бланк протокола;

- бланк акта;

- бланки писем: Администрации, Главы Администрации; общий бланк Администрации;

- бланки структурных подразделений (совещательного органа): бланки административной комиссии; бланки комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Главы Администрации. Соответствующие предложения вносятся начальниками структурных подразделений Администрации вместе с образцами предлагаемых бланков.

13.1.1.5. Состав основных реквизитов для каждого вида бланков муниципальных правовых актов, протоколов, актов:

- герб г. Заречного Пензенской области;

- наименование Администрации;

- вид документа;

- место составления (издания) документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера акта.

13.1.1.6. Состав основных реквизитов для бланка письма Администрации:

- герб г. Заречного Пензенской области;

- наименование Администрации;

- справочные данные об Администрации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера;

- отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

- должность лица и фамилия, подписавшего документ.

13.1.1.7. Состав основных реквизитов для бланка письма Главы Администрации:

- герб г. Заречного Пензенской области;

- наименование должностного лица Администрации;

- справочные данные о должностном лице Администрации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера;

- отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

- имя и фамилия Главы Администрации, подписавшего документ, либо должность, имя и фамилия, подписавшего документ (в случае исполнения обязанностей Главы Администрации).

13.1.1.8. Состав основных реквизитов для бланков письма структурного подразделения (совещательного органа) - административной комиссии, комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав:

- герб г. Заречного Пензенской области;

- наименование Администрации;

- наименование структурного подразделения (совещательного органа);

- справочные данные о структурном подразделении (совещательном органе) Администрации (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера;

- отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

- должность лица, имя и фамилия, подписавшего документ.

13.1.1.9. Состав основных реквизитов общего бланка Администрации:

- герб г. Заречного;

- наименование Администрации;

- место составления (издания) документа;

- отметки для проставления даты и регистрационного номера.

13.1.2. Состав реквизитов документов

13.1.2.1. Документы, создаваемые Администрацией, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов документов Администрации:

1) герб г. Заречного;

2) наименование Администрации;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) наименование вида документа;

6) место составления или издания документа;

7) справочные данные об Администрации;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) заголовок к тексту документа;

12) текст документа;

13) ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта (корреспондента);

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения документа;

17) виза согласования;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Расположение реквизитов отражено в приложениях NN 3, 4.

13.1.2.2. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в Администрацию; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

13.1.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Администрации

13.1.3.1. При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

13.1.3.2. Герб г. Заречного.

Изображение герба г. Заречного должно соответствовать его утвержденному решением Собрания представителей виду.

13.1.3.3. Наименование Администрации.

Наименование Администрации должно соответствовать ее наименованию, указанному в Уставе закрытого административно-территориального образования г. Заречного Пензенской области.

При наличии сокращенного наименования его помещают в скобках ниже полного.

13.1.3.4. Справочные данные об Администрации.

Справочные данные об Администрации включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Администрации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).

13.1.3.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого Администрацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

13.1.3.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом (Главой Администрации, заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации), утверждающим документ. При регистрации документа дата проставляется вместе с регистрационным номером ответственным за регистрацию сотрудником ОКиУД.

Все служебные отметки на документе, связанные с его визированием, прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно Администрацией с одной или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 23.11.2012

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

23 ноября 2012 г.

13.1.3.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом подписывающего документ, индексом структурного подразделения, подготовившим документ, индексом исполнителя.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.

13.1.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта (корреспондента).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

13.1.3.9. Место составления или издания документа.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

13.1.3.10. Адресат.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Министерство культуры Российской Федерации

Департамент науки и образования

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Министерство образования и науки Российской Федерации

Департамент управления делами Ведущему специалисту А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

Генеральному директору объединения "Ростекстиль" В.Д. Иванову

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например:

Ивановой М.В. Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32

Москва, 117574

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

13.1.3.11. Утверждение документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

                                              Утверждаю

                            Руководитель Федерального архивного агентства

                                ________________ ___________________

                                (личная подпись) (инициалы, фамилия)

                                            00.00.0000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утверждена, Утверждены или Утвержден), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Утверждено
Приказом
Федерального архивного агентства
от 23.11.2012 N 1585

13.1.3.12. Указания по исполнению документа (резолюция).

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

13.1.3.13. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

- "о чем?" ("о ком?"), например:

Распоряжение Об изменении штатного расписания

- "чего?" ("кого?"), например:

Должностная инструкция главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

13.1.3.14. Отметка о контроле документа.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

13.1.3.15. Текст документа.

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, в письме - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа "предлагаю", "прошу").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

- от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

- от третьего лица единственного числа ("Администрация не возражает").

13.1.3.16. Отметка о наличии приложений.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 08.09.2012 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 1
к Приказу
Росархива
от 08.09.2012 N 358

Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение N 2
к Приказу
Министерства культуры
Российской Федерации
от 11.12.2012 N 345

13.1.3.17. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "исполняющий обязанности", "заместитель"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

13.1.3.18. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Процедура согласования осуществляется в соответствии с разделом 13.2 Регламента работы Администрации и взаимодействия с исполнительными органами местного самоуправления.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения сотрудникам Администрации, ими должны быть завизированы.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в средней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта Администрации. На внутреннем документе и на копии отправляемого документа (письмо) визы проставляются на лицевой стороне документа ниже подписи в левом нижнем поле бланка.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Иванов

Дата

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - это внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:

Согласовано

Заместитель Министра юстиции

Российской Федерации

________________ ___________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

            00.00.0000

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

13.1.3.19. Оттиск печати.

Администрация имеет печать с изображением герба г. Заречного Пензенской области, иные печати, указанные в положениях об отделах Администрации.

Оттиск печати с изображением герба ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, на подпись Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации. Простые круглые печати (без изображения герба) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, документы заверяются сотрудниками отдела ОКиУД. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ и начало подписи.

13.1.3.20. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно" ("Копия верна"), должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись А.П. Петрова

Дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Администрации.

13.1.3.21. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем поле лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию исполнителя и номер его телефона или адрес электронной почты, например:

Максимова, 58 48 48

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

13.1.3.22. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

13.1.3.23. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Администрацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Отметка о поступлении документа оформляется в виде штампа, который проставляется в правом нижнем поле бланка.

13.1.3.24. Отметка о конфиденциальности.

Отметка о конфиденциальности ставится в верхнем правом поле первого листа документа и содержит информацию о виде конфиденциальности документа, например: "Служебная информация ограниченного распространения", "Конфиденциальная информация", "Коммерческая информация" и т.п.

13.2. Согласование документов

13.2.1. Оформление согласования

13.2.1.1. Проект управленческого документа (муниципальный акт, письмо, договор и т.п.) до поступления Главе Администрации на подпись проходит процедуру согласования.

Согласование документа оформляется визой, которая включает должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Процедуру согласования документа (правовой акт, письмо) выполняет исполнитель. Процедуру согласования проекта договора (соглашения) сопровождает ОКиУД.

Решение о подписи документа, который не полностью согласован или согласован с замечаниями, остается за Главой Администрации.

Если в процессе согласования документ претерпел существенные изменения, согласование оформляется заново.

13.2.1.2. Согласование оформляется исполнителем на обратной стороне последнего листа акта в средней его части в виде таблицы (приложение N 5).

В исключительных случаях и у всех договоров (соглашений) согласование оформляется на отдельном листе. В этом случае на листе делается надпись: "Лист согласования к проекту "вид акта" "полное наименование акта".

Для согласования проекта документа, который необходимо подготовить в срочном порядке, по инициативе разработчика документа может создаваться рабочая группа для согласования документа в течение одного рабочего дня.

13.2.1.3. Если лицо, согласующее управленческий документ, согласно с его содержанием, то оно в таблице согласования ставит свою подпись и дату согласования.

Под датой согласования понимается число, когда документ прошел согласование.

13.2.1.4. Если вместо указанного в согласующих подписях лица документ согласовывает лицо его замещающее, то при согласовании в обязательном порядке в таблицу согласования вносятся изменения должности и фамилии согласующего. Допускается производить изменения в рукописном варианте.

13.2.1.5. Если лицо, согласующее документ, имеет замечания к тексту проекта, оно вправе согласовать проект документа с замечаниями.

В этом случае рядом с согласующей подписью делается отметка "согласовано с замечаниями". Замечания по проекту излагаются в справке, которая прикладывается к проекту документа.

13.2.1.6. Если лицо, согласующее документ, несогласно с его содержанием, оно может не визировать документ. Но оно обязано приложить к документу справку, в которой излагаются мотивы отказа согласования.

Визирование документов в электронном виде осуществляется в рамках программы электронного делопроизводства "ЭСИДа" в соответствии с Порядком введения согласования в формате системы электронного документооборота "ЭСИД", утвержденного распоряжением Администрации от 17.05.2010 N 127.

13.2.2. Сроки согласования

13.2.2.1. Срок согласования проектов управленческих актов не должен превышать двух рабочих дней с момента получения документа согласующей стороной.

Срок согласования проектов управленческих актов МУ "Правовое управление" не должен превышать трех рабочих дней с момента получения документа.

13.2.2.2. Контроль за полнотой и сроками согласования документов осуществляет отдел контроля и управления делами Администрации.

13.3. Правила подготовки и оформления правовых актов

13.3.1. Подготовка правовых актов

13.3.1.1. Муниципальные акты выпускаются с целью регулирования деятельности, позволяющей Администрации обеспечивать реализацию поставленных перед ней задач, получать максимальный эффект от деятельности иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений, находящихся на территории муниципального образования.

Решения, фиксирующиеся в муниципальных актах, направлены на реализацию основной деятельности Администрации, совершенствование системы управления города, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсами.

13.3.1.2. Правовые акты Администрации (далее по тексту - акты) издаются в виде постановлений, распоряжений, решений, разрешений и представляют собой официальные юридические акты, имеющие форму документов обязательной силы.

Акты издаются на основе и во исполнение федерального законодательства, законодательства Пензенской области, а также в связи с необходимостью осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из полномочий Администрации.

Поручение о подготовке акта дается Главой Администрации (исполняющим обязанности Главы Администрации), заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации. Срок подготовки проекта постановления (распоряжения) - до пятнадцати рабочих дней со дня поручения.

Срок подготовки разрешений на строительство, на ввод объекта в эксплуатацию, решений о согласовании переустройства и (или) перепланировки жилого помещения определен действующим законодательством.

13.3.1.3. Исполнителем проекта акта может быть работник Администрации, работник иного органа местного самоуправления либо другой муниципальной организации города, к сфере деятельности которой относятся затрагиваемые вопросы и которой поручена его подготовка.

Исполнитель несет ответственность за подготовку акта в срок, он определяет список согласующих лиц, осуществляет процесс его согласования и готовит рассылочный лист.

13.3.1.4. Руководитель, давший поручение о подготовке акта, определяет круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта (в том числе конкретного исполнителя проекта), срок его подготовки, а при необходимости - круг организаций, учреждений, привлекаемых к этой работе.

В процессе работы над проектом акта исполнителями изучаются материалы, относящееся к теме проекта, в том числе федеральное, региональное и местное законодательство по данному вопросу. Для подготовки проектов наиболее важных и сложных актов могут создаваться рабочие группы.

Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок исполнения. При отнесении проекта к нормативному правовому акту в его тексте должна быть сделана ссылка о сроке вступления акта в силу и опубликовании в средствах массовой информации.

Если в процессе подготовки акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные акты по указанному вопросу, либо по одному и тому же вопросу имеется несколько актов, дополняющих друг друга, то рекомендуется разработать новый акт, в проект которого включить новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохранили свою силу.

К проектам актов о внесении изменений, дополнений, признании утратившими силу уже существующих актов, исполнитель прикладывает пояснительную записку по существу вопроса, в которой объяснение наиболее сложных изменений существующего акта оформляется в виде сравнительной таблицы (было - стало).

Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат официальному опубликованию.

13.3.1.5. Проект акта готовится на бланке установленного образца, утвержденном распоряжением Администрации. Помарок и исправлений на проекте акта не допускается.

Акт не может быть издан Администрацией совместно с другими организациями.

13.3.1.6. Проекты актов направляются в МУ "Правовое управление", которое в рамках уставной деятельности проводит антикоррупционную экспертизу нормативных правовых актов и их проектов.

В целях предотвращения нарушений действующего законодательства и принятия незаконных нормативных правовых актов, обеспечения надлежащего взаимодействия с органами прокурорского надзора в вопросах правотворческой деятельности инициаторы проектов нормативных правовых актов могут заблаговременно направлять в прокуратуру ЗАТО г. Заречного, упомянутые проекты, в целях получения письменного заключения прокурора до принятия муниципального нормативного правового акта.

13.3.1.7. Подготовка проектов актов в части согласования структуры, штатных расписаний учреждений, не подведомственных иным органам местного самоуправления, а также внесения изменений в них осуществляется структурным подразделением Администрации города Заречного, на которое возложено исполнение указанных функций.

Руководители учреждений обеспечивают представление в Администрацию города Заречного проектов структуры, штатного расписания учреждения, предложений (обоснований) по их изменению, согласованных в порядке в соответствии с настоящим Регламентом, пояснительной записки и соответствующих расчетных материалов.

Предложения (обоснования) по изменению штатного расписания, предусматривающие увеличение количества штатных единиц, фонда оплаты труда бюджетных учреждений, подведомственных иным органам местного самоуправления, разрабатываются руководителями соответствующих бюджетных учреждений, согласовываются с руководителями иных органов местного самоуправления, в ведении которых находятся бюджетные учреждения, заместителем Главы Администрации, курирующим деятельность бюджетных учреждений.

В случае если указанные предложения (обоснования) по изменению штатного расписания бюджетного учреждения согласованы, иным органом местного самоуправления, в ведении которого находится бюджетное учреждение, разрабатывается проект соответствующего правового акта.

Предложения (обоснования) по изменению штатного расписания, предусматривающие увеличение количества штатных единиц, фонда оплаты труда бюджетных учреждений, не подведомственных иным органам местного самоуправления, разрабатываются руководителями бюджетных учреждений, согласовываются с заместителем Главы Администрации города, курирующим деятельность бюджетных учреждений, Главой Администрации города (при его отсутствии - с заместителем Главы Администрации города по вопросам экономики, финансов и развития предпринимательства).

В случае если указанные предложения (обоснования) по изменению штатного расписания бюджетного учреждения согласованы, проект соответствующего акта разрабатывается структурным подразделением Администрации города, на которое возложено исполнение указанной функции.

Предложения о назначении, освобождении, переводе на муниципальные должности, на должности, не являющиеся должностями муниципальной службы в Администрации города Заречного, после предварительного согласования с заместителем Главы Администрации города в соответствии с распределением полномочий направляются руководителю аппарата Администрации для последующего представления их заместителю Главы Администрации города (вопросы экономики, финансов и развития предпринимательства) и Главе Администрации города Заречного.

Информация (материалы) о назначении, освобождении, переводе на муниципальные должности, на должности, не являющиеся должностями муниципальной службы в иных органах местного самоуправления города Заречного, после предварительного согласования с заместителем Главы Администрации города в соответствии с распределением полномочий направляется руководителю аппарата Администрации для последующего представления их заместителю Главы Администрации города (вопросы экономики, финансов и развития предпринимательства) и Главе Администрации города Заречного.

Предложения о назначении, освобождении, переводе на должность руководителя, заместителя руководителя, главного бухгалтера бюджетных и автономных учреждений города Заречного Пензенской области, не подведомственных иным органам местного самоуправления города Заречного Пензенской области, после предварительного согласования с заместителем Главы Администрации города в соответствии с распределением полномочий направляются Руководителю аппарата Администрации для последующего представления их заместителю Главы Администрации города (вопросы экономики, финансов и развития предпринимательства) и Главе Администрации города Заречного.

Настоящий порядок не распространяется на случаи замещения вакантной должности по итогам проведения конкурса на замещение вакантной должности.

13.3.1.8. Для оформления проекта постановления о разрешении на вырубку древесно-кустарниковой растительности на территории города Заречного заявителю необходимо предоставлять следующие документы:

1) заявление на получение разрешения на вырубку древесно-кустарниковой растительности на территории города Заречного;

2) схему вырубки древесно-кустарниковой растительности на территории города Заречного, согласованную с директором муниципального предприятия "Комбинат благоустройства и лесного хозяйства" и начальником отдела архитектуры и градостроительства Администрации города;

3) схему восстановления древесно-кустарниковой растительности на территории города Заречного в количестве равном пятикратному размеру предполагаемого к вырубке количества древесно-кустарниковой растительности с учетом ее породы, разработанную в установленном порядке;

4) договор, заключенный со специализированной организацией, которая будет выполнять работы по восстановлению древесно-кустарниковой растительности по схеме, указанной в подпункте 3 подпункта 13.3.1.8.

13.3.1.8.1. Оформление схемы восстановления древесно-кустарниковой растительности на территории города Заречного, указанной в подпункте 3 подпункта 13.3.1.8, для объектов похоронного значения (кладбища традиционного и смешанных способов захоронения) не требуется.

13.3.1.8.2. Оформление схемы восстановления древесно-кустарниковой растительности на территории города Заречного, указанной в подпункте 3 подпункта 13.3.1.8, не требуется в случаях вырубки древесно-кустарниковой растительности в охранной зоне линейных объектов в целях создания необходимых условий для их эксплуатации и обеспечения безопасности граждан.

13.3.1.9. Когда исполнителем на проекте акта собраны все визы согласования (кроме виз руководитель аппарата Администрации и отдела контроля и управления делами), проект сдается в ОКиУД Администрации.

ОКиУД осуществляет проверку проектов актов на предмет их соответствия действующим нормам делопроизводства и стандартам.

Если проект акта оформлен с нарушениями, он возвращается исполнителю на доработку. Если в результате произведенных поправок произошло изменение текста проекта документа, необходимо его повторное согласование с МУ "Правовое управление".

Если проект акта соответствует нормам делопроизводства и стандартам, он передается на согласование руководителю аппарата Администрации, затем на подпись Главе Администрации.

13.3.1.10. Проект акта готовится исполнителем за подписью Главы Администрации.

Подписывается первый экземпляр акта, который хранится в отделе контроля и управления делами Администрации. Использовать факсимиле вместо подписи на первом экземпляре акта не допускается.

Если на момент подписания акта Глава Администрации отсутствует (отпуск, командировка, болезнь), распечатывается еще один экземпляр проекта с подписью исполняющего обязанности Главы Администрации.

Согласующие подписи при этом вновь собирать не требуется.

13.3.1.11. Подписанные Главой Администрации либо исполняющим обязанности Главы Администрации акты проходят регистрацию и необходимую обработку в ОКиУД.

Регистрация актов проходит в срок, не превышающий одного рабочего дня с момента подписания. Датой подписания акта считается дата его регистрации.

13.3.1.12. ОКиУД ставит на контроль правовые акты Администрации в части, касающейся Администрации города, ИОМСУ, муниципальных предприятий и учреждений. Контроль осуществляется в соответствии с разделом 7.4 настоящего Регламента.

Ответственность за исполнение муниципальных актов несут заместители Главы Администрации, начальники структурных подразделений Администрации, руководители ИОМСУ, муниципальных предприятий и учреждений в части поручений, зафиксированных в них.

13.3.1.13. Взаимосвязь с МАУ "Управление общественных связей" в части опубликования правовых актов осуществляет отдел контроля и управления делами.

При необходимости, сроки опубликования актов начальники структурных подразделений уточняют с начальником ОКиУД.

13.3.2. Оформление правовых актов

13.3.2.1. Проекты постановлений и распоряжений Администрации печатаются на установленных бланках, приложения к ним печатаются на стандартных листах светлой бумаги А4 (210 x 297 мм). Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2 см, правое - 1,0 см и нижнее - не менее 1,0 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 1,5 см, страницы, начиная со второй нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Проекты постановлений и распоряжений Администрации имеют следующие основные реквизиты: наименование вида акта (постановление Администрации или распоряжение Администрации), дата, номер акта, место издания, заголовок, текст, подпись.

13.3.2.2. Дата акта оформляется цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при регистрации акта.

13.3.2.3. Правовые акты нумеруются по видам порядковой нумерацией в пределах календарного года; например, постановления, распоряжения по внутренней деятельности, распоряжения по личному составу, распоряжения по кадрам, разрешения, решения нумеруются отдельно.

Номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например N 143.

13.3.2.4. Место издания акта оформляется центрованным способом.

13.3.2.5. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, отвечает на вопрос "О чем?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно реквизита "Место издания документа".

13.3.2.6. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13, межстрочный интервал одинарный.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта акта Администрации на одной странице.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания акта. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если акт издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами "Администрация ЗАТО г. Заречного постановляет:", слово "постановляет" печатается в разрядку и полужирным шрифтом.

Преамбула в распоряжениях завершается двоеточием.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт постановляющий (распорядительной) части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением акта.

В проектах постановлений Администрации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - допускается использовать их сокращенные официальные наименования.

Проект акта по организации исполнения действующего законодательства должен содержать ссылку на соответствующий законодательный акт.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятые акты, должны соответствовать структуре основного правового акта.

Если подготавливаемый акт влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Администрации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Если проект акта отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу".

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов актов Администрации по вопросам награждения и поощрения (в других случаях не рекомендуется).

В проект акта не следует включать пункт "Постановление довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), организации, до сведения которых доводится акт, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом акта.

13.3.2.7. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы, списки, графики, таблицы, образцы документов и другое), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Администрации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

При наличии приложений к акту в тексте на них обязательно делается ссылка.

При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.

Приложения к проектам правовых актов Администрации оформляются на отдельных листах бумаги.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Приложения подписываются начальником структурного подразделения Администрации, заместителем Главы Администрации или руководителем аппарата администрации в соответствии с распределением полномочий.

13.3.2.7.1. Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению" или "(приложение)", то на первой странице приложения в правом верхнем поле пишется слово "Приложение N", в следующей строке дается ссылка на правовой акт Администрации. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений, они нумеруются.

Например:

Приложение N 1
к постановлению
Администрации г. Заречного
от ________ N _______

Например:

                                                     Приложение

                                                   к постановлению

                                               Администрации г. Заречного

                                                 от ________ N _______

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем поле располагается слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

Приложение
Утверждено
постановлением
Администрации г. Заречного
от ________ N _______

Слова Утверждено и Утвержден в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

Утверждаемые приложения не подписываются, а заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 5-7 см.

13.3.2.7.2. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и может быть напечатано в разрядку (Положение, Перечень, Список т.д.).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте правового акта Администрации. В указанных документах их составные части (подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела.

Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.).

Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

13.3.2.7.3. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

13.3.2.8. Согласование проекта правового акта Администрации проставляется на оборотной стороне последнего листа текста (подлинника) проекта акта в средней его части.

13.3.2.9. Подпись на акте отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава Администрации" или "Исполняющий обязанности Главы Администрации", инициала имени и фамилии Главы Администрации (исполняющего обязанности Главы Администрации).

Слова "Исполняющий обязанности" и "Главы Администрации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал от границы левого поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

13.3.2.10. Внесение изменений в подписанный акт, а также в согласованный проект документа не допускается.

13.3.2.11. Копии правовых актов или их размноженные экземпляры заверяют печатью уполномоченного структурного подразделения - ОКиУД, и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в дело.

Образцы оформления постановлений и распоряжений приведены в приложениях NN 6, 7.

13.3.2.12. Оформление решений о согласовании переустройства и (или) перепланировки жилого помещения; разрешений на строительство, ввод объекта в эксплуатацию, на право организации розничного рынка на территории Пензенской области, на установку рекламной конструкции на территории города определено законодательством Российской Федерации и Пензенской области. Внесение изменений в разрешение на строительство, ввод объекта в эксплуатацию производится в соответствии с приложением N 8.

13.3.3. Согласование правовых актов

13.3.3.1. Лист согласования готовится исполнителем проекта акта, в обязательном порядке лист согласования муниципального акта включает в себя следующие визы (указаны по расположению снизу вверх):

исполнитель документа (автор текста);

начальник структурного подразделения, в котором работает исполнитель документа;

МУ "Правовое управление";

руководители структурных подразделений Администрации города, к сферам ведения которых относятся затрагиваемые в проекте вопросы;

руководители учреждений, предприятий, организаций города, участие которых оговаривается текстом акта, которым предусматриваются конкретные задания и поручения;

заместители Главы Администрации в соответствии с распределением полномочий;

отдел контроля и управления делами Администрации;

руководитель аппарата Администрации.

13.3.3.2. В ряде случаев актам требуется дополнительное согласование.

Проект муниципального правового акта должен содержать заключение МУ "Правовое управление" при наличии норм, которые могут привести к препятствованию получения физическими и (или) юридическими лицами муниципальных услуг, создания и (или) развития бизнеса на территории города.

Если проект муниципального правового акта направлен на регулирование предпринимательской деятельности и (или) регламентирование оказания муниципальных услуг, связанных с созданием и (или) развитием бизнеса, он должен дополнительно содержать заключения отдела промышленности, развития предпринимательства и сферы услуг Администрации г. Заречного и планово-экономического отдела Администрации г. Заречного о наличии в нем норм, которые могут привести к препятствованию создания и (или) развития бизнеса в городе.

С директором МАУ "Управление общественных связей", согласовываются проекты актов, определяющие организацию публичных мероприятий в городе.

С Территориальной организацией профсоюза ЗАТО г. Заречного согласовываются проекты актов, затрагивающие вопросы оплаты и организации труда в масштабах города.

13.3.4. Правила актуализации правовых актов

13.3.4.1. В целях своевременной актуализации муниципальное учреждение "Правовое управление" проводит анализ действующих муниципальных правовых актов Администрации города Заречного на предмет соответствия Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, Пензенской области.

Анализ муниципальных правовых актов Администрации (далее - анализ) включает в себя:

1) постоянное отслеживание вопросов, регулирование которых относится к вопросам местного значения городского округа;

2) выявление действующих муниципальных правовых актов Администрации города Заречного, требующих приведения в соответствие с действующим законодательством;

3) выявление действующих муниципальных правовых актов Администрации города Заречного, содержащих признаки коррупциогенности;

4) анализ правоприменительной, в том числе судебной практики в соответствующих сферах регулирования;

5) рекомендации о необходимости принятия нового муниципального правового акта, предусмотренного действующим законодательством.

Информация по результатам анализа представляется муниципальным учреждением "Правовое управление" заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации в соответствии с распределением полномочий по мере необходимости.

13.3.4.2. Заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации на основании информации, полученной от МУ "Правовое управление", принимают решение об организации работы по актуализации муниципальных правовых актов Администрации города Заречного, в соответствии с распределением полномочий, либо о подготовке проекта нового муниципального правового акта, предусмотренного действующим законодательством.

13.3.4.3. Подготовка проекта муниципального правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений Администрации, иных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений с учетом их функций и задач. При этом определяется круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости - организации, привлекаемые к этой работе.

Для подготовки проектов наиболее важных и сложных муниципальных правовых актов могут создаваться рабочие группы.

13.3.4.4. Актуализация проводится в случае:

1) изменения действующего законодательства;

2) изменения структуры подразделений Администрации;

3) выявления несоответствия муниципальных правовых актов Администрации действующему законодательству;

4) выявления действующих муниципальных правовых актов Администрации, содержащих признаки коррупциогенности;

5) по результатам правоприменительной, в том числе судебной практики;

6) вынесения протестов прокуратуры ЗАТО города Заречного Пензенской области на муниципальные правовые акты Администрации города Заречного.

13.3.4.5. Обоснованное решение о способе актуализации муниципальных правовых актов Администрации принимается руководителем структурного подразделения - разработчиком муниципального правового акта (или должностным лицом, являющимся разработчиком муниципального правового акта) по согласованию с заместителем Главы Администрации или руководителем аппарата Администрации в соответствии с распределением полномочий.

13.3.4.6. Согласование проекта актуализированного муниципального правового акта, его принятие и опубликование осуществляется в порядке, установленном настоящим Регламентом.

13.3.4.7. Актуализация осуществляется в течение 30 рабочих дней со дня получения информации муниципального учреждения "Правовое управление" об изменении действующего законодательства.

Ответственными за осуществление актуализации муниципальных правовых актов Администрации являются руководители структурных подразделений.

Персональная ответственность лиц, ответственных за осуществление актуализации муниципальных правовых актов Администрации закрепляется в их должностных инструкциях.

13.3.4.8. Контроль за своевременной актуализацией муниципальных правовых актов органов местного самоуправления города Заречного осуществляют заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации в соответствии с распределением полномочий.

13.3.5. Способы актуализации правовых актов Администрации

13.3.5.1. Если ранее изданный муниципальный правовой акт сохраняет свое значение в целом, но требуется изменить отдельные его нормы либо дополнить его новыми нормами, в проекте разрабатываемого муниципального правового акта приводится новая редакция изменяемых пунктов (подпунктов, абзацев) или излагаются новые пункты (подпункты, абзацы), которыми он должен быть дополнен. При этом применяются следующие юридико-технические формы:

- "Абзац второй пункта 3 распоряжения Администрации города Заречного от 03.03.2012 N 000 "Об утверждении..." изложить в новой редакции: "...";

- "пункт 2 Положения... дополнить новым абзацем следующего содержания: "...";

- "Пункты 15, 16 и 17 считать соответственно пунктами 16, 17 и 18.";

- "Правила..., утвержденные распоряжением Администрации города Заречного от 01.06.2009 N 000 "Об утверждении...", дополнить новыми пунктами 15.1 и 15.2 следующего содержания:

"15.1. ...

15.2. ...".

Изменение нумерации последующих пунктов муниципального правового акта в данном случае не производится.

13.3.5.2. В случае, если изменяемые пункты (подпункты, абзацы) нет необходимости излагать в новой редакции, их текст достаточно дополнить, сократить или заменить, используются формулировки:

- "В пункте 1 распоряжения Администрации города Заречного от 03.03.2012 N 000 "Об утверждении..." слова "..." исключить";

- "Абзац второй пункта 2 распоряжения Администрации города Заречного от 01.06.2009 N 000 "Об утверждении..." после слов "..." дополнить словами "...";

- "В пункте 3 распоряжения Администрации города Заречного от 01.06.2009 N 000 "Об утверждении..." слова "..." заменить словами "...".

13.3.5.3. При внесении в ранее изданный муниципальный правовой акт изменений и дополнений недопустимо вместо внесения конкретного изменения (дополнения) в тексте изменяемого муниципального правового акта использовать слова: "во изменение", "в дополнение".

Недопустимо при изменении ранее изданных муниципальных правовых актов применять неопределенные нормативные предписания, например:

"Считать утратившей силу Инструкцию..., утвержденную распоряжением Администрации города Заречного от 01.01.2012 N 000 "Об утверждении...", в части...").

Изменения и дополнения, вносимые в действующие муниципальные правовые акты города Заречного, должны быть конкретными, например:

"Считать утратившим силу пункт 5 Правил, утвержденных распоряжением Администрации города Заречного от 01.01.2012 N 000 "Об утверждении..." или

"Считать утратившим силу пункт 5 Правил о..., утвержденных распоряжением Администрации города Заречного от 01.01.2012 N 000".

13.3.5.4. Изменения и дополнения, вносимые в ранее изданный муниципальный правовой акт, оформляются муниципальным правовым актом того же вида, в каком издан изменяемый муниципальный правовой акт.

13.3.5.5. При необходимости внесения значительного количества изменений и дополнений в ранее изданный муниципальный правовой акт, а также, если требуется изменить муниципальный правовой акт в целом, готовится его новая редакция.

При значительном количестве внесённых изменений и (или) дополнений в муниципальный правовой акт (четыре и более) муниципальный правовой акт излагается в новой редакции с учетом всех внесенных в него изменений и дополнений.

13.3.5.6. Если при подготовке муниципального правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в несколько ранее изданных муниципальных правовых актов или наличие по одному и тому же предмету правового регулирования нескольких ранее изданных муниципальных правовых актов, в целях их упорядочения разрабатывается новый единый муниципальный правовой акт.

При этом в проект такого муниципального правового акта включаются как новые, так и сохраняющие свою силу нормы, содержащиеся в ранее изданных муниципальных правовых актах.

13.3.5.7. В случае принятия нового муниципального правового акта, изменяющего или дополняющего существующий муниципальный правовой акт, в нем предусматриваются необходимые изменения и дополнения ранее изданных актов, а те из них, которые полностью или частично утратили свое значение - должны быть признаны утратившими силу.

При этом одновременно с принятием нового муниципального правового акта необходимо сразу же вносить изменения и дополнения в ранее изданные муниципальные правовые акты, а те из них (или их части), которые полностью устарели и противоречат новому муниципальному правовому акту - признавать утратившими силу с конкретным поименным перечислением.

В конце проекта нового муниципального правового акта, перед пунктом об установлении ответственности за выполнение данного муниципального правового акта, должны быть перечислены в хронологическом порядке ранее принятые муниципальные правовые акты или отдельные их части (разделы, пункты, части, абзацы), подлежащие признанию утратившими силу в связи с принятием подготавливаемого акта.

13.3.5.8. При необходимости внесения изменений и дополнений в имеющуюся в муниципальном правовом акте таблицу, последняя излагается в новой редакции либо в новой редакции представляется отдельный блок (строка, раздел) таблицы.

При необходимости внесения в таблицу незначительного количества изменений и (или) дополнений указывают в качестве координат изменяемых положений как строку, так и графу изменяемой таблицы. При этом указывается полное наименование соответствующих строк и граф, например:

"... в графе "2012" в строке "Департамент..." слова "информационная поддержка" заменить словами "информационное сопровождение".

В случаях если графы и (или) строки изменяемой таблицы имеют порядковые номера, в качестве координат изменяемых положений допускается использовать их цифровое обозначение, например:

"... в графе 1 в строке 24 слова "главный специалист" заменить словами "советник".

13.3.5.9. Отмена ранее изданных муниципальных правовых актов производится путем признания их утратившими силу.

Отмена муниципальных правовых актов производится равным по статусу муниципальным правовым актом.

Отмене подлежат акты, противоречащие нормативным предписаниям принятых муниципальных правовых актов либо положениям подготавливаемого муниципального правового акта, а также акты, положения которых воспроизводятся в предписаниях подготавливаемого акта.

В целях упорядочения подлежат отмене акты, фактически утратившие свое значение, но формально не отмененные.

13.3.5.10. Если составная часть муниципального правового акта, подлежащая отмене, содержит указание на приложение, то вместе с отменой этой составной части одновременно отменяется и приложение, что особо не оговаривается.

С отменой основного муниципального правового акта не подлежат применению дополнительные акты, распространяющие действие основного муниципального правового акта на дополнительный круг лиц или вопросов, они тоже признаются утратившими силу.

В перечень муниципальных правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включается как основной муниципальный правовой акт, так и муниципальные правовые акты (или отдельные их предписания), которыми в его текст ранее были внесены изменения и (или) дополнения.

В перечень муниципальных правовых актов или их отдельных предписаний, признаваемых утратившими силу, подлежат включению в том числе и муниципальные правовые акты или их отдельные предписания ограниченного срока действия, если срок их действия истек, а также муниципальные правовые акты или их отдельные предписания, фактически утратившие силу.

В тех случаях, когда действие муниципального правового акта или отдельного его нормативного предписания ограниченного срока действия было продлено на неопределенный срок либо распространено в виде постоянно действующей нормы, в перечень муниципальных правовых актов или отдельных их предписаний (глав, пунктов, подпунктов, абзацев), которые признаются утратившими силу, включается как основной (базовый) муниципальный правовой акт, так и муниципальный правовой акт, содержащий предписания о продлении или распространении действия ранее изданных муниципальных правовых актов.

13.3.5.11. В случае признания судом недействительным постановления Администрации города, на бумажном носителе документа делается ссылка на решение суда, а в электронной версии постановления в системе "ЭСИДа" ставится связь с копией решения суда.

13.4. Подготовка и оформление проектов решений Собрания представителей

13.4.1. Подготовка проектов решений

13.4.1.1. Глава Администрации, реализуя право законотворческой инициативы, рассматривает и вносит для рассмотрения на сессиях Собрания представителей проекты решений.

13.4.1.2. Исполнители проектов решений Собрания представителей: структурные единицы Администрации, иные органы местного самоуправления, муниципальные учреждения, на которые Главой Администрации возложена подготовка соответствующих проектов решений, - несут ответственность за их содержание, согласование и своевременность подготовки в соответствии с требованиями и сроками, устанавливаемыми настоящим Регламентом.

13.4.1.3. Руководитель аппарата Администрации контролирует и регулирует процесс подготовки организации рассмотрения Главой Администрации (исполняющим обязанности Главы Администрации) вносимых на рассмотрение Собранием представителей проектов решений.

13.4.1.4. Структурные единицы Администрации, иные органы местного самоуправления, муниципальные учреждения до первого числа следующего месяца направляют в отдел контроля и управления делами Администрации письма с формулировкой вопросов, которые планируется вынести на очередную сессию Собрания представителей и указанием фамилии докладчика.

13.4.1.5. Первого числа текущего месяца отдел контроля и управления делами Администрации на основе вышеуказанных писем формирует и направляет в Собрание представителей перечень вопросов, предполагаемых для рассмотрения на очередной сессии Собрания представителей, подписанный руководителем аппарата Администрации.

13.4.1.6. До пятого числа текущего месяца исполнители проектов решений Собрания представителей представляют подготовленные пакеты документов с проектами решений на подпись Главе Администрации.

Пакет документов включает:

- сопроводительное письмо, которое содержит наименование проекта решения и фамилию докладчика по данному вопросу и перечень приложений к нему. В качестве докладчиков, как правило, выступают заместители Главы Администрации, начальники структурных подразделений Администрации. Письмо оформляется на бланке Главы Администрации и подписывается Главой Администрации (исполняющим обязанности Главы Администрации);

- согласованный проект решения Собрания представителей оформленный в соответствии с рекомендациями Собрания представителей. Согласование проекта осуществляется в соответствии с правилами, установленными настоящим Регламентом для согласования правовых актов Администрации;

- пояснительную записку к проекту решения Собрания представителей, которая содержит обоснование экономических и социально-политических последствий в случае принятия рассматриваемого проекта решения;

- дополнительные материалы (справки, таблицы, диаграммы и т.п.) по данному вопросу.

13.4.1.7. До предоставления подготовленных пакетов документов с проектами решений на подпись Главе Администрации они должны быть предварительно рассмотрены на рабочем совещании у Главы Администрации с участием начальника Финансового управления, руководителя и заместителя руководителя МУ "Правовое управление", заместителя Главы Администрации (вопросы экономики, финансов и развития предпринимательства), руководителя аппарата Администрации, начальника планово-экономического отдела.

На данном рабочем совещании заместитель Главы Администрации по направлению докладывает обоснование принятия данного проекта решения Собранием представителем, а также представляет информацию об экономических и социально-политических последствиях, к которым приведет принятие данного проекта решения.

13.4.1.8. Проекты решений Собрания представителей, не прошедшие вышеназванную процедуру, на очередную сессию Собрания представителей не выносятся.

13.4.2. Оформление проектов решений

13.4.2.1. Проекты решений Собрания представителей оформляются на бланке решения Собрания представителей, утвержденном распоряжением Главы города от 18.03.2009 N 169.

Проекты решений и приложения к ним оформляются в соответствии с рекомендациями Собрания представителей.

Образец бланка решения Собрания представителей приведен в приложении N 9.

13.4.3. Согласование проектов решений

13.4.3.1. Лист согласования готовится исполнителем проекта акта, в обязательном порядке лист согласования проекта решения включает в себя следующие визы (указаны по расположению снизу вверх):

исполнитель документа (автор текста);

начальник структурного подразделения, в котором работает исполнитель документа;

МУ "Правовое управление";

заместители Главы Администрации в соответствии с распределением полномочий;

отдел контроля и управления делами Администрации;

руководитель аппарата Администрации.

13.4.3.2. Возможно дополнительное согласование по усмотрению исполнителя проекта.

13.5. Правила подготовки и оформления пояснительной записки

13.5.1. Пояснительные записки к проектам постановлений (распоряжений), решений Собрания представителей оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Верхнее поле - не менее 1,0 см, левое поле - 2,0 см, правое - 1,0 см и нижнее - не менее 1,0 см. При оформлении пояснительной записки на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 1,5 см, страницы, начиная со второй, нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Пояснительные записки имеют следующие реквизиты.

Наименование "Пояснительная записка" печатается от границы верхнего поля листа полужирным шрифтом с разбивкой и дополняется полным названием проекта документа, к которому она составляется, в дательном падеже, например, "Пояснительная записка к проекту постановления Администрации "О проведении субботника". Заголовок центрируется относительно самой длинной строки.

13.5.2. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 13 через межстрочный интервал одинарный.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте кратко излагаются суть и мотивы внесения проекта акта, его обоснование, и наличие разногласий, возможно текстово-табличное оформление пояснительной записки, например:

N п/п	Текст изменяемого акта с указанием его реквизитов	Текст акта после предлагаемых изменений

13.5.3. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписывающего пояснительную записку. Пояснительную записку подписывает начальник структурного подразделения Администрации или заместитель Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации подготовившие данный проект.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями, либо на одном уровне, если должности одинаковые.

Подписи отделяются одна от другой 2 межстрочными интервалами.

13.6. Правила подготовки и оформления положений (правил, инструкций)

13.6.1. Положение принимается, если необходимо установить системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписывает Глава Администрации (заместитель Главы Администрации), или как акты, утверждаемые Администрацией; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений (правил, инструкций) находится в ведении Администрации.

13.6.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Администрации.

13.6.3. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

13.6.4. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

13.6.5. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Администрации. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте рекомендуется использовать слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в приложении N 10.

13.7. Правила подготовки и оформления служебных писем

13.7.1. Оформление служебных писем

13.7.1.1. Служебные письма Администрации готовятся:

как ответы о выполнении поручений Губернатора, Правительства, министерств и управлений Пензенской области;

как исполнение поручений Губернатора и Правительства Пензенской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Администрации;

как сопроводительные письма к проектам решений Собрания представителей;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

13.7.1.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками структурных подразделений.

13.7.1.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; бланки писем, в соответствии с утвержденными формами, изготавливаются средствами электронно-вычислительной техники.

Верхнее поле письма устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,0 см, правое - 1,0 см и нижнее - не менее 1,0 см. При оформлении письма на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 1,5 см, страницы, начиная со второй, нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Обязательными реквизитами служебного письма являются дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись, отметку об исполнителе.

13.7.1.4. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Служебные письма регистрируются в ОКиУД, дата оформляется цифровым способом, номер служебного письма - это порядковый номер при регистрации в соответствующей группе документов.

13.7.1.5. В адресате указывается полное наименование должности, инициалы и фамилия лица, которому адресуется письмо. Многострочный адресат оформляется через один межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

13.7.1.6. Заголовок - должен раскрывать содержание письма, отвечать на вопрос "О чем?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, начинается от левой границы текстового поля.

13.7.1.7. Служебное письмо Администрации, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Администрация считает...", "Федеральное агентство рассмотрело...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица (Главы Администрации), то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через один межстрочный интервал.

13.7.1.8. Право подписи служебных писем устанавливается распоряжением о распределении полномочий между заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, положениями о структурных подразделениях Администрации, должностными инструкциями сотрудников.

Письма, направляемые в вышестоящие органы, прокуратуру, подписываются Главой Администрации или, по его поручению, Первым заместителем Главы Администрации.

Письма, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации или начальниками структурных подразделений Администрации в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности, его инициалы и фамилию.

13.7.1.9. Отметка об исполнителе письма содержит фамилию и инициалы его исполнителя, и реквизиты по которым с ним можно связаться (телефон, факс, электронную почту), печатается шрифтом размером N 11 в одну строку ниже подписи в левом нижнем поле письма.

13.7.1.10. Проект письма перед его подписью должен пройти процедуру согласования.

Образец оформления служебного письма приведен в приложении N 11.

13.7.2. Согласование письма (визирование)

13.7.2.1. Все письма, которые поступают на подпись Главе Администрации, заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации визируются соответствующими лицами.

13.7.2.2. В обязательном порядке согласование письма включает в себя визы (указаны по расположению снизу вверх):

исполнитель документа (автор текста);

начальник структурного подразделения, в котором работает исполнитель документа;

Если письмо подписывает Глава Администрации, то проект письма дополнительно визируют заместители Главы Администрации в соответствии с распределением полномочий и руководитель аппарата Администрации.

13.7.2.3. Исходящие письма, направляемые Администрацией города в правоохранительные органы, а также в государственные контролирующие и надзорные органы в обязательном порядке согласовываются с МУ "Правовое управление".

13.7.2.4. Согласование письма оформляется в нижнем углу от границы левого поля письма ниже подписи на экземпляре, который остается в деле Администрации шрифтом N 10-11, если недостаточно места - на обратной его стороне.

Оформлять согласование допускается в виде таблицы, которая состоит из двух колонок, количество строчек соответствует числу согласующих. В левой колонке пишутся фамилии исполнителя и согласующих, правая содержит их подписи. Фамилия исполнителя располагается в нижней строчке таблицы вместе с его координатами (номер телефона, факс, электронная почта).

Визирование писем в электронном виде осуществляется в рамках программы электронного делопроизводства "ЭСИДа".

13.7.3. Совместное письмо

Совместное письмо Администрации и другого органа оформляется на стандартных листах бумаги светлого фона формата А4 (210 x 297 мм), в соответствии с общими правилами оформления служебных писем, за следующим исключением:

- наименования организаций располагаются на одном уровне;

- дата совместного письма - единая, соответствует дате более поздней подписи;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе на каждом экземпляре письма;

- подписи руководителей одного уровня располагаются ниже текста на одном уровне. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

Количество экземпляров подписываемых писем должно соответствовать количеству сторон его подписавших.

13.8. Правила подготовки и оформления протоколов

13.8.1. Подготовка и оформление протоколов

13.8.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, в том числе посредством диктофона, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и пр.

13.8.1.2. Протоколы печатаются на бланке протокола или на общем бланке Администрации формата А4, шрифтом размером N 13.

Верхнее поле протокола устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,0 см, правое - 1,0 см и нижнее - не менее 1,0 см. При оформлении протокола на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 1,5 см, страницы протокола, начиная со второй, нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Протоколы имеют следующие реквизиты.

Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 16 и выравнивается по центру.

Вид совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола чертой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал одинарный.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

13.8.1.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

13.8.1.4. Протоколы, совещаний, проводимых Главой Администрации, регистрируются ОКиУД в "ЭСИДе" и доводятся до исполнителей в электронном виде.

Первые экземпляры протоколов вместе с представленными материалами: справками, докладами, ответами и т.д., хранятся в ОКиУД в соответствии с номенклатурой дел.

13.8.1.5. Протоколы совещаний, проводимых заместителями Главы Администрации, проходят регистрацию по группам.

13.8.1.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (поручений), принятых на совещаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (поручения) в пределах вопроса.

13.8.1.7. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью ОКиУД.

Принятые решения (поручения) могут оформляться в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью ОКиУД.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

13.8.1.7. Протоколы могут оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Образцы оформления полного и краткого протоколов приведены в приложениях NN 12, 13.

13.8.2. Полная форма протокола

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются следующие позиции, которые печатаются от границы левого поля:

Председатель или Председательствующий (инициалы, фамилия)

Секретарь (инициалы, фамилия)

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Вопрос печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Поручили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (поручение) - в тексте протокола печатается полностью; текст поручения строится по образцу постановляющей части муниципального акта.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (поручения).

13.8.3. Краткая форма протокола

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Главы Администрации города Заречного Пензенской области

Начальник Департамента образования города Заречного Пензенской области.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения (поручения). Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 13 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Поручения формулируются четко, они не должны допускать многозначного прочтения, могут оформляться в виде таблицы с указанием ответственного за исполнение и срока исполнения.

13.8.4. Совместный протокол

Совместный протокол совещания, проводимого Администрацией совместно с другим органом оформляется на стандартных листах бумаги светлого фона формата А4 (210 x 297 мм), в соответствии с правилами оформления протоколов, за следующим исключением:

- дата протокола - единая, соответствует дате проведения совещания;

- регистрационный номер протокола, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в подписи протокола на каждом экземпляре протокола;

- подписи руководителей располагаются одна под другой ниже текста протокола через два межстрочных интервала на одном уровне. При этом данные о наименовании организаций, подписавших протокол, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

Количество экземпляров подписываемых протоколов должно соответствовать количеству сторон его подписавших.

13.9. Правила подготовки и оформления актов

13.9.1. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию Главы Администрации, заместителя Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации.

Акты оформляются:

- на общем бланке Администрации, если являются внутренними документами Администрации;

- на бланке акта, с указанием юридического адреса Администрации, если акт является внешним документом.

13.9.2. Акты печатаются шрифтом размером N 13, через межстрочный интервал одинарный.

Верхнее поле акта устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,0 см, правое - 1,0 см и нижнее - не менее 1,0 см. При оформлении акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 1,5 см, страницы, начиная со второй, нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Акт имеет следующие реквизиты.

Наименование документа - слово АКТ печатается от границы верха бланка прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 с границы левого поля.

Дата и номер акта. Датой акта является дата события, она оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер акта оформляется арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола. Реквизиты печатаются от границы левого поля. Акты проходят регистрацию внутри групп.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение должностного лица, на какие-либо факты, события, действия. Вводная часть отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами.

Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии. При необходимости указываются должности, инициалы и фамилии присутствующих. Состав комиссии отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами.

В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения. Текст основной части отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами. Основная часть акта печатается через межстрочный интервал одинарный.

13.9.3. Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя комиссии, его инициалов и фамилии, и инициалов и фамилий членов комиссии, которые располагаются в алфавитном порядке, столбцом, ниже инициалов и фамилии председателя, через два межстрочных интервала.

13.9.4. Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение должностным лицом и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу. Гриф утверждения располагается в правом верхнем поле бланка и оформляется в установленном порядке.

Образец оформления акта приведен в приложении N 14.

13.10. Правила подготовки и оформления докладных и служебных записок

13.10.1. Докладная записка

13.10.1.1. Докладная записка составляется сотрудником Администрации в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

13.10.1.2. Докладные записки печатаются на бумаге светлого фона формата А4 или на общем бланке Администрации, шрифтом размером N 13, с межстрочным интервалом одинарный.

Верхнее поле докладной записки устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,0 см, правое - 1,0 см и нижнее - не менее 1,0 см. При оформлении докладной записки на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 1,5 см, страницы, начиная со второй, нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Наименование документа - слова Докладная записка печатаются от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру.

Датой докладной записки считается дата ее подписания и регистрации. Докладные записки регистрируются в ОКиУД, дата оформляется цифровым способом, номер докладной записки - это порядковый номер при регистрации в соответствующей группе документов.

В адресате указывается полное наименование должности, инициалы и фамилия лица, кому адресуется докладная записка. Многострочный адресат оформляется через один межстрочный интервал и центруется относительно самой диной строки.

Заголовок - должен раскрывать содержание докладной записки, отвечать на вопрос "О чем?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, центруется относительно левой и правой границ текстового поля. От предыдущего реквизита заголовок отделяется тремя межстрочными интервалами.

13.10.1.3. Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через один межстрочный интервал.

В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

13.10.1.4. Внутренние докладные записки подписываются составителем (автором).

Докладные записки, направляемые в вышестоящие органы (внешние), подписываются Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации и оформляются на бланке письма в соответствии с правилами подготовки служебного письма.

13.10.1.5. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности, структурного подразделения лица, составившего докладную записку, его инициалы и фамилию.

13.10.1.6. Допускается изменять межстрочные интервалы между реквизитами, если докладную записку необходимо разместить на одном листе.

13.10.2. Служебная записка

13.10.2.1. Служебная записка составляется сотрудником или начальником структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

13.10.2.2. Служебная записка оформляется на стандартном листе светлой бумаги формата А4 или общем бланке Администрации, шрифтом размером N 13, через межстрочный интервал одинарный и адресуется начальнику структурного подразделения или Главе Администрации (заместителю Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации).

Верхнее поле служебной записки устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,0 см, правое - 1,0 см и нижнее - не менее 1,0 см. При оформлении служебной записки на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 1,5 см, страницы, начиная со второй, нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

13.10.2.3. Наименование документа - слова Служебная записка печатаются от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру.

13.10.2.4. Датой служебной записки считается дата ее подписания и регистрации. Служебные записки регистрируются в ОКиУД, дата оформляется цифровым способом, номер служебной записки - это порядковый номер при регистрации в соответствующей группе документов.

13.10.2.5. В адресате указывается полное наименование должности, инициалы и фамилия лица, кому адресуется служебная записка. Многострочный адресат оформляется через один межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки.

13.10.2.6. Заголовок - должен раскрывать содержание служебной записки, отвечать на вопрос "О чем?". Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, центруется относительно левой и правой границ текстового поля. От предыдущего реквизита заголовок отделяется тремя межстрочными интервалами.

13.10.2.7. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей: обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через один межстрочный интервал.

13.10.2.8. Служебная записка подписывается составителем или начальником структурного подразделения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности и структурного подразделения лица, составившего служебную записку, его инициалы и фамилию.

Образцы оформления докладной и служебной записок приведены в приложениях NN 15, 16.

13.11. Правила подготовки и оформления договоров

13.11.1. Правила оформления договоров (соглашений)

13.11.1.1. Регистрацию договоров (соглашений) обеспечивает ОКиУД в системе "ЭСИДа".

Данное условие не распространяется: на кредитные договоры, которые регистрируются и хранятся в Финансовом управлении; на договоры: аренды, купли-продажи, залога, мены, дарения (пожертвования) муниципального имущества; содержания имущества казны, которые регистрируются и хранятся в Комитете по управлению имуществом.

Регистрационный номер проставляется на каждом экземпляре договора (соглашения). Договор регистрируется каждой из подписавших его сторон. Регистрационный номер каждой из сторон проставляется через косую черту в порядке указания авторов на договоре (слева направо). Дата у договора должна быть единой.

Датой регистрации договора считается дата его подписания последней стороной.

На каждом экземпляре договора должны стоять подписи каждой из сторон и печати данных организаций.

13.11.1.2. Право подписи договоров (соглашений) имеет Глава Администрации и заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации в соответствии с распределением полномочий.

Перед тем, как договор попадет на подпись, он проходит обязательную процедуру согласования.

Регулирует процесс согласование договора (соглашения), в соответствии с установленным порядком, отдел контроля и управления делами Администрации.

Согласованный договор передается на подпись. Подписывается каждый экземпляр документа. Количество экземпляров договоров (соглашений), передаваемых на подпись, соответствует количеству подписывающих сторон.

13.11.1.3. Один экземпляр полностью оформленного договора остается в ОКиУД, остальные экземпляры передаются сторонам, заключившим данный договор.

В случае необходимости оригиналы договоров предоставляются работникам Администрации (без выноса их из ОКиУД).

13.11.1.4. Если Администрация является не последней стороной, которая подписывает данный договор (соглашение), то в ОКиУД остаются его копия и лист согласования, а исполнитель данного договора обязан вернуть оригинал договора (соглашения) в ОКиУД после его подписания другими сторонами.

13.11.2. Согласование договоров (соглашений, контрактов)

13.11.2.1. Все проекты договоров (соглашений, контрактов), которые поступают на подпись, согласовываются с соответствующими должностными лицами в установленном порядке в электронном виде.

13.11.2.2. При согласовании договоров (соглашений, контрактов) применяется последовательный вид согласования.

13.11.2.3. Обязательными участниками согласования являются:

1) планово-экономический отдел Администрации (в части правильности определения цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);

2) отдел бухгалтерского учета (в части соответствия информации об объеме финансового обеспечения для осуществления закупок, утвержденном и доведенном до сведения заказчика, содержащихся в планах графиках);

3) МУ "Правовое управление";

4) отдел контроля и управления делами Администрации;

5) руководитель аппарата Администрации.

13.11.2.4. Договор (соглашение, контракт) может содержать дополнительные визы согласования в зависимости от тематики затрагиваемых в нем вопросов. При этом последовательность согласования выглядит следующим образом:

1) планово-экономический отдел Администрации;

2) отдел бухгалтерского учета

3) МУ "Правовое управление";

4) Финансовое управление;

5) заместитель Главы Администрации по контролируемым и координируемым вопросам;

6) заместитель Главы Администрации по вопросам экономики, финансов и развития предпринимательства;

7) отдел контроля и управления делами Администрации;

8) руководитель аппарата Администрации.

13.11.2.5. Отдел бухгалтерского учета Администрации осуществляет контроль ограничения годового объема закупок на сумму, не превышающую ста тысяч рублей, который с учетом ранее заключенных договоров (контрактов), не должен превышать два миллиона рублей или не должен превышать пять процентов совокупного годового объема закупок Администрации и не должен составлять более чем пятьдесят миллионов рублей.

13.11.3. Порядок проведения проверки экономической обоснованности расчетов, производимых Администрацией города Заречного с контрагентами по заключенным договорам (контрактам)

13.11.3.1. Проверка экономической обоснованности расчетов, производимых Администрацией города Заречного с контрагентами по заключенным договорам (контрактам) возлагается на планово-экономический отдел Администрации города Заречного.

13.11.3.2. Перечень документов, необходимых для проверки экономической обоснованности расчетов, производимых Администрацией города Заречного с контрагентами по заключенным договорам (контрактам) должен содержать следующую информацию:

а) реквизиты договора (контракта);

б) финансово-экономическое обоснование с расшифровкой по статьям затрат.

При необходимости (в случае представления информации недостаточной для принятия решения) планово-экономический отдел вправе запрашивать дополнительную информацию к представленным договорам (контрактам).

13.11.3.3. Срок рассмотрения представленных документов составляет не менее трех рабочих дней. При выявлении неточностей в расчетах, документы возвращаются для устранения замечаний, при этом срок рассмотрения, документов увеличивается на количество дней нахождения документов на доработке.

13.11.3.4. Конечными результатами проверки экономической обоснованности расчетов является заключение планово-экономического отдела Администрации города Заречного.

13.11.3.5. Оплата по заключенным договорам (контрактам) до положительного заключения планово-экономического отдела Администрации города Заречного производиться не может.

13.12. Правила подготовки и оформления телеграмм

13.12.1. Телеграмма (телефонограмма) - это разновидность переписки, которая используется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Телеграмма (телефонограмма) готовится исполнителем по поручению должностного лица, печатается на бумаге светлого фона формата А4 или А5, прописными буквами шрифтом размером N 13, с межстрочным интервалом одинарный.

Верхнее поле телеграммы (телефонограммы) не менее - 1,0 см, левое поле - 2,0 см, правое - 1,0 см и нижнее - не менее 1,0 см.

13.12.2. Телеграмма имеет следующие основные реквизиты: отметку о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается); отметку о виде телеграммы (срочная); адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата; текст; регистрационный номер; дату; подпись, отметку об исполнителе.

Отметка о категории срочности печатается в правом верхнем поле листа прописными буквами.

Название "Телеграмма" печатается прописными буквами полужирным шрифтом с разбивкой и центруется относительно левой и правой границ текстового поля.

Адрес, должность, фамилия, инициалы адресата печатаются прописными буквами начиная от границы левого поля через межстрочный интервал - через три межстрочных интервала от предыдущего реквизита.

Через два межстрочных интервала от адресата печатается текст телеграммы.

Текст телеграммы должен быть четким и кратким, в нем отсутствуют предлоги, вместо знака "точка" ставится "ТЧК", вместо знака "запятая" ставится "ЗПТ" и т.п.

Текст телеграммы отделяется от реквизитов подпись, регистрационный номер и дата сплошной чертой.

Телеграмму подписывает Глава Администрации (заместитель Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации).

Подпись телеграммы состоит из наименования должности, инициалов и фамилии подписывающего. На подпись ставится печать.

Отметка об исполнителе ставится в левом нижнем поле телеграммы строчными буквами шрифтом размером N 11, и состоит из фамилии исполнителя телеграммы.

Исполнитель регистрирует телеграмму в ОКиУД и отправляет ее по телефону посредством телеграфа.

Телеграмма готовится и подписывается в двух экземплярах. Один экземпляр остается в деле ОКиУД, второй передается в отдел бухгалтерского учета.

Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 17.

13.13. Правила подготовки и оформления телефонограмм

13.13.1. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях и т.п.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование организации-адресата; название вида документа; дата и время передачи (приема); адресат; текст; подпись; указание должностей и ФИО лиц, принявших и передавших телефонограмму; номера телефонов организаций, передавших и получивших телефонограмму.

13.13.2. В Администрации за прием, передачу и регистрацию телефонограмм в системе "ЭСИДа" отвечают работники приемных Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации.

При приеме телефонограммы необходимо записать: название организации и номер ее телефона; текст телефонограммы; должности, имена, отчества и фамилии лиц, подписавших и передавших телефонограмму; дату и время приема.

Во избежание неточностей или ошибок принимающему телефонограмму необходимо повторить записанный текст телефонограммы передающему лицу. При этом указываются все знаки препинания.

13.13.3. При передаче телефонограммы вначале указывается название организации - Администрация и телефон (телефон приемной), вид документа; после передачи текста записывается должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, то к ней прилагается список этих организаций и номеров их телефонов.

13.13.4. Отправляемые и получаемые телефонограммы проходят регистрацию в электронных журналах системы "ЭСИДа". Им присваивается порядковый номер и дата. Датой телефонограммы считается дата ее подписания или получения. Осуществляет регистрацию телефонограмм работник приемной.

13.13.5. Полученная и зарегистрированная телефонограмма передается Главе Администрации, заместителю Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации, - должностному лицу, на чье имя она поступила.

Должностное лицо знакомится с телефонограммой, наносит на нее резолюцию и возвращает в приемную.

13.13.6. Работник приемной доводит телефонограмму до исполнителей в соответствии с резолюцией. Исполненная телефонограмма подшивается им в дело и хранится в течение года в соответствие с номенклатурой дел.

13.13.7. Телефонограмма составляется сотрудником Администрации по поручению должностного лица на листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.

Название "Телефонограмма" печатается прописными буквами полужирным шрифтом с разбивкой и центруется относительно левой и правой границ текстового поля.

Через два межстрочных интервала от реквизита "дата" печатается столбцом список адресатов через межстрочный интервал, он состоит из фамилии и инициалов должностного лица, которому адресована телефонограмма, или названия организации-адресата.

Через три межстрочных интервала от адресата печатается текст телефонограммы.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, четким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению.

Текст телефонограммы отделяется от реквизита подпись двумя межстрочными реквизитами.

Телефонограмма подписывается Главой Администрации, заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации.

Подпись телефонограммы состоит из наименования должности, инициалов и фамилии подписывающего.

13.13.8. Телефонограмма отправляется адресатам сотрудником приемной посредством телефона или факса.

Телеграмма готовится и подписывается в одном экземпляре, который хранится в приемной в соответствии с номенклатурой дел.

Образец оформления телефонограммы приведен в приложении N 18.

XIV. Организация документооборота и исполнения документов

14.1. Ведение делопроизводства и организация документооборота

14.1.1. Общее делопроизводство в Администрации ведется централизованным способом: прием и регистрация входящих, исходящих документов, в том числе обращений граждан, актов Администрации осуществляется ОКиУД.

ОКиУД формирует пакеты документов для рассмотрения их Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации.

Делопроизводство по кадровой работе осуществляется специалистами сектора муниципальной службы и кадров отдела контроля и управления делами.

Секретное делопроизводство ведется специалистом отдела защиты информации и секретного делопроизводства.

Комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав и административная комиссия ведут самостоятельное делопроизводство.

14.1.2. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации возлагается на начальников структурных подразделений.

14.1.3. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в подразделении.

14.1.4. Работа с секретными документами, документами ограниченного доступа, а также обработка секретной информации и информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

14.1.5. Ознакомление с документами, их распределение по непосредственным исполнителям производится начальником структурного подразделения в день их поступления в подразделение.

14.1.6. Начальник подразделения определяет порядок рассмотрения поступивших документов и осуществляет контроль за их исполнением.

В первую очередь рассматриваются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения.

14.1.7. Поступающие в Администрацию документы исполняются в сроки, установленные законодательством, и определенные резолюцией Главы Администрации (заместителя Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации).

Документ снимается с контроля руководителем, давшим задание на его исполнение (Глава Администрации, заместитель Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации). На документе ставится надпись "исполнено", дата и подпись руководителя.

14.1.8. Документы Администрации оформляются на бланках установленной формы. Бланки, используемых документов в Администрации, утверждаются распоряжением Администрации.

14.1.9. Хранение документов, подписанных Главой Администрации, заместителями Главы Администрации, с материалами по их рассмотрению, обеспечивает отдел контроля и управления делами в соответствии с номенклатурой дел.

Специалисты отдела контроля и управления делами раз в месяц проводят сверку наличия документов в подразделениях со сведениями, занесенными в журналы регистрации, составляют сводку о ходе работы подразделений с документами, которую докладывают руководителю аппарата Администрации.

14.2. Организация доставки документов

14.2.1. Доставка документов в Администрацию осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Администрацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

14.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

14.3. Прием, обработка и распределение поступающих (входящих) документов

14.3.1. Документы, поступающие в Администрацию на бумажных и электронных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

14.3.2. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются в общем порядке ОКиУД, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

14.3.3. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется в приемной Главы Администрации, заместителя Главы Администрации или руководителя аппарата Администрации и оперативно передается руководителю, которому она адресована. Резолюция руководителя по телефонограмме заносится в "ЭСИДу" и доставляется исполнителям сотрудником приемной

14.3.4. Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, передаются в ОКиУД и регистрируются в общем порядке, передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель.

14.3.5. Прием, первичная обработка документов, предварительное рассмотрение, регистрация, и доставка исполнителям осуществляются сотрудниками ОКиУД.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

В случае отсутствия подписи на документе, ее несоответствия занимаемой должности или отсутствия приложений к документу (если по тексту есть ссылка на приложения) документ возвращается отправителю. При сильном повреждении конверта, в котором находился документ, сотрудниками ОКиУД делается опись вложений, находящихся в нем документов.

Конверты с пометкой "лично", "только в руки" и т.п. не вскрываются. В этом случае регистрируется конверт, регистрационный номер ставится на конверте.

Конверты после вскрытия не уничтожаются в случаях личных и доплатных вложений; когда корреспондентом является суд; когда только по конверту можно определить адрес корреспондента или возникает вопрос относительно сроков отправления документов.

14.3.6. При поступлении в Администрацию документов на электронных носителях (по электронной почте или по системе "ЭСИДа") сотрудниками ОКиУД проверяется читаемость документа, наличие: реквизитов организации на бланке документа, даты и регистрационного номера, фамилии подписавшего документ, наличие приложений. В противном случае документ возвращается отправителю.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде соответствуют правилам обработки документов на бумажных носителях.

14.3.7. На поступившем документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование Администрации, дату и регистрационный номер.

Дата регистрации входящего документа - это дата его поступления в ОКиУД.

14.3.8. Руководителю аппарата Администрации предоставлено право рассмотрения документов по вопросам, требующим срочного решения, в отсутствии Главы Администрации или заместителя Главы Администрации.

14.3.9. Документы, поступившие в Администрацию города и не требующие принятия управленческого решения по их исполнению, ОКиУД направляет для рассмотрения в соответствующие подразделения исполнительных органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений.

Структурные подразделения готовят по данным документам проекты документов, которые в установленном порядке докладываются Главе Администрации (заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации в соответствии с распределением полномочий).

14.3.10. Документы, адресованные руководству Администрации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются ОКиУД, а затем направляются адресатам.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания и на основании установленного в Администрации распределения обязанностей между заместителями Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации и в соответствии с настоящим Регламентом.

Поступившие документы передаются заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации по мере поступления в течение рабочего дня через приемную.

Главе Администрации папка с почтой передается на рассмотрение каждый день в первой половине дня.

14.3.11. Рассмотренные руководством документы возвращаются в ОКиУД, где в регистрируемые электронные системы вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Резолюция руководителя на документе должна точно определять характер поручения, сроки, ответственных исполнителей, включать в себя подпись руководителя и дату.

Обработка документов осуществляется до двух рабочих дней со дня возврата их от Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации).

Документы попадают исполнителям по системе электронного документооборота "ЭСИДа".

Документы (объемом более 30 листов) могут доставляться исполнителям на бумажном носителе.

На знакомство с документом на бумажном носителе отводится до трех рабочих дней (в зависимости от объема документа) с момента его получения.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

14.3.12. Ответственным за организацию исполнения и исполнение документа в указанные сроки является лицо, указанное в резолюции первым.

Соисполнители в установленные ответственным за организацию исполнения сроки и по его требованию предоставляют ему необходимые материалы или по его поручению готовят документ-ответ.

Ответственный за исполнение и соисполнители в равной мере отвечают за своевременное и качественное исполнение документа.

14.3.13. Документы берутся ОКиУД на контроль. Контроль осуществляется в соответствии с главой 1.4 данного Регламента.

14.3.14. На исполненных документах исполнителем ставится отметка об их исполнении. На документах ознакомительного (информационного) характера ставятся подписи ознакомившихся работников Администрации и дата ознакомления.

14.4. Организация обработки и передачи отправляемых (исходящих) документов

14.4.1. Порядок прохождения и исполнения исходящих документов в Администрации включает в себя подготовку проекта письма, его согласование, подписание, регистрацию и отправку. Проекты писем на бумажном и электронном носителях оформляются одинаково.

В Администрации письма оформляются на угловых и продольных бланках Главы Администрации, угловых и продольных бланках Администрации.

На бланках Главы Администрации оформляются письма за подписью Главы Администрации или исполняющего обязанности Главы Администрации. Письма за подписью заместителей Главы Администрации и начальников структурных подразделений оформляются на бланках Администрации города.

14.4.2. Проект письма должен обязательно содержать визы согласования исполнителя, начальника структурного подразделения, в котором работает исполнитель, в случае необходимости другие подписи в соответствии с настоящим Регламентом.

14.4.3. Подписанный экземпляр письма Главой Администрации, заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации с согласующими подписями на бумажном носителе хранится в ОКиУД в соответствии с номенклатурой дел.

Письма, подписанные начальниками структурных подразделений, хранятся в структурных подразделениях Администрации в соответствии с номенклатурой дел.

14.4.4. Заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации подписывают исходящие документы: письма, правовые акты Администрации, в соответствии с распоряжением Администрации о распределении полномочий между заместителями Главы Администрации и руководителем аппарата Администрации.

Начальники структурных подразделений подписывают письма в соответствии с их компетенцией. Письма, направляемые в Правительство РФ, Государственную Думу РФ, Министерства, федеральные агентства, службы и управления РФ, Губернатору, Правительство Пензенской области, аппарат Правительства Пензенской области, Законодательное Собрание Пензенской области, начальники структурных подразделений подписывать не имеют права.

14.4.5. Если проект письма, готовится как ответ на полученный запрос, то письмо-запрос должно быть обязательно приложено исполнителем к проекту письма-ответа, а в угловом штампе письма-ответа делается ссылка на номер и дату письма-запроса.

14.4.6. Документы на подпись Главе Администрации формирует ОКиУД. Работники отдела проверяют правильность оформления документов, в том числе: наличие адресата, оформление адреса, отметку о наличие приложений в тексте письма, наличие приложений, соответствие количества экземпляров письма количеству адресатов, наличие и полноту согласующих виз, стиль письма и грамматику написания и т.п.

Документы, оформленные с ошибками, возвращаются исполнителям.

14.4.7. Письма, подписанные Главой Администрации, заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации, начальником структурного подразделения, проходят регистрацию в ОКиУД. Регистрация и отправка писем осуществляется в системе "ЭСИДа".

14.4.8. Письма в необходимых случаях могут отправляться: в конверте, факсом, электронной почтой. Дополнительный выбор вида отправки писем делает исполнитель. За отправку писем отвечают работники ОКиУД.

Документы для отправки передаются в ОКиУД полностью оформленными, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.

По каналам электрической связи происходит отправка документов адресатам, являющимися пользователями ЭСИДы, или с которыми имеются соглашения о передаче документов по другим каналам электросвязи.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ОКиУД в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

14.4.9. Телеграммы отправляются их исполнителями по телефону телеграфа.

14.4.10. С помощью средств электрической связи, расположенных в приемных Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации осуществляется передача факсограмм, телефонограмм.

14.4.11. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника ОКиУД.

14.5. Организация прохождения внутренних документов

14.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

14.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в ОКиУД, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

14.5.3. Экземпляры подписанных Главой Администрации и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. Рассылка осуществляется посредством "ЭСИДы".

14.5.4. К внутренней переписке относятся докладные и служебные записки, которые подлежат обязательной регистрации ОКиУД в системе электронного делопроизводства "ЭСИДа".

Рекомендуется внутреннюю переписку осуществлять посредством электронной связи через "ЭСИДу", без бумажного носителя.

Исполнитель в "ЭСИДе" заполняет регистрационную карту в базе внутренних документов, вкладывает в нее электронный образ документа и отправляет в ОКиУД, который регистрирует документ и отправляет адресату, при этом ОКиУД отслеживает все связи документа (ответ-запрос) и выставляет их в ЭСИДе.

14.6. Основные правила приема и отправки документов по каналам факсимильной связи и электронной почты

14.6.1. Факсимильная связь и электронная почта в Администрации являются средствами оперативной передачи документов организациям, не являющимся пользователями системы электронного делопроизводства "ЭСИДа".

Документы, отправляемые по факсимильной связи и электронной почте, оформляются аналогично служебному письму в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Использование сотрудниками Администрации данных каналов в личных целях не допускается; не разрешается передача по ним документов, содержащих государственную или служебную тайну.

За качество принятых сообщений работник, принявший факс или электронную почту, ответственности не несет.

Документы, отправляемые и поступающие по каналам факсимильной связи и электронной почты, не имеют юридической силы, они должны быть подтверждены официальными письмами.

14.6.2. Прием и передача документов по каналам факсимильной связи осуществляется работником приемной.

14.6.3. Официальный адрес электронной почты Администрации для приема и передачи документов adm@zarechny.zato.ru - находится в ОКиУД. Допускается отправка почтовой корреспонденции с других адресов.

14.6.4. Факсимильные сообщения и электронная почта, поступившие на имя Главы Администрации, заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации передаются в ОКиУД, где проходят обработку (регистрация), как и вся другая входящая корреспонденция.

14.6.5. Документ, отправляемый факсимильной связью, должен быть зарегистрирован в ОКиУД. Номер факса адресата для его передачи предоставляется исполнителем документа. В случае успешной передачи документа, в дело подшивается листок, подтверждающий его отправку.

14.6.6. Документ, отправляемый электронной почтой, должен быть зарегистрирован в ОКиУД.

14.7. Учет количества документов

14.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ "ЭСИДы" по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются ОКиУД и представляются Главе Администрации (руководителю аппарата Администрации).

14.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в Администрации системы учета документов.

Учет количества документов может проводиться по Администрации в целом или по отдельным структурным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение N 19 - примерное). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).

14.8. Работа исполнителей с документами

14.8.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Главой Администрации (заместителем Главы Администрации, руководителем аппарата Администрации) или начальниками структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, в случае необходимости тиражирует документ. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит рассылочный лист.

14.8.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

14.9. Техническая подготовка документов

14.9.1. Набор и оформление документов

14.9.1.1. Контроль оформления проектов документов в соответствии с правилами делопроизводства осуществляет отдел контроля и управления делами Администрации.

14.9.1.2. Исполнитель осуществляет техническую подготовку документа - его набор на компьютере и отвечает за соблюдение требований установленных к его составлению, оформлению и согласованию.

14.9.1.3. Контроль за своевременной подготовкой и набором поздравительных открыток, Благодарственных писем Главы Администрации соответствующим органом осуществляет МАУ "Управление общественных связей".

14.9.1.4. Контроль за своевременной подготовкой и набором Почетных грамот и Благодарностей Главы Администрации соответствующим органом осуществляет сектор муниципальной службы и кадров отдела контроля и управления делами.

14.9.2. Размножение и сканирование документов

14.9.2.1. Размножение, сканирование документов осуществляют сотрудники отделов в случае служебной необходимости. Для этих целей они используют оргтехнику, находящуюся в Администрации.

14.9.2.2. Не рекомендуется размножение лишних экземпляров.

14.9.3. Работа с печатями и штампами

14.9.3.1. Регистрация, учет, организация выдачи и хранения, списания и уничтожения печатей и штампов возлагается на отдел защиты информации и секретного делопроизводства Администрации.

Администрация изготавливает печати и штампы в полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих выданные в установленном порядке лицензии на этот вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

14.9.3.2. Отдел защиты информации и секретного делопроизводства заказывает изготовление печатей и штампов, а также изготовление металлических печатей для опечатывания помещений (сейфов, металлических шкафов, рабочих комнат и т.п.) в соответствии с заявками структурных подразделений.

Заявки подписываются руководителем аппарата Администрации. В заявке указываются лица, ответственные за получение и хранение данных печатей и штампов в отделе.

14.9.3.3. Вновь изготовленные печати и штампы регистрируются в отделе защиты информации и секретного делопроизводства в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

При регистрации (учете) печатей (штампов) в журнале ставятся оттиски (образцы) печатей (штампов), а также по каждой печати (штампу) записываются:

номер и дата сопроводительного письма, в соответствии с которым они были изготовлены;

дата и номер наряда, по которому выдана печать (штамп);

дата регистрации;

дата выдачи;

кому выдана, с указанием структурного подразделения, должности, фамилии и инициалов; подпись лица, получившего (ответственного за хранение).

При возврате (изъятии) печати или штампа в журнале ставится дата сдачи и подпись ответственного за ведение журнала. В случае уничтожения (списания) печати (штампа) в журнале по каждому образцу ставится дата и номер акта на уничтожение.

14.9.3.4. Хранение печатей и штампов осуществляется в сейфах. Металлические номерные печати хранятся у сотрудников Администрации, за которыми они закреплены. Запрещается передача их во временное пользование другим лицам.

Проверка наличия, порядка хранения печатей и штампов проводится не реже одного раза в год ответственным сотрудником отдела защиты информации и секретного делопроизводства.

По каждому факту утраты печатей и штампов проводится комиссионное служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченных печатей и штампов.

14.9.3.5. Уничтожение печатей и штампов Администрации города производится отделом защиты информации и секретного делопроизводства с составлением акта. Основаниями для уничтожения печати (штампа) являются износ или повреждение печати (штампа), ликвидация (переименование) структурного подразделения Администрации, указания вышестоящих органов и др.

Акты на уничтожение печатей (штампов) утверждаются руководителем аппарата Администрации.

Уничтожение мастичных печатей и штампов производится сжиганием или измельчением, металлических - путем спиливания всего текста, прессования либо уничтожения другим способом.

14.9.3.6. Ответственность за использование печатей и штампов в Администрации возлагается на руководителей структурных подразделений. Право использования печатей и штампов в структурных подразделениях предоставляется лицам на основании функциональных обязанностей, утвержденных должностной инструкцией.

14.9.3.7. В Администрации имеются три больших печати Администрации (с изображением герба города): две большие и одна малая, предназначенные для заверения особо важных, в том числе финансовых документов, и ряд печатей установленного образца.

Большая печать Администрации и большая печать, выполненная в карманном варианте, хранятся в ОКиУД.

В случае необходимости, большая печать, выполненная в карманном варианте, выдается Главе Администрации (заместителям Главы Администрации, руководителю аппарата Администрации).

Малая печать Администрации хранится в секторе муниципальной службы и кадров ОКиУД и используется для оформления удостоверений.

14.9.3.8. Глава Администрации (заместители Главы Администрации, руководитель аппарата Администрации) могут иметь факсимиле, которые хранят лично.

14.9.3.9. Структурные подразделения Администрации имеют отдельные штампы, необходимые для оформления документов Администрации.

14.9.4. Использование клише с факсимильным изображением подписи

14.9.4.1. В Администрации города могут использоваться клише с факсимильным изображением подписей Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации).

14.9.4.2. Регистрация, учет, организация выдачи и хранения, списания и уничтожения клише с факсимильным изображением подписи возлагается на отдел защиты информации и секретного делопроизводства Администрации и осуществляется в соответствии с главой 5.3 настоящего Регламента.

14.9.4.3. Оттиском клише с факсимильным изображением соответствующей подписи Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации) разрешается заверять в текущей деловой переписке:

- поздравительные и приветственные адреса, открытки, письма и телеграммы;

- документы справочно-информационного характера: приглашения, справки, извещения и др.;

- входящие документы, направляемые от имени Главы Администрации (заместителя Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации) должностным лицам Администрации для сведения или учета в работе;

- документы, имеющие идентичное содержание, но предназначенные для отправки разным адресатам (при условии подписания оригинала должностным лицом);

- другие документы по прямому указанию Главы Администрации (заместителей Главы Администрации, руководителя аппарата Администрации);

- копии подписанных в установленном порядке документов.

14.9.4.4. Запрещается применять оттиск клише с факсимильным изображением подписи при выдаче доверенностей, подписании платежных документов и других документов, имеющих финансовые последствия, а также использовать указанные клише при оформлении подлинников всех документов.

14.9.4.5. Об утере клише с факсимильным изображением собственноручной подписи необходимо незамедлительно поставить в известность руководителя аппарата Администрации, который проводит служебное расследование по данному факту.

14.9.4.6. Пришедшие в негодность, утратившие значение штампы с факсимильным изображением с подписи передаются в отдел защиты информации и секретного делопроизводства для уничтожения в установленном порядке.

XV. Поисковая система по документам

15.1. Регистрация документов

15.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме в "ЭСИДе", фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

15.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

К нерегистрируемым документам относятся: бухгалтерские документы; счета; информационные и коммерческие материалы; благодарственные, поздравительные открытки, письма и телеграммы; телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков; рекламные извещения, плакаты; учебные планы, графики; документы избирательных комиссий; статистические сведения.

Нерегистрируемые документы передаются по назначению. Остальные документы проходят регистрацию.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

15.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, не проставляется.

15.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

15.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится ОКиУД.

Телефонограммы, передаваемые или принимаемые регистрируются в приемных Администрации.

15.1.6. Документы регистрируются посредством регистрационно-контрольных форм в системе электронного делопроизводства "ЭСИДа".

15.1.7. Регистрационный номер создаваемого документа состоит из порядкового номера, который дополняется цифровыми индексами: должностного лица, подписавшего документ, структурного подразделения и исполнителя. Цифровые индексы отделяются друг от друга тире, а от порядкового номера косой чертой.

15.1.8. Для упорядочивания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

15.1.9. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа.

15.2. Организация поисковой системы по документам

15.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Администрации создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.

15.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему "ЭСИДы", которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

15.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.

15.2.4. Эффективность работы поисковой системы "ЭСИДы" достигается путем разработки классификационных справочников:

классификатора вопросов деятельности Администрации;

классификатора видов документов;

классификатора корреспондентов;

классификатора резолюций;

классификатора исполнителей;

классификатора результатов исполнения документов;

номенклатуры дел.

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

15.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

15.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Администрации.

XVI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Министерства культуры и архива Пензенской области и уполномоченного органа местного самоуправления в области архива.

16.1. Составление номенклатур дел

16.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

16.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом ЗАТО г. Заречного, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации, их виды, состав и содержание.

16.1.3. В Администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 20) и сводная номенклатура дел Администрации (приложение N 21).

16.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 01 декабря текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписывается начальником структурного подразделения и представляется в ОКиУД.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в ОКиУД.

16.1.5. Сводная номенклатура дел составляется ОКиУД на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи уполномоченного исполнительного органа местного самоуправления в области архива.

16.1.6. Сводная номенклатура дел Администрации подписывается начальником ОКиУД, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) Администрации, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Министерства культуры и архива Пензенской области и утверждается (не позднее конца текущего года) распоряжением Администрации. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Министерства культуры и архива Пензенской области не реже одного раза в 5 лет, если не было существенных изменений в функциях и структуре Администрации.

16.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

16.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел ОКиУД. Второй используется ОКиУД в качестве рабочего. Третий - применяется уполномоченным органом местного самоуправления в области архива.

16.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

16.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации.

16.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации.

16.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

16.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

"Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

"Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

"Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

"Годовые планы финансовых мероприятий.

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с исполнительным органом местного самоуправления в области архивов срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган местного самоуправления для продолжения и др.

16.1.14. Если в течение года в Администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

16.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

16.2. Формирование и оформление дел

16.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

16.2.2. Дела формируются в Администрации, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

16.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок быть сформированы в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

16.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется ОКиУД.

16.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

16.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, законов Пензенской области.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу, распоряжений по кадрам.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

16.2.7. Дела Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками ОКиУД и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем органа местного самоуправления в области архива.

16.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 22); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

16.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Администрации (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Администрации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела, - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Администрации, согласованной с ЭПК; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

16.2.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архива (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов уполномоченного органа местного самоуправления в области архивов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

16.2.11. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

16.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

16.3. Организация оперативного хранения документов

16.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

16.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя ОКиУД. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы Администрации или руководителя аппарата Администрации по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы Администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

XVII. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Администрации являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности, в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в муниципальный архив.

Для хранения документов, относящихся к муниципальной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в уполномоченный орган местного самоуправления в области архива, образует архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в уполномоченный орган местного самоуправления в области архива включает работу ОКиУД и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

17.1. Экспертиза ценности документов

17.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в муниципальный фонд.

17.1.2. Экспертиза ценности документов в Администрации на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

17.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).

17.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается распоряжением Администрации.

17.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством органа местного самоуправления в области архива.

17.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

17.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации.

17.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

17.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

17.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

17.1.11. В Администрации в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ОКиУД. По этим описям документы сдаются в архив.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации, по которой они сдают дела на муниципальное хранение в уполномоченный орган местного самоуправления в области архива.

17.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 25) и представляются в архив не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

17.1.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

17.1.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

17.1.15. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем ОКиУД и утверждается руководителем структурного подразделения.

17.1.16. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

17.1.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 26) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Администрации одновременно. Согласованные ЭК Администрации акты утверждаются руководителем аппарата Администрации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) уполномоченного органа местного самоуправления в области архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

18.1.18. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей Администрации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

17.2. Подготовка и передача документов в архив

17.2.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

17.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

17.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

17.2.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному распоряжением Администрации.

17.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

17.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником уполномоченного исполнительного органа местного самоуправления в области архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, принявшего дела, и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

17.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

<< Назад		Приложение >> N 1. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации
	Содержание Распоряжение администрации г. Заречного Пензенской области от 1 декабря 2014 г. N 272 "Об утверждении Регламента работы Администрации...

Приложение. Регламент работы администрации и взаимодействия с иными органами местного самоуправления города Заречного

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

Приложение N 1. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации

Приложение N 2. Структура плана работы

Приложение N 3. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Приложение N 4. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Приложение N 5. Лист согласования к проекту постановления

Приложение N 6. Образец оформления постановления

Приложение N 7. Образец оформления распоряжения

Приложение N 8. Образец оформления изменений в разрешение на строительство, ввод объекта в эксплуатацию

Приложение N 9. Образец оформления проекта решения Собрания представителей (по согласованию)

Приложение N 10. Положение о (наименование структурного подразделения)

Приложение N 11/1. Образец оформления письма на угловом бланке

Приложение N 11/2. Образец оформления письма на продольном бланке

Приложение N 12. Образец оформления полного протокола

Приложение N 13/1. Образец оформления краткого протокола (вариант 1)

Приложение N 13/2. Образец краткого протокола (вариант 2)

Приложение N 14. Образец оформления акта

Приложение N 15. Образец оформления докладной записки

Приложение N 16. Образец оформления служебной записки

Приложение N 17. Телеграмма

Приложение N 18. Телефонограмма

Приложение N 19. Справка об объеме документооборота

Приложение N 20. Номенклатура дел структурного подразделения

Приложение N 21. Сводная номенклатура дел Администрации

Приложение N 22. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 23. Лист-заверитель дела

Приложение N 24. Внутренняя опись документов дела

Приложение N 25. Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение N 26. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас