Приложение 3. Порядок организации работы с делами лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки многодетных семей в Республике Хакасия

ГАРАНТ:

В настоящее приложение внесены изменения следующими документами:

Приказ Министерства социальной защиты Республики Хакасия

Текст приложения приводится без учета названных изменений

Приложение 3
к приказу Министерства
социальной защиты
Республики Хакасия
от 27 сентября 2018 г. N 709д

Порядок
организации работы с делами лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки многодетных семей в Республике Хакасия

1. Общие положения

Порядок организации работы с делами лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки многодетных семей в Республике Хакасия (далее - Порядок) разработан в соответствии с Законом Республики Хакасия от 08.07.2011 N 64-ЗРХ "О дополнительных мерах социальной поддержки многодетных семей в Республике Хакасия" , постановлением Правительства Республики Хакасия от 11.04.2012 N 232 "Об утверждении Правил подачи заявления о распоряжении средствами (частью средств) республиканского материнского (семейного) капитала и Правил направления средств (части средств) республиканского материнского (семейного) капитала" (далее - правил), постановлением Правительства Республики Хакасия от 19.01.2012 N 19 "О сертификате на республиканский материнский (семейный) капитал" и устанавливает единый порядок формирования, учета и хранения дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки многодетных семей в Республике Хакасия (далее - дела).

2. Формирование и оформление дела

2.1. Формирование дела осуществляется на основании принятого государственным казенным учреждением Республики Хакасия - управлением социальной поддержки населения города или района (далее - управление социальной поддержки населения) заявления о выдаче республиканского сертификата на материнский (семейный) капитал, зарегистрированного в журнале регистрации заявлений о выдаче сертификата (его дубликата) на республиканский материнский (семейный) капитал и решений, принятых по ним управлением социальной поддержки населения.

2.2. Формирование дела осуществляется сотрудником управления социальной поддержки населения по месту постоянного проживания на территории Республики Хакасия лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки, и (или) их законных представителей.

2.3. Формирование дела осуществляется на бумажных носителях.

2.4. На обложке дела (приложение 1) указываются следующие реквизиты:

наименование управления социальной поддержки населения;

номер дела;

страховой номер индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования;

фамилия, имя, отчество лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки, его адрес места жительства;

дата выдачи и номер республиканского сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал.

2.5. На каждое лицо, имеющее право на дополнительные меры социальной поддержки, формируется одно дело.

2.6. Присвоение делу соответствующего номера производится после принятия управлением социальной поддержки населения решения о выдаче либо об отказе в выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал.

2.7. Все листы дела нумеруются.

2.8. В дело приобщаются копии документов, верность которых засвидетельствована в установленном порядке либо управлением социальной поддержки населения.

2.9. При заверении управление социальной поддержки населения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись или штамп "Верно" ; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.

2.10. При установлении наличия (отсутствия) права на дополнительные меры социальной поддержки в дело приобщаются:

а) решение о выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал (решение об отказе в выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал);

б) заявление о выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал;

в) документы (копии документов) заявителя:

удостоверяющие личность, место жительства лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки;

подтверждающие принадлежность к гражданству Российской Федерации ребенка, в связи с рождением (усыновлением) которого возникло право на дополнительные меры социальной поддержки;

удостоверяющие личность, место жительства (пребывания) или фактического проживания и полномочия законного представителя или доверенного лица, в случае обращения с заявлением через представителя;

подтверждающие рождение (усыновление) детей;

подтверждающие смерть родителей (усыновителей) или единственного родителя (усыновителя), объявление их умершими, лишение родительских прав, совершение ими в отношении ребенка (детей) умышленного преступления, относящегося к преступлениям против личности (в случае обращения с заявлением о выдаче республиканского сертификата на материнский (семейный) капитал лиц, право у которых возникло по основаниям, предусмотренным частями 3, 4, 5 статьи 3 Закона Республики Хакасия от 08.07.2011 N 64-ЗРХ "О дополнительных мерах социальной поддержки многодетных семей в Республике Хакасия" (далее - Закон Республики Хакасии "О дополнительных мерах социальной поддержки многодетных семей" );

влияющие на принятие решения о выдаче республиканского сертификата на материнский (семейный) капитал (об отказе в выдаче республиканского сертификата на материнский (семейный) капитал);

г) уведомление или копия уведомления о выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал (об отказе в выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал)).

2.11. При реализации права на распоряжение средствами (частью средств) республиканского материнского (семейного) капитала, в дело после документов, указанных в пункте 2.10 настоящего Порядка, приобщаются:

а) решение об удовлетворении (об отказе в удовлетворении) заявления о распоряжении средствами (частью средств) республиканского материнского (семейного) капитала;

б) заявление о распоряжении средствами (частью средств) республиканского материнского (семейного) капитала;

в) документы (копии документов) в порядке, установленном в Правилах подачи заявления о распоряжении средствами (частью средств) республиканского материнского (семейного) капитала и Правилах направления средств (части средств) республиканского материнского (семейного) капитала, утвержденных постановление Правительства Республики Хакасия от 11.04.2012 N 232.

г) уведомление или копия уведомления об удовлетворении (отказе в удовлетворении) заявления о распоряжении, зарегистрированного в журнале регистрации заявлений о распоряжении и направлении средств (части средств) республиканского материнского (семейного) капитала;

д) справка о состоянии финансовой части лицевого счета лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки, с информацией о движении средств по указанному лицевому счету, сформированная на основании данных регистра лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки (далее - справка о состоянии финансовой части лицевого счета).

2.12. В дело помещаются по мере их приобщения в хронологической последовательности также следующие документы:

заявление о выдаче дубликата сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал;

документы, на основании которых произошла смена фамилии, имени, отчества, места жительства лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки, при этом на обложке дела вносятся соответствующие изменения;

свидетельство о браке, свидетельство о перемене фамилии (имени, отчества), свидетельство о расторжении брака и другие документы (копии документов) приобщаются в дело в случае необходимости подтверждения родственных отношений с супругом или детьми;

документы, связанные с перепиской управления социальной поддержки населения с другими компетентными органами.

2.13. На гражданина, обратившегося в управление социальной поддержки населения повторно с заявлением о выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал, в отношении которого управлением социальной поддержки населения ранее было принято решение об отказе в выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал, заводится новое дело.

При этом снятое с учета дело, сформированное согласно ранее поданному заявлению о выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал изымается из архива недействующих дел и приобщается в новое дело.

2.14. При отзыве лицом, имеющим право на дополнительные меры социальной поддержки, заявления о распоряжении средствами (частью средств) материнского (семейного) капитала в дело после документов, указанных в пункте 2.11 настоящего Порядка, приобщаются:

а) заявление об отзыве ранее поданного заявления о распоряжении средствами (частью средств) республиканского материнского (семейного) капитала, зарегистрированного в журнале регистрации заявлений об отзыве ранее поданного заявления о распоряжении средствами (частью средств) республиканского материнского (семейного) капитала в установленном порядке;

б) решение об удовлетворении (отказе в удовлетворении) заявления об отзыве ранее поданного заявления о распоряжении средствами (частью средств) республиканского материнского (семейного) капитала;

в) копия уведомления об удовлетворении (отказе в удовлетворении) заявления об отзыве ранее поданного заявления о распоряжении средствами (частью средств) республиканского материнского (семейного) капитала.

2.15. При поступлении на счет управления социальной поддержки населения денежных средств (части средств) республиканского материнского (семейного) капитала, ранее направленных на основании решения об удовлетворении заявления о распоряжении, после документов, указанных в пункте 2.11 настоящего Порядка, в дело приобщаются:

а) платежное поручение (копия платежного поручения), подтверждающее возврат средств (части средств) республиканского материнского (семейного) капитала;

б) решение об учете средств (части средств) республиканского материнского (семейного) капитала, возвращенных организациями, в том числе кредитными;

в) справка о состоянии финансовой части лицевого счета.

2.16. При поступлении в управление социальной поддержки населения судебного решения, не влияющего на прекращение права на дополнительные меры социальной поддержки, после документов, указанных в пункте 2.11 настоящего Порядка, в дело приобщаются:

решение суда;

иные документы, связанные с исполнением данного решения суда.

2.17. При изменении обстоятельств, влияющих на право лица на дополнительные меры социальной поддержки, после документов, указанных в пунктах 2.10, 2.11, 2.14 настоящего Порядка, в дело приобщается документ (копия документа), подтверждающий восстановление в родительских прав, погашение (снятие) судимости и т.д.

2.18. При прекращении права на дополнительные меры социальной поддержки в дело приобщаются:

а) документ, подтверждающий обстоятельства, приведшие к прекращению права на дополнительные меры социальной поддержки;

б) справка о состоянии финансовой части лицевого счета.

В случае использования средств материнского (семейного) капитала в полном объеме в дело приобщаются:

в) копия уведомления о прекращении права на дополнительные меры социальной поддержки (приложение 2);

2.19. При работе с делом, на основании которого гражданину выдается сертификат на республиканский материнский (семейный) капитал и перечисляются средства (часть средств) республиканского материнского (семейного) капитала, управление социальной поддержки населения используют автоматизированную систему "Адресная социальная помощь" (далее - АС "АСП" ).

3. Учет дел и ведение журнала регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки, и иных журналов

3.1. Для организации работы с делами лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки многодетных семей в Республике Хакасия, ведутся следующие журналы:

журнал регистрации заявлений о выдаче сертификата (его дубликата) на республиканский материнский (семейный) капитал и решений, принятых по ним управлением социальной поддержки населения;

журнал учета выданных бланков сертификатов на республиканский материнский (семейный) капитал;

журнал регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки;

журнал регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки многодетных семей в Республике Хакасия, поступивших из других управлений социальной поддержки населения городов и районов;

журнал регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки многодетных семей в Республике Хакасия, выбывших в другие управления социальной поддержки населения городов и районов;

журнал регистрации заявлений о распоряжении и направлении средств (части средств) республиканского материнского (семейного) капитала на улучшение жилищных условий

журнал регистрации заявлений о распоряжении и направлении средств (части средств) республиканского материнского (семейного) капитала на получение среднего профессионального образования или высшего образования ребенком (детьми)

журнал регистрации заявлений о распоряжении и направлении средств (части средств) республиканского материнского (семейного) капитала на проведение лечения ребенка (детей)

3.2. Дела регистрируются в журнале регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки (приложение 3).

Нумерация является шестизначной, начинается с номера 000001. Номера дел присваиваются согласно журналу регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки по мере их формирования и поступления из другого управления социальной поддержки населения Нумерация дел является сплошной и производится в хронологической последовательности по дате:

принятия решения о выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал (решения об отказе в выдаче сертификата на республиканский материнский (семейный) капитал);

постановки на учет по новому месту жительства, в связи с обращением с заявлением о распоряжении средствами республиканского материнского (семейного) капитала.

3.3. Ведение журналов в электронном виде осуществляется с использованием программного обеспечения, отвечающего требованиям безопасности персональных данных, установленным требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119.

При ведении электронных журналов должны обеспечиваться утвержденные управлением социальной поддержки населения требования к определению прав доступа; защите от несанкционированного внесения изменений; установлению правил хранения, копированию.

Электронные журналы распечатываются ежегодно, допускается распечатывание электронного журнала при заполнении 50 страниц. Допускается ведение журнала на бумажных носителях.

3.4. Журналы закрываются ежегодно, за исключением журнала регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки, который закрывается по мере заполнения.

При закрытии журнала после последней записи делается подчеркивание на всю ширину листа, указывается количество заполненных листов (записей) в текущем году, ставятся подпись ответственного за ведение журнала, дата закрытия журнала, подпись директора и печать управления социальной поддержки населения.

3.5. Закрытые (полностью заполненные) журналы хранятся 5 лет в соответствии с положениями пункта "е" статьи 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.

Журнал регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки, подлежит постоянному хранению.

4. Восстановление дел в случае их утраты

При утрате дела на бумажном носителе по решению управления социальной поддержки населения оформляется его дубликат.

Решение управления социальной поддержки населения о составлении дубликата приобщается к документам дубликата дела. Дубликату присваивается номер утраченного дела. Вверху лицевой стороны обложки дела делается отметка "Дубликат" .

Дубликат дела на бумажном носителе формируется на основании регистра лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки, и сведений в иных журналах.

5. Инвентаризация дел

5.1. Инвентаризация дел осуществляется с целью проверки наличия дел и их комплектности.

Инвентаризация дел проводится не реже одного раза в два года. Сроки проведения инвентаризации устанавливаются Министерством социальной защиты Республики Хакасия.

5.2. Инвентаризация проводится в архиве действующих дел. Инвентаризация проводится комиссией, состав которой утверждается приказом управления социальной поддержки населения.

Запись о дате проведения инвентаризации с указанием должности, Ф.И.О. и подписи члена комиссии, проводившего инвентаризацию, производится на обложке дела.

5.3. Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки (приложение 4).

Акт составляется в одном экземпляре и подписывается всеми членами комиссии, проводившими инвентаризацию. Акт хранится в управлении социальной поддержки населения, копия акта направляется в Министерство социальной защиты Республики Хакасия.

6. Порядок пересылки дел

6.1. Управление социальной поддержки населения в случае обращения лица (его представителя), имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки, с заявлением о распоряжении по новому месту жительства направляет в адрес управления социальной поддержки населения по прежнему месту жительства запрос дела (приложение 5) не позднее трех рабочих дней, следующего за днем обращения заявителя, приобщая к нему копию заявления о запросе и постановке на учет дела лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки многодетных семей в Республике Хакасия (его представителя, доверенного лица) (приложение 6), и копию доверенности (в случае обращения доверенного лица) по защищенным телекоммуникационным каналам связи с использованием технологии VipNet и на бумажном носителе.

6.2. При получении дела на бумажном носителе специалист управления социальной поддержки населения по новому месту жительства осуществляет проверку наличия всех необходимых документов (копий документов), регистрирует в журнале регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки, поступивших из других управлений социальной поддержки населения городов и районов (приложение 7).

Делу присваивается номер согласно журналу регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки, на обложке дела проставляется отметка о принятии на учет, ставится подпись директора управления социальной поддержки населения (уполномоченного лица), которая заверяется печатью управления социальной поддержки населения.

При отсутствии необходимых документов дело возвращается в управление социальной поддержки населения по прежнему месту жительства на дооформление.

6.3. При смене лицом, имеющим право на дополнительные меры социальной поддержки, места жительства в соответствии с запросом управления социальной поддержки населения по новому месту жительства дело направляется с сопроводительным письмом (приложение 8) в управление социальной поддержки населения по новому месту жительства лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки, бандеролью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Специалист управления социальной поддержки населения, осуществляющий снятие дела с учета в связи с подачей заявления о распоряжении по новому месту жительства лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки:

регистрирует дело в журнале регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки, выбывших в другие управления социальной поддержки населения городов и районов (приложение 9);

направляет в соответствии с запросом дело в управление социальной поддержки населения по новому месту жительства.

6.4. Специалист управления социальной поддержки населения, осуществляющий снятие дела с учета в связи с подачей заявления о распоряжении средствами республиканского материнского (семейного) капитала по новому месту жительства лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки, направляет дело в течение трех рабочих дней.

7. Порядок хранения дел

Дела хранятся в управлении социальной поддержки населения в рабочих комнатах или специально отведенных для их хранения помещениях, исключающих несанкционированный доступ к ним.

Дела располагаются в порядке возрастания номера дела, в вертикальном положении корешками наружу, на стеллажах или в шкафах.

Действующие и закрытые дела хранятся раздельно.

8. Порядок снятия дел с учета

8.1. Дело снимается с учета в связи:

с вынесением управлением социальной поддержки населения решения об отказе в выдаче республиканского сертификата на материнский (семейный) капитал;

с вынесением управлением социальной поддержки населения решения об отказе в удовлетворении заявления о распоряжении средствами (частью средств) материнского (семейного) капитала на основании пункта 1 части 2 статьи 8 Закона Республики Хакасии "О дополнительных мерах социальной поддержки многодетных семей" ;

с прекращением права на дополнительные меры социальной поддержки в случае использования средств республиканского материнского (семейного) капитала в полном объеме;

в связи с подачей заявления о распоряжении средствами республиканского материнского (семейного) капитала лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки по новому месту жительства.

8.2. При снятии дела с учета на обложке дела ставится отметка о снятии с учета, которая заверяется подписью директора управления социальной поддержки населения и заверяется печатью управления социальной поддержки населения.

8.3. В журнале регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки, ставится отметка о снятии с учета, после чего дело передается в архив недействующих дел.

8.4. Снятое с учета дело хранится 5 лет в соответствии со статьей 900 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558. По истечении срока хранения дело подлежат уничтожению в установленном порядке по акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

9. Восстановление ранее закрытого дела лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки

9.1. Ранее закрытое дело восстанавливается в случае:

возврата ранее направленных средств (части средств) республиканского материнского (семейного) капитала;

обращения лица, имеющего право на дополнительные меры социальной поддержки, в управление социальной поддержки населения с документом, подтверждающим восстановление его в родительских правах (погашение (снятие) с него судимости) - до принятия решения по заявлению о выдаче республиканского сертификата на материнский (семейный) капитал отца детей, детей или его (их) представителей;

получения (наличия) решения суда о восстановлении права на дополнительные меры социальной поддержки.

9.2. Дело изымается из архива недействующих дел и в журнале регистрации дел лиц, имеющих право на дополнительные меры социальной поддержки, делается отметка о восстановлении дела и дате его восстановления.

10. Ответственность должностных лиц управления социальной поддержки населения за соблюдение порядка

Ответственность за соблюдение Порядка возлагается на директоров управлений социальной поддержки населения городов и районов, осуществляющих организацию деятельности по реализации Закона Республики Хакасии "О дополнительных мерах социальной поддержки многодетных семей" .