Приложение. Методические рекомендации по управлению изменениями проекта или программы

Приложение

Утверждены
приказом департамента инвестиций
и развития малого и среднего
предпринимательства Краснодарского края
от 06.11.2019 N 142

Методические рекомендации
по управлению изменениями проекта или программы

1. Общие положения

Настоящие методические рекомендации по управлению изменениями проекта или программы (далее - методические рекомендации) разработаны в соответствии с Положением об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, утвержденным постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 12 марта 2018 г. N 98 "Об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края" (далее - Положение), и Методическими указаниями по мониторингу и внесению изменений в национальные проекты (программы) и федеральные проекты, утвержденными президиумом Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам (протокол от 3 декабря 2018 г. N 14).

Методические рекомендации описывают порядок управления изменениями паспорта ведомственного или регионального проекта (программы) (далее - проект (программа)).

Для внесения изменений в паспорт проекта (программы) необходимо заполнить запрос на изменение в паспорт проекта (программы) по форме согласно приложению 1 к настоящим методическим рекомендациям и в соответствии с рекомендациями по подготовке запроса на изменение паспорта проекта (программы) (далее - запрос на изменение), приведенными в разделе 3 настоящих методических рекомендаций.

2. Порядок управления изменениями проекта (программы)

2.1. По результатам анализа отчетной информации о ходе реализации проекта (программы) могут быть выявлены объективные факторы, не позволяющие выполнить мероприятие, контрольную точку в срок согласно паспорту проекта (программы), и, наоборот, способствующие выполнению мероприятий и контрольных точек раньше срока со значительной экономией временного ресурса проекта (программы).

При реализации проекта (программы) могут изменяться показатели, результаты, объемы финансового обеспечения проекта (программы), имеющие непосредственное влияние на достижение целей, показателей и результатов проекта (программы).

Кроме того, могут иметь место изменения в основных положениях паспорта проекта (программы), составе исполнителей, методике расчета показателей, реестрах заинтересованных лиц, рисков и возможностей проекта (программы), существенно не влияющие на достижение показателей и результатов проекта (программы).

В указанных случаях необходимо инициировать предложение о внесении изменений в паспорт проекта (программы).

2.2. Запрос на изменение готовится в инициативном порядке руководителем проекта (программы) на основании предложений команды проекта (программы), подготовленных, в том числе в результате проведенных оценок и иных контрольных мероприятий, согласно представленным отчетам.

Запрос на изменение формируется для изменения любого раздела паспорта проекта (программы).

2.3. Контроль качества подготовки запроса на изменение и его соответствие настоящим методическим рекомендациям обеспечивает ведомственный проектный офис.

Ведомственный проектный офис вправе принять решение о целесообразности получения согласования (в форме заключения) запроса на изменение от членов экспертной группы по одному из основных направлений стратегического развития Краснодарского края.

При внесении изменений в раздел финансового обеспечения проекта (программы) ведомственный проектный офис обеспечивает получение согласования министерства финансов Краснодарского края.

Руководителю проекта (программы) рекомендуется обеспечить доработку запроса на изменение при условии поступления замечаний в ходе согласования.

Согласование и утверждение запроса на изменение рекомендуется осуществлять в соответствии с типовыми маршрутами согласования и утверждения запроса на изменения в паспорт проекта (программы) (далее - типовой маршрут) согласно приложению 2 к настоящим методическим рекомендациям.

Срок согласования и утверждения запроса на изменение паспорта проекта (программы) не может превышать сроков, указанных в пунктах 5.4 - 5.8 Положения для ведомственных проектов (программ) и сроков, указанных в пунктах 5.10-5.16 Положения для региональных проектов.

2.4. По итогам согласования и утверждения запроса на изменение руководителем проекта (программы) вносятся соответствующие изменения в паспорт проекта (программы).

Редакция паспорта проекта (программы) с утверждёнными изменениями направляется в региональный проектный офис для актуализации реестра проектов (программ).

3. Рекомендации по подготовке запроса на изменение паспорта проекта (программы)

3.1. Форма запроса на изменение включает следующие основные разделы:

раздел 1 "Изменение основных положений проекта (программы)";

раздел 2 "Изменение показателей проекта (программы)";

раздел 3 "Изменение структуры программы";

раздел 4 "Изменение результатов проекта (программы)";

раздел 5 "Изменение финансового обеспечения реализации проекта (программы)";

раздел 6 "Изменение исполнителей проекта";

раздел 7 "Изменение дополнительной информации проекта (программы)";

раздел 8 "Изменение плана мероприятий по реализации проекта";

раздел 9 "Изменение методики расчета показателей проекта (программы)";

раздел 10 "Изменение показателей проекта, установленных для муниципальных образований Краснодарского края";

раздел 11 "Изменение реестра заинтересованных лиц проекта";

раздел 12 "Изменение реестра рисков проекта";

раздел 13 "Изменение реестра возможностей проекта".

В запрос на изменение могут быть включены изменения всех разделов проекта (программы).

При внесении изменений в разделы "Изменение основных положений проекта (программы)", "Изменение исполнителей проекта", "Изменение дополнительной информации проекта (программы)", "Изменение методики расчета показателей проекта (программы)", "Изменение реестра заинтересованных лиц проекта", "Изменение реестра рисков проекта", "Изменение реестра возможностей проекта", не оказывающих влияние на достижение показателей и результатов проекта (программы), а также "Изменение плана мероприятий по реализации проекта" в части контроля руководителя проекта, ведомственного проектного офиса, куратора проекта (программы), проектного комитета по основному направлению стратегического развития Краснодарского края, согласование запроса на изменение осуществляется в соответствии с типовым маршрутом 1 согласно приложению 2 к настоящим методическим рекомендациям.

При внесении изменений в разделы "Изменение показателей проекта (программы)", "Изменение структуры программы", "Изменение результатов проекта (программы)", "Изменение финансового обеспечения реализации проекта (программы)", "Изменение плана мероприятий по реализации проекта" в части контроля регионального проектного комитета, "Изменение показателей проекта, установленных для муниципальных образований Краснодарского края", оказывающих влияние на достижение показателей и результатов проекта (программы), согласование запроса на изменение осуществляется в соответствии с типовым маршрутом 2 для ведомственного проекта (программы), в соответствии с типовым маршрутом 3 для регионального проекта (программы) согласно приложению 2 к настоящим методическим рекомендациям.

Рекомендуется не вносить изменения в параметры проекта (программы), сроки выполнения и (или) достижения которых наступают ранее даты утверждения запроса на изменение.

Графа "Реквизиты решения проектного комитета" запроса на изменение заполняется для запроса на изменение, утверждаемого проектным комитетом по основным направлениям стратегического развития Краснодарского края и/или региональным проектным комитетом. В графе указываются дата и номер протокола соответствующего проектного комитета, на заседании которого был согласован/утвержден данный запрос на изменение, в формате "Протокол проектного комитета от ДД.ММ.ГГГГ г. N".

Во всех разделах запроса на изменение в графе "Действующая редакция" указывается значение изменяемого параметра проекта (программы) в последней утвержденной версии паспорта проекта (программы).

Во всех разделах запроса на изменение в графе "Новая редакция" указывается требуемое значение параметра проекта (программы).

При добавлении параметра проекта (программы) в графе "Новая редакция" запроса на изменения указывается значение впервые вносимого параметра, в графе "Действующая редакция" указывается прочерк.

В случае если необходимо удалить полностью параметр проекта (программы), в графе "Новая редакция" указывается прочерк.

После каждого раздела в таблице "Обоснование и анализ предлагаемых изменений" запроса на изменение указываются:

причины и необходимость утверждения данных изменений, при наличии указываются реквизиты нормативных актов, документов, определяющих необходимость внесения изменения в проект (программу);

анализ влияния данных изменений на другие проекты (программы) и иные параметры проекта (программы) (показатели, результаты, содержание, контрольные точки, мероприятия, финансовое обеспечение проекта (программы) и другие).

В таблицах "Обоснование и анализ предлагаемых изменений" любого изменяемого раздела в случае отсутствия влияния на параметры проекта (программы) и иные проекты (программы) указывается "Данное изменение не оказывает влияния на иные параметры проекта (программы) и другие проекты (программы)".

Примеры изменения параметров проекта (программы) в разделах 1-13 запроса на изменение, а также обоснований и анализа изменений приведены в приложении 3 к настоящим методическим рекомендациям.

Заместитель руководителя департамента, начальник отдела проектного управления

С.А. Герих