Приложение. Программа информатизации архивной службы Алтайского края

Приложение

к постановлению администрации

края от 4 мая 1995 г. N 165

Программа информатизации
архивной службы Алтайского края

Архивные учреждения края организованы в сеть государственных, ведомственных и других архивов. Сеть государственных архивов включает 74 архивных учреждения края, которые хранят 11262 тыс. архивных фондов, 2112734 тыс. единиц хранения, составляющих огромный информационный потенциал.

Организацию и управление деятельностью Государственного архива Алтайского края /ГААК/, Центра хранения спецдокументации /ЦХСД/, Краевого межведомственного архива /КМА/ и архивных отделов /комитетов/ администраций городов и районов края осуществляет комитет администрации края по делам архивов.

Создание единой архивной технологии по всем направлениям деятельности архивов обеспечит в краевой компьютерной сети горизонтальная связь между архивными учреждениями и вертикальная связь всех архивов через комитет администрации края по делам архивов с Росархивом и администрацией Алтайского края /См. технико-экономическое обоснование (ТЭО) приложение 1/.

Работа в глобальной сети будет вестись по протоколам X.25, TCP/IP, в дальнейшем UUCP.

Предусматривается три этапа информатизации архивной службы края.

I этап:

В комитете по делам архивов автоматизации подлежат функции административно-управленческого характера:

- материально-техническое состояние отрасли;

- сеть архивных учреждений края;

- паспорт архива;

- планово-отчетная документация;

- создание единого фондового каталога;

- источники комплектования;

- кадры архивных учреждений края;

- учет основных средств;

- делопроизводство;

- нормативные документы;

- расчет заработной платы;

- контроль исполнения решения коллегии, ЭПМК комитета по делам архивов.

В 1995 году в Комитете по делам архивов предусматривается создать локальную сеть, для этого необходимо:

- разработать программы по указанным направлениям;

- создать базы данных.

В ГААК автоматизация началась в 1994 году. Разработана концепция компьютеризации "Основные направления разработки и внедрения автоматизированной архивной технологии на 1994-1997 годы".

Разработаны программы по основным направлениям деятельности:

- контроль за организациями# источниками комплектования ГААК;

- государственный учет фондов;

- информационно-поисковая система "Решения и распоряжения органов государственной власти и управления".

По программам ведется создание баз данных, начата их опытная эксплуатация. Заканчивается разработка в рамках программы "Делопроизводство" модуля "Контроль и регистрация документов".

Создание программы "Делопроизводство" между администрацией края и комитетом администрации края по делам архивов будет вестись путем согласования на программном и методическом уровнях.

Первоначально будет осуществляться только учет документов на машинных носителях в организациях списка источников комплектования. Прием электронных документов будет осуществляться после создания в ГААК локальной сети, установления связи с администрацией края, при постановке программного комплекса "Делопроизводство" на опытную эксплуатацию и согласования ведомственных сроков использования документов.

В 1995 году планируется объединение баз данных и постановка на опытную эксплуатацию автоматизированной системы в ГААК, для этого необходимо:

- создание в ГААК локальной сети /спецификация по срокам внедрения, приложение 3/;

- создание отдела информатизации архивной службы края в ГААК со штатной численностью 3 человека;

- нач. отдела информатизации;

- инженера-оператора.

Одна шт.ед. архивиста будет преобразована в должность оператора.

Отдел информатизации будет являться методическим центром архивной службы края по вопросам компьютеризации, программного обеспечения, с оказанием методической, консультативной и иной помощи.

Инженер-программист с функциями методиста и администратора баз данных, кроме своих специфических функций, будет заниматься обследованием и постановкой на учет баз данных и документов на машинных носителях организаций списка источников комплектования, внедрением нормативно-методических документов на машинных носителях.

В 1995 году начнется автоматизация деятельности ЦХСД по следующим направлениям:

- создание информационно-поисковой системы с последующим созданием тематического электронного каталога по документам ЦХСД;

- контроль за работой организаций-источников комплектования, учет документов.

Для этого необходимо:

- укомплектовать ЦХСД одним компьютером и модемом;

- разработать программы, создать базы данных;

- провести обучение сотрудников работе с компьютерной техникой /см. ТЭО приложение 4/.

Таким образом, в 1995 году планируется создание локальной сети в комитете администрации края по делам архивов и ГААК и глобальной сети, объединяющей их с администрацией края.

На этом закончится первый этап информатизации деятельности государственной архивной службы края.

II этап:

На втором этапе в 1996 г. предусматривается расширение локальной сети ГААК до шести рабочих мест с постановкой сети на промышленную эксплуатацию /см. ТЭО приложение 3/.

В 1996 году начнется компьютеризация Краевого межведомственного архива документов по личному составу (КМА) по следующим направлениям:

- контроль за процессом ликвидации, реорганизации предприятий города;

- контроль за обеспечением сохранности документов по личному составу.

Для этого необходимо:

- укомплектовать КМА одним компьютером;

- разработать программы, создать базы данных;

- обучить сотрудников работе с компьютерной техникой.

На 1996 год планируется включение в глобальную сеть архивных отделов администрации городов Бийска, Камня-на-Оби, Рубцовска, Славгорода.

Необходимо создание информационно-поисковых систем органов власти с последующим созданием тематического каталога.

III этап:

В последующем глобальная сеть архивной службы края будет разрастаться за счет включения архивных учреждений городского и районного звена.

Покупка накопителей CD-R позволит вплотную приблизиться с созданию эталонного банка данных документов.

Объединение архивов в глобальную сеть позволит создать единую информационную среду архивной службы края, включая электронный каталог и эталонный банк документов.

Автоматизация архивной деятельности:

- дает возможность быстрого доступа к информации, получения всей ее совокупности в должном виде, оперативного внесения изменений в информацию и получения ее, как на экране дисплея, так и в печатном виде;

- повысит доступность всех информационных массивов, независимо от места хранения, на которые не распространяются ограничения функционального или служебного характера;

- обеспечит сбор, накопление, хранение и обновление информационных массивов на машинных носителях, дает получение выходной информации в удобной форме;

- уменьшит стоимость хранения единицы информации и объем занимаемых площадей при отсутствии свободных площадей;

- позволит выйти на республиканский и международный уровень обмена информацией.

Сводная смета расходов

     1 этап - 1995 г.

                                          Сумма

                                          Доллары     Рубли

     Оборудование                         $5504.5     17273121

     Программное обеспечение              $3797       11914986

     Эксплуатационные расходы

      Единовременные                      $160        502080

      Ежемесячные

      (плата за трафик $120 в месяц)      $1440       4518720

                                  Всего:  $1100.5    34522707

     2 этап - 1996 г.

                                          Сумма

                                          Доллары     Рубли

     Оборудование                         $22191      69635350

     Программное обеспечение              $879        2758302

                                  Всего:  $23070      72393660

     3 этап - 1997 г.

                                          Сумма

                                          Доллары     Рубли

     Оборудование                         $15280      47948610

     Программное обеспечение              $905        2839890

                                 Всего:   $13844      50788530

Цены указаны в долларах с учетом всех налогов без процента на конвертацию.

Запрашиваемый объем финансирования при курсе доллара на 16 ноября 1994 г. 3138 руб. за доллар

на 1995 г.

34522707 руб. с учетом конвертации (3%) 35558386 руб.

На 1996 г.

72393660 руб. с учетом конвертации (3%) 74565470 руб.

На 1997 г.

50788530 руб с учетом конвертации (3%) 52312186 руб.

Начальник общего отдела

В.Н.Кутищев

Технико-экономическое обоснование
программы информатизации Архивной службы
Алтайского края на 1995-1996 г.

Характеристика баз данных

1. "Материально-техническое состояние отрасли".

Вводится информация о материально-техническом состоянии отрасли и его развитии.

Проводится сравнительный анализ технического оснащения архивных учреждений и определяется динамика технического переоснащения.

Количество реквизитов - 120.

Объем базы данных - 15 Мб с учетом накопления информации в течение 5 лет.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Периодичность обновления - один раз в год.

Источники информации - ГААК, ЦХСД, КМА, архивные отделы (комитеты) администраций городов, районов края.

2. "Сеть архивных учреждений".

Вводятся данные формы N 4 статистической отчетности "Сведения о сети архивных учреждений края", формируется база данных учреждений государственной архивной службы, справочный материал.

Количество реквизитов - около 100.

Объем базы данных - 25 Мб с учетом накопления информации в течение 5 лет.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Периодичность обновления - постоянно.

Источники информации - ГААК, ЦХСД, КМА, архивные отделы (комитеты) администраций городов, районов края.

3. "Паспорт архива".

Формирование баз данных проводится на основе всех показателей формы N 3 статистической отчетности (паспорта архива).

Вводится информация о составе и объеме документов архивного фонда Алтайского края, страхового фонда, наличий особо ценных документов, научно-справочного аппарата, составе научно-справочной библиотеки, вводится характеристика зданий архивов. Проводится сравнительный анализ по всем имеющимся в базе показателям и определяется тематика изменений как по отдельным архивным учреждениям, так и по отраслям в целом.

Количество реквизитов - около 200.

Объем базы данных - 20 Мб с учетом накопления информации в течение 5 лет.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Периодичность обновления - ежегодно.

Источники информации - ГААК, ЦХСД, КМА, архивные отделы (комитеты) администраций городов, районов края.

Связь по глобальной сети с архивными учреждениями.

4. "Планово-отчетная документация".

Вводятся данные формы N 1 статистической отчетности показателей выполнения "Основных направлений развития архивного дела в крае", информация из пояснительных записок к планам-отчетам архивных учреждений. Проводится анализ деятельности архивных учреждений края и формируются основные направления развития архивной отрасли в целом.

Количество реквизитов - 215.

Объем базы данных - 100 Мб с учетом накопления информации в течение 5 лет.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Источники информации - ГААК, ЦХСД, КМА, архивные отделы (комитеты) администраций городов, районов края.

5. "Единый фондовый каталог".

В базу данных вводится описание всех фондов государственного архивного фонда Алтайского края на основе учетных документов.

Проводится анализ динамики архивного фонда края, новых поступлений, статистических сведений по отдельным архивам и отрасли в целом.

Объем базы данных - 3 Гб.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Периодичность обновления - постоянно.

Источники информации - ГААК, ЦХСД, КМА, архивные отделы (комитеты) администраций городов, районов края.

6. "Источники комплектования".

Вводятся сведения об организациях, передающих в архивы управленческую документацию на основе формы 10АВ "Об организации ведомственного хранения управленческой документации Государственного архивного фонда".

Проводится анализ статистических данных о составе и количестве документов, хранящихся в ведомственном архиве, обеспечивается возможность изучения динамики изменения качества и характера источников комплектования.

Количество реквизитов - 250.

Объем базы данных - 10 Мб с учетом хранения ретроспективной информации за 5 лет.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Периодичность обновления - 2 раза в 5 лет.

Источники информации - ГААК, ЦХСД, КМА, архивные отделы администраций городов, районов края.

7. "Кадры архивных учреждений".

Вводится база данных о кадровом составе работников архивных учреждений края, штатные расписания архивов.

Проводится анализ образовательного уровня, возрастного состава, наличия вакансий, текучести кадров, периодичности повышения квалификации и т.д.

Количество реквизитов - около 150.

Объем базы данных - 10 Мб с учетом накопления информации в течение 5 лет.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Источники информации - ГААК, ЦХСД, КМА, архивные отделы (комитеты) администраций городов, районов края.

Периодичность обновления - по мере поступления информации.

8. "Учет основных средств".

Вводятся сведения об основных средствах, находящихся на балансе Комитета администрации края по делам архивов (форма N ОС-7), ГААК, ЦХСД, КМА.

Осуществляется поиск информации, корректировка и вывод на печать справок и таблиц, характеризующих учет и перемещение основных средств.

Годовой объем базы данных -

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Периодичность обновления - постоянно.

Источники информации - ГААК, ЦХСД, КМА, архивные отделы (комитеты) администраций городов, районов края.

9. "Нормативные акты".

Вводится информация о принятых на федеральном и краевом уровнях нормативных документах, относящихся к сфере деятельности Государственной архивной службы России и о документах, разработанных и принятых на отраслевом уровне.

10. "Делопроизводство".

Вводится наименование документа, его входные и выходные реквизиты, краткое содержание, сведения об авторе документа, адресат, цель создания документа.

Осуществляется учет входящих и исходящих документов, распечатка контрольно-регистрационных карточек, контроль прохождения документа по исполнителям.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Количество реквизитов - 10.

Объем базы данных - 20 Мб с учетом накопления информации в течение 5 лет.

Периодичность обновления - постоянно.

11. "Расчет заработной платы".

Рассчитывается заработная плата работников Комитета по делам архивов, ГААК, ЦХСД, КМА с учетом всех видов начислений, удержаний, распространенных на работников бюджетных организаций.

Осуществляется распечатка платежных ведомостей, расчетных листков на каждого работника.

Годовой объем информации - 10 Мб.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Периодичность обновления - ежемесячно.

Источник информации - бухгалтерия Комитета администрации края по делам архивов.

12. "Контроль исполнения решений коллегии, ЭПМК".

Вводится информация о принятых на заседаниях коллегии, ЭПМК Комитета по делам архивов решений, поручений архивным учреждениям края. Проводится контроль исполнения решений.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Количество реквизитов - 15.

Объем базы данных - 10 Мб с учетом накопления информации в течение 5 лет.

Периодичность обновления - постоянно.

13. "Регистрация социально-правовых и консульских запросов".

Вводится информация о социально-правовых и консульских запросах, осуществляется контроль за их исполнением, изучение тематики, социальной направленности.

Количество реквизитов - около 15.

Объем базы данных - 40 Мб с учетом накопления информации в течение 5 лет.

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Источники информации - граждане, организации, Росархив, МИД РФ.

Периодичность обновления - постоянно.

14. Информационно-поисковая система "Решения, распоряжения органов государственной власти и управления".

Вводится перечень решений органов власти и управления края всех уровней с указанием поисковых данных.

Производится отбор и поиск необходимого решения по неполным данным на основе ключевых сов, полей по отраслям, адресату, датам и т.д.

Количество реквизитов -

Объем баз данных _

Вид информации - алфавитно-цифровой.

Периодичность обновления - постоянно.