Приложение 1. Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Главного архивного управления г. Москвы

Приложение 1
к приказу Главархива Москвы
от 05.06.2015 г. N 102

Положение
о Центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК) Главного архивного управления города Москвы

С изменениями и дополнениями от:

25 ноября 2015 г.

1. Общие положения.

1.1. Центральная экспертно-проверочная комиссия (далее - ЦЭПК) Главного архивного управления города Москвы (далее - Главархив Москвы) является постоянно действующим совещательным органом, осуществляющим рассмотрение и решение научно-методических и практических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Москвы, являющегося составной частью Архивного фонда Российской Федерации (далее - Архивный фонд Москвы), комплектованием Государственного бюджетного учреждения "Центрального государственного архива города Москвы" (далее - ГБУ "ЦГА Москвы") и муниципальных архивов города Москвы документами Архивного фонда Москвы, отнесенными к их профилю, определением в составе Архивного фонда Москвы уникальных и особо ценных документов, проведением экспертизы ценности документов временного хранения, в том числе по личному составу.

ЦЭПК Главархива Москвы осуществляет научно-методическое руководство и координацию деятельности ЭПК подведомственных учреждений в соответствии с предоставленными им полномочиями по согласованию описей дел по личному составу и центральных экспертных и экспертных комиссий (далее - ЦЭК-ЭК) государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, находящихся на территории города Москвы и включенных в списки - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы".

1.2. ЦЭПК в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом города Москвы, законами города Москвы, указами и распоряжениями Мэра Москвы, постановлениями и распоряжениями Правительства Москвы, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, приказами и указаниями Федерального архивного агентства (далее - Росархив), Главархива Москвы, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, Положением о Главархиве Москвы, а также настоящим Положением.

1.3. Решения ЦЭПК вступают в силу после утверждения протокола заседания ЦЭПК начальником Главархива Москвы и являются обязательными для исполнения государственными (городскими) и муниципальными архивами города Москвы, структурными подразделениями Главархива Москвы; государственными органами, органами местного самоуправления и другими организациями города Москвы.

Предложения ЦЭПК, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями; разработкой (переработкой) нормативных правовых актов и методических рекомендаций отраслевого и межотраслевого значения по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций; включением документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации подлежат рассмотрению ЦЭПК при Росархиве в установленном порядке.

Информация об изменениях:

Пункт 1.4 изменен. - Приказ Главного архивного управления г. Москвы от 25 ноября 2015 г. N 255

См. предыдущую редакцию

1.4. В составе ЦЭПК действует:

- суженный состав для рассмотрения вопросов, связанных с документами ограниченного доступа;

- бюро ЦЭПК для рассмотрения вопросов, связанных с документами организаций системы образования, здравоохранения, жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства.

Информация об изменениях:

Пункт 1.5 изменен. - Приказ Главного архивного управления г. Москвы от 25 ноября 2015 г. N 255

См. предыдущую редакцию

1.5. Состав ЦЭПК утверждается начальником Главархива Москвы.

В состав ЦЭПК входят: председатель, два заместителя председателя, ответственный секретарь (секретарь суженного состава), секретарь бюро ЦЭПК, члены ЦЭПК из числа специалистов Главархива Москвы, государственных (городских) архивов города Москвы, представителей органов государственной власти и организаций (по согласованию).

Председателем ЦЭПК является первый заместитель начальника Главархива Москвы, курирующий вопросы комплектования. Председатель ЦЭПК осуществляет общее руководство деятельностью ЦЭПК, председательствует на заседаниях ЦЭПК, несет ответственность за выполнение возложенных на ЦЭПК задач.

Председатель ЦЭПК имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов для рассмотрения на ЦЭПК специалистов сторонних архивных и других организаций.

Заместителями председателя ЦЭПК назначаются:

- начальник Отдела государственного контроля и учета в сфере архивного дела (председатель бюро ЦЭПК), исполняет обязанности председателя ЦЭПК в его отсутствие;

- начальник отдела научного описания документов ГБУ "ЦГА Москвы", исполняет обязанности председателя ЦЭПК в его отсутствие.

Ответственным секретарем (секретарем суженного состава) назначается главный специалист отдела формирования и организации использования Архивного фонда Москвы.

Ответственный секретарь ЦЭПК обеспечивает подготовку проектов повестки дня заседаний ЦЭПК; контролирует своевременность представления и полноту документов, подлежащих рассмотрению на заседании ЦЭПК, осуществляет их регистрацию и учет; информирует членов ЦЭПК о материалах, представленных к рассмотрению ЦЭПК; организует проведение заседаний ЦЭПК; по указанию председателя ЦЭПК приглашает на заседания лиц, не входящих в состав ЦЭПК; оформляет протоколы заседаний ЦЭПК, готовит и направляет выписки из протоколов заседаний ЦЭПК членам комиссии и заинтересованным лицам; выполняет иные обязанности по поручению председателя ЦЭПК.

1.5.1. Работу суженного состава ЦЭПК организуют председатель ЦЭПК и секретарь суженного состава. Решения суженного состава ЦЭПК протоколируются и утверждаются начальником Главархива Москвы.

1.5.2. Работу бюро ЦЭПК организует председатель бюро ЦЭПК и секретарь бюро ЦЭПК в соответствии с положением о бюро и его регламентом работы. Председателем бюро ЦЭПК является начальник Отдела государственного контроля и учета в сфере архивного дела, секретарем - главный специалист Отдела государственного контроля и учета в сфере архивного дела. Решения бюро ЦЭПК протоколируются и утверждаются начальником Главархива Москвы.

2. Основные задачи ЦЭПК.

2.1. Основными задачами ЦЭПК являются:

2.1.1. Определение концепции, принципов и критериев формирования Архивного фонда Москвы, состава документов, относящихся к Архивному фонду Москвы и подлежащих хранению в государственных (городских) и муниципальных архивах Москвы;

2.1.2. Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Москвы;

2.1.3. Принятие решений по научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности архивных документов и комплектования ими государственных (городских), муниципальных архивов Москвы и архивов организаций - источников комплектования Главархива Москвы;

2.1.4. Рассмотрение и вынесение решений о включении документов Архивного фонда Москвы в региональный Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Москвы по предложениям государственных (городских), муниципальных архивов города Москвы, отдельных органов государственной власти города Москвы;

2.1.5. Рассмотрение и принятие решений по вопросам отнесения документов Архивного фонда Москвы к категории особо ценных;

2.1.6. Осуществление научно-методического руководства деятельностью центральных экспертных и экспертных комиссий (ЦЭК-ЭК) подведомственных учреждений, государственных органов, органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы".

3. Функции ЦЭПК.

Основными функциями ЦЭПК являются:

3.1. Рассмотрение и вынесение решений об утверждении:

3.1.1. Проектов примерных и типовых номенклатур дел организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы", муниципальных архивов Москвы и подведомственных им организаций;

3.1.2. Проектов описей и годовых разделов описей дел постоянного хранения организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов Москвы;

3.1.3. Проектов описей дел постоянного хранения, подготовленных ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальными архивами Москвы в результате переработки описей;

3.1.4. Проектов описей дел постоянного хранения, подготовленных в результате научного описания документов, поступивших на хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальные архивы Москвы в неописанном виде;

3.1.5. Проектов перечней (номерников) и описей особо ценных документов, находящихся на хранении в государственных (городских) и муниципальных архивах Москвы и предложенных к отнесению к категории особо ценных;

3.1.6. Проектов актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, из фондов, находящихся на постоянном хранении в ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивах города Москвы.

3.2. Рассмотрение и вынесение решений о согласовании:

3.2.1. Проектов нормативных правовых актов (положений, правил, инструкций), подготовленных органами государственной власти Москвы по вопросам экспертизы ценности документов, образовавшихся в их деятельности, а также деятельности подведомственных организаций;

3.2.2. Предложений по изменению установленных действующими перечнями сроков хранения документов ¹;

3.2.3. Предложений по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями ²;

3.2.4. Предложений архивных и других организаций Москвы по разработке (переработке) нормативных правовых актов и методических пособий Росархива и ВНИИДАД по вопросам экспертизы ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также с определением в его составе особо ценных, в том числе уникальных документов ³;

3.2.5. Проектов списков организаций и граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы", муниципальных архивов города Москвы, изменений и дополнений к ним;

3.2.6. Проектов перечней документов, образующихся в процессе деятельности организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы"; перечней проблем (тем), проектов, документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение в государственные (городские) и муниципальные архивы города Москвы;

3.2.7. Проектов положений о муниципальных архивах города Москвы, положений об объединенных архивах Москвы; положений об архивах, экспертных комиссиях организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов Москвы;

3.2.8. Проектов индивидуальных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы;

3.2.9. Проектов описей и годовых разделов описей дел временного хранения, в том числе по личному составу, организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов Москвы;

3.2.10. Исключен. - Приказ Главного архивного управления г. Москвы от 25 ноября 2015 г. N 255

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию

Информация об изменениях:

Пункт 3.2.11 изменен с 25 ноября 2015 г. - Приказ Главного архивного управления г. Москвы от 25 ноября 2015 г. N 255

См. предыдущую редакцию

3.2.11. Проектов актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, находящихся на постоянном хранении в архивах ГБУ "ЦГА Москвы" и временном хранении в организациях-источниках комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивах города Москвы;

3.2.12. Проектов актов о неисправимых повреждениях архивных документов, находящихся на хранении в государственных (городских) и муниципальных архивах Москвы, в организациях - источниках комплектования ГБУ "ЦГА Москвы";

3.2.13. Проектов актов возврата архивных документов собственнику по итогам описания документов фондов, поступивших на хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" в неописанном виде;

3.2.14. Актов описания архивных документов, переработки описей.

------------------------------

¹ - _{Далее документы направляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.}

² - _{Далее документы направляются на рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.}

³ - _{Окончательное решение по данному пункту принимает ЦЭПК при Росархиве.}

------------------------------

3.3. Рассмотрение и вынесение решений об одобрении:

3.3.1. Проектов концепций, инструкций, памяток, методических пособий, рекомендаций по вопросам, связанным с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Москвы, определением в составе Архивного фонда Москвы особо ценных и уникальных документов; описанием архивных документов; комплектованием архивными документами государственных (городских) и муниципальных архивов Москвы, архивов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования государственных (городских) и муниципальных архивов Москвы; организацией документов в делопроизводстве, подготовленных архивными организациями города Москвы; ¹

3.3.2. Предложений государственных (городских) и муниципальных архивов Москвы, органов исполнительной власти города Москвы о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации ²;

3.3.3. Заключений о целесообразности включения в списки источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы организаций и граждан, в деятельности которых образуются документы, подлежащие отнесению к Архивному фонду Москвы;

3.3.4. Заключений о целесообразности включения в состав Архивного фонда Москвы и приема на постоянное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" документов личного происхождения, в том числе вещественных источников;

3.3.5. Заключений о целесообразности включения в состав Архивного фонда Москвы и приема в установленном порядке на постоянное хранение в ГБУ "ЦГА Москвы" документов от организаций, не отнесенных к источникам комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" (разовый прием документов);

3.3.6. Докладов и отчетов о работе центральных экспертных и экспертных комиссий (ЦЭК-ЭК) подведомственных организаций, государственных органов, органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы.

Информация об изменениях:

Приложение 1 дополнено пунктом 3.3.7. - Приказ Главного архивного управления г. Москвы от 25 ноября 2015 г. N 255

3.3.7. О внесении изменений в существующие названия фондов личного происхождения.

------------------------------

¹ - _{Указанные материалы могут рассматриваться на совместных заседаниях ЦЭПК и НМС Главархива Москвы.}

² - _{Окончательное решение по данному пункту принимает ЦЭПК при Росархиве.}

------------------------------

3.4. Вынесение рекомендаций по результатам обсуждения ¹:

3.4.1. Предложений о целесообразности разработки (переработки) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности и комплектования ими Архивного фонда Москвы, организации документов в делопроизводстве, определения состава документов государственных (городских) и муниципальных архивов Москвы, изменения сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями;

3.4.2. Спорных вопросов экспертизы ценности документов и комплектования архивными документами государственных (городских) и муниципальных архивов Москвы, объединенных архивов Москвы и архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, возникающих в процессе работы;

3.4.3. Докладов и отчетов о работе центральных экспертных и экспертных комиссий (ЦЭК-ЭК) подведомственных учреждений, государственных органов, органов местного самоуправления и организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивов города Москвы.

------------------------------

¹ - _{Рекомендации ЦЭПК по этим вопросам (пп. 3.4.1.-3.4.2.) в необходимых случаях направляются на дальнейшее рассмотрение ЦЭПК при Росархиве.}

------------------------------

3.5. Рассмотрение и вынесение решений о включении документов в региональный Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Москвы.

4. ЦЭПК предоставляется право:

4.1. Определять состав документов, относящихся к Архивному фонду Москвы, по итогам экспертизы ценности документов;

4.2. Продлевать сроки временного хранения документов Архивного фонда Москвы в архивах организаций - источников комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивах города Москвы;

4.3. Требовать от государственных (городских) и муниципальных архивов Москвы и структурных подразделений Главархива Москвы, государственных органов, органов местного самоуправления, организаций Москвы соблюдения действующих норм и правил по вопросам экспертизы ценности, научного описания документов, сроков и порядка передачи документов Архивного фонда Москвы на постоянное хранение, организации документов в делопроизводстве;

4.4. Рекомендовать государственным органам, органам местного самоуправления и организациям - источникам комплектования ГБУ "ЦГА Москвы" и муниципальных архивах города Москвы, ликвидирующимся организациям принимать соответствующие меры по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения и по личному составу; запрашивать письменные объяснения руководителей организаций о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов;

4.5. Запрашивать предложения и заключения архивных и других организаций по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных (городских) и муниципальных архивов и архивов организаций, протоколы заседаний и материалы к ним центральных экспертных и экспертных комиссий (ЦЭК-ЭК) органов государственной власти и местного самоуправления Москвы, организаций Москвы по обсуждению указанных вопросов;

4.6. Информировать руководителей государственных (городских) и муниципальных архивов Москвы, руководителей структурных подразделений Главархива Москвы, руководителей органов государственной власти и местного самоуправления Москвы, других организаций по вопросам, относящимся к деятельности ЦЭПК Главархива Москвы;

4.7. Снимать с рассмотрения на заседании ЦЭПК Главархива Москвы и возвращать составителям для доработки некачественно подготовленные документы, по которым ЦЭПК имеет право выносить соответствующие решения (пп. 3.1., 3.2., 3.3., 3.5.).

5. Организация работы ЦЭПК.

5.1. Работа ЦЭПК организуется в соответствии с Регламентом работы ЦЭПК Главархива Москвы.

5.1.1. Заседания ЦЭПК созываются по мере необходимости, но не реже 2-х раз в квартал.

Заседание ЦЭПК считается правомочным, если в нем принимают участие более половины ее состава. Решение ЦЭПК принимается по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих членов ЦЭПК. При разделении голосов поровну решающий голос принадлежит председателю ЦЭПК.

5.1.2. Заседание ЦЭПК протоколируется. Протоколы ЦЭПК подписываются председателем и ответственным секретарем.

5.1.3. По результатам рассмотрения на заседаниях ЦЭПК вопросов (документов) заинтересованным организациям и лицам направляются решения комиссии (выписки из протоколов).

5.1.4. ЦЭПК имеет печать (не гербовую), штампы об утверждении, согласовании и одобрении документов, рассмотренных на ее заседаниях.