2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы

2. Организация работы с документами, поступающими на рассмотрение ЦЭПК Главархива Москвы

2.1. Проект основного документа или предложение, направляемые на рассмотрение ЦЭПК, поступают ответственному секретарю ЦЭПК с заключением лица, представившего документ, с приложением всех необходимых документов (в зависимости от вида представляемого основного документа), перечень которых указан в Приложении к настоящему Регламенту.

2.2. Поступающие на рассмотрение ЦЭПК документы, подготовленные государственными (городскими) и муниципальными архивами Москвы, структурными подразделениями Главархива Москвы должны быть оформлены в соответствии с нормативными требованиями, иметь необходимое количество экземпляров, а также отметку (выписку) о рассмотрении данных документов на заседании ЦЭК-ЭК организации - источника комплектования центральных архивов Москвы.

Ответственный секретарь проверяет правильность оформления представленных документов, их комплектность и регистрирует полученные документы в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЦЭПК.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2.4. Ответственность за качество представляемых на рассмотрение ЦЭПК материалов возлагается на исполнителей, внесших эти материалы.

2.5. Документы, представленные в ЦЭПК без необходимых материалов, установленных настоящим Регламентом, или не имеющие необходимых реквизитов, к рассмотрению на ЦЭПК не принимаются и подлежат возврату.

2.6. Если в подготовке документа принимает участие несколько исполнителей, то головной исполнитель обеспечивает согласование документа с соисполнителями и другими заинтересованными организациями до внесения вопроса на рассмотрение ЦЭПК.

2.7. Перечень всех вопросов, поступивших на рассмотрение очередного заседания ЦЭПК, ответственным секретарем направляется председателю ЦЭПК.

Председатель ЦЭПК определяет эксперта из числа членов ЦЭПК, ответственного за проверку качества подготовки конкретного вопроса к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку свода замечаний, высказанных другими членами ЦЭПК.

2.8. Ответственный секретарь ЦЭПК:

- формирует и составляет повестку дня очередного заседания ЦЭПК на основе перечня всех вопросов, поступивших на рассмотрение;

- передает документы эксперту, назначенному ответственным за проверку качества подготовки вопроса к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку свода замечаний, высказанных другими членами ЦЭПК;

- обеспечивает возможность всем членам ЦЭПК ознакомиться с документами, включенными в повестку дня очередного заседания ЦЭПК;

- по согласованию с заместителем председателя ЦЭПК исключает вопросы из повестки дня на основании заключения эксперта.

2.9. Эксперт ЦЭПК, ответственный за проверку качества подготовки вопроса к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку свода замечаний:

- своевременно получает документы для рассмотрения;

- изучает документы, полученные на рассмотрение, в том числе с выездом в организацию;

- анализирует и обобщает замечания, высказанные другими членами ЦЭПК по данному вопросу путем составления свода замечаний в двух экземплярах;

- готовит в письменном виде заключение в двух экземплярах на документы, полученные на рассмотрение, с учетом замечаний других членов ЦЭПК, а также проект решения ЦЭПК;

- передает по одному экземпляру заключения и свода замечаний исполнителю в установленные сроки;

- представляет по одному экземпляру заключения и свода замечаний ответственному секретарю ЦЭПК в установленные сроки ¹;

- имеет право предложить исключить вопрос из повестки дня очередного заседания ЦЭПК в случае его некачественной подготовки.

2.10. Эксперт ЦЭПК рассматривает документы в течение 5-ти рабочих дней после назначения его ответственным за проверку качества подготовки вопроса к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку свода замечаний. При наличии замечаний развернутое заключение эксперта и свод замечаний передается исполнителю не менее, чем за три дня до заседания ЦЭПК.

2.11. Исполнитель (лицо, представившее документ на рассмотрение):

- своевременно представляет документы на рассмотрение очередного заседания ЦЭПК;

- организует доработку документа (вопроса) по замечаниям эксперта (экспертов), знакомит эксперта, ответственного за проверку качества подготовки вопроса к рассмотрению на заседании ЦЭПК и подготовку свода замечаний, с доработанным документом (вопросом);

- представляет доработанные материалы на заседании ЦЭПК;

- передает доработанные материалы в необходимом количестве экземпляров ответственному секретарю ЦЭПК во время заседания ЦЭПК.

------------------------------

¹ - _{После проведения заседания, в случае невозможности присутствовать на заседании ЦЭПК эксперт передает свое заключение ответственному секретарю ЦЭПК до даты заседания.}

------------------------------