Приложение. Положение об архиве Министерства труда и социальной защиты Кабардино-Балкарской Республики

Приложение

к приказу

Министерства труда

и социальной защиты

Кабардино-Балкарской Республики

от 21 февраля 2019 г. N 56-П

Положение
об архиве Министерства труда и социальной защиты Кабардино-Балкарской Республики

I. Общие положения

1. Архив Министерства труда и социальной защиты Кабардино-Балкарской Республики (далее - архив министерства) создается на правах подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности министерства, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики.

2. Министерство согласовывает Положение об архиве Министерства труда и социальной защиты Кабардино-Балкарской Республики (далее - Положение) с Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики. После согласования настоящее Положение утверждается министром труда и социальной защиты Кабардино-Балкарской Республики (далее - министр).

3. Архив министерства в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Кабардино-Балкарской Республики в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, методическими рекомендациями Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики и настоящим Положением.

II. Состав документов архива министерства

4. Архив министерства хранит:

а) документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности министерства;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций - предшественников (при их наличии);

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива министерства.

III. Задачи архива министерства

5. К задачам архива министерства относятся:

5.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения;

5.2. Комплектование архива министерства документами, образовавшимися в деятельности министерства;

5.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве министерства;

5.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве министерства;

5.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики;

5.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях министерства и своевременной передачей их в архив министерства.

IV. Функции архива министерства

6. Архив министерства осуществляет следующие функции:

6.1. Организует прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности министерства, в соответствии с утвержденным графиком;

6.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве министерства;

6.3. Представляет в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве министерства документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

6.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив министерства, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности министерства;

6.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии министерства описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение министра описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК или Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики.

6.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики;

6.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве министерства в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

6.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве министерства;

6.9. Организует информирование руководства и работников министерства о составе и содержании документов архива министерства;

6.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

6.11. Организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование;

6.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки;

6.13. Ведет учет использования документов архива министерства;

6.14. Создает фонд пользования архива министерства и организует его использование;

6.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива министерства;

6.16. Участвует в разработке документов министерства по вопросам архивного дела и делопроизводства;

6.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства министерства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам министерства в подготовке документов к передаче в архив министерства.

V. Права архива организации

7. Архив министерства имеет право:

а) представлять министру предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве министерства;

б) запрашивать в структурных подразделениях министерства сведения, необходимые для работы архива министерства;

в) давать рекомендации структурным подразделениям министерства по вопросам, относящимся к компетенции архива министерства;

г) информировать структурные подразделения министерства о необходимости передачи документов в архив министерства в соответствии с утвержденным графиком.