Приложение. Положение об управлении делопроизводства, кадров и работы по обращениям граждан администрации Александровского района

Приложение
к постановлению администрации
Александровского района
от 6 ноября 2019 г. N 2180

Положение
об управлении делопроизводства, кадров и работы по обращениям граждан администрации Александровского района

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства, кадров и работы по обращениям граждан администрации Александровского района (далее по тексту - Управление) является самостоятельным структурным подразделением администрации района, исполняющим функции деятельности администрации в области организации работы с документами и муниципальной службой, обращениями граждан.

1.2. Управление подчиняется Главе администрации Александровского района, а также функционально подчиняется первому заместителю главы администрации.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными Законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Законами Владимирской области, нормативными актами Губернатора Владимирской области, Уставом муниципального образования Александровский район, решениями Совета народных депутатов Александровского района, постановлениями и распоряжениями администрации района, а также настоящим Положением.

1.4. Управление в установленной сфере деятельности взаимодействует со всеми структурными подразделениями администрации района, с соответствующими структурными подразделениями администрации области, территориальными органами федеральных органов власти, органами местного самоуправления, организациями различных форм собственности и общественными организациями.

1.5. Управление хранит и использует в работе с документами администрации района гербовую мастичную печать (с государственной символикой Российской Федерации), простую круглую мастичную печать с наименованием администрации Александровского района и текстом "Для документов" для удостоверения копий документов и подлинности подписей должностных лиц администрации района, а также штампы с наименованием администрации района и наименованием Управления, используемые при учете и регистрации документов администрации.

1.6. Положение об Управлении делопроизводства, кадров и работы по обращениям граждан администрации Александровского района утверждается Главой администрации Александровского района.

2. Полномочия управления

2.1. Оформление, учет и хранение правовых актов администрации Александровского района (постановлений и распоряжений администрации Александровского района).

2.2. Организация документационного обеспечения в администрации района, контроль за соблюдением единого порядка работы с документами, в том числе с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП).

2.3. Организация учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных (во время приема граждан по личным вопросам) обращений граждан, поступающих в администрацию района.

2.4. Организация муниципальной службы в администрации района и ее структурных подразделениях.

2.5. Вопросы реализации наградной политики.

2.6. Контроль за исполнением нормативных актов Губернатора Владимирской области, Законодательного Собрания Владимирской области, постановлений администрации района по вопросам делопроизводства, кадровой политики органов местного самоуправления, координация этой работы с муниципальными образованиями района, Советом народных депутатов района, территориальными органами общественного самоуправления и курирующими структурными подразделениями администрации области.

2.7. Обеспечение взаимодействия администрации района с Советом народных депутатов Александровского района и Советом народных депутатов города Александров, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории района, администрациями городов Струнино, Карабаново; поселка Балакирево; Андреевского, Каринского, Краснопламенского, Следневского сельских поселений.

2.8. Оказание содействия в создании условий, необходимых для становления и развития местного самоуправления, осуществления гражданами права на участие в местном самоуправлении, реализации государственных программ поддержки местного самоуправления.

2.9. Оказание в пределах своей компетенции информационно-методической и консультативной помощи структурным подразделениям администрации района, общественным организациям и объединениям, функционирующим на территории района, администрациям городских и сельских поселений, координация взаимодействия администрации района с ними.

3. Функции управления

3.1. По оформлению, учету и хранению правовых актов (постановлений и распоряжений) администрации района:

3.1.1. Организация работы по оформлению, учету, корректуре, регистрации в течение установленного срока постановлений и распоряжений администрации района и их опубликованию (по необходимости);

3.1.2. Создание фонда правовых актов администрации района, в том числе в электронном виде.

3.1.3. Содействие в прохождении процедуры согласования проектов нормативных актов администрации района.

3.1.4. Обеспечение учета и хранения законченных делопроизводством правовых актов администрации района, подготовка и сдача их в архив в соответствии с действующими правилами.

3.1.5. Ведение справочно-информационной и разъяснительной работы по оформлению нормативных правовых документов, выдача копий и выписок из нормативных правовых актов, хранящихся в Управлении.

3.1.6. Осуществление своевременной рассылки заинтересованным органам и структурным подразделениям, органам местного самоуправления района, предприятиям, учреждениям и организациям правовых актов на бумажных носителях и в электронном виде.

3.1.7. Направление в комитет государственной и муниципальной службы администрации Владимирской области, Александровскую городскую прокуратуру копий, принятых администрацией района, правовых актов на бумажных носителях и в электронном виде.

3.1.8 Обеспечение взаимодействия администрации района с Советом народных депутатов района по оформлению проектов решений Совета народных депутатов района, вносимых Главой администрации района в Совет народных депутатов района и города Александров.

3.1.9. Оказание методической помощи сотрудникам структурных подразделений администрации района по вопросам подготовки проектов правовых актов администрации и Совета народных депутатов района и города.

3.2. По документационному обеспечению деятельности администрации района:

3.2.1. Обеспечение приема, регистрации, рассмотрения нормативных правовых актов органов государственной власти Владимирской области, служебных документов и своевременного направления их на рассмотрение Главе администрации района и его заместителям.

3.2.2. Передача сотрудникам администрации района входящих документов с резолюциями руководства для исполнения, отправка исходящих документов адресатам, формирование исполненных документов в дела, ведение учета документов.

3.2.3. Обеспечение оперативного прохождения в структурных подразделениях администрации района всех видов документов.

3.2.4. Технический контроль за сроками исполнения всех входящих документов.

3.2.5. Контроль за соблюдением требований Инструкции по работе с документами в администрации района.

3.2.6. Разработка и внедрение нормативных, методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в структурных подразделениях администрации района.

3.2.7. Организация функционирования автоматизированной системы "Документооборот" на базе платформы "СЭДД "Дело" и "СЭДД АВО", ведение баз данных системы "Документооборот" подпрограмм "Входящие", "Исходящие", "Нормативные правовые документы", "Внутренние документы", формирование по ним справочно-информационного массива. Внесение предложений по доработке и совершенствованию программного обеспечения.

3.2.8. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности должностных лиц и структурных подразделений администрации района в работе с документами по их исполнению. Систематическое информирование должностных лиц по вопросу исполнительской дисциплины.

3.2.9. Организация работы постоянно действующей экспертной комиссии по подготовке и передаче документов администрации района на хранение в архив.

3.2.10. Подготовка сводной номенклатуры дел администрации района.

3.2.11. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов администрации района.

Организация работы по подготовке и передаче документов постоянного срока хранения в архив Александровского района.

3.2.12. Контроль за правильностью формирования, оформления структурными подразделениями администрации района дел и обеспечением их учета и сохранности.

3.2.13. Организация использования документов внутреннего архива.

3.2.14. Организация актирования и уничтожения документов и дел, сроки хранения которых истекли.

3.2.15. Методическое руководство службами делопроизводства структурных подразделений администрации района и методическая помощь органам местного самоуправления муниципального района.

Координация работы по контролю за своевременным исполнением документов и обращений граждан с поручениями Главы администрации района и его заместителей структурными подразделениями администрации района.

3.2.16. Проведение в соответствии с планом работы администрации района и по поручению Главы администрации или первого заместителя главы администрации проверок по ведению делопроизводства в структурных подразделениях администрации района с последующим направлением справок руководителям этих подразделений.

3.2.17. Изучение передового отечественного опыта в области документационного обеспечения и применения современных информационных технологий для подготовки и обработки документов.

3.2.18. Организация и проведение семинаров, совещаний, консультаций, оказание практической помощи по вопросам делопроизводства и работы в автоматизированной системе "Документооборот" на платформе "СЭДД "Дело" структурным подразделениям администрации района.

3.2.19. Контроль за учетом и использованием бланков администрации района и бланков должностных лиц администрации района.

3.2.20. Организация автоматизированной подготовки документов, выполнение печатных, копировально-множительных работ, ведение учета распечатанных и растиражированных документов.

3.2.21. Организация работы на автоматизированных рабочих местах Управления с секретными и совершенно секретными документами.

3.2.22. Оформление Почетной грамоты, Благодарности, Благодарственного письма и Адреса администрации Александровского района.

3.2.23. Изготовление типовых бланков, различных форм документов, регистрационных карточек, справочников, необходимых для служебного пользования сотрудников администрации района, приобретение канцелярских товаров для нужд администрации.

3.2.24. Заверение копий нормативных правовых актов администрации района, служебных документов.

3.2.25. Подготовка проектов нормативных актов, методических материалов и предложений по вопросам документационного обеспечения, работы с документами, а также по вопросам архивного дела.

3.2.26. Оформление и учет командировочных удостоверений, выдаваемых служащим администрации района. Отметка командировочных удостоверений сотрудникам сторонних организаций.

3.3. По организации учета и обеспечению своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан:

3.3.1 Рассмотрение письменных, в форме электронного документа и устных обращений граждан, адресованных Главе администрации района и в администрацию Александровского района:

3.3.1.1. Осуществление регистрации, учета и первичной обработки поступивших письменных обращений граждан, подготовка материалов для рассмотрения Главе администрации района и его заместителям проектов их поручений.

3.3.1.2. Направление, в случае необходимости, заявителям уведомлений о том, кому поручено рассмотрение их обращений.

3.3.1.3. Осуществление контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации района, органы местного самоуправления района.

3.3.2. Организация приема граждан по личным вопросам Главой администрации района, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации района в соответствии с графиком, утвержденным Главой администрации района.

3.3.3. Организация временного хранения дел по рассмотренным обращениям граждан, формирование архива в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.3.4. Проведение информационно-аналитической работы по обращениям граждан с использованием, в последующем, электронной системы "Документооборот. Обращения граждан", "ГИС ОГ":

3.3.4.1. Изучение и анализ вопросов, поставленных гражданами в письмах и на личном приеме, подготовка оперативной и периодической информации Главе администрации района, первому заместителю главы администрации района о количестве и характере обращений граждан, а также предложений по устранению причин, порождающих обоснованные жалобы.

3.3.4.2. Изучение и обобщение опыта работы с обращениями граждан в структурных подразделениях администрации района.

3.3.5. Использование в работе с обращениями граждан средств массовой информации, официального сайта администрации района, а также официального информационного ресурса администрации района Интернет-портала - "Интернет-приемная".

3.3.6. Разработка проектов нормативных правовых актов и методических рекомендаций по вопросам организации работы с обращениями граждан.

3.3.7. Подготовка материалов для совещаний, проводимых Главой администрации района, первым заместителем главы администрации района по работе с обращениями граждан.

3.4. По организации муниципальной службы Александровского района:

3.4.1. Подготовка нормативных правовых актов по вопросам муниципальной службы.

3.4.2. Подготовка предложений о реализации положений федеральных законов, законов Владимирской области и иных нормативных правовых актов о муниципальной службе и внесение указанных предложений Главе администрации района и первому заместителю главы администрации.

3.4.3. Осуществление взаимодействия по вопросам муниципальной службы с соответствующими органами государственной власти Владимирской области.

3.4.4. Участие в проведении экспертизы положений о структурных подразделениях администрации района.

3.4.5. Формирование кадрового состава для замещения должностей муниципальной службы, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование.

3.4.6. Организация деятельности комиссии по формированию резерва управленческих кадров Александровского района.

3.4.7. Организация подготовки проектов актов администрации района и соответствующих решений, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора, назначением на должность муниципальной службы, освобождением от замещаемой должности муниципальной службы, увольнением сотрудников администрации и выходом их на пенсию.

3.4.8. Ведение трудовых книжек сотрудников администрации, прием на работу которых осуществляется Главой администрации района.

3.4.9. Формирование и ведение личных дел муниципальных служащих администрации района, заместителей главы администрации района, руководителей структурных подразделений администрации района.

3.4.10 Формирование и ведение реестра лиц, замещающих должности муниципальной службы в администрации Александровского района.

3.4.11. Оформление и выдача служебных удостоверений муниципальным служащим администрации района и ее и структурных подразделений.

3.4.12. Организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы в администрации района.

3.4.13. Организация и обеспечение проведения аттестации муниципальных служащих, замещающих должности в администрации и структурных подразделениях администрации района.

3.4.14. Организация и обеспечение проведения квалификационных экзаменов для присвоения классных чинов муниципальным служащим.

3.4.15. Организация деятельности комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих администрации Александровского района и урегулированию конфликта интересов;

3.4.16. Организация заключения договоров с гражданами на время их обучения в образовательном учреждении профессионального образования с последующим прохождением муниципальной службы.

3.4.17. Организация профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации и стажировки муниципальных служащих администрации района, осуществление взаимодействия по данным вопросам с администрацией области, Владимирским филиалом Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, другими учебными заведениями.

3.4.18. Обеспечение должностного роста муниципальных служащих.

3.4.19. Организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на муниципальную службу, подготовка проектов распоряжений администрации района об установлении ежемесячной процентной надбавки к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, муниципальным служащим администрации Александровского района.

3.4.20. Организация проведения служебных проверок.

3.4.21. Организация представления муниципальными служащими администрации района ежегодных сведений о доходах и расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также организация проверки соблюдения муниципальными служащими установленных федеральным и областным законодательством ограничений.

3.4.22. Консультирование муниципальных служащих по правовым и иным вопросам муниципальной службы.

3.4.23. Подготовка должностных инструкций для заместителей главы администрации района и руководителей структурных подразделений, ознакомление с ними работников, контроль за своевременным внесением в должностные инструкции изменений, проведение экспертизы должностных инструкций муниципальных служащих структурных подразделений администрации района.

3.4.24. Проведение работы по реформированию муниципальной службы Александровского района.

3.4.25. Рассмотрение обращений и заявлений граждан по вопросам муниципальной службы и принятие по ним соответствующих мер.

3.4.26. Организация работы по созданию, в необходимых случаях, координационных и иных постоянно или временно действующих рабочих органов администрации района по вопросам муниципальной службы.

3.4.27. Подготовка распоряжений администрации района о предоставлении отпусков муниципальным служащим администрации района.

3.4.28. Ведение штатного расписания администрации района.

3.4.29. Исчисление стажа муниципальной службы муниципальных служащих администрации района и ее структурных подразделений, дающего право на получение надбавки за выслугу лет на муниципальной службе и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет.

3.4.30. Подготовка нормативных правовых актов по вопросам назначения пенсии за выслугу лет муниципальным служащим.

3.4.31. Составление и контроль за соблюдением графика отпусков муниципальных служащих администрации района и руководителей структурных подразделений администрации района.

3.4.32. Исчисление трудового стажа работников администрации района при назначении пособий по государственному социальному страхованию.

3.4.33. Проведение работы по обязательному медицинскому страхованию муниципальных служащих администрации района.

3.4.34. Подготовка аналитических, информационных и методических материалов по работе с кадрами в администрации района и структурных подразделениях администрации района.

3.4.35. Взаимодействие, в пределах своей компетенции, с органами местного самоуправления муниципальных образований района по вопросам совершенствования их структуры, штатной численности и оплаты труда.

3.4.36. Подготовка организационно-распорядительных документов по защите информации, разрабатывание и ведение политики назначения и смены паролей для входа в операционную систему ПЭВМ, проведение аттестационных испытаний автоматизированных рабочих мест.

3.4.37. Подготовка нормативных актов об утверждении правил обработки персональных данных.

3.5. По вопросам реализации наградной политики:

3.5.1. Подготовка, по поручению Главы администрации района, и контроль за правильностью оформления наградных листов о представлении к награждению государственными наградами Российской Федерации, ходатайств о награждении Почетной грамотой и Благодарностью администрации Владимирской области.

3.5.2. Подготовка писем - ходатайств по вопросам награждения Почетной грамотой и Благодарностью администрации области и поощрении жителей Александровского района, внесших большой вклад в социально-экономическое развитие Александровского района.

3.5.3. Подготовка проектов постановлений администрации района о поощрении муниципальных служащих Александровского района за профессиональные успехи.

3.5.4. Выдача справок жителям района по вопросам подтверждения награждения орденами и медалями бывшего Союза ССР и государственными наградами Российской Федерации, в случае наличия первичных документов, подтверждающих факт такого награждения.

3.5.5. Оформление протоколов вручения наград, сведений и отчетных данных о вручении государственных наград для отдела наградной политики и геральдики комитета государственной и муниципальной службы администрации Владимирской области.

3.5.6. Взаимодействие с администрацией области и органами местного самоуправления по вопросам представления к награждению и вручения наград в соответствии с наградным законодательством.

4. Обеспечение деятельности и руководство управлением

4.1. Финансирование Управления осуществляется в пределах соответствующих статей сметы администрации района за счет средств бюджета района.

4.2. Материально-техническое, документационное, информационно-техническое, социально-бытовое и транспортное обеспечение деятельности Управления осуществляют соответствующие органы и структурные подразделения администрации района.

4.3. Структура и штатное расписание Управления утверждается постановлением администрации района.

4.4. Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации района.

Начальник Управления имеет одного заместителя, назначаемого на должность и освобождаемого от должности Главой администрации района.

4.5. Начальник управления:

4.5.1. Руководит деятельностью Управления, организует его работу в соответствии с полномочиями и функциями, несет персональную ответственность за результаты работы Управления.

4.5.2. Вносит предложения Главе администрации района по распределению обязанностей между заместителем начальника Управления и сотрудниками Управления.

4.5.3. Разрабатывает должностные инструкции муниципальных служащих Управления и представляет их на утверждение Главе администрации района.

4.5.4. Ведет прием граждан, рассматривает обращения, поступившие в Управление, принимает меры к их своевременному рассмотрению.

4.5.5. Планирует деятельность управления по согласованию с Главой администрации района.

4.5.6. Направляет в необходимых случаях муниципальных служащих Управления для участия в заседаниях коллегии администрации района, совещаниях, комиссиях и иных мероприятиях администрации района.

4.5.7. Визирует в пределах своей компетенции проекты решений Совета народных депутатов района, постановлений и распоряжений администрации района, а также иные документы администрации района.

4.5.8. Подписывает служебную документацию в пределах компетенции Управления.

4.5.9. Вносит Главе администрации района предложения по совершенствованию структуры и штатов Управления, поощрению муниципальных служащих Управления, применению к ним мер дисциплинарной ответственности.

4.5.10. Представляет Главе администрации района предложения о назначении на должность и освобождении от должности заместителя начальника управления и специалистов Управления.

4.5.11. Вносит предложения по командированию сотрудников Управления для осуществления функций управления вне администрации района.

4.5.12. Создает необходимые условия для организации труда муниципальных служащих Управления.

4.5.13. Обеспечивает соблюдение в Управлении служебного распорядка.

4.5.14. Осуществляет иную деятельность в соответствии с должностной инструкцией и настоящим Положением.

4.5.15. Непосредственно выполняет поручения Главы администрации района.

5. Реорганизация управления

Реорганизация Управления осуществляется Главой администрации района в порядке, установленном действующим законодательством.