Приложение. Положение об архиве администрации Быковского муниципального района

Приложение
Утверждено
Постановлением
администрации Быковского
муниципального района
от 07 ноября 2019 г. N 870

Положение
об архиве администрации Быковского муниципального района

I. Общие положения

1. Положение об архиве администрации Быковского муниципального района (далее - Положение) разработано в соответствии с Приказом Росархива от 11.04.2018 г. N 42 "Об утверждении Примерного положения об архиве организации".

Документы администрации Быковского муниципального района Волгоградской области (далее администрация), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют муниципальную часть Архивного фонда Волгоградской области, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в архивном отделе администрации Быковского муниципального района Волгоградской области.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" до передачи на муниципальное хранение эти документы хранятся в администрации.

2. Архив администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в ее деятельности. В соответствии с правилами, установленными Росархивом, обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей архивных документов, на муниципальное хранение, производятся управлением делами администрации.

3. Управление делами администрации осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Быковского муниципального района, источником комплектования которого выступает администрация Быковского муниципального района Волгоградской области.

За работу архива администрации отвечает работник, ответственный за ведение архива.

4. Администрации разрабатывает положение об архиве администрации. Положение об Архиве администрации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве администрации.

Администрация согласовывает положение об архиве с архивным отделом администрации Быковского муниципального района, после согласования положения об Архиве администрации утверждается главой Быковского муниципального района.

5. Архив администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами государственных и муниципальных органов.

II. Состав документов архива администрации

6. Архив администрации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) администрации - предшественников;

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива администрации.

III. Задачи архива администрации

7. К задачам архива администрации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II настоящего положения.

7.2. Комплектование архива администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве администрации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации Быковского муниципального района.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях администрации и своевременной передачей их в архив администрации.

IV. Функции архива администрации

8. Архив администрации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве администрации.

8.3. Представляет в архивный отдел администрации Быковского муниципального района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации.

Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование в архивный отдел администрации Быковского муниципального района описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе Быковского муниципального района описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения, в том числе описи дел по личному составу, согласованные с архивным отделом администрации Быковского муниципального района.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации Быковского муниципального района.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.

8.9. Организует информирование руководства и работников администрации о составе и содержании документов Архива администрации.

Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

8.11. Организует выдачу документов и дел для работы в помещении администрации или во временное пользование.

8.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.13. Ведет учет использования документов архива администрации.

8.14. Создает фонд пользования Архива администрации и организует его использование.

8.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации.

8.16. Участвует в разработке документов администрации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.17. Оказывает методическую помощь:

а) специалистам структурным подразделений администрации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел; в подготовке документов к передаче в Архив администрации.

V. Права Архива администрации

9. Архив администрации имеет право:

а) представлять руководству администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях администрации сведения, необходимые для работы Архива администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива администрации;

г) информировать структурные подразделения администрации о необходимости передачи документов в Архив администрации в соответствии с установленными сроками;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК архивного учреждения.