Раздел II. Составление описей дел (описей электронных дел) на судебные дела (наряды) постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и их представление на утверждение

Раздел II
Составление описей дел (описей электронных дел) на судебные дела (наряды) постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и их представление на утверждение

7. Опись дел (опись электронных дел) - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Опись дел (опись электронных дел) составляется на основе номенклатуры дел.

8. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) сроков хранения заводятся отдельные описи по форме согласно Приложениям N 1, 2 к настоящей Инструкции.

Аналогичные описи составляются на электронные дела по форме согласно Приложениям N 3, 4 к настоящей Инструкции.

9. Для учета дел временного (до 10 лет) сроков хранения рекомендуется вести описи дел в электронном виде с последующим распечатыванием на бумажном носителе в конце отчетного года и формированием в соответствующий наряд.

При уничтожении таких дел в графе "Примечание" проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.

10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся под отдельным порядковым номером;

графы заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа "Примечание" используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий и другое.

11. Каждая опись дел ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Номера по порядку в годовом разделе описи дел должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года.

Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения.

12. После внесения дела в опись дел на его обложке рядом с пометкой "постоянно" проставляются номер описи и номер дела по описи.

13. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.

Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения постоянно действующей экспертной комиссией судебного участка (далее - экспертной комиссией) допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии судебного участка мирового судьи.

14. После каждого поступления или выбытия документов (утрата, обнаружение неучтенных документов) составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

15. Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, том описи дел должны иметь лист-заверитель.

16. При наличии в архиве двух и более описей дел ведется реестр описей дел по форме согласно Приложению N 5 к настоящей Инструкции.

Описи дел вносятся в реестр описей дел в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

17. Формирование электронной описи дел осуществляется на основе электронной номенклатуры в автоматизированном режиме. При этом "фильтром" для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения).

В электронной описи дел содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе.

18. Описи дел (годовые разделы описей дел) составляются:

постоянного хранения - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

временного (свыше 10 лет) хранения - не менее чем в двух экземплярах.

19. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного хранения рассматриваются экспертной комиссией, при их согласовании в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания.

20. Согласованные экспертной комиссией описи дел (годовые разделы описей) постоянного срока хранения утверждаются мировым судьей.

21. Описи (годовые разделы описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения согласовываются с экспертной комиссией, после чего утверждаются мировым судьей.

22. При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду.

Историческая справка к фонду состоит из истории фондообразователя (судебного участка), истории фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристики документов фонда.

При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.