Раздел VII. Передача дел (электронных дел) в архив мирового судьи. Порядок хранения архивных дел (электронных архивных дел)

Раздел VII
Передача дел (электронных дел) в архив мирового судьи. Порядок хранения архивных дел (электронных архивных дел)

75. Дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве по описям дел.

76. Дела временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" передаются в архив по описям дел, которые ведутся в электронном виде, с последующим распечатыванием на бумажном носителе в конце отчетного года и формированием в соответствующий наряд.

77. При передаче дел на бумажном носителе в архив работником, ответственным за работу архива, проверяется правильность их формирования, оформления. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел уполномоченные работники судебного участка обязаны устранить.

78. Прием-передача дел в архив производится работником, ответственным за работу архива, в присутствии уполномоченного работника судебного участка. На экземплярах описи дел проставляется отметка о наличии дела; в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел.

79. Передача электронных документов в архив производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

80. При передаче электронных документов в архив выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе судебного участка электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описи электронных дел, документов судебного участка;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив на физически обособленных материальных носителях).

81. Прием электронных документов в архив по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника, ответственного за работу архива, и работника, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью мирового судьи или уполномоченного им лица.

82. На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указываются:

наименование судебного участка;

номер фонда;

номер описи электронных дел;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки разборчивым почерком специальными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

83. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в порядке, предусмотренном процессуальным законодательством и Инструкцией по судебному делопроизводству у мирового судьи Ненецкого автономного округа, в архив не передаются.

На учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив.

84. Поступившие в архив дела и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

85. Архивные дела систематизируются согласно описям дел и помещаются в короба (10 - 50 дел в коробке).

На корешке обложки каждого короба указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, помещенных в короб.