Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Распоряжение Администрации Алтайского края от 5 января 2000 г. N 1-Р Об инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)
Распоряжение Администрации Алтайского края от 5 января 2000 г. N 1-р
С изменениями и дополнениями от:
17 апреля 2000 г.
ГАРАНТ:
Распоряжением Администрации Алтайского края от 5 апреля 2014 г. N 102-р настоящее распоряжение признано утратившим силу
1. Утвердить прилагаемую примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Алтайского края.
2. Рекомендовать органам местного самоуправления края на основании настоящей примерной инструкции разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.
3. Общему отделу Администрации края (В.Н.Кутищев) и управлению архивного дела Администрации края (Н.И.Разгон) оказывать организационно-методическую помощь по ведению делопроизводства в органах местного самоуправления.
4. Признать утратившим силу распоряжение администрации края от 05.05.92 г. N 474-р.
|
Глава Администрации Алтайского края |
А.А.Суриков |
Примерная инструкция
по делопроизводству в органах местного
самоуправления Алтайского края
(утв. распоряжением администрации Алтайского края от 5 января 2000 г. N 1-р)
С изменениями и дополнениями от:
17 апреля 2000 г.
1. Общие положения
1.1. Настоящая примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению, контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах.
Примерная инструкция составлена с учетом Закона Алтайского края "Об основах местного самоуправления" от 05.12.95 г. N 29-ЗС, ГСДОУ и ГОСТа Р6.30-97, а также Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (М., 1993).
По вопросам ведения делопроизводства, которые не предусмотрены настоящей Инструкцией, следует руководствоваться правилами и требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения, М., 1991, ГОСТ Р6.30-97.
Порядок ведения секретного делопроизводства и работы с документами с грифом "Для служебного пользования" определен особыми инструкциями.
Составление, оформление и учет документов по кадрам, по записи актов гражданского состояния, нотариальным действиям, учету военнообязанных производится в порядке, установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями вышестоящих и других органов.
1.2. На основе настоящей примерной инструкции органы местного самоуправления Алтайского края разрабатывают индивидуальные инструкции по делопроизводству, которые утверждаются руководителем.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства и полную сохранность документов Архивного фонда Алтайского края возлагается:
в администрациях районов и городов края на управляющих делами (секретарей администраций, заведующих общими отделами);
в администрациях сел и поселков - на заместителей глав этих администраций;
в отделах, управлениях и комитетах - на их руководителей.
1.4. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем с порядком работы данного учреждения и его Инструкцией по делопроизводству.
2. Прием, регистрация и рассмотрение
входящей корреспонденции
2.1. Все поступающие служебные документы являются входящей корреспонденцией.
2.2. Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз.
2.3. Регистрация корреспонденции ведется работником, назначенным приказом, распоряжением руководителя учреждения.
2.4. При приеме и регистрации корреспонденции, необходимо:
проверить правильность доставки, целостность конвертов или упаковки почтовых отправлений;
вскрыть полученные пакеты, бандероли или посылки, кроме тех, на которых имеется надпись "лично". При вскрытии конверта установить наличие вложенных в него документов и приложений, а в случае порчи или отсутствия их сообщить об этом отправителю;
прикрепить к поступившим документам конверты, если на самом документе отсутствует адрес отправителя, или когда почтовый штемпель позволяет установить время отправления и получения его. При получении доплатной корреспонденции конверты сохранить для представления в бухгалтерию в качестве оправдательных документов, во всех остальных случаях после проверки конверты уничтожить;
систематизировать документы на регистрируемые и не подлежащие регистрации;
передать адресатам или уполномоченным ими лицам именные пакеты с надписью "лично". Если окажется, что содержащаяся в них корреспонденция имеет служебный характер, зарегистрировать их;
передать или переслать неправильно присланные документы по принадлежности, известив об этом отправителей.
Телефонограммы принимаются техническим секретарем учреждения, а в нерабочее время, выходные и праздничные дни - дежурным.
Телефонограммы записываются в прошнурованную книгу с указанием их порядкового номера, наименования и номера телефона отправителя, наименования адресата, текста, времени приема телефонограммы, должности и фамилии лица передавшего, должности и фамилии лица, принявшего телефонограмму. Ниже ставится подпись должностного лица, ознакомившегося с телефонограммой, и дата.
2.5. Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения, ответа, контроля.
Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.
Перечень документов, не подлежащих регистрации, определяется ответственным за организацию делопроизводства и утверждается руководителем. Примерный перечень таких документов указан в приложении 1 к настоящей Инструкции.
2.6. Входящая корреспонденция регистрируется: срочная - вне очереди, остальные - в течение дня ее поступления.
2.7. Для регистрации всех категорий входящих и исходящих документов применяется, как правило, единая регистрационная карточка.
На каждый регистрируемый документ заполняется 2 экземпляра карточки. После регистрации одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая после записи резолюции руководителя вместе с документом направляется в структурное подразделение для исполнения.
При этом должен соблюдаться следующий порядок заполнения отдельных граф лицевой стороны регистрационной карточки:
в графе "Корреспондент" для входящего документа указывается наименование учреждения, откуда поступил документ, вид документа. В отдельных случаях может быть указана также должность и фамилия лица, подписавшего входящий документ;
для инициативного исходящего документа указывается наименование учреждения, куда он направляется;
при массовой рассылке документа указывается обобщенное название корреспондентов. Например, "Главы администраций", "Отделы, управления и организации". При регистрации инициативного исходящего документа в этой же графе указывается фамилия лица, подписавшего документ;
в графе "Дата и индекс документа" указывается дата документа (число, месяц, год) и номер, присвоенный ему учреждением автором;
графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только для входящих документов. В ней проставляется дата получения и индекс, присвоенный документу;
календарная шкала вверху карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается дата, в которой документ должен быть исполнен (типовой срок, установленный для исполнения различных групп документов, в соответствии с пунктом 4.5 настоящей Инструкции либо дата, указанная руководителем в резолюции). Если срок исполнения продлен, то в шкале отмечается новая дата, а первая зачеркивается. Отметка о сроке исполнения делается в шкале на каждый документ, требующий ответа или исполнения, независимо от того, взят ли он на контроль. Для документа, взятого на особый контроль, перед сроком исполнения ставится красная буква "К". При взятии на контроль отдельного вопроса или пункта документа (постановления, распоряжения, поручения, письма) проставляется срок их исполнения;
в графе "Краткое содержание" указывается вид (решение, распоряжение и т.п.), заголовок документа, а при его отсутствии излагается его краткое содержание;
при регистрации документа, содержащего несколько поручений, исполняемых в разные сроки, исполняется дополнительный экземпляр карточки (продолжение), на котором в этой графе указывается содержание пунктов, взятых на контроль, и сроки их исполнения;
в графу "Резолюция" переносится резолюция с документа с указанием должности лица, подписавшего ее, и дата;
в графе "Отметка об исполнении" отражается решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа, результаты исполнения и направление его "В дело", N и дата.
Оборотная сторона регистрационной карточки заполняется в процессе движения и исполнения документа. Записи должны быть краткими и соответствовать основному назначению - обеспечению контроля за движением, своевременным исполнением и возвратом документа.
Для документов, взятых на контроль по срокам исполнения, запись делается по формуле:
дата - кому передан документ;
дата - факт напоминания о сроке исполнения;
дата - факт возвращения исполненного документа.
2.8. Регистрационные карточки систематизируются и расставляются в картотеках, составляющих основу справочного аппарата к служебным документам. Эта картотека делится на 2 части на исполненные и неисполненные документы. Карточки из разделов второй части по мере исполнения перемещаются в соответствующий раздел первой части картотеки.
2.9. Регистрационно - контрольные карточки изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (210 х 148 мм) по ГОСТ-Р6.30-97 (приложение 2).
2.10. При объеме документооборота до 500 - 600 документов в год, а также в зависимости от имеющихся условий могут применяться журналы регистрации входящих документов, которые заполняются строго по форме (приложение 3).
2.11. Для регистрации документов могут использоваться компьютерная и вычислительная техника. В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с использованием машинно - ориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации, или путем прямого ввода их с документа.
2.12. На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого листа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата его поступления и индекс.
На документах, не подлежащих регистрации, указываются дата их поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется.
Индекс входящего документа состоит из порядкового регистрационного номера и номера дела по утвержденной номенклатуре, в котором он должен храниться.
Если поступивший документ является ответом на письмо или информацией о выполнении решений, постановлений, распоряжений, то факт его получения отмечается в графе "Отметка об исполнении" регистрационной карточки исходящего документа или в журнале исходящей корреспонденции.
2.13. Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением между ними обязанностей. Документы правительства и государственных органов исполнительной власти передаются на рассмотрение руководителю.
2.14. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. На нижнем поле этого листа указывается номер и дата документа, к которому относится резолюция.
Резолюция должна содержать:
указание, кому конкретно поручается исполнение документа (фамилия, инициалы), предписываемое действие, способ, порядок и срок его исполнения, личную подпись руководителя и дату ее написания.
На документе не должно быть более одной резолюции.
Ответственными за исполнение документа являются должностные лица, указанные в резолюции.
2.15. Текст резолюции переносится в регистрационную карточку или журнал регистрации входящей корреспонденции, а затем документ передается исполнителю.
Если документ в соответствии с резолюцией руководителя направляется для исполнения нескольким исполнителям, то ответственным за его исполнение является то должностное лицо, к ведению которого относится основной вопрос, или то лицо, которое в резолюции указано первым. Документ передается исполнителям либо поочередно, либо одновременно в размноженных копиях.
2.16. Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить те из них, которые требуют наиболее спешного исполнения.
2.17. Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в учреждении, не должны пересылаться в подчиненные или другие организации.
В случае направления документа или письма на рассмотрение и для принятия мер в другие учреждения автор должен быть поставлен об этом в известность.
2.18. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах их прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в соответствующей регистрационной карточке или журнале.
Под расписку передаются исполнителям контролируемые документы.
2.19. На документах, по которым поставленные вопросы решены (проведено совещание либо приняты постановление или распоряжение), исполнитель на нижнем поле первой страницы документа с левой стороны делает отметку "В дело", N дела, в котором будет храниться документ, и заверяет ее своей подписью.
3. Подготовка, оформление и размножение
служебных документов
3.1. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.
3.2. Служебные документы пишутся на бланках. Бланк документа - это лист бумаги с заранее напечатанными на нем типографским способом или при помощи штампа постоянными для данного документа информационными реквизитами. Штамп применителен только для служебных писем.
3.3. Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) и печатаются черной краской.
Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов (приложение 4).
В случае отсутствия бланка документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.
На бланках для решений представительных органов местного самоуправления муниципального образования <1>, постановлений, распоряжений администрации в верхней части, перед наименованием органа, печатаются слова "Российская Федерация".
-------------------------------
<1> Далее вместо слов "представительных органов местного самоуправления муниципального образования" будет употребляться термин "представительный орган".
3.4. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и настоящей Инструкции.
3.5. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих требований:
- указание учреждения - автора (как правило, воспроизводится в бланке учреждения);
- указание вида документа;
- индекс и дата документа;
- составление заголовка документа;
- текст документа;
- адресат;
- проставление отметок о согласовании текста документа;
- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);
- проставление отметок о прохождении и исполнении документа и направлении его "В дело".
3.6. Важным реквизитом документа является правильное указание его автора.
Для постановлений, принятых на сессии или заседании, наименование представительного органа (приложение 5).
Для постановлений и распоряжений администрации - наименование администрации (приложение 6).
При принятии совместных постановлений представительного органа и администрации указываются в следующем порядке: слова "Российская Федерация", затем наименование представительного органа, затем наименование администрации (приложение 7).
Для отделов, управлений и комитетов - полное наименование отдела, управления, комитета.
3.7. Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является указание их вида. Это решение, постановление, распоряжение, протокол, план работы, докладная записка, информация. Вид документа указывается под наименованием учреждения.
3.8. Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос: "О чем?", Например: "Об отмене...", "О состоянии...".
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1 интервал.
Документы, оформленные на бумаге формат А5, не нуждаются, как правило, в заголовке.
3.9. Служебный документ должен иметь дату, в состав которой входят число, месяц и год.
Для постановлений представительного органа и протоколов различных заседаний датой является день, месяц и год их проведения, а для постановлений, распоряжений администрации и писем - день их подписания.
Датой документа, требующего утверждения, считается дата его утверждения.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Алтайского края от 17 апреля 2000 г. N 346-р в пункт 3.10 настоящей Инструкции внесены изменения
3.10. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами: Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.
Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.
Дата подписания указывается в левой верхней части документа.
Если документ готовится не на бланке, то дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ, ниже на 2 - 3 интервала. Этот порядок допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах.
Все отметки на служебных документах, связанные с прохождением и исполнением их, датируются и подписываются.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Алтайского края от 17 апреля 2000 г. N 346-р в пункт 3.11 настоящей Инструкции внесены изменения
3.11. Реквизит "Адресат" располагается в верхнем правом углу документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее по тексту примерной инструкции и в приложениях примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Администрация края
Топливно - энергетический отдел;
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Администрация края
Управление делами
Начальнику сектора по материально - техническому снабжению
П.Б. Матвееву
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата, например:
Председателю Избирательной
комиссии Алтайского края
Н.А. Еремеевой
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации сельских Советов
Заринского района
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Отделение Пенсионного фонда
Российской Федерации
по Алтайскому краю
656056, г. Барнаул,
пр. Комсомольский, 80-а
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
658033, Алтайский край,
Родинский район, с. Родино,
ул. Садовая д. 5, кв.12
И.П. Сорокину
Документ не должен содержать более четырех адресатов; в противном случае составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:
Председателю садового товарищества
"Восход"
В.И.Петрову
3.12. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта документа, либо грифом согласования.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Алтайского края от 17 апреля 2000 г. N 346-р пункт 3.13 настоящей Инструкции изложен в новой редакции
3.13. При согласовании документа визированием виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела
___________________ А.С.Орлов
личная подпись
06.04.2000
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом.
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
_________________ А.С.Орлов
личная подпись
06.04.2000
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
3.14. Проекты постановлений и распоряжений администрации края, района, города, села и поселка визируются исполнителями, руководителями заинтересованных отделов, управлений и комитетов, юрисконсультом, заместителями глав администраций, курирующих соответствующие вопросы (приложение 8).
3.15. Гриф согласования содержит следующие элементы: слово Согласовано, написанное прописными буквами без кавычек, наименование должности (включая наименование учреждения), личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым согласовывается документ, и дата согласования, например:
Согласовано
Глава администрации Курьинского района
____________________ В.Н.Соловьев
личная подпись
17.07.99
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, то гриф согласования оформляют по следующей форме:
Согласовано
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 30.10.99 N 451-805
или:
Согласовано
Протокол заседания Правления
Страховой компании "Жизнь"
От 21.12.99 N 101
Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования (приложение 8).
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Алтайского края от 17 апреля 2000 г. N 346-р в пункт 3.16 настоящей Инструкции внесены изменения
3.16. Документы подписываются должностными лицами учреждения в соответствии с распределением обязанностей. В состав подписи входит обозначение должностного лица, подписывающего документ (полное, если документ написан не на бланке, и сокращенное - на документах, составленных на бланках), личная подпись и ее расшифровка, например:
Глава Администрации личная подпись Н.А.Федоров
Зудиловского сельсовета
Первомайского района
Алтайского края
или:
Глава Администрации личная подпись Н.А.Федоров
Допускается в реквизите "Подпись" центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Глава администрации
Пещерского сельсовета Залесовского
района Алтайского края---------------------Н.В.Рогова
личная подпись
3.17. Постановления представительного органа подписываются его председателем, при его отсутствии - заместителем председателя.
Постановления, распоряжения администрации района, города, села и поселка - главой администрации, при его отсутствии заместителем главы администрации, назначенным главой администрации специальным распоряжением.
В отделах, управлениях и комитетах документы подписываются руководителем, а при его отсутствии - заместителем руководителя.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Начальник управления личная подпись М.А.Медведев
Главный бухгалтер личная подпись Н.И.Рогозина
При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель председателя Заместитель главы администрации
районного Собрания депутатов
--------------- И.К.Андреев ----------------- А.П.Сергеев
личная подпись личная подпись
Подпись располагается ниже текста на 2 - 4 интервала, длина строки наименования должностного лица не должна превышать 8 см и печатается через 1 интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне первой строки наименования должностного лица у правой границы текстового поля. Между инициалами имени и фамилией пробел не ставится.
3.18. Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года (приложение 9).
3.19. Распоряжения издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения. В соответствии с номенклатурой дел распоряжения по основной деятельности, личному составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела. Распоряжения регистрируются в журнале. Порядковый номер распоряжения с добавлением буквы "р" (12-р, 159-р и т.д.), буквы "л" - по личному составу, буквы "к" - по командировкам и отпускам устанавливается в пределах календарного года. Наличие установленных реквизитов обязательно для всех видов распоряжений (приложение 10).
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Алтайского края от 17 апреля 2000 г. N 346-р в пункт 3.20 настоящей Инструкции внесены изменения
3.20. Утверждение - особый способ удостоверения документа, после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
Элементом грифа утверждения являются: слово Утверждаю, написанное заглавными буквами без кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения.
Гриф утверждения печатается перед текстом в правом верхнем углу документа. Например:
Утверждаю:
Глава администрации
Залесовского района
Алтайского края
______________Ф.В.Траутвейн
21 мая 1999 г.
Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
Утверждаю:
Глава администрации
Заринского района
Алтайского края
_________________ И.И.Терешкин
12 сентября 2000 г."
При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
Утверждена
Постановлением администрации
Суетского района
от 30 марта 2000 г. N 12
Утверждено
Распоряжением администрации
Славгородского района
от 15 января 2000 г. N 10-р"
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Утверждаю Утверждаю
Начальник Главного управления И.о. начальника УВД
сельского хозяйства и Алтайского края
продовольствия администрации полковник милиции
Алтайского края
---------------- И.В.Апарин ---------------- Ю.К.Валяев
12.10.99 12.10.99
План
организационно - практических мероприятий по
профилактике краж скота на территории края
в осенне - зимний период 1999 - 2000 гг.
3.21. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
3.22. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991 (ГСДОУ) рекомендует примерный перечень документов, на которые ставится круглая печать (приложение 11).
3.23. Размноженные экземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и постановлений, распоряжений администрации, заверяются специальной печатью "Для распоряжений" либо "Для постановлений".
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала личную подпись должностного лица, подписывающего документ.
Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными.
Копии документов, используемых в документообороте, заверяются проставлением ниже реквизита "подпись" заверительной подписи "Верно", наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровка и дата заверения. При расшифровке подписи (инициалы, фамилия лица, подписавшего документ) скобки не ставятся.
Например:
Верно
|
Управляющий делами |
И.А.Сергеев |
личная подпись
01.12.99
3.24. Независимо от того, по каким вопросам подготавливаются проекты постановлений представительного органа, постановлений или распоряжений администрации, необходимо тщательно оформить каждое из них с соблюдением правил, установленных ГОСТ Р6.30-97 и настоящей Инструкцией.
Они должны быть:
экономически необходимыми, целесообразными, обоснованными, деловыми, конкретными, краткими, не более четырех машинописных страниц, с указанием способа и срока исполнения.
Недопустимо принятие постановлений или распоряжений, содержащих общие декларативные формулировки, не поддающиеся проверке и контролю исполнения.
3.25. Постановления, распоряжения, другие служебные документы, принимаемые и издаваемые на основе законов, указов, постановлений, решений и распоряжений органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты, номера и заголовка.
К проекту решения, постановления или распоряжения исполнитель прилагает список лиц и организаций, которым должен быть разослан подписанный документ, а также указать свою фамилию и номер служебного телефона.
На документах, оформляемых на двух и более листах, второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и без каких-либо знаков в интервале 20 мм от верхнего края листа.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Алтайского края от 17 апреля 2000 г. N 346-р в пункт 3.26 настоящей Инструкции внесены изменения
3.26. Служебные письма должны быть краткими, не превышать двух страниц, составляться, как правило, по одному вопросу.
Для писем применяются бланки (приложение 4).
На копии письма ставятся визы исполнителя и других работников, с которыми согласован проект письма.
В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа печатают фамилию или фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона. Ниже указывается индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Алтайского края от 17 апреля 2000 г. N 346-р в пункт 3.27 настоящей Инструкции внесены изменения
3.27. Приложение к постановлению представительного органа или постановлению (распоряжению) администрации (приложение 12) должно обязательно иметь следующие элементы: приложение, указание вида документа, к которому оно прилагается, его дату и номер, заголовок, текст, подпись составителя и визы лиц, которые ответственны за достоверность его содержания. Если в приложении имеются цифровые показатели, то указывается единица их измерения. При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковая цифра в той очередности, в какой они упоминаются в тексте документа. Отметка о номере приложения и к какому документу оно прилагается указывается в правом верхнем углу первого листа.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Приложение N 2
к постановлению администрации
Каменского района
от 15 июня 2000 г. N 45
Приложения могут иметь также другие служебные документы. В этом случае в основном или сопроводительном письме ниже текста, перед подписью указывается:
Приложение: на ________ л., в ______ экз.
3.28. Материалы к различным заседаниям и совещаниям, постановления и распоряжения размножаются в администрациях районов, городов, сел и поселков в соответствии с установленными регламентами их работы.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации Алтайского края от 17 апреля 2000 г. N 346-р в пункт 3.29 настоящей Инструкции внесены изменения
3.29. Служебные документы печатаются либо на пишущей машинке, либо на компьютере с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows шрифтом Times New Roman размером NN 13, 14, 15 через 1 - 2 интервала. В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним межстрочные интервалы могут быть изменены.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.
При печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
15 - верхнее;
20 - нижнее.
Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
3.30. Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах: на сессиях, собраниях, коллегиях фиксируются в соответствующих протоколах.
3.31. Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятия постановлений на заседаниях представительного органа местного самоуправления муниципального образования (сельсовета, поселка) (приложение 13).
Протокол оформляется на основании записей хода сессии (заседания, собрания), а также подготовленных материалов: текстов докладов, содокладов, постановлений, записей выступлений депутатов.
Текст протокола должен быть точным, отпечатанным на пишущей машинке. При составлении протокола необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой информацией, содержащейся в протоколе.
Форма протокола должна включать в себя следующие обязательные реквизиты:
слова "Российская Федерация";
полное наименование представительного органа;
наименование документа (протокол);
порядковые номера сессии (заседания) и созыва;
дата и место состоявшейся сессии (заседания). Эти данные печатаются на одном уровне.
Датой протокола является дата проведения сессии (заседания). Протоколы сессии нумеруются в нарастающем порядке в пределах созыва.
Во вводной части протокола указываются:
фамилия, инициалы и должность лица, открывшего сессию, а также председательствующего и секретаря сессии (заседания);
установленное число депутатов, число избранных депутатов в представительный орган, из них присутствовало на сессии (заседании);
число отсутствующих депутатов и по каким причинам;
число приглашенных.
Список отсутствующих депутатов и приглашенных прилагается к протоколу.
В повестке дня указывается порядковый номер и наименование каждого вопроса, внесенного на рассмотрение.
Например:
"О повестке дня ------- сессии (заседания) -------------------
номер (наименование
-----------------------------;
представительного органа)
"О порядке работы ------- сессии (заседания) -----------------
номер (наименование
-----------------------------;
представительного органа)
или "Регламент работы ------- сессии (заседания) -------------
номер (наименование
-----------------------------;
представительного органа)
Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: "Слушали - выступили - постановили".
Перед словом "Слушали" ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Затем в одной строке указывается формулировка рассматриваемого вопроса (соответствующая формулировке вопроса в повестке дня); строкой ниже - фамилия и инициалы докладчика и содокладчика. Если они депутаты, то указывается номер избирательного округа, должность или род занятий, затем полное изложение доклада, содоклада или запись "Доклад, содоклад прилагается".
В подразделе "Выступили" с абзаца указываются фамилия и инициалы (фамилия указывается в именительном падеже), наименование избирательного округа и краткое содержание выступлений каждого выступающего. Если слово предоставляется приглашенному лицу, то указывается его фамилия, инициалы и должность или род занятий.
Подраздел "Постановили" должен содержать принятое постановление.
Например: принять представленный проект правового акта:
- принять за основу;
- принять с учетом высказанных замечаний;
- снять с обсуждения ввиду неподготовленности вопроса и т.д.
При голосовании указывается, сколько голосов подано за предложение или постановление по схеме:
"за" ______, "против" _______, "воздержался" ______.
В протокольной записи могут содержаться поручения по доработке проекта постановления с указанием лиц, ответственных за это, сроков исполнения, если эти сроки не соответствуют Регламенту представительного органа, поручения должностным лицам, не включенным в проект постановления.
Все принятые постановления, подписанные главой сельсовета (поселка) или председателем представительного органа, прилагаются к протоколу.
Регистрация постановлений представительного органа идет последовательно, начиная с первого номера в пределах каждого календарного года.
Протокол сессии подписывается председателем представительного органа и секретарем сессии.
Подлинные экземпляры протоколов сессий (заседаний) хранятся в течение установленного срока в архиве администрации, а затем сдаются в государственный архив на постоянное хранение.
4. Организация контроля и проверки исполнения
служебных документов
4.1. Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на руководителей органов местного самоуправления.
4.2. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется, как правило, делопроизводственной службой учреждения или поручается конкретному лицу, ведущему делопроизводство.
4.3. Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти, постановления представительных органов, постановления и распоряжения администраций, требующие исполнения, письма депутатов, а также обращения граждан.
По указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы.
4.4. На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль", после чего документ направляется исполнителю.
4.5. В соответствии с ГСДОУ установлен следующий перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения:
законы Российской Федерации, постановления и распоряжения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации согласно указанному в них сроку;
указы, распоряжения Президента Российской Федерации - 10 дней или к указанному в них сроку; 5 - 7 дней при условии подготовки по ним предложений;
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Алтайского края, постановления краевого Законодательного Собрания, постановления и распоряжения администрации края - согласно указанному в них сроку;
запросы, заявления и письма депутатов по их депутатской деятельности, не требующие дополнительного изучения и проверки, безотлагательно;
до 30 дней - по письмам и запросам депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
до 5 дней - по письмам и запросам депутатов краевого Законодательного Собрания;
письма - запросы и письма - поручения вышестоящих учреждений и организаций - 10 дней;
исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности согласно указанному в них сроку;
обращения граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, безотлагательно, остальные обращения граждан - до 1 месяца;
критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати, - до 1 месяца;
телеграммы (телефонограммы) - от 2 до 5 дней.
4.6. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в учреждение исходящих - со дня отправки, внутренних с момента подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются).
4.7. Документы должны исполняться в установленный в них срок.
В том случае, когда срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более 10 рабочих дней.
Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.
Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
4.8. Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения хранятся в специальной контрольной папке.
При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной карточке делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.
4.9. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке.
4.10. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.
4.11. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически обобщаются делопроизводственной службой и докладываются руководству.
5. Оформление и отправка исходящей корреспонденции
5.1. Вся служебная переписка, отправляемая адресатам, называется исходящей.
5.2. Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем.
5.3. При подготовке исходящей корреспонденции необходимо руководствоваться положениями главы 3 настоящей Инструкции.
5.4. Вся исходящая корреспонденция регистрируется с использованием регистрационной карточки или в журнале установленной формы (приложение 14).
При карточной системе регистрации исходящая корреспонденция, являющаяся ответной на входящие документы и письма, отдельно не регистрируется. Исходящим номером отправляемого документа - ответа является входящий номер документа - запроса и дата подписания исходящего документа. В данном случае сведения об отравляемом документе заносятся в регистрационную карточку входящего документа.
Если исходящий документ является инициативным, то есть не является ответом на входящую корреспонденцию, на него заполняется отдельная регистрационная карточка, которая помещается в раздел "исходящие документы". Документу присваивается самостоятельный номер, который состоит из номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия документа и исходящего номера, например, 02/1-11-154.
Исходящие телеграммы регистрируются в общем порядке.
При отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указания адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения.
При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставится штамп или отметка "подлежит возврату".
Отправляемые одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт.
Документы вручаются местным адресатам под расписку в разносной книге (приложение 15).
Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция - немедленно.
6. Работа с обращениями граждан
6.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан <2> в администрациях районов, городов, сел, поселков, в отделах, управлениях, комитетах ведется отдельно от других видов делопроизводства.
-------------------------------
<2> В дальнейшем вместо слов "предложения, заявления и жалобы граждан" будет употребляться термин "обращения граждан".
Делопроизводство по обращениям граждан осуществляется администрациями районов, городов, сел и поселков в соответствии с настоящей Инструкцией.
Делопроизводство по обращениям граждан возлагается на специально назначенных для этого лиц.
Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в органах местного самоуправления несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в подведомственных им органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях и принимают меры к совершенствованию этой работы.
Все поступающие обращения граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно - контрольных карточках (приложение 16) в день их поступления.
Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним нужно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени их отправления или получения, а также в других необходимых случаях.
При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации на регистрационно - контрольных карточках.
Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе. Он состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления, жалобы (например, Д-401) и может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и их сохранность.
6.2. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно - контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно - контрольных карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать те обращения, которые поступают от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени их подачи истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, на одно и то же предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).
6.3. Количество экземпляров регистрационно - контрольных карточек и картотек определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по обращениям и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике вопросов, затронутых в письмах.
В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.
6.4. Контроль за своевременным разрешением письменных и устных обращений граждан в местных администрациях возлагается на глав, их заместителей, управляющих делами (или заведующих общими отделами).
В отделах, управлениях и комитетах администрации контроль за своевременным разрешением обращений граждан возлагается на их руководителей, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых для их разрешения.
Письма граждан, направленные в местные администрации, их отделы, управления и комитеты, на предприятия, в учреждения и организации различными адресатами, требующими сообщить результаты их рассмотрения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно - контрольных карточек и на письме в установленном месте проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К".
Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению. Решение о снятии их с контроля принимают главы администраций или их заместители, руководители отделов, управлений, комитетов, объединений, организаций и ведомств, или другие должностные лица, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
6.5. Ответы на обращения граждан дают главы администраций, их заместители, руководители отделов, управлений, комитетов, их заместители. Они даются в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационной карточке.
Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которые подшивается переписка по данному вопросу.
Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.
6.6. Руководители или по их поручению другие должностные лица должны систематически анализировать и обобщать письменные и устные обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.
Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, оформляют их в виде аналитических справок, которые представляют своим руководителям. Аналитические справки составляются по мере надобности.
6.7. Письма граждан должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим по этим вопросам делопроизводство, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно - контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.
На каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел соответствующих администраций, отделов, управлений, комитетов.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.
На каждое обращение оформляется обложка дела.
6.8. Местные администрации, отделы, управления и комитеты осуществляют хранение и использование в справочных и других целях обращения граждан.
Ответственность за сохранность этих документов возлагается на руководителей и других должностных лиц, работающих с данной категорией документов.
Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденными в установленном порядке номенклатурой дел, образующимися в деятельности местных администраций отделов, управлений, комитетов. Как правило, устанавливается пятилетний срок хранения. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.
Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения дел по обращениям граждан подлежат утверждению руководителями соответствующего органа, учреждения.
6.9. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению по акту.
7. Составление номенклатуры и формирование дел
7.1. В целях правильной группировки документов, установления единообразия в формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры дел и рекомендации по их применению (приложения 18-20). Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с муниципальным архивным органом.
7.2. При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения.
В номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате деятельности представительного органа и администрации.
Номенклатура дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января нового года.
7.3. Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
7.4. Контроль за правильным формированием дел в администрациях района и города осуществляют управляющие делами, заведующие общими отделами, администрациях сел и поселков - заместители глав администраций, в отделах, управлениях и комитетах - лица, ответственные за организацию делопроизводства.
7.5. Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные "В дело". При этом:
проверяется правильность отнесения документов в то или иное дело, а также правильность оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях и т.п.;
устанавливается последовательность группировки документов внутри дела;
изымаются лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;
в дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Документы представительного органа, указанные в примерных номенклатурах дел и рекомендациях по их применению, могут формироваться в дела за период его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.
7.6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.
8. Порядок хранения документов и передачи
дел в архив
8.1. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
8.2. Работники аппарата представительного органа и администраций хранят у себя только те документы, которые находятся у них на исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой дел.
Запрещается делать на документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию.
8.3. В случае необходимости дела выдаются работникам во временное пользование. На каждое выданное дело заполняется карточка - заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Завершенные дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив администраций.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в ведомственный архив по усмотрению руководства администраций.
8.4. Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, т.к. являются документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда Алтайского края.
8.5. Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение.
По окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного срока хранения, для подготовки их к описанию и последующей передачи на государственное хранение.
8.6. Перед сдачей в ведомственный архив документы подлежат обработке в структурных подразделениях, где они отложились.
8.7. При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название представительного органа или администрации, ниже номер и название структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано дело на государственное хранение (приложение 17).
В делах постоянного хранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
В конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной надписью.
8.8. Описание документов представительного органа и администрации производится ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в делопроизводстве.
Порядок отбора и подготовки документов на государственное хранение и отбора документов к уничтожению определяется "Основными правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986 г.).
8.9. Формы описи дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения имеются в методических указаниях по составлению описей дел и научно - справочного аппарата к ним (Барнаул, 1998 г.).
8.10. Хранение документов по нотариату (приложение 20, раздел 02/2) должно быть организовано с учетом перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного Указом Президента РФ от 06.03.97 N 188 и статьи 5 Основ законодательства РФ о нотариате, относящих сведения, связанные с нотариальной деятельностью, к сведениям конфиденциального характера, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.
Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам, от имени и по поручению которых совершены эти действия. Справки о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами. Справки о завещании выдаются только после смерти завещателя.
Приложение N 1
Примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации в журнале
входящей корреспонденции
1. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях.
3. Сводки и информации, присланные для сведения.
4. Рекламные извещения и плакаты.
5. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
6. Бухгалтерские документы.
7. Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).
8. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.
Приложение N 2
Образец
регистрационно - контрольной карточки
/-------------------------------------------------------------------\
|1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 |
|-------------------------------------------------------------------|
| |
| |
| Корреспондент |
|-------------------------------------------------------------------|
|Дата поступл., индекс докум. | Дата и индекс документа |
|-------------------------------------------------------------------|
| |
| |
| Вид и краткое содержание документа |
|-------------------------------------------------------------------|
| |
| Резолюция или кому направлен |
| документ |
|-------------------------------------------------------------------|
| |
|Отметка об исполнении документа и направлении его "В дело N" и дата|
\-------------------------------------------------------------------/
/-------------------------------------------------------------------\
| |
|-------------------------------------------------------------------|
| | |
| Дата вручения | Роспись в получении |
|-------------------------------------------------------------------|
| |
| |
| |
| |
| |
| |
| Контрольные отметки |
\-------------------------------------------------------------------/
Приложение N 3
Образец
журнала регистрации входящих документов
Администрация __________________________ Алтайского края
(наименование района, города, села, поселка)
Журнал
регистрации входящих документов
/----------------------------------------------------------------\
|Дата поступления|Корреспондент,| Краткое | Резолюция|Отметка об|
| и индекс |дата и индекс |содержание| или кому |исполнении|
| документа | поступившего | | направлен| |
| | документа | | документ | |
|----------------+--------------+----------+----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|----------------+--------------+----------+----------+----------|
| | | | | |
\----------------------------------------------------------------/
Приложение N 4
Образец
углового бланка письма
Администрация
Алтайского района
Алтайского края
659630, с. Алтайское,
у. Советская, 109
Тел ______ Факс ______
_________ N __________
На N ____ от _________
Образец
продольного бланка письма
Администрация Смоленского района Алтайского края
--------- N --------- адрес
тел. ----- Факс -----
На N ------ от ----------
Приложение N 5
Образец
постановления представительного органа
Косихинский районный Совет депутатов Алтайского края
Постановление
12 января 1992 г. N 3 с. Косиха
Заголовок
Констатирующая часть постановления (излагаются цели, задачи и причина принятия постановления). Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении (Например: постановление Совета о составе постоянных комитетов и комиссий и т.п.).
Районный Совет депутатов постановил:
После этого излагаются конкретные пункты распорядительной (решающей) части постановления.
Указываются сроки выполнения как отдельных пунктов, так и документа в целом, должностные лица, на которых возлагается контроль.
Председатель районного
|
Совета депутатов |
В.И.Литвинов |
личная подпись (инициалы и фамилия)
Приложение N 6
Образец
постановления администрации района,
города, села, поселка
Администрация Завьяловского района Алтайского края
Постановление
12 января 1992 г. N 3 с. Завьялово
Заголовок постановления
Констатирующая часть
(В ней излагаются цели и задачи предписываемых действий, причины и основания принятия постановления).
Распорядительная (решающая) часть постановления должна начинаться со слов постановляю:
Пункты постановления должны быть конкретными, точными, юридически и грамматически безупречными.
|
Глава администрации |
А.В.Солдатов |
личная подпись (инициалы и фамилия)
Приложение N 7
Образец
совместного постановления представительного органа
и администрации района, города, села, поселка
Бурлинское районное Собрание депутатов
Администрация Бурлинского района Алтайского края
Постановление
12 января 1992 г. N 3 с. Бурла
Заголовок постановления
Председатель районного Глава администрации
Собрания депутатов
А.А.Коломутица И.И.Барабаш
личная подпись (Ф.И.О.) личная подпись (Ф.И.О.)
Приложение N 8
Образец
согласования проекта постановления, распоряжения
администрации района, города, села, поселка
Список
руководителей и должностных лиц, завизировавших
проект постановления, распоряжения администрации
района, города, села, поселка по вопросу
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
/----------------------------------------------------------------\
|Должность работников,| Инициалы |Личная | Дата |Замечания |
|завизировавших проект| и фамилия |роспись|визирования| |
|---------------------+-----------+-------+-----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
\----------------------------------------------------------------/
Фамилия, инициалы и номер телефона
исполнителя документа:
Приложение N 9
Образец
журнала регистрации постановлений администрации
района, города, села, поселка
Журнал
регистрации постановлений администрации
_______________________________________ Алтайского края
(наименование района, города, села, поселка)
19___ г.
/----------------------------------------------------------------\
|Поряд- | Дата | Наименование | Кто |Исполнитель| Отметка об |
|ковый | | постановления |подписал| и дата | исполнении |
|номер | | | |исполнения | |
|поста- | | | | | |
|новле- | | | | | |
|ния | | | | | |
|-------+------+---------------+--------+-----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-------+------+---------------+--------+-----------+------------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
\----------------------------------------------------------------/
Приложение N 10
Образец
журнала регистрации распоряжений администрации
района, города, села, поселка
Журнал
регистрации распоряжений администрации
____________________________________________
(наименование района, города, села, поселка)
Алтайского края
19 ____ г.
/----------------------------------------------------------------\
|Поряд- | Дата | О чем | Кто | Исполнитель | Отметка |
|ковый | | |подписал| | об исполнении |
|номер | | | | | |
|распо- | | | | | |
|ряжения| | | | | |
|-------+------+----------+--------+-------------+---------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|-------+------+----------+--------+-------------+---------------|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
\----------------------------------------------------------------/
Приложение N 11
Примерный перечень
документов, на которых ставится круглая печать
Акты (списания выполненных работ, экспертизы и т.д.);
Архивные справки: архивные копии;
Доверенности (на получение товарно - материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство и т.д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
Заявления (на аккредитив, об отказе от акцента и т.д.);
Исполнительные листы;
Командировочные удостоверения;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций;
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и т.д.);
Протоколы (выдвижения на ...);
Смета расходов (на содержание аппарата управления на капитальное строительство и т.д.);
Справки (об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начислении причитающейся зарплаты и т.д.);
Титульные списки;
Трудовые книжки;
Уставы предприятий, объединений;
Удостоверения;
Чековые книжки;
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение N 12
Образец
приложения к постановлению администрации
района, города, села, поселка
Приложение
к постановлению
администрации Калманского района
Алтайского края
от 11 марта 1999 г. N 32
Список
землепользователей, у которых изымаются и
которым предоставляются земельные участки
в порядке перераспределения
/----------------------------------------------------------------\
| Наименование | Наименование | Площадь передаваемых |
|землепользователей,|землепользователей,| земель (га) |
| из чьих земель | которым |------------------------|
| изымаются участки | предоставляются |всего|в т.ч. | из них |
| | земельные участки | |сельхоз-| пашни |
| | | |угодий | |
|-------------------+-------------------+-----+--------+---------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
\----------------------------------------------------------------/
|
Управляющий делами |
И.И.Иванова |
личная подпись (инициалы и фамилия)
Приложение N 13
Образец
оформления протокола
_______________________________________________ (наименование представительного органа местного
самоуправления муниципального образования)
Протокол
------ сессии (заседания)------------ созыва
(номер) (номер созыва)
25 марта 1999 года с.Зудилово
Председатель сессии (заседания) (председательствующий)
__________________________________________________________________
(фамилия, инициалы и должность)
Секретарь сессии (заседания) _____________________________________
__________________________________________________________________
(фамилия, инициалы, депутат от избирательного округа N__, должность)
Установленное число депутатов __, избрано депутатов __, из них присутствовало на сессии __.
Отсутствовало __ депутатов, в том числе: по состоянию здоровья __, в отпуске, за пределами села __, в командировке __ (Указать конкретное число отсутствующих).
Присутствовало приглашенных ___ человек.
Повестка дня:
1. ______________________________________________________________________
(наименование рассматриваемых вопросов)
2. ______________________________________________________________________
3. ______________________________________________________________________
1. Слушали: (Наименование вопроса, фамилия и инициалы докладчика, содокладчика, их должности или род занятий, содержание доклада, содоклада или запись "Текст доклада, содоклада прилагаются").
Выступили:
1. (Фамилия и инициалы) - депутат от избирательного округа N___, (должность или род занятий, краткое содержание выступления).
2. (В таком же порядке записываются все выступившие в прениях).
Постановили:
Полностью записать принятое постановление по данному вопросу или отметить: "Постановление прилагается";
Постановление принято единогласно или за ___, против ____, воздержалось ___.
Если постановление не принято, отменить только результаты голосования.
|
Председатель _________________ |
____________________ |
(наименование представительного органа)
____________________
(инициалы и фамилия)
|
Секретарь сессии (заседания) |
____________________ |
(инициалы и фамилия)
К протоколу сессии (заседания) прилагаются: тексты докладов и содокладов; письменные запросы депутатов, рассмотренные на сессии (заседании); список депутатов, отсутствовавших на сессии (заседании) с указанием причин; сведения о составе приглашенных лиц, присутствующих на сессии (заседании) и другие материалы.
Примечание. Порядок созыва, подготовки и проведения сессии (заседания), рассмотрения и принятия постановлений, осуществления контрольных полномочий, участия в работе сессий (заседаний) должностных лиц местного самоуправления, представителей общественных организаций, населения, а также правила организационно - технического обеспечения работы сессии (заседания) устанавливаются Уставом муниципального образования, Регламентом представительного органа.
Приложение N 14
Форма
журнала регистрации исходящих документов
Администрация ___________________________________________________
(наименование города, села, поселка)
________________________ района Алтайского края
Журнал
регистрации исходящих документов
/----------------------------------------------------------------\
| Дата и |Корреспондент| Краткое содержание | Отметка об |
| индекс | | | исполнении |
|документа| | | документа |
|---------+-------------+---------------------------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---------+-------------+---------------------------+------------|
| | | | |
| | | | |
| | | | |
\----------------------------------------------------------------/
Приложение N 15
Форма разносной книги
Администрация ______________________________________________________
(наименование района, города, села, поселка)
Алтайского края
Разносная книга
19___ г.
/----------------------------------------------------------------\
| N |Дата | Кому адресован | Наименование | Расписка в |
| пп |отправ-| | документа и его | получении |
| |ления | | исходящий номер | и дата |
|----+-------+----------------+-----------------+----------------|
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
\----------------------------------------------------------------/
Приложение N 16
Образец
контрольно - регистрационной карточки
по обращениям граждан
Регистрационно - контрольная карточка
/----------------------------------------------------------------\
| |--------------------------- |------ |
|0229140 |наименование администрации, | Код |
| |предприятия, учреждения, организации| |
\----------------------------------------------------------------/
Корреспондент
(ф., и., о., адрес, телефон)
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Предыдущие обращения от N от N
------------------------------------------------------------------
Вид документа на л.
------------------------------------------------------------------
Автор, дата, индекс сопроводительного письма
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Дата, индекс поступления
------------------------------------------------------------------
Краткое содержание
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Ответственный исполнитель
------------------------------------------------------------------
Резолюция
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Автор резолюции --------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Срок исполнения |
-----------------------------------|------------------------------
Оборотная сторона карточки
------------------------------------------------------------------
Ход исполнения
/----------------------------------------------------------------\
| Дата |Исполнитель | Отметка о | Контрольные |
|передачи на | | промежуточном ответе | отметки |
| исполнение | | или дополнительном | |
| | | запросе | |
|------------+------------+------------------------+-------------|
| | | | |
|------------+------------+------------------------+-------------|
| | | | |
|------------+------------+------------------------+-------------|
| | | | |
|------------+------------+------------------------+-------------|
| | | | |
\----------------------------------------------------------------/
Дата, индекс исполнения (ответа)
------------------------------------------------------------------
Адресат:
------------------------------------------------------------------
Содержание
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
С контроля снял Подпись контролера
------------------------------------------------------------------
Дело Том
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Указания
по заполнению регистрационно - контрольной
карточки (РКК)
Лицевая сторона регистрационно - контрольной карточки
Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись "без подписи".
Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.
Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.
Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.
Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы).
Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.
Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.
Резолюция - переносится с документа или записывается на личном приеме.
Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.
Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.
В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общероссийскому классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно - контрольная карточка.
В правом верхнем углу проставляется штамп "ПОВТОРНО" при регистрации повторных обращений.
Оборотная сторона регистрационно - контрольной
карточки
Ход исполнения - графа "Дата передачи на исполнение" указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;
графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);
графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;
графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.д.
Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.
Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.
Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).
С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.
Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Дело __________, том _______, листы _________, - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).
Фонд _______, опись _______, дело _______, - проставляются после сдачи дела в архив.
Размеры карточки рекомендуются А5 (148 х 210) и А6 (105 х 118).
Примечание. В случае использования электронно - вычислительной техники при организации делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан могут применяться регистрационно контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств вычислительной техники.
Приложение N 17
/------------\
|Фонд ------|
|Опись ------|
|Дело -------|
| |
\------------/
Архивный отдел администрации
Калманского района
Администрация Калманского района
Алтайского края
с. Калманка
02/1 Общее руководство -
Контроль _______________
Дело N 02/1-03 том
Постановления N 1 - 50 главы
администрации района
5 января 1999 г.
- 28 июля 1999 г.
На 70 листах
Хранить постоянно
/------------\
|Фонд ------|
|Опись ------|
|Дело -------|
| |
\------------/
Приложение N 18
Рекомендации
по применению примерных номенклатур дел районного
(городского) совета (собрания) депутатов и администрации
района (города), сельского поселкового совета (собрания)
депутатов и администрации села (сельсовета), поселка (поссовета)
1. Примерные номенклатуры дел в качестве методического пособия предназначены для районных, городских, сельских, поселковых Советов (Собраний) депутатов и администраций районов, городов, сел, поселков, передающих документы на государственное хранение в архивные учреждения районов, городов.
2. Номенклатуры дел представляют собой систематизированные списки дел, заводимые в делопроизводстве, с указанием сроков хранения. Они служат для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для установления сроков их хранения, а также являются учетными документами в архиве администрации для дел временного хранения.
3. Примерные номенклатуры дел включают в себя основные виды документов, образующихся в процессе деятельности. На основе примерных номенклатур разрабатываются индивидуальные номенклатуры дел, отражающие конкретный состав документов того или иного Совета и администрации, специфику их структуры и деятельности. Индивидуальные номенклатуры органов местного самоуправления разрабатываются не реже одного раза в 4 года при условии отсутствия изменений в структуре и составе документов представительного органа и администрации. В случае изменений номенклатура дел обновляется ежегодно.
4. Индивидуальные номенклатуры дел могут быть как едиными для Совета (Собрания) и администрации, так и раздельными по усмотрению руководства соответствующих органов местного самоуправления.
5. Разработка индивидуальной номенклатуры дел поручается экспертной комиссии Совета и администрации. Проект номенклатуры дел рассматривается на заседании экспертной комиссии и после ее одобрения ЭК согласовывается с архивным органом соответствующего района, города. Согласованная номенклатура дел утверждается руководителями учреждений.
6. В индивидуальную номенклатуру дел подлежат включению все документы, образующиеся в процессе деятельности Совета (Собрания) и администрации. Кроме того, включению в номенклатуру дел подлежат документы временных органов и общественных организаций, действующих в системе органов местного самоуправления (профсоюзного комитета, отделов, советов, комиссий, действующих на общественных началах), а также избирательных комиссий, действующих на территории соответствующего муниципального образования.
7. В раздел 01 номенклатур включаются документы, образующиеся в процессе деятельности администрации и ее структурных подразделений, в раздел 03 - документы избирательных комиссий.
На первых листах примерных номенклатур даны некоторые варианты наименований представительного органа и администрации. В индивидуальной номенклатуре дел указываются утвержденные наименования.
8. Каждому разделу номенклатуры дел присваивается цифровое обозначение - индекс, а внутри раздела каждому делу присваивается свой порядковый номер. Совокупность цифрового обозначения раздела и порядкового номера дела в этом разделе составляет индекс дела по номенклатуре.
В каждом разделе номенклатур должны быть оставлены резервные номера для впечатывания наименований новых дел, возникших в процессе делопроизводственного года.
9. Примерные номенклатуры дел составлены по направлениям деятельности ввиду невозможности выделить какую-либо единую структуру администраций. В то же время индивидуальные номенклатуры дел должны быть составлены в строгом соответствии с утвержденной структурой с выделением существующих структурных подразделений.
Вариант схемы номенклатуры дел представительного органа и администрации района (города):
01 Районное Собрание депутатов
02 Администрация района
02/1 Секретарь администрации
02/2 Управление делами
02/3 Общий (организационный) отдел
02/4 Отдел по работе с органами местного самоуправления
02/5 Юридический отдел (юрист)
02/6 Бухгалтерия
02/7 Отдел кадров (специалист по кадрам)
03 Избирательная комиссия
При этом для формирования состава документов одного структурного подразделения могут быть использованы различные разделы (подразделы) примерных номенклатур. Индексы дел в индивидуальной номенклатуре могут не совпадать с примерными.
10. Наименования (заголовки) дел сохраняются в основном в том же виде, как они сформулированы в примерных номенклатурах. Однако в отдельных случаях в порядке уточнения и конкретизации в индивидуальных номенклатурах допускается редактирование заголовков.
11. Дела под индексами 01-05, 01-07, 01-09 в примерной номенклатуре дел для района (города), 01-05, 01-06 в примерной номенклатуре дел для поселка (села) формируются в течение срока полномочий представительного органа, дело под индексом 03/2-04 в примерной номенклатуре дел для района (города) - в течение срока полномочий избирательной комиссии. В описи эти дела включаются по году их завершения в делопроизводстве. В остальные дела документы помещаются за один календарный год. В дело формируются документы с одним и тем же сроком хранения. Не допускается формирование в дела неисполненных документов и документов, содержание которых не отвечает заголовку данного дела.
Описание документов Совета (Собрания) депутатов и администрации производится ежегодно.
12. Устанавливаются две основные категории срока хранения: "постоянно", "временно". Документы постоянного хранения подлежат передаче в архивные учреждения в установленном порядке. Документы временного срока хранятся в архиве Совета и администрации в течение срока, указанного в номенклатуре, по истечении которого и при условии упорядочения документов постоянного хранения и по личном# составу за данные годы выделяются к уничтожению по актам, согласуемым с архивным учреждением.
13. Документы избирательных комиссий (разделы 03 примерных номенклатур) формируются отдельно по каждому виду выборов, референдумов, процедуре отзыва депутата, должностного лица. При описании документов избирательных комиссий по различным выборам за один календарный год полные комплексы документов по каждому виду выборов вносятся в опись последовательно в зависимости от уровня выборов.
14. Экспертные комиссии администраций имеют право производить отбор на постоянное хранение представляющих ценность отдельных документов из дел, сроки хранения которых имеют отметку "ЭПК": 01-04, 01-08, 01-11, 02/1-01, 02/1-11, 02/1-17, 02/1-18, 02/1-25, 02/1-26, 02/2-22, 02/3-05, 02/3-06, 02/3-11, 02/3-13, 02/3-14, 02/5-03, 03/2-11, 03/2-26 (примерная номенклатура для районов, городов), 01-08, 02/1-01, 02/1-14, 02/5-03 (примерная номенклатура для поселков, сел).
15. Базы данных, используемые в делопроизводстве администраций, включаются в номенклатуру дел в соответствии с принятой систематизацией документов с отметкой "база данных" в примечании.
16. Отделы, комитеты, управления районной (городской) администрации, включенные в списки источников комплектования архивных органов как самостоятельные фондообразователи, имеют отдельные номенклатуры дел. В то же время в районах (городах), где такие отделы, комитеты, управления не действуют, либо отдельные функции возложены на аппарат администрации, в номенклатуру дел администрации должны включаться дела, предусмотренные отраслевыми перечнями документов, принятыми ЭПМК управления архивного дела администрации края и ЦЭК краевых ведомств, например, дела под индексами 02/1-21, 02/1-28, 02/2-12, 02/3-07, 02/3-12 (примерная номенклатура для районов городов).
17. По окончании каждого делопроизводственного года лицо, ответственное за ведение делопроизводства в Совете (Собрании) депутатов администрации района, города, поселка, села, заполняет графу 3 индивидуальной номенклатуры дел на соответствующий год: проставляется количество дел, фактически отложившихся в течение года по каждой статье номенклатуры. По результатам подсчета дел составляется итоговая запись о категориях и количестве дел за год.
Приложение N 19
Утверждаю Утверждаю
Председатель ---------------- Глава администрации ------------
(название (название
------------------- районного ---------------- района (города)
района) (района)
(городского) Совета депутатов --------------------- А.А.Петров
------------------ А.А.Иванов 01.02.99
01.02.99
-------------------- районный Администрация ------------------
(название района) (название района)
(городской) Совет депутатов района (города) Алтайского края
Алтайского края
Номенклатура дел
(примерная)
1 февраля 1999 г. N 02/6-01
с.___________________________
(название населенного пункта)
на 1999 год
/--------------------------------------------------------------------\
|Индекс | Наименование структурного |Кол-во | Срок | Примечание |
| дела | подразделения, | дел | хранения | |
| | заголовок дела |(томов)| дела и | |
| | | | номера | |
| | | | статей по | |
| | | | перечню | |
|-------+---------------------------+-------+-----------+------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------+---------------------------+-------+-----------+------------|
| |01. Районный (городской)| | | |
| |Совет (Собрание) депутатов | | | |
| | | | | |
|01-01 |Протоколы сессий| |Постоянно | |
| |(заседаний) районного| |ст. 5-а ТП | |
| |(городского) Совета| | | |
| |(Собрания) депутатов,| | | |
| |постановления, принятые| | | |
| |Советом (Собранием), и| | | |
| |документы к ним | | | |
| | | | | |
|01-02 |Устав муниципального| |Постоянно | |
| |образования, схема| |ст. 37-а | |
| |управления районом, городом| |ТП | |
| | | | | |
|01-03 |Регламент районного| |До |Подлинник |
| |(городского) Совета| |минования |в деле |
| |(Собрания) депутатов. | |надобности,|01-01 |
| |Копия. | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|01-04 |Документы по подготовке и| |3 года | |
| |проведению сессий| |ЭПК | |
| |(заседаний) районного| |ст. 22, | |
| |(городского) Совета| |39 ТП | |
| |(Собрания) депутатов| | | |
| |(проекты постановлений,| | | |
| |докладов, переписка и др.) | | | |
| | | | | |
|01-05/1|Документы мандатной| |Постоянно |Дело |
| |комиссии (протоколы| |ст. 18 ТП |формируется |
| |заседаний, решения| | |в течение |
| |комиссии, планы, доклады,| | |срока |
| |отчеты, информации) | | |полномочий |
| | | | |Совета |
| | | | |(Собрания) |
| | | | |данного |
| | | | |созыва |
| | | | | |
|01-05/2|Документы постоянных| |Постоянно |На каждую |
| |комиссий (комитетов) Совета| |ст. 18 ТП |комиссию |
| |(Собрания) депутатов| | |(комитет) |
| |(протоколы заседаний,| | |заводится |
| |решения комиссий, планы,| | |отдельное |
| |доклады, отчеты, | | |дело на |
| |информации) | | |срок |
| | | | |полномочий |
| | | | |Совета |
| | | | |(Собрания) |
| | | | |данного |
| | | | |созыва |
| | | | |(индексы |
| | | | |01-05/3 |
| | | | |и т.д.) |
| | | | | |
|01-06 |Документы о работе| |Постоянно | |
| |согласительных комиссий| |решение | |
| |(протоколы заседаний,| |ЭПМК от | |
| |соглашения, проекты| |28.05.99, | |
| |постановлений, | |пр. 6 | |
| |распоряжений, вырезки из| | | |
| |газет с публикациями о| | | |
| |работе органов местного| | | |
| |самоуправления) | | | |
| | | | | |
|01-07 |Депутатские запросы и| |Постоянно |см. |
| |ответы на них | |ст. 31-а |примечание |
| | | |ТП |к ст. |
| | | | |01-05/1 |
| | | | | |
|01-08 |Документы по организации| |3 года | |
| |учебы депутатов (планы| |ЭПК, | |
| |занятий, методические| |решение | |
| |разработки и др.) | |ЭПМК от | |
| | | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|01-09 |Карточки персонального| |75 лет |см. |
| |учета депутатов | |ст. 512 |примечание |
| | | |ТП |к ст. |
| | | | |01-05/1 |
| | | | | |
|01-10 |Списки депутатов с полными| |Постоянно | |
| |анкетными данными (анкеты| |ст. 513 ТП | |
| |депутатов) | | | |
| | | | | |
|01-11 |Документы органов| |10 лет | |
| |государственной власти края| |ЭПК, | |
| | | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |28.05.96, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|01-12 |Информации, справки,| |Постоянно | |
| |докладные записки о| |ст. 11 ТП | |
| |выполнении постановлений| | | |
| |Алтайского краевого| | | |
| |Законодательного Собрания | | | |
| | | | | |
|01-13 |Распоряжения председателя| |Постоянно | |
| |Совета (Собрания) по| |ст. 5-а | |
| |основной деятельности | |ТП | |
| | | | | |
|01-14 |Перспективный, годовой| |5 лет |Подлинники |
| |планы работы районного| |ст. 166-б |в деле |
| |(городского) Совета| |ТП |01-01 |
| |(Собрания) депутатов. Копии| | | |
| | | | | |
|01-15 |Документы о выполнении| |Постоянно | |
| |решений районного| |ст. 24-а, | |
| |(городского) Совета| |25-а ТП | |
| |(Собрания) (справки,| | | |
| |информации, отчеты,| | | |
| |докладные записки) | | | |
| | | | | |
|01-16 |Акты, справки проверок| |Постоянно | |
| |работы Совета (Собрания)| |ст. 27-а | |
| |Алтайским краевым| |ТП | |
| |Законодательным Собранием | | | |
| | | | | |
|01-17 |Документы проверок Советом| |Постоянно | |
| |(Собранием) депутатов| |ст. 27-а | |
| |работы поселковых, сельских| |ТП | |
| |Советов (Собраний),| | | |
| |организаций, предприятий| | | |
| |района, города (справки,| | | |
| |акты, информации) | | | |
| | | | | |
|01-18 |Журнал регистрации| |Постоянно | |
| |(перечень) постановлений| |ст. 106-а | |
| |районного (городского)| |ТП | |
| |Совета (Собрания) депутатов| | | |
| | | | | |
|01-19 |Протоколы сессий| |До | |
| |поселковых, сельских| |минования | |
| |Советов (Собраний)| |надобности | |
| |депутатов, решения,| |ст. 5-б ТП | |
| |принятые Советами| | | |
| |(Собраниями). Копии. | | | |
| | | | | |
|01-20 |Предложения, заявления| |Постоянно | |
| |граждан в районный| |ст. 31-а | |
| |(городской) Совет| |ТП | |
| |(Собрание) по вопросам| | | |
| |деятельности органов| | | |
| |местного самоуправления,| | | |
| |документы по их | | | |
| |рассмотрению | | | |
| | | | | |
|01-21 |Заявления, жалобы граждан| |5 лет | |
| |по личным вопросам и| |ст. 31-б | |
| |документы по их | |ТП | |
| |рассмотрению | | | |
| | | | | |
|01-22 |Журнал (картотека)| |5 лет | |
| |регистрации заявлений,| |ст. 101 ТП | |
| |жалоб граждан | | | |
| | | | | |
|01-23 |Журнал (картотека учета| |5 лет | |
| |приема граждан по личным| |ст. 101 ТП | |
| |вопросам председателем| | | |
| |Совета (Собрания) | | | |
| | | | | |
|01-24 |Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02. Администрация района| | | |
| |(города) 02/1. Общее| | | |
| |руководство, контроль | | | |
| | | | | |
|02/1-01|Документы администрации| |10 лет | |
| |края, органов гос. власти| |ЭПК, | |
| |края | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |28.05.96, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-02|Информации, справки,| |Постоянно | |
| |докладные записки о| |ст. 11 ТП | |
| |выполнении постановлений,| | | |
| |распоряжений администрации| | | |
| |края, органов гос. власти| | | |
| |края | | | |
| | | | | |
|02/1-03|Постановления главы| |Постоянно | |
| |администрации района| |ст. 5-а | |
| |(города) | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-04|Распоряжения по основной| |Постоянно | |
| |деятельности главы| |ст. 5-а | |
| |администрации района| |ТП | |
| |(города) | | | |
| | | | | |
|02/1-05|Регламент администрации| |До |Подлинники |
| |района (города), положения| |минования |в деле |
| |о структурных| |надобности,|02/1-03 |
| |подразделениях | |решение | |
| |администрации. Копии. | |ЭПМК от | |
| | | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-06|Утвержденные должностные| |Постоянно |Разрабо- |
| |инструкции работников| |ст. 55-а |танные в |
| |администрации. Инструкция| |ТП |админист- |
| |по ведению делопроизводства| | |рации |
| |в администрации и ее| | | |
| |структурных подразделениях | | | |
| | | | | |
|02/1-07|Протоколы заседаний,| |Постоянно | |
| |решения совета (коллегии)| |ст. 12-а | |
| |администрации и документы к| |ТП | |
| |ним | | | |
| | | | | |
|02/1-08|Протоколы заседаний,| |Постоянно | |
| |решения совета| |ст. 13 ТП | |
| |руководителей предприятий,| | | |
| |организаций при главе| | | |
| |администрации района| | | |
| |(города) | | | |
| | | | | |
|02/1-09|Документы по подготовке и| |1 год | |
| |проведению заседаний совета| |ст. 20 ТП | |
| |администрации (коллегии,| | | |
| |совета руководителей):| | | |
| |проекты решений совета,| | | |
| |постановлений | | | |
| |администрации, справки,| | | |
| |информации | | | |
| | | | | |
|02/1-10|Перспективный, годовой| |Постоянно | |
| |планы работы администрации | |ст. 166-а | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-11|Документы по организации| |3 года | |
| |учебы аппарата| |ЭПК, | |
| |администрации (планы| |решение | |
| |занятий, методические| |ЭПМК от | |
| |разработки и др.) | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-12|Документы о выполнении| |Постоянно | |
| |постановлений, распоряжений| |ст. 24-а, | |
| |главы администрации| |25-а ТП | |
| |(справки, информации,| | | |
| |отчеты, докладные записи) | | | |
| | | | | |
|02/1-13|Документы (доклады,| |Постоянно | |
| |протоколы, приветствия) об| |ст. 68-а | |
| |организации и проведении| |ТП | |
| |праздников, торжеств | | | |
| | | | | |
|02/1-14|Документы проверок работы| |Постоянно | |
| |администрации органами гос.| |ст. 27-а | |
| |власти края (акты, справки,| |ТП | |
| |информации) | | | |
| | | | | |
|02/1-15|Документы проверок| |Постоянно | |
| |администрацией работы ее| |ст. 27-а | |
| |отделов, комитетов,| |ТП | |
| |администраций поселков,| | | |
| |сел, организаций и| | | |
| |предприятий района, города| | | |
| |(справки, акты, докладные| | | |
| |записки, информации) | | | |
| | | | | |
|02/1-16|Приемо - сдаточные акты,| |Постоянно | |
| |составленные при смене| |ст. 61-а | |
| |главы администрации,| |ТП | |
| |заместителей главы,| | | |
| |секретаря, управляющего| | | |
| |делами администрации,| | | |
| |приложения к ним | | | |
| | | | | |
|02/1-17|Документы по правовой| |3 года | |
| |экспертизе распорядительных| |ЭПК, | |
| |документов администрации| |решение | |
| |(проекты постановлений,| |ЭПМК от | |
| |распоряжений, заключения,| |28.05.99, | |
| |справки) | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-18|Документы по правовой| |3 года | |
| |экспертизе учредительных| |ЭПК, | |
| |документов организаций,| |решение | |
| |предприятий (проекты| |ЭПМК от | |
| |уставов, положений,| |28.05.99, | |
| |заключения, справки) | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-19|Судебно - арбитражные дела| |3 года |После |
| |(исковые заявления,| |ст. 80 ТП |вынесения |
| |доверенности, претензии,| | |решения |
| |акты, справки,| | | |
| |объяснительные записки) | | | |
| | | | | |
|02/1-20|Утвержденные списки| |Постоянно | |
| |населенных пунктов,| |ст. 43-а | |
| |поссоветов, сельсоветов| |ТП | |
| |района, документы об их| | | |
| |образовании, | | | |
| |переименовании, | | | |
| |упразднении; списки| | | |
| |учреждений, организаций,| | | |
| |предприятий района (города)| | | |
| | | | | |
|02/1-21|Реестры (титульные списки)| |Постоянно | |
| |объектов, находящихся в| |ст. 30 ТП | |
| |муниципальной собственности| | | |
| | | | | |
|02/1-22|Документы по представлению| |10 лет, | |
| |к награждению| |решение | |
| |государственными наградами| |ЭПМК от | |
| |РФ (копии постановлений,| |26.05.92, | |
| |списки, наградные листы,| |пр. 6 | |
| |ходатайства, | | | |
| |характеристики) | | | |
| | | | | |
|02/1-23|Акты о получении| |10 лет, | |
| |государственных наград РФ.| |решение | |
| |Копии | |ЭПМК от | |
| | | |26.05.92, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-24|Протоколы вручения| |Постоянно | |
| |государственных наград РФ | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |26.05.92, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-25|Документы по присвоению| |10 лет | |
| |звания "Почетный гражданин| |ЭПК | |
| |города (района)"| |решение | |
| |(положение, ходатайства,| |ЭПМК от | |
| |справки, копии| |28.05.99, | |
| |постановления) | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-26|Документы о награждении| |5 лет ЭПК | |
| |Почетной грамотой| |ст. 648-а | |
| |администрации района,| |ТП | |
| |города (копии| | | |
| |постановлений, ходатайства,| | | |
| |характеристики, справки) | | | |
| | | | | |
|02/1-27|Программа действий| |Постоянно | |
| |администрации по| |решение | |
| |стабилизации социально -| |ЭПМК от | |
| |экономического состояния| |28.05.99, | |
| |района (города) | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-28|Анализы, сведения,| |Постоянно | |
| |информации о| |решение | |
| |демографической обстановке| |ЭПМК от | |
| |в районе (городе) | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-29|Протоколы заседаний штаба| |Постоянно | |
| |(технических совещаний) по| |ст. 1461 | |
| |проведению отопительного| |ТП | |
| |сезона | | | |
| | | | | |
|02/1-30|Переписка с организациями,| |5 лет | |
| |учреждениями по правовым| |ст. 73 ТП | |
| |вопросам | | | |
| | | | | |
|02/1-31|Переписка с промышленными| |5 лет, | |
| |предприятиями, поставщиками| |решение | |
| |топлива по вопросам| |ЭПМК от | |
| |взаимозачетов по топливу | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-32|Переписка по вопросам| |3 года, | |
| |работы промышленных| |решение | |
| |предприятий, строительства,| |ЭПМК от | |
| |транспорта, связи | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-33|Переписка по вопросам| |3 года, | |
| |сельского хозяйства, водо-| |решение | |
| |и землепользования, охраны| |ЭПМК от | |
| |природы | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
|02/1-34|Переписка по вопросам| |3 года, | |
| |образования, культуры,| |решение | |
| |средств массовой | |ЭПМК от | |
| |информации, | |28.05.99, | |
| |здравоохранения, | |пр. 6 | |
| |физкультуры и спорта | | | |
| | | | | |
| | | | | |
|02/1-35|Переписка по вопросам| |До | |
| |социального, пенсионного| |минования | |
| |обеспечения, занятости| |надобности,| |
| |населения, предоставления| |решение | |
| |льгот | |ЭПМК от | |
| | | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-36|Переписка по вопросам| |3 года, | |
| |коммунального хозяйства и| |решение | |
| |благоустройства | |ЭПМК от | |
| | | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-37|Переписка по вопросам труда| |3 года, | |
| |и подготовки кадров | |ст. 344, | |
| | | |370, | |
| | | |549-б ТП | |
| | | | | |
|02/1-38|Переписка по| |3 года, | |
| |административно- | |ст. 1098, | |
| |хозяйственным вопросам | |1099, 1102,| |
| | | |1106, 1107 | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-39|Ведомости выдачи| |Постоянно |На |
| |удостоверений гражданам,| |письмо |госхранение |
| |подвергшимся радиационному| |управления |не |
| |воздействию вследствие| |архивного |передаются |
| |ядерных испытаний на| |дела и | |
| |Семипалатинском полигоне | |комитета | |
| | | |"Алтайком- | |
| | | |радиация" | |
| | | |от 04.09.96| |
| | | |N 596 | |
| | | | | |
|02/1-40|Документы, послужившие| |Постоянно |См. |
| |основанием для оформления и| |письмо |примечание |
| |выдачи удостоверений| |управления |к ст. |
| |гражданам, подвергшимся| |архивного |02/1-39 |
| |радиационному воздействию| |дела и | |
| |вследствие ядерных| |комитета | |
| |испытаний на| |"Алтайком- | |
| |Семипалатинском полигоне | |радиация" | |
| | | |от 04.09.96| |
| | | |N 596 | |
| | | | | |
|02/1-41|Предложения и заявления| |Постоянно | |
| |граждан по вопросам| |ст. 31-а | |
| |деятельности органов| |ТП | |
| |местного самоуправления| | | |
| |района (города), сел,| | | |
| |поселков, документы по их| | | |
| |рассмотрению | | | |
| | | | | |
|02/1-42|Заявления, жалобы граждан| |5 лет, | |
| |по личным вопросам и| |ст. 31-б | |
| |документы по их| |ТП | |
| |рассмотрению | | | |
| | | | | |
|02/1-43|Журнал | |5 лет, | |
| |(картотека) регистрации | |ст. 101 | |
| |заявлений, жалоб граждан | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-44|Журнал (картотека) учета| |5 лет, | |
| |приема граждан по личным| |ст. 101 | |
| |вопросам главой| |ТП | |
| |администрации района| | | |
| |(города) | | | |
| | | | | |
|02/1-45|Журнал регистрации| |Постоянно | |
| |постановлений главы| |ст. 106-а | |
| |администрации района| |ТП | |
| |(города) | | | |
| | | | | |
|02/1-46|Журнал регистрации| |Постоянно | |
| |распоряжений по основной| |ст. 106-а | |
| |деятельности главы| |ТП | |
| |администрации района| | | |
| |(города) | | | |
| | | | | |
|02/1-47|Журнал регистрации входящих| |3 года, | |
| |документов | |ст. 106-б | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-48|Журнал регистрации| |3 года, | |
| |исходящих документов | |ст. 106-б | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-49|Журнал регистрации| |1 год, | |
| |телеграмм, телефонограмм | |ст. 109-а | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-50|Списки, графики дежурных по| |1 год | |
| |администрации | |ст. 1216 | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-51|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02/2. Работа комиссий| | | |
| |администрации, | | | |
| |межведомственных комиссий| | | |
| |органов общественной| | | |
| |самодеятельности населения | | | |
| | | | | |
|02/2-01|Документы координационного| |Постоянно | |
| |совета по делам| |ст. 18-а | |
| |правоохранительных органов| |ТП | |
| |(положение, планы, отчеты,| | | |
| |протоколы заседаний,| | | |
| |решения совета, программы,| | | |
| |информации, анализы,| | | |
| |обобщения) | | | |
| | | | | |
|02/2-02|Документы межведомственной| |Постоянно | |
| |комиссии по контролю за| |ст. 18-а | |
| |оборотом алкогольной| |ТП | |
| |продукции, по заготовке и| | | |
| |использованию лома, отходов| | | |
| |черных и цветных металлов,| | | |
| |по использованию нефти и| | | |
| |нефтепродуктов (положение,| | | |
| |планы, отчеты, протоколы| | | |
| |заседаний, решения| | | |
| |комиссии, справки,| | | |
| |информации, анализы| | | |
| |обобщения, обзоры) | | | |
| | | | | |
|02/2-03|Документы комиссии по| |Постоянно | |
| |восстановлению прав| |решение | |
| |реабилитированных жертв| |ЭПМК от | |
| |политических репрессий| |15.10.96, | |
| |(положение, протоколы| |пр. 10 | |
| |заседаний, решения| | | |
| |комиссии, отчеты, справки| | | |
| |проверок работы комиссии| | | |
| |краевой комиссией,| | | |
| |прокуратурой, др.) | | | |
| | | | | |
|02/2-04|Дела заявителей по вопросам| |Постоянно | |
| |возмещения ущерба| |решение | |
| |реабилитированным гражданам| |ЭПМК от | |
| |(заявления граждан, копии| |15.10.96, | |
| |свидетельств о рождении, о| |пр. 10 | |
| |браке и других личных| | | |
| |документов, справки,| | | |
| |решения судов, заключения| | | |
| |комиссии по заявлениям,| | | |
| |постановлениям | | | |
| |администрации о выплате| | | |
| |компенсаций) | | | |
| | | | | |
| | | | | |
|02/2-05|Журнал регистрации| |Постоянно | |
| |заявлений, жалоб| |решение | |
| |реабилитированных граждан о| |ЭПМК от | |
| |возмещении материального| |15.10.96, | |
| |ущерба и лиц, получивших| |пр. 10 | |
| |компенсацию | | | |
| | | | | |
|02/2-06|Документы административной| |Постоянно | |
| |комиссии (положение,| |ст. 18-а | |
| |годовые планы, отчеты,| |ТП | |
| |протоколы заседаний,| | | |
| |анализы, обобщения) | | | |
| | | | | |
|02/2-07|Протоколы об | |15 лет, | |
| |административных | |решение | |
| |правонарушениях, | |ЭПМК от | |
| |постановления, вынесенные| |28.05.99, | |
| |административной комиссией,| |пр. 6 | |
| |заявления граждан в| | | |
| |административную комиссию,| | | |
| |объяснительные записки,| | | |
| |справки, информации,| | | |
| |квитанции | | | |
| | | | | |
|02/2-08|Журнал регистрации| |5 лет, | |
| |заявлений и жалоб граждан в| |ст. 101 | |
| |административную комиссию | |ТП | |
| | | | | |
|02/2-09|Документы комиссии по делам| |Постоянно | |
| |несовершеннолетних | |ст. 18-а | |
| |(положение, планы, отчеты,| |ТП | |
| |протоколы заседаний,| | | |
| |решения комиссии, справки,| | | |
| |информации, анализы,| | | |
| |обобщения) | | | |
| | | | | |
|02/2-10|Представления комиссии по| |10 лет, | |
| |делам несовершеннолетних,| |решение | |
| |направленные в учреждения,| |ЭПМК от | |
| |организации района (города)| |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/2-11|Картотека лиц, стоящих на| |До | |
| |учете в комиссии по делам| |минования | |
| |несовершеннолетних | |надобности,| |
| | | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/2-12|Документы комиссии по| |Постоянно | |
| |регистрации и ликвидации| |ст. 18-а | |
| |предприятий (положение,| |ТП | |
| |планы, отчеты, протоколы| | | |
| |заседаний, решения| | | |
| |комиссии, информации,| | | |
| |справки, анализы, обзоры) | | | |
| | | | | |
|02/2-13|Документы комиссии по| |Постоянно | |
| |безопасности дорожного| |ст. 18-а | |
| |движения (положение, планы,| |ТП | |
| |отчеты, протоколы| | | |
| |заседаний, решения| | | |
| |комиссии, информации,| | | |
| |анализы) | | | |
| | | | | |
|02/2-14|Протоколы заседаний,| |Постоянно | |
| |решения жилищной комиссии | |ст. 18-а | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/2-15|Документы по подготовке и| |5 лет, | |
| |проведению заседаний| |ст. 31-б, | |
| |жилищной комиссии (проекты| |34 ТП | |
| |постановлений, заявления| | | |
| |граждан, отношения| | | |
| |организаций, справки,| | | |
| |списки) | | | |
| | | | | |
|02/2-16|Документы по передаче жилья| |Постоянно | |
| |в муниципальную| |ст. 30, | |
| |собственность от ведомств| |43, 50 ПП | |
| |(постановления, приказы,| | | |
| |акты приема - передачи,| | | |
| |оценки и др.) | | | |
| | | | | |
|02/2-17|Списки очередности на| |До | |
| |улучшение жилищных условий| |минования | |
| |граждан, стоящих на учете в| |надобности,| |
| |администрации | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/2-18|Документы комиссии по| |Постоянно | |
| |работе с участниками| |ст. 18-а | |
| |федеральной программы| |ТП | |
| |"Государственные жилищные| | | |
| |сертификаты" (положение,| | | |
| |протоколы заседаний,| | | |
| |решения комиссии,| | | |
| |информации, отчеты, | | | |
| |анализы) | | | |
| | | | | |
|02/2-19|Документы по реализации| |До | |
| |федеральной программы| |минования | |
| |"Государственные жилищные| |надобности,| |
| |сертификаты" (копии| |решение | |
| |постановлений, | |ЭПМК от | |
| |распоряжений, списки,| |28.05.99, | |
| |переписка) | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/2-20|Документы комиссии по| |Постоянно | |
| |охране труда (положение,| |ст. 18-а | |
| |планы, отчеты, протоколы| |ТП | |
| |заседаний, решения| | | |
| |комиссии, справки,| | | |
| |информации, анализы) | | | |
| | | | | |
|02/2-21|Документы прочих комиссий| |Постоянно |На каждую |
| |администрации (положение,| |ст. 18-а |комиссию |
| |планы, отчеты, протоколы| |ТП |заводится |
| |заседаний, решения| | |отдельное |
| |комиссии, справки, анализы,| | |дело |
| |обобщения) | | | |
| | | | | |
|02/2-22|Документы органов| |10 лет |На каждый |
| |территориального | |ЭПК, |орган |
| |общественного | |решение |заводится |
| |самоуправления населения:| |ЭПМК от |отдельное |
| |комитетов общественного| |26.05.92, |дело |
| |самоуправления, женсоветов,| |пр. 6 | |
| |домовых и уличных комитетов| | | |
| |и др. (положения, протоколы| | | |
| |заседаний, собраний,| | | |
| |информации, обзоры) | | | |
| | | | | |
|02/2-23|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02/3. Защита прав| | | |
| |потребителей, | | | |
| |ценообразование и торговля | | | |
| | | | | |
|02/3-01|Документы законодательного| |Постоянно |На |
| |характера по вопросам| |ст. 1-б, |госхранение |
| |защиты прав потребителей | |2-б, З-б ТП|не |
| | | | |передаются |
| | | | | |
|02/3-02|Нормативные документы по| |До | |
| |сертификации продукции и| |минования | |
| |лицензированию услуг | |надобности,| |
| | | |ст. 21-б | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/3-03|Аналитические обзоры,| |Постоянно | |
| |доклады, информации и| |ст. 292-б, | |
| |выступления по вопросам| |874-а ТП | |
| |защиты прав потребителей | | | |
| | | | | |
|02/3-04|Документы по сертификации| |5 лет, | |
| |товаров, работ и услуг| |решение | |
| |(копии постановлений и| |ЭПМК от | |
| |распоряжений, перечни| |28.05.99, | |
| |предприятий, переписка) | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/3-05|Копии лицензий, выданных| |3 года |После |
| |администрацией, приложения| |ЭПК |окончания |
| |к ним, решения о выдаче| |решение |срока |
| |лицензий, заключения к ним | |ЦЭПК от |действия |
| | | |26.08.98 |лицензий |
| | | | | |
|02/3-06|Журнал учета (реестр)| |5 лет |См. |
| |выданных, | |ЭПК |примечание |
| |зарегистрированных, | |решение |к ст. |
| |приостановленных и| |ЦЭПК от |02/3-05 |
| |аннулированных лицензий | |26.02.98 | |
| | | | | |
|02/3-07|Акты, справки, протоколы| |Постоянно | |
| |проверок, в т.ч. совместных| |решение | |
| |с правоохранительными и| |ЭПМК от | |
| |другими контрольными| |30.06.94, | |
| |органами района (города),| |пр. 6 | |
| |вопросов соблюдения| | | |
| |законодательства о защите| | | |
| |прав потребителей| | | |
| |предприятиями всех форм| | | |
| |собственности физическими| | | |
| |лицами | | | |
| | | | | |
|02/3-08|Журнал учета проверок| |5 лет, | |
| |предприятий и физических| |ст. 29 ТП | |
| |лиц и контроля за| | | |
| |выполнением предписаний | | | |
| | | | | |
|02/3-09|Документы экспертизы,| |До | |
| |проведенной по фактам| |минования | |
| |нарушений закона| |надобности,| |
| |предприятиями, частными| |решение | |
| |предпринимателями | |ЭПМК от | |
| |(заключения, обоснования,| |28.05.99, | |
| |справки, информации) | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/3-10|Акты об изъятии| |До | |
| |сертификатов, лицензий,| |минования | |
| |разрешений на право| |надобности,| |
| |торговли, копии| |решение | |
| |постановлений | |ЭПМК от | |
| |административной комиссии | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/3-11|Заявления потребителей,| |5 лет | |
| |претензии в адрес| |ЭПК, | |
| |предприятий и физических| |ст. 31 ТП | |
| |лиц, документы по их| | | |
| |рассмотрению | | | |
| | | | | |
|02/3-12|Акты, справки проверок| |Постоянно | |
| |предприятий и организаций| |ст. 27-а | |
| |района (города) по вопросам| |ТП | |
| |ценообразования | | | |
| | | | | |
|02/3-13|Сведения о ценах на товары| |10 лет | |
| |и услуги по району| |ЭПК, | |
| |(городу); расчеты и| |решение | |
| |обоснования стоимости| |ЭПМК от | |
| |набора основных продуктов| |28.05.99, | |
| |питания | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/3-14|Расчеты цен и тарифов на| |10 лет | |
| |теплоэнергию, ее| |ЭПК, | |
| |транспортировку, услуги| |решение | |
| |водоснабжения, технического| |ЭПМК от | |
| |обслуживания жилья и др. | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/3-15|Переписка с предприятиями и| |10 лет, | |
| |организациями по вопросам| |ст. 198 | |
| |ценообразования | |ТП | |
| | | | | |
|02/3-16|Информации, сообщения о| |Постоянно | |
| |работе торговли в районе| |ст. 49 ТП | |
| |(городе), направленные в| | | |
| |средства массовой | | | |
| |информации | | | |
| | | | | |
|02/3-17|Контракты на поставку| |5 лет, |После |
| |продукции и товаров в район| |ст. 337, |истечения |
| |(город) с | |1012 ТП |срока |
| |товаропроизводителями и| | |действия |
| |оптовыми фирмами | | |контракта |
| | | | | |
|02/3-18|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02/4. Бухгалтерский учет и| | | |
| |отчетность | | | |
| | | | | |
|02/4-01|Инструкции и методические| |До замены | |
| |указания по бухгалтерскому| |новыми, | |
| |учету и отчетности | |ст. 21-б | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-02|Постановления, распоряжения| |До | |
| |органов власти и управления| |минования | |
| |края по вопросам| |надобности,| |
| |бухгалтерского учета и| |ст. 5-б ТП | |
| |отчетности | | | |
| | | | | |
|02/4-03|Утвержденное штатное| |Постоянно | |
| |расписание, изменения к | |ст. 52-а | |
| |нему | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-04|Годовая смета расходов по| |Постоянно | |
| |бюджету и специальным| |ст. 228-а | |
| |средствам | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-05|Сметы административно -| |5 лет, | |
| |хозяйственных и| |ст. 229-а | |
| |управленческих расходов | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-06|Годовой бухгалтерский отчет| |Постоянно | |
| |администрации, приложения к| |ст. 303-б | |
| |нему | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-07|Квартальные бухгалтерские| |3 года, |При |
| |отчеты администрации | |ст. 303-в |отсутствии |
| | | |ТП |годовых - |
| | | | |постоянно |
| | | | | |
|02/4-08|Месячные бухгалтерские| |3 года, |При |
| |отчеты администрации | |ст. 303-в |отсутствии |
| | | |ТП |годовых и |
| | | | |квартальных |
| | | | |- постоянно |
| | | | | |
|02/4-09|Годовые отчеты (расчетные| |Постоянно | |
| |ведомости) по внебюджетным| |решение | |
| |фондам социального| |ЭПМК от | |
| |страхования, медицинского| |28.05.99, | |
| |страхования, занятости,| |пр. 6 | |
| |пенсионного | | | |
| | | | | |
|02/4-10|Квартальные отчеты| |5 лет, | |
| |(расчетные ведомости) по| |ст. 324 | |
| |внебюджетным фондам | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-11|Годовые, квартальные| |5 лет, | |
| |отчеты, расчеты,| |ст. 322 | |
| |представляемые в налоговые| |ТП | |
| |инспекции, справки -| | | |
| |реестры, сведения о суммах| | | |
| |доходов граждан | | | |
| | | | | |
|02/4-12|Акты документальных ревизий| |5 лет, |При условии |
| |финансово - хозяйственной| |ст. 334 |завершения |
| |деятельности, справки,| |ТП |ревизии. В |
| |информации, докладные| | |случае |
| |записки к ним | | |споров, |
| | | | |разногласий,|
| | | | |следственных|
| | | | |и судебных |
| | | | |дел - до |
| | | | |вынесения |
| | | | |оконча- |
| | | | |тельного |
| | | | |решения |
| | | | | |
|02/4-13|Первичные бухгалтерские| |5 лет, |См. |
| |документы кассового и| |ст. 310 |примечание |
| |мемориального порядка и| |ТП |к ст. |
| |приложения к ним | | |02/4-12 |
| | | | | |
|02/4-14|Главная книга | |5 лет, |См. |
| | | |ст. 316 |примечание |
| | | |ТП |к ст. |
| | | | |02/4-12 |
| | | | | |
|02/4-15|Кассовая книга | |5 лет, |См. |
| | | |ст. 317 |примечание |
| | | |ТП |к ст. |
| | | | |02/4-12 |
| | | | | |
|02/4-16|Книга учета (сведения)| |5 лет, |См. |
| |расходования кредитов,| |ст. 317, |примечание |
| |текущих счетов и расчетов с| |321 ТП |к ст. |
| |учреждениями и | | |02/4-12 |
| |организациями | | | |
| | | | | |
|02/4-17|Книги (журналы) регистрации| |5 лет, | |
| |кассовых ордеров,| |ст. 319 | |
| |доверенностей, банковских| |ТП | |
| |поручений | | | |
| | | | | |
|02/4-18|Книга учета депонированной| |5 лет, | |
| |заработной платы | |ст. 318 | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-19|Оборотные и накопительные| |5 лет, |См. |
| |ведомости | |ст. 317 |примечание |
| | | |ТП |к ст. |
| | | | |02/4-12 |
| | | | | |
|02/4-20|Лицевые счета работников | |75 лет, | |
| | | |ст. 311-а | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-21|Расчетные (расчетно -| |5 лет, |При |
| |платежные) ведомости на| |ст. 312 |отсутствии |
| |выдачу заработной платы| |ТП |лицевых |
| |работникам | | |счетов - |
| | | | |75 лет |
| | | | | |
|02/4-22|Документы (протоколы, акты,| |Постоянно | |
| |отчеты) о переоценке| |ст. 329 | |
| |основных фондов | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-23|Паспорта зданий, сооружений| |3 года, |После |
| |и оборудования | |ст. 331 |ликвидации |
| | | |ТП |основных |
| | | | |средств |
| | | | | |
|02/4-24|Документы об инвентаризации| |5 лет, |См. |
| |(протоколы заседаний| |ст. 323 ТП |примечание |
| |инвентаризационных | | |к ст. |
| |комиссий, инвентарные| | |02/4-12 |
| |описи, акты, сличительные| | | |
| |ведомости) | | | |
| | | | | |
|02/4-25|Договоры с организациями,| |5 лет, |См. |
| |договоры подряда | |ст. 337 ТП |примечания |
| | | | |к ст. |
| | | | |02/3-17, |
| | | | |02/4-12 |
| | | | | |
|02/4-26|Договоры о материальной| |5 лет, |После |
| |ответственности | |ст. 339 ТП |увольнения |
| | | | |материально |
| | | | |ответствен- |
| | | | |ного лица |
| | | | | |
| | | | | |
|02/4-27|Образцы подписей| |До | |
| |материально ответственных| |минования | |
| |лиц | |надобности,| |
| | | |ст. 340 ТП | |
|02/4-28|Доверенности на получение| | | |
| |денежных сумм и товарно -| |3 года, | |
| |материальных ценностей, в| |ст. 314 ТП | |
| |т.ч. аннулированные | | | |
| | | | | |
|02/4-29|Переписка по вопросам| |5 лет, | |
| |финансирования, | |ст. 215, | |
| |бухгалтерского учета и| |232, 308, | |
| |отчетности | |309, 332, | |
| | | |335 ТП | |
| | | | | |
|02/4-30|Переписка по вопросам| |3 года, | |
| |социального страхования | |ст. 666 ТП | |
| | | | | |
|02/4-31|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02/1. Работа с кадрами | | | |
| | | | | |
|02/5-01|Распоряжения главы| |75 лет, | |
| |администрации по личному| |ст. 19-б | |
| |составу | |ТП | |
| | | | | |
|02/5-02|Распоряжения главы| |3 года, | |
| |администрации об отпусках,| |ст. 19-в | |
| |командировках | |ТП | |
| | | | | |
|02/5-03|Личные дела работников| |75 лет - в | |
| |администрации района| |ЭПК, | |
| |(города), руководителей| |ст. 498 в | |
| |комитетов, отделов| |ТП | |
| |администрации, глав| | | |
| |администраций поселков, сел| | | |
| | | | | |
|02/5-04|Личные карточки (форма Т-2)| |75 лет - в | |
| | | |ст. 504 ТП | |
| | | | | |
|02-5/05|Списки личного состава| |Постоянно | |
| |администрации с полными| |ст. 513 ТП | |
| |анкетными данными | | | |
| | | | | |
|02/5-06|Реестр муниципальных| |10 лет |Подлинник |
| |служащих. Копия | |решение |в деле |
| | | |ЭПМК от |01-01 |
| | | |28.05.99 | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/5-07|Список работников| |75 лет, | |
| |администрации (штатно -| |ст. 511 ТП | |
| |списочный состав) | | | |
| | | | | |
|02/5-08|Списки кандидатов на| |5 лет, | |
| |выдвижение по должности| |ст. 521 ТП | |
| |(резерв) | | | |
| | | | | |
|02/5-09|Журнал регистрации| |75 лет, | |
| |распоряжений по личному| |ст. 493 ТП | |
| |составу | | | |
| | | | | |
|02/5-10|Протоколы заседаний,| |75 лет - В | |
| |решения аттестационных и| |ст. 635 ТП | |
| |квалификационных комиссий | | | |
| | | | | |
|02/5-11|Трудовые книжки, подлинные| |До востре- |Не менее |
| |личные документы | |бования, |50 лет |
| | | |ст. 524 ТП | |
| | | | | |
|02/5-12|Книга учета движения| |50 лет, | |
| |трудовых книжек и вкладышей| |ст. 526-а | |
| |к ним | |ТП | |
| | | | | |
|02/5-13|Журнал учета выдачи| |3 года, | |
| |служебных удостоверений | |ст. 1083 | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/5-14|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02/6. Делопроизводство и| | | |
| |архив | | | |
| | | | | |
|02/6-01|Номенклатура дел | |Постоянно |На |
| | | |ст. 95-а ТП|госхранение |
| | | | |не |
| | | | |передается |
| | | | | |
|02/6-02|Документы о работе| |10 лет, |При условии |
| |экспертной комиссии (ЭК)| |решение |обновления |
| |администрации (копии| |ЭПМК от |распоряже- |
| |распоряжений о создании ЭК,| |28.05.99, |ний, |
| |утверждении положений об ЭК| |пр. 6 |положений, |
| |и ведомственном архиве, о| | |перечней |
| |назначении ответственного| | | |
| |за ведение делопроизводства| | | |
| |и архива, планы, протоколы| | | |
| |заседаний ЭК, паспорт| | | |
| |ведомственного архива,| | | |
| |справки проверок состояния| | | |
| |и условий хранения| | | |
| |документов органами| | | |
| |архивной службы и| | | |
| |государственного пожарного| | | |
| |надзора, перечни документов| | | |
| |с указанием сроков| | | |
| |хранения, переписка) | | | |
| | | | | |
|02/6-03|Дело фонда (исторические| |Постоянно |См. |
| |справки, акты проверки| |ст. 115 ТП |примечание |
| |наличия и состояния| | |к ст. |
| |документов, о необнаружении| | |02/6-01 |
| |дел и неисправимых| | | |
| |повреждениях, акты приема -| | | |
| |передачи документов на| | | |
| |госхранение, акты о| | | |
| |выделении документов к| | | |
| |уничтожению) | | | |
| | | | | |
|02/6-04|Описи дел постоянного| |Постоянно |См. |
| |хранения | |ст. 117-а |примечание |
| | | |ТП |к ст. |
| | | | |02/6-01 |
| | | | | |
|02/6-05|Описи дел долговременного| |3 года, |После |
| |хранения, в т.ч. по личному| |ст. 117-б |уничтожения |
| |составу | |ТП |дел |
| | | | | |
|02/6-06|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |03. Избирательные комиссии | | | |
| | | | | |
| |03/1. Территориальные | | | |
| |избирательные комиссии по| | | |
| |выборам Президента| | | |
| |Российской Федерации, главы| | | |
| |администрации края,| | | |
| |депутатов Государственной| | | |
| |Думы Федерального Собрания| | | |
| |РФ и краевого| | | |
| |Законодательного Собрания | | | |
| | | | | |
|03/1-01|Вторые экземпляры| |Постоянно |По выборам |
| |протоколов территориальных| |решение |депутатов |
| |избирательных комиссий об| |ЭПМК от |Государст- |
| |итогах голосования по| |01.08.96, |венной |
| |выборам Президента РФ,| |пр. 8, от |Думы ФС РФ |
| |главы администрации края | |23.05.97, |и краевого |
| | | |пр. 5 |Законода- |
| | | | |тельного |
| | | | |Собрания - |
| | | | |до |
| | | | |окончания |
| | | | |срока |
| | | | |полномочий |
| | | | |избира- |
| | | | |тельного |
| | | | |органа, |
| | | | |решение |
| | | | |ЭПМК от |
| | | | |28.05.99, |
| | | | |пр. 6 |
| | | | | |
|03/1-02|Заверенные копии жалоб| |Постоянно |См. |
| |(заявлений) на нарушения| |решение |примечание |
| |действующего | |ЭПМК от |к ст. |
| |законодательства Российской| |01.08.96, |03/1-01 |
| |Федерации и края,| |пр. 8, от | |
| |поступившие в| |23.05.97, | |
| |территориальную | |пр. 5 | |
| |избирательную комиссию в| | | |
| |ходе выборов Президента РФ,| | | |
| |главы администрации края и| | | |
| |принятые по ним решения | | | |
| | | | | |
|03/1-03|Списки членов| |Постоянно |См. |
| |территориальных и| |решение |примечание |
| |участковых избирательных| |ЭПМК от |к ст. |
| |комиссий с правом| |01.08.96, |03/1-01 |
| |совещательного голоса,| |пр. 8, от | |
| |наблюдателей от кандидатов,| |23.05.97, | |
| |избирательных объединений,| |пр. 5 | |
| |избирательных блоков,| | | |
| |международных наблюдателей,| | | |
| |представителей средств| | | |
| |массовой информации,| | | |
| |присутствовавших при| | | |
| |установлении итогов| | | |
| |голосования и составлении| | | |
| |протокола по выборам| | | |
| |Президента РФ и главы| | | |
| |администрации края | | | |
| | | | | |
|03/1-04|Вторые экземпляры| |Постоянно |См. |
| |протоколов участковых| |решение |примечание |
| |избирательных комиссий об| |ЭПМК от |к ст. |
| |итогах голосования по| |01.08.96, |03/1-01 |
| |выборам Президента РФ и| |пр. 8, от | |
| |главы администрации края | |23.05.97, | |
| | | |пр. 5 | |
| | | | | |
|03/1-05|Вторые экземпляры| |Постоянно |См. |
| |финансовых отчетов| |решение |примечание |
| |территориальных и| |ЭПМК от |к ст. |
| |финансовые отчеты| |01.08.96, |03/1-01 |
| |участковых избирательных| |пр. 8, от | |
| |комиссий с подлинными| |23.05.97, | |
| |подписями ответственных лиц| |пр. 5 | |
| |и первичная финансовая| | | |
| |документация к ним по| | | |
| |выборам Президента РФ и| | | |
| |главы администрации края | | | |
| | | | | |
|03/1-06|Заполненные избирательные| |1 год, |После |
| |бюллетени | |решение |официального|
| | | |ЭПМК от |определения |
| | | |01.08.96, |результатов |
| | | |пр. 8, от |выборов |
| | | |23.05.97, | |
| | | |пр. 5 | |
| | | | | |
|03/1-07|Списки избирателей,| |1 год, |См. |
| |открепительные | |решение |примечание |
| |удостоверения на право| |ЭПМК от |к ст. |
| |участия в выборах, акт о| |23.05.97, |03/1-06 |
| |количестве выданных и| |пр. 5 | |
| |неиспользованных | | | |
| |открепительных | | | |
| |удостоверениях, реестр| | | |
| |выдачи открепительных| | | |
| |удостоверений | | | |
| | | | | |
|03/1-08|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |03/2. Избирательные | | | |
| |комиссии по выборам| | | |
| |должностных лиц и депутатов| | | |
| |представительных органов| | | |
| |местного самоуправления,| | | |
| |местному референдуму,| | | |
| |процедуре отзыва депутата,| | | |
| |члена выборного органа| | | |
| |местного самоуправления,| | | |
| |выборного должностного лица| | | |
| | | | | |
|03/2-01|Федеральные, краевые законы| |До | |
| |о выборах, референдумах,| |минования | |
| |отзывах | |надобности,| |
| | | |ст. 1-б ТП | |
| | | | | |
|03/2-02|Постановления Центральной| |До минова- | |
| |избирательной комиссии РФ,| |ния надоб- | |
| |решения Избирательной| |ности, | |
| |комиссии Алтайского края,| |решение | |
| |инструктивные письма | |ЭПМК от | |
| | | |30.09.97, | |
| | | |пр. 12 | |
| | | | | |
|03/2-03|Постановления, распоряжения| |До минова- | |
| |главы администрации района| |ния надоб- | |
| |(города) по вопросам| |ности, | |
| |подготовки и проведения| |решение | |
| |выборов, решения Совета| |ЭПМК от | |
| |(Собрания) депутатов о| |30.09.97, | |
| |назначении членов| |пр. 12 | |
| |территориальной | | | |
| |избирательной комиссии.| | | |
| |Копии | | | |
| | | | | |
|03/2-04|Протоколы заседаний,| |Постоянно |Дело |
| |решения, планы работы| |решение |формируется |
| |территориальной | |ЭПМК от |в течение |
| |избирательной комиссии | |23.05.97, |всего срока |
| | | |пр. 5 |полномочий |
| | | | |комиссии |
| | | | | |
|03/2-05|Программа повышения| |Постоянно | |
| |правовой культуры| |решение | |
| |избирателей и организаторов| |ЭПМК от | |
| |выборов, разработанная| |30.09.97, | |
| |территориальной | |пр. 12 | |
| |избирательной комиссией| | | |
| |совместно с органами| | | |
| |местного самоуправления,| | | |
| |планы мероприятий по| | | |
| |реализации программы,| | | |
| |отчеты о ее выполнении | | | |
| | | | | |
|03/2-06|Документы по вопросам| |До минова- | |
| |внедрения и использования| |ния надоб- | |
| |Государственной | |ности, | |
| |автоматизированной системы| |решение | |
| |РФ "Выборы" | |ЭПМК от | |
| | | |30.09.97, | |
| | | |пр. 12 | |
| | | | | |
|03/2-07|Документы об образовании| |Постоянно | |
| |избирательных округов,| |решение | |
| |участков для голосования | |ЭПМК от | |
| | | |30.09.97, | |
| | | |пр. 12 | |
| | | | | |
|03/2-08|Документы о формировании| |1 год |При |
| |окружных, сельских| |со дня |отсутствии |
| |территориальных и| |голосования|подлинников |
| |участковых избирательных| |решение |в делах |
| |комиссий по выборам| |ЭПМК от |постановле- |
| |должностных лиц и органов| |30.09.97, |ний, распо- |
| |местного самоуправления,| |пр. 12 |ряжений |
| |участковых комиссий по| | |органов |
| |проведению референдума,| | |местного |
| |процедуры отзыва. Копии | | |самоуправ- |
| | | | |ления - |
| | | | |постоянно |
| | | | | |
|03/2-09|Протоколы, решения собраний| |Постоянно | |
| |избирателей, избирательных| |решение | |
| |объединений о выдвижении| |ЭПМК от | |
| |кандидатов в депутаты| |30.09.97, | |
| |районного (городского)| |пр. 12 | |
| |Совета (Собрания), на| | | |
| |должность главы района| | | |
| |(города), документы о| | | |
| |выдвижении кандидатов| | | |
| |избирателями | | | |
| | | | | |
|03/2-10|Уведомления от группы или| |Постоянно | |
| |отдельных граждан об| |решение | |
| |инициировании местного| |ЭПМК от | |
| |референдума, процедуры| |30.09.97, | |
| |отзыва, итоговый протокол,| |пр. 12 | |
| |составленный инициативной| | | |
| |группой по результатам| | | |
| |сбора подписей | | | |
| | | | | |
|03/2-11|Подписные листы с подписями| |1 год ЭПК, | |
| |в поддержку кандидатов,| |решение | |
| |выдвинутых избирательными| |ЭПМК от | |
| |объединениями и гражданами,| |23.05.97, | |
| |в поддержку проведения| |пр. 5 | |
| |местного референдума,| | | |
| |голосования об отзыве| | | |
| |депутата, должностного лица| | | |
| | | | | |
|03/2-12|Решения избирательных| |Постоянно | |
| |комиссий о регистрации| |решение | |
| |кандидатов в депутаты| |ЭПМК от | |
| |районного (городского)| |30.09.97, | |
| |Совета (Собрания) и на| |пр. 12 | |
| |должность главы местного| | | |
| |самоуправления, о| | | |
| |регистрации инициативной| | | |
| |группы по проведению| | | |
| |местного референдума, по| | | |
| |отзыву депутата,| | | |
| |должностного лица и| | | |
| |информация о результатах| | | |
| |проверки подписных листов | | | |
| | | | | |
|03/2-13|Списки кандидатов в| |Постоянно | |
| |депутаты и на должность| |решение | |
| |главы местного| |ЭПМК от | |
| |самоуправления по| |30.09.97, | |
| |избирательным округам,| |пр. 12 | |
| |данные о кандидатах,| | | |
| |заявления кандидатов о| | | |
| |согласии баллотироваться по| | | |
| |указанному избирательному| | | |
| |округу, о назначении| | | |
| |доверенных лиц, членов| | | |
| |избирательной комиссии с| | | |
| |правом совещательного | | | |
| |голоса | | | |
| | | | | |
|03/2-14|Заявления отзываемого лица| |Постоянно | |
| |о назначении доверенных| |решение | |
| |лиц, инициативной группы и| |ЭПМК от | |
| |отзываемого лица о| |30.09.97, | |
| |назначении членов| |пр. 12 | |
| |территориальной комиссии с| | | |
| |правом совещательного | | | |
| |голоса | | | |
| | | | | |
|03/2-15|Информационные материалы,| |Постоянно | |
| |подготовленные | |решение | |
| |территориальной | |ЭПМК от | |
| |избирательной комиссией для| |30.09.97, | |
| |средств массовой| |пр. 12 | |
| |информации, материалы по| | | |
| |подготовке и проведению| | | |
| |выборов, референдума,| | | |
| |отзыва, опубликованные в| | | |
| |районных (городских) | | | |
| |газетах | | | |
| | | | | |
|03/2-16|Информационные, программные| |Постоянно | |
| |и агитационные материалы,| |решение | |
| |подготовленные кандидатами| |ЭПМК от | |
| |и избирательными| |30.09.97, | |
| |объединениями, инициаторами| |пр. 12 | |
| |и противниками референдума,| | | |
| |инициаторами отзыва и| | | |
| |отзываемым лицом | | | |
| | | | | |
|03/2-17|Первый экземпляр протокола| |Постоянно | |
| |территориальной | |решение | |
| |избирательной комиссии об| |ЭПМК от | |
| |итогах голосования по| |30.09.97, | |
| |выборам главы местного| |пр. 12 | |
| |самоуправления, голосования| | | |
| |на референдуме, голосования| | | |
| |по отзыву с приложением| | | |
| |особого мнения членов| | | |
| |комиссии, сводная таблица к| | | |
| |протоколу, включающая| | | |
| |данные участковых комиссий | | | |
| | | | | |
|03/2-18|Первые экземпляры| |Постоянно | |
| |протоколов окружных и| |решение | |
| |сельских территориальных| |ЭПМК от | |
| |избирательных комиссий о| |30.09.97, | |
| |результатах выборов| |пр. 12 | |
| |депутатов районного| | | |
| |(городского) Совета| | | |
| |(Собрания) с приложением| | | |
| |особого мнения членов| | | |
| |комиссий | | | |
| | | | | |
|03/2-19|Первые экземпляры| |Постоянно | |
| |протоколов участковых| |решение | |
| |избирательных комиссий об| |ЭПМК от | |
| |итогах голосования по| |30.09.97, | |
| |выборам главы местного| |пр. 12 | |
| |самоуправления и депутатов| | | |
| |районного (городского)| | | |
| |Совета (Собрания), на| | | |
| |референдуме, по отзыву с| | | |
| |приложением особого мнения| | | |
| |членов комиссий | | | |
| | | | | |
|03/2-20|Списки членов избирательных| |Постоянно | |
| |комиссий всех уровней с| |решение | |
| |правом совещательного| |ЭПМК от | |
| |голоса, наблюдателей от| |30.09.97, | |
| |кандидатов, избирательных| |пр. 12 | |
| |объединений, представителей| | | |
| |средств массовой| | | |
| |информации, | | | |
| |присутствовавших при| | | |
| |установлении итогов| | | |
| |голосования и составлении| | | |
| |протоколов | | | |
| | | | | |
|03/2-21|Данные об избранных| |Постоянно | |
| |депутатах и должностных| |решение | |
| |лицах, итогах референдума и| |ЭПМК от | |
| |голосования по отзыву,| |30.09.97, | |
| |опубликованные в средствах| |пр. 12 | |
| |массовой информации либо| | | |
| |обнародованные иным | | | |
| |способом | | | |
| | | | | |
|03/2-22|Жалобы (заявления) на| |Постоянно | |
| |нарушения федерального и| |решение | |
| |краевого законодательства о| |ЭПМК от | |
| |выборах, референдумах, о| |30.09.97, | |
| |порядке отзыва депутата,| |пр. 12 | |
| |должностного лица, принятые| | | |
| |по ним решения | | | |
| | | | | |
|03/2-23|Смета расходов и финансовый| |Постоянно | |
| |отчет территориальной| |решение | |
| |избирательной комиссии о| |ЭПМК от | |
| |расходовании средств,| |30.09.97, | |
| |выделенных на подготовку и| |пр. 12 | |
| |проведение выборов,| | | |
| |референдума, голосования об| | | |
| |отзыве | | | |
| | | | | |
|03/2-24|Первые экземпляры| |Постоянно | |
| |финансовых отчетов| |решение | |
| |участковых избирательных| |ЭПМК от | |
| |комиссий о фактических| |30.09.97, | |
| |расходах денежных средств,| |пр. 12 | |
| |выделенных на подготовку и| | | |
| |проведение выборов,| | | |
| |референдума, голосования об| | | |
| |отзыве, приложения к ним | | | |
| | | | | |
|03/2-25|Финансовые отчеты| |Постоянно | |
| |кандидатов, отзываемого| |решение | |
| |лица и инициативной группы| |ЭПМК от | |
| |о поступлении и| |30.09.97, | |
| |расходовании средств,| |пр. 12 | |
| |выделенных на проведение| | | |
| |агитационных мероприятий,| | | |
| |первичные финансовые| | | |
| |документы к отчетам о| | | |
| |расходовании средств| | | |
| |избирательных фондов | | | |
| | | | | |
|03/2-26|Переписка по вопросам| |3 года ЭПК,| |
| |подготовки и проведения| |решение | |
| |выборов, референдумов,| |ЭПМК от | |
| |процедуре отзыва,| |30.09.97, | |
| |деятельности избирательных| |пр. 12 | |
| |комиссий | | | |
| | | | | |
|03/2-27|Журналы регистрации| |3 года ЭПК,|После |
| |входящей и исходящей| |решение |истечения |
| |корреспонденции, книги| |ЭПМК от |срока |
| |учета, картотеки | |30.09.97, |полномочий |
| | | |пр. 12 |избира- |
| | | | |тельной |
| | | | |комиссии |
| | | | | |
|03/2-28|Резервный номер | | | |
\--------------------------------------------------------------------/
Должность, подпись, расшифровка подписи составителя номенклатуры
Согласовано
Протокол ЭК администрации
от------------- N--------
Согласовано
Заведующая архивным отделом
администрации района, города
---------------- расшифровка
(дата) подписи
(для г. Барнаула здесь -
место для штампа ЭПМК)
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в администрации
/----------------------------------------------------------------\
| По срокам | Всего | В том числе |
| хранения | |---------------------------------|
| | | переходящих | с отметкой "ЭПК" |
|------------------+-----------+--------------+------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|------------------+-----------+--------------+------------------|
|Постоянного | | | |
|------------------+-----------+--------------+------------------|
|Временного (свыше| | | |
|10 лет) | | | |
|------------------+-----------+--------------+------------------|
|Временного (до 10| | | |
|лет включительно) | | | |
|------------------+-----------+--------------+------------------|
|Итого | | | |
\----------------------------------------------------------------/
Должность, подпись, расшифровка подписи ответственного за делопроизводство
дата
При составлении номенклатуры дел были использованы:
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, М., 1989 (ТП);
- Примерный перечень документов постоянного и долговременного сроков хранения, образующихся в деятельности комитетов по управлению имуществом и подлежащих передаче в состав Архивного фонда РФ. М., 1994 (ПП).
Приложение N 20
Утверждаю Утверждаю
Председатель -------- сельского Глава администрации ------------------
(название) (название)
(поселкового) Совета депутатов сельсовета (поселка)
-------------------- А.А.Иванов --------------------------- И.И.Петров
01.02.99 01.02.99
--------- сельский (поселковый) Администрация ------------------------
(название) (название)
Совет депутатов -------- района сельсовета (села), поссовета (поселка)
(название) --------------- района Алтайского края
Алтайского края (название)
Номенклатура дел
(примерная)
1 февраля 1999 г. N 02/6-01
с. __________________________
(название населенного пункта)
на 1999 год
/------------------------------------------------------------------\
|Индекс | Наименование структурного |Кол-во | Срок |Примечание|
| дела | подразделения, заголовок | дел | хранения | |
| | дела |(томов)| дела и | |
| | | | номера | |
| | | | статей по | |
| | | | перечню | |
|-------+---------------------------+-------+-----------+----------|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|-------+---------------------------+-------+-----------+----------|
| |01. Сельский (поселковый)| | | |
| |Совет (Собрание) депутатов.| | | |
| | | | | |
|01-01 |Протоколы сессий| |Постоянно, | |
| |(заседаний) сельского| |ст. 5-а ТП | |
| |(поселкового) Совета| | | |
| |(Собрания) депутатов,| | | |
| |постановления, принятые| | | |
| |Советом (Собранием) и| | | |
| |документы к ним | | | |
| | | | | |
|01-02 |Устав муниципального| |Постоянно, | |
| |образования, схема| |ст. 37-а, | |
| |управлением сельсоветом,| |40-а ТП | |
| |поссоветом | | | |
| | | | | |
|01-03 |Регламент сельского| |До |Подлинник |
| |(поселкового) Совета| |минования |в деле |
| |(Собрания) депутатов. | |надоб- |01-01 |
| |Копия | |ности | |
| | | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |28.05.99, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|01-04 |Документы по подготовке и| |1 год, | |
| |проведению сессий| |ст. 20 ТП | |
| |(заседаний) сельского| | | |
| |(поселкового) Совета| | | |
| |(Собрания) депутатов| | | |
| |(проекты постановлений,| | | |
| |докладов, переписка и др.) | | | |
| | | | | |
|01-05/1|Документы мандатной| |Постоянно, |Дело |
| |комиссии (протоколы| |ст. 18 ТП |формиру- |
| |заседаний, решения,| | |ется в |
| |доклады, справки, отчеты) | | |течение |
| | | | |срока |
| | | | |полномочий|
| | | | |Совета |
| | | | |(Собрания)|
| | | | |данного |
| | | | |созыва |
| | | | | |
|01-05/2|Документы постоянных| |Постоянно, |На каждую |
| |комиссий (комитетов)| |ст. 18 ТП |комиссию |
| |(протоколы заседаний,| | |(комитет) |
| |решения, доклады, справки,| | |заводится |
| |отчеты) | | |отдельное |
| | | | |дело на |
| | | | |срок |
| | | | |полномочий|
| | | | |Совета |
| | | | |(Собрания)|
| | | | |данного |
| | | | |созыва |
| | | | |(индексы |
| | | | |01-05/3 |
| | | | |и т.д.) |
| | | | | |
|01-06 |Карточки персонального| |75 лет, |См. |
| |учета депутатов | |ст. 512 ТП |примечание|
| | | | |к делу |
| | | | |01-05/1 |
| | | | | |
|01-07 |Списки депутатов с полными| |Постоянно, | |
| |анкетными данными (анкеты| |ст. 513 ТП | |
| |депутатов) | | | |
| | | | | |
|01-08 |Документы органов| |10 лет ЭПК,| |
| |государственной власти края| |решение | |
| |и органов местного| |ЭПМК от | |
| |самоуправления района| |28.05.96, | |
| |(города) | |пр. 6 | |
| | | | | |
|01-09 |Информации, справки,| |Постоянно, | |
| |докладные записки о| |ст. 11 ТП | |
| |выполнении постановлений,| | | |
| |распоряжений органов гос.| | | |
| |власти края и органов| | | |
| |местного самоуправления| | | |
| |района (города) | | | |
| | | | | |
|01-10 |Перспективный, годовой| |5 лет, |Подлинники|
| |планы работы сельского| |ст. 166-б |в деле |
| |(поселкового) Совета| |ТП |01-01 |
| |(Собрания) депутатов. | | | |
| |Копии | | | |
| | | | | |
|01-11 |Документы о выполнении| |Постоянно, | |
| |решений сельского| |ст. 24-а ТП| |
| |(поселкового) Совета| | | |
| |(Собрания) (справки,| | | |
| |информации, отчеты,| | | |
| |докладные записки) | | | |
| | | | | |
|01-12 |Акты, справки проверок| |5 лет, | |
| |работы Совета (Собрания) | |ст. 27-а ТП| |
| |представительными органами| | | |
| |власти края, района | | | |
| |(города) | | | |
| | | | | |
|01-13 |Документы проверок Советом| |Постоянно, | |
| |(Собранием) депутатов| |ст. 27-а ТП| |
| |работы учреждений,| | | |
| |организаций, предприятий,| | | |
| |расположенных на территории| | | |
| |сельсовета (справки,| | | |
| |анализы и др.) | | | |
| | | | | |
|01-14 |Журнал регистрации| |Постоянно, | |
| |(перечень) постановлений| |ст. 106-а | |
| |сельского (поселкового)| |ТП | |
| |Совета (Собрания) депутатов| | | |
| | | | | |
|01-15 |Предложения, заявления| |Постоянно, | |
| |граждан по улучшению работы| |ст. 31-а ТП| |
| |Совета (Собрания)| | | |
| |депутатов, документы по их| | | |
| |рассмотрению | | | |
| | | | | |
|01-16 |Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02. Администрация поселка| | | |
| |(поссовета), села| | | |
| |(сельсовета) | | | |
| | | | | |
| |02/1. Общее руководство.| | | |
| |Контроль | | | |
| | | | | |
|02/1-01|Постановления, распоряжения| |10 лет ЭПК,| |
| |органов государственной| |решение | |
| |власти края и органов| |ЭПМК от | |
| |местного самоуправления| |28.05.96, | |
| |района (города) | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-02|Информации, справки,| |Постоянно, | |
| |докладные записки о| |ст. 11 ТП | |
| |выполнении постановлений,| | | |
| |распоряжений органов гос.| | | |
| |власти края и органов| | | |
| |местного самоуправления| | | |
| |района (города) | | | |
| | | | | |
|02/1-03|Постановления главы| |Постоянно, | |
| |администрации села| |ст. 5-а ТП | |
| |(сельсовета), поселка| | | |
| |(поссовета) | | | |
| | | | | |
|02/1-04|Распоряжения по основной| |Постоянно, | |
| |деятельности главы| |ст. 5-а ТП | |
| |администрации села| | | |
| |(сельсовета), поселка| | | |
| |(поссовета) | | | |
| | | | | |
|02/1-05|Регламент администрации| |Постоянно, | |
| |села (сельсовета), поселка| |ст. 37-а, | |
| |(поссовета). Утвержденные| |55-а ТП | |
| |должностные инструкции| | | |
| |работников администрации.| | | |
| |Инструкция по ведению| | | |
| |делопроизводства в| | | |
| |администрации | | | |
| | | | | |
|02/1-06|Документы проверок работы| |5 лет, | |
| |администрации села| |ст. 27-а | |
| |(сельсовета), поселка| |ТП | |
| |(поссовета) органами гос.| | | |
| |власти края и органами| | | |
| |местного самоуправления| | | |
| |района (города) (акты,| | | |
| |справки, информации) | | | |
| | | | | |
|02/1-07|Документы проверок| |Постоянно, | |
| |администрацией села| |ст. 27-а | |
| |(сельсовета), поселка| |ТП | |
| |(поссовета) работы| | | |
| |учреждений, организаций,| | | |
| |предприятий, расположенных| | | |
| |на его территории (справки,| | | |
| |акты и др.) | | | |
| | | | | |
|02/1-08|Приемо - сдаточные акты,| |Постоянно, | |
| |составленные при смене| |ст. 61-а | |
| |главы администрации,| |ТП | |
| |заместителя главы и| | | |
| |приложения к ним | | | |
| | | | | |
|02/1-09|Утвержденные списки| |Постоянно, | |
| |населенных пунктов, списки| |ст. 43-а | |
| |учреждений, организаций,| |ТП | |
| |предприятий | | | |
| | | | | |
|02/1-10|Переписка по| |3 года, | |
| |административно - | |ст. 1048, | |
| |хозяйственным вопросам | |1099, 1102,| |
| | | |1106, 1107 | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-11|Предложения и заявления| |Постоянно, | |
| |граждан по вопросам| |ст. 31-а | |
| |деятельности администрации| |ТП | |
| |и документы по их| | | |
| |рассмотрению | | | |
| | | | | |
|02/1-12|Документы координационного| |Постоянно, | |
| |совета (положение, планы,| |ст. 18-а | |
| |отчеты, протоколы| |ТП | |
| |заседаний, решения совета,| | | |
| |программы, информации,| | | |
| |анализы, обобщения) | | | |
| | | | | |
|02/1-13|Документы комиссий| |Постоянно, |На |
| |администрации (положение,| |ст. 18-а |каждую |
| |планы, отчеты, протоколы| |ТП |комиссию |
| |заседаний, решения| | |(админи- |
| |комиссии, справки, анализы,| | |стратив- |
| |обобщения) | | |ная, по |
| | | | |социальной|
| | | | |защите, |
| | | | |инспекция |
| | | | |по делам |
| | | | |несовер- |
| | | | |шенно- |
| | | | |летних и |
| | | | |др.) |
| | | | |заводится |
| | | | |отдельное |
| | | | |дело. |
| | | | |Заявления |
| | | | |граждан в |
| | | | |комиссии, |
| | | | |объясни- |
| | | | |тельные |
| | | | |записки, |
| | | | |справки, |
| | | | |представ- |
| | | | |ления, |
| | | | |квитанции |
| | | | |- 5 лет |
| | | | | |
|02/1-14|Документы органов| |10 лет |На |
| |территориального | |ЭПК, |каждую |
| |общественного | |решение |общест- |
| |самоуправления: комитетов| |ЭПМК от |венную |
| |общественного | |26.05.92, |органи- |
| |самоуправления, женсоветов,| |пр. 6 |зацию |
| |домовых и уличных комитетов| | |заводится |
| |и др. (положения, протоколы| | |самостоя- |
| |заседаний, собраний,| | |тельное |
| |информации, обзоры) | | |дело |
| | | | | |
|02/1-15|Документы о работе| |Постоянно, | |
| |администрации по социальной| |ст. 18-а | |
| |защите населения (списки,| |ТП | |
| |акты, ведомости, программы)| | | |
| | | | | |
|02/1-16|Договоры аренды земли| |Постоянно, | |
| |сельскохозяйственного | |решение | |
| |назначения | |ЭПМК от | |
| | | |30.06.94, | |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-17|Книга регистрации договоров| |Постоянно, |В опись |
| |аренды земли | |решение |вносится |
| | | |ЭПМК от |по году |
| | | |30.06.94, |окончания |
| | | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-18|Документы по приватизации| |Постоянно, | |
| |жилья (акты оценки| |решение | |
| |стоимости, договоры,| |ЭПМК от | |
| |докладные записки,| |29.03.94, | |
| |информации, протоколы| |пр. 3 | |
| |заседаний комиссии) | | | |
| | | | | |
|02/1-19|Книга учета | |Постоянно, | |
| |приватизированного жилья | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |29.03.94, | |
| | | |пр. 3 | |
| | | | | |
| | | | | |
|02/1-20|Документы по регистрации| |Постоянно, | |
| |лиц, занятых| |решение | |
| |предпринимательской и| |ЭПМК от | |
| |индивидуальной трудовой| |29.03.94, | |
| |деятельностью без| |пр. 3 | |
| |образования юридического| | | |
| |лица, и прекращению их| | | |
| |деятельности (заявления,| | | |
| |обходные листы и др.).| | | |
| |Свидетельства на право| | | |
| |занятия предпринимательской| | | |
| |и индивидуальной трудовой| | | |
| |деятельностью без| | | |
| |образования юридического| | | |
| |лица | | | |
| | | | | |
|02/1-21|Книга регистрации| |Постоянно, |См. |
| |свидетельств на право| |решение |примечание|
| |занятия предпринимательской| |ЭПМК от |к ст. |
| |и индивидуальной трудовой| |29.03.94, |02/1-17 |
| |деятельностью без| |пр. 3 | |
| |образования юридического| | | |
| |лица | | | |
| | | | | |
|02/1-22|Журнал регистрации лиц,| |75 лет, | |
| |занятых предпринимательской| |решение | |
| |деятельностью без| |ЭПМК от | |
| |образования юридического| |30.06.94, | |
| |лица | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-23|Договоры найма пастухов | |75 лет, | |
| | | |ст. 494 ТП | |
| | | | | |
|02/1-24|Протоколы общих собраний,| |Постоянно, | |
| |сходов граждан | |ст. 16 ТП | |
| | | | | |
|02/1-25|Статистические сведения,| |До | |
| |представляемые в районный| |минования | |
| |отдел статистики. Копии | |надобности,| |
| | | |ст. 324 ТП | |
| | | | | |
|02/1-26|Похозяйственные книги | |Постоянно, |На гос- |
| | | |ст. 290-б |хранение |
| | | |ТП |передаются|
| | | | |через 75 |
| | | | |лет после |
| | | | |окончания |
| | | | |книги. В |
| | | | |опись |
| | | | |вносятся |
| | | | |оконченные|
| | | | |делопроиз-|
| | | | |водством. |
| | | | | |
|02/1-27|Алфавитные книги (к| |Постоянно, |См. |
| |похозяйственным) | |ст. 290-б |примечание|
| | | |ТП |к ст. |
| | | | |02/1-26 |
| | | | | |
|02/1-28|Домовые книги для прописки| |75 лет, |В опись |
| |граждан | |ст. 744 ТП |вносятся |
| | | | |оконченные|
| | | | |делопроиз-|
| | | | |водством |
| | | | | |
|02/1-29|Карточки регистрации по| |75 лет, |Подлежат |
| |месту жительства | |ст. 744 ТП |описанию |
| | | | |после |
| | | | |замены |
| | | | | |
|02/1-30|Поквартирные карточки | |75 лет, |См. |
| | | |ст. 744 ТП |примечание|
| | | | |к ст. |
| | | | |02/1-29 |
| | | | | |
|02/1-31|Документы по занятости| |5 лет, | |
| |населения, имеющего статус| |решение | |
| |"безработного" (списки| |ЭПМК от | |
| |безработных, договоры,| |28.05.99, | |
| |информации) | |пр. 6 | |
| | | | | |
|02/1-32|Заявления, жалобы граждан| |5 лет, | |
| |по личным вопросам и| |ст. 31-б | |
| |документы по их | |ТП | |
| |рассмотрению | | | |
| | | | | |
|02/1-33|Журнал | |5 лет, | |
| |(картотека) регистрации | |ст. 101 ТП | |
| |заявлений, жалоб граждан | | | |
| | | | | |
|02/1-34|Журнал (картотека) учета| |5 лет, | |
| |приема граждан по личным| |ст. 101 ТП | |
| |вопросам главой| | | |
| |администрации села| | | |
| |(сельсовета), поселка| | | |
| |(поссовета) | | | |
| | | | | |
|02/1-35|Журнал регистрации| |Постоянно, | |
| |постановлений главы| |ст. 106-а | |
| |администрации села| |ТП | |
| |(сельсовета), поселка| | | |
| |(поссовета) | | | |
| | | | | |
|02/1-36|Журнал регистрации| |Постоянно, | |
| |распоряжений по основной| |ст. 106-а | |
| |деятельности главы| |ТП | |
| |администрации села| | | |
| |(сельсовета), поселка| | | |
| |(поссовета) | | | |
| | | | | |
|02/1-37|Журнал регистрации входящих| |3 года, | |
| |документов | |ст. 106-б | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-38|Журнал регистрации| |3 года, | |
| |исходящих документов | |ст. 106-б | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-39|Журнал регистрации| |1 год, | |
| |телеграмм, телефонограмм | |ст. 109-а | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/1-40|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02/2. Нотариальные действия| | | |
| | | | | |
|02/2-01|Нотариально | |75 лет, |Документы,|
| |удостоверенные завещания и| |ст. 212 |на |
| |завещания, удостоверенные| |ПМЮ |основании |
| |должностными лицами,| | |которых |
| |перечисленными в ст. 37| | |удосто- |
| |Основ законодательства РФ о| | |верены |
| |нотариате | | |завещания |
| | | | |- 10 лет |
| | | | | |
|02/2-02|Алфавитная книга учета| |75 лет, |Вносится |
| |завещаний | |ст. 210 |в опись |
| | | |ПМЮ |после |
| | | | |завершения|
| | | | |в делопро-|
| | | | |изводстве |
| | | | | |
|02/2-03|Реестры для регистрации| |Постоянно, |На гос- |
| |нотариальных действий | |ст. 202 |хранение |
| | | |ПМЮ |передаются|
| | | | |через |
| | | | |75 лет |
| | | | | |
|02/2-04|Нотариально удостоверенные| |3 года, |Со дня |
| |доверенности | |ст. 213 |истечения |
| | | |ПМЮ |срока их |
| | | | |действия |
| | | | | |
|02/2-05|Книга учета заявлений о| |75 лет, | |
| |принятии мер к охране| |ст. 210 | |
| |наследственного имущества | |ПМЮ | |
| | | | | |
|02/2-06|Книга учета ценностей при| |75 лет, | |
| |приеме мер к охране| |ст. 211 | |
| |наследственного имущества | |ПМЮ | |
| | | | | |
|02/2-07|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02/3. Запись актов| | | |
| |гражданского состояния| | | |
| |(загс) | | | |
| | | | | |
|02/3-01|Законодательные и| |До замены | |
| |нормативные акты по| |новыми, | |
| |вопросам деятельности| |ст. 1.1. | |
| |органов загс | |ПОЗ | |
| | | | | |
|02/3-02|Руководящие указания и| |До замены | |
| |разъяснения Министерства| |новыми, | |
| |юстиции РФ по вопросам| |ст. 1.2. | |
| |брачно - семейного | |ПОЗ | |
| |законодательства | | | |
| | | | | |
|02/3-03|Постановления, распоряжения| |10 лет, | |
| |администрации края,| |ст. 1.4. | |
| |указания краевого отдела| |ПОЗ | |
| |загс по вопросам| | | |
| |брачно - семейного | | | |
| |законодательства | | | |
| | | | | |
|02/3-04|Препроводительные описи для| |5 лет |Подлинники|
| |передачи актовых записей в| |ст. 2.4. |по |
| |отдел ЗАГС администрации| |ПОЗ |истечении |
| |района. Копии | | |месяца |
| | | | |передаются|
| | | | |в райзагс |
| | | | | |
|02/3-05|Годовые и квартальные| |5 лет, | |
| |статистические отчеты о| |ст. 2.4. | |
| |движении бланков,| |ПОЗ | |
| |свидетельств | | | |
| | | | | |
|02/3-06|Акты приема и сдачи дел,| |5 лет, | |
| |составленные при смене| |ст. 2.7. | |
| |лица, ответственного за| |ПОЗ | |
| |запись актов гражданского| | | |
| |состояния | | | |
| | | | | |
|02/3-07|Документы по пропаганде| |5 лет, | |
| |брачно - семейного| |ст. 2.13. | |
| |законодательства (доклады,| |ПОЗ | |
| |беседы, лекции) | | | |
| | | | | |
|02/3-08|Документы по обеспечению| |5 лет, | |
| |торжественной обстановки| |ст. 2.9. | |
| |при регистрации браков и| |ПОЗ | |
| |рождений | | | |
| | | | | |
|02/3-09|Заявления о регистрации| |1 год, |по |
| |рождения ребенка, в том| |ст. 4.2, |истечении |
| |числе подтверждающие| |ст. 4.3. |передаются|
| |полномочия заявителя о| |ПОЗ |в райзагс |
| |регистрации рождения| | | |
| |ребенка. Справки о рождении| | | |
| |детей, выданные родильными| | | |
| |домами, частнопрактикующими| | | |
| |врачами, медицинские| | | |
| |документы (рождение ребенка| | | |
| |вне медицинского| | | |
| |учреждения), заявление| | | |
| |лица, присутствовавшего во| | | |
| |время родов (рождение| | | |
| |ребенка вне медицинского| | | |
| |учреждения). Списки| | | |
| |родившихся детей,| | | |
| |представленные медицинскими| | | |
| |учреждениями | | | |
| | | | | |
|02/3-10|Заявления матерей, не| |20 лет, |По |
| |состоящих в браке, о| |ст. 4.44. |истечении |
| |внесении сведений об отце в| |ПОЗ |1 года |
| |актовую запись о рождении| | |передаются|
| |ребенка | | |в райзагс |
| | | | | |
|02/3-11|Заявления граждан о| |5 лет, |См. |
| |заключении брака, в том| |ст. 4.15, |примечание|
| |числе не явившихся на| |ст. 4.18. |к делу |
| |регистрацию брака.| |ПОЗ |02/3-10 |
| |Постановления органов| | | |
| |местного самоуправления о| | | |
| |разрешении вступать в брак| | | |
| |несовершеннолетним, | | | |
| |достигшим 16-летнего| | | |
| |возраста | | | |
| | | | | |
|02/3-12|Журнал учета заявлений о| |3 года, |Ведется |
| |вступлении в брак | |ст. 4.16. |до полного|
| | | |ПОЗ |использов.|
| | | | | |
|02/3-13|Совместные заявления| |75 лет, |См. |
| |родителей об установлении| |ст. 4.37, |примечание|
| |отцовства, копии решений| |ст. 4.38, |к делу |
| |судов об установлении| |ст. 4.39. |02/3-10 |
| |отцовства и факта признания| |ПОЗ | |
| |отцовства. Заявление отца| | | |
| |об установлении отцовства и| | | |
| |документы, подтверждающие| | | |
| |смерть матери, решение суда| | | |
| |о признании ее умершей,| | | |
| |недееспособной, лишенной| | | |
| |родительских прав, или| | | |
| |документ, подтверждающий| | | |
| |невозможность установить| | | |
| |место ее пребывания| | | |
| |(адресная справка).| | | |
| |Письменное согласие органа| | | |
| |опеки и попечительства или| | | |
| |решение суда об| | | |
| |установлении отцовства.| | | |
| |Письменное согласие на| | | |
| |установление отцовства| | | |
| |детей, достигших| | | |
| |совершеннолетия | | | |
| | | | | |
|02/3-14|Журнал регистрации| |75 лет, |По |
| |совместных заявлений и| |ст. 4.40. |окончании |
| |решений суда об| |ПОЗ |передаются|
| |установлении отцовства и| | |в райзагс |
| |факта признания отцовства | | | |
| | | | | |
|02/3-15|Книга лицевых счетов по| |75 лет, |До |
| |учету, выдаче и| |ст. 4.58. |полного |
| |расходованию бланков| |ПОЗ |использо- |
| |свидетельств | | |вания, |
| | | | |передается|
| | | | |в райзагс |
| | | | | |
|02/3-16|Книга по учету прихода и| |75 лет, |См. |
| |расхода бланков| |ст. 4.59 |примечание|
| |свидетельств о регистрации| |ПОЗ |к делу |
| |актов гражданского | | |02/3-15 |
| |состояния | | | |
| | | | | |
|02/3-17|Книги записи актов о| |75 лет, |По |
| |рождении, смерти,| |ст. 4.1., |истечении |
| |заключении брака,| |4.7., |1 месяца |
| |установлении отцовства | |4.14., |после |
| | | |4.30. ПОЗ |окончания |
| | | | |книги |
| | | | |передаются|
| | | | |в райзагс |
| | | | | |
|02/3-18|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02/4. Бухгалтерский учет и| | | |
| |отчетность | | | |
| | | | | |
|02/4-01|Инструкции и методические| |До замены | |
| |указания по бухгалтерскому| |новыми, | |
| |учету и отчетности | |ст. 21-б ТП| |
| | | | | |
|02/4-02|Постановления, распоряжения| |До | |
| |органов государственной| |минования | |
| |власти по вопросам| |надобности,| |
| |бухгалтерского учета и| |ст. 5-б ТП | |
| |отчетности | | | |
| | | | | |
|02/4-03|Утвержденное штатное| |Постоянно, | |
| |расписание, изменение к | |ст. 52-а | |
| |нему | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-04|Годовая смета расходов по| |Постоянно, | |
| |бюджету и специальным| |ст. 228-а | |
| |средствам | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-05|Сметы административно -| |5 лет, | |
| |хозяйственных и| |ст. 229-а | |
| |управленческих расходов | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-06|Годовой отчет администрации| |Постоянно, | |
| |об исполнении бюджета,| |ст. 303-б | |
| |приложения к нему | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-07|Квартальные отчеты| |3 года, |При |
| |администрации об исполнении| |ст. 303-в |отсутствии|
| |бюджета | |ТП |годовых - |
| | | | |постоянно |
| | | | | |
|02/4-08|Месячные отчеты| |3 года, |При |
| |администрации об исполнении| |ст. 303-в |отсутствии|
| |бюджета | |ТП |годовых и |
| | | | |кварталь- |
| | | | |ных - |
| | | | |постоянно |
| | | | | |
|02/4-09|Годовые отчеты (расчетные| |Постоянно, | |
| |ведомости) по внебюджетным| |решение | |
| |фондам социального| |ЭПМК от | |
| |страхования, медицинского| |28.05.99, | |
| |страхования, занятости,| |пр. 6 | |
| |пенсионного | | | |
| | | | | |
|02/4-10|Квартальные отчеты| |5 лет, | |
| |(расчетные ведомости) по| |ст. 324 ТП | |
| |внебюджетным фондам | | | |
| | | | | |
|02/4-11|Годовые, квартальные| |5 лет, | |
| |отчеты, расчеты,| |ст. 322 ТП | |
| |представленные в налоговую| | | |
| |инспекцию, сведения,| | | |
| |справки - реестры о суммах| | | |
| |доходов граждан | | | |
| | | | | |
|02/4-12|Акты документальных ревизий| |5 лет, |При |
| |финансово - хозяйственной | |ст. 334 ТП |условии |
| |деятельности, справки,| | |завершения|
| |информации, докладные| | |ревизии. |
| |записки к ним | | |В случае |
| | | | |споров, |
| | | | |разногла- |
| | | | |сий, след-|
| | | | |ственных |
| | | | |и судебных|
| | | | |дел - до |
| | | | |вынесения |
| | | | |оконча- |
| | | | |тельного |
| | | | |решения |
| | | | | |
|02/4-13|Первичные бухгалтерские| |5 лет, |См. |
| |документы кассового и| |ст. 310 ТП |примечание|
| |мемориального порядка и| | |к ст. |
| |приложения к ним | | |02/4-12 |
| | | | | |
|02/4-14|Главная книга | |5 лет, |См. |
| | | |ст. 316 ТП |примечание|
| | | | |к ст. |
| | | | |02/4-12 |
| | | | | |
|02/4-15|Кассовая книга | |5 лет, |См. |
| | | |ст. 317 ТП |примечание|
| | | | |к ст. |
| | | | |02/4-12 |
| | | | | |
|02/4-16|Книга учета (сведения)| |5 лет, |См. |
| |расходования кредитов,| |ст. 317, |примечание|
| |текущих отчетов и расчетов| |321 ТП |к ст. |
| |с учреждениями и| | |02/4-12 |
| |организациями | | | |
| | | | | |
|02/4-17|Книги (журналы) регистрации| |5 лет, | |
| |кассовых ордеров,| |ст. 319 ТП | |
| |доверенностей, банковских| | | |
| |поручений | | | |
| | | | | |
|02/4-18|Книга учета депонированной| |5 лет, | |
| |заработной платы | |ст. 318 ТП | |
| | | | | |
|02/4-19|Оборотные и накопительные| |5 лет, |См. |
| |ведомости | |ст. 317 ТП |примечание|
| | | | |к ст. |
| | | | |02/4-12 |
| | | | | |
|02/4-20|Лицевые счета работников | |75 лет - в | |
| | | |ст. 311-а | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/4-21|Расчетные (расчетно -| |5 лет, |При |
| |платежные) ведомости на| |ст. 312 ТП |отсутствии|
| |выдачу заработной платы| | |лицевых |
| |работникам | | |счетов - |
| | | | |75 лет |
| | | | | |
|02/4-22|Тарификационные ведомости| |25 лет, | |
| |(списки) | |ст. 391 ТП | |
| | | | | |
|02/4-23|Документы (протоколы, акты,| |Постоянно, | |
| |отчеты) о переоценке| |ст. 329 ТП | |
| |основных фондов | | | |
| | | | | |
|02/4-24|Паспорта зданий, сооружений| |3 года, |После |
| |и оборудования | |ст. 331 ТП |ликвидации|
| | | | |основных |
| | | | |средств |
| | | | | |
|02/4-25|Документы об инвентаризации| |5 лет, |См. |
| |(протоколы заседаний| |ст. 323 ТП |примечание|
| |инвентаризационных | | |к ст. |
| |комиссий, инвентарные| | |02/4-12 |
| |описи, акты, сличительные| | | |
| |ведомости) | | | |
| | | | | |
|02/4-26|Договоры с организациями,| |5 лет, |После |
| |договоры подряда | |ст. 337 ТП |истечения |
| | | | |срока |
| | | | |действия |
| | | | |договора. |
| | | | |См. |
| | | | |примечание|
| | | | |к ст. |
| | | | |02/4-12 |
| | | | | |
|02/4-27|Договоры о материальной| |5 лет, |После |
| |ответственности | |ст. 339 ТП |увольнения|
| | | | |материаль-|
| | | | |но |
| | | | |ответст- |
| | | | |венного |
| | | | |лица |
| | | | | |
|02/4-28|Образцы подписей| |До | |
| |материально ответственных| |минования | |
| |лиц | |надобности,| |
| | | |ст. 340 ТП | |
| | | | | |
|02/4-29|Доверенности на получение| |3 года, | |
| |денежных сумм и товарно -| |ст. 314 ТП | |
| |материальных ценностей, в| | | |
| |т.ч. аннулированные | | | |
| | | | | |
|02/4-30|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02/5. Кадровые вопросы. | | | |
| | | | | |
|02/5-01|Распоряжения главы| |75 лет, | |
| |администрации по личному| |ст. 19-б | |
| |составу | |ТП | |
| | | | | |
|02/5-02|Распоряжения главы| |3 года, | |
| |администрации об отпусках,| |ст. 19-в | |
| |командировках | |ТП | |
| | | | | |
|02/5-03|Личные дела работников| |75 лет - | |
| |администрации села| |в ЭПК, | |
| |(сельсовета), поселка| |ст. 498-в | |
| |(поссовета) | |ТП | |
| | | | | |
|02/5-04|Личные карточки (форма Т-2)| |75 лет - | |
| | | |в ст. 504 | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/5-05|Списки личного состава| |Постоянно, | |
| |администрации с полными| |ст. 513 ТП | |
| |анкетными данными | | | |
| | | | | |
|02/5-06|Списки кандидатов на| |5 лет, | |
| |выдвижение по должности| |ст. 521 ТП | |
| |(резерв) | | | |
| | | | | |
|02/5-07|Реестр муниципальных| |75 лет, | |
| |служащих | |ст. 511 ТП | |
| | | | | |
|02/5-08|Журнал регистрации| |75 лет, | |
| |распоряжений по личному| |ст. 493 ТП | |
| |составу | | | |
| | | | | |
|02/5-09|Трудовые книжки, подлинные| |До |Не менее |
| |личные документы | |востре- |50 лет |
| | | |бования, | |
| | | |ст. 524 ТП | |
| | | | | |
|02/5-10|Журнал учета движения| |50 лет, | |
| |трудовых книжек и вкладышей| |ст. 526-а | |
| |к ним | |ТП | |
| | | | | |
|02/5-11|Журнал учета выдачи| |3 года, | |
| |служебных удостоверений | |ст. 1083 | |
| | | |ТП | |
| | | | | |
|02/5-12|Переписка с районным| |1 год, | |
| |военным комиссариатом и| |ст. 531 ТП | |
| |райсобесом о постановке на| | | |
| |учет | | | |
| | | | | |
|02/5-13|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |02/6. Делопроизводство и| | | |
| |архив. | | | |
| | | | | |
|02/6-01|Номенклатура дел | |Постоянно, |На гос- |
| | | |ст. 95-а |хранение |
| | | |ТП |не |
| | | | |передается|
| | | | | |
|02/6-02|Документы о работе| |10 лет, |При |
| |экспертной комиссии (ЭК)| |решение |условии |
| |администрации (копии| |ЭПМК от |обновления|
| |распоряжений о создании ЭК,| |28.05.99, |распоряже-|
| |утверждении положений об ЭК| |пр. 6, |ний, |
| |и ведомственном архиве, о| |ст. 121-б |положения,|
| |назначении ответственного| |ТП |перечней |
| |за ведение делопроизводства| | | |
| |и архива, планы, протоколы| | | |
| |заседаний ЭК, паспорт| | | |
| |ведомственного архива,| | | |
| |справки проверок состояния| | | |
| |и условий хранения| | | |
| |документов органами| | | |
| |архивной службы и| | | |
| |государственного пожарного| | | |
| |надзора, перечни документов| | | |
| |с указанием сроков| | | |
| |хранения, переписка) | | | |
| | | | | |
|02/6-03|Дело фонда (исторические| |Постоянно, |См. |
| |справки, акты проверки| |ст. 115 ТП |примечание|
| |наличия и состояния| | |к ст. |
| |документов, о необнаружении| | |02/6-01 |
| |дел и неисправимых| | | |
| |повреждениях, акты приема -| | | |
| |передачи документов на| | | |
| |госхранение, акты о| | | |
| |выделении документов к| | | |
| |уничтожению) | | | |
| | | | | |
|02/6-04|Описи дел постоянного| |Постоянно, |См. |
| |хранения | |ст. 117-а |примечание|
| | | |ТП |к ст. |
| | | | |02/6-01 |
| | | | | |
|02/6-05|Описи дел долговременного| |3 года, |После |
| |хранения, в т.ч. по личному| |ст. 117-б |уничтоже- |
| |составу | |ТП |ния дел |
| | | | | |
|02/6-06|Резервный номер | | | |
| | | | | |
| |3. Избирательные комиссии| | | |
| |по выборам должностных лиц| | | |
| |и депутатов | | | |
| |представительных органов| | | |
| |местного самоуправления. | | | |
| | | | | |
|03-01 |Постановления, решения,| |До | |
| |инструктивные письма| |минования | |
| |Центризбиркома РФ, краевой| |надобности,| |
| |избирательной комиссии,| |ст. 8-б ТП | |
| |районной (городской)| | | |
| |территориальной | | | |
| |избирательной комиссии | | | |
| | | | | |
|03-02 |Постановления краевого| |До | |
| |Законодательного Собрания,| |минования | |
| |постановления и| |надобности,| |
| |распоряжения администрации| |ст. 8-б ТП | |
| |края, органов местного| | | |
| |самоуправления городов,| | | |
| |районов. Копии. | | | |
| | | | | |
|03-03 |Документы о выдвижении| |Постоянно, | |
| |кандидатов в депутаты и на| |решение | |
| |должность главы местного| |ЭПМК от | |
| |самоуправления | |29.03.94, | |
| |избирательными | |пр. 3 | |
| |объединениями и группами| | | |
| |избирателей | | | |
| | | | | |
|03-04 |Документы сельских,| |Постоянно, | |
| |поселковых территориальных| |решение | |
| |и участковых избирательных| |ЭПМК от | |
| |комиссий по выборам органов| |23.05.97, | |
| |и глав местного| |пр. 5, от | |
| |самоуправления (протоколы| |30.09.97, | |
| |заседаний, регистрации| |пр. 12 | |
| |кандидатов и их доверенных| | | |
| |лиц, о результатах| | | |
| |голосования, решения| | | |
| |комиссии; списки членов| | | |
| |комиссий, наблюдателей от| | | |
| |кандидатов, избирательных| | | |
| |объединений, кандидатов в| | | |
| |депутаты, избранных| | | |
| |депутатов, заявления| | | |
| |кандидатов в депутаты о| | | |
| |согласии баллотироваться,| | | |
| |сообщение об итогах| | | |
| |выборов, биографии| | | |
| |избранных депутатов,| | | |
| |образцы бланков| | | |
| |избирательных бюллетеней,| | | |
| |других избирательных| | | |
| |документов) | | | |
| | | | | |
|03-05 |Заявления и жалобы,| |Постоянно, | |
| |поступившие в комиссию,| |решение | |
| |заключения по ним | |ЭПМК от | |
| | | |29.03.94, | |
| | | |пр. 3 | |
| | | | | |
|03-06 |Документы сельских,| |Постоянно, | |
| |поселковых и участковых| |решение | |
| |избирательных комиссий по| |ЭПМК от | |
| |вопросам отзыва депутата,| |30.09.97, | |
| |члена выборного органа| |пр. 12 | |
| |местного самоуправления,| | | |
| |выборного должностного лица| | | |
| |местного самоуправления| | | |
| |(уведомление от группы| | | |
| |граждан либо отдельного| | | |
| |гражданина об инициировании| | | |
| |процедуры отзыва, итоговый| | | |
| |протокол по результатам| | | |
| |сбора подписей; заявления| | | |
| |отзываемого лица о| | | |
| |назначении доверенных лиц,| | | |
| |инициативной группы и| | | |
| |отзываемого лица о| | | |
| |назначении членов комиссии| | | |
| |с правом совещательного| | | |
| |голоса, протоколы об итогах| | | |
| |голосования; решения о| | | |
| |регистрации инициативной| | | |
| |группы и информация о| | | |
| |результатах проверки| | | |
| |подписных листов, списки| | | |
| |членов комиссии,| | | |
| |наблюдателей от отзываемого| | | |
| |лица и инициативной группы;| | | |
| |смета расходов и финансовые| | | |
| |отчеты о поступлении и| | | |
| |расходовании средств и| | | |
| |приложения к ним; жалобы и| | | |
| |заключения по ним,| | | |
| |информационные и| | | |
| |агитационные материалы) | | | |
| | | | | |
|03-07 |Информационные, программные| |Постоянно, | |
| |и агитационные материалы,| |решение | |
| |подготовленные кандидатами| |ЭПМК от | |
| |и избирательными | |23.05.97, | |
| |объединениями | |пр. 5 | |
| | | | | |
|03-08 |Смета расходов и финансовые| |Постоянно, | |
| |отчеты о фактических| |решение | |
| |расходах денежных средств,| |ЭПМК от | |
| |выделенных на подготовку и| |23.05.97, | |
| |проведение выборов, и| |пр. 5 | |
| |приложения к ним | | | |
| | | | | |
|03-09 |Списки избирателей | |1 год | |
| | | |со дня | |
| | | |проведения | |
| | | |выборов, | |
| | | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |23.05.97, | |
| | | |пр. 5 | |
| | | | | |
|03-10 |Подписные листы с подписями| |1 год | |
| |в поддержку кандидатов | |со дня | |
| | | |проведения | |
| | | |выборов, | |
| | | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |23.05.97, | |
| | | |пр. 5 | |
| | | | | |
|03-11 |Заполненные избирательные| |1 год | |
| |бюллетени | |со дня | |
| | | |проведения | |
| | | |выборов, | |
| | | |решение | |
| | | |ЭПМК от | |
| | | |23.05.97, | |
| | | |пр. 5 | |
|03-12 |Резервный номер | | | |
\------------------------------------------------------------------/
Должность, подпись, расшифровка подписи составителя номенклатуры
Дата
Согласовано
Протокол ЭК администрации
от ____________ N ________
Согласовано
Заведующая архивным отделом
администрации _____________
района, города
___________ расшифровка подписи
дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в администрации
/----------------------------------------------------------------\
| По срокам хранения |Всего| В том числе: |
| | |-------------------------------|
| | |переходящих |с отметкой "ЭПК" |
|--------------------------+-----+------------+------------------|
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|--------------------------+-----+------------+------------------|
|Постоянного | | | |
|--------------------------+-----+------------+------------------|
|Временного (свыше 10 лет) | | | |
|--------------------------+-----+------------+------------------|
|Временного (до 10 лет | | | |
|включительно) | | | |
|--------------------------+-----+------------+------------------|
|Итого: | | | |
\----------------------------------------------------------------/
Должность, подпись, расшифровка подписи ответственного за делопроизводство
Дата
При составлении номенклатуры дел были использованы:
- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Москва, 1989 г. (ТП);
- Перечень документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов с указанием сроков хранения документов. Москва, 1980 г. (ПМЮ);
- Перечень документов с указанием сроков их хранения органов загс. Москва, 1976 г. (ПОЗ).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Распоряжение Администрации Алтайского края от 5 января 2000 г. N 1-р
Текст распоряжения официально опубликован не был
Распоряжением Администрации Алтайского края от 5 апреля 2014 г. N 102-р настоящее распоряжение признано утратившим силу
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Распоряжение Администрации Алтайского края от 17 апреля 2000 г. N 346-р