Приложение. Положение об организации проектной деятельности в Администрации г. Улан-Удэ

Приложение
к Постановлению
Администрации г. Улан-Удэ
от 25.11.2019 N 359

Положение
об организации проектной деятельности в Администрации г. Улан-Удэ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок и условия организации проектной деятельности в Администрации г. Улан-Удэ.

1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие понятия:

инициатор проекта - структурное подразделение Администрации г. Улан-Удэ;

куратор проекта - должностное лицо Администрации г. Улан-Удэ, являющееся заместителем мэра, председателем комитета, осуществляющее контроль за разработкой, реализацией проекта, а также разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта;

контрольное событие - значимое событие проекта, обеспечивающее достижение цели проекта;

мероприятие проекта - набор связанных действий, выполняемых для достижения цели проекта, имеющих сроки начала и окончания;

муниципальный проект - проект, направленный на достижение целей и решение задач, определенных муниципальными программами, региональными проектами, правовыми актами (поручениями) Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Республики Бурятия, поручениями мэра города Улан-Удэ;

паспорт проекта - документ, содержащий основные параметры проекта, включающие наименование проекта, участников, цели, задачи, результаты, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами и (или) программами;

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений;

проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, подготовкой, реализацией и завершением проектов;

проектная команда - временная организационная структура проекта, создаваемая в целях обеспечения разработки паспорта отдельно взятого проекта, осуществления управления и контроля за достижением целей проекта;

проектный офис города Улан-Удэ - организационная структура, обеспечивающая методическое сопровождение, координацию, контроль и мониторинг проектов, определенная распоряжением мэра;

процессы управления проектами - планирование, исполнение, завершение проекта;

Совет по проектному управлению - постоянный орган управления проектной деятельностью в Администрации г. Улан-Удэ;

участники проекта - должностные лица и (или) структурные подразделения Администрации города Улан-Удэ, а также иные организации, участвующие в реализации проекта.

1.3. Методическое сопровождение проектной деятельности в Администрации города Улан-Удэ осуществляет проектный офис города Улан-Удэ.

1.4. Финансовое обеспечение проекта осуществляется за счет средств федерального и республиканского бюджетов, бюджета города Улан-Удэ и внебюджетных источников финансирования.

1.5. Подготовка проектов осуществляется с учетом следующих принципов:

1) отражение в паспортах проектов их вклада в достижение целей:

- региональных проектов, осуществляемых в рамках реализации национальных проектов в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2018 N 204 "О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года";

- Стратегии социально-экономического развития города Улан-Удэ на период до 2035 года, утвержденной решением Улан-Удэнского городского Совета депутатов от 20.12.2018 N 497-48;

2) обоснование необходимости и эффективности предлагаемых мероприятий, а также их вклада в достижение целей и показателей, выполнение задач проектов;

3) оценка востребованности, стоимости и источников финансового обеспечения мероприятий, в том числе в части содержания создаваемых (приобретаемых) объектов имущества, реализуемых в рамках проектов.

2. Совет по проектному управлению

2.1. Совет по проектному управлению (далее - Совет) состоит из председателя Совета, заместителя председателя, секретаря и иных членов Совета.

Председателем Совета является мэр города Улан-Удэ.

Состав Совета утверждается распоряжением Администрации г. Улан-Удэ.

2.2. Совет осуществляет следующие функции:

1) рассматривает предложения по проектам, принимает решение о целесообразности их реализации;

2) принимает решение о включении проекта в реестр муниципальных проектов города Улан-Удэ (далее - реестр);

3) определяет кураторов, руководителей проектов, составы проектных команд, сроки разработки проектов.

В случае наличия нормативного правового акта (поручения) Президента Российской Федерации, нормативного правового акта Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Бурятия кураторов и руководителей проектов, составы проектных команд и сроки разработки проектов определяет мэр города Улан-Удэ в форме распоряжения Администрации города Улан-Удэ.

По основаниям, указанным в абзаце 2 подпункта 3 пункта 2.2 настоящего Положения, проектный офис включает проект в реестр и вносит изменения в распоряжение Администрации г. Улан-Удэ от 11.03.2019 N 166-р "О выполнении целей и показателей национальных проектов на территории муниципального образования городской округ "Город Улан-Удэ" в порядке, предусмотренном регламентом работы Администрации города Улан-Удэ;

4) утверждает паспорта проектов;

5) рассматривает и согласовывает предложения проектной команды о внесении изменений в паспорта проектов;

6) осуществляет рассмотрение аналитической информации о реализации проектов;

7) принимает решение о досрочном завершении проекта;

8) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

2.3. Решения, принимаемые Советом, оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем Совета.

В случае отсутствия председателя Совета его обязанности исполняет заместитель председателя Совета.

2.4. Решения в очной форме принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании Совета путем открытого голосования.

В случае равенства голосов решающим является голос председателя Совета.

2.5. Решения в заочной форме принимаются путем суммирования голосов членов Совета по соответствующему вопросу, вынесенному на заочное рассмотрение. Суммирование осуществляется по каждому варианту ответа на вопрос, вынесенный на рассмотрение Совета, отдельно.

Результат заочного обсуждения подлежит внесению в протокол заочного обсуждения. Письменные ответы на вопрос, вынесенный на заочное рассмотрение Совета, предложения и замечания по нему, представленные в ходе заочного рассмотрения, приобщаются к протоколу заочного обсуждения.

2.6. Совет осуществляет свою деятельность на постоянной основе.

3. Проектная команда

3.1. Проектная команда состоит из руководителя проектной команды, заместителя руководителя проектной команды, секретаря проектной команды и иных членов проектной команды.

Руководителем проектной команды является должностное лицо Администрации города Улан-Удэ, отвечающее за достижение целей проекта, процесс планирования, исполнения, завершения проекта.

3.2. Проектная команда осуществляет следующие функции:

1) разрабатывает паспорт проекта и представляет его на утверждение в Совет;

2) направляет предложения в Совет о внесении изменений в паспорт проекта;

3) запрашивает у участников проекта материалы и информацию по вопросам реализации проекта;

4) рассматривает предложения участников проекта по вопросам реализации проекта;

5) формирует отчеты о реализации проекта и итоговый отчет проекта;

6) готовит предложение о завершении проекта;

7) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

3.3. Руководитель проектной команды осуществляет следующие функции:

1) определяет общие подходы к реализации проекта, осуществляет управление проектом и утверждает отчеты о его реализации, в том числе итоговый;

2) направляет предложение в Совет о завершении проекта;

3) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением.

3.4. В случае отсутствия руководителя проектной команды его обязанности исполняет заместитель руководителя проектной команды.

4. Инициирование проекта, подготовка паспорта проекта, управление проектом

4.1. Инициатор проекта направляет в Совет предложение по проекту по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

При наличии нормативного правового акта (поручения) Президента Российской Федерации, нормативного правового акта Правительства Российской Федерации, Правительства Республики Бурятия, поручения мэра города Улан-Удэ, подготовка и одобрение предложения по проекту не требуются.

Куратор проекта организует деятельность проектной команды в целях разработки паспорта проекта в порядке, установленном пунктами 4.5 - 4.9 настоящего Положения.

4.2. Совет рассматривает предложение по проекту на соответствие следующим критериям:

1) проект соответствует национальным целям, определенным Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2018 N 204 "О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года", и основным приоритетам развития города Улан-Удэ, определенным Стратегией социально-экономического развития города Улан-Удэ на период до 2035 года, утвержденной решением Улан-Удэнского городского Совета депутатов;

2) проект имеет качественно и количественно измеримый социально-экономический эффект;

3) реализация проекта осуществляется в соответствии с вопросами местного значения городского округа, определенными Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

4.3. По итогам рассмотрения предложения по проекту Совет принимает одно из следующих решений:

1) одобрить предложение по проекту и определить: куратора проекта, руководителя проекта, состав проектной команды, срок разработки проекта;

2) направить предложения по проекту на доработку;

3) отказать в разработке проекта по представленному предложению.

В случае направления Советом предложения по проекту на доработку инициатор проекта после устранения замечаний вправе повторно направить предложение по проекту на Совет.

Решение об отказе в разработке проекта принимается в случае несоответствия предложения по проекту форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению, а также критериям, указанным в пункте 4.2 настоящего Положения.

4.4. В течение 5 (пяти) рабочих дней со дня принятия Советом решения об одобрении предложения по проекту (или со дня принятия решения мэром города Улан-Удэ в соответствии с абзацем 2 подпункта 3 пункта 2.2 настоящего Положения) проектный офис осуществляет регистрацию проекта в реестре муниципальных проектов (далее - реестр).

Реестр

4.5. По итогам принятия Советом решения об одобрении предложения по проекту проектная команда осуществляет разработку паспорта проекта (внесения изменений в паспорт проекта).

Разработка паспорта проекта (внесение изменений в паспорт проекта) осуществляется в течение срока, установленного на разработку проекта в соответствии с подпунктом 3 пункта 2.2 настоящего Положения, по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению.

4.6. По итогам завершения разработки паспорта проекта (внесения изменений в паспорт проекта) проектная команда направляет паспорт проекта на согласование участникам проекта и в проектный офис.

Проектный офис рассматривает паспорт проекта в течение 20 (двадцати) рабочих дней со дня его поступления. По итогам рассмотрения проектный офис согласовывает паспорт проекта или отказывает в его согласовании.

4.7. В случае отказа в согласовании паспорта проекта проектным офисом проектная команда или куратор проекта вправе в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня получения отказа в согласовании паспорта проекта (внесения изменений в паспорт проекта) доработать и повторно направить его в проектный офис на согласование.

Повторное согласование проектным офисом осуществляется в течение 10 (десяти) рабочих дней со дня поступления паспорта проекта.

4.8. Паспорт проекта (изменения в паспорт проекта), согласованный проектным офисом, подлежит рассмотрению и утверждению Советом.

4.9. Реализация проекта осуществляется в соответствии с планом мероприятий по реализации муниципального проекта, изложенным в паспорте проекта (далее - план реализации проекта).

4.10. В ходе реализации проекта в паспорт проекта проектной командой или куратором проекта могут вноситься изменения, согласованные с Советом по следующим основаниям:

1) по результатам мониторинга проектов, проводимого в порядке, установленном пунктами 5.1, 5.2 настоящего Положения;

2) приведение паспортов проектов в соответствие с параметрами бюджета города Улан-Удэ на очередной финансовый год и плановый период.

4.11. Внесение изменений в паспорт проекта осуществляется в порядке, установленном пунктами 4.5 - 4.8 настоящего Положения.

5. Мониторинг реализации проекта

5.1. Мониторинг реализации проектов осуществляется проектным офисом на основании отчетов о реализации проектов, представляемых проектной командой.

5.2. Проектная команда ежеквартально не позднее 7 числа месяца, следующего за отчетным, формирует и направляет отчеты о реализации проектов в проектный офис по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению.

5.3. Проектный офис готовит сводную аналитическую информацию о реализации проектов в городе Улан-Удэ в течение 30 (тридцати) рабочих дней с момента окончания срока, указанного в пункте 5.2 настоящего Положения, и направляет его на рассмотрение Совета.

В случае необходимости проектный офис инициирует рассмотрение на заседании Совета отдельных вопросов, связанных с риском реализации проектов в части своевременного достижения поставленных целей и задач.

5.4. Мониторинг реализации проекта проводится с начала его реализации до дня завершения проекта.

6. Завершение реализации проекта

6.1. Проектная команда готовит итоговый отчет о реализации проекта в соответствии с формой согласно приложению N 3 к настоящему Положению в течение 30 (тридцати) рабочих дней со дня планового завершения проекта и направляет его на согласование в проектный офис.

6.2. Проектный офис готовит сводную аналитическую информацию об итогах реализации проекта в течение 20 (двадцати) рабочих дней со дня его поступления в проектный офис. После подготовки сводной аналитической информации направляет ее на рассмотрение в Совет.

6.3. Решение о досрочном завершении проекта принимается Советом в случаях:

1) досрочной реализации проекта;

2) утраты актуальности проекта с учетом хода его реализации, текущих рисков и их негативных последствий.

6.4. В случае наличия оснований, указанных в пункте 6.3 настоящего Положения, руководитель проектной команды направляет предложение о досрочном завершении проекта с приложением итогового отчета за период реализации проекта на согласование в проектный офис.

Проектный офис готовит сводную аналитическую информацию об итогах реализации проекта в течение 20 (двадцати) рабочих дней со дня его поступления в проектный офис. После подготовки сводной аналитической информации направляет ее на рассмотрение в Совет.

6.5. В течение 5 (пяти) рабочих дней со дня принятия Советом решения о завершении проекта проектный офис вносит в реестр отметку о завершении проекта.