Приложение N 3. Примерный перечень вопросов, которые должны быть отражены в сопроводительном письме-справке к материалам, представляемым на рассмотрение Комиссии

Приложение N 3
к Регламенту работы Комиссии по
рассмотрению результатов розыска
необнаруженных дел Архивного фонда
Российской Федерации в Государственном
автономном учреждении культуры
Республики Бурятия "Государственный
архив Республики Бурятия" и в
муниципальных архивах Республики Бурятия

Примерный перечень
вопросов, которые должны быть отражены в сопроводительном письме-справке к материалам, представляемым на рассмотрение Комиссии

1. В какой период проводилась и завершена ли сплошная проверка наличия и состояния дел.

2. С какого года ведется цикличная проверка наличия и состояния дел.

3. Организационные, методические мероприятия по повышению качества и эффективности работы по проверке наличия и состояния фондов.

- 4. Практическая работа по розыску необнаруженных дел, ее результаты *1:

*1 Период, за который приводятся эти данные, согласовывается с вышестоящим архивным органом.

- количество необнаруженных дел по состоянию на ... , из них:

- количество найденных дел, пути их розыска *1;

*1 К этому показателю даются пояснения о местах обнаружения дел по аналогии с пояснениями к п. 5.

- количество необнаруженных дел, отсутствие которых подтверждено документально;

- количество необнаруженных дел, оставленных к розыску;

- количество необнаруженных дел, пути розыска которых исчерпаны, и предлагаемых к списанию.

5. Предполагаемые причины отсутствия дел, предлагаемых к списанию.

Пример. Проведенные мероприятия позволили установить, что из числа предлагаемых к списанию 37 дел (49%) были выданы во временное пользование, в основном в 70-ые годы, своевременность их возвращения проконтролирована не была, в результате чего дела были утрачены в ведомствах и о чем имеются соответствующие письма; 37 дел (49%), вероятно, ошибочно выделены к уничтожению при проведении целевой экспертизы ценности документов и переработки описей в 1976 г.; 2 дела (2%) - выданы на руки заявителям в 1956 - 1957 гг. без должного оформления учетных документов.

6. Меры по устранению причин необнаружения дел, намеченные к реализации и реализованные по результатам проведенного анализа.