Приложение. Административный регламент по осуществлению департаментом административных органов Магаданской области государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Магаданской области

Приложение
к приказу департамента
административных органов Магаданской
области
от 07 ноября 2019 г. N 197

Административный регламент
по осуществлению департаментом административных органов Магаданской области государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Магаданской области

I. Общие положения

1.1. Административный регламент по осуществлению департаментом административных органов Магаданской области государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Магаданской области (далее - административный регламент) устанавливает сроки и последовательность административных процедур при осуществлении государственного контроля, осуществляемого в соответствии с положениями Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

Наименование государственной функции

1.2. Государственная функция по осуществлению контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Магаданской области (далее - государственная функция).

Наименование органа исполнительной власти Магаданской области, осуществляющего государственный контроль

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2. Государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации на территории Магаданской области осуществляется департаментом административных органов Магаданской области (далее - Департамент), являющимся уполномоченным органом исполнительной власти Магаданской области в сфере архивного дела на территории Магаданской области.

3. Обеспечение исполнения государственной функции осуществляется должностными лицами Департамента, обладающими полномочиями осуществлять государственную функцию (далее - должностные лица Департамента):

1) руководителем департамента административных органов Магаданской области;

2) руководителем архивного агентства департамента административных органов Магаданской области;

3) консультантом архивного агентства департамента административных органов Магаданской области.

4. Должностными лицами, обладающими полномочиями составлять протоколы об административных правонарушениях в сфере архивного дела в Магаданской области, являются:

1) руководитель департамента административных органов Магаданской области;

2) руководитель архивного агентства департамента административных органов Магаданской области.

5. В процессе исполнения государственной функции Департамент взаимодействует с:

1) правоохранительными органами;

2) органами судебной власти;

3) органами государственной власти Магаданской области.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих осуществление государственного контроля

6. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих осуществление государственного контроля, размещается на официальном сайте Департамента в информационной системе "Открытый регион", в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

Предмет государственного контроля

7. Предметом государственного контроля является соблюдение обязательных требований в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле (далее - обязательные требования), государственными органами, органами местного самоуправления, организациями (далее - юридические лица) и гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей (далее - индивидуальные предприниматели), выступающими источниками комплектования архивов.

Для целей настоящего регламента под источниками комплектования архивов понимаются государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Положения настоящего Административного регламента применяются в отношении органов местного самоуправления в части, не противоречащей положениям статьи 77 Федерального закона от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

Права и обязанности должностных лиц при осуществлении государственного контроля

8. Должностные лица Департамента при осуществлении государственного контроля имеют право:

1) проводить проверки юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являющихся источниками комплектования архивов;

2) получать по мотивированному требованию в установленный срок документы, касающиеся предмета проверки, рассматривать эти документы;

3) в случае, если достоверность сведений, содержащихся в документах, имеющихся в распоряжении Департамента, вызывает обоснованные сомнения либо эти сведения не позволяют оценить исполнение юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, являющихся источниками комплектования архивов обязательных требований законодательства об архивном деле, направлять в адрес юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являющихся источниками комплектования архивов, мотивированный запрос с требованием представить иные необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки документы (к запросу прилагается заверенная печатью копия приказа Департамента о проведении документарной проверки);

4) привлекать к проведению выездной проверки юридического лица или индивидуального предпринимателя экспертов, экспертные организации, не состоящие с ними в гражданско-правовых и трудовых отношениях и не являющиеся их аффилированными лицами;

5) на беспрепятственный доступ на территорию и (или) в здание, строение, сооружение, помещение юридического лица или индивидуального предпринимателя при предъявлении служебных удостоверений, приказа руководителя департамента административных органов Магаданской области, либо лица, исполняющего обязанности руководителя департамента административных органов Магаданской области о проведении проверки (далее - приказ о проведении проверки) и в случае, предусмотренном частью 5 статьи 10 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (далее - Федеральный закон N 294-ФЗ), копии документа о согласовании проведения проверки с органом прокуратуры;

6) осматривать территории, здания, строения, сооружения, помещения, используемые юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем;

7) проводить осмотр архивных документов и места их хранения;

8) проводить выборочную проверку наличия архивных документов;

9) при проведении проверки получать доступ в пределах своих полномочий к базам данных, сформированным автоматизированными информационными системами юридического лица или индивидуального предпринимателя с учетом требований законодательства Российской Федерации о защите информации;

10) составлять протоколы об административных правонарушениях;

11) взаимодействовать с органами внутренних дел Российской Федерации;

12) направлять запросы в уполномоченные органы (организации) для подтверждения соблюдения или нарушения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем требований в области архивного дела;

13) назначать экспертизу в случае, когда для разъяснения вопросов, возникающих в ходе исполнения государственной функции, необходимо экспертное заключение лица, обладающего специальными знаниями и навыками, в том числе для проведения экспертизы с применением технических средств, технико-технологической экспертизы;

14) осуществлять иные, не противоречащие законодательству и соответствующие полномочиям Департамента права.

9. Должностные лица Департамента области при осуществлении государственного контроля обязаны:

1) своевременно и в полной мере исполнять предоставленные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочия по предупреждению, выявлению и пресечению нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле;

2) соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы источников комплектования архивов;

3) проводить проверку только на основании приказа о ее проведении, изданного руководителем департамента административных органов Магаданской области либо лицом, исполняющим обязанности руководителя департамента административных органов Магаданской области;

4) проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей, выездную проверку только при предъявлении служебных удостоверений, копии приказа о проведении проверки, и в случаях, предусмотренных законодательством после согласования с органом прокуратуры по месту осуществления деятельности источников комплектования архивов, копии документа о согласовании проведения проверки;

5) соблюдать сроки проведения проверки, установленные административным регламентом;

6) осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок (при наличии);

7) не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

8) предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю, его уполномоченному представителю, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;

9) знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя с результатами проверки;

10) знакомить руководителя, иное должностное лицо или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя с документами и (или) информацией, полученными в рамках межведомственного информационного взаимодействия;

11) учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, их потенциальной опасности для жизни, здоровья людей, для животных, растений, окружающей среды, объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, особо ценных, в том числе уникальных, документов Архивного фонда Российской Федерации, безопасности государства, для возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также не допускать необоснованное ограничение прав и законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц;

12) истребовать в рамках межведомственного взаимодействия документы и (или) информацию, включенные в перечень документов и (или) информации, запрашиваемых и получаемых в рамках межведомственного информационного взаимодействия при организации и проведении проверок от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственным государственным органам или органам местного самоуправления, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, утвержденный Правительством Российской Федерации от 19 апреля 2016 года N 724-р (далее - межведомственный перечень), от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся указанные документы;

13) не требовать от юридического лица, индивидуального предпринимателя представления документов и (или) информации, включая разрешительные документы, имеющиеся в распоряжении иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственным государственным органам или органам местного самоуправления организаций, включенные в межведомственный перечень;

14) не требовать от юридического лица, индивидуального предпринимателя документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

15) перед началом проведения выездной проверки по просьбе руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя ознакомить их с положениями административного регламента;

16) доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании проверяемым лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

17) в случае выявления при проведении проверки нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле, должностные лица Департамента, проводившие проверку, в пределах своих полномочий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, обязаны:

а) выдать юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю предписание об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения;

б) принять меры по контролю за устранением выявленных нарушений, их предупреждению, предотвращению возможного причинения вреда жизни, здоровью людей, вреда животным, растениям, окружающей среде, обеспечению безопасности государства, предупреждению возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, особо ценным, в том числе уникальным, документам Архивного фонда Российской Федерации, а также меры по привлечению лиц, допустивших выявленные нарушения, к ответственности;

18) осуществлять иные предусмотренные законодательством и настоящим административным регламентом обязанности.

10. В целях предупреждения нарушений юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями обязательных требований, устранения причин, факторов и условий, способствующих нарушениям обязательных требований, Департамент осуществляет мероприятия по профилактике нарушений обязательных требований в соответствии с ежегодно утверждаемыми им программами профилактики нарушений.

Права и обязанности лиц, в отношении которых осуществляются мероприятия по государственному контролю

11. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель, его уполномоченный представитель, в отношении которого осуществляются мероприятия по контролю имеют право:

1) осуществлять защиту своих прав и законных интересов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

2) непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения и предоставлять иные сведения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

3) получать от Департамента, его должностных лиц информацию, которая относится к предмету проверки и предоставление которой предусмотрено Федеральным законом N 294-ФЗ;

4) знакомиться с документами и (или) информацией, полученными Департаментом в рамках межведомственного информационного взаимодействия от государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация;

5) по собственной инициативе представить в Департамент документы и (или) информацию, которые находятся в распоряжении иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций и включены в межведомственный перечень;

6) знакомится с документами и (или) информацией, полученными Департаментом в рамках межведомственного информационного взаимодействия от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, включенные в межведомственный перечень;

7) знакомиться с результатами проверки и указывать в акте проверки о своем ознакомлении с результатами проверки, согласии или несогласии с ними, а также с отдельными действиями должностных лиц Департамента;

8) обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Департамента, повлекшие за собой нарушение прав юридического лица, индивидуального предпринимателя при проведении проверки, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

9) привлекать Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей либо уполномоченного по защите прав предпринимателей в Магаданской области к участию в проверке;

10) на возмещение вреда, причиненного юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям вследствие действий (бездействия) должностных лиц Департамента, признанных в установленном законодательством Российской Федерации порядке неправомерными;

11) осуществлять иные, предусмотренные законодательством Российской Федерации и административным регламентом права.

12. Руководитель, иное должностное лицо или уполномоченный представитель юридического лица, индивидуальный предприниматель, его уполномоченный представитель, в отношении которого осуществляются мероприятия по контролю обязаны:

1) в течение десяти рабочих дней со дня получения мотивированного запроса направить в Департамент указанные в запросе документы. Указанные в запросе документы представляются в виде копий, заверенных печатью (при наличии) и подписью проверяемого лица. Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе представить указанные в запросе документы в электронном виде с применением усиленной квалифицированной электронной цифровой подписи в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

2) предоставить должностным лицам Департамента, проводящим выездную проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными целями, задачами и предметом выездной проверки, указанными в приказе о проведении проверки, в случае, если выездной проверке не предшествовало проведение документарной проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку должностных лиц Департамента на территорию используемых юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения;

3) осуществлять иные предусмотренные законодательством Российской Федерации и административным регламентом обязанности.

Описание результата исполнения государственной функции

13. Результатом исполнения государственной функции является установление факта соблюдения (несоблюдения) юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями законодательства об архивном деле, а в случае выявления при проведении проверки нарушений - принятие мер, направленных на их пресечение, и (или) устранение последствий таких нарушений, в том числе, мер по привлечению лиц, их допустивших, к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

14. Исполнение государственной функции заканчивается следующими юридическими фактами:

1) составлением акта проверки по установленной форме согласно приложению N 1 к настоящему регламенту (далее - акт проверки);

2) выдачей юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю предписания (приложение N 2 к настоящему регламенту) в случае выявления в ходе проведения проверки нарушений законодательства об архивном деле;

3) составлением протокола об административном правонарушении в отношении юридического лица или индивидуального предпринимателя (приложение N 3 к настоящему регламенту) и направлением его на рассмотрение по подведомственности в случае обнаружения достаточных сведений, указывающих на наличие события административного правонарушения, предусмотренного Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

Исчерпывающие перечни документов и (или) информации, необходимых для осуществления государственного контроля и достижения целей и задач проведения проверки

15. При осуществлении проверки лично у проверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя истребуются:

- инструкция по делопроизводству;

- номенклатура дел;

- положение об экспертной комиссии;

- положение об архиве;

- паспорт архива по состоянию на 01 декабря года, предшествующего проведению проверки;

- приказ о создании экспертной комиссии;

- приказ о назначении ответственных за ведение делопроизводства, учет и хранение архивных документов организации;

- протоколы заседаний экспертной комиссии;

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел по личному составу;

- акты о выделении документов к уничтожению;

- книга выдачи дел;

- сведения, отражающие ответы на список контрольных вопросов, используемый при проведении плановых проверок соблюдения законодательства об архивном деле в Российской федерации на территории Магаданской области.

16. При осуществлении проверки Департаменту не требуется запрашивать и получать документы и (или) информацию, включенные в межведомственный перечень.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником