Статья 3. Организация проведения мероприятий и оформление протоколов

Статья 3. Организация проведения мероприятий и оформление протоколов

1. Первый заместитель Главы Администрации города, заместители Главы Администрации города, управляющий делами или руководитель органа, на которого Главой города возлагается ответственность за подготовку и проведение соответствующего мероприятия с участием Главы города, организует приглашение участников мероприятия.

2. Ответственные исполнители обеспечивают подготовку докладов выступающих, проектов документов, информационных материалов и не позднее, чем за два рабочих дня до дня проведения мероприятия рассылают их участникам.

В случае, если на мероприятии предусмотрена демонстрация мультимедийных презентационных материалов, ответственные исполнители представляют подготовленный материал и порядок его демонстрации в отдел автоматизации управленческих процессов организационного управления не позднее, чем за два рабочих дня до дня проведения мероприятия.

3. На мероприятиях, кроме приглашенных участников, могут присутствовать муниципальные служащие: управляющий делами, сотрудники отдела по работе со средствами массовой информации и информационно-аналитической работе Администрации города, специалисты органа, ответственного за проведение мероприятия, специалисты организационного управления.

4. Специалисты органа, ответственного за проведение мероприятия, проводят регистрацию прибывших участников и представляют Главе города порядок проведения мероприятия с приложением проекта решений, лист регистрации прибывших участников, информационные материалы (в случае необходимости), протокол предыдущего совещания.

5. Отдел по организационно-протокольной работе обеспечивает аудиозапись мероприятий.

6. Специалист отдела по организационно-протокольной работе ведет протокол мероприятия (совещания, заседания), который оформляет в СЭД по установленной форме с учетом аудиозаписи в течение двух рабочих дней (приложение N 3).

По итогам выездного мероприятия с участием Главы города (рабочей встречи, комиссионного обследования, оперативного совещания) специалист отдела по организационно-протокольной работе либо специалист органа, ответственного за проведение мероприятия, по установленной форме с учетом аудиозаписи в течение двух рабочих дней формирует и оформляет в СЭД протокол мероприятия (приложение N 3).

Заседания комиссий, организационных комитетов проводятся в соответствии с правовым актом, утверждающим их состав и регламентирующим порядок их деятельности. В случае, если протокол заседания готовится секретарем соответствующей комиссии либо организационного комитета, то в обязательном порядке направляется в электронном виде в организационно-протокольный отдел для предварительного согласования.

7. Протоколы мероприятий согласовываются управляющим делами и утверждаются Главой города.

8. Протоколы, утвержденные Главой города, рассылаются исполнителям посредством СЭД.

Аудиозапись мероприятия помещается в фонотеку, формируемую в отделе организационно-протокольной работе.

9. Специалист отдела по организационно-протокольной работе обеспечивает контроль за исполнением поручений.

10. Управляющий делами координирует работу по выполнению поручений Главы города, определенных протоколами мероприятий.