Приложение 2. Финансовый отчет

Приложение 2

к договору о передаче и

использовании финансовых средств

"__"__________200_ г.

Финансовый отчет

1. Общие положения

Грант предоставляется на определенный период времени, который четко указан в Положении. Все расходы должны быть произведены в этот период. Грантодатель не покрывает расходы, которые были произведены до или после обозначенного периода действия гранта.

Грантодатель принимает к зачету только строго определенные, указанные в бюджете проекта расходы, а не общие, неопределенные платежи. Грант, предоставляемый Вам, ограничен "до" определенной суммы: другими словами, Вы имеете право делать расходы по гранту, не превышающие сумму, указанную в Договоре о гранте. Средства гранта перечисляются на расчетный счет Грантополучателя.

2. Составляющие части финансового отчета

1. Финансовый отчет, где указан запланированный бюджет и фактически израсходованные средства гранта.

2. Реестр расходов за период, который включает постатейное описание всех расходов, совершенных за период осуществления проекта. В столбец "Вид расхода" заносятся названия расходов - н-р: зарплата за месяц ФИО, покупка телефона, оплата услуг Интернет, авансовый отчет по канцтоварам и т.д. В столбец "Статья бюджета" - название статьи бюджета с указанием итоговой суммы по каждой статье.

3. Инвентарный список приобретенного оборудования.

Получение организацией гранта означает, что все расходы по проекту и их учет должны быть совершены в соответствии с Законодательством. Бухгалтерский учет по гранту следует вести отдельно от других операций, связанных с деятельностью организации.

Необходимо сохранять все первичные документы, а также чеки и копии чеков за приобретенные товары и услуги по проекту, их следует хранить в организованном виде в течение 5 лет, т.к. организация может быть подвергнута аудиторской проверке на предмет использования средств гранта.

К копиям первичных документов, которыми организация отчитывается по гранту относятся:

1. Договора (или обязательства для организаций) на привлечение внештатных работников с приложенным актом приема работ.

2. Ведомости учета рабочего времени сотрудников проекта.

3. Расчетно-платежная ведомость по заработной плате с росписями сотрудников, получивших денежные средства или расчетную ведомость и расходные ордера, подтверждающие, получение денежных средств сотрудниками по гранту.

4. Копии платежных поручений на налоги по заработной плате (ЕСН, НДФЛ), если организация перечисляет налоги не только со средств гранта, необходимо сделать копию общего платежного поручения и расписать на ней, сколько в том числе по гранту.

5. Командировочные удостоверения и авансовый отчет по командировке.

6. Для любых выплат, осуществленных на основании договоров (договор аренды, на типографские услуги) - копии договоров, акт выполненных работ, копии платежных поручений, а также счета-фактуры и накладные.

7. Платежные поручения, подтверждающие телефонные переговоры, счет и счета-фактуры на выполнение услуг. Если данные расходы организации не только со средств гранта, необходимо сделать копию общего платежного поручения и расписать на ней, сколько, в том числе по гранту.

8. Документом, подтверждающим расходы на канцелярские товары и расходные материалы, является авансовый отчет, итоговая сумма которого заносится в реестр расходов. На каждый товар должен быть представлен чек и копия чека, скопированные отдельно друг от друга или квитанция к приходному ордеру и счет-фактура.

9. Документами, подтверждающими расходы, совершаемые за наличный расчет, могут быть чек и копия чека или квитанция к приходному ордеру и счет-фактура; все расходы, совершаемые за безналичный расчет подтверждаются платежным поручением, счетом, счет-фактурой или накладной.

Во всех случаях приобретения оборудования и услуг Вам необходимо провести исследование рынка данного вида товара или услуги и документально подтвердить стоимость и иные причины Вашего выбора. Хотя важно выбрать товар или услугу с более низкой ценой, иногда стоит приобрести товар или услугу немного дороже, если это обосновано их качеством.

Любое оборудование, приобретенное на средства гранта, должно быть строго инвентаризовано (внесено в список оборудования), чтобы Вы могли информировать Грантодателя в любое время, где в данный момент находится оборудование и в каком оно состоянии. Изменение места нахождения оборудования следует отражать в книге инвентаризации и сообщать об этом Грантодателю. Использование оборудования, приобретенного на средства гранта, для целей, не связанных с проектом, без разрешения Грантодателя может привести к потере оборудования.

Грантополучатель должен приложить к данному отчету копии всех печатных материалов, которые изданы в результате осуществления проекта, финансируемого Грантодателем.

Грантополучатель должен своевременно уведомлять Грантодателя о любых значительных событиях, которые могут оказать отрицательное или положительное влияние на выполнение программы - замена руководителя проекта, изменение сроков проекта и т.д.

Руководитель проекта _______________________________

Руководитель организации___________________________

Главный бухгалтер организации______________________

Финансовый отчет

Грантодатель: МУ "Отдел администрации г. Бийска по работе с молодежью".

Грантополучатель: вписать название организации.

Адрес организации: вписать адрес организации.

Период гранта: вписать даты начала и окончания отчетного периода.

Утвержденный бюджет		Расходы
Статья бюджета (по проекту)	Утвержденная сумма (по проекту)	Отчетный период в руб.		Разница в руб.
Итого расходов
Остаток

Руководитель проекта----------------        Дата---------------------

Главный бухгалтер-------------------        Дата---------------------

     М.П.

Организация: _________________________________________________________

Проект:_____________________________________________________________ __

Реестр привлеченных расходов за период ХХ.ХХ.2007 - ХХ.ХХ.2007

N п/п	Вид расхода	Дата	Статья бюджета	Сумма в рублях	Номер и названия первичного документа
1
2
3
4
5
6
7
8
	Итого израсходовано
	Остаток средств

Руководитель проекта ---------------------    Дата----------------------

Главный бухгалтер-------------------------    Дата----------------------

     М.П.