Приложение. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Администрации города Барнаула

Приложение
к Постановлению Администрации
города Барнаула
от 27.10.2008 г. N 3234

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в Администрации
города Барнаула

С изменениями и дополнениями от:

19 ноября 2008 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Барнаула (далее - Административный регламент) разработан в целях определения последовательности действий (административных процедур) при организации работы с обращениями граждан в администрации города Барнаула, повышения качества рассмотрения обращений граждан.

2. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации, Законом Алтайского края от 29.12.2006 N 152-ЗС "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края", Уставом городского округа - города Барнаула Алтайского края, решением Барнаульской городской Думы от 23.12.2005 N 249 "Об утверждении Положения о порядке и сроках рассмотрения обращений граждан в органы местного самоуправления (II чтение)".

3. Работа с обращениями граждан осуществляется муниципальными служащими администрации города Барнаула (далее - муниципальные служащие).

4. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

5. В администрации города Барнаула рассматриваются письменные обращения граждан и устные обращения, поступившие в ходе личного приема, в Общественную приемную главы города, по факсу, по электронной почте или в рубрику "Вопрос главе города" официального сайта города Барнаула, в общественно-консультационный центр, во время организованных телефонных "Прямых линий", Часов прямого провода, "прямых эфиров" руководителей администрации города Барнаула по радио и телевидению, "Прямых линий" в газете "Вечерний Барнаул" и других средствах массовой информации.

II. Требования к порядку рассмотрения обращений граждан

1. Порядок информирования о работе с обращениями граждан.

1.1. Информация о работе с обращениями граждан предоставляется: непосредственно в здании администрации города Барнаула, с использованием средств массовой информации, телефонной связи, посредством размещения в информационных системах общего пользования.

1.2. Почтовый адрес для направления обращений в администрацию города Барнаула: 656056, г. Барнаул, просп. Ленина, 18;

телефон приемной главы города: 8(3852) 393339;

телефон отдела по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и общественными объединениями (далее - Отдел): 8(3852) 393877, 393880;

телефон общественно-консультационного центра: 8(3852) 393775, 393776;

адрес электронной почты Отдела: E-mail: zalob@barnaul-adm.ru;

телефон Общественной приемной главы города и комнаты приема граждан: 8(3852) 393878.

1.3. Сведения о графике работы Отдела сообщаются по телефонам 8(3852) 393877, 393880, а также размещаются на официальном сайте города Барнаула (www.barnaul.org).

1.4. На информационных стендах в помещениях, предназначенных для приема граждан, и на официальном сайте города Барнаула (в разделе "Отдел по работе с обращениями граждан") размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по рассмотрению обращений граждан;

график приема граждан главой города, заместителями главы администрации (далее - должностные лица администрации города Барнаула), руководителями структурных подразделений администрации города Барнаула.

1.5. Муниципальные служащие, осуществляющие прием или консультирование граждан (лично или по телефону), обязаны подробно, в вежливой (корректной) форме информировать обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании структурного подразделения администрации города Барнаула.

В случае, если муниципальный служащий, принявший звонок, не владеет необходимой информацией для ответа на поставленные вопросы, обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию. Время телефонного разговора не должно превышать 10 минут.

1.6. Гражданин имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения посредством письменного уведомления, телефона, электронной почты, сети Интернет.

2. Порядок получения консультаций (справок)
о рассмотрении обращений граждан.

2.1. Консультации (справки) по вопросам рассмотрения обращений граждан (далее - консультации) предоставляются муниципальными служащими Отдела.

2.2. Консультации предоставляются по вопросам: требований к оформлению письменного обращения, требований к заявителю, пришедшему на прием, места и графика личного приема должностными лицами администрации города Барнаула, порядка и сроков рассмотрения обращений, порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе рассмотрения обращений граждан.

2.3. Основными требованиями при консультировании являются: компетентность, четкость в изложении материала, полнота консультирования.

2.4. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием средств массовой информации, по телефону.

3. Результат рассмотрения обращений граждан.

3.1. Конечными результатами рассмотрения обращений граждан могут являться: ответ на поставленные в обращении вопросы, уведомление о переадресовании обращения к соответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, отказ в рассмотрении обращения, уведомление о продлении срока рассмотрения обращения с указанием оснований для этого.

3.2. Рассмотрение обращений граждан завершается направлением письменного ответа или получением заявителем необходимых разъяснений в ходе личного приема.

4. Срок рассмотрения обращений граждан.

4.1. Срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации обращения в Отделе.

4.2. В случаях, требующих проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя должностного лица администрации города Барнаула, поручившего рассмотрение обращения, с обоснованием необходимости продления срока. О продлении срока исполнитель уведомляет заявителя в письменной форме.

4.3. В случае, если реализация мероприятий по рассмотрению обращений граждан требует длительных сроков, выходящих за рамки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", мероприятия включаются в текущее или перспективное планирование и реализуются вне рамок Административного регламента.

5. Требования к комнате приема граждан и к местам ожидания

5.1. Прием граждан должностными лицами администрации города Барнаула осуществляется в специально выделенном для этих целей кабинете.

5.2. Комната приема граждан, места ожидания должны быть оборудованы информационными стендами, стульями или кресельными секциями, а также столами (стойками) с канцелярскими принадлежностями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее трех мест. Населению предоставляются услуги гардероба.

III. Административные процедуры

1. Последовательность административных процедур
при рассмотрении письменного обращения.

Рассмотрение письменных обращений включает в себя: прием, первичную обработку и регистрацию обращений, направление обращений должностным лицам администрации города Барнаула, рассмотрение обращений должностными лицами администрации города Барнаула, направление обращений исполнителям, рассмотрение обращений исполнителями, подготовка ответов на обращения граждан исполнителями, оформление архивных дел по обращениям.

2. Прием, первичная обработка и регистрация обращений.

2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление обращений граждан в Отдел.

2.2. Обращения на имя должностных лиц администрации города Барнаула могут поступить в Отдел посредством: почтового отправления, факсимильной связи, фельдъегерской связи, электронной почты или предоставлены непосредственно гражданами или нарочным.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Барнаула от 19 ноября 2008 г. N 3917 в пункт 2.3 раздела III настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Прием обращений граждан на имя должностных лиц администрации города Барнаула осуществляется муниципальными служащими Отдела.

Не принимаются обращения, в которых не указана фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина, почтовый адрес для ответа.

По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятых обращений ставится печать "Принято" с указанием даты приема обращения, телефона для справок.

От письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и подписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

2.4. Обращения, поступившие факсимильной связью, рассматриваются в общем порядке, установленном для письменных обращений.

2.5. Обращения, поступившие с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

2.6. Первичная обработка включает в себя: проверку правильности адресования корреспонденции, чтение и аннотирование обращения, определение направления обращения должностному лицу администрации города Барнаула, подготовку проектов резолюций о рассмотрении обращений.

На стадии предварительной обработки поступивших обращений начальник Отдела (в его отсутствие - главный специалист Отдела) выделяет обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения. Авторам указанных обращений направляется письменное уведомление за подписью начальника Отдела.

2.7. Обращения, присланные в администрацию города Барнаула не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.

2.8. Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является передача их на регистрацию.

2.9. Регистрация обращений граждан осуществляется муниципальным служащим Отдела, ответственным за регистрацию письменных обращений граждан, в течение трех дней с момента поступления в Отдел. Регистрация обращений включает в себя заполнение регистрационно-контрольной карточки с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - система "Дело"), проверку обращения на повторность.

При регистрации письменному обращению присваивается регистрационный номер, состоящий из первой буквы фамилии заявителя (или индекса Кол-, если обращение коллективное), порядкового номера, индекса отдела "ж", (например, Ф-1-ж, Кол-2-ж). В правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Заявлениям граждан, связанным с подготовкой и выдачей градостроительных планов, проведением публичных слушаний по изменению вида разрешения использования целевого назначения земельных участков и иным вопросам, оформлением земельных участков и т.д., при регистрации присваивается индекс ОА- и отдельный порядковый номер (например, ОА-1, ОА-2), при наличии сопроводительного документа, в регистрационно-контрольной карточке делаются необходимые отметки.

Обращениям, поступающим от жителей города к Президенту Российской Федерации во время проведения ежегодных Прямых линий с Президентом Российской Федерации, при регистрации присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса ОП- и отдельного порядкового номера (например, ОП-1, ОП-2).

В регистрационно-контрольной карточке указываются фамилия и инициалы заявителя, и его адрес, телефон (если письмо подписано двумя и более авторами, такое обращение считается коллективным), отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично), определяется и отмечается социальное положение заявителя, указывается срок исполнения обращения. При наличии сопроводительного документа указывается его адресат, дата, исходящий номер, фамилия, инициалы должностного лица, подписавшего документ.

На тексте обращения (или сопроводительном документе при его наличии) проставляется штамп "Контроль".

Обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен полученным ответом. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные (три и более раз) - по одному и тому же вопросу, по которому авторам даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

2.10. Регистрация обращения завершается заполнением регистрационно-контрольной карточки обращения в системе "Дело" и направлением обращения гражданина на рассмотрение должностным лицам администрации города Барнаула.

3. Направление обращений должностным лицам
администрации города Барнаула.

3.1. Распределение и направление обращений должностным лицам администрации города Барнаула осуществляется начальником Отдела (в его отсутствие - главным специалистом Отдела) на основании постановления главы администрации города от 05.10.2004 N 3034 "О распределении обязанностей между главой администрации города и его заместителями" (в редакции постановления от 08.11.2006 N 3071).

3.2. Обращения, не содержащие подписи или почтового адреса заявителя, направляются должностным лицам администрации города Барнаула согласно их сферы# деятельности для ознакомления.

3.3. Решение о направлении обращений на рассмотрение принимается исходя исключительно из его содержания независимо от того, на чье имя они адресованы.

3.4. Направление обращений на рассмотрение завершается передачей зарегистрированных обращений в приемные должностных лиц администрации города Барнаула.

4. Рассмотрение обращений должностными лицами
администрации города Барнаула.

4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращений и документов, связанных с их рассмотрением, должностным лицам администрации города Барнаула.

4.2. Должностные лица администрации города Барнаула по результатам ознакомления с текстом обращения, определяют:

относится ли к закрепленной за ними сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

соответствует ли подготовленный проект резолюции поставленным в обращении вопросам, при необходимости дополняют и корректируют резолюцию.

4.3. Заместитель главы администрации города поручает рассмотрение обращения руководителям подведомственных им структурных подразделений администрации города Барнаула.

4.4. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, по решению должностных лиц администрации города Барнаула исполнитель готовит письменное уведомление заявителю о невозможности предоставления ему информации по существу затронутых в обращении вопросов в связи с недопустимостью разглашения сведений.

4.5. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, должностными лицами администрации города Барнаула принимается решение о направлении обращения в соответствующий государственный орган по его компетенции. Максимальный срок направления обращения - семь рабочих дней со дня регистрации обращения в Отделе.

4.6. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, направляются в правовой комитет для подготовки заявителю письменных разъяснений по вопросам обжалования судебных решений.

4.7. Запрещается направлять обращение на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

5. Направление обращений исполнителям.

5.1. После рассмотрения должностными лицами администрации города Барнаула обращения направляются исполнителям.

В случае, если обращение отписано на рассмотрение двум и более исполнителям, подлинник обращения направляется первому исполнителю, остальным - направляются копии.

5.2. В структурные подразделения администрации города Барнаула обращения граждан передаются под роспись.

6. Рассмотрение обращений исполнителями.
Особенности рассмотрения предложений
и заявлений граждан.

6.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращений (с резолюцией главы города, заместителей главы администрации города) исполнителям. Рассмотрение обращений исполнителями осуществляется в срок, указанный на регистрационно-контрольной карточке.

6.2. Под предложениями понимаются рекомендации гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности структурных подразделений администрации города, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономических и иных сфер деятельности города.

6.3. В отношении обращений, отнесенных к категории предложений, исполнители оценивают возможность их принятия или непринятия. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым оно не может быть принято.

6.4. Под заявлениями понимаются просьбы гражданина о содействии в реализации их конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе администрации города Барнаула, структурных подразделений или должностных лиц администрации города Барнаула, либо критика их деятельности.

6.5. При рассмотрении обращений, отнесенных к категории заявлений, исполнители:

выделяют действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;

проводят анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе администрации города Барнаула, структурных подразделений и должностных лиц;

проверяют наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе заявителю сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы;

проверяют, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям и предписаниям нормативных и других документов администрации города Барнаула. Для этого исполнители получают разъяснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучают материалы, представленные гражданином, запрашивают дополнительные материалы. Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных и других документов, заявление признается обоснованным. В случае признания заявления обоснованным, в ответе гражданину приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе органов местного самоуправления и должностных лиц, сроки их реализации.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Барнаула от 19 ноября 2008 г. N 3917 в пункт 6.6 раздела III настоящего Регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.6. В процессе рассмотрения обращений по существу исполнители вправе:

запросить дополнительную информацию в соответствующих органах государственной власти, органах местного самоуправления или иных организациях, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

инициировать проведение проверки. Проведение проверки осуществляется в пределах полномочий по осуществлению внутреннего контроля (проверки правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц) или контрольно-надзорных полномочий в порядке, установленном действующим законодательством.

6.7. В случае необходимости получения дополнительной информации у заявителя, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации, исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу.

В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по состоянию здоровья или по иным причинам, не позволяющим гражданину явиться лично, исполнителем может быть принято решение о выезде по месту нахождения гражданина для беседы и получения дополнительных материалов.

Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.

6.8. В ответе на обращение, рассмотрение которого проводилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы (факты подтвердились, подтвердились частично, факты не подтвердились).

С выходом на место рассматриваются обращения, находящиеся на контроле у главы города, коллективные и по вопросам жилищно-коммунального комплекса.

6.9. При рассмотрении обращений исполнители применяют все предоставленные им полномочия в соответствии с должностными инструкциями.

В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов и др.) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через курирующих заместителей главы администрации города.

6.10. Если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, централизованную подготовку ответа заявителю (в том числе и в вышестоящую организацию) осуществляет ответственный исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы по своей компетенции для обобщения и подготовки ответа.

6.11. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено к нему не по принадлежности, он в двухдневный срок готовит докладную записку на имя должностного лица администрации города Барнаула, поручившего рассмотрение обращения, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение. Ответ заявителю в этом случае исполнителем не направляется.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Барнаула от 19 ноября 2008 г. N 3917 пункт 6.12 раздела III настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.12. Все исполнители несут ответственность за сохранность находящихся у них документов. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение сведений, содержащихся в обращениях, а также информации, касающейся частной жизни обратившихся граждан, без их согласия.

6.13. При утрате исполнителем обращения гражданина назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель главы администрации, руководитель аппарата.

6.14. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан передать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

6.15. Результатом рассмотрения обращений исполнителями является подготовка ответов заявителям либо направление обращений в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенции которых входит решение поставленных вопросов.

7. Подготовка ответов на обращения граждан.

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица администрации города Барнаула в пределах своей компетенции.

7.2. Ответы на обращения граждан, поступившие из федеральных органов государственной власти, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, аппарата Уполномоченного по правам человека, депутатов Алтайского краевого Законодательного Собрания, Администрации Алтайского края, ее управлений, депутатов Барнаульской городской Думы, подписывает глава города или заместитель главы администрации.

Ответы на обращения граждан, подписанные главой города, заместителями главы администрации города, регистрируются в Отделе.

В ответах об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан, поступивших из федеральных органов государственной власти, аппарата Уполномоченного по правам человека, Администрации Алтайского края (ее структурных подразделений и управлений), указывается, в какой форме заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.

7.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, содержать исчерпывающий ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным лицам.

7.4. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются исполнителями на бланках установленной формы, в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах (далее - Инструкция по делопроизводству).

7.5. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.6. Если по обращению дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

7.7. В ответе на обращение гражданина необходимо точно указывать в какой орган местного самоуправления или к какому должностному лицу обращался заявитель.

7.8. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

Основаниями для возврата ответа на повторное рассмотрение являются:

противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

несоответствие предоставленной информации вопросам, поставленным в обращении, резолюции должностного лица администрации города Барнаула;

иные основания по решению должностного лица администрации города Барнаула.

7.9. В случае возврата проекта ответа, исполнитель, в зависимости от оснований возврата, обязан устранить выявленные нарушения или провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов.

8. Оформление архивного дела, хранение дел,
законченных делопроизводством.

8.1. Основанием для начала процедуры является завершение рассмотрения обращений.

8.2. Решение о завершении рассмотрения обращений принимают должностные лица администрации города Барнаула, поручившие исполнителям рассмотрение обращений. Обращения считаются рассмотренными, если заявителям даны ответы на все поставленные вопросы, приняты необходимые меры, предоставлены исчерпывающие разъяснения. В этом случае должностные лица администрации города Барнаула, поручившие рассмотрение обращений, ставят отметку "В дело" на ответах, полученных от исполнителей.

8.3. Муниципальный служащий Отдела формирует в соответствии с утвержденной номенклатурой дел архивное дело, в которое подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения должностных лиц администрации города Барнаула, поступившие ответы, справки.

Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата регистрации ответа заявителю или дата регистрации письма о переадресации обращения в органы власти, в компетенции которых находится разрешение обращения.

8.4. Муниципальный служащий Отдела на регистрационно-контрольной карточке ставит отметку "В дело", указывает результат рассмотрения (решено положительно, разъяснено, отказано и т.д.), проставляет дату, заверяет их личной подписью.

8.5. Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где они располагаются в соответствии с порядковыми номерами.

Хранение архивных дел,# осуществляется в течение 5 лет с момента регистрации обращения в Отделе. По истечении указанного срока дела уничтожаются по акту.

9. Последовательность административных процедур при
работе с устными обращениями граждан.

9.1. Основанием для начала исполнения административных действий является устное обращение гражданина в администрацию города Барнаула.

Устные обращения поступают в администрацию города Барнаула от граждан во время проведения личного (в том числе выездного) приема должностными лицами администрации города Барнаула и консультантами Общественной приемной главы города. Устные обращения также могут поступать по телефону, в том числе во время специально организованных телефонных "Прямых линий", Часов прямого провода, из общественно-консультационного центра и во время "прямых эфиров" руководителей администрации г. Барнаула по радио и телевидению, в газете "Вечерний Барнаул" и средствах массовой информации.

9.2. Организация личного приема граждан в администрации города Барнаула включает в себя: предварительную запись граждан, регистрацию устных обращений, рассмотрение обращения должностными лицами администрации города Барнаула на личном приеме, первичную обработку материалов приема, направление обращений исполнителям, рассмотрение обращений исполнителями, подготовку письменных ответов на обращения граждан исполнителями, оформление архивного дела по обращению.

10. Предварительная запись граждан.

10.1. Организацию личного приема граждан должностными лицами администрации города Барнаула осуществляет Отдел.

10.2. Предварительная запись на прием к должностным лицам администрации города Барнаула осуществляется муниципальными служащими Отдела в рабочие дни с 08.00 до 17.00 час. (пятница до 16.00), перерыв с 12.00 до 12.48 час.

Муниципальный служащий Отдела, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, консультирует посетителя и разъясняет ему порядок организации и проведения личного приема в администрации города Барнаула.

В случае, если гражданин обращается по вопросу, решение которого не входит в компетенцию администрации города Барнаула, при записи на прием гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

Муниципальный служащий Отдела вправе направить заявителя (с его согласия) на беседу в соответствующее подразделение администрации города Барнаула.

Если заявитель не удовлетворен полученной информацией и настаивает на необходимости личного приема должностным лицом администрации города Барнаула, муниципальный служащий Отдела делает краткую аннотацию просьбы в журнале предварительной записи, сообщает гражданину дату и время приема.

Гражданину может быть отказано в записи на личный прием в случае, если обратившийся находится в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, а также не может сформулировать суть вопроса, с которым намерен обратиться на прием к должностному лицу администрации города Барнаула.

11. Регистрация устных обращений.

Муниципальный служащий Отдела, ответственный за организацию личного приема граждан, осуществляет предварительную регистрацию обращения в электронной базе данных. Проверяет обращение на повторность, подбирает переписку, которая передается должностному лицу администрации города Барнаула, осуществляющему личный прием.

Регистрация устных обращений муниципальным служащим производится с использованием системы "Дело" в день обращения гражданина на личный прием или в администрацию города Барнаула (за исключением вопросов, поступающих в ходе подготовки телепрограммы "Встреча с главой города"). Обращению присваивается регистрационный номер, состоящий из первой буквы фамилии заявителя, пятизначного порядкового номера (первая цифра - 5), индекса "Л" (например, Б-50001-Л, Кол-50002-Л).

В регистрационно-контрольной карточке личного приема указывается дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя и фамилия должностного лица администрации города Барнаула, ведущего прием.

12. Рассмотрение обращения должностными лицами
администрации города Барнаула на личном приеме.

12.1. Личный прием граждан должностными лицами администрации города Барнаула осуществляется согласно графику, по предварительной записи. Вместе с тем, отсутствие записи не является основанием для отказа гражданину в личном приеме, если заявитель обратился во время проведения приема.

12.2. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется муниципальным служащим Отдела с учетом предварительной записи.

12.3. Во время личного приема граждан должностным лицом администрации города Барнаула гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, имеет возможность изложить свое обращение в устной либо письменной форме.

Заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Должностные лица администрации города Барнаула, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях должностными лицами администрации города Барнаула даются поручения исполнителям подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Должностные лица администрации города Барнаула в ходе личного приема уведомляют заявителей о том, кому будет поручено рассмотрение обращений и подготовка ответов. Поручение фиксируется на регистрационно-контрольной карточке должностными лицами администрации города Барнаула.

Должностными лицами администрации города Барнаула одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

Должностные лица администрации города Барнаула при рассмотрении обращения гражданина в пределах своей компетенции могут приглашать на прием специалистов структурных подразделений администрации города Барнаула, а также руководителей различных организаций.

13. Первичная обработка материалов приема.

После окончания личного приема муниципальный служащий Отдела проводит первичную обработку материалов приема.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, регистрируется и рассматривается в порядке, установленном Административным регламентом для письменных обращений. На регистрационно-контрольной карточке личного приема делается отметка о принятии заявления. На заявлении гражданина ставится штамп "Принято на личном приеме" с указанием номера регистрационно-контрольной карточки личного приема.

Резолюция должностного лица администрации города Барнаула фиксируется в электронном варианте регистрационно-контрольной карточки.

14. Направление обращений исполнителям.

14.1. Регистрационно-контрольные карточки личного приема направляются на рассмотрение исполнителям под роспись, допускается направление регистрационно-контрольной карточки по электронной почте, в соответствии с требованиями постановления главы города от 15.12.2006 N 3537 "Об электронном документообороте".

14.2. Рассмотрение обращений исполнителем, подготовка письменных ответов заявителям, оформление архивного дела по обращениям осуществляются в порядке, предусмотренном Административным регламентом для письменных обращений.

15. Формы контроля за рассмотрением обращений граждан,
ответственность за рассмотрение обращений граждан.

15.1. Муниципальные служащие Отдела несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию и учет обращений, контроль за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращения.

Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения обращений, соблюдение срока рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Ответственность за качественное рассмотрение обращений, поступивших на личных приемах граждан, возлагается на должностных лиц администрации города Барнаула, проводивших приемы.

Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства.

15.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений граждан, и принятием решений осуществляется муниципальными служащими Отдела.

15.3. Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан включает в себя выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку исчерпывающих ответов на обращения граждан.

15.4. Помимо текущего контроля муниципальными служащими Отдела осуществляются плановые и внеплановые проверки полноты и качества рассмотрения обращений граждан.

Плановые проверки осуществляются на основании годового и квартальных планов работы. Внеплановые - по конкретному обращению гражданина, по поручению главы города или заместителя главы администрации, руководителя аппарата.

16. Организация работы с обращениями граждан, поступающими
в рубрику "Вопрос главе города" официального сайта города
Барнаула, в Интернет-приемную Администрации Алтайского края.

16.1. Обращения граждан на адрес электронной почты Отдела или в рубрику "Вопрос главе города" официального сайта города Барнаула поступают в Отдел по электронной почте в виде электронного сообщения.

16.2. Регистрация электронных сообщений осуществляется специалистом, ответственным в Отделе за регистрацию документов, в течение трех дней с момента поступления в Отдел. При регистрации обращениям присваивается регистрационный номер, включающий в себя индекс ВГ- и отдельный порядковый номер (например, ВГ-1, ВГ-2).

16.3. В целях оперативного реагирования на данные обращения рассмотрение осуществляется в течение 14 календарных дней с момента регистрации в Отделе.

16.4. Обращения направляются на исполнение в структурные подразделения администрации города Барнаула, районы города по электронной почте и состоят из электронного сообщения и электронной регистрационно-контрольной карточки. Распечатанный вариант обращения и подписанный руководителем экземпляр регистрационно-контрольной карточки остается в Отделе. В случае отсутствия у исполнителя электронной почты, допускается пересылка обращения на исполнение по факсу или через курьера.

16.5. Ответы на обращения направляются гражданину в письменном виде на почтовый адрес, указанный заявителем в обращении (в случае его отсутствия - на электронный адрес, указанный в обращении).

16.6. Информация по исполнению обращений граждан предоставляется в Отдел в письменном или электронном виде, в соответствии с требованиями постановления главы города от 15.12.2006 N 3537 "Об электронном документообороте".

16.7. В случае если затронутые гражданином в электронном обращении вопросы не относятся к компетенции администрации города Барнаула, а также в случаях, предусмотренных ст. 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", специалисты Отдела уведомляют заявителя об этом по электронной почте (при наличии электронного адреса гражданина).

16.8. Ответы на обращения граждан, поступающие в рубрику "Вопрос главе города", имеющие общественное значение, публикуются на официальном сайте города Барнаула по согласованию с председателем комитета информационной политики.

16.9. Обращения граждан, поступающие в администрацию города Барнаула через Интернет-приемную Администрации Алтайского края, регистрируются в Отделе в трехдневный срок. Обращениям присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса ИП и отдельного порядкового номера (например, ИП-1, ИП-2). В регистрационно-контрольную карточку вносятся данные о сопроводительном документе, его исходящий номер и дата. Рассмотрение обращений и осуществление иных административных действий осуществляется в соответствии с порядком, установленным Административным регламентом для письменных обращений граждан.

17. Организация работы с критическими
материалами СМИ и статьями.

17.1. Статьи, критические материалы СМИ, а также материалы, распечатанные со страниц Интернета, поступающие в Отдел с резолюцией должностного лица администрации города Барнаула, регистрируются в Отделе в день их поступления. При регистрации присваивается индекс С- и отдельный порядковый номер (например, С-1, С-2).

17.2. После регистрации документы передаются исполнителям в порядке, установленном Административным регламентом для письменных обращений.

17.3. По результатам рассмотрения критических материалов СМИ исполнители предоставляют информацию контролирующему должностному лицу администрации города Барнаула, гражданину, указанному в статье, а также в адрес редакции СМИ.

18. Проведение аналитической работы по обращениям граждан.

18.1. Аналитическая работа по обращениям граждан проводится муниципальными служащими Отдела.

18.2. Анализ обращений граждан (характер обращений, статистические данные, динамика показателей) проводится ежеквартально или по требованию должностных лиц администрации города Барнаула. В этих целях исполнители (структурные подразделения администрации города Барнаула, администрации районов города) представляют в Отдел информацию о количестве, характере и результатах рассмотрения обращений граждан.

18.3. Информационно-аналитические справки направляются главе города, заместителю главы администрации города, руководителю аппарата.

18.4. В соответствии с отдельными поручениями главы города, заместителей главы администрации города готовится аналитический материал по тематическим, социальным и другим аспектам, заданным хронологическим интервалам.

IV. Порядок обжалования действий (бездействий)
и решений, осуществляемых (принятых) в ходе
рассмотрения обращений граждан

Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению его обращения и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган местного самоуправления, вышестоящему должностному лицу местного самоуправления или в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Заместитель главы администрации,

руководитель аппарата

П.Д.Фризен