Приложение N 1. Порядок представления и рассмотрения документов на заседании рабочей группы Межведомственной комиссии по формированию организационно-штатной структуры и оптимизации численности сотрудников Окружной администрации города Якутска, муниципальных учреждений и предприятий, акционерных обществ с долей участия городского округа "город Якутск"

Приложение N 1
к Положению о Межведомственной
комиссии по нормированию и
организации труда в Окружной
администрации города Якутска,
муниципальных казенных, бюджетных
и автономных учреждениях,
муниципальных учреждениях и
предприятиях, акционерных обществах
с долей участия городского округа
"город Якутск"

Порядок
представления и рассмотрения документов на заседании рабочей группы Межведомственной комиссии по формированию организационно-штатной структуры и оптимизации численности сотрудников Окружной администрации города Якутска, муниципальных учреждений и предприятий, акционерных обществ с долей участия городского округа "город Якутск"

Настоящий Порядок разработан в целях принятия объективных и аргументированных решений комиссии при рассмотрении вопросов о целесообразности изменения численности сотрудников Окружной администрации города Якутска, муниципальных учреждений и предприятий, акционерных обществ с долей участия городского округа "город Якутск" (далее - подразделения).

1. Изменение штатной численности подразделений возможно при соблюдении следующих условий:

- изменение штатной численности должно сопровождаться изменением количества функций подразделений и соответственно объема работы;

- изменение штатной численности должно подтверждаться наличием соответствующих материалов по нормированию труда сотрудников;

- изменение штатной численности должно быть направлено на улучшение результатов выполнения возложенных на подразделения функций.

2. Документы на заседание рабочей группы представляются за подписью руководителя подразделения.

3. При подготовке документов для рассмотрения на заседании рабочей группы необходимо:

3.1. аргументировать изменение штатной численности путем измерения по времени (хронометраж или нормы времени на работы, утвержденные по тому или иному виду деятельности), в соответствии с таблицей:

Таблица по расчету необходимой численности сотрудников отдела или учреждения (пример)
N	Наименование работы	Единица измерения	Объем работ в месяц	Норма времени на единицу измерения, час	Трудозатраты чел/час в месяц
1	Подготовка писем
2	Подготовка ответов на заявления граждан
3	Разработка НПА
4	Составление форм, отчетов
5	Подготовка информации
6	Посещение объектов с целью ...
7	Согласование документов
8	Рассылка документов
9	Проведение анализа состояния дел
10	Формирование заявок
11	Консультирование по телефону, по служебным вопросам
12	Участие в мероприятиях (ЕИД, БЮП и пр.)
13	и т.п. (по направлению деятельности)
14	Расчетное значение необходимой штатной численности (чел.)
15	Текущее значение штатной численности (чел.)

3.2. представить аналитическую записку о фактическом и прогнозируемом изменении документооборота/трудозатрат с указанием конкретных, обоснованных объемов;

3.3. представить обоснование дополнительных функциональных обязанностей в соответствии с нормативными правовыми актами, по которым эти обязанности возложены на подразделения;

3.4. представить проект изменений в Положение или Устав (при необходимости);

3.5. представить проекты должностных инструкций на вновь вводимые штатные должности;

3.6. представить расчеты необходимых средств на содержание вводимых штатных единиц (расчет экономии - при уменьшении (сокращении) штатных единиц).

4. К представленным на заседании рабочей группе документам должны быть приложены мотивированные письменные заключения Департамента экономики Окружной администрации города Якутска и Департамента финансов Окружной администрации города Якутска. В случае их отсутствия, документы возвращаются заявителю без рассмотрения.

5. Оформленный пакет документов должен быть согласован с курирующим заместителем главы городского округа "город Якутск".

6. Предложения по изменению штатной численности оформляются служебной запиской на имя председателя комиссии с приложением полного пакета документов, в соответствии с пунктом 4 настоящего Порядка и вносятся на рассмотрение по электронной системе документооборота СЭД "Дело".

7. Представленные документы рассматриваются комиссией в течение 10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов, о принятом решении сообщается заявителю в письменном виде в сроки, предусмотренные Регламентом Окружной администрации города Якутска.

8. Изменение штатной численности подразделений производится при условии:

- обеспечения гарантированного качественного выполнения поставленных задач;

- затраты на сотрудников не должны превышать заранее определенную величину.