Приложение. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города и иных органах местного самоуправления

Приложение
к постановлению администрации
города Барнаула
от 12.04.2011 г. N 1137

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в администрации города
и иных органах местного самоуправления

С изменениями и дополнениями от:

18 мая 2011 г.

I. Общие положения

1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города и иных органах местного самоуправления (далее - Административный регламент) разработан в целях определения последовательности действий (административных процедур) при организации работы с обращениями граждан в администрации города и иных органах местного самоуправления, повышения качества рассмотрения обращений граждан.

2. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации, законом Алтайского края от 29.12.2006 N 152-ЗС "О рассмотрении обращений граждан Российской Федерации на территории Алтайского края", Уставом городского округа - города Барнаула Алтайского края.

3. Работа с обращениями граждан осуществляется муниципальными служащими администрации города и иных органов местного самоуправления (далее - муниципальные служащие).

4. В администрации города, иных органах местного самоуправления рассматриваются письменные (в том числе в форме электронного документа) и устные обращения граждан, поступившие в ходе личного приема главы администрации города, его заместителей (далее - должностные лица администрации города), руководителей иных органов местного самоуправления, на официальный Интернет-сайт города Барнаула, по электронной почте или по факсу, а также в ходе проведения иных форм работы с населением.

II. Требования к порядку рассмотрения обращений

1. Порядок информирования о работе с обращениями.

1.1. Информация о работе с обращениями предоставляется: непосредственно в зданиях администрации города и иных органов местного самоуправления, с использованием средств массовой информации, телефонной связи, посредством размещения в информационных системах общего пользования.

1.2. Почтовый адрес для направления обращений в администрацию города Барнаула: 656056, г. Барнаул, пр-кт Ленина, 18;

телефон приемной главы администрации города: 8(3852) 291100;

телефоны отдела по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и общественными объединениями: 8(3852) 291079, 291080;

телефоны общественно-консультационного центра: 8(3852) 291075, 291076;

адрес электронной почты отдела по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и общественными объединениями: zalob@barnaul-adm.ru;

телефон Общественной приемной главы администрации города и комнаты приема граждан: 8(3852) 291078.

Информация о почтовых адресах для направления обращений в иные органы местного самоуправления, их телефонах размещена на официальном Интернет-сайте города Барнаула (www.barnaul.org).

1.3. Сведения о графике работы отдела по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и общественными объединениями (далее - Отдел) сообщаются по телефонам 8(3852) 291079, 291080, а также размещаются на официальном Интернет-сайте города Барнаула (www.barnaul.org).

1.4. На информационных стендах в помещениях, предназначенных для приема граждан, и на официальном Интернет-сайте города Барнаула размещается следующая информация:

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по рассмотрению обращений граждан;

график приема граждан главой администрации города, заместителями главы администрации города и руководителями органов администрации и иных органов местного самоуправления.

1.5. Муниципальные служащие, осуществляющие прием или консультирование граждан (лично или по телефону), обязаны подробно, в вежливой (корректной) форме информировать обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа местного самоуправления. В случае, если муниципальный служащий, принявший звонок, не владеет необходимой информацией для ответа на поставленные вопросы, обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2. Порядок получения консультаций (справок) о рассмотрении обращений.

2.1. Консультации (справки) по вопросам рассмотрения обращений (далее - консультации) предоставляются муниципальными служащими, ответственными за организацию работы с обращениями.

2.2. Консультации предоставляются по вопросам оформления письменного обращения, о требованиях к заявителю, пришедшему на прием, о месте и графике личного приема должностными лицами администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления, о порядке и сроках рассмотрения обращений, о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе рассмотрения обращений.

2.3. Основными требованиями при консультировании являются: компетентность, четкость в изложении материала, полнота консультирования.

2.4. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием средств массовой информации, по телефону.

3. Срок рассмотрения обращений.

3.1. Рассмотрение обращений осуществляется в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации города Барнаула от 18 мая 2011 г. N 1532 пункт 3.2 раздела 2 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. В случае, предусмотренном частью 2 статьи 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя должностного лица администрации города, иного органа местного самоуправления, поручившего рассмотрение обращения, с обоснованием необходимости продления срока. О продлении срока исполнитель уведомляет заявителя в письменной форме.

3.3. В случае, если реализация мероприятий по рассмотрению обращений граждан требует длительных сроков, выходящих за рамки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", мероприятия включаются в текущее или перспективное планирование и реализуются вне рамок Административного регламента.

3.4. Рассмотрение обращений, поступивших в администрацию города, иные органы местного самоуправления с сопроводительным письмом от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Алтайского краевого Законодательного Собрания, Барнаульской городской Думы осуществляется в соответствии с законодательством о статусе депутатов.

4. Требования к комнате приема граждан и к местам ожидания.

4.1. Прием граждан должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления осуществляется в отведенном для этих целей кабинете (комнате приема граждан).

4.2. Комната приема граждан, места ожидания должны быть оборудованы информационными стендами, стульями или кресельными секциями, а также столами (стойками) с канцелярскими принадлежностями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее трех мест.

5. Конечным результатом рассмотрения обращений являются действия, предусмотренные статьями 10, 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", а также уведомление о продлении срока рассмотрения обращения с указанием оснований для этого.

6. Делопроизводство по письменным и устным обращениям ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных лиц.

III. Административные процедуры

1. Рассмотрение письменных обращений включает в себя: прием, первичную обработку и регистрацию обращений, направление обращений должностным лицам администрации города, руководителям иных органов местного самоуправления, рассмотрение обращений должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления, направление обращений исполнителям, рассмотрение обращений исполнителями, подготовка ответов на обращения граждан исполнителями, оформление архивных дел по обращениям.

2. Прием, первичная обработка и регистрация обращений.

2.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление обращений в администрацию города, иные органы местного самоуправления.

2.2. Обращения на имя должностных лиц администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления могут поступить в органы, ответственные за работу с обращениями граждан, посредством: почтового отправления, факсимильной связи, фельдъегерской связи, электронной почты, предоставлены непосредственно гражданами или нарочным.

2.3. Прием обращений на имя должностных лиц осуществляется муниципальными служащими администрации города, иных органов местного самоуправления, ответственными за работу с обращениями граждан. По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятых обращений ставится печать "Принято" с указанием даты приема обращения, телефона для справок.

Письменные обращения должны соответствовать требованиям части 1 статьи 7 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

От письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и подписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.

2.4. Обращения, поступившие факсимильной связью, рассматриваются в общем порядке, установленном для письменных обращений.

2.5. Обращения, поступившие с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

2.6. Первичная обработка включает в себя: проверку правильности адресования корреспонденции, чтение и аннотирование обращения, определение направления обращения должностным лицам администрации города, руководителям иных органов местного самоуправления, подготовку проекта резолюции о рассмотрении обращения.

2.7. Результатом выполнения действий по приему обращений граждан является передача их на регистрацию.

2.8. Регистрация обращений граждан осуществляется муниципальными служащими администрации города, иных органов местного самоуправления, ответственными за работу с обращениями граждан, в течение трех дней с момента их поступления. Регистрация обращений включает в себя заполнение регистрационно-контрольной карточки с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" или иных форм регистрации.

При регистрации письменному обращению присваивается регистрационный номер, состоящий из первой буквы фамилии заявителя (или индекса Кол-, если обращение коллективное), порядкового номера, индекса отдела "Ж", (например, Ф-1-Ж, Кол-2-Ж). В правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Заявлениям граждан, связанным с подготовкой и выдачей градостроительных планов, проведением публичных слушаний по изменению вида разрешения использования земельных участков, оформлением земельных участков и др., при регистрации присваивается индекс ОА- и отдельный порядковый номер (например, ОА-1, ОА-2), при наличии сопроводительного документа в регистрационно-контрольной карточке делаются необходимые отметки.

Обращениям, поступающим от жителей города к Президенту Российской Федерации во время проведения ежегодных прямых линий с Президентом Российской Федерации, при регистрации присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса ОП- и отдельного порядкового номера (например, ОП-1, ОП-2).

В регистрационно-контрольной карточке указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) или инициалы заявителя и его адрес, телефон (если письмо подписано двумя и более авторами, такое обращение считается коллективным), определяется и отмечается (при возможности определения) социальное положение заявителя, указывается срок исполнения обращения. При наличии сопроводительного документа указывается его адресат, дата, исходящий номер, фамилия, инициалы должностного лица, подписавшего документ.

На тексте обращения (или сопроводительном документе при его наличии) проставляется штамп "Контроль".

2.9. Регистрация обращения завершается заполнением регистрационно-контрольной карточки и направлением обращения гражданина на рассмотрение должностным лицам администрации города, руководителям иных органов местного самоуправления.

3. Направление обращений должностным лицам администрации города, руководителям иных органов местного самоуправления.

3.1. Распределение и направление обращений должностным лицам администрации города осуществляется начальником отдела по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и общественными объединениями (в его отсутствие - главным специалистом отдела) в соответствии с распорядительным документом, устанавливающим распределение обязанностей между должностными лицами администрации города.

3.2. Распределение и направление обращений руководителям иных органов местного самоуправления осуществляется руководителем органа, ответственного за работу с обращениями граждан (в его отсутствие - уполномоченным специалистом). В случае отсутствия должности руководителя распределение и направление обращений должностным лицам осуществляется специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан.

3.3. Направление обращений на рассмотрение завершается передачей зарегистрированных обращений в приемные должностных лиц администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления.

4. Рассмотрение обращений должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления.

4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращений и документов, связанных с их рассмотрением, должностным лицам администрации города, руководителям иных органов местного самоуправления.

4.2. Должностные лица администрации города, руководители иных органов местного самоуправления по результатам ознакомления с текстом обращения определяют:

относится ли к закрепленной за ними сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

соответствует ли подготовленный проект резолюции поставленным в обращении вопросам, при необходимости дополняют и корректируют резолюцию.

4.3. Должностные лица администрации города поручают рассмотрение обращения руководителям органов администрации города, иных органов местного самоуправления. В этих случаях уведомление о направлении обращения на рассмотрение в иной орган местного самоуправления заявителю не направляется. В остальных случаях заявитель уведомляется о переадресации обращения иным должностным лицам в соответствии с их компетенцией.

5. Направление обращений исполнителям.

5.1. После рассмотрения должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления обращения направляются исполнителям.

В случае, если обращение отписано на рассмотрение двум и более исполнителям, подлинник обращения направляется первому исполнителю, остальным направляются копии.

5.2. Исполнителям обращения передаются под роспись.

6. Рассмотрение обращений исполнителями. Особенности рассмотрения предложений и заявлений граждан.

6.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращений (с резолюцией должностных лиц администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления) исполнителям. Рассмотрение обращений исполнителями осуществляется в срок, указанный на регистрационно-контрольной карточке.

6.2. В отношении обращений, отнесенных к категории предложений, исполнители оценивают возможность их принятия или непринятия. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым оно не может быть принято.

6.3. При рассмотрении обращений, отнесенных к категории заявлений, исполнители:

выделяют действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его (либо других лиц) конституционных прав и свобод;

проводят анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе администрации города, иных органов местного самоуправления;

проверяют наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе заявителю сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или несовершении испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы;

проверяют, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям муниципальных правовых актов. Для этого исполнители получают разъяснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучают материалы, представленные гражданином, запрашивают (в том числе в электронной форме) дополнительные материалы. Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий требованиям нормативных правовых актов, заявление признается обоснованным. В случае признания заявления обоснованным, в ответе гражданину приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе органов местного самоуправления и должностных лиц, сроки их реализации.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

6.4. В случае необходимости получения дополнительной информации у заявителя, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу или осуществить выезд на место.

Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.

В случае отказа гражданина предоставить дополнительную информацию, ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная непредоставлением заявителем дополнительных сведений, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

6.5. При рассмотрении обращений осуществляется проверка достоверности информации с выездом на место, за исключением случаев, когда требуется ответ разъяснительного характера.

В ответе на обращение, рассмотрение которого проводилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы (факты подтвердились, подтвердились частично, факты не подтвердились).

Наличие акта о выезде на место (либо другого документа, подтверждающего выезд на место) по обращениям, связанным со сферами благоустройства, жилищно-коммунального хозяйства, является обязательным.

6.6. При рассмотрении обращений исполнители используют все предоставленные им полномочия в соответствии с должностными инструкциями.

В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов и др.) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через курирующих заместителей главы администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления.

6.7. Если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, централизованную подготовку ответа заявителю (в том числе и в вышестоящую организацию) осуществляет ответственный исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы по своей компетенции для обобщения и подготовки ответа.

6.8. В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено к нему не по принадлежности, он в двухдневный срок готовит докладную записку на имя должностного лица администрации города, иного органа местного самоуправления, поручивших рассмотрение обращения, указывая при этом орган, в который, по его мнению, следует направить обращение. Ответ заявителю в этом случае исполнителем не направляется.

6.9. Все исполнители несут ответственность за сохранность находящихся у них документов. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение сведений, содержащихся в обращениях, а также информации, касающейся частной жизни обратившихся граждан, без их согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

6.10. При утрате исполнителем обращения гражданина назначается служебное расследование, о результатах которого информируются заместители глав администраций города и районов города, руководители аппаратов, руководители иных органов местного самоуправления.

6.11. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан передать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в органе местного самоуправления.

6.12. Результатом рассмотрения обращений исполнителями является подготовка ответов заявителям либо направление обращений в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

7. Подготовка ответов на обращения граждан.

7.1. Ответы на обращения граждан подписывают должностные лица администрации города, руководители иных органов местного самоуправления в пределах своей компетенции.

7.2. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются исполнителями на бланках установленной формы, в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах (далее - Инструкция по делопроизводству).

7.3. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

7.4. В ответе на обращение гражданина необходимо точно указывать в какой орган местного самоуправления или к какому должностному лицу обращался заявитель.

7.5. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

Основаниями для возврата ответа на повторное рассмотрение являются:

противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

несоответствие предоставленной информации вопросам, поставленным в обращении, резолюции должностного лица администрации города, руководителя иного органа местного самоуправления;

иные основания по решению должностного лица администрации города, руководителя иного органа местного самоуправления.

7.6. В случае возврата проекта ответа, исполнитель, в зависимости от оснований возврата, обязан устранить выявленные нарушения или провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу поставленных вопросов.

7.7. Ответы на обращения граждан, поступившие в администрацию города из федеральных органов государственной власти, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, из аппарата Уполномоченного по правам человека, от депутатов Алтайского краевого Законодательного Собрания, из Администрации Алтайского края, иных органов исполнительной власти Алтайского края, от депутатов Барнаульской городской Думы подписывает глава администрации города или заместители главы администрации города. В иных случаях ответы на обращения граждан, по поручению должностных лиц администрации города, могут подписывать руководители органов администрации, иных органов местного самоуправления.

Ответы на обращения граждан, подписанные главой администрации города, заместителями главы администрации города, регистрируются в Отделе.

Ответы на обращения граждан, поступившие в иные органы местного самоуправления из федеральных органов государственной власти, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, из аппарата Уполномоченного по правам человека, от депутатов Алтайского краевого Законодательного Собрания, из Администрации Алтайского края, иных органов исполнительной власти Алтайского края, от депутатов Барнаульской городской Думы подписывает руководитель иного органа местного самоуправления.

Ответы на обращения граждан, подписанные руководителями иных органов местного самоуправления, регистрируются муниципальными служащими иных органов местного самоуправления, ответственными за работу с обращениями граждан.

В ответах об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан, поступивших из федеральных органов государственной власти, аппарата Уполномоченного по правам человека, Администрации Алтайского края указывается, в какой форме заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

В случае, если ответ на обращение заявителю направляется почтой, используется простое почтовое отправление.

7.8. При подготовке ответа на коллективное обращение в реквизите адресат указываются инициалы, фамилия, почтовый адрес с пометкой (для сообщения жителям) одного из граждан, указанного в обращении в качестве получателя ответа.

Если такой гражданин в обращении не указан, ответ направляется первому в списке граждан, подписавших обращение, чьи контактные данные поддаются прочтению.

8. Оформление архивного дела, хранение дел, законченных делопроизводством.

8.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является завершение рассмотрения обращений.

8.2. Решение о завершении рассмотрения обращений принимают должностные лица администрации города, руководители иных органов местного самоуправления, поручившие исполнителям рассмотрение обращений. В этом случае должностные лица администрации города, руководители иных органов местного самоуправления, поручившие рассмотрение обращений, ставят отметку "В дело" на ответах, полученных от исполнителей.

8.3. Муниципальный служащий органа, ответственного за работу с обращениями граждан, формирует в соответствии с утвержденной номенклатурой дел архивное дело, в которое подшиваются все материалы по рассмотрению обращения, в том числе поручения должностных лиц администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления, поступившие ответы, справки.

Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата регистрации ответа заявителю или дата регистрации письма о переадресации обращения в органы власти, в компетенции которых находится разрешение обращения.

8.4. Муниципальный служащий органа, ответственного за работу с обращениями граждан, на регистрационно-контрольной карточке указывает результат рассмотрения (решено положительно, разъяснено, отказано и т.д.), проставляет дату, заверяет их личной подписью.

8.5. Сформированные дела помещаются в специальные папки для хранения в текущем архиве, где они располагаются в соответствии с порядковыми номерами.

Хранение архивных дел осуществляется в течение 5 лет с момента регистрации обращения в органе, ответственном за работу с обращениями граждан. По истечении указанного срока дела уничтожаются по акту.

В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией по архивным вопросам администрации города может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении обращений.

9. Рассмотрение устных обращений.

9.1. Основанием для начала исполнения административной процедуры является устное обращение в администрацию города, иные органы местного самоуправления.

Устные обращения поступают в администрацию города, иные органы местного самоуправления от граждан во время проведения личного (в том числе выездного) приема должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления и консультантами Общественной приемной главы администрации города. Устные обращения также могут поступать по телефону, в том числе во время специально организованных телефонных прямых линий, часов прямого провода, из общественно-консультационного центра и во время прямых эфиров руководителей администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления по радио и телевидению, иных средствах массовой информации.

9.2. Организация личного приема граждан в администрации города, иных органах местного самоуправления включает в себя: предварительную запись граждан, регистрацию устных обращений, рассмотрение обращений должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления на личном приеме, первичную обработку материалов приема, направление обращений исполнителям.

10. Предварительная запись граждан.

10.1. Организацию личного приема граждан должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления осуществляют органы, ответственные за работу с обращениями граждан.

10.2. Предварительная запись на прием к должностным лицам администрации города, руководителям иных органов местного самоуправления осуществляется муниципальными служащими органа, ответственного за работу с обращениями граждан, в рабочие дни с 08.00 до 17.00 час. (пятница до 16.00), перерыв с 12.00 до 12.48 час.

Муниципальный служащий органа, ответственного за работу с обращениями граждан, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, консультирует посетителя и разъясняет ему порядок организации и проведения личного приема в администрации города, иных органах местного самоуправления.

Муниципальный служащий органа, ответственного за работу с обращениями граждан, вправе направить заявителя (с его согласия) на беседу в соответствующий орган местного самоуправления.

Если заявитель не удовлетворен полученной информацией и настаивает на необходимости личного приема должностным лицом администрации города, руководителем иного органа местного самоуправления, муниципальный служащий органа, ответственного за работу с обращениями граждан, делает краткую аннотацию просьбы в журнале предварительной записи, сообщает гражданину дату и время приема.

Гражданину может быть отказано в записи на личный прием в случае, если обратившийся находится в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, а также не может сформулировать суть вопроса, с которым намерен обратиться на прием к должностному лицу администрации города, руководителю иного органа местного самоуправления.

11. Регистрация устных обращений.

Муниципальный служащий органа, ответственного за работу с обращениями граждан, отвечающий за организацию личного приема граждан, осуществляет предварительную регистрацию обращения в электронной базе данных, подбирает переписку, которая передается должностному лицу администрации города, руководителю иного органа местного самоуправления, осуществляющему личный прием.

Регистрация устных обращений производится с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" или иных форм регистрации, в день обращения гражданина на личный прием в администрацию города, иной орган местного самоуправления. Обращению присваивается регистрационный номер, состоящий из первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера, индекса "Л" (например, Б-50001-Л, Кол-50002-Л).

В регистрационно-контрольной карточке личного приема указывается дата приема, фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес места жительства заявителя и фамилия, инициалы должностного лица администрации города, руководителя иного органа местного самоуправления, ведущего прием.

12. Рассмотрение обращения должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления на личном приеме.

12.1. Личный прием граждан должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления осуществляется согласно графику, по предварительной записи. Вместе с тем, отсутствие записи не является основанием для отказа гражданину в личном приеме, если заявитель обратился во время проведения приема.

12.2. Последовательность приглашения на личный прием осуществляется муниципальным служащим органа, ответственного за работу с обращениями граждан, с учетом предварительной записи.

12.3. Должностные лица администрации города, руководители иных органов местного самоуправления, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления даются поручения исполнителям подготовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Должностные лица администрации города, руководители иных органов местного самоуправления в ходе личного приема уведомляют заявителей о том, кому будет поручено рассмотрение обращений и подготовка ответов. Поручение фиксируется на регистрационно-контрольной карточке должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления.

Должностными лицами администрации города, руководителями иных органов местного самоуправления одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

Должностные лица администрации города, руководители иных органов местного самоуправления при рассмотрении обращения гражданина в пределах своей компетенции могут приглашать на прием специалистов органов местного самоуправления, а также руководителей различных организаций.

13. Первичная обработка материалов приема.

После окончания личного приема муниципальный служащий органа, ответственного за работу с обращениями граждан, проводит первичную обработку материалов приема.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, регистрируется и рассматривается в порядке, установленном Административным регламентом для письменных обращений. На регистрационно-контрольной карточке личного приема делается отметка о принятии заявления. На заявлении гражданина ставится штамп "Принято на личном приеме" с указанием номера регистрационно-контрольной карточки личного приема.

Резолюции должностных лиц администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления фиксируются в электронном варианте (при его наличии) регистрационно-контрольной карточки.

14. Направление обращений исполнителям.

14.1. Регистрационно-контрольные карточки личного приема направляются на рассмотрение исполнителям под роспись, допускается направление регистрационно-контрольной карточки по электронной почте.

14.2. Рассмотрение обращений исполнителем, подготовка письменных ответов заявителям, оформление архивных дел осуществляются в порядке, предусмотренном Административным регламентом для письменных обращений.

15. Формы контроля за рассмотрением обращений, ответственность за рассмотрение обращений.

15.1. Муниципальные служащие органов, ответственных за работу с обращениями граждан, несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию и учет обращений, контроль за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращения.

Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения обращений, соблюдение срока рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа. При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Ответственность за качественное рассмотрение обращений, поступивших на личных приемах граждан, возлагается на должностных лиц администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления, проводивших приемы.

Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями действующего законодательства.

15.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений, и принятием решений осуществляется муниципальными служащими органов, ответственных за работу с обращениями граждан.

15.3. Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений включает в себя выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку исчерпывающих ответов на обращения.

15.4. Помимо текущего контроля муниципальными служащими органа, ответственного за работу с обращениями граждан, осуществляются плановые и внеплановые проверки полноты и качества рассмотрения обращений.

Плановые проверки осуществляются на основании годового и квартальных планов работы. Внеплановые - по конкретному обращению гражданина, поручению главы администрации города или первого заместителя главы администрации, руководителя аппарата, руководителей иных органов местного самоуправления.

16. Организация работы с обращениями, поступающими по электронной почте или на официальный Интернет-сайт города Барнаула, через Интернет-приемную Администрации Алтайского края.

16.1. Обращения, направленные в администрацию города по электронной почте или на официальный Интернет-сайт города Барнаула, поступают в Отдел в виде электронного документа.

Обращение должно соответствовать требованиям, предусмотренным частью 3 статьи 7 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

16.2. Регистрация электронных документов осуществляется специалистом, ответственным за регистрацию, в течение трех дней с момента их поступления. При регистрации обращениям присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса ВГ- и отдельного порядкового номера (например, ВГ-1, ВГ-2).

16.3. В целях оперативного реагирования на данные обращения рассмотрение в администрации города осуществляется в течение 15 календарных дней с момента регистрации.

16.4. Обращения направляются исполнителям по электронной почте и состоят из электронного сообщения и электронной регистрационно-контрольной карточки. Распечатанный вариант обращения и подписанный руководителем экземпляр регистрационно-контрольной карточки остается в Отделе. В случае отсутствия у исполнителя электронной почты, допускается пересылка обращения на исполнение по факсу или курьером.

16.5. Ответы на обращения направляются гражданину в соответствии с требованиями части 4 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

16.6. Информация по исполнению обращений предоставляется в Отдел в письменном или электронном виде.

16.7. В случае, если затронутые гражданином в электронном обращении вопросы не относятся к компетенции органов местного самоуправления, а также в случаях, предусмотренных ст. 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", специалисты Отдела уведомляют заявителя об этом по электронной почте (при наличии электронного адреса гражданина).

16.8. Ответы на обращения, поступающие на официальный Интернет-сайт города Барнаула, имеющие общественное значение, публикуются, с согласия заявителя, на официальном Интернет-сайте города Барнаула по согласованию с председателем комитета информационной политики администрации города.

16.9. Обращения, поступающие в администрацию города через Интернет-приемную Администрации Алтайского края, регистрируются в Отделе в трехдневный срок с момента поступления. Обращениям присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса ИП- и отдельного порядкового номера (например, ИП-1, ИП-2). В регистрационно-контрольную карточку вносятся данные о сопроводительном документе, его исходящий номер и дата. Рассмотрение обращений и осуществление иных административных процедур осуществляется в соответствии с порядком, установленным Административным регламентом для письменных обращений граждан.

16.10. Обращения, поступающие в иные органы местного самоуправления по электронной почте, на официальный Интернет-сайт города Барнаула, через Интернет-приемную Администрации Алтайского края, рассматриваются в порядке, предусмотренном для рассмотрения обращений, поступающих в администрацию города.

17. Проведение аналитической работы по обращениям.

17.1. Аналитическая работа по обращениям проводится муниципальными служащими органов, ответственных за работу с обращениями граждан.

17.2. Анализ обращений (характер обращений, статистические данные, динамика показателей) проводится ежеквартально или по требованию должностных лиц администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления. В этих целях в орган, ответственный за работу с обращениями граждан, предоставляется информация о количестве, характере и результатах рассмотрения обращений граждан.

17.3. Информационно-аналитические справки направляются главе администрации города, первому заместителю главы администрации города, руководителю аппарата, руководителям иных органов местного самоуправления.

17.4. В соответствии с отдельными поручениями главы администрации города, заместителей главы администрации города, руководителей иных органов местного самоуправления готовится аналитический материал по тематическим, социальным и другим аспектам, заданным хронологическим интервалам.