Приложение. Инструкция по делопроизводству в избирательных комиссиях, комиссиях по проведению местного референдума, голосования по изменению границ городского округа, преобразованию городского округа, формируемых на территории города Барнаула

Приложение

к решению

избирательной комиссии города Барнаула

от 15 ноября 2011 г. N 143

Инструкция
по делопроизводству в избирательных комиссиях, комиссиях по проведению
местного референдума, голосования по изменению границ городского округа,
преобразованию городского округа, формируемых на территории города Барнаула

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в избирательных комиссиях, комиссиях по проведению местного референдума, голосования по изменению границ городского округа, преобразованию городского округа, формируемых на территории города Барнаула (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением документов в избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула (далее - избирательная комиссия города), в иных избирательных комиссиях, комиссиях по проведению местного референдума, голосования по изменению границ городского округа, преобразованию городского округа, формируемых на территории города Барнаула при подготовке и проведении муниципальных выборов, местных референдумов, голосования по изменению границ городского округа, преобразованию городского округа (далее - соответствующие комиссии).

1.2. При разработке Инструкции учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федерального закона от 12 июня 2002 года N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации" (с изм. от 14 июня 2011 года) (далее - Федеральный закон);

Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изм. от 13 мая 2008 года);

Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477;

Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, утвержденной постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 15 декабря 2010 года N 231/1514-5;

Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации, утвержденной постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21 апреля 2011 года N 6/37-6;

Кодекса Алтайского края о выборах, референдуме, отзыве депутатов от 8 июля 2003 года N 35-ЗС (с изм. от 25 августа 2011 года) (далее - Кодекс);

ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Алтайского края, утвержденной решением Избирательной комиссии Алтайского края от 12 сентября 2011 года N 6/68-6;

Инструкции по делопроизводству в городской, районных, сельских и поселковых администрациях, их отделах, управлениях и комитетах, утвержденной постановлением администрации города Барнаула от 09 июля 2004 N 2043 (в ред. от 07 декабря 2009 года N 5333);

Регламента избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула.

1.3. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов соответствующих комиссий, муниципальных служащих избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула (далее - муниципальные служащие), лиц, замещающих муниципальные должности, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.

Указанные лица несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них документов. В случае утраты документов немедленно информируют об этом своего руководителя.

1.4. Требования Инструкции распространяются на документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами несекретного характера.

1.5. Инструкция согласовывается с архивным отделом администрации города.

1.6. Организация, руководство, контроль за ведением делопроизводства и сохранностью документов возлагается на секретарей соответствующих комиссий.

Секретарь соответствующей комиссии дает указания по вопросам организации делопроизводства, обязательные для исполнения, контролирует состояние делопроизводства, анализирует документооборот, а также проводит инструктаж муниципального служащего, ответственного за ведение делопроизводства в избирательной комиссии города.

В случае досрочного прекращения полномочий секретаря комиссии производится передача по акту документов соответствующей комиссии.

1.7. В Инструкции используются следующие понятия:

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

внутренний документ - документ, подготовленный в соответствующей комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ - документ, поступивший в соответствующую комиссию;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

докладная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица
и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ - официальный документ, созданный государственным муниципальным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот соответствующей комиссии;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

исходящий документ - документ, отправляемый из избирательной комиссии;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в соответствующей комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;

формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронный образ документа - документ на бумажном носителе, преобразованный в электронно-цифровую форму путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Документы в соответствующую комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) соответствующей комиссии.

Также документы поступают в соответствующую комиссию на официальный почтовый ящик избирательной комиссии в сети Интернет и по факсимильной связи.

2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно в часы работы соответствующей комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний, кампаний референдума, голосования по изменению границ городского округа, преобразования городского округа устанавливается председателем соответствующей комиссии.

2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение 1).

2.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для муниципальных нужд.

2.7. Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются ответственному за организацию торгов под подпись.

Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие нарочным, принимаются ответственным за организацию торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.

2.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.

2.9. При регистрации поступившего документа обязательно в журнал регистрации вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в разделе "Примечание" делается соответствующая ссылка.

К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения, которая передается ответственному за его исполнение.

2.10. Зарегистрированные документы докладываются ответственным за ведение делопроизводства председателю (в его отсутствие заместителю председателя, секретарю) соответствующей комиссии.

2.11. После доклада документы с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) соответствующей комиссии возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для передачи исполнителю.

Подлинник документа остается у ответственного за ведение делопроизводства, а исполнителю передается копия документа.

2.12. Документы, адресованные членам соответствующей комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.

2.13. Исполненные документы списываются в дело исполнителем (председателем, заместителем председателя, секретарем соответствующей комиссии) и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующей комиссии.

3. Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных компьютерным способом (приложение 3).

В соответствующей комиссии используются следующие виды бланков:

бланк протокола заседания комиссии;

бланк решения комиссии;

бланк письма комиссии (продольный или угловой).

В избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула имеется бланк распоряжения председателя комиссии.

3.2. На бланках документов избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула помещается эмблема избирательной комиссии в соответствии с Регламентом избирательной комиссии и Положением об эмблеме избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула, утвержденным решением избирательной комиссии города Барнаула от 03 февраля 2011 года N 115.

3.3. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение 4).

3.4. При подготовке и оформлении документов члены соответствующей комиссии и муниципальные служащие, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать следующие правила оформления реквизитов:

3.4.1. Дата документа

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой решения соответствующей комиссии является дата его принятия, датой протокола - дата заседания, а акта - дата события.

Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

01.01.2011

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

01 января 2011 г.

3.4.2. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера по нумерации в пределах календарного года.

3.4.3. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.4.4. Адресат

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются
в именительном падеже, например:

                                         Прокуратура города Барнаула

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

Администрация Железнодорожного района города Барнаула Главе администрации И.О. Фамилия

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Главному редактору газеты "N 1" "Ваша газета на Алтае" И.О. Фамилия

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ФГБОУ ВПО "Алтайский государственный медицинский университет" Ленина пр-кт, д. 40, г. Барнаул, 656038

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи", а также постановлением администрации города Барнаула от 10 февраля 2010 г. N 501 "Об утверждении классификатора адресных объектов городского округа - города Барнаула Алтайского края"

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям участковых избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И.О. ул. Октябрят, д. 15, кв. 3, г. Барнаул, Алтайский край, 656011

3.4.5. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

Утверждаю Председатель избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула ____________ И.О. Фамилия личная подпись ___ _________ 20__ г.

При утверждении документа протоколом, решением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено) (без кавычек) прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утвержден решением избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула от ___ ______ 20__ г. N ___

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне, например:

Утверждаю Председатель избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула ___________ И.О. Фамилия ___ _______ 20__ г.

Утверждаю Председатель Индустриальной районной территориальной избирательной комиссии __________ И.О. Фамилия ___ _________ 20__ г.

3.4.6. Указания по исполнению документа (резолюция)

Указания по исполнению документа пишутся от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе формата А6 (105x147) установленной формы (приложение 6), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Смирновой В.П.

Болотову И.Р.

Прошу подготовить

проект письма

к 00.00.0000

Личная подпись

00.00.0000

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

3.4.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа)

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

"о чем (о ком)?", например:

Распоряжение

О предоставлении очередного

ежегодного оплачиваемого отпуска

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа от границы левого поля.

3.4.8. Текст документа

Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы или
соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.

В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может содержать только заключительную часть (например, распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, ЦИК России, Избирательной комиссией Алтайского края, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа ("Просим изучить проект Положения ...", "Направляем информацию..." и др.);

от 3-го лица единственного числа ("избирательная комиссия не считает возможным...", "избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность...");

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

3.4.9. Отметка о наличии приложений

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
	2.	Номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Избирательной комиссии Алтайского края от 11 февраля 2011 года N 01-19/332 и приложение к нему, всего на 12 л.

В решениях сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Представить заявление по форме согласно приложению 1";

"Утвердить положение о проведении конкурса (приложение 1)".

Если в документе, к которому относится приложение, оно не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому решению (распоряжению) приложение относится, например:

	Приложение к решению окружной избирательной комиссии одномандатного избирательного округа N 12 по выборам депутата Барнаульской городской Думы от ___ ________ N _____
	Приложение к распоряжению председателя избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула от ___ ________ N _____

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение 1, приложение 2 и так далее. Если приложение одно, в этом случае оно не нумеруется.

3.4.10. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель

личная подпись

И.О. Фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Секретарь Ленинской районной избирательной комиссии города Барнаула

личная подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности в порядке подчиненности, например:

Председатель

личная подпись

И.О. Фамилия

Бухгалтер

личная подпись

И.О. Фамилия

Решения соответствующей комиссии подписываются председателем и секретарем комиссии, при этом подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности в порядке подчиненности.

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
Члены комиссии	личная подпись	инициалы, фамилия
	личная подпись	инициалы, фамилия

При наличии особого мнения члена комиссии с правом решающего голоса он делает в документе отметку об этом "с особым мнением" рядом с личной подписью, особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к документу.

3.4.11. Гриф согласования

Гриф согласования состоит из слова Согласовано (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

                                Согласовано

                               Председатель

                           избирательной комиссии

                        муниципального образования

                             города Барнаула

                   ________________ __________________

                    личная подпись  инициалы, фамилия

                           ___ _________ 20___ г.

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

                                Согласовано

                       протокол экспертной комиссии

                         Избирательной комиссии

                             города Барнаула

                     от ___ _________ 20__ г. N __

Гриф согласования располагается под реквизитом "Подпись" в левом нижнем поле документа.

3.4.12. Виза

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости может быть указана должность визирующего, например:

Бухгалтер

личная подпись                 И.О. Фамилия

00.00.0000

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Заместитель председателя Октябрьской районной территориальной избирательной комиссии

личная подпись                 И.О. Фамилия

00.00.0000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Допускается полистное визирование документов и приложений к ним.

Если подлинник документа остается в соответствующей комиссии, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из соответствующей комиссии, визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии отправляемого документа.

3.4.13. Оттиск печати

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, захватывая личную подпись должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.4.14. Заверение муниципального списка кандидатов, списка кандидатов в депутаты Барнаульской городской Думы, выдвинутых избирательным объединением, избирательной комиссией муниципального образования города Барнаула

Заверение муниципального списка производится по правилам, установленным для заверения копий протокола об итогах голосования, о результатах выборов, местных референдумов, голосования по изменению границ городского округа, преобразованию городского округа.

Заверение списка кандидатов в депутаты Барнаульской городской Думы по одномандатным избирательным округам производится на основании решения избирательной комиссией муниципального образования города Барнаула. Решение и заверенный список прошиваются, на оборотной стороне последнего листа концы прошивочной нити фиксируются наклеиванием бумажной накладки (круглой, квадратной или иной формы).

В отметке о заверении указывается количество листов списка, заверительная надпись "Верно". Отметка о заверении должна захватывать бумажную накладку.

Список заверяется секретарем избирательной комиссией муниципального образования города Барнаула с указанием даты времени выдачи заверенного списка.

3.4.15. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется отметка о заверении копии - заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно

Секретарь окружной избирательной комиссии

одномандатного избирательного округа N___    подпись   И.О. Фамилия

00.00.0000

При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов, местных референдумов, голосования по изменению границ городского округа, преобразованию городского округа).

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Листы многостраничных копий могут быть пронумерованы, отметка о заверении копии может быть дополнена указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Допускается копию документа заверять печатью, которая находится в пользовании должностного лица, заверяющего данную копию.

Например:

Верно

Секретарь избирательной комиссии

муниципального образования города Барнаула    подпись    И.О.Фамилия

00.00.0000                            печать

Заверение копий протоколов об итогах голосования и иных документов комиссий производится председателем, заместителем председателя или секретарем соответствующей комиссии (п. 6 ст. 38 Кодекса Алтайского края о выборах, референдуме, отзыве депутатов).

Выдача копий документов производится, согласно п. 1, 2 ст. 38 Кодекса Алтайского края о выборах, референдуме, отзыве депутатов, лицам, которые вправе присутствовать на избирательных участках с момента начала работы участковой комиссии в день голосования и до получения сообщения о принятии вышестоящей комиссией протокола об итогах голосования, а равно при повторном подсчете голосов избирателей, участников местного референдума: членам вышестоящих комиссий, кандидату, зарегистрированному данной либо вышестоящей комиссией, или его доверенному лицу, уполномоченному представителю или доверенному лицу избирательного объединения, муниципальный список кандидатов которого зарегистрирован данной либо вышестоящей комиссией, или кандидату из указанного списка, члену или уполномоченному представителю инициативной группы, группы избирателей, зарегистрированной в качестве стороны по проведению местного референдума.

По требованию члена соответствующей комиссии, наблюдателя, иных лиц, указанных в п. 2 ст. 38 Кодекса, соответствующая комиссия немедленно после подписания протокола об итогах голосования (в том числе составленного повторно, п. 3 ст. 105 Кодекса) обязана выдать указанным лицам заверенную копию протокола об итогах голосования. Соответствующая комиссия отмечает факт выдачи заверенной копии в соответствующем реестре. Ответственность за соответствие в полном объеме данных, содержащихся в копии протокола об итогах голосования, данным, содержащимся в протоколе, несет лицо, заверившее указанную копию протокола (п. 8 ст. 103 Кодекса).

3.4.16. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

И.О. Фамилия

8(3852) 63-16-65

3.4.17. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении), дату и номер имеющегося документа об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя (председателя, заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

3.4.18. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)

Идентификатор (имя файла на машиночитаемом носителе) электронной копии документа (колонтитул) может проставляться в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта 8 пунктов.

4. Организация работы с исходящими (отправляемыми) документами

4.1. Исходящие документы печатаются на бланках установленной формы и оформляются в соответствии с положениями Инструкции.

4.2. Отправка документов из соответствующей комиссии осуществляется фельдъегерской связью, почтой, по телеграфу, сети Интернет или нарочным.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа средствами электронной почты, по факсимильной связи или сети Интернет принимает исполнитель по согласованию с председателем соответствующей комиссии, отвечающим за исполнение документа.

4.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.

4.4. Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, направляются за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии на соответствующих бланках.

4.5. Подписанные письма и телеграммы вместе с копиями, завизированными исполнителем, передаются для регистрации и отправки в открытом виде ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие вопросы финансового характера, должны быть завизированы лицом, нанятым по гражданско-правовому договору для ведения бухгалтерского учета в соответствующей комиссии.

Если отправляемый документ является ответом на входящий документ, исполнитель либо ответственный за ведение делопроизводства приобщает подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6. Документам присваивается исходящий номер, который состоит из порядкового номера документа в пределах нумерации календарного года. Исходящий номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.

При регистрации исходящего документа в журнал регистрации обязательно вносятся следующие реквизиты: данные об адресате (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение получателя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров, исполнитель документа, его соисполнители, а также кем он подписан.

4.7. Отправка исходящих документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.

Документы по вопросам формирования соответствующих комиссий и осуществления их финансирования, награждения и поощрения членов комиссий и муниципальных служащих, сведения о численности избирателей, участников референдума в обязательном порядке направляются курьером или почтой.

Иные документы могут быть отправлены фельдъегерской связью или почтой по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) соответствующей комиссии.

4.8. Для передачи исходящего документа по электронной почте сети Интернет исполнитель представляет ответственному за ведение делопроизводства отправляемый документ, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции и его электронную версию.

4.9. По каналам факсимильной связи документы передаются ответственным за ведение делопроизводства после их регистрации.

4.10. При отправке телеграммы более чем в четыре адреса ответственному за ведение делопроизводства предоставляется ее оформленный подлинник, копия и два экземпляра подписанного списка рассылки с указанием полных почтовых (включая почтовый индекс) адресов.

4.11. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки установленной формы (приложение 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) соответствующей комиссии и исполнителем. Письмо и список рассылки передаются ответственному за ведение делопроизводства для регистрации. После регистрации письма ответственный за ведение делопроизводства тиражирует его и отправляет.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса, то подписывается каждый экземпляр.

4.12. Отправка документов производится ответственным за ведение делопроизводства ежедневно в часы работы избирательной комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

Порядок отправки исходящих документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем избирательной комиссии.

4.13. Документы с отметкой о срочности доставки "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются незамедлительно, отправляются средствами электронной почты.

4.14. Документы без отметок оформляются по мере поступления ответственным за ведение делопроизводства и отправляются в оптимальные сроки.

4.15. Документы, направляемые гражданам по домашнему адресу, отправляются через почтовое отделение связи заказными письмами.

4.16. Исходящие документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку. Корреспонденция неслужебного характера, в том числе личная корреспонденция, к отправке не принимается.

4.17. Копии исходящих документов помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующей комиссии.

5. Телеграмма

5.1. Телеграммы по каналам телеграфной связи допускается отправлять только по срочным неотложным вопросам при отсутствии возможности воспользоваться для этого каналами электронной почты.

5.2. Телеграммы печатаются в одном экземпляре. После отправки он остается в деле с пометкой об отправке (дата, время, подпись отправившего).

5.3. Телеграммы оформляются в соответствии с установленной формой и имеют следующие реквизиты:

5.3.1. Адрес

При направлении телеграмм указываются наименование организации, должности, инициалы, фамилия. В остальных случаях - адрес полностью, наименование должности, инициалы, фамилия. При направлении телеграмм частным лицам должность не указывается.

При адресовании телеграмм в четыре и более адреса прилагается список рассылки, подписанный исполнителем, подготовившем текст телеграммы.

5.3.2. Перед адресом указывается (в случае необходимости) категория телеграммы ("Срочная", "Поздравительная").

5.3.3. Текст телеграммы

Текст телеграммы пишется без предлогов, союзов и местоимений прописными буквами. Знаки препинания сокращаются следующими буквами:

точка - тчк;

запятая - зпт;

двоеточие - двтч;

скобки - скб;

номер - нр.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Не рекомендуется начинать или заканчивать изложение содержания телеграммы цифрами. Текст телеграммы заканчивается точкой "тчк".

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

5.3.4. В проектах ответных телеграмм (телефонограмм) перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.

5.3.5. Подпись в тексте телеграммы оформляется отдельной строкой. В подписи указывается наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

5.3.6. Датой телеграммы является дата ее отправления. Проставляется под чертой ниже номера. Включает в себя дату, выполненную цифровым способом, а также время отправки телеграммы.

5.3.7. Исходящий номер телеграммы помещают после подписи. Номер (порядковый) присваивается при отправке телеграммы. Телеграммы нумеруются в порядке возрастания, начиная с номера 1, в пределах календарного года.

5.3.8. Наименование и адрес отправителя включает наименование организации, почтовый индекс и адрес. Печатается ниже реквизита "Дата".

5.3.9. Проекты телеграммы, представляемые на подпись руководству, должны визироваться исполнителями. Визы проставляются на подлиннике телеграмм ниже реквизита "Наименование и адрес отправителя" слева.

5.3.10. Отметка об исполнителе - оформляется в соответствии с общими правилами.

5.3.11. Идентификатор электронной копии документа - оформляется в соответствии с общими правилами.

6. Телефонограмма

6.1. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается). Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на заседания, совещания, встречи), в тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

6.2. Основными реквизитами телефонограммы являются: название вида документа; наименование учреждения; дата; номер; инициалы и фамилия адресата; текст; должность, инициалы и фамилии подписавшего телефонограмму; должности, инициалы и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов, по которым передается и принимается информация; время приема и передачи телефонограммы.

6.3. Телефонограмма подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) соответствующей комиссии, после передачи экземпляр телефонограммы остается в деле. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

6.4. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Оформление и передачу телефонограммы осуществляет ответственный за ведение делопроизводства, при необходимости - иные сотрудники.

6.5. Поступающие в избирательную комиссию телефонограммы записываются в журналах регистрации телефонограмм (приложение 18).

7. Особенности работы с обращениями граждан

7.1. Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 настоящей Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

7.2. Письменные обращения граждан (далее - обращения), в том числе касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов, местных референдумов, голосования, регистрируются ответственным за ведение делопроизводства отдельно от других видов документов в день поступления в соответствующую комиссию.

7.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

Обращения, содержащие в адресной части пометку "Лично", рассматриваются в общем порядке в соответствии с настоящей Инструкцией.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, делается отметка "Повторно" и прикладываются копии документов по первичным обращениям.

Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации ставится отметка "Коллективное".

7.4. Регистрационный штамп, состоящий из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения в правом нижнем углу или на свободном от текста месте.

7.5. После регистрации обращения докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) соответствующей комиссии.

7.6. Обращения с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) соответствующей комиссии передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов, а затем передаются исполнителю.

7.7. Обращения, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются в установленном порядке, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) соответствующей комиссии, после чего передаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов, а затем передаются исполнителю.

Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя избирательной комиссии (заместителя председателя, секретаря) соответствующей комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

7.8. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не относится к компетенции соответствующей комиссии, докладываются председателю (заместителю председателя, секретарю) соответствующей комиссии и по его поручению в течение семи календарных дней со дня регистрации направляются с сопроводительным письмом за его подписью в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан, направивших обращения, о переадресации обращений. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.

Если решение поставленных в обращениях вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

7.9. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления (муниципальные органы) или должностному лицу, соответствующую комиссию решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона.

7.10. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 7.9. настоящей Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, соответствующую комиссию, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие в установленном порядке в суде.

7.11. Обращения, поступившие в соответствующую комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 11.5 и 11.6 настоящей Инструкции.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения срока подготовки ответа, представляет на имя автора указания по исполнению документа докладную записку с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока исполнения обращения составляет 30 календарных дней, в период подготовки и проведения выборов, местных референдумов, голосования - 10 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

7.12. В случае поступления в избирательную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

7.13. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия гражданина и его почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) соответствующей комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, соответствующую комиссию в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

7.14. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

7.15. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

7.16. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.

7.17. Обращения, поступившие на официальный почтовый ящик избирательной комиссии в сети Интернет, регистрируются и рассматриваются в установленном порядке. Ответы на такие обращения направляются по почтовым или электронным адресам, указанным в обращениях.

7.18. Личный прием граждан ведется председателем (заместителем председателя, секретарем, членами) соответствующей комиссии по графику, утвержденному председателем комиссии.

Информация о порядке приема граждан размещается на сайте соответствующей комиссии в сети Интернет.

7.19. Во время приема граждан ведется журнал учета, в который вносятся данные о гражданине, краткое содержание обращения, результат его рассмотрения, а также должность и фамилия лица, проводящего прием.

Если изложенные в устном обращении факты не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в журнале учета. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию избирательной комиссии, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

На личном приеме гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.

7.20. Переданные на приеме гражданами обращения регистрируются и рассматриваются в порядке, установленном настоящим разделом.

7.21. Решения и действия (бездействие) комиссии и их должностных лиц, нарушившие избирательные права граждан и право граждан на участие в референдуме, могут быть обжалованы в непосредственно в вышестоящую комиссию, которая обязана, не направляя жалобу в нижестоящую комиссию, за исключением случая, когда обстоятельства, изложенные в жалобе, не были предметом рассмотрения нижестоящей комиссии, рассмотреть жалобу и вынести одно из следующих решений:

а) оставить жалобу без удовлетворения;

б) отменить обжалуемое решение полностью или в части (признать незаконным действие (бездействие) и принять решение по существу;

в) отменить обжалуемое решение полностью или в части (признать незаконным действие (бездействие), обязав нижестоящую комиссию повторно рассмотреть вопрос и принять решение по существу (совершить определенное действие) (п. 6 ст. 75 Федерального закона, п. 2 ст. 112 Кодекса.)

С жалобами на решения и действия (бездействие), нарушающие избирательные права граждан и право граждан на участие в референдуме, могут обратиться избиратели, участники референдума, кандидаты, их доверенные лица, избирательные объединения и их доверенные лица, иные общественные объединения, инициативная группа по проведению референдума и ее уполномоченные представители, наблюдатели, а также комиссии (п. 10 ст. 75 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ, п. 2 ст. 112 Кодекса).

При рассмотрении комиссией жалоб (заявлений), а также в иных случаях, когда комиссией рассматривается вопрос о нарушении избирательных прав граждан и права граждан на участие в референдуме, на заседание комиссии приглашаются заявители, а также лица, действия (бездействие) которых обжалуются или являются предметом рассмотрения (п. 12 ст. 75 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ).

Гражданин Российской Федерации, обладающий активным избирательным правом, правом на участие в местном референдуме, голосовании вправе обратиться в участковую комиссию с заявлением о включении его в список избирателей. В течение 24 часов, а в день голосования в течение двух часов с момента обращения, но не позднее момента окончания голосования, участковая комиссия обязана проверить сообщенные заявителем сведения и представленные документы и либо устранить ошибку или неточность, либо принять решение об отклонении заявления с указанием причин такого отклонения, вручив заверенную копию этого решения заявителю (п. 2 ст. 17 Кодекса).

Решение участковой комиссии об отклонении заявления о включении гражданина Российской Федерации в список избирателей может быть обжаловано в вышестоящую комиссию или в суд (по месту нахождения участковой комиссии), которые в порядке, предусмотренном действующим законодательством, рассматривают жалобу (заявление) в трехдневный срок, а за три и менее дня до дня голосования и в день голосования - немедленно. В случае, если принято решение об удовлетворении жалобы (заявления), исправление в списке избирателей производится участковой комиссией немедленно (п. 5 ст. 17 Кодекса).

8. Порядок работы с документами, содержащими сведения об избирателях,
участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования
Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников
референдума в Российской Федерации

8.1. К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, иных участниках избирательного (референдумного) процесса обращающимся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в соответствующие комиссии от глав администраций города и районов, направляемые соответствующей комиссией главам администраций города и районов, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее - КСА ТИК), избирательной комиссии Алтайского края (далее - КСА ИКСРФ) и Центральной избирательной комиссией Российской Федерации (далее - КСА ЦИК России) в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут содержаться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

8.2. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, иных участниках избирательного (референдумного) процесса должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемых без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года N 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года N 134/973-II, Регламента применения Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" для задач, связанных с регистрацией (учетом) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 28 февраля 2006 года N 172/1112-4, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации "Выборы", утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года N 19/137-4.

8.3. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, иных участниках избирательного (референдумного) процесса должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

8.4. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, иных участниках избирательного (референдумного) процесса на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По истечении срока хранения указанные документы уничтожаются по акту (приложение 14). Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА избирательной комиссии, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующей комиссии.

8.5. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, передаются работникам соответствующих комиссий под подпись.

Передача документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, иных участниках избирательного (референдумного) процесса от одного работника другому осуществляется с разрешения председателя соответствующей комиссии или лица, его замещающего.

Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, иных участниках избирательного процесса, тиражируются с письменного разрешения председателя соответствующей комиссии или лица, его замещающего. Учет тиражируемых документов осуществляется поэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземпляра исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату тиражирования документов.

8.6. О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, иных участниках избирательного (референдумного) процесса либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность председатель соответствующей комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются председателю соответствующей комиссии или лицу, его замещающему.

За разглашение сведений, содержащихся в документах, указанных выше, нарушение порядка обращения с ними работник аппарата избирательной комиссии либо иное лицо, которое на основании закона, нормативного правового акта, нормативного акта или договора обязано обеспечивать конфиденциальность сведений, содержащихся в документах, где указаны сведения об избирателях, участниках референдума, иных участниках избирательного (референдумного) процесса может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законом ответственности.

9. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов, рассматриваемых
на заседаниях избирательной комиссии

9.1. Формирование проекта повестки дня заседания избирательной комиссии

9.1.1. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется секретарем соответствующей комиссии в сроки, установленные Регламентом комиссии, на основании планов работы и решений комиссии, поручений её председателя, поступивших документов и, после согласования с председателем, подписывается секретарем комиссии.

9.1.2. Члены избирательной комиссии вправе предложить внести в повестку дня заседания вопросы, не предусмотренные планами работы и решениями соответствующей комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания соответствующей комиссии при письменном обращении члена соответствующей комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя соответствующей комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта решения и материалов к нему секретарю комиссии.

9.1.3. Согласованный с председателем комиссии и подписанный секретарем комиссии проект повестки дня заседания соответствующей комиссии тиражируется ответственным за ведение делопроизводства для рассылки членам комиссии.

Проект повестки дня заседания соответствующей комиссии может быть размещен на сайте избирательной комиссии в сети Интернет.

9.1.4. Членам избирательной комиссии с правом решающего голоса и членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий проект повестки дня заседания избирательной комиссии может быть разослан на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет.

9.2. Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания соответствующей комиссии

9.2.1. Документы по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания комиссии, готовятся членами комиссии, за которыми закреплены соответствующие направления деятельности, с привлечением, в случае необходимости, работников аппарата комиссии и других специалистов.

9.2.2. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект решения с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании комиссии, при необходимости - пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

9.2.3. Проекты документов (включая приложения), представляемые для рассмотрения на заседании комиссии, подписываются председателем и секретарем комиссии.

9.2.4. Проекты документов для визирования должны представляться в сроки, установленные председателем избирательной комиссии.

9.2.5. Исполнитель обеспечивает комплектность всех документов, обозначенных как в проекте решения, так и в приложениях к нему.

9.2.6. После просмотра, а в необходимых случаях - внесения поправок, секретарь комиссии на подготовленных и оформленных для рассмотрения на заседании проектах документов делает отметку "На заседание", ставит подпись и дату и передает весь комплект документов ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для тиражирования.

9.2.7. Ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) комплектует документы, подлежащие рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания комиссии и раздает их членам комиссии в срок, установленный Регламентом соответствующей комиссии.

Если член комиссии находится в отпуске, командировке или отсутствует по болезни, предназначенный для него комплект документов остается до его возвращения у ответственного за ведение делопроизводства (за подготовку заседания).

Членам комиссии с правом решающего голоса (с их согласия), членам комиссии с правом совещательного голоса, представителям политических партий материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые ящики в сети Интернет и перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.

9.2.8. Перед началом заседания ответственный за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) регистрирует приглашенных на заседание лиц, список которых представляется председателю и секретарю комиссии.

9.2.9. На заседании комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

9.3. Выпуск документов, рассмотренных на заседании соответствующей комиссии.

9.3.1. Документы, рассмотренные на заседании комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и разосланы.

9.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания, если иной срок не определен Федеральным законом и (или) Кодексом, Регламентом соответствующей комиссии или не оговорен на заседании.

9.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения. В случае принятия комиссией решения о необходимости контроля за выполнением решения его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

9.3.4. Документ, подлежащий подписанию (включая приложения), визируется исполнителем, работником аппарата комиссии, ответственными за его подготовку и доработку, членом комиссии, ответственным за его подготовку.

9.3.5. Исполнитель следит за комплектностью прилагаемых к решению документов и располагает их в той последовательности, в которой они упоминаются в тексте, а также проставляет визу на оборотной стороне каждого листа решения и приложений к нему.

9.3.6. Если вопросы, содержащиеся в решении избирательной комиссии, касаются деятельности одной или нескольких сторонних организаций, к документу прилагается лист согласования, в котором указывается наименование организации, должность, инициалы и фамилия должностного лица, с которым этот документ согласован, и ставится его личная подпись.

Согласование может оформляться на последнем листе решения комиссии.

9.3.7. К оформленному для подписания решению исполнитель прилагает список должностных лиц (организаций), которым направляется решение комиссии (приложение 7).

В список включаются лица, которые будут задействованы в реализации принятого документа или должны быть проинформированы о его содержании и которым этот документ должен быть разослан.

Список рассылки документов подписывается исполнителем и утверждается председателем (заместителем председателя, секретарем) комиссии.

9.3.8. Процедура доработки и согласования документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии, может проводиться в электронном виде.

9.3.9. Оформленный комплект документов (решение, обозначенные в его тексте приложения, список рассылки) исполнитель передает ответственному за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) для проверки правильности оформления документов и последующего их представления на подпись председателю и секретарю комиссии.

9.3.10. Решение подписывается председателем и секретарем соответствующей комиссии.

Если на заседании избирательной комиссии председательствовал заместитель председателя комиссии, секретарь комиссии или один из членов комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на решении оформляются следующим образом:

"Заместитель председателя соответствующей комиссии" - в случае временного отсутствия председателя комиссии;

"Исполняющий обязанности председателя соответствующей комиссии" - в случае временного отсутствия заместителя председателя комиссии при наличии решения комиссии о возложении на секретаря комиссии либо одного из членов комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя комиссии;

"Исполняющий обязанности секретаря соответствующей комиссии" - в случае наличия решения комиссии о возложении на одного из членов комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря комиссии.

9.3.11. После подписания документы регистрируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) в реестре принятых решений. На документах и списках рассылки проставляется регистрационный номер.

9.3.12. Решения нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

9.3.13. Разрешение на тиражирование документов в необходимом количестве дает председатель (заместитель председателя, секретарь) комиссии. Документы тиражируются ответственным за ведение делопроизводства (за подготовку заседания) в соответствии со списком рассылки, на каждой копии документа проставляется печать, удостоверяющая подписи председателя комиссии и секретаря комиссии (без воспроизведения подписей).

9.3.14. Копия решения комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании комиссии.

9.4. Оформление протокола избирательной комиссии

9.4.1. Текст протокола изготавливается в течение трех дней, в период избирательной кампании, кампании референдума, голосования - в течение одного дня после заседания. К протоколам заседаний избирательной комиссии прилагаются решения комиссии.

9.4.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий;

Протокол вел;

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

Повестка дня;

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Решили

Основное содержание докладов и выступлений, обсуждаемых материалов, в том числе аудио- и видеозаписей, помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст (аудио- или видеозапись) выступления (обсуждаемого материала) прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

9.4.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и лицом, осуществлявшим запись заседания. Датой протокола является дата проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах срока полномочий соответствующих комиссий.

Номера решений, принятых на заседаниях комиссии, состоят из порядкового номера в пределах срока полномочий комиссий.

9.4.4. Копии протокола при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки: указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протокола заверяются печатью соответствующей комиссии. Заинтересованным лицам может выдаваться выписка из протокола по рассмотрению конкретного вопроса. Выписка из протокола подписывается секретарем комиссии.

9.4.5. Протоколы печатаются на листах формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Название организации - печатается от границы верхнего поля прописными буквами и выравниваются по центру.

Наименование документа - сочетание слов "Протокол Заседания" печатается под названием организации прописными буквами в разрядку и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола - оформляется цифровым или словесно-цифровым способами, печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Вид заседания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается от границы левого поля через один интервал.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подписи отделяются от текста тремя межстрочными интервалами и включают наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

9.4.6. Протоколы заседаний соответствующей комиссии, приобщенные к ним решения вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов комиссии, хранятся у ответственного за ведение протоколов заседаний, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

9.5. Протоколы заседаний и решения рабочей группы соответствующей комиссии оформляются по установленной форме (приложение 8, 9).

10. Оформление распоряжений председателя избирательной комиссии
муниципального образования города Барнаула

10.1. Распоряжение председателя избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула (далее - распоряжение) оформляется на бланке установленной формы (приложение 3). Распоряжения регистрируются отдельно в пределах срока полномочий избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула, при этом к порядковому номеру распоряжений по основной деятельности через дефис добавляется буква "р", в распоряжениях по личному составу, в том числе по вопросам командирования, очередного отпуска, взыскания, - "л", кадровым вопросам (прием, увольнение, поощрение, отпуск без содержания) - буква "к".

10.2. Проекты распоряжений готовятся работником аппарата избирательной комиссии города по поручению председателя (заместителя председателя, секретаря) комиссии.

10.3. Текст распоряжения состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей и должен иметь заголовок.

10.4. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию распоряжения является нормативный правовой акт или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются его название, дата, номер, заголовок.

10.5. В распорядительной части содержатся перечисление предписываемых действий, сроки и исполнители. Пункты распоряжения нумеруются арабскими цифрами с точкой и не имеют заголовков.

10.6. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданное распоряжение или его отдельные пункты, то это оговаривается в тексте распоряжения.

10.7. В последнем пункте распорядительной части, при необходимости, указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

10.8. При наличии приложений к распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.

10.9. На распоряжении, под подписью председателя избирательной комиссии, ставится виза "ознакомлен" с подписью и расшифровкой подписи лиц, заинтересованных в принятии распоряжения.

К проекту распоряжения прикладывается список рассылки, аналогичный списку рассылки решения избирательной комиссии (приложение 7), подписанный исполнителем и утвержденный председателем (заместителем председателя, секретарем) комиссии.

10.10. По согласованию с председателем комиссии распоряжения может подписывать секретарь комиссии.

10.11. После подписания распоряжение передается специалисту, отвечающему за подготовку и регистрацию распоряжений.

10.12. Распоряжениям присваиваются регистрационные номера в пределах полномочий избирательной комиссии.

10.13. Распоряжения, а также документы, послужившие основанием для их издания, хранятся у специалиста, отвечающего за подготовку и регистрацию распоряжений.

11. Контроль исполнения документов и поручений

11.1. Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Алтайского края;

поручения, содержащиеся в решениях избирательной комиссии;

поручения, содержащиеся в распоряжениях председателя избирательной комиссии;

письменные поручения председателя, заместителя председателя, секретаря избирательной комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан, в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя (заместителя председателя, секретаря) соответствующей комиссии;

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, консультативных органов, образованных избирательной комиссией;

планы мероприятий.

11.2. Контроль исполнения документов, указанных в пункте 11.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (заместитель председателя, секретарь) соответствующей комиссии.

11.3. Контроль исполнения исходящих документов, в том числе за своевременностью получения ответов на запросы соответствующей комиссии, осуществляют члены комиссии, работники аппарата комиссии, ответственные за подготовку данных документов.

11.4. Сроки исполнения поручений, содержащихся в решениях комиссии, распоряжениях председателя комиссии, письменных поручений председателя (заместителя председателя, секретаря) комиссии определяются этими документами.

11.5. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 11.6 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Документы с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок, документы с пометкой "Оперативно" - в 10-дневный срок со дня указания по исполнению.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в рабочий день, предшествующий нерабочему.

11.6. Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ, или сроков, предусмотренных действующим законодательством.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, кампании референдума, голосования исполняются в сроки, установленные Федеральным законом или Кодексом.

11.7. Ответственность за контроль сроков исполнения документов возлагаются на ответственного за ведение делопроизводства.

11.8. В планах мероприятий, утвержденных решениями комиссии, распоряжениями председателя избирательной комиссии, контролю подлежат сроки исполнения отдельных его пунктов.

11.9. При необходимости продления срока исполнения документа ответственный за исполнение не позднее, чем за три дня до истечения срока исполнения документа представляет на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) комиссии докладную записку с мотивированной просьбой о его продлении.

11.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.

11.11. Основаниями для снятия документа с контроля являются:

докладная записка о снятии документа (или отдельных его пунктов) с контроля или об исполнении документа на имя председателя (заместителя председателя, секретаря) комиссии, давшего поручение, подготовленная ответственным за исполнение с отметкой должностного лица, давшего поручение, о принятии исполнения (в связи с чем указанным лицом проставляются отметки "Согласен", "Рассмотрел", "Принято");

решение комиссии, распоряжение председателя избирательной комиссии по результатам исполнения документа;

ответ на входящий документ;

ответы от организаций, в которые документ был направлен для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю;

направление обращения в другие организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и последующего информирования автора о результатах рассмотрения.

11.12. Документ не считается исполненным и остается на контроле:

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения с целью получения соответствующей комиссией информации, необходимой для рассмотрения по существу поставленных в документе вопросов. В случае необходимости комиссия информирует об этом автора документа;

если он направляется в другие органы или организации для рассмотрения по существу поставленных в нем вопросов и ответа заявителю с последующим информированием комиссии о результатах исполнения;

если на нем не стоит отметка должностного лица соответствующей комиссии, давшего поручение, о принятии исполнения.

11.13. Ответственный за делопроизводство еженедельно готовит информацию о состоянии исполнения поставленных на контроль входящих и внутренних документов и представляет ее председателю (заместителю председателя, секретарю) комиссии.

12. Изготовление и использование печатей и штампов

12.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в соответствующей комиссии используются большая круглая, а в избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула - большая и малая круглая печати и штампы.

12.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) соответствующей комиссии.

Штампы с факсимильным воспроизведением подписи председателя, заместителя председателя, секретаря комиссии изготовляются по их поручению.

12.3. Большая круглая печать проставляется на почетных грамотах, благодарственных письмах и благодарностях соответствующей комиссии (при наличии), финансовых документах, гарантийных письмах, договорах, на рассылаемых копиях решений.

12.4. Избирательной комиссией муниципального образования города Барнаула:

12.4.1. малая круглая печать проставляется на рассылаемых копиях решений избирательной комиссии, распоряжений председателя избирательной комиссии, заверенных копиях документов.

12.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей председателя (заместителя председателя, секретаря) соответствующей комиссии могут быть использованы для проставления на дубликатах и копиях подписанных в установленном порядке документов.

12.6. Печати и штампы регистрируются в отдельном журнале учета печатей и штампов (приложение 17) ответственным за ведение делопроизводства. Печати и штампы выдаются под роспись в журнале учета печатей и штампов. На журнале проставляется пометка "Для служебного пользования", его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

12.7. Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

12.8. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов осуществляет лицо, назначенное председателем соответствующей комиссии.

12.9. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) соответствующей комиссии.

12.10. Лицо, осуществляющее контроль правильности хранения и использования печатей и штампов, составляет акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов.

Уничтожение производится после утверждения акта председателем соответствующей комиссии. Металлические печати уничтожаются путем полного спиливания текста или опиливания двумя перекрестными линиями, каучуковые печати и штампы разрезаются на мелкие части или сжигаются.

В журнале учета печатей и штампов делается отметка об уничтожении.

13. Формирование дел и передача их в архив

13.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы соответствующей комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом соответствующей комиссии, штатным расписанием избирательной комиссии (при наличии), Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России, Избирательной комиссией Алтайского края, номенклатурами дел соответствующей комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел соответствующей комиссии на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства в последнем квартале текущего года, согласовывается с секретарем соответствующей комиссии, рассматривается на заседании экспертной комиссии избирательной комиссии города Барнаула по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее - ЭК), утверждается председателем избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение 10).

Номенклатура дел соответствующей комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с архивным отделом администрации города Барнаула (далее - архивный отдел). В случае значительных изменений функций и структуры соответствующей комиссии, состава документации номенклатура подлежит пересоставлению и согласованию с архивным отделом независимо от срока ее согласования.

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел под резервными номерами по указанию председателя избирательной комиссии.

По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК по согласованию с архивным отделом. Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

13.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел.

Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются исполнителем в дело и сдаются ответственному за ведение делопроизводства в комиссии не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).

Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства комиссии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний соответствующей комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле "Переписка" исходящий (ответный) документ помещается после входящего. При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (10 лет и более) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху, первым.

13.3. Текущее хранение дел

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за ведение делопроизводства в соответствующей комиссии.

Протоколы заседаний, решения комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры решений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки решений до передачи в архив находятся у секретаря комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь комиссии и ответственный за ведение делопроизводства в соответствующей комиссии.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

На корешках обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене ответственного за ведение делопроизводства в комиссии.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

13.4. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности соответствующей комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя соответствующей комиссии создается ЭК.

В ее функции входит рассмотрение и одобрение номенклатуры дел комиссии.

В состав ЭК включаются члены соответствующей комиссии, работники аппарата избирательной комиссии, по согласованию, сотрудники архивного отдела, лица, ответственные за ведение архива администраций районов города.

Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства под методическим руководством сотрудников архивного отдела.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, установленный срок хранения которых истек, после проведения экспертизы ценности документов и утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу, согласования описей дел по личному составу с архивным отделом, подлежат уничтожению.

Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются сводные описи дел постоянного (приложение 11) и временного (10 лет и более) хранения и по личному составу (приложение 12), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 13).

Описи дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения, а также акты о выделении к уничтожению этих дел рассматриваются на ЭК и утверждаются председателем комиссии.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу.

При уничтожении документов со сроком хранения "До минования надобности", "1 год", "3 года" ответственным за ведение делопроизводства составляется акт, который подписывается не менее чем двумя членами соответствующей комиссии и утверждается решением ЭК.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

13.5. Оформление дел

Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (приложение 14), листа-заверителя дела (приложение 15), оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов простым карандашом, составление внутренней описи документов дела, составление листа заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку на четыре прокола (переплетение) дела.

Дела временного (более 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 16). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела надписывается черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений или изготавливается компьютерным способом.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название соответствующей комиссии указывается в соответствии с Регламентом избирательной комиссии. При изменении названия комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела - на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата - это дата самого раннего, а конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Постоянно".

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в архивном отделе.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение 14).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение 6).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись работника, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

13.6. Передача дел в архивный отдел

Передача дел постоянного хранения в архивный отдел осуществляется поединично по утвержденным ЭПМК управления Алтайского края по культуре и архивному делу описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов.

При приеме дел в архивный отдел проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в избирательную комиссию с указанием недостатков для их устранения.

13.7. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел соответствующей комиссии. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном для документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утвержденного председателем, избирательной комиссии, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Электронные документы постоянного хранения передаются на архивное хранение по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов.

14. Ответственность

14.1. Члены соответствующей комиссии, муниципальные служащие аппарата избирательной комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.

14.2. Ответственность за организацию делопроизводства в избирательной комиссии, внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработки документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архивный отдел, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь соответствующей комиссии.

Секретарь избирательной комиссии муниципального образования города Барнаула

О.И. Белорукова