Распоряжение Администрации Алтайского края от 29 декабря 2011 г. N 575-р Об утверждении регламента работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края

Распоряжение Администрации Алтайского края от 29 декабря 2011 г. N 575-р

В соответствии с постановлением Администрации края от 16.11.2011 N 661 "Об утверждении Плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Алтайском крае на 2011-2012 годы" и в целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности органов исполнительной власти Алтайского края:

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее - "Регламент").

2. Руководителям структурных подразделений Администрации края, органов исполнительной власти Алтайского края обеспечить соблюдение требований Регламента.

Губернатор Алтайского края

А.Б. Карлин

Регламент
работы в Единой системе электронного документооборота Администрации
Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края
(утв. распоряжением Администрации Алтайского края от 29 декабря 2011 г. N 575-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет основные принципы работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края с использованием системы электронного документооборота "Дело".

1.2. В настоящем Регламенте применяются следующие термины и сокращения:

ЕСЭД (система) - Единая система электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края; информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение в систему), обработку и доступ к ним;

РК - регистрационная карточка документа. Единица хранения информации о документах в ЕСЭД;

картотека - обособленная совокупность регистрационных карточек, поручений, электронных образов документов;

пользователи - руководители, специалисты структурных подразделений Администрации Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края, имеющие право обрабатывать документы и управлять ими в ЕСЭД;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

1.3. Использование ЕСЭД обеспечивает:

формирование единого банка документов Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края;

доступ пользователей к РК, поручениям и электронным образам документов после их регистрации или внесения изменений;

использование единой версии программных продуктов ЕСЭД в органах исполнительной власти Алтайского края;

сохранность накопленной информации при выходе из строя оборудования;

оптимизацию затрат на развитие и обновление программного обеспечения.

2. Участники ЕСЭД

2.1. Участниками ЕСЭД являются:

Губернатор Алтайского края, Первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края;

руководители, специалисты структурных подразделений Администрации Алтайского края;

руководители, специалисты органов исполнительной власти Алтайского края;

главный системный технолог - специалист департамента документационного обеспечения Администрации края, ответственный за осуществление настроек системы, актуализацию справочников, консультирование и контроль безошибочной работы пользователей в Администрации Алтайского края, координацию работы системных технологов;

системные технологи - специалисты, назначенные ответственными за актуализацию справочников системы, консультирование и контроль безошибочной работы пользователей в органе исполнительной власти Алтайского края.

2.2. Подключение к ЕСЭД оформляется соответствующим актом, который подписывается руководителями Главного управления экономики и инвестиций Алтайского края, департамента документационного обеспечения Администрации края и соответствующего органа исполнительной власти Алтайского края.

3. Основные принципы функционирования ЕСЭД

3.1. Основными принципами функционирования ЕСЭД являются:

однократный ввод и многократное использование документов в электронном виде;

размещение регистрационных карточек, поручений, электронных образов документов в едином информационном банке документов;

наличие для каждого органа исполнительной власти Алтайского края картотеки с документами, недоступными из других картотек, за исключением организации совместной работы;

разграничение прав доступа пользователей ЕСЭД к электронным документам.

3.2. Доступность документа в картотеке определяется принадлежностью к ней:

пользователя, зарегистрировавшего документ;

лиц, подписавших или завизировавших документ;

исполнителя документа;

автора или исполнителя поручения;

адресата документа при наличии отметки отправки документа.

3.3. Работа пользователей по регистрации документов, их изменению и удалению протоколируется. Срок хранения протоколов 1 год.

4. Регистрация документов

4.1. Первичная регистрация поступающей корреспонденции выполняется в соответствии с инструкций# по делопроизводству в Администрации края.

4.2. Исходящие ответы регистрируются по связке на входящую корреспонденцию.

4.3. При направлении корреспонденции в Администрацию края, органы исполнительной власти Алтайского края поле "Адресат" заполняется из справочника подразделения (внутренние адресаты).

4.4. При направлении документа в органы исполнительной власти Алтайского края только в электронном виде в поле "Примечание" РК проставляется текст "Электронный документ".

4.5. При поступлении РК в картотеку организации из других картотек для идентификации документа используется номер и дата поступления РК в картотеку.

4.6. К зарегистрированным РК подключаются электронные образы документов в формате pdf-файлов. При сканировании черно-белых документов формата А4 объем не должен превышать 50 Кб/стр., цветных документов - 500 Кб/стр. При подключении к РК проектов документов возможно использование rtf-, doc-, docx-, xls-, xlsx-файлов.

4.7. Перечень документов, электронные образы которых обязательны для размещения в ЕСЭД, устанавливает департамент документационного обеспечения Администрации края.

4.8. Электронные образы документов ограниченного доступа не подлежат размещению в ЕСЭД, за исключением письменных обращений граждан, давших согласие на размещение ответов в Интернете.

5. Контроль исполнения поручений

5.1. Контроль исполнения поручений в ЕСЭД ведется с использованием карточек поручений.

5.2. Поручения заносятся в виде подчиненных резолюций к основной резолюции, в которой исполнителем является руководитель соответствующего органа исполнительной власти Алтайского края.

5.3. Плановый срок исполнения устанавливается в поле "Плановая дата" в соответствии с инструкций# по делопроизводству в Администрации края. РК документа отображается с отметкой "К".

5.4. Исполнитель поручения или уполномоченный сотрудник заполняет отчет о проделанной работе.

5.5. Отметку о снятии поручения с контроля устанавливает автор поручения или уполномоченный сотрудник путем заполнения поля "Фактическая дата".