Приложение N 1. Порядок автоматизированного заполнения медицинской документации, удостоверяющей случаи рождения и смерти с использованием автоматизированной системы мониторинга естественного движения населения "Меддем" ИС "Меддем"

Приложение N 1

к приказу Главного управления

Алтайского края по здравоохранению

и фармацевтической деятельности

от 15 февраля 2012 г. N 100

Порядок
автоматизированного заполнения медицинской документации,
удостоверяющей случаи рождения и смерти с использованием
автоматизированной системы мониторинга естественного движения
населения "Меддем" ИС "Меддем".

1. Автоматизированная система мониторинга естественного движения населения "Меддем" функционирует на основе технологий удаленного доступа и не требует инсталляции на персональный компьютер (рабочее место).

2. Ввод информации в ИС "Меддем" осуществляется с рабочего места, оснащенного ПК, подключенного к Интернету

3. Логины и пароли для доступа к ИС "Меддем" медицинским организациям предоставляются КГКУЗ АКМИАЦ.

4. Внесение информации в формы ИС "Меддем"* производится при условии неукоснительного соблюдения Методических рекомендаций, утвержденных приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26.12.2008 N 782н "Об утверждении и порядке ведения медицинской документации, удостоверяющей случаи рождения и смерти" (в части документов, регистрирующих случаи смерти) и приложения N 3 к приказу от 27 декабря 2011 г. N 1687н "О медицинских критериях рождения, форме документа о рождении и порядке ее выдачи" "Порядок выдачи учетной формы N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении".

5. Распечатка медицинских свидетельств о смерти и рождении производится на бланках установленного образца имеющих индивидуальную нумерацию, (с указанием сведений об изготовителе: сокращенное наименование, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж) и предназначенных для автоматизированного заполнения. С 01.01.2012 года ранее использованные формы бланков признаны не действительными и приниматься в органах ЗАГС не будут.

6. Использование АИС "Меддем" дает возможность в режиме "реального времени" иметь информацию о выданных в ЛПУ свидетельствах о смерти и о рождении, формировать оперативную статистику в разрезе территорий Алтайского края и в целом по краю. В связи, с чем в лечебных учреждениях свидетельства должны заполняться автоматизировано.

7. Ручное заполнение свидетельств о смерти допускается в отдаленных структурных подразделениях ЛПУ (на ФАПе, УБ, СВА, не имеющих ПК и доступа в сеть Интернет). Для этого в ЦРБ производится распечатка незаполненных нумерованных бланков документов и делается их ксерокопия. Бланк и ксерокопия передается в данные подразделения из расчета не более 2-х недельной потребности. Выдача незаполненных бланков свидетельств о смерти и их ксерокопий оформляется специальным Актом с указанием номеров выданных бланков по каждому подразделению.

8. Корешки свидетельств о смерти и их ксерокопии заполненные ручным способом временно хранятся в подразделениях, где они были выданы, затем, не позднее 5 дней, возвращаются в ЦРБ, что также оформляется специальным Актом, в котором в обязательном порядке отмечается полное совпадение номеров ранее выданных бланков и возвращенных корешков.

9. Ввод в базу данных информации, содержащейся в свидетельствах о смерти, заполненных ручным способом, осуществляется в ЦРБ по ксерокопиям свидетельств из ФАПов, УБ, СВА не позднее 5 дней после выписки свидетельства.

10. Ручное заполнение свидетельств о смерти допускается в случае временного прекращения доступа в КСПД ГУ или на сервер системы или при возникновении других форс-мажорных обстоятельств технического характера. Ввод в базу данных информации, содержащейся в свидетельствах о смерти, заполненных ручным способом, в этих случаях осуществляется в ЦРБ так же по ксерокопиям свидетельств не позднее 5 дней после выписки.

11. Все ксерокопии документов, заполненных ручных способом, уничтожаются специальной комиссией, уничтожение оформляется соответствующим актом. Хранению подлежат только корешки свидетельств (см. примечание**)

12. После заполнения в системе мониторинга собственно форм N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении"; N 106/У-08" "Медицинское свидетельство о смерти" и N 106-2/у-08 "Медицинское свидетельство о перинатальной смерти"), корешки перечисленных форм формируются автоматически, не требуя дополнительного заполнения. Распечатка формы и корешка производится одновременно.

13. Распечатанная форма и корешок формы, как и при ручном заполнении, удостоверяется подписью врача и печатью учреждения в обычном порядке. В корешке ставится подпись получателя свидетельства. Корешки распечатанных форм брошюруются, хранятся и уничтожаются в соответствии с порядком, указанном в Методических рекомендациях, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 26.12.2008 N 782н "Об утверждении и порядке ведения медицинской документации, удостоверяющей случаи рождения и смерти" (в части документов, удостоверяющих случаи смерти) и приложении N 3 к приказу от 27 декабря 2011 г. N 1687н "О медицинских критериях рождения, форме документа о рождении и порядке ее выдачи" "Порядок выдачи учетной формы N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении" **.

14. Если ошибка заполнения формы выявлена после ее распечатки, исправления вносятся только в соответствии с Методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 26.12.2008 г. N 782н. "Об утверждении и порядке ведения медицинской документации, удостоверяющей случаи рождения и смерти" (в части документов, удостоверяющих случаи смерти) и приложении N 3 к приказу от 27 декабря 2011 г. N 1687н "О медицинских критериях рождения, форме документа о рождении и порядке ее выдачи" "Порядок выдачи учетной формы N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении" ***.

15. Если ошибки, допущенные при автоматизированном заполнении формы, требуют ее повторной распечатки, ранее распечатанная форма считается испорченной и на ней делается соответствующая надпись. Испорченная форма хранится вместе корешком в сброшюрованном виде (в соответствии с правилами, изложенными в Методических рекомендациях, утвержденных приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26.12.2008 г. N 782н) (в части документов, удостоверяющих случаи смерти) и приложении N 3 к приказу от 27 декабря 2011 г. N 1687н "О медицинских критериях рождения, форме документа о рождении и порядке ее выдачи" "Порядок выдачи учетной формы N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении".****

16. В случае утраты медицинских свидетельств о рождении и смерти повторная их выдача производится в соответствии с правилами, изложенными в Методических рекомендациях, утвержденных приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26.12. 2008 г. N 782н. (в части документов, удостоверяющих случаи смерти) и приложении N 3 к приказу от 27 декабря 2011 г. N 1687н "О медицинских критериях рождения, форме документа о рождении и порядке ее выдачи" "Порядок выдачи учетной формы N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении".*****

17. Проверка правильности заполнения свидетельств производится врачом, выдающим форму, только на экране монитора. После того как врач удостоверился в правильности заполнения документа, производится ее распечатка.

18. Приказ руководителя медицинской организации о порядке использования ИС "Меддем" в подведомственном учреждении (п. 4.1 приказа) должен в обязательном порядке содержать следующие пункты:

- назначение ответственного лица (из числа заместителей);

- состав комиссии по уничтожению корешков медицинских свидетельств и ксерокопий свидетельств после истечения сроков их хранения;

- указание автоматизированного места, с которого осуществляется ввод информации в ИС "Меддем" (ПК, имеющий доступ к Интернету)

- порядок автоматизированной выписки свидетельства о смерти в выходные и праздничные дни с указанием резервного автоматизированного места.

* Формы ИС "Меддем" полностью соответствуют формам, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 26.12.2008 г. N 782н. "Об утверждении и порядке ведения медицинской документации, удостоверяющей случаи рождения и смерти" (в части документации, удостоверяющей случаи смерти) и приложению N 2 к приказу от 27 декабря 2011 г. N 1687н "О медицинских критериях рождения, форме документа о рождении и порядке ее выдачи" "Учетная форма N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении".

**"Корешки медицинских свидетельств подлежат хранению по месту их заполнения в течение 1 календарного года после окончания года, когда было выдано медицинское свидетельство, после чего подлежат уничтожению в соответствии с действующими инструкциями". (п. 24. "Рекомендации по порядку выдачи и заполнения учетной формы N 106/у-08 "Медицинское свидетельство о смерти"; п. 31 "Рекомендации по порядку выдачи и заполнения учетной формы N 106-2/у-08 "Медицинское свидетельство о перинатальной смерти" (в части документации, удостоверяющей случаи смерти); приложение N 3 к приказу от 27 декабря 2011 г. N 1687н "О медицинских критериях рождения, форме документа о рождении и порядке ее выдачи" "Порядок выдачи учетной формы N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении"..

*** "Исправленный или зачеркнутый текст подтверждается записью "исправленному верить", подписью лица, заполняющего Медицинское свидетельство, и печатью медицинской организации или частнопрактикующего врача. Внесение более двух исправлений в медицинское свидетельство не допускается", (абз. 2 п. 16. "Рекомендации по порядку выдачи и заполнения учетной формы N 106/у-08 "Медицинское свидетельство о смерти"; абз. 2 п. 21. "Рекомендации по порядку выдачи и заполнения учетной формы N 106-2/у-08 "Медицинское свидетельство о перинатальной смерти" (в части документации, удостоверяющей случаи смерти); п. 12 приложения N 3 к приказу от 27 декабря 2011 г. N 1687н "О медицинских критериях рождения, форме документа о рождении и порядке ее выдачи" "Порядок выдачи учетной формы N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении".

**** "Неправильно заполненные экземпляры бланков медицинских свидетельств и соответствующие корешки к ним перечеркиваются, делается запись "испорчено" и они остаются в книжке бланков" (п. 11. "Рекомендации по порядку выдачи и заполнения учетной формы N 106/у-08 "Медицинское свидетельство о смерти"; п. 17 "Рекомендации по порядку выдачи и заполнения учетной формы N 106-2/у-08 "Медицинское свидетельство о перинатальной смерти" (в части документации, удостоверяющей случаи смерти); п. 8 приложения N 3 к приказу от 27 декабря 2011 г. N 1687н "О медицинских критериях рождения, форме документа о рождении и порядке ее выдачи" "Порядок выдачи учетной формы N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении".

***** "В случае утери медицинского свидетельства лицом, его получившим, на основании его письменного заявления составляется новое медицинское свидетельство с пометкой в правом верхнем углу "дубликат" на основании находящейся на хранении медицинской документации", (п. 11. "Рекомендации по порядку выдачи и заполнения учетной формы N 106/у-08 "Медицинское свидетельство о смерти"; п. 18 "Рекомендации по порядку выдачи и заполнения учетной формы N 106-2/у-08 "Медицинское свидетельство о перинатальной смерти" (в части документации, удостоверяющей случаи смерти); п. 9 приложения N 3 к приказу от 27 декабря 2011 г. N 1687н "О медицинских критериях рождения, форме документа о рождении и порядке ее выдачи" "Порядок выдачи учетной формы N 103/у "Медицинское свидетельство о рождении"..