Приложение. Положение о проведении акции "Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области"

Приложение
к распоряжению
Архивного управления
Ленинградской области
от 18 декабря 2019 года N 78

Положение
о проведении акции "Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области"

Настоящее положение разработано в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Уставом государственного казенного учреждения "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ), утвержденным приказом Архивного управления Ленинградской области от 17.03.2014 N 9, и определяет порядок проведения акции "Живая память Победы в семейных архивах жителей Ленинградской области" (далее - Акция).

1. В ходе проведения Акции ГКУ ЛОГАВ принимает на безвозмездной основе электронные копии документов участников, тружеников тыла Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., хранящихся в семейных архивах жителей Ленинградской области (далее - электронные копии документов) для размещения и хранения в электронной базе данных "Живая память Победы" на портале "Архивы Ленинградской области", а также для использования в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации об архивном деле.

2. Цели Акции:

увековечение подвига советского народа и памяти о защитниках Отечества;

формирование электронной базы данных "Живая память Победы" в ГКУ ЛОГАВ и представление открытой ее части на портале "Архивы Ленинградской области" (https://archiveslo.ru) (далее - база данных "Живая память Победы");

информирование граждан о событиях, участниках, тружениках тыла, Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг. путем обеспечения доступа к базе данных "Живая память Победы";

публикация и экспонирование электронных копий документов;

противодействие попыткам фальсификации истории Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов.

3. Организаторы Акции: Архивное управление Ленинградской области, ГКУ ЛОГАВ.

4. Операторами Акции являются архивные отделы администраций муниципальных районов (городского округа) Ленинградской области (далее - Архивные отделы), ГБУ ЛО "Многофункциональный центр Ленинградской области" - (далее - МФЦ).

5. Участники Акции: граждане, изъявившие желание безвозмездно передать в ГКУ ЛОГАВ электронные копии документов, указанных в пункте 6 настоящего положения (далее - участники Акции).

6. ГКУ ЛОГАВ принимает от граждан электронные копии следующих видов документов:

- фотографии;

- письма;

- дневники;

- свидетельства;

- записки;

- наградные листы, удостоверения, пропуска, открепительные листы, направления;

- характеристики;

- газеты и вырезки из газет,

- листовки, агитационные листы;

- афиши, объявления;

- иные документы за 1941 - 1945 гг., в том числе аудио, - видео документы.

7. В случае, если участник Акции примет решение о передаче подлинников документов на бумажных носителях, указанных в пункте 6, прием данных документов осуществляется в ГКУ ЛОГАВ в установленном порядке.

8. Передача электронных копий документов осуществляется:

8.1. При личном обращении участника Акции в ГКУ ЛОГАВ, Архивный отдел, МФЦ по адресам и в соответствии с графиком приема, указанными в приложении N 1 к настоящему положению.

Участнику Акции необходимо иметь при себе паспорт.

8.2. Через личный кабинет участника Акции на портале "Архивы Ленинградской области" https://archiveslo.ru

9. При отсутствии у участника Акции возможности сделать самостоятельно электронные копии документов, ответственный работник ГКУ ЛОГАВ, Архивного отдела, филиала МФЦ по заявлению-анкете участника Акции (Приложение N 2), сканирует предоставленные оригиналы документов, указанных в пункте 6 настоящего положения, и возвращает участнику Акции непосредственно после сканирования на личном приеме в день обращения

Сканирование оригиналов документов, указанных в пункте 6 настоящего положения, проводится в рамках Акции безвозмездно

По желанию участника Акции, передающего копии электронных документов, оцифрованные электронные копии ему могут быть записаны на собственный внешний диск или флеш-карту.

10. Требования к электронным копиям документов: формат tiff без компрессии или ipg максимального качества, разрешение не менее 300 dpi, в цветном режиме "true color".

Документ сканируется полностью так, чтобы были видны все его края

Фотографии, конверты, документы сканируются с лицевой и оборотной стороны, независимо от того, есть ли на них информация.

На каждый вид документа создается отдельная папка, из которых формируется общая папка с наименованием, соответствующим фамилии персоналии.

Записанные воспоминания родственников - участников, тружеников тыла Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг. передаются в электронном формате Word или PDF с указанием сведений об авторе (авторах).

Аудио и видеозаписи принимаются на электронном носителе (DVD диск в двух экземплярах).

Фотографии, аудио и видеозаписи сопровождаются текстовыми описанием события, даты и места съемки, а также сведениями об изображенных людях и событиях (при наличии информации). К электронным копиям документов прикладывается информация, содержащая биографические данные участника, труженика тыла Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., оформленная согласно приложению N 3 к настоящему положению.

11. Сканирование оригиналов документов и прием электронных копий документов осуществляется на основании собственноручно заполненного участником Акции заявления-анкеты

На бумажном носителе в случае, предусмотренном подпунктом 8.1 настоящего положения;

в электронном виде в случае, предусмотренном подпунктом 8.2 настоящего положения.

В заявлении-анкете фиксируется согласие участника Акции на обработку его персональных данных.

12. Передача электронных копий документов осуществляется на основании договора и акта приема-передачи электронных копий документов (далее - акт приема-передачи) между ГКУ ЛОГАВ и участником Акции, оформляемыми в двух экземплярах по форме, согласно приложению N 4 к настоящему положению.

В случае, предусмотренном подпунктом 8.2 настоящего положения, ГКУ ЛОГАВ направляет участнику Акции бланки договора и акта приема-передачи по адресу электронной почты, указанному в заявлении-анкете, либо через личный кабинет.

Оригиналы договора и акта приема-передачи могут быть подписаны участником Акции непосредственно в ГКУ ЛОГАВ. в Архивном отделе по месту жительства участника Акции, офисе филиала МФЦ.

Подписанные оригиналы договоров и акты приема-передачи и принятые электронные копии документов представляются Архивными отделами и МФЦ в ГКУ ЛОГАВ в течение 30 дней.

13. При подписании договора участник Акции в праве дать согласие на использование электронных копий документов при подготовке и проведении мероприятий архива (далее - согласие) по форме, согласно приложению N 5 к настоящему положению, в котором он может выбрать возможные формы использования передаваемых электронных копий документов.

В случае, если участник Акции не дает согласие на использование документов делается отметка в акте приема-передачи об отказе в подписании согласия.

14. Электронные копии документов включаются в базу данных "Живая память Победы" только после получения ГКУ ЛОГАВ оригинала подписанного договора и акта приема-передачи.

15. Перечень ответственных за проведение Акции работников ГКУ ЛОГАВ определяется правым актом ГКУ ЛОГАВ.

16. ГКУ ЛОГАВ обеспечивает размещение, учет и постоянное хранение принятых электронных копий документов в базе данных "Живая память Победы".

17. Электронные копии документов с согласия участника Акции могут быть использованы в информационно-справочной работе, при подготовке и проведении мероприятий ГКУ ЛОГАВ, в том числе для публикаций, экспонирования.

18. Все участники Акции вносятся в базу данных ГКУ ЛОГАВ об участниках Акции

19. Каждому участнику Акции вручается сертификат.