Приложение 2. Порядок работы с архивными документами в Архиве Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым

Приложение 2
к приказу Министерства
имущественных и
земельных отношений
Республики Крым
21.01.2020 N 132

Порядок
работы с архивными документами в Архиве Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок работы с архивными документами в Министерстве имущественных и земельных отношений Республики Крым (далее - Порядок) разработан в соответствии с Положением об Архиве Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым (далее - Архив Министерства).

1.2. Порядок регламентирует состав архивного фонда, учет, хранение, выдачу из хранилища и использование архивных документов, находящихся на хранении в Архиве Министерства.

1.3. В состав архивного фонда входят:

1.3.1. Законченные делопроизводством Министерства имущественных и земельных отношений Республики Крым (далее Министерство) документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

1.3.2. Документы постоянного хранения и по личному состав) учреждений - предшественников;

1.3.3. Служебные и ведомственные издания;

1.3.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.

2. Хранение архивных документов

2.1. Размещение документов осуществляется в хранилище Архива Министерства, с учетом создания оптимальных условий хранения, ежегодного движения дел, оперативного использования документов.

2.2. Все помещения Архива Министерства, стеллажи, полки на стеллажах нумеруются: стеллажи нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - сверху вниз, слева направо.

2.3. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в Архиве Министерства составляются топографические постеллажные указатели. Карточки указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографическом указателе.

2.4. Все поступающие в Архив Министерства документы размещаются так, чтобы документы каждого структурного подразделения Министерства хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

2.5. Документы постоянного срока хранения размещаются отдельно от документов по личному составу и документов временного срока хранения.

2.6. Документы с грифом "Для служебного пользования" (далее - ДСП) хранятся в футлярах на отдельном стеллаже, доступ к ним должен быть ограничен.

2.7. Право доступа в хранилище Архива Министерства имеют: начальник управления государственной гражданской службы, противодействия коррупции и архивной работы Министерства, сотрудник Архива Министерства и лицо, заменяющее его на период отсутствия (болезнь, отпуск и т.д.); главный консультант, ответственный за режимно-секретную работу в Министерстве.

3. Выдача и возврат архивных документов

3.1. Документы выдаются из хранилища:

3.1.1. За пределы Архива Министерства внутри Министерства: во временное пользование в структурные подразделения Министерства;

3.1.2. За пределы Архива Министерства и Министерства: в судебные органы на основании письменных запросов юридического департамента и разрешающих резолюций первого заместителя министра, курирующего Архив Министерства, а также на основании постановлений соответствующих органов об изъятии документов, при наличии разрешающих резолюций Министра (или лица, его заменяющего);

3.1.3. За пределы Архива Министерства и Министерства во временное пользование оригиналы правоустанавливающих документов, выданных государственными органами Украины и Автономной Республики Крым на недвижимое имущество, закрепленное за предприятиями на праве хозяйственного ведения, оперативного управления, ином праве пользования (ранее закрепленное на праве хозяйственного ведения, оперативного управления, ином праве пользования за ликвидированными предприятиями) юридическим лицам; сотрудникам органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, органов предварительного следствия (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных полномочий; ликвидаторам организаций для завершения процесса ликвидации предприятий, учреждений, организаций.

3.2. Выдача документов из хранилища для ознакомления сотрудникам Министерства осуществляется на основании бланка-заказа (Приложение 2.1);

3.3. Выдача документов из хранилища за пределы архива Министерства (внутри Министерства) во временное пользование сотрудникам Министерства - осуществляется на основании письменного запроса, оформленного на специальном бланке-заказе с указанием даты возврата документов (Приложение 2.2);

3.4. Выдача документов из хранилища за пределы Архива Министерства и Министерства:

3.4.1. Правоохранительным органам - допускается только в отдельных случаях на основании письменных запросов соответствующих организаций и разрешающих резолюций Министра (лица, его заменяющего) при наличии постановлений об изъятии оригиналов документов во временное пользование с выносом за пределы Министерства оформляется актом, составленным в двух экземплярах, один из которых остается в Архиве Министерства, а второй выдается получателю. В акте обязательно указывается срок возврата архивных документов в Архив Министерства (Приложение 2.3).

3.4.2. После возвращения дел, в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка, один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в Архиве Министерства;

3.4.3. Предоставление в судебные органы оригиналов архивных документов - осуществляется сотрудником юридического департамента Министерства на основании бланка заказа и разрешающих резолюций первого заместителя Министра и оформляется соответствующим актом (Приложение 2.3, 2.4);

3.5. Правоустанавливающие документы на объекты недвижимого имущества, которые хранятся в Архиве Министерства, юридическим лицам, в соответствии с законодательством Российской Федерации; сотрудникам органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры, органов предварительного следствия (по делам, находящимися в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных полномочий; ликвидаторам организаций для завершения процесса ликвидации предприятий, учреждений, организаций, выдаются за пределы Министерства на основании официального письма, в котором должны быть указаны реквизиты юридического лица, фамилия, имя. отчество, должность руководителя юридического лица, хронологические рамки и цель использования документов, - оформляется соответствующим актом.

3.6. Документы из хранилища во временное пользование выдаются на срок, не превышающий 30 календарных дней. Выдача документов во временное пользование регистрируется в Журнале выдачи документов в структурные подразделения Министерства.

3.7. В случае необходимости продолжения работы с документами после истечения срока пользования архивными документами, сотрудник Министерства, взявший во временное пользование архивные документы. должен продлить срок пользования документами в соответствующем порядке, в связи с чем в бланке-заказе проставляется новая дата возврата архивных документов и подпись курирующего заместителя министра.

3.8. Документы ДСП выдаются из Архива Министерства во временное пользование только лицам, допущенным к работе с документами, имеющими фиф ДСП.

3.9. Документы выдаются из хранилища в соответствии со следующим графиком работы: понедельник, вторник, среда, четверг, пятница - с 11.00 до 12.30; с 16.00 до 17.30.

4. Контроль текущего учета архивных документов

4.1. Каждое выдаваемое из Архива Министерства дело должно быть внесено в Журнал выдачи документов Архива Министерства.

4.2. При возвращении дел в Архив Министерства проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Состояние дел, возвращаемых в Архив Министерства после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных документов в них, а также повреждений дед и документов, лицом, ответственным за Архив Министерства, составляется акт, который докладывается руководству Министерства для принятия соответствующих мер.

4.3. Исполненные бланки заказов хранятся в Архиве Министерства до проведения очередной проверки наличия и состояния архивных документов.

4.4. Проверки наличия и состояния архивных документов, внесенных в соответствующие описи, проводятся с целью установления фактического наличия документов, числящихся по описям, и выявления дел, требующих профилактической обработки и реставрации.

4.4.1. Плановые проверки наличия архивных документов проводятся раз в 10 лет.

4.4.2. Внеплановые проверки проводятся в случае перемещения документов в другое хранилище, после чрезвычайных происшествий, при смене лица, ответственного за Архив Министерства.

4.4.3. С целью установления фактического наличия архивных документов, ежемесячно (по состоянию на 1 число месяца) проводятся сверки отсутствующих в Архиве Министерства документов, выданных для работы структурным подразделениям Министерства, с их наличием в указанных подразделениях. Информация по результатам сверок предоставляется первому заместителю Министра, для принятия, при необходимости, оперативных мер.

4.5. В случае невозврата архивных документов в установленный срок:

4.5.1. Сотрудниками Министерства - информация о невозврате архивных документов докладывается первому заместителю Министра для принятия оперативных мер;

4.5.2. Правоохранительными и контролирующими органами, народными депутатами, депутатами Государственного Совета Республики Крым - направляются письменные запросы в соответствующие органы с просьбой о возврате архивных документов в Архив Министерства;-

4.5.3. Юридическими лицами, в соответствии с законодательством Российской Федерации; сотрудниками органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов, прокуратуры. органов предварительного следствия (по делам, находящимся в их производстве) в пределах исполнения ими своих служебных полномочий; ликвидаторами организаций для завершения процесса ликвидации предприятий, учреждений, организаций - направляются письменные запросы вышеуказанным лицам с просьбой о возврате архивных документов в Архив Министерства;

4.6. Информация о невозврате архивных документов докладывается первому заместителю Министра для принятия оперативных мер.

5. Порядок работы с архивными документами Министерства, переданными на хранение в Государственное казенное учреждение Республики Крым "Государственный архив Республики Крым"

5.1. Документы из Госархива Республики Крым выдаются сотрудникам Министерства во временное пользование за пределы Госархива Республики Крым на основании письменного запроса Министерства на срок, не превышающий один месяц.

5.2. Запрос на выдачу документов из Госархива Республики Крым за подписью министра готовится тем структурным подразделением, которому требуются документы.

5.3. Продление установленных сроков пользования документами Архивного фонда Республики Крым за пределами Госархива Республики Крым допускается только на основании письменного обращения Министерства в произвольной форме с объяснениями причин необходимости продления срока пользования документами и подтверждением их наличия. Продление срока пользования документами осуществляется после ознакомления сотрудником Госархива Республики Крым.

5.4. Выдача документов Министерства, переданных на хранение в Госархив Республики Крым, во временное пользование, а также ксерокопий вышеуказанных документов сотрудникам Министерства осуществляется бесплатно. Ксерокопии других документов оплачиваются в установленном порядке.

5.5. Ответственность за сохранность архивных документов Министерства, переданных на хранение в Госархив Республики Крым и взятых структурными подразделениями Министерства во временное пользование, а также контроль за сроками их возврата в Госархив Республики Крым, возлагается на руководителей данных структурных подразделений Министерства.