Приложение 2. Формы анкет для сбора исходных данных и требования к их заполнению

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Формы анкет для сбора исходных данных и требования к их заполнению

При заполнении анкет следует соблюдать следующие требования:

заполнять двумя группами: изготовителями документации и ее пользователями;

заполнять в тех подразделениях, которые определены руководителем обследования;

если на предприятии несколько подразделений, изготавливающих и использующих документацию, то анкеты размножаются и выдаются каждому подразделению;

при невозможности дать однозначный ответ на какой-либо вопрос, рекомендуется форма "не знаем";

дополнительные замечания и предложения, возникающие при обследовании, рекомендуется рукописно (разборчивым почерком) записывать в соответствующей графе формы с указанием фамилии дающего замечание, предложение; при переполнении графы формы допускается продолжить запись на обороте формы;

на каждой анкете указывать полное наименование подразделения и его функции по обработке документации или характеру использования информации и документации (кратко), а не только номер подразделения предприятия;

для подсчета объемов изготавливаемой документации и средней тиражности допускается использовать бланки (журналы) заказов от различных подразделений. Исчисление объемов изготавливаемой и хранимой документации допускается по среднестатистическим данным и по результатам выборочного учета.

Гриф сведений, включаемых в анкеты, определяет руководитель обследования.

Оформление исходных данных рекомендуется по формам 1-6.

Форма 1

Характеристика документопотоков потребителей

Наименование показателя	Значение показателя
Вид документации (конструкторская, технологическая, проектная нормативно-техническая, эксплуатационная, архивная, учебная, ремонтная и т.п.)
Вид документации (графическая и (или) текстовая), %
Вид документации по способу исполнения и характеру использования (подлинники, дубликаты копии), %
Характеристика изображения (наличие цветных фрагментов исполнения)
Площади для хранения документации,
Персонал, обеспечивающий хранение и поиск документов, чел.
Оригиналы и копии, %
Документация по форматам А4, А3, А2, А1, А0 и более, %
Толщина (максимальная) сброшюрованных дел, единиц хранения
Возможность разброшюровки единиц хранения
Объем изготовленных копий документации (в год) физ. л., в т.ч.:
диазотипных
электрофотографических
микрографических
Объем документации (не подвергающейся изменениям, редко запрашиваемой), физ. л.
Объем документации восстанавливаемой вследствие износа, физ. л./год
Объем документации, пересылаемой сторонним организациям, физ. л./год
Дополнительные сведения

Наименование подразделения _________________________________________________

                                Личная подпись       Расшифровка подписи

__________________________

Руководитель обследования,

      должность

Форма 2

Объем вносимых изменений в техническую документацию

Наименование показателя	Значение показателя
Среднее количество извещений (в год)
Изменения для документации форматов, %
А4
А3
А2
А1
А0
Среднее количество изменений, вносимых одновременно в физический лист, шт.
Количество хранимых извещений на предприятии, шт.
Прочие
Дополнительные сведения

Наименование подразделения _________________________________________________

                                Личная подпись       Расшифровка подписи

__________________________

Руководитель обследования,

      должность

Форма 3

Характеристика информационного обслуживания

Наименование показателя	Значение показателя*
Вид поиска (адресный и (или) тематический)
Количество запросов на документацию в месяц, шт.
Среднее время поиска одного документа, ч
Удовлетворяет ли пользователей время и полнота выдачи документации (да - нет)
Имеется ли информационно-поисковая система для поиска документации (да - нет)
Необходим ли поиск аналогов (да - нет)
Недостатки информационного обеспечения
Дополнительные сведения

Наименование подразделения _________________________________________________

                                Личная подпись       Расшифровка подписи

__________________________

Руководитель обследования,

      должность

______________________________

* Для технической и НТД показатели обеспечения указываются отдельно

Форма 4

Характеристики системы документационно-информационного обеспечения

Наименование показателя	Значение показателя
Площадь помещений, занимаемых подразделением,
Площадь для хранения документации,
Средний объем заказа, физ. л.
Среднее время выполнения заказа на размножение, ч
Средний тираж при размножении документации, экз.
Количество сотрудников, занятых поиском и выдачей документации, чел.
Количество бумаги различных типов, затрачиваемой в год на изготовление копий, , в т.ч. типографской, диазобумаги и т.д.
Затраты времени в год на оформление документации для информационного обмена (подборка, переплет и т.д.), ч
Наличие информационно-поисковой системы (да - нет)
Дополнительные сведения

Наименование подразделения _________________________________________________

                                Личная подпись       Расшифровка подписи

__________________________

Руководитель обследования,

      должность

Форма 5*

Наличие оборудования для обработки документации и информации

Наименование оборудования	Тип, модель	Кол-во шт.	Процент загрузки
Вычислительная техника
Аппараты микрофильмирующие
Аппараты фотохимической обработки
Аппараты читальные для микрофильмов
Аппараты читально-копировальные
Копировально-увеличительные аппараты
Аппараты копировальные
Устройства для поиска микроформ
Аппараты для монтажа микрофильмов
Оборудование для хранения микроформ
Аппараты электрофотографические
Аппараты копировальные
Аппараты электрофотографические
Вспомогательное оборудование (аппараты резки, фальцовки и др.)

Наименование подразделения _________________________________________________

                                Личная подпись       Расшифровка подписи

__________________________

Руководитель обследования,

      должность

______________________________

* Заполняется только сотрудниками копировально-множительных и информационных служб

Форма 6

Недостатки документационного и информационного обслуживания

Недостатки	Оценки по пятибалльной системе*
Высокая стоимость изготовления копий
Некачественное изготовление копий
Недостаточная оперативность обеспечения копиями работников предприятия
Низкая оперативность внесения изменений
Недостаточная оперативность и полнота поиска запрашиваемой документации
Наличие дублирования разработок из-за отсутствия требуемой информации
Быстрый износ документации
Значительный объем работ по резке, фальцовке, переплету документации
Недостаточная площадь для хранения документации
Трудности в обеспечении материалами для процессов светокопирования и электрографии
Трудности в создании локальных справочно-информационных массивов
Прочие
Дополнительные сведения

Наименование подразделения _________________________________________________

                                Личная подпись       Расшифровка подписи

__________________________

Руководитель обследования,

      должность

______________________________

* 1 - не в состоянии оценить проявление данных недостатков;

2 - недостатки проявляются редко;

3 - количество проявлений и не проявлений недостатков одинаково;

4 - недостатки проявляются часто;

5 - постоянное проявление данных недостатков.

Форма 7

Задание на проектирование строительной части

Наименование помещений	Покрытие пола	Отделка		Вид и размеры дверных проемов, мм
		стен	потолков

_______________________________     Личная подпись    Расшифровка подписи

Руководитель разработки (темы),

          должность

Форма 8

Задание на проектирование водопровода и канализации

Наименование потребителя	Номер позиции по плану	Количество одноименных потребителей по плану	Продолжительность фактической работы всех потребителей в часах и количество одновременной работы по сменам	Специальные требования к воде	Расход воды,	Характеристика состава стоков, подлежащих очистке

_______________________________     Личная подпись    Расшифровка подписи

Руководитель разработки (темы),

          должность

Форма 9

Задание на проектирование вентиляции

Наименование участков	Температура воздуха °С	Скорость движения воздуха, м/с	Кратность воздухообмена	Относительная влажность воздуха, %	Факторы, определяющие теплообмен	Способ общего воздухообмена	Дополнительные указания

_______________________________     Личная подпись    Расшифровка подписи

Руководитель разработки (темы),

          должность

Форма 10

Задание на проектирование освещения

Наименование участков	Расположение рабочих поверхностей	Наименьшая освещенность лампами, лк						Дополнительные указания
		Люминесцентными			Накаливания
		при одном общем освещении	при комбинированном освещении		при одном общем освещении	при комбинированном освещении
			всего	рекомендуется от общего освещения		всего	рекомендуется от общего освещения

_______________________________     Личная подпись    Расшифровка подписи

Руководитель разработки (темы),

          должность

Форма 11

Задание на проектирование энергоснабжения

Наименование оборудования	Тип, модель	Количество единиц, шт.	Установленная мощность, кВт		Годовой фонд времени работы оборудования, ч	Напряжение питания, В	Примечание
			единицы оборудования	общая

_______________________________     Личная подпись    Расшифровка подписи

Руководитель разработки (темы),

          должность

Форма 12

Основные пожаро-взрывоопасные и токсикологические свойства сырья и материалов

Наименование веществ	Температура вспышки, °С	Температура самовоспламенений, °С	Пределы взрываемости с воздухом (объем при смешивании)		Токсикологические свойства веществ характер действия на организм человека, пожаро-взрывоопасные свойства	Предельно допустимая концентрация в рабочей зоне,
			нижний	верхний

_______________________________     Личная подпись    Расшифровка подписи

Руководитель разработки (темы),

          должность

Форма 13

Характеристики веществ с вредными выделениями в атмосферу

Наименование веществ	Агрегатное состояние	Предельно допустимая концентрация в рабочей зоне по СН 245-71,	Класс опасности по СН 245-71

_______________________________     Личная подпись    Расшифровка подписи

Руководитель разработки (темы),

          должность

Форма 14

Количество загрязнений в производственных стоках

Наименование загрязнений	Количество загрязнений в производственных стоках, мг/л	Предельно допустимая концентрация веществ в водоемах по СН 245-71, мг/л	Примечание

_______________________________     Личная подпись    Расшифровка подписи

Руководитель разработки (темы),

          должность

7. Выводы комиссии о возможности ввода репрографической системы в эксплуатацию.

8. Рекомендации комиссии по дальнейшему развитию репрографической системы.

Председатель комиссии            Личная подпись       Расшифровка подписи

Члены комиссии                   Личная подпись       Расшифровка подписи

Форма 15

ПРОТОКОЛ
приемочных испытаний

_______________________________         _________________________________

   наименование предприятия                 дата проведения приемочных

                                                     испытаний

Комиссия в составе:

председателя: ___________________________________________________________

                       фамилия, инициалы, должность, место работы

и членов: 1. ____________________________________________________________

                       фамилия, инициалы, должность, место работы

          2. ____________________________________________________________

          3. ____________________________________________________________

назначенная приказом по _________________________________________________

                              наименование организации, предприятия

N ___________________ от ___________________ провела приемочные испытания

_________________________________________________________________________

                наименование репрографической системы

_________________________________________________________________________

разработанной по ________________________________________________________

                                  шифр темы, договора

в соответствии с программой приемочных испытаний.

В результате приемочных испытаний комиссия установила:

1. Соответствие выполненных работ техническому заданию по теме, договору*.

2. Соответствие состава и комплектности разработанной документации.

3. Заключение о готовности всех видов обеспечения и структурных подразделений к эксплуатации репрографической системы.

4. Результаты испытаний.

5. Сведения об эффективности репрографической системы.

6. Замечания и предложения по доработке репрографической системы.

______________________________

* По усмотрению комиссии отдельные разделы допускается объединять или исключать, а также вводить новые разделы.

Форма 16

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                                 Руководитель предприятия

                                                 ________________________

                                                 "__" ___________ 19__ г.

АКТ
ввода репрографической системы в эксплуатацию

Комиссия в составе:

Председателя ____________________________________________________________

                      фамилия, инициалы, должность, место работы

и членов комиссии: 1. ___________________________________________________

                          фамилия, инициалы, должность, место работы

                   2. ___________________________________________________

                  ... ___________________________________________________

назначенная приказом по _________________________________________________

                              наименование организации, предприятия

N ___________ от ____________ на основании протокола приемочных испытаний

_________________________________________________________________________

                  наименование репрографической системы

_________________________________________________________________________

считает указанную репрографическую систему введенной  в  эксплуатацию  со

следующими технико-экономическими показателями:

1. ______________________________________________________________________

2. ______________________________________________________________________

3. ______________________________________________________________________

Протокол приемочных испытаний от ___________________________ прилагается.

                                        дата ввода

Председатель комиссии            Личная подпись       Расшифровка подписи

Члены комиссии                   Личная подпись       Расшифровка подписи

Форма 17

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                               Руководитель предприятия

                                               __________________________

                                               "__" _____________ 19__ г.

АКТ
о вводе комплекта микрографической техники
(комплекта МГ N ____) в эксплуатацию

Комиссия в составе:

председателя: ___________________________________________________________

                        фамилия, инициалы, должность, место работы

и членов комиссии: 1. ___________________________________________________

                           фамилия, инициалы, должность, место работы

                   2. ___________________________________________________

                           фамилия, инициалы, должность, место работы

                  ... ___________________________________________________

назначенная приказом по _________________________________________________

                               наименование организации, предприятия

N ___________ от ____________ составили настоящий акт в том, что комплект

МГ N ________ введен в эксплуатацию на предприятии ______________________

______________________________ с ________________________________ 19__ г.

                                           (дата ввода)

Председатель комиссии            Личная подпись       Расшифровка подписи