Приложение 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов) для исполнительных органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления и организаций

Приложение 2
к приказу Государственного
комитета по делам архивов
Республики Крым
от 27.11.2019 N 16-н

         Государственный комитет по делам архивов Республики Крым

                             Проверочный лист

                       (список контрольных вопросов)

             для исполнительных органов государственной власти

      Республики Крым, органов местного самоуправления и организаций

 Региональный государственный контроль за соблюдением законодательства

  об архивном деле в Республике Крым

                      вид государственного контроля

_____________________________________________________________________

    вид (виды) деятельности государственных органов, юридических лиц,

          органов местного самоуправления, в отношении которых

               применяется данная форма проверочного листа

 Учетный номер проверки:__________________________________________

 ________________________________________________________________

 Дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок:

 ________________________________________________________________

 Реквизиты приказа о проведении проверки:

 ________________________________________________________________

 ________________________________________________________________

 Должность, фамилия, инициалы лиц Государственного комитета по делам

архивов Республики Крым, проводивших проверку:

 ________________________________________________________________

 ________________________________________________________________

 ________________________________________________________________

 Наименование и реквизиты юридического  лица,  в отношении  которого

проводится проверка:

 ________________________________________________________________

 ________________________________________________________________

 Место проведения проверки:________________________________________

 ________________________________________________________________

 В соответствии с _________________________________________________

          реквизиты нормативного правового акта об осуществлении

 ________________________________________________________________

          регионального государственного контроля за соблюдением

           законодательства об архивном деле в Республике Крым

 предмет  проведения  проверки  ограничен обязательными требованиями,

изложенными в данной форме проверочного листа.

N п/п	Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Выполнено	Не выполнено	Примечание
1	2	3	4	5	6
1. Наличие организационно-распорядительных документов, регулирующих архивное дело в организации
1.1.	Наличие правового акта о создании архива и положения об архиве организации	статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон); статьи 11, 12 Закона Республики Крым от 14.08.2014 N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым" (далее - Закон Республики Крым); пункты 1.3, 1.4, 1.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила архивов организаций); Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42			Требования данного пункта являются обязательными для государственных органов
1.2.	Наличие утвержденной индивидуальной инструкции по делопроизводству	Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44
1.3.	Наличие согласованной Экспертно-проверочной комиссией Госкомархива и утвержденной руководителем организации номенклатуры дел установленной формы	пункты 4.14 - 4.18 Правил архивов организаций
2. Организация хранения документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов в организации
2.1.	Наличие помещения для размещения архивных документов	статьи 13, 17 Федерального закона; статьи 12, 16, часть 1 статьи 14 Закона Республики Крым; пункты 2.14 - 2.15, 2.20 Правил архивов организаций
2.2.	Соблюдение противопожарного режима в здании и/или помещении архива организации	пункты 4, 61, 70 раздела 1, пункт 472 раздела 19 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390; пункты 2.14, 2.15, 2.22 Правил архивов организаций			Наличие в архиве пожарной сигнализации, схем эвакуации людей и документов, первичных средств пожаротушения и журналов их учета, табличек с надписями: "Ответственный за противопожарное состояние" и "О пожаре звонить по телефону"
2.3.	Соблюдение охранного режима в здании и/или помещении архива организации	пункты 2.14, 2.15, 2.20, 2.23 Правил архивов организаций			В т. ч. наличие охранной сигнализации, запирающихся решеток на окнах, дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома
2.4.	Наличие порядка сдачи под охрану и снятия с охраны помещений архива, установленного руководством организации	пункты 2.14, 2.15, 2.23 Правил архивов организаций
2.5.	Соблюдение светового режима хранения документов в помещении архива организации	пункт 2.24 Правил архивов организаций
2.6.	Соблюдение температурно-влажностного режима хранения документов в архивохранилище	пункт 2.25, 2.26 Правил архивов организаций
2.7.	Наличие контрольно-измерительных приборов температуры и относительной влажности воздуха, журнала учета температурно-влажностного режима в архивохранилище	пункт 2.26 Правил архивов организаций
2.8.	Соблюдение санитарно-гигиенического режима в помещении архива организации	пункты 2.27 - 2.29 Правил архивов организаций
2.9.	Соответствие организации хранения и размещения архивных документов в архивохранилище нормативным требованиям. Наличие специальных средств хранения (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.), постеллажного и пофондового топографических указателей (при большом количестве документов)	пункты 2.9, 2.35 - 2.38 Правил архивов организаций
2.10.	Соблюдение обязательных условий хранения электронных документов в архиве организации	пункты 2.30 - 2.32, 2.35 Правил архивов организаций			Заполняется при наличии в архиве организации электронных документов
2.11.	Соблюдение порядка проведения и периодичности проверок наличия и состояния архивных документов в архиве организации	пункты 2.39 - 2.43 Правил архивов организаций			Заполняется в случае проведения хотя бы одной проверки наличия и состояния архивных документов в течение всего периода существования архива организации
2.12.	Наличие актов проверки наличия и состояния архивных документов и соответствующих записей, внесенных в учетные документы по итогам проверки наличия	пункт 2.43 Правил архивов организаций
2.13.	Наличие письменных разрешений руководителя архива организации или руководителя структурного подразделения на выдачу архивных документов из архивохранилища	пункт 2.45 Правил архивов организаций
2.14.	Соблюдение порядка и сроков выдачи архивных документов из архивохранилища	пункты 2.45 - 2.48 Правил архивов организаций
2.15.	Наличие книги выдачи архивных документов и описей дел и заказов на выдачу документов из архивохранилища	пункт 2.46 Правил архивов организаций
2.16.	Наличие актов о выдаче дел во временное пользование при выдаче архивных документов сторонним организациям из архивохранилища	пункт 2.46 Правил архивов организаций
2.17.	Наличие листов использования и карт-заместителей при выдаче архивных дел из архивохранилища	пункт 2.47 Правил архивов организаций
2.18.	Наличие плана конкретных мероприятий и других нормативных документов, регламентирующих порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов	пункт 2.49 Правил архивов организаций
2.19.	Наличие договора о взаимодействии и сотрудничестве по вопросам хранения и использования документов постоянного и долговременного сроков хранения юридических лиц (Украины), ликвидирующихся и/или прекративших деятельность на территории Республики Крым, в связи с вхождением Республики Крым в состав Российской Федерации	пункт 3 главы 8 Закона Республики Крым			Требуется в случае хранения документов периода Украины
3. Организация учета документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов в организации
3.1.	Наличие паспорта архива организации и пояснительной записки к нему	пункты 3.1, 3.2, 3.12 Правил архивов организаций пункты 2.2, 2.6 Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11
3.2.	Наличие книги учета поступления и выбытия дел, документов установленной формы	пункты 3.5 - 3.7 Правил архивов организаций
3.3.	Наличие списка фондов установленной формы	пункты 3.3, 3.5, 3.6, 3.8 Правил архивов организаций			Ведется в организации при наличии более одного архивного фонда
3.4.	Наличие листов фондов установленной формы	пункты 3.5, 3.6, 3.9 Правил архивов организаций
3.5.	Наличие, оформление и комплектность описей дел на архивные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, согласованных и утвержденных в установленном порядке	пункты 3.5, 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 5.4, 5.5, 5.6 Правил архивов организаций
3.6.	Наличие реестра описей установленной формы	пункты 3.5, 3.6, 3.11 Правил архивов организаций			Ведется в организации при наличии двух и более описей дел, документов
3.7.	Наличие дела фонда	пункт 3.15 Правил архивов организаций			Ведется на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации
3.8.	Соблюдение порядка учета документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов в организации	статья 19 Федерального закона; статья 16 Закона Республики Крым; пункты 3.14, 3.15 Правил архивов организаций
3.9.	Наличие актов о технических ошибках в учетных документах архива организации установленной формы	пункты 2.43, 3.15 Правил архивов организаций			Заполняется в случае технических ошибок в учетных документах архива организации
3.10.	Наличие акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) установленной формы	пункты 2.43, 3.15 Правил архивов организаций			Заполняется при выявлении подобных случаев
3.11.	Наличие актов о неисправимых повреждениях архивных документов установленной формы	пункт 3.15 Правил архивов организаций			Заполняется при выявлении подобных случаев
3.12.	Наличие акта об утрате документов, согласованного с экспертной комиссией и утвержденного руководителем организации, прилагаемой к нему справки о проведении розыска	пункт 2.44, 3.15 Правил архивов организаций			Заполняется при выявлении подобных случаев
4. Комплектование архива организации документами Архивного фонда Республики Крым и другими архивными документами
4.1.	Наличие распорядительного документа о составе и утверждении положения об экспертной комиссии организации, протоколов ее заседания	статья 7 Закона Республики Крым; пункты 4.7 - 4.11 Правил архивов организаций; Примерное положение об экспертной комиссии организации, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43
4.2.	Соблюдение сроков и порядка передачи документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов в архив организации	пункт 3.15, 4.1, 4.19 Правил архивов организаций			В том числе наличие акта приема-передачи архивных документов на хранение
4.3.	Отсутствие в архиве организации документов временного срока хранения	пункт 4.2 Правил архивов организаций			Наличие решения руководителя в случае хранения в архиве документов временного срока хранения
4.4.	Соблюдение сроков и порядка проведения экспертизы ценности в организации	пункты 4.3 - 4.6, 4.10, 4.11 Правил архивов организаций
4.5.	Наличие актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной формы и других документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию)	пункты 3.15, 4.9, 4.11 - 4.13 Правил архивов организаций
4.6.	Соблюдение порядка приема-передачи дел в архив организации из структурных подразделений	пункт 4.31, 4.33 Правил архивов организаций			В т.ч наличие графика передачи дел в архив из структурных подразделений, утвержденного руководителем организации
4.7.	Соответствие оформления дел нормативным требованиям	пункты 3.4, 4.19 - 4.30 Правил архивов организаций
5. Организация использования документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов в организации
5.1.	Соблюдение порядка доступа к архивным документам с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при передаче их в архив организации	статья 24 - 26 Федерального закона; пункты 5.2, 5.20 Правил архивов организаций			Заполняется при наличии документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации и/или условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов
5.2.	Ведение учета использования архивных документов, выдачи архивных справок, выписок, копий документов. Наличие книги (базы данных) регистрации поступающих документов	пункт 5.8 Правил архивов организаций
5.3.	Соблюдение порядка и сроков исполнения запросов. Наличие запросов (заявлений, писем) о предоставлении информации	пункты 5.9 - 5.10 Правил архивов организаций
5.4.	Соблюдение порядка оформления и выдачи архивных справок, выписок и копий архивных документов, также порядок работы с документами пользователями	статья 26 Федерального закона; пункты 5.11 - 5.19 Правил архивов организаций
5.5.	Наличие разрешения руководителя и актов об изъятии из дел (возвращении) подлинных личных документов и копий	пункт 5.17 Правил архивов организаций			Заполняется в случае наличия фактов изъятия подлинных личных документов из дел
6. Организация передачи документов Архивного фонда Республики Крым и других архивных документов организации на хранение в государственный или муниципальный архив
6.1.	Соблюдение сроков и порядка передачи документов Архивного фонда Республики Крым в государственный (муниципальный) архив	статья 22 Федерального закона; пункт 6.1, 6.3, 6.6 - 6.8 Правил архивов организаций			В том числе наличие акта приема-передачи архивных документов на хранение
6.2.	Наличие письменного разрешения государственного (муниципального) архива о продлении сроков хранения документов в архиве организации	пункт 6.5. Правил архивов организаций			Заполняется при наличии в архиве организации документов Архивного фонда Республики Крым, хранящихся сверхустановленного срока
6.3.	Наличие актов об обнаружении дефектов	пункт 6.7 Правил архивов организаций			Заполняется при выявлении подобных случаев при передаче документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив

 ____________ ______________________ _________________________________

 ____________ ______________________ _________________________________

 ____________ ______________________ _________________________________

 ____________ ______________________ _________________________________

    (дата)    (подпись проверяющего) (фамилия и инициалы проверяющего)