Приложение N 3. Положение о проведении общественно-патриотической акции "Народная летопись Победы", посвященной 75-летию Победы в Великой Отечественной войне

Приложение N 3
к постановлению администрации
городского округа Тольятти
от 31.01.2020 N 270-п/1

Положение
о проведении общественно-патриотической акции "Народная летопись Победы", посвященной 75-летию Победы в Великой Отечественной войне

1. Общие положения

1.1. "Народная летопись Победы" - общегородская общественная патриотическая акция (далее - Акция).

1.2. Организатором и официальным координатором Акции выступает управление по делам архивов администрации городского округа Тольятти.

1.3. Акция проводится с целью сохранения документальной памяти об участниках Великой Отечественной войны и тружениках тыла и создания единого городского архивного фонда документов военных лет - письменных свидетельств войны.

1.4. Акция позволит горожанам увековечить память о предках в истории города и страны, передав на постоянное хранение в муниципальное казенное учреждение городского округа Тольятти "Тольяттинский архив" (далее - МКУ "Тольяттинский архив") семейные реликвии времен Великой Отечественной войны.

1.5. Настоящее Положение определяет сроки, условия, и порядок проведения Акции.

2. Сроки проведения акции

2.1. Акция проводится с января по декабрь 2020 г.

3. Условия и порядок участия в акции

3.1. В Акции может принять участие любой житель городского округа Тольятти, а также иногородний гражданин, желающий сохранить память о родственниках - участниках Великой Отечественной войны или тружениках тыла (далее - участник Акции).

3.2. Для участия в Акции необходимо принести и безвозмездно передать оригиналы архивных материалов, либо их копии на электронно-цифровых носителях.

Архивные материалы - это документы, фотографии, карты, агитационные плакаты, листовки, письменные воспоминания и письма военных лет, отражающие жизнь военного времени.

Общие требования к передаваемым в дар на постоянное хранение и использование МКУ "Тольяттинский архив" архивным материалам:

- соответствие заявленной теме Акции;

- наличие сведений об участнике Акции (Ф.И.О., почтовый адрес, контактный телефон, адрес электронной почты);

- наличие информации о персоналии (персоналиях), чьи архивные материалы передаются в дар на постоянное хранение и использование (Ф.И.О, биографические сведения, сведения о боевом либо трудовом пути, о наградах и заслугах, воспоминания о персоналии и т.п.);

Записанные воспоминания о родственниках - участниках Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и тружениках тыла, а также о тех, чей жизненный путь связан с историей Ставрополя в военные годы, принимаются на бумажном носителе или в электронном формате Word или PDF с указанием сведений об авторе (авторах).

Фотографии, при наличии информации, дополнительно сопровождаются сведениями об изображенных на них людях и событиях, о месте и дате съемки (наименование населенного пункта, год (месяц, число).

3.3. Прием архивных материалов осуществляется:

3.3.1. С января по май 2020 года:

- при личном обращении в отделения муниципального автономного учреждения городского округа Тольятти "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - МАУ "МФЦ"), расположенные по адресам: г. Тольятти, ул. Юбилейная, 4; ул. Автостроителей, 5; ул. Мира, 84; ул. Ярославская, 35;

- по сети "Интернет" на электронный адрес МКУ "Тольяттинский архив": archivist06@mail.ru, с пометкой "Акция" (электронно-цифровые копии архивных материалов).

3.3.2. С июня по декабрь 2020 года:

- при личном обращении в МКУ "Тольяттинский архив", по адресу: г. Тольятти, ул. Белорусская, 33 (вторник, четверг),

- почтой по адресу: 445021, г. Тольятти, ул. Ленинградская, 49, МКУ "Тольяттинский архив",

- по сети "Интернет" на электронный адрес МКУ "Тольяттинский архив": archivist06@mail.ru, с пометкой "Акция" (электронно-цифровые копии архивных материалов).

3.4. Сотрудники МАУ "МФЦ", ответственные за прием и регистрацию документов, осуществляют прием оригиналов архивных материалов либо их копий на электронно-цифровых носителях. При необходимости, сотрудник МАУ "МФЦ" производит бесплатное сканирование архивных материалов, объемом не более 10 листов, в формате .pdf с разрешением 300 dpi в цветном изображении.

3.5. Для оформления передачи архивных материалов участнику Акции необходимо предоставить документ, удостоверяющий личность, заполнить соглашение о хранении и использовании в МКУ "Тольяттинский архив" архивных материалов (далее - Соглашение) (Приложение N 1).

3.6. Обращение участника Акции регистрируются сотрудником МФЦ в ГИС СО "МФЦ".

Сотрудник МАУ "МФЦ" формирует опись и заявление-расписку в двух экземплярах. В заявлении-расписке указывается регистрационный (входящий) номер и дата приема Соглашения и архивных материалов, указываются фамилия, инициалы, должность, сотрудника МФЦ.

Заявление-расписка подписывается сотрудником МАУ "МФЦ" и участником Акции. Один экземпляр заявления-расписки передается участнику Акции, второй экземпляр заявления-расписки остается в МАУ "МФЦ".

На заявлении-расписке на предоставление услуги проставляется отметка о том, что заявителю даны разъяснения о необходимости обращения в МАУ "МФЦ" за получением архивных материалов, не прошедших экспертизу ценности.

3.7. Архивные материалы либо копии архивных материалов на электронно-цифровых носителях, Соглашение с описью архивных материалов передаются в МКУ "Тольяттинский архив" не позднее 2 рабочих дней со дня приема по реестру (Приложение N 2):

- архивные материалы, Соглашение с описью архивных материалов передаются на бумажном носителе курьером по адресу: 445021, г. Тольятти, ул. Ленинградская, 49, МКУ "Тольяттинский архив";

- копии архивных материалов на электронно-цифровых носителях, Соглашение с описью архивных материалов передаются на адрес электронной почты: archivist06@mail.ru с пометкой "Акция". Оригиналы Соглашения и описи архивных материалов дополнительно передаются на бумажном носителе курьером по адресу: 445021, г. Тольятти, ул. Ленинградская, 49, МКУ "Тольяттинский архив".

4. Использование документов

4.1. МКУ "Тольяттинский архив" осуществляет экспертизу ценности, хранение и использование переданных архивных материалов. По документам, поступившим через МАУ "МФЦ", решение о приеме на хранение и использовании либо о возврате документов участнику Акции принимается в срок не позднее 15 июня 2020 года.

4.2. Наиболее интересные архивные материалы, поступившие на хранение в МКУ "Тольяттинский архив" в рамках Акции, будут размещены на официальном портале Администрации городского округа Тольятти в разделе "Народная летопись Победы".

4.3. Поступившие в МКУ "Тольяттинский архив" документы могут быть опубликованы в документальных сборниках, использованы в тематических выставках, лекциях, уроках, размещены в СМИ, сети "Интернет". Участник Акции при подписании Соглашения автоматически дает согласие на использование переданных архивных материалов в дальнейшем с указанием фамилии автора или дарителя.

4.4. Копии документов могут быть переданы в военные комиссариаты городского округа Тольятти для дальнейшего использования, в том числе для общероссийской базы участников Великой Отечественной войны.

5. Возврат архивных материалов

5.1. Подлинники архивных материалов, переданные из МАУ "МФЦ" в МКУ "Тольяттинский архив", не прошедшие экспертизу ценности, возвращаются в МАУ "МФЦ" с описью архивных материалов по реестру передачи документов в течение двух рабочих дней после принятия решения для выдачи участнику Акции - собственнику архивных материалов.

5.2. Сотрудник МАУ "МФЦ" информирует участника Акции о поступлении документов, не прошедших экспертизу ценности, по номеру телефона, указанному в заявлении-расписке.

5.3. Архивные материалы, не прошедшие экспертизу ценности, хранятся в МАУ "МФЦ" до 31 июля 2020 года. Невостребованные архивные материалы подлежат направлению в МКУ "Тольяттинский архив" с реестром невостребованных документов.