Приложение N 1. Положение о постоянно действующей Экспертной комиссии Избирательной комиссии Республики Хакасия по определению исторической, научной и практической ценности документов

Приложение N 1
к Постановлению
Избирательной комиссии Республики Хакасия
от 24 декабря 2019 года N 145/890-7

Положение
о постоянно действующей Экспертной комиссии Избирательной комиссии Республики Хакасия по определению исторической, научной и практической ценности документов

1. Общие положения

1.1. Экспертная комиссия Избирательной комиссии Республики Хакасия по определению исторической, научной и практической ценности документов (далее - Экспертная комиссия) организует и проводит методическую и практическую работу по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Республики Хакасия, включая избирательную, управленческую, техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Избирательной комиссии Республики Хакасия (далее - Комиссия) и находящуюся на ведомственном хранении в архиве Комиссии, структурных подразделениях Аппарата Комиссии; а также по методическому руководству деятельностью экспертных комиссий территориальных избирательных комиссий Республики Хакасия.

1.2. Экспертная комиссия является совещательным органом при Комиссии и действует на основании настоящего Положения. Решения Экспертной комиссии вступают в силу после их утверждения секретарем Комиссии.

В отдельных случаях, предусмотренных настоящим Положением, решения вступают в силу только после их утверждения или согласования с экспертно-проверочной методической комиссией по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия (далее - ЭПМК) либо Государственным казенным учреждением Республики Хакасия "Национальный архив" (далее - НАРХ).

1.3. Положение об Экспертной комиссии после согласования с ЭПМК утверждается постановлением Комиссии.

1.4. Экспертная комиссия состоит из председателя, заместителя председателя, секретаря и членов Комиссии.

Председателем Экспертной комиссии является секретарь Комиссии, секретарем Экспертной комиссии - работник Аппарата Комиссии.

Персональный состав Экспертной комиссии утверждается постановлением Комиссии из числа членов Комиссии, работников ее Аппарата, представителей НАРХ (по согласованию).

В качестве консультантов и экспертов к работе Экспертной комиссии могут привлекаться, в том числе на договорной основе, представители иных организаций.

1.5. В своей работе Экспертная комиссия руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области архивного дела, а также Регламентом Избирательной комиссии Республики Хакасия, постановлениями Комиссии, распоряжениями Председателя Комиссии, Инструкцией по делопроизводству в Комиссии, Инструкцией по кадровому делопроизводству в Комиссии, Положением об Аппарате Комиссии, нормативно-методическими документами ЭПМК, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, настоящим Положением.

2. Функции Экспертной комиссии

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции.

2.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

2.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании проектов:

а) номенклатуры дел Комиссии;

б) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

в) описей дел по личному составу;

г) описей временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

д) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

е) актов об утрате документов;

ж) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

з) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности Комиссии, с указанием их сроков хранения, с последующим представлением их на согласование с ЭПМК;

и) нормативных правовых актов и методических документов Комиссии по делопроизводству и архивному делу.

2.3. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Республики Хакасия, образующихся в процессе деятельности Комиссии и территориальных избирательных комиссий Республики Хакасия.

2.4. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов в структурных подразделениях Аппарата Комиссии, в территориальных избирательных комиссиях Республики Хакасия по разработке номенклатур дел, подготовке документов к архивному хранению, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

2.5. Оказывает методическую помощь членам Комиссии и работникам ее Аппарата, территориальным избирательным комиссиям Республики Хакасия:

по выявлению владельцев личных архивов и возможной передачи ими дневников, записей, воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Республики Хакасия;

по инициативному документированию с целью накопления документов по истории Комиссии и развитию избирательной системы в Республике Хакасия после 1993 года.

2.6. Рассматривает и выносит на утверждение секретаря Комиссии решения об одобрении:

сводных описей дел постоянного срока хранения;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

описей документов по личному составу;

графиков подготовки и передачи описей на государственное хранение;

нормативно-методических пособий по работе с документами (в том числе перечней документов со сроками хранения, номенклатур дел, памяток и правил работы с документами и др.).

2.7. Представляет на рассмотрение в НАРХ проекты:

предложений об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

перечней документов со сроками хранения;

положения об Экспертной комиссии;

положения об архиве Комиссии;

примерной номенклатуры дел Избирательной комиссии Республики Хакасия;

инструкции по делопроизводству, инструкции по кадровому делопроизводству.

2.8. Согласованные Экспертной комиссией описи дел документов представляет на рассмотрение ЭПМК по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия:

постоянного срока хранения - на утверждение;

по личному составу - на согласование.

Описи дел документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПМК в трех экземплярах на бумажном носителе и в одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

После утверждения (согласования) описей (годовых разделов описей) ЭПМК они утверждаются Председателем Комиссии.

2.9. Проводит консультации по вопросам организации делопроизводства для работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Аппарата Комиссии, в территориальных избирательных комиссиях Республики Хакасия, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их профессиональной квалификации.

3. Права Экспертной комиссии

При осуществлении своих функций Экспертная комиссия имеет право:

3.1. Давать рекомендации структурным подразделениям Аппарата Комиссии, территориальным избирательным комиссиям Республики Хакасия по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, поиска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи на постоянное хранение.

3.2. Запрашивать и получать от членов Комиссии, руководителей структурных подразделений Аппарата Комиссии, территориальных избирательных комиссий Республики Хакасия письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу; а также предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Аппарата Комиссии о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов.

3.4. Приглашать на заседания в качестве консультантов и экспертов работников структурных подразделений Аппарата Комиссии, территориальных избирательных комиссий Республики Хакасия, представителей ЭПМК по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия и НАРХ.

3.5. Информировать Комиссию и ее руководителей по вопросам, относящимся к компетенции Экспертной комиссии.

3.6. В установленном порядке представлять Комиссию в органах и учреждениях Министерства культуры Республики Хакасия и НАРХ.

4. Организация работы Экспертной комиссии

4.1. Экспертная комиссия взаимодействует с ЭПМК по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия и НАРХ.

4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции Экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания Экспертной комиссии протоколируются.

4.3. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному секретарем Избирательной комиссии Республики Хакасия.

Вопросы, относящиеся к компетенции Экспертной комиссии, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости.

4.4. Заседания Экспертной комиссии и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании участвует не менее половины членов Комиссии. Право решающего голоса имеют только члены Экспертной комиссии. Приглашенные эксперты имеют право совещательного голоса.

Решения принимаются простым большинством голосов от установленного числа членов Экспертной комиссии. При разделении голосов поровну голос председателя Экспертной комиссии является решающим (в необходимых случаях по согласованию с подразделениями НАРХ).

4.5. Экспертная комиссия в лице ее председателя, его заместителя и секретаря Комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства Экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря Экспертной комиссии.