Приложение. Положение об архиве избирательной комиссии Республики Хакасия

Приложение
к Постановлению
Избирательной комиссии Республики Хакасия
от 24 декабря 2019 года N 145/889-7

Положение
об архиве избирательной комиссии Республики Хакасия

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Избирательной комиссии Республики Хакасия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном казенном учреждении Республики Хакасия "Национальный архив" (далее - Национальный архив).

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558, хранятся в Избирательной комиссии Республики Хакасия.

1.2. Избирательная комиссия Республики Хакасия обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе ее деятельности. В соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Избирательной комиссии Республики Хакасия. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Избирательной комиссии Республики Хакасия несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В Избирательной комиссии Республики Хакасия для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Также в архиве подлежат хранению аудиовизуальные и электронные документы, образующиеся в процессе деятельности Избирательной комиссии Республики Хакасия.

Избирательная комиссия Республики Хакасия обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.

1.4. Функции по ведению архива возлагаются на отдел документационного обеспечения Аппарата Избирательной комиссии Республики Хакасия.

1.5. В своей работе архив Избирательной комиссии Республики Хакасия руководствуется законодательством Российской Федерации, постановлениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, постановлениями Избирательной комиссии Республики Хакасия, нормативными правовыми актами Архивного фонда Российской Федерации, Национального архива, настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве Избирательной комиссии Республики Хакасия разрабатывается на основании Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42, по согласованию с экспертно-проверочной методической комиссией Министерства культуры Республики Хакасия и утверждается постановлением Избирательной комиссии Республики Хакасия.

1.7. Контроль за деятельностью архива Избирательной комиссии Республики Хакасия осуществляет секретарь Избирательной комиссии Республики Хакасия.

1.8. Национальный архив осуществляет руководство деятельностью архива Избирательной комиссии Республики Хакасия.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством Избирательной комиссии Республики Хакасия документы постоянного хранения.

2.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности.

2.3. Документы по личному составу.

2.4. Документы, представляющие собой историческую, научную, политическую или культурную ценность.

2.5. Аудиовизуальные документы.

2.6. Электронные документы.

2.7. Информационные и информационно-разъяснительные плакаты, листовки, буклеты, проспекты.

3. Источники комплектования архива Избирательной комиссии Республики Хакасия

Архив Избирательной комиссии Республики Хакасия комплектуется архивными документами, образующимися в ее деятельности, приобретенными или переданными ей избирательными комиссиями в Республике Хакасия, министерствами и ведомствами, кандидатами, гражданами Российской Федерации.

4. Задачи и функции архива

4.1. Основными задачами архива Избирательной комиссии Республики Хакасия являются:

4.1.1. Комплектование документами и материалами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

4.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов и материалов, хранящихся в архиве.

4.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Министерством культуры Российской Федерации.

4.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Избирательной комиссии Республики Хакасия.

4.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив Избирательной комиссии Республики Хакасия осуществляет следующие функции:

4.2.1. Принимает не позднее чем через 1 год после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы Избирательной комиссии Республики Хакасия, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Министерством культуры Российской Федерации.

4.2.2. Согласовывает с Национальным архивом график представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии Министерства культуры Республики Хакасия и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

4.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов и материалов.

4.2.4. Организует использование документов и материалов:

информирует руководство и работников Аппарата Избирательной комиссии Республики Хакасия о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы и копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов и материалов, хранящихся в архиве;

использует архивные документы для публикации в средствах массовой информации, собственных изданиях, при создании видеороликов, подготовке выставочных экспозиций;

использует архивные документы при проведении мероприятий по повышению правовой культуры избирателей и обучению организаторов выборов.

4.2.5. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Избирательной комиссии Республики Хакасия.

4.2.6. Составляет номенклатуру дел Избирательной комиссии Республики Хакасия, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Избирательной комиссии Республики Хакасия.

4.2.7. Ежегодно представляет в Национальный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива Избирательной комиссии Республики Хакасия).

4.2.8. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Национальный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

5. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1. Представлять руководству предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве Избирательной комиссии Республики Хакасия.

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами и материалами Избирательной комиссии Республики Хакасия.

5.3. Запрашивать от начальников отделов Аппарата Избирательной комиссии Республики Хакасия сведения, необходимые для работы архива и пополнения архивного фонда, с учетом обеспечения выполнения возложенных на архив задач и функций.

6. Ответственность

Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций несет секретарь Избирательной комиссии Республики Хакасия.