Приложение

Утверждена
постановлением мэрии города
от 13.12.2013 N 6000
(в редакции
постановления мэрии города
от 28.02.2018 N 888)

Инструкция
по делопроизводству в органах мэрии

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах мэрии (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования управления документационным обеспечением, повышения его эффективности путем унификации состава и форм организационно-распорядительной и справочно-информационной документации и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения мэрии, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах мэрии и распространяется на документы несекретного характера.

Правила работы с секретными документами с отметкой о конфиденциальности "Для служебного пользования" устанавливаются специальной инструкцией.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы управления документационным обеспечением, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах мэрии осуществляются управлением делами мэрии и отделом по делам архивов мэрии.

1.4. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в органах мэрии, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на их руководителей.

Руководитель органа мэрии распоряжением или приказом назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя о состоянии их исполнения, осуществляет ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передачу их на хранение в архив, а также ознакомление муниципальных служащих с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При смене муниципального служащего, ответственного за делопроизводство, составляется акт приема-передачи дел, который утверждается руководителем.

1.5. Лица, назначенные ответственными за делопроизводство в органах мэрии, обязаны пройти в отделе организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии инструктаж по ведению делопроизводства и ознакомиться с настоящей Инструкцией.

1.6. Права, обязанности и ответственность муниципальных служащих, осуществляющих работу по делопроизводству в органах мэрии, устанавливаются должностными инструкциями.

1.7. Муниципальные служащие органов мэрии несут персональную ответственность за выполнение Инструкции, сохранность служебных документов, в случае их утраты немедленно докладывают руководителям органов мэрии и отдела организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии.

При увольнении, перемещении муниципального служащего, перед уходом в отпуск или отъездом в командировку документы передаются по указанию руководителя другому муниципальному служащему.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены только те лица, которые имеют непосредственное отношение к их исполнению.

2. Документация органов мэрии, требования к оформлению бланков документов

2.1. Деятельность мэрии города обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Система муниципальных правовых актов определяется Уставом города Череповца.

Служебные документы мэрии подразделяются условно на три группы:

распорядительные (постановления, распоряжения, приказы);

организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

справочно-информационные (протоколы, справки, акты, докладные записки, письма, телеграммы).

2.2. В мэрии города используются:

бланки муниципальных правовых актов:

"Постановление мэрии города", "Распоряжение мэрии города" - подписывают мэр города или лицо, его замещающее, а также лица, которым делегировано мэром города право подписания муниципальных правовых актов в пределах их полномочий (приложения 1, 2);

бланки писем (инициативные, ответные):

"Мэрия города Череповца" - подписывают мэр города, заместители мэра города, помощники мэра города с полным указанием должности, инициалов и фамилии (приложения 3, 4);

"Вологодская область, город Череповец" - подписывают глава города Череповца и мэр города (приложение 5), используется бланк с реквизитами инициатора;

бланки органов мэрии (приложение 6).

Справочные данные об организации на бланках писем оформляются в следующей последовательности: название улицы, номер дома, название города, почтовый индекс, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

2.3. Документы мэрии должны оформляться на бланках утвержденного образца, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).

Макеты бланков документов органов мэрии утверждаются начальником управления делами мэрии.

Бланки документов должны иметь поля (мм):

35 - левое, 10 - правое, 20 - верхнее, 20 - нижнее.

Расстояние от верхнего края листа до герба - 0,63 см. При альбомной ориентации страниц поля (мм): 10 - левое, 10 - правое, 35 - верхнее, 20 - нижнее.

При работе с текстом документа включают режим расстановки переносов. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

2.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman размером N 13 и N 12 (для оформления табличных материалов).

3. Оформление реквизитов на документах мэрии

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать порядок, установленный Регламентом мэрии города Череповца.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для каждого вида документа.

Оформление реквизитов.

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных и справочно-информационных документов мэрии должно соответствовать ГОСТу Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

3.1. Изображение герба города Череповца.

Изображение герба города при продольном расположении реквизитов помещается в центре верхнего поля (муниципальные правовые акты: постановления, распоряжения), а при угловом расположении реквизитов - в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации - автора письма.

3.2. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Под реквизитом "Наименование организации" указывается сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ВОЛОГОДСКАЯ ОБЛАСТЬ

МЭРИЯ ГОРОДА ЧЕРЕПОВЦА

УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и размещают ниже полного наименования или за ним в скобках.

Если документ подготовлен совместно двумя и более органами мэрии, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования органов мэрии следует печатать на чистом листе бумаги. Наименование организаций одного ранга располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

3.3. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес (индекс, город, улица, номер дома - все элементы разделены запятой, в конце строки точка не ставится); номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

3.4. Наименование вида документа имеют все документы, кроме писем. Этот реквизит проставляется ниже реквизитов "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" от границы левого поля при угловом расположении реквизитов или в центре листа при продольном расположении реквизитов.

Наименование вида документа является одним из важнейших реквизитов, поэтому в бланках документов выделяется крупным шрифтом.

3.5. Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа считается дата его подписания или утверждения. Для протокола датой является дата заседания (принятия решения); для акта - дата совершения события, фиксируемого документом.

Дата может быть оформлена двумя способами: цифровым и словесно-цифровым. При цифровом обозначении используются арабские цифры, расположенные в одной строке в следующей последовательности: день месяца (число), порядковый номер месяца, год. День месяца и порядковый номер месяца оформляются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами (до 2000 г. обозначение года оформляется двумя арабскими цифрами: 08.05.99). Группы цифр, обозначающие число, месяц и год, разделяются точкой. В конце даты точка и сокращенное или полное обозначение слова "год" не ставятся.

Например, дату 7 января 2018 г. следует оформить так: 07.01.2018.

Если обозначение числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится 0 (ноль). Например: 09.02.2018.

Следует учитывать год принятия правового акта мэра или мэрии города:

постановления (распоряжения) мэра города:

с 18.05.99 до 01.02.2002

с 01.01.2006 до 31.12.2008

постановления (распоряжения) мэрии города:

с 01.02.2002 до 31.12.2005

с 01.01.2009 по настоящее время.

Замена арабских цифр при обозначении месяца римскими цифрами недопустима.

При словесно-цифровом способе оформления даты используются: цифровое обозначение числа, словесное обозначение месяца, цифровое (4 знака) обозначение года и слово год или его сокращение - г. Кавычки не ставятся.

Например: 7 января 2018 г.

Место проставления даты на рабочем поле документа определяется видом бланка и видом документа, но дата всегда предшествует регистрационному номеру документа. Дата документа, оформленная цифровым способом, указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита "Наименование вида документа", от границы левого поля, без кавычек и без предлога от.

При угловом расположении реквизитов дата и регистрационный номер документа обозначаются на одном уровне в левой стороне листа. При продольном расположении реквизитов в распорядительных документах дата и номер помещаются в левой части документа. Место проставления даты и регистрационного номера документа обозначено, как правило, в бланке документа.

3.6. Регистрационный номер документа - это условное цифровое обозначение документа с целью обеспечения его учета и последующего поиска. Реквизит проставляется справа от даты регистрации документа.

Структура регистрационных номеров документов установлена номенклатурой дел органов мэрии.

Постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, справки и т.п. имеют порядковый номер, проставляемый в течение календарного года (с января по декабрь) с возрастающей последовательностью. При этом распоряжения (приказы) по основным вопросам деятельности мэрии и по кадровым вопросам имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы.

Например: N 15-р (распоряжение по основным вопросам деятельности), N 15-рк и N 18-рму (распоряжение по кадрам).

В служебных письмах номер документа обозначается группой цифр, разделенных косой чертой и тире. При этом порядковый регистрационный номер самого документа указывается первыми цифрами.

Например: N 62/01-12-25, где

62 - порядковый регистрационный номер;

01 - обозначение органа мэрии;

12 - код органа, входящего в структуру юридического лица;

25 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа используется только в тех документах, которые являются ответными. Сведения о номере и дате переносятся с поступившего документа и в текст ответного документа не включаются.

На бланках для служебных писем этот реквизит располагается на второй строке под обозначением даты и регистрационного номера исходящего документа. В бланке обычно печатают На N (затем проставляется номер входящего документа) и предлог от (после которого указывается дата).

Например: На N 3-11/813 от 11.08.2009.

3.8. Место составления (издания) документа - реквизит, который используется только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту "Наименование организации". Место составления документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения.

3.9. Отметка о конфиденциальности документа свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Ограничение доступа является защитой от неправомерного обращения с информацией, что может нанести ущерб ее собственному владельцу, пользователю или иному лицу.

Отметка о конфиденциальности может иметь наименования: "Для служебного пользования (ДСП)", "Конфиденциально" и др.

Реквизит располагается на первом листе документа в правом верхнем углу выше реквизитов "Адресат" и "Гриф утверждения", печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля.

3.10. Адресат - реквизит, который используется в основном на исходящих документах, направляемых в другие организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. На внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в том случае, когда документ предназначен для передачи руководству, например, на заявлениях, докладной и объяснительной записках.

Реквизит "Адресат" печатается в правом верхнем углу документа. В бланке с угловым расположением заголовочных реквизитов реквизит "Адресат" находится на одном уровне с наименованием организации-автора документа.

Реквизит состоит из набора элементов. В пределах каждого элемента реквизита "Адресат" текст печатается через один межстрочный интервал, а его составные части - через 1,5 - 2 межстрочных интервала.

Каждая составная часть реквизита (наименование организации, наименование органа мэрии, должность, инициалы и фамилия должностного лица, почтовый адрес) начинается с новой строки. Перенос частей слова на другую строку не рекомендуется. Строка не должна заканчиваться предлогом или союзом, в конце строки точка не ставится. Элементы адресата располагают один под другим от одной вертикальной линии.

Допускается центрировать каждую строку относительно самой длинной строки реквизита.

При адресовании документа в организацию (ее структурные подразделения) без указания должностного лица ее наименование пишут в именительном падеже.

Например:

                                                      Правительство

                                                      Вологодской области

При направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

                                                      Правительство

                                                      Вологодской области

                                                        Департамент

                                                        управления делами

                                                 Начальнику отдела наград

                                                 Т.А. Петровой

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности и адресата.

Например:

                                                    Мэру города Ярославля

                                                    И.И. Иванову

Инициалы ставятся перед фамилией адресата.

При адресовании документа физическому лицу (ответы на обращения граждан) указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                          Калинину И.П.

                                          ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

                                          Череповецкий р-н, п. Тоншалово,

                                          Вологодская область, 162600

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки и на каждом документе проставляется один адресат. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

3.11. Утверждение документа является особым способом введения документа в действие.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 7.

Документы утверждаются руководителями органов мэрии, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах.

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы должностного лица указываются перед его фамилией) и даты.

Например:

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                         ________________________________

                                                     должность

                                         ______________ _________________

                                         личная подпись инициалы, фамилия

                                         _____________

                                            дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

3.12. Указание по исполнению документа включает следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Все части указания по исполнению документа оформляются в соответствии с требованиями:

1. Документ должен направляться тому лицу, которое непосредственно участвует в его исполнении.

2. Поручение должно быть конкретным, выполнимым; руководитель указывает и свое мнение по затронутым в документе вопросам.

3. При рассмотрении документа в системе электронного документооборота (далее - СЭД) при составлении поручения личная подпись не ставится, дата рассмотрения сохраняется автоматически, срок исполнения выбирается вручную при использовании специальной функции системы.

4. В случае если документ рассмотрен на бумажном носителе, поручение может быть оформлено следующим способом:

Например:

                                               Решите вопрос положительно

                                               Личная подпись. Дата

или

                                                 Согласен. Для исполнения

                                                 Личная подпись. Дата

5. В указании по исполнению документа должен быть указан конкретный срок исполнения:

                    Разработать концепцию и лично доложить мне 13.11.2018

или

                 Подготовьте ответ о невозможности удовлетворения просьбы

                   из-за отсутствия средств. Срок исполнения - 16.09.2018

Все документы ставятся на контроль в СЭД, в указание по исполнению документа вносится должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения.

3.13. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

Заголовок постановлений и распоряжений мэрии города печатается на расстоянии 8,9 см от верхнего края листа от границы левого поля.

Оформление заголовка связано с соблюдением требований:

1. В зависимости от вида документа заголовок отвечает на разные вопросы и по-разному оформляется.

Например:

Распоряжение - о чем?	РАСПОРЯЖЕНИЕ о приеме на работу;
по чему?	РАСПОРЯЖЕНИЕ по личному составу.
Инструкция - по чему?	ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству;
о чем?	ИНСТРУКЦИЯ о порядке формирования дел.
Должностная инструкция - кого?	ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главного специалиста.
Положение - о чем?	ПОЛОЖЕНИЕ о централизованной бухгалтерии мэрии; ПОЛОЖЕНИЕ о порядке проведения аттестации.
Протокол - чего?	ПРОТОКОЛ собрания.
Договор - о чем?	ДОГОВОР о сотрудничестве;
на что?	ДОГОВОР на расчетно-кассовое обслуживание;
чего?	ДОГОВОР поручительства.
Акт - о чем?	АКТ о списании;
чего?	АКТ приема-передачи; АКТ инвентаризации.

2. Заголовок располагают ниже реквизита "Дата документа" непосредственно перед текстом. Он печатается от границы левого поля, содержит не более 5 строк.

3. В правовых актах мэрии города заголовок выполняет функцию наименования документа, которое указывают при ссылке на документ.

4. Заголовок не заключается в кавычки, в конце его точка не ставится, внутри заголовка знаки препинания сохраняются.

5. Не рекомендуется заканчивать строку союзом или предлогом, а также переносить часть слова на другую строку.

6. Если в документе рассматривается несколько вопросов, то заголовок формулируется обобщенно. Например, заголовок сводного приказа, в котором указывается действие, распространяемое на нескольких лиц, оформляется так: О назначении на должность или О направлении в командировку. Заголовок сложного распоряжения по кадрам, содержащего несколько распорядительных действий по отношению к нескольким работающим, формулируется следующим образом: По личному составу.

7. Если заголовок начинается с предлога о (об), то далее должно следовать отглагольное существительное, обозначающее управленческое действие: О реорганизации, О направлении, О создании, Об обеспечении, Об утверждении и т.д. После отглагольного существительного указывается объект, на который направлено управленческое действие.

3.14. Текст документа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1 интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст постановления (распоряжения), как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной) частей.

В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки постановления (распоряжения), а также делается обязательная ссылка на законодательный или иной акт органов государственной власти и местного самоуправления (наименование органа, выпустившего документ, дата, номер, полное наименование документа), в соответствии с которым подготовлен документ. Констатирующая часть может начинаться словами: "В соответствии ...", "На основании...", "Во исполнение...", "В целях...", "В связи...". В постановлениях констатирующая часть завершается словом "постановляю", которое печатается прописными буквами от левого поля, после него ставится двоеточие.

Правовые акты, на которые дается ссылка в констатирующей части постановления, распоряжения мэрии города, указываются в следующем порядке:

Федеральный закон (Закон Российской Федерации)

кодекс Российской Федерации

Указ Президента Российской Федерации

закон Вологодской области

постановление, распоряжение Губернатора Вологодской области

постановление Правительства Вологодской области

решение Череповецкой городской Думы

постановление, распоряжение мэрии города и т.д.

При перечислении правовых актов одного вида предлог от употребляется один раз.

Постановления (распоряжения) мэрии города могут не иметь преамбулы, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть постановлений (распоряжений) мэрии города подразделяется на пункты и подпункты.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками (нумерация выставляется вручную). Наименования пунктов и подпунктов пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой.

Все изменения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

В отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) применяются табличные тексты.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Например:

Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк

Графы таблиц могут быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф либо головка таблицы.

Для удобства прочтения текста и внесения последующих изменений в правовой акт используется графа "N п/п" .

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Проекты муниципальных правовых актов в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением. Контроль за исполнением документа, как правило, должен возлагаться на заместителей мэра города в соответствии с распределением обязанностей между ними. При возложении контроля в постановлении или распоряжении мэрии города указывается только должность лица, на которое возлагается контроль, без указания фамилии, имени, отчества, но с указанием курируемой сферы.

Например:

Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя мэра города, курирующего общие вопросы деятельности мэрии города.

Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя мэра города, курирующего городское хозяйство.

3.15. Отметка о наличии приложения.

Приложения к проектам постановлений и распоряжений оформляются на отдельных листах. При внесении документа с приложением, содержащим необходимую дополнительную информацию (планы мероприятий, списки, графики, таблицы, сметы и пр.), в тексте документа дается ссылка "согласно приложению", "прилагается" либо "согласно прилагаемому (списку, плану, перечню и т.д.)" и на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", а ниже дается ссылка на соответствующее постановление или распоряжение.

Например:

                                             Приложение

                                             к постановлению мэрии города

                                             от           N

При наличии двух и более приложений они нумеруются. Нумерация приложений осуществляется, как правило, в порядке их упоминания в тексте документа. Знак номера (N) перед порядковым номером приложения не ставится.

Например:

                                              Приложение 2

                                              к распоряжению мэрии города

                                              от           N

Каждое приложение имеет свою нумерацию страниц. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

При наличии в тексте постановления (распоряжения) формулировки УТВЕРДИТЬ по отношению к какому-либо приложению на этом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО со ссылкой на распорядительный документ, его дату и номер.

Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), которое согласуется с видом утверждаемого документа.

Например: инструкция УТВЕРЖДЕНА, решение УТВЕРЖДЕНО, Правила Утверждены, акт Утвержден.

Вид утверждающего документа дается в творительном падеже.

Например:

                                              УТВЕРЖДЕНО

                                              постановлением мэрии города

                                              от          N

Если приложений в документе несколько и они должны быть утверждены, ниже грифа утверждения может указываться в скобках номер приложения.

Например:

                                              УТВЕРЖДЕНО

                                              постановлением мэрии города

                                              от           N

                                              (приложение 1)

Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в тексте документа.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа-приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа.

При наличии в тексте примечаний они обычно выносятся в конец документа, если не требуется сделать примечание к отдельному пункту или абзацу документа.

Примечание отделяется от основного текста документа двумя межстрочными интервалами.

Слово "Примечание" пишется с прописной буквы с абзацного отступа без подчеркивания, после него ставится точка. Текст примечания начинается с прописной буквы и печатается через один межстрочный интервал.

Например:

Примечание. Информация о выполнении мероприятий в первом полугодии 2018 г. будет представлена дополнительно.

Если примечаний несколько, слово "Примечание" пишется от границы левого поля и после него ставится двоеточие. Каждое примечание нумеруется арабской цифрой и печатается с абзацного отступа.

Например:

Примечание:

1. Техническое сопровождение пользователей программного продукта осуществляется в соответствии с регламентом, утвержденным постановлением мэрии города от 10.02.2018 N 19.

2. Данные о действующих пользователях программного продукта представлены по состоянию на 01.06.2018.

Ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

В приложениях разделы, пункты и подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Пункты нумеруют в пределах раздела. Номер пункта должен состоять из номера раздела и номера пункта, разделенных точкой.

Например:

1.2.

Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой).

Например:

2.1.2, а), б)

Для дальнейшего деления текста используют абзацы, которые не нумеруют, а начинают с абзацного отступа. При указании на абзац первым считается абзац, с которого начинается структурный элемент текста, в составе которого он находится.

3.16. Подпись должностного лица является обязательным реквизитом любого документа (служебного и личного). Право подписи под тем или иным служебным документом определяется в соответствии с компетенцией руководителей мэрии и распределением обязанностей между ними. Наименование должности лица, подписавшего документ, пишется в соответствии со штатным расписанием. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

От границы левого поля печатается наименование должности, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом за или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности соответственно занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распоряжением.

Например:

Председатель комиссии Члены комиссии: (в алфавитном порядке)

подпись

Н.В. Петров П.С. Андреев С.М. Волков П.П. Яблоков

Наименование должности печатают от границы левого поля, расшифровку подписи - на уровне последней строки в наименовании должности. Между наименованием должности и расшифровкой подписи размещается личная подпись. В расшифровке подписи инициалы ставятся до фамилии. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывается.

При направлении документов в СЭД используется электронная цифровая подпись.

3.17. Гриф согласования - используется при предварительном рассмотрении и оценке проектов документов до их подписания, выражает согласие другой организации, должностного лица (не автора) с содержанием документа.

Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.

Например:

                                         СОГЛАСОВАНО

                                         ________________________________

                                                    должность

                                         ______________ _________________

                                         личная подпись инициалы, фамилия

                                         _____________

                                             дата

Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

                                               СОГЛАСОВАНО

                                               Решение заседания

                                               Правления ОАО Страховая

                                               компания "Шексна"

                                               Протокол от 20.01.2018 N 1

Согласование проектов муниципальных правовых актов, правовых актов главы города Череповца, которые разрабатывает мэрия города, соглашений (договоров) муниципальных контрактов осуществляется в СЭД "Летограф" . Автоматически формируются следующие бланки листов согласования:

проектов постановлений (распоряжений) мэрии города, соглашений (договоров) муниципальных контрактов с заключением контрольно-правового управления мэрии или УМСиКП;

проектов постановлений (распоряжений) мэрии города, соглашений (договоров) муниципальных контрактов без заключения контрольно-правового управления мэрии;

проектов постановлений (распоряжений) главы города Череповца.

При необходимости согласования проекта со сторонними организациями оформляется лист согласования со сторонними организациями на бумажном носителе (приложение 8).

Согласование проектов оформляется визой, которая включает в себя личную подпись и наименование должности лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в листе согласования к проекту с обязательным указанием даты поступления документа на согласование и даты согласования документа.

Автор проекта правового акта оформляет пояснительную записку согласно пункту 2.30 Регламента мэрии города Череповца, утвержденного постановлением мэрии города от 07.02.2017 N 555, и прикрепляет ее во вспомогательные файлы в карточке проекта в СЭД.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержание.

Постановление мэрии города вступает в силу с момента его подписания, а постановление, затрагивающее права, свободы и обязанности граждан, - после его официального опубликования. В постановлении может быть установлен иной порядок вступления его в силу.

3.18. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Недопустимо ставить оттиск печати на личную подпись руководителя, закрывая ее печатью, и на расшифровку личной подписи.

Если форма документа предусматривает обязательное проставление печати, место оттиска обозначается буквами "М.П.". Печать ставится прямо на них без захвата наименования должности и подписи.

3.19. Отметка о заверении копии используется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Этот реквизит располагается ниже реквизита "Подпись" от левого поля документа и состоит из заверительной надписи Верно (с прописной буквы, без кавычек), наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения.

Копии документов заверяются руководителем органа мэрии или муниципальным служащим, которому определена эта обязанность должностной инструкцией.

Например:

Верно Специалист сектора делопроизводства управления делами мэрии подпись Л.И. Иванова 10.06.2014

На копии исходящего документа, остающейся в делах мэрии, можно не указывать дату ее заверения, а также наименование должности лица, заверившего копию.

Копии документов, направляемых в органы мэрии, предприятия, учреждения и организации, заверяются печатью "Для документов".

3.20. Отметка об исполнителе на бумажном носителе включает инициалы, фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя и номер телефона. В справочно-информационных документах отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с использованием шрифта N 11. Номер телефона обозначается тремя группами цифр при отсутствии черточек между ними.

Например:

И.А. Петров

57 45 64

3.21. Отметка об исполнении документа в СЭД включает в себя краткий отчет исполнителя в соответствующем текстовом поле поручения в СЭД и/или прикрепленный файл, подтверждающий исполнение документа.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Приказ как правовой акт издается руководителем управления, комитета, отдела. Он оформляется на бланках органов мэрии. По содержанию приказы делятся на два вида: по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются причины, послужившие изданию приказа, цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок. Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть начинается словом "Приказываю" . В ней даются конкретные указания на предписываемые действия по пунктам с названием конкретного исполнителя и срока исполнения. В последнем пункте указываются лица или органы мэрии, на которые возлагается контроль за исполнением приказа.

Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе ...

В случае если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся перед фамилией) в дательном падеже.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения" .

Приказ подписывает руководитель или (в его отсутствие) лицо, исполняющее его обязанности.

Приказы нумеруются порядковыми номерами с возрастающей последовательностью в пределах календарного года.

При утверждении федеральными нормативными актами типовой формы приказа по вопросам основной деятельности приказ оформляется в соответствии с требованиями указанных актов и по типовой форме.

4.2. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Название вида заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола:

дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала от левого поля;

номер протокола печатается от границы правого поля.

Протоколам присваиваются порядковые номера с возрастающей последовательностью в пределах календарного года отдельно по каждой группе: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, состоящие из порядковых номеров протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали;

приглашенные;

повестка дня;

докладчик по каждому пункту повестки дня.

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Приглашенные" печатаются от границы левого поля. Фамилии председателя и секретаря пишутся в именительном падеже, затем ставятся инициалы. Фамилии, инициалы, должности присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Слова "ПОВЕСТКА ДНЯ" печатаются через 1 межстрочный интервал прописными буквами, полужирным шрифтом и выравниваются по центру, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый вопрос печатается с новой строки от первого положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопроса должна начинаться с предлогов "О" ("Об").

После каждого пункта повестки дня указывается докладчик - фамилия, инициалы, должность в именительном падеже. Слово "Докладчик" печатается с прописной буквы от 2-го положения табулятора, после него ставится двоеточие.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Фамилию докладчика печатают в родительном падеже от 1-го положения табулятора, после фамилии ставят инициалы, затем - тире и с прописной буквы пишут содержание доклада. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут: "Текст доклада прилагается" .

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются фамилия, инициалы, должность его автора в именительном падеже и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа печатается слово "Ответ", ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи.

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова "ВЫСТУПИЛИ" ставится двоеточие.

Фамилия выступающего пишется в именительном падеже от 1-го положения табулятора, затем указываются его инициалы и должность, ставится тире, и с прописной буквы печатается содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и срока исполнения.

Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: ГОЛОСОВАЛИ и приводятся результаты голосования: единогласно или за - ... , против - ..., воздержались - ... .

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

Протокол подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Подпись отделяется от текста 3-4 межстрочными интервалами и включает в себя наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем (приложение 9).

Допускается сокращенная форма протокола, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопроса.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих и приглашенных указываются порядковый номер вопроса по повестке дня и его формулировка, которая подчеркивается сплошной чертой. Под чертой в скобках печатаются фамилии и инициалы выступающих в порядке их выступления. Затем печатается принятое по вопросу решение.

В протоколе краткой формы указываются рассмотренные вопросы и принятые решения.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА); дату заседания; номер протокола; все реквизиты вводной части протокола: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Приглашенные", "ПОВЕСТКА ДНЯ" ; отдельные реквизиты основной части протокола: СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ГОЛОСОВАЛИ; реквизит "Подпись", включающий слова "Председатель", "Секретарь", инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей, так как выписки, как правило, не подписываются, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

4.3. Акт - документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, о несчастных случаях и т.д.). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указываются лица, участвовавшие в составлении акта, их должности, инициалы и фамилии. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта должны излагаться цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксироваться установленные факты, события.

При необходимости допускается заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе, прилагаемом к акту.

Если выводы и предложения в акте излагаются в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий, то акт представляется руководителю, который расписывается в том, что ознакомлен с его содержанием.

Отдельные виды актов могут утверждаться мэром города, руководителем органа мэрии.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия;

2-й экземпляр - управление делами мэрии;

3-й экземпляр - управление административных отношений мэрии.

4.4. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Например:

Учредительный договор содержит сведения:

о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью;

о размере и составе уставного (складочного) капитала;

о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Договор (контракт) содержит следующие сведения:

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы, услуги, поставляемого товара (предмет контракта), этапы и результаты выполнения;

наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа, оказывается услуга, поставляется товар;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора;

начало и окончание срока исполнения обязательств по договору;

стоимость работы, услуги, поставляемого товара и порядок расчетов;

порядок сдачи и приемки работы, услуги, поставляемого товара;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор);

гарантии, страхование и обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажорные обстоятельства);

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст соглашения, договора, контракта подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4.5. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность;

срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

4.6. Докладная записка информирует руководителя об имевших место явлениях, фактах, о выполненной работе, сложившейся ситуации и т.д. Докладная записка может носить инициативный (с целью побудить адресата принять определенное решение), информационный или отчетный характер.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. На докладной записке, связанной с исполнением поручения вышестоящего органа, под заголовком под чертой в скобках указываются дата и номер поручения.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки; во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

Предложение - разновидность докладной записки. Оно содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Подготовка и оформление предложений должны производиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления докладной записки.

4.7. Объяснительная записка составляется для объяснения сложившейся ситуации, фактов, действий или поступков работников по требованию руководителя.

Объяснительная записка, не выходящая за пределы мэрии города, оформляется на стандартном листе бумаги с указанием адресата, наименования вида документа, фамилии исполнителя и номера его телефона, заголовка к тексту, даты, подписи.

Если объяснительная записка направляется за пределы мэрии города, ее оформляют на бланке и регистрируют.

4.8. Справки по вопросам деятельности органов мэрии оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для их написания, конкретную информацию и, как правило, не содержат выводов и предложений. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

4.9. Служебные письма оформляются на бланках писем, в которые вносятся следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном органе мэрии организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

от первого лица множественного числа (просим, предлагаем);

от третьего лица единственного числа (мэрия города просит, предлагает);

от третьего лица множественного числа (Череповецкая городская Дума и мэрия города просят, предлагают).

В служебной переписке возможна форма изложения текста и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю). Такая форма используется при личном обращении должностного лица к адресату, в письмах конфиденциального содержания, а также при оформлении писем на бланках документов.

В служебной переписке принято использовать "формулы" вежливого обращения и вежливого заключения до и после текста письма.

Например:

а) обращение:

Уважаемый господин директор

Уважаемый господин Иванов И.И.

Уважаемый Борис Петрович

Уважаемые господа

Уважаемые коллеги

б) заключение:

С уважением

С благодарностью

С надеждой на сотрудничество

С пожеланием успехов

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой.

Например:

С уважением,

мэр города                     подпись                        И.И. Иванов

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и др. При подготовке любого письма необходимо учитывать особенности языка и стиля служебных документов.

При наличии приложения отметка об этом оформляется следующим образом. Слово "Приложение" указывается в единственном числе с двоеточием после него, располагается с красной строки и отделяется от текста двумя межстрочными интервалами. Содержание приложения печатается через одинарный межстрочный интервал.

Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Например:

      Приложение: 1. Положение об архиве на 5 л. в 2 экз.

                  2. Правила подготовки документов к передаче на архивное

                  хранение на 7 л. в 2 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

По функциональному признаку письма подразделяются на письма инициативные и письма-ответы.

4.10. Телефонограмма.

Для оперативного решения вопроса в пределах телефонной связи между отправителями и адресатами в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления, применяются телефонограммы. Тексты телефонограмм регистрируются с указанием порядкового номера, адреса отправителя, номера его телефона, времени приема, должности и фамилии принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем органа мэрии или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов.

При передаче телефонограмм целесообразно придерживаться следующих рекомендаций:

передавать срочную и краткую информацию;

проверять правильность записи повторным чтением;

не передавать логически сложные тексты;

не использовать редко употребляемые и трудновыговариваемые слова.

4.11. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органа мэрии.

5. Порядок приема и обработки поступающей корреспонденции

5.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного штампа с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

5.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в мэрии, так и поступающие от юридических и физических лиц.

5.3. При проверке корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность конвертов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается или пересылается по принадлежности.

5.4. Конверты после вскрытия сохраняются и подкалываются к документу в следующих случаях:

если только по конверту можно определить адрес отправителя, так как он отсутствует на самом документе;

если необходимо подтвердить время отправки и получения документа;

если обнаруживается, что документ носит личный характер, в то время как на конверте нет надписи "Лично" .

5.5. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 10. Затем документы передаются по назначению.

5.6. В мэрии города принята система регистрации служебных документов СЭД "Летограф" .

5.7. Первичная регистрация документов осуществляется:

поступающих на имя мэра города - в отделе организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии;

поступающих на имя заместителей мэра города и в органы мэрии - в соответствующих приемных.

В секторе по личным обращениям граждан осуществляется регистрация обращений граждан, поступивших на имя мэра города.

В отделах органов мэрии, не имеющих приемных, документы регистрируются ответственными за ведение делопроизводства.

На документы, подлежащие регистрации, в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, на котором пишутся входящий номер и дата поступления.

Если на документах есть пометки "Срочно" или "Вручить немедленно", в штампе проставляется время.

5.8. Регистрация производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются документы: правительственные, Законодательного Собрания области, Правительства области, городской Думы, прокуратуры города, постановления и распоряжения мэрии города по основным вопросам деятельности и по личному составу, служебные письма, заявления и обращения граждан, запросы граждан, организаций, общественных объединений, поступившие в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, о предоставлении информации о деятельности мэрии города.

5.9. На документ-ответ регистрационная карточка не составляется, данные о нем отражаются в первоначально заведенной карточке на документ-запрос.

5.10. Инициативные исходящие документы за подписью мэра города регистрируются в приемной мэра города, за подписью заместителей мэра города и руководителей органов мэрии - в приемных руководителей.

5.11. Номер входящего или исходящего письма состоит из порядкового регистрационного номера, обозначения органа мэрии, кода органа, входящего в структуру юридического лица, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

Например:

245/02-03-15.

При оформлении ответа на документ, зарегистрированный в СЭД, делается ссылка на его входящий номер.

Например: если входящий номер документа 105/01-01-26 (105 - порядковый входящий номер, 01-01-26 - номенклатурная группа); тогда номер ответного документа будет выглядеть так: 01-01-26/105, т.е. вначале указывается номенклатурная группа, затем - порядковый входящий номер.

При регистрации нескольких экземпляров одного документа всем экземплярам присваивается единый номер, независимо от времени рассылки.

5.12. Телеграммы, факсограммы регистрируются в приемных руководителей мэрии днем поступления, документы с грифами "срочно", "весьма срочно" - с проставлением времени.

5.13. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

6. Учет объема документооборота

6.1. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

6.2. Учет количества обрабатываемых документов, т.е. учет объема документооборота, производится за определенный период времени (год, месяц) по месту регистрации документов.

6.3. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении, единицей учета электронного документа является электронный документ.

7. Составление номенклатуры дел

7.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах мэрии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения.

В номенклатуру дел мэрии города должны включаться все документы, поступающие в мэрию и образовавшиеся в деятельности мэрии (без учета дел органов мэрии с правами юридического лица).

7.2. Номенклатура дел мэрии города составляется на календарный год управлением делами мэрии, согласовывается с экспертной комиссией мэрии города, экспертно-методической комиссией (ЭМК) при отделе по делам архивов управления делами мэрии, утверждается заместителем мэра города, курирующим общие вопросы деятельности мэрии города, не позднее декабря предыдущего года (приложение 11).

7.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться типовыми, ведомственными и иными перечнями документов с указанием сроков хранения, иными нормативными правовыми актами, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

7.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе документы, поступившие из других органов мэрии, переходящие дела.

7.5. Названия разделов номенклатуры дел мэрии города соответствуют названиям органов мэрии, приемных мэра, его заместителей.

7.6. После утверждения сводной номенклатуры дел мэрии органы мэрии без прав юридического лица получают выписки из номенклатуры дел для использования в работе.

7.7. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в мэрии города цифрового обозначения органа мэрии и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах органа мэрии. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-02-05, где

01 - обозначение органа мэрии;

02 - код органа, входящего в структуру юридического лица;

05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем - планово-отчетную, справочно-информационную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ( "разные материалы", "входящая корреспонденция", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по перечню либо по типовой или примерной номенклатуре дел, а при его отсутствии срок хранения устанавливается экспертной комиссией мэрии города и согласовывается с экспертно-методической комиссией при отделе по делам архивов управления делами мэрии. Сроки хранения электронных документов совпадают со сроками, предусмотренными для аналогичных документов на бумажном носителе.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о переходящих делах, передаче дел в другую организацию для продолжения, о ведении дел в электронном виде и т.д.

7.8. В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера для внесения дел, не предусмотренных в номенклатуре.

7.9. По окончании календарного года ответственный за составление номенклатуры дел заполняет итоговую запись о количестве заведенных дел (приложение 11).

7.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8. Формирование дел

8.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

Дела в мэрии города формируются децентрализованно, т.е. в органах мэрии. Формированием дел занимаются лица, ответственные за их ведение. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом организационного обеспечения и делопроизводства управления делами мэрии.

8.2. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица.

Приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

8.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Распоряжения по основным вопросам деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Предложения по вопросам работы мэрии города и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений, жалоб граждан по личным вопросам.

Все документы по исполнению нормативных правовых актов, находящихся на контроле, подшиваются в дело.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

9. Экспертиза ценности документов

9.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

9.2. Экспертиза ценности документов в мэрии города проводится: в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив мэрии; в архиве мэрии - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение в муниципальный архив.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно ответственными за ведение делопроизводства под руководством отдела по делам архивов управления делами мэрии.

9.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в мэрии города, в органах мэрии с правами юридического лица создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия назначается распоряжением мэрии города, в органах мэрии с правами юридического лица - руководителем соответствующего органа в составе не менее 3 человек и возглавляется: в мэрии города - начальником управления делами мэрии, в органах мэрии с правами юридического лица - руководителем или заместителем руководителя.

Функции, права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается мэром города или руководителем соответствующего органа мэрии.

9.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив мэрии и архивы органов мэрии с правами юридического лица; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению по месту их формирования; выделение к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

9.5. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании наименований (заголовков) дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

9.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

9.7. Отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу органов мэрии без прав юридического лица осуществляется отделом по делам архивов управления делами мэрии.

9.8. Отбор документов к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению производится после утверждения описей дел постоянного срока хранения и по личному составу за соответствующий период.

Акты рассматриваются экспертными комиссиями, согласовываются с экспертно-методической комиссией при отделе по делам архивов управления делами мэрии и утверждаются заместителем мэра города, курирующим общие вопросы деятельности мэрии города, в органах мэрии с правами юридического лица - руководителями органов мэрии. При внесении в акт дел нескольких органов мэрии без прав юридического лица название каждого органа мэрии указывается перед группой заголовков дел.

10. Оформление дел

10.1. Дела в органах мэрии подлежат оформлению при их заведении и по окончании года. Оформление дела проводится муниципальными служащими органов мэрии при методической помощи и под контролем отдела по делам архивов управления делами мэрии.

10.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела, нумерацию в нем листов и составление листа - заверителя дела (приложение 12);

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 13).

оформление обложки дела.

Полное оформление дел постоянного срока хранения и по личному составу органов мэрии без прав юридического лица в соответствии с установленным порядком осуществляет отдел по делам архивов мэрии.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать листы-заверители не составлять.

10.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа; лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Если лист большого формата подшит за середину, то он нумеруется как два листа.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обратной стороне на верхнем поле листа.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются, причем вложения в конверт нумеруются очередным номером за номером конверта.

Если при нумерации пропущено небольшое количество листов, на них ставятся номера предыдущих листов с добавлением букв "а", "б" и т.д. Также поступают, если несколько листов ошибочно пронумерованы одной цифрой.

Все эти исправления должны быть отмечены в листе-заверителе в конце дела.

10.4. Документы, составляющие дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

10.5. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела), а также для учета дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

10.6. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 14).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

полное название органа мэрии (в именительном падеже);

индекс дела по номенклатуре и номер тома;

заголовок дела;

дата дела (крайние даты начала и окончания дела);

количество листов в деле;

срок хранения.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу вносятся уточнения: в необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.); при изменении наименования органа мэрии в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган мэрии на обложке дописывается новое наименование этого органа мэрии или органа мэрии-правопреемника, а прежнее заключается в скобки.

Дела, состоящие из нескольких томов, оформляются самостоятельно по каждому тому, включая нумерацию листов, определение крайних дат, номер тома.

На обложках дел проставляются порядковые номера дел по описи.

Все надписи на обложках дел наносятся четко, разборчиво.

11. Составление описей дел

11.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (М., 2015), ежегодно составляются описи (приложения 15, 16).

На дела временного срока хранения (до 10 лет) описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного срока хранения (свыше 10 лет), дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив мэрии или в архивы органов мэрии, а по истечении предельных сроков их хранения в ведомственном архиве - на постоянное хранение в муниципальный архив.

11.2. При составлении описей соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим органам мэрии, наличии копий и т.д.

11.3. Описи дел составляются в 3 экземплярах.

11.4. К описи дел составляются краткая историческая справка, оглавление, список сокращенных слов. В исторической справке отражаются все существенные изменения в структуре, штатном расписании, функциях органов мэрии.

При подготовке исторической справки используются утвержденные схемы организационной структуры, положения, штатные расписания.

12. Оперативное хранение документов и дел и их использование

12.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители и муниципальные служащие, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

12.2. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем передаются в архив мэрии. Документы органов мэрии с правами юридического лица передаются в их архивы.

12.3. Выдача дел из ведомственного архива во временное пользование работникам органов мэрии производится с разрешения начальника управления делами мэрии; дел, хранящихся в архивах органов мэрии, - с разрешения руководителя органа мэрии.

Дела с подлинниками постановлений и распоряжений мэрии и мэра города из архива не выдаются.

Выдача копий документов определена Положением о порядке выдачи служебной информации, относящейся к деятельности мэрии, ее отделов и управлений, утвержденным постановлением мэрии города от 22.03.96 N 674 "О работе с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения" (с изменениями, внесенными постановлением мэра города от 08.11.2000 N 3890).

12.4. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) в архив не передаются, хранятся в органах мэрии и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке (приложение 17).

12.5. Электронные дела (электронные документы) после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. По истечении срока хранения подлежат выделению к уничтожению в установленном порядке.

13. Порядок передачи документов на постоянное хранение в муниципальный архив

13.1. Документы, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив в установленном порядке по акту (приложение 18). Предоставление информации по запросам юридических и физических лиц по принятым в муниципальный архив документам мэрии осуществляет МКАУ "Череповецкий центр хранения документации" .

13.2. Предельный срок временного хранения архивных документов мэрии города - 5 лет. В необходимых случаях срок временного хранения документов может быть изменен по согласованию с отделом по делам архивов мэрии.

13.3. В архиве мэрии, архивах органов мэрии с правами юридического лица хранятся документы по личному составу, созданные до 2003 года, в течение 75 лет; созданные начиная с 2003 года - 50 лет.

Приложение 1
к Инструкции

Приложение 2
к Инструкции

Приложение 3
к Инструкции

Приложение 4
к Инструкции

Приложение 5
к Инструкции

Приложение 6
к Инструкции

Приложение 7
к Инструкции

Примерный перечень
документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, передачи дел и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, заявки на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).

Инструкции, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности и т.д.).

Положения (об органе мэрии, премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий и т.д.).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений и т.д.).

Структура и штатное расписание.

Состав комиссии.

Устав предприятия, учреждения (организации).

Приложение 8
к Инструкции

             ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ

                   (РАСПОРЯЖЕНИЯ) МЭРИИ ГОРОДА

Наименование проекта ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Проект внесен ___________________________________________________________

                         (наименование органа мэрии/ Ф.И.О.

                      заместителя мэра города, курирующего сферу)

_________________________________________________________________________

    (фамилия, имя, отчество руководителя, дата, подпись руководителя)

_________________________________________________________________________

                   (фамилия, имя, отчество (полностью)

            непосредственного исполнителя, контактный телефон)

Проведение оценки регулирующего воздействия:   требуется   не требуется

В информ. базы: вносить  не вносить 

в базу КОДЕКС: вносить  не вносить 

           (предложение вносится автором проекта)

Дата поступления на согласование	Занимаемая должность, инициалы, фамилия	Замечания и предложения (свыше двух строк оформляются на отдельном листе)	Личная подпись и дата согласования

Приложение 9
к Инструкции

                       П Р О Т О К О Л

         _____________________________________________

          (название вида заседания, совещания и т.д.)

"___" _________ 20__ г.                                       N _________

Председатель - __________________________________________________________

                                 (фамилия, инициалы)

Секретарь - _____________________________________________________________

                                 (фамилия, инициалы)

Присутствовали: _________________________________________________________

                            (фамилии, инициалы, должности)

Приглашенные: ___________________________________________________________

                            (фамилии, инициалы, должности)

                            ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Докладчик: _________________________________________________________

                           (фамилия, инициалы, должность)

     2. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Докладчик: _________________________________________________________

                           (фамилия, инициалы, должность)

СЛУШАЛИ:

     __________________________ - _______________________________________

        (фамилия, инициалы)               (содержание доклада)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

ВЫСТУПИЛИ:

     ______________________________ - ___________________________________

     (фамилия, инициалы, должность)       (содержание выступления)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     ______________________________ - ___________________________________

     (фамилия, инициалы, должность)       (содержание выступления)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

     1. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     2. _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Председатель

(название вида заседания, совещания и т.д.) ________ ____________________

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

Секретарь

(название вида заседания, совещания и т.д.) _______ _____________________

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение 10
к Инструкции

Перечень
документов, не подлежащих регистрации в мэрии города

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

2. Планы мероприятий, проводимых органами законодательной и исполнительной власти области.

3. Печатные издания (газеты, журналы, брошюры, рекламные материалы, бюллетени).

4. Бухгалтерские документы.

5. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

6. Статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

7. Документы на иностранных языках без перевода.

8. Документы без подписей.

Приложение 11
к Инструкции

Наименование организации                         УТВЕРЖДАЮ

                                                 Наименование должности

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                 руководителя организации

__________ N _________                           Подпись      Расшифровка

    г. Череповец                                              подписи

На _________ год                                 Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед.хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации      Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Виза лица, ответственного за архив       Подпись      Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                              СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК мэрии г. Череповца           Протокол ЭМК при отделе по делам

                                         архивов управления делами мэрии

от _______________ N __________          от _______________ N ___________

            Итоговая запись о категориях и количестве дел,

                заведенных в _____ году в организации

По срокам хранения	Всего	в том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации      Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности передавшего

сведения                                 Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Приложение 12
к Инструкции

            ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______________

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

                                     (цифрами и прописью)

В том числе:

литерные номера листов___________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Наименование должности работника        Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Приложение 13
к Инструкции

                        ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                  документов ед. хр. N __________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________________ документов

                    (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                      Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Приложение 14
к Инструкции

Мэрия г. Череповца

наименование органа мэрии

                          ДЕЛО N_______ ТОМ N_____

                      (индекс дела по номенклатуре)

             ___________________________________________

                    (заголовок дела по номенклатуре)

             ___________________________________________

             ___________________________________________

                                                   Начато: ______________

                                                   Окончено: ____________

                                                   На ____________ листах

                                                   Хранить ______________

Приложение 15
к Инструкции

Наименование организации                          УТВЕРЖДАЮ

                                                 Наименование должности

Фонд N ______                                    руководителя организации

Опись N _____                                    Подпись      Расшифровка

дел постоянного хранения                                      подписи

                                                 Дата

за ______ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________________________ед. хр.,

                                    (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N __________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                     Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности лица,

ответственного за архив               Подпись         Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК организации                    Протокол ЭПК Департамента

от ________________ N ________             культуры и туризма Вологодской

                                           области

                                           от ____________ N ____________

Приложение 16
к Инструкции

Наименование организации                         УТВЕРЖДАЮ

                                                 Наименование должности

Фонд N ________                                  руководителя организации

Опись N _______                                  Подпись      Расшифровка

дел по личному составу подписи

                                                 Дата

за ________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено __________________________________ ед. хр.,

                                     (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                    Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров              Подпись          Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭК организации                    Протокол ЭПК Департамента

от ____________ N _________                культуры и туризма Вологодской

                                           области

                                           от _______________ N _________

Приложение 17
к Инструкции

Наименование организации                         УТВЕРЖДАЮ

                                                 Наименование должности

                                                 руководителя организации

        А К Т

________ N ________                              Подпись      Расшифровка

      г. Череповец                                            подписи

                                                  Дата

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

     На  основании  Перечня  типовых  управленческих архивных документов,

образующихся  в  процессе  деятельности  государственных органов, органов

местного  самоуправления  и  организаций,  с  указанием сроков  хранения,

- М.,  2010  отобраны к уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _______

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед.хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________________ ед. хр. за ______________________ годы

           (цифрами и прописью)

     Описи  дел  постоянного хранения за _______________ годы утверждены,

по    личному  составу  согласованы  с  ЭПК  Комитета  по  делам  архивов

Вологодской области (протокол от ____________________ N ________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                     Подпись       Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК организации

от ________________ N _____

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.,

                                (цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в __________________________________________

                                       (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N ________.

Наименование должности работника,

сдавшего документы                       Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива,

внесшего изменения в учетные документы      Подпись   Расшифровка подписи

Приложение 18
к Инструкции

УТВЕРЖДАЮ                                 УТВЕРЖДАЮ

______________________________           ________________________________

    наименование должности                    наименование должности

          руководителя                             руководителя

______________________________           ________________________________

     организации-сдатчика                      организации-приемщика

_________ ____________________           ________ _______________________

 подпись   расшифровка подписи            подпись   расшифровка подписи

____________ _________________            ___________ ___________________

дата печать дата печать

          АКТ

_____________ N __________

    дата

приема-передачи документов

на хранение

В связи с _______________________________________________________________

                          (основание передачи)

_________________________________________________________________________

                     (название передаваемого фонда)

_______________________________________________________________ передает,

                    (название организации-сдатчика)

а _____________________________________________________________ принимает

                   (название организации-приемщика)

документы названного фонда и научного фонда за ______ и научно-справочный

                                               (годы)

аппарат к ним:

N п/п	Название и номер описи	Кол-во экземпляров описи	Кол-во единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5

Итого принято ___________________________________________________ ед. хр.

                               (цифрами и прописью)

Фонду присвоен номер ____________

Передачу произвели:                    Прием произвели:

_____________________________          __________________________________

___________           ____________     ___________           ____________

(должность) (подпись) (расшифровка     (должность) (подпись) (расшифровка

                        подписи)                               подписи)

__________________________________     __________________________________

          (дата)                                    (дата)

Изменения в учетные документы внесены.

__________________ ____________ ________________________

   (должность)       (подпись)   (расшифровка подписи)