Распоряжение Администрации Алтайского края от 5 апреля 2014 г. N 105-р Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Алтайского края (утратило силу)

Распоряжение Администрации Алтайского края от 5 апреля 2014 г. N 105-р

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Алтайского края.

Губернатор Алтайского края

А.Б. Карлин

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Алтайского края
(утв. распоряжением Администрации Алтайского края от 5 апреля 2014 г. N 105-р)

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Алтайского края (далее - "Инструкция") устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов Администрации края, обязательные для всех государственных гражданских служащих, занимающих должности государственной гражданской службы в Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края, а также лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы в Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края (далее - "служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края"). При применении термина "документ" подразумеваются правовые акты Алтайского края, входящая и исходящая корреспонденция Администрации края, созданные и оформленные в установленном порядке.

2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование с применением информационных технологий.

3. Делопроизводство в Администрации Алтайского края и органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело") в соответствии с Регламентом работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее - ЕСЭД), утвержденным распоряжением Администрации края.

4. Организацию работы с документами, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации Алтайского края осуществляет департамент документационного обеспечения Администрации края.

5. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в структурных подразделениях Администрации Алтайского края и органах исполнительной власти Алтайского края возлагается на их руководителей.

Служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила и порядок работы с такими документами, с персональными данными, с обращениями граждан, с запросами о предоставлении информации о деятельности Губернатора Алтайского края и Администрации Алтайского края, подготовки документов к заседаниям Совета Администрации Алтайского края, подготовки программ всех видов устанавливаются специальными правовыми актами.

7. Требования Инструкции, касающиеся бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документации, регулируют лишь часть общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.

8. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

9. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации края и органах исполнительной власти Алтайского края осуществляется служащими, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с их должностными регламентами.

10. Передача документов Администрации Алтайского края, их копий или проектов юридическим или физическим лицам не допускается, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе на другую работу или в случае увольнения служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края обязаны передать все находящиеся у него документы служащему, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, или другому служащему по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении служащих Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края или их переводе в другое подразделение передача документов и дел осуществляется по акту, утвержденному руководителем данного подразделения.

12. Служащие Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края несут ответственность за сохранность документа в соответствии с законодательством Российской Федерации и Алтайского края и об утрате или неисправимом повреждении документа незамедлительно письменно докладывают непосредственному руководителю.

II. Правила оформления документов

1. Бланки документов

1.1. В Администрации Алтайского края используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края и продольным или угловым расположением реквизитов:

бланк указа Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 1);

бланк распоряжения Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 2);

бланк письма Губернатора Алтайского края с цветным изображением герба (приложение 3);

бланк постановления Администрации Алтайского края (приложение 4);

бланк распоряжения Администрации Алтайского края (приложение 5);

бланк письма Администрации Алтайского края (приложение 6);

бланки документов структурных подразделений Администрации края (приложение 7).

1.2. Документы, издаваемые Администрацией Алтайского края совместно с другими органами государственной власти, оформляются на листах формата А4.

Данные о наименованиях органов государственной власти включаются в наименования должностей лиц, подписавших документ.

1.3. Бланки документов создаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

1.4. Изготовление бланков с цветным изображением герба обеспечивается управлением делами Администрации Алтайского края по заявке департамента документационного обеспечения Администрации края. В исключительных случаях электронный шаблон бланка может передаваться департаментом документационного обеспечения Администрации края в структурные подразделения Администрации Алтайского края, органы исполнительной власти края.

1.5. Бланки документов с цветным изображением герба централизованно выдаются по мере необходимости структурным подразделениям Администрации Алтайского края и органам исполнительной власти Алтайского края канцелярией департамента документационного обеспечения Администрации края.

1.6. Бланки структурных подразделений Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти края согласовываются с департаментом документационного обеспечения Администрации края.

2. Оформление реквизитов документов

2.1. Каждый напечатанный лист документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля следующих размеров:

левое - 30 мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Абзацный отступ должен составлять 12,5 мм.

2.2. При подготовке документов необходимо применять текстовый редактор Microsoft Office Word с использованием шрифта Times New Roman размерами 12-14 (максимальный используется для создания основного текста документа (постановления, письма и т.д.), минимальный - для таблиц и т.п.) через 1-2 междустрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и междустрочные интервалы могут быть изменены. При объеме текста менее трети страницы допустимо использование полуторного междустрочного интервала. При необходимости текст может быть напечатан размером шрифта 13,5, 13.

2.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются в правом верхнем углу поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

При оформлении приложения к правовому акту нумерация страниц продолжается. Приложения к письму имеют самостоятельную нумерацию страниц.

2.4. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Герб Алтайского края;

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле документа;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

2.5. Изображение герба Алтайского края помещают на бланках в соответствии с законодательством Алтайского края.

2.6. Наименование органа исполнительной власти, помещаемое на бланках, должно соответствовать его официальному наименованию, установленному законодательными и иными правовыми актами Алтайского края.

2.7. Реквизит "Справочные данные об организации" включает следующие позиции: почтовый адрес, номера телефонов, факса, адрес электронной почты.

Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - "Правила оказания услуг почтовой связи").

Этот реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "Наименование организации".

2.8. Реквизит "Наименование вида документа" включается в его бланк. Этот реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита "Наименование организации" и печатается прописными буквами с разреженным межзнаковым интервалом (5 пт), например: Указ, Постановление, Распоряжение. Реквизит выделяется полужирным шрифтом размера 18.

2.9. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается на всех бланках документов, за исключением бланков писем.

2.10. Реквизит "Дата документа" обязателен для всех видов документов.

Датой документа является:

дата его подписания (правовые акты, письма, телеграммы);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

дата утверждения документа (план, инструкция, положение, отчет).

Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль (09.01.2014). Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты (9 января 2014 года, 14 января 2014 г.).

На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в установленном для этого реквизита месте. В тексте документа не допускается разрыв даты, оформленной цифровым способом, при переносе ее части на другую строку.

2.11. Реквизит "Регистрационный номер документа" обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, и является присвоенным при этом цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов.

Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте.

К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного доступа, добавляется пометка "дсп".

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами (организациями), состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания исполнителей в документе.

2.12. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Располагается на бланке письма ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа".

Реквизит включает регистрационный номер и дату создания документа, на который дается ответ. Сведения данного реквизита переносятся исполнителем из поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется.

2.13. Реквизит "Адресат документа" рассматривается как совокупность достоверной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату.

Документы адресуют органам, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже.

Если приводится полное название Министерства, то оно дополняется словами "Российской Федерации", если сокращенное - "России".

Например:	Министерство здравоохранения Российской Федерации
	Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом.

Например:	Администрация Алтайского края
	Заместителю Губернатора Алтайского края
	И.О. Фамилия
	Администрация Алтайского края
	Управление делами
	И.О. Фамилия

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации муниципальных районов и городских округов Алтайского края

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:	Директору АКГУП "Алтайгазпром"
	И.О. Фамилия

При адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается, фамилия отделяется от наименования организации одним межстрочным интервалом (пропускается одна строка).

При адресовании документа должностному или частному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при этом они отделяются от фамилии пробелом.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:	И.О. Фамилия
	ул. Льва Толстого, д. 67, кв. 5, г. Барнаул, Алтайский край, 656049

Адрес печатается через интервал "точно" (12 пт) в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, в противном случае составляется список рассылки или на каждом документе указывается только один адрес.

2.14. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

Утверждаю

Губернатор Алтайского края

(подпись)_______И.О. Фамилия

(дата)______________________

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

Утверждено

постановлением Администрации

Алтайского края

от 05.04.2013 N 214

или

Утвержден

протоколом заседания краевой

инвестиционной комиссии

от 25.04.2013 N 12

Слово Утверждаю (Утвержден, Утверждена, Утверждено, Утверждены) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже (интервал 6 пт) располагается наименование должности руководителя, утверждающего документ (с прописной буквы), или ссылка на наименование документа. Реквизит печатается через межстрочный интервал "точно" (12 пт).

2.15. Реквизит "Заголовок к тексту" отражает краткое содержание документа и оформляется над текстом документа. Заголовок к тексту должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?). Составляется для всех документов, за исключением распоряжений Администрации края и телеграмм.

В законах Алтайского края, указах и распоряжениях Губернатора Алтайского края заголовок к тексту печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, через один интервал, выравнивается по центру с одинаковым отступом от правого и левого краев текста. При этом он не должен выходить за пределы абзацного отступа. Точка в конце заголовка не ставится. Например:

О поощрении Благодарностью Губернатора Алтайского края

Заголовок к тексту постановления Администрации Алтайского края и письма на бланке с угловым расположением реквизитов печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой), с одинарным междустрочным интервалом или интервалом "точно" (12 пт), если состоит более чем из трех строчек. Предельно допустимая длина строки в данном случае составляет 80 мм. Например:

О присвоении звания "Ветеран труда Алтайского края

2.16. Реквизит "Текст документа" составляется на русском языке - государственном языке Российской Федерации.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, за исключением официальных или общепринятых.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то их оформляют в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Тексты документов излагаются:

от первого лица - только за подписью Губернатора Алтайского края (постановляю..., предлагаю..., направляю...);

от первого лица множественного числа - за подписью первого заместителя Губернатора края Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, руководителей органов исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации края (предлагаем..., просим..., направляем...);

от третьего лица единственного числа (Администрация Алтайского края считает..., комиссия рассмотрела..., департамент направляет...).

В тексте инициалы пишутся после фамилии (Фамилия И.О.).

Текст отделяется от заголовка 3 междустрочными одинарными интервалами и печатается через одинарный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине страницы. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы поля.

Текст может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы должен быть напечатан через междустрочный интервал "точно" или одинарный интервал, если текст не более 4-5 строк. Заголовок и подзаголовки граф должны быть набраны через интервал "точно". Если текст заголовка более 4-5 строк, допускается размер шрифта 12.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

2.17. Реквизит "Отметка о наличии приложения" печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста одним межстрочным интервалом. При наличии одного приложения слово "Приложение" пишется в единственном числе, а при наличии нескольких - во множественном.

Если в тексте письма есть ссылка на одно приложение, то в отметке о наличии приложений указывается только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов. Например:

Приложение:

на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложения:	1. Заключение на проект закона Алтайского края... на 3 л. в 2 экз.
	2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, реквизит оформляется следующим образом:

Приложение:

Сборник законодательных актов Алтайского края в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют по следующей форме:

Приложение:

на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Приложение к документу, представленное в электронном виде, должно содержаться на цифровом носителе. В таком случае в отметке о наличии приложений указывается наименование носителя информации и количество штук. Например:

Приложение:

диск CD-R - 1 шт.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие служебную информацию ограниченного доступа, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о..., рег. N 1дсп, экз. N 1, на 2 л., для служебного пользования

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку "Для служебного пользования".

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение:

согласно описи на 5 л.

Если приложение также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2010 N 112-6/72 и приложение к нему, всего на 3 л.

На наличие приложений к правовым актам указывается только в тексте. В этом случае приложение содержит в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера. Реквизит печатается на расстоянии 90 мм от правой границы текстового поля. Приложение к правовым актам не подписывается. Если приложений несколько, то между собой они нумеруются без значка N .

Например

Приложение 1
к распоряжению
Администрации Алтайского края
от ______________ 2013 N_________

2.18. Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с компетенцией (полномочиями) подписывающего лица, установленной законодательством Российской Федерации и правовыми актами Алтайского края.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи совпадает с границей правого поля.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, наименование должности которого указано в реквизите "Подпись документа", отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий на это право в период отсутствия должностного лица, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распределением обязанностей. При этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Например:

Начальник Главного управления образования и молодежной политики Алтайского края	Подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через междустрочный интервал "точно" и выравнивается по левому краю. Данный реквизит не может быть без текста на отдельном листе документа.

2.19. Реквизит "Гриф согласования" свидетельствует о согласии органа с содержанием документа.

Документ может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:

Согласовано

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

_________________И.О. Фамилия

   (подпись)

      дата

Или слова Согласовано и реквизитов документа, которым оформлено решение о согласовании. Например:

Согласовано

Письмо Минрегиона России

от 29.11.2012 N 29433-ВК/19

Гриф согласования оформляется на лицевой стороне документа под реквизитом "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне; при большом количестве они размещаются, как правило, двумя вертикальными рядами или могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.20. Реквизит "Визы согласования документа" указывает на отношение должностного лица к содержанию документа.

Согласование проекта документа проводится с целью оценки обоснованности содержания документа, а также его соответствия правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование проекта документа с должностными лицами органов исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделений Администрации Алтайского края оформляется визой на листе согласования (приложение 8).

Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Собственноручное указание даты визирования обязательно.

На проектах документов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа, а в отдельных случаях на лицевой стороне последнего листа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. Например:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

_________________ И.О. Фамилия

    (подпись)

      дата

2.21. Реквизит "Оттиск печати" заверяет подлинность подписи должностного лица на предусмотренных специальными нормативными актами документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми вопросами.

Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

2.22. Реквизит "Отметка о заверении копии" проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки. Реквизит включает в себя заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения. Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита "Подпись". Например:

Верно Начальник канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края		Подпись		И.О. Фамилия
Дата	Оттиск печати

Допускается заверять копию документа печатью, которая находится в пользовании должностного лица, заверяющего данную копию.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Например:

Пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатью
(		) листов

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

2.23. Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа подлинника письма за подписью Губернатора Алтайского края, в остальных случаях - на лицевой. Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя (полностью), номер его телефона и набирается шрифтом размера 12, например:

Фамилия Имя Отчество

(3852) 363115

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия и инициалы основного исполнителя.

2.24. Реквизит "Отметка о контроле" проставляется на документах с помощью штампа "Контроль".

2.25. Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись уполномоченного должностного лица и дату, номер дела, в котором будет храниться документ.

Документы, поставленные на контроль, направляются в дело только после снятия их с контроля.

2.26. Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233, пометка об ограничении доступа к документу "Для служебного пользования" проставляется на каждом экземпляре документа.

Пометка "Для служебного пользования" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и дополняется указанием номера экземпляра документа и печатается шрифтом того же размера, как и текст документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через один междустрочный интервал и выравнивается по правому краю.

Например:

Для служебного пользования Экз. N ______________

2.27. Реквизит "Отметка о поступлении документа в организацию" помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

Элементами реквизита являются: наименование организации, порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

III. Организация документооборота

1. Принципы организации документооборота

1.1. Прохождение документов в Администрации Алтайского края с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

1.2. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов по документопотокам;

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

однократность регистрации документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

2. Прием и первичная обработка поступивших документов

2.1. Доставка служебных документов в Администрацию края осуществляется:

фельдъегерской службой;

отделением почтовой связи;

непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее - "нарочный");

с помощью технических средств связи.

С помощью почтовой связи в Администрацию края доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

Все документы на имя Губернатора Алтайского края и его заместителей независимо от способа доставки передаются в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края.

2.2. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, осуществляется особым сектором департамента документационного обеспечения Администрации края.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, доставляемой почтовым отделением, нарочным, а также по электронным каналам связи, производятся в централизованном порядке канцелярией департамента документационного обеспечения Администрации края.

Обработка поступающей в нерабочее время, в выходные и праздничные дни корреспонденции, а также полученных по факсу копий документов круглосуточно осуществляется секретариатом Губернатора Алтайского края. После этого с отметкой о времени поступления вся документация передается в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края. Срочные документы передаются руководителям незамедлительно.

При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись специалиста канцелярии, принявшего документ.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются, после чего проверяется правильность вложения документов.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается его отправителю. При необходимости составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается в подразделении департамента документационного обеспечения Администрации края, принявшего данный документ. Акты составляются и подписываются служащими, вскрывшими пакет, начальником (заместителем начальника) департамента документационного обеспечения Администрации края.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.

Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов, содержащих обращения граждан или судебную документацию. Сохраняются конверты также в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.

Поступившая срочная корреспонденция с соответствующими пометками ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") и телеграммы регистрируются и доставляются по назначению немедленно.

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте.

3. Предварительное рассмотрение входящих документов

3.1. Департаментом документационного обеспечения Администрации края производится предварительное рассмотрение входящей корреспонденции в целях определения документов, требующих обязательного рассмотрения Губернатором Алтайского края. Входящие документы, не требующие этого, направляются первому заместителю Губернатора Алтайского края, заместителям Губернатора Алтайского края, в структурные подразделения Администрации края и органы исполнительной власти Алтайского края в соответствии с утвержденным распределением обязанностей. Основанием для принятия в ходе предварительного рассмотрения документа соответствующего решения является его содержание.

3.2. Губернатору Алтайского края в обязательном порядке направляются следующие документы:

федеральные законы, указы, поручения и другие документы, поступающие от Президента Российской Федерации, его помощников и из Администрации Президента Российской Федерации;

правовые акты Правительства Российской Федерации, другие документы Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Алтайского краевого Законодательного Собрания;

документы за подписью федеральных министров, адресованные Губернатору Алтайского края;

документы, направленные полномочным представителем Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе;

документы за подписью руководителей субъектов Российской Федерации;

жалобы на действия руководителей органов государственной власти Алтайского края.

4. Регистрация входящих документов

4.1. Регистрация входящих документов, адресованных Губернатору Алтайского края, первому заместителю Губернатора Алтайского края, заместителям Губернатора Алтайского края осуществляется в канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края, за исключением документов ограниченного пользования, которые регистрируются в особом секторе департамента документационного обеспечения Администрации края, секторе специальной документальной связи департамента документационного обеспечения Администрации края и отделе спецработы Администрации края.

Не подлежит регистрации в департаменте документационного обеспечения Администрации края следующая входящая корреспонденция:

информация и сводки, присланные для сведения;

рекламные извещения и плакаты, программы совещаний и конференций;

поздравительные письма и поздравительные плакаты;

поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация;

печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени);

формы статистической отчетности;

корреспонденция, адресованная заместителям Губернатора Алтайского края - руководителям органов исполнительной власти Алтайского края;

корреспонденция, адресованная структурным подразделениям и органам исполнительной власти Алтайского края (передается по принадлежности).

Передача служебной корреспонденции осуществляется исходя из ее содержания, в соответствии с действующим в Администрации Алтайского края распределением обязанностей между Губернатором Алтайского края, первым заместителем Губернатора Алтайского края, заместителями Губернатора Алтайского края, а также с учетом компетенции руководителей исполнительных органов государственной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации края, установленной положениями о них.

Документы граждан и гражданских служащих, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу Алтайского края и ее прохождением, а также об увольнении с государственной гражданской службы Алтайского края, передаются в департамент Администрации края по вопросам государственной службы и кадров для регистрации в установленном порядке и дальнейшей работы с ними.

Корреспонденция на иностранном языке, поступившая на имя Губернатора Алтайского края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, до регистрации передается в управление Алтайского края по обеспечению международных и межрегиональных связей для составления перевода. Вместе с переводом названная корреспонденция возвращается на регистрацию.

4.2. Регистрация документов производится в течение суток или (при поступлении корреспонденции в нерабочие дни) в первый рабочий день.

При регистрации документа в соответствии с Инструкцией оформляется реквизит "Отметка о поступлении документа".

Регистрация производится в пределах групп документов, в зависимости от вида документа, его автора и содержания.

Поступившие документы регистрируются с помощью ЕСЭД.

Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки в системе автоматизации документооборота и делопроизводства, которой автоматически присваивается номер.

Регистрационная карточка имеет следующие реквизиты:

вид документа;

регистрационный номер и дата документа;

отметка об ограничении доступа к документу;

корреспондент (адресант) - организация, из которой поступил документ;

номер и дата документа - исходящий номер и дата документа, присвоенные организацией-автором;

подпись - фамилия лица, подписавшего документ;

адресат - название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ;

содержание - краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;

состав - количество листов (страниц) документа;

способ доставки;

рубрики;

примечание.

При регистрации служебной корреспонденции проводится проверка наличия:

повтора регистрации одного и того же документа;

документов, зарегистрированных ранее по данной теме;

ответа на запрос Администрации края.

При положительном результате поиска специалист канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края делает отметку о номерах связанных с проверяемой корреспонденцией документов и прикладывает распечатку регистрационных карточек указанных документов.

4.3. К регистрационной карточке прикрепляется электронный образ документа с приложениями (при их наличии), полученный путем сканирования. Штрих-код, как правило, печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее левой нижней части. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: документы с пометкой "Для служебного пользования"; документы, содержащие персональные данные; нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации; объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).

5. Порядок рассмотрения документов в Администрации края

5.1. Зарегистрированные документы, предназначенные для рассмотрения Губернатором Алтайского края, начальником канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края в день регистрации передаются на бумажном носителе начальнику (заместителю начальника) департамента документационного обеспечения Администрации края.

5.2. Губернатор Алтайского края, первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края в соответствии с распределением обязанностей дают указания об исполнении документов.

Проекты указаний (резолюций) Губернатора Алтайского края об исполнении документов оформляются департаментом документационного обеспечения Администрации края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края - консультантами-советниками, обеспечивающими деятельность первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края.

Подготовка проектов указаний об исполнении документов, поступивших в адрес структурных подразделений Администрации края, осуществляется в самих подразделениях. Порядок подготовки проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес органов исполнительной власти Алтайского края, определяется их руководителями.

5.3. Документы, рассмотренные Губернатором Алтайского края, возвращаются в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края, о чем делается соответствующая отметка в регистрационной карточке документа.

Документы, требующие исполнения, передаются в технологический отдел департамента документационного обеспечения Администрации края для внесения в регистрационную карточку указания (резолюции) Губернатора Алтайского края и осуществления контроля за исполнением документа.

Канцелярия департамента документационного обеспечения Администрации края вносит в регистрационную карточку указания (резолюции) Губернатора Алтайского края к документам, направленным для сведения.

5.4. Указания (резолюции) об исполнении документов автоматически передаются в электронные папки исполнителей в ЕСЭД. Если документ направляется только в электронном виде, то в примечании регистрационной карточки делается запись "Электронный документ", для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к регистрационной карточке.

Подлинники документов с указанием (резолюцией) Губернатора Алтайского края передаются в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края для направления ответственному исполнителю, соисполнителям данных документов направляются копии.

Подлинники документов, направленных исполнителям только в электронном виде, хранятся в технологическом отделе департамента документационного обеспечения Администрации края.

5.5. Специалисты, ответственные за делопроизводство, получают зарегистрированную корреспонденцию под роспись в разносной книге в канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края.

6. Организация работы с исходящими документами. Регистрация документов

6.1. Исходящими являются инициативные документы, отправляемые из Администрации края за подписью Губернатора Алтайского края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, а также документы, являющиеся ответами на входящие.

6.2. Ответственность за подготовку документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа возлагается на служащего Администрации края и органа исполнительной власти Алтайского края. До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документа, адресации, наличие виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки.

6.3. При регистрации проверяется правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Должным образом оформленные документы сканируются и их электронные образы прикрепляются к регистрационной карточке.

При необходимости письма-ответы отправляются адресату по электронной почте, указанной в запросе, ответственным за подготовку документа исполнителем.

6.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в течение суток со дня их подписания (утверждения) или в первый рабочий день - при рассмотрении документов в нерабочие дни. Регистрационный номер и дата документа присваиваются ЕСЭД автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим.

6.5. Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.6. Подписанные документы подлежат регистрации.

В протокольном отделе департамента документационного обеспечения Администрации края регистрируются:

законы Алтайского края;

указы и распоряжения Губернатора Алтайского края;

постановления и распоряжения Администрации края;

договоры, соглашения, доверенности и планы мероприятий Администрации края.

В технологическом отделе департамента документационного обеспечения Администрации края регистрируются:

личные поручения Губернатора Алтайского края;

поручения, данные на оперативном совещании у Губернатора Алтайского края;

протоколы совещаний у Губернатора Алтайского края.

В канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края регистрируются:

исходящие инициативные письма и письма, являющиеся ответами на входящие, за подписью Губернатора Алтайского края и его заместителей.

В приемных первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края регистрируются:

личные поручения первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края;

поручения, данные на аппаратном совещании у первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края;

протоколы оперативных совещаний у первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края.

Документы, подписанные руководителями структурных подразделений Администрации края, регистрируются в соответствующих подразделениях и передаются для отправки в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края.

7. Отправка документов

7.1. Отправляемые документы пересылаются фельдъегерской связью, почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.

Отправка документов фельдъегерской связью осуществляется особым сектором департамента документационного обеспечения Администрации края после согласования с начальником (заместителем начальника) департамента документационного обеспечения Администрации края в соответствии с требованиями Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации.

При отправке документа почтой в канцелярии осуществляется сортировка и вложение документа в конверт с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.

На заказную корреспонденцию почтовым отделением связи выдаются квитанции о получении корреспонденции, которые передаются исполнителю, а копии хранятся в канцелярии.

Отправка телеграмм производится в соответствии с правилами предоставления услуг телеграфной связи. Канцелярия осуществляет отправку телеграммы немедленно после получения от исполнителя подписанного экземпляра.

Передача документа по факсу осуществляется в случае необходимости срочного доведения информации до адресата. Переданные документы с протоколом об их отправке возвращаются исполнителю.

7.2. Подготовленные к отправке служебные документы учитываются в журналах отправляемой корреспонденции. Документы с пометкой "Срочно" доставляются адресатам незамедлительно.

7.3. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

7.4. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении в журнале исходящей корреспонденции или на копии указанного документа, остающейся в деле, а в регистрационной карточке делается отметка о его отправке нарочным.

7.5. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Администрации края, к отправке не принимаются.

8. Особенности работы с документами ограниченного доступа

8.1. К документам ограниченного доступа относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации края, ограничения на доступ к которой обуславливаются служебной необходимостью.

На документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, проставляется пометка "Для служебного пользования" (дсп) и номер экземпляра. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем структурного подразделения или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Указанная пометка проставляется в правом верхнем углу на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к такому документу.

К регистрационному номеру в учетных формах и на самих документах добавляется пометка "дсп".

8.2. Прием, учет и хранение документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в Администрации Алтайского края возлагается на особый сектор и протокольный отдел департамента документационного обеспечения Администрации края, отдел спецработы Администрации края.

8.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования" на всех этапах их прохождения передаются только под расписку в журналах учета или в карточках учета выдачи документов в соответствии с резолюциями.

8.4. Печатание и размножение документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется с использованием средств вычислительной техники, соответствующих специальным требованиям и рекомендациям по технической защите конфиденциальной информации, утвержденным приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 N 282.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа, в левом нижнем углу, исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, номер рабочего телефона и дату печатания документа.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновым материалом передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет.

Размножение документов с пометкой "Для служебного пользования" производится с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Разрешение руководителя и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка "Снятие копий запрещено".

8.5. Отправка документов, содержащих информацию ограниченного доступа, осуществляется особым сектором департамента документационного обеспечения Администрации края, отделом спецработы Администрации края через подразделения фельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также курьерами - сотрудниками Администрации края.

Передавать документы, имеющие пометку "Для служебного пользования", с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи запрещается.

8.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое подшиты такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

8.7. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

8.8. Проверка наличия документов, дел с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, состав которой определяется руководителями структурных подразделений, указанных в п. 8.2. Результаты проверки оформляются актом.

8.9. О фактах утраты документов и дел, содержащих информацию ограниченного доступа, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель структурного подразделения и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело.

8.10. Снятие с документов пометки "Для служебного пользования" осуществляется должностным лицом, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного доступа, путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной пометки с проставлением своей подписи и даты.

О снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов

9.1. Изготовление печатей и штампов в Администрации Алтайского края производится управлением делами Администрации Алтайского края в соответствии с заявками руководителей структурных подразделений Администрации края. Эскизы печатей согласовываются с департаментом документационного обеспечения Администрации края.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Алтайского края или его заместителей и перечень лиц, ответственных за использование указанных штампов, определяется Губернатором Алтайского края.

Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Губернатор Алтайского края на основании служебной записки инициаторов изготовления, согласованной с начальником департамента документационного обеспечения Администрации края. Гербовая печать Администрации края должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

9.2. Все изготовленные печати и штампы передаются управлением делами Администрации Алтайского края в особый сектор департамента документационного обеспечения Администрации края для их учета в журнале учета печатей и штампов (приложение 9), листы которого должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и заверены подписью начальника особого сектора. Печати и штампы выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений Администрации края, отвечающим за их использование и сохранность.

Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, несет персональную ответственность за их использование, а при оставлении должности обязан сдать их в особый сектор департамента документационного обеспечения Администрации края.

9.3. В случаях, установленных законодательством Российской Федерации, в Администрации края используются гербовые печати. Гербовые печати хранятся у начальника департамента документационного обеспечения Администрации края и в особом секторе департамента документационного обеспечения Администрации края.

Иные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ, если иное не определено дополнительными требованиями.

Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках). При хранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

9.4. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы подлежат возврату в особый сектор департамента документационного обеспечения Администрации края, где они должны быть уничтожены по акту (приложение 10), который утверждается начальником департамента документационного обеспечения Администрации края.

9.5. Об утрате печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель структурного подразделения Администрации края и особый сектор департамента документационного обеспечения Администрации края. За нарушение правил хранения, использования, утрату печати или штампа виновное лицо несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

10. Обязанности служащих, ответственных за ведение делопроизводства

10.1. На служащих, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации края, возлагаются следующие обязанности:

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по ЕСЭД, руководством подразделения и контроль их доведения до сведения исполнителей;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях, с пометками о срочности - немедленно;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;

контроль прохождения документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в ЕСЭД информации о ходе и исполнении документов служащими подразделения;

составление номенклатуры дел подразделения и ее хранение;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел подразделения;

формирование, оформление дел в соответствии с их номенклатурой, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;

подготовка дел и своевременная их передача на хранение в архив;

хранение печатей (штампов) и правильное их использование;

контроль за использованием бланков;

иные обязанности, связанные с документооборотом.

Служащими, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, осуществляется регистрация в ЕСЭД исходящих из подразделения документов, подписанных его руководством, проверка прикрепления электронного образа документа к регистрационной карточке документа, правильности оформления документов и передача для отправки.

11. Особенности работы с документами в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края

11.1. ЕСЭД с использованием САДД "Дело" предоставляется органам исполнительной власти Алтайского края, структурным подразделениям Администрации края, органам местного самоуправления Алтайского края, подведомственным организациям и учреждениям.

11.2. В САДД "Дело" осуществляется регистрация, ввод резолюций, сведений об их исполнении и контроль за сроками исполнения, прикрепление электронных образов документов и приложений к нему, поиск, анализ, учет всех действий пользователей в отношении зарегистрированных в системе документов. В целях обеспечения межотраслевого взаимодействия участники ЕСЭД Администрации Алтайского края обмениваются электронными документами. При сдаче на подпись проектов законов Алтайского края, указов и распоряжений Губернатора Алтайского края, постановлений, распоряжений Администрации Алтайского края, исходящих инициативных писем исполнители обязаны предоставить эти документы с равнозначным содержанием как на бумажном, так и на электронном носителе в департамент документационного обеспечения Администрации края.

11.3. Каждый пользователь САДД "Дело" обязан осуществлять строго определенный перечень работ, утвержденный соответствующими регламентами.

11.4. В САДД "Дело" отражается процесс создания и прохождения документа на бумажном носителе. При наличии утвержденного регламента использования в Администрации края электронной цифровой подписи осуществляется ведение электронного документооборота без использования бумажных носителей.

12. Централизованное тиражирование документов

12.1. Централизованное тиражирование документов, относящихся к деятельности Администрации края, производится канцелярией департамента документационного обеспечения Администрации края.

12.2. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа на их выполнение, подписанного начальником департамента документационного обеспечения Администрации края (его заместителем) или начальником канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края, которые имеют право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

12.3. Материалы, подлежащие копированию, не должны быть скреплены, должны быть напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата АЗ.

12.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочное копирование производится вне очереди.

12.5. Исполненные несброшюрованные копии вместе с подлинником выдаются заказчику, который организует дальнейшую работу с документом.

12.6. Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале.

IV. Порядок подготовки проектов документов Губернатора Алтайского края, Администрации края за подписью Губернатора Алтайского края, первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края

1. Визирование проектов документов

1.1. Установлена следующая последовательность визирования проектов документов должностными лицами:

непосредственный исполнитель документа; специалист юридической службы органа исполнительной власти Алтайского края, ответственного за подготовку проекта документа; руководитель структурного подразделения Администрации края, органа исполнительной власти Алтайского края, ответственного за подготовку проекта документа;

руководители структурных подразделений Администрации края, органов исполнительной власти Алтайского края, иных органов и организаций, вопросы ведения которых затрагиваются (допускается согласование в форме сопроводительного письма территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, заинтересованных организаций, о чем делается отметка в пояснительной записке. При формировании или изменении персонального состава рабочих групп, комиссий и иных коллегиальных и совещательных органов допускается согласование персоналий в устной форме, о чем также делается соответствующая отметка в пояснительной записке);

первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместитель Губернатора Алтайского края (далее - "заместители Губернатора Алтайского края"), курирующий деятельность структурного подразделения Администрации края, органа исполнительной власти Алтайского края, ответственного за подготовку проекта документа;

заинтересованные заместители Губернатора Алтайского края, в том числе ответственные за управленческие округа;

специалист комитета администрации Алтайского края по финансам налоговой и кредитной политике - документы, связанные с финансовой, налоговой и кредитной политикой, формированием и исполнением бюджета; руководитель комитета администрации Алтайского края по финансам, налоговой и кредитной политике; специалист департамента Администрации края по вопросам государственной службы и кадров - документы, связанные с государственной гражданской и муниципальной службой, кадровой и наградной политикой, начальник департамента Администрации края по вопросам государственной службы и кадров;

специалист правового департамента Администрации края; специалист протокольного отдела департамента документационного обеспечения Администрации края; начальник правового департамента Администрации края; начальник департамента документационного обеспечения Администрации края.

1.2. Визирование оформляется на листе согласования (приложение 8). Время визирования соответствующим лицом проекта документа не должно превышать трех дней (за исключением документов, для которых законодательством Российской Федерации и Алтайского края предусмотрены иные сроки).

Согласование проекта может также оформляться отдельным письмом на бланке согласующего органа, за подписью его руководителя (лица, его заменяющего). Допускается веерное визирование, при котором делаются копии листа согласования по количеству лиц, визирующих проект.

1.3. Сокращение перечня лиц, принимающих участие в согласовании проекта документа, без изменения последовательности его согласования осуществляется в случаях принятия документов, обусловленных судебными актами, протестами, представлениями, требованиями и письмами прокуратуры Алтайского края, экспертными заключениями и письмами Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю, мониторингом законодательства Алтайского края.

1.4. Ответственность за качество подготовки проекта документа (включая проведение органом исполнительной власти Алтайского края, ответственным за подготовку проекта документа, предварительной правовой, антикоррупционной и лингвистической экспертиз) и за соблюдение порядка его согласования несет исполнитель.

В случае существенных изменений формулировок в процессе согласования проект документа направляется заинтересованным лицам на дополнительное визирование.

1.5. При наличии возражений согласующего органа на листе согласования делается отметка о наличии замечаний, которые могут быть кратко описаны там же либо оформлены заключением к проекту правового акта на бланке согласующего органа за подписью его руководителя (лица, его заменяющего). В таком случае проект возвращается исполнителю на доработку. При устранении замечаний проект визируется с пометкой "замечания сняты" и проставляется дата.

При наличии разногласий по проекту документа исполнитель обеспечивает его обсуждение с руководителями согласующих органов и организаций с целью поиска взаимоприемлемого решения. В случае неурегулирования разногласий проект документа представляется на рассмотрение Губернатору Алтайского края курирующим соответствующую сферу деятельности заместителем Губернатора Алтайского края.

1.6. Предельный срок согласования проекта документа не должен превышать одного месяца. В ином случае к нему прикладывается подготовленное исполнителем дополнение к пояснительной записке, подписанное руководителем структурного подразделения Администрации края или органа исполнительной власти Алтайского края, ответственного за подготовку проекта документа, с указанием причин длительного срока согласования.

Поручения Губернатора Алтайского края, по которым необходимо подготовить проекты правовых актов, исполняются в течение 15 рабочих дней, если иной срок не будет установлен в резолюции.

1.7. К проекту правового акта прилагаются следующие документы:

1.7.1. Пояснительная записка, оформленная на бланке за подписью руководителя структурного подразделения Администрации края или органа исполнительной власти Алтайского края. В случае если пояснительная записка подготовлена иными заинтересованными органами или организациями, она подписывается первым заместителем Губернатора Алтайского края, заместителем Губернатора Алтайского края, курирующим эту сферу деятельности. Пояснительная записка должная содержать необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических последствий реализации предлагаемых решений, а также предложения по организации контроля за документом. В случае если проект акта разработан по поручению Губернатора Алтайского края, то об этом упоминается в пояснительной записке. Отметка о проведении антикоррупционной и лингвистической экспертизы проекта исполнителем документа также делается в пояснительной записке.

Для пояснительной записки устанавливается следующий состав реквизитов:

адресат (Губернатор Алтайского края);

исходящий номер и дата;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

Ф.И.О. и номер телефона исполнителя документа.

1.7.2. Финансово-экономические расчеты и обоснования, если его принятие повлечет за собой расходы краевого или местного бюджетов. Такое обоснование и расчеты должны быть подписаны руководителем и заместителем руководителя по финансовой части (главным бухгалтером) органа исполнительной власти Алтайского края - исполнителями проекта.

1.7.3. Перечень правовых актов, которые в связи с принятием проекта данного правового акта должны быть изменены, признаны утратившими силу или разработаны, с указанием исполнителем контрольных сроков проведения такой работы. Такой перечень либо является составной частью пояснительной записки, либо оформляется на отдельном листе формата А4 и подписывается руководителем органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации края - исполнителем проекта правового акта, на что также указывается в пояснительной записке.

В случае если внесения изменений, признания утратившими силу или разработки новых правовых актов не требуется, об этом делается отметка в пояснительной записке.

1.7.4. Экспертные заключения прокуратуры Алтайского края и Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Алтайскому краю, в случае если проект правового акта носит нормативный характер. Отметка о результатах рассмотрения в указанных государственных органах делается также на листе согласования специалистами правового департамента.

1.7.5. Заключения государственной экологической экспертизы, независимой экспертизы и иных видов экспертиз в случаях, установленных законодательством Российской Федерации и Алтайского края, а также статистические и иные сведения, необходимые для обоснования проекта правового акта.

1.7.6. Тексты правовых актов, в которые вносятся изменения или которые признаются утратившими силу.

1.7.7. Резюме для размещения информации о правовом акте в средствах массовой информации. Резюме - документ, разъясняющий суть правового акта, краткий вывод, содержащий обобщение по следующим позициям:

цель принятия документа, вопросы, которые он призван решить, социальная значимость этого акта, положительные аспекты его реализации.

Резюме излагается в свободной форме на листе формата А4 за подписью руководителя органа исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации края, ответственного за подготовку проекта документа.

1.7.8. Реестр рассылки правового акта, оформляемый на листе формата А4 за подписью исполнителя.

1.7.9. Иные необходимые для обоснования принятия правового акта документы.

В случае представления проекта правового акта без необходимых сопроводительных документов он возвращается исполнителю на доработку департаментом документационного обеспечения Администрации края, о чем делается отметка на листе согласования.

1.8. Информация о контроле за исполнением нормативного правового акта фиксируется последним пунктом текста. Контроль за исполнением возлагается на первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края в соответствии с распределением обязанностей. Пункт контроля отсутствует в распоряжениях Администрации края и правовых актах Администрации края о признании утратившими силу иных правовых актов, а также о внесении изменений в иные правовые акты.

1.9. Выбор источника официального опубликования осуществляется руководителем правового департамента Администрации края. О результатах выбора делается отметка на листе согласования.

1.10. Правовые акты Губернатора Алтайского края и Администрации края, подписанные Губернатором Алтайского края, регистрируются в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений Губернатора Алтайского края добавляются через дефис буквы "рг", распоряжений Администрации края по основной деятельности - "р", распоряжений Администрации края по кадровым вопросам - "к".

1.11. Протокольный отдел департамента документационного обеспечения Администрации края заверяет копии правовых актов печатью департамента документационного обеспечения Администрации края.

1.12. Подлинники правовых актов со всеми сопроводительными документами имеют постоянный срок хранения.

2. Оформление документов

Вид правового акта определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

2.1. Законы Алтайского края

Проект закона должен иметь следующие реквизиты:

вид правового акта;

заголовок;

текст;

подпись;

место издания правового акта, дата и регистрационный номер (данные реквизиты проставляются после его подписания).

Закон оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. Слово "ЗАКОН" печатается прописными буквами (размер шрифта 14), выравнивается по центру. На следующей строке печатаются слова "Алтайского края".

Заголовок законопроекта отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами. Печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, через 1 интервал, выравнивается по центру с одинаковым отступом от правого и левого краев текста, при этом он не должен выходить за пределы красной строки. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок законопроекта отражает его содержание и основной предмет правового регулирования.

Законы края конструируются в следующей последовательности:

общие положения;

определение используемых понятий (при необходимости);

изложение конкретных правовых норм по регулируемому вопросу;

определение санкций за нарушение установленных правовых норм;

переходные и заключительные положения;

вступление закона в силу.

Преамбула - самостоятельная часть законопроекта, которая определяет его цели и задачи, но не является обязательной.

Преамбула:

не содержит самостоятельные нормативные предписания;

не делится на статьи;

не содержит ссылки на другие законодательные акты, подлежащие признанию утратившими силу и изменению в связи с изданием законодательного акта;

не формирует предмет регулирования законопроекта;

не нумеруется.

Преамбула предваряет текст законопроекта.

Структурные единицы законопроекта не могут иметь преамбулу.

Основная часть текста законопроекта структурируется в целях его изложения в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным.

Текст законопроекта может подразделяться на части (для крупных систематизированных проектов), разделы, главы, статьи.

Нумерация статей, глав, разделов и других структурных единиц законопроекта должна быть сквозной.

Подпись отделяется от законопроекта 3 междустрочными интервалами, состоит из слов "Губернатор Алтайского края", инициалов и фамилии Губернатора Алтайского края, печатается в одну строчку.

Законы могут иметь приложения, в которые помещаются различного рода перечни, таблицы, графики, тарифы, карты, образцы бланков, документов, схем и т.д. Приложения оформляются согласно п. 2.17 раздела 2 "Оформление реквизитов документов" Инструкции.

Пояснительная записка к закону оформляется на бланке письма Губернатора Алтайского края. Слова "Пояснительная Записка" печатаются прописными буквами и выравнивается по центру. На следующей строке указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка двумя междустрочными интервалами. Пояснительная записка должна содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее его развернутую характеристику, формулировку целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз последствий его принятия.

Пояснительная записка к проекту правового акта, внесенному Губернатором Алтайского края на рассмотрение Алтайского краевого Законодательного Собрания, подписывается Губернатором Алтайского края или заместителем Губернатора Алтайского края, исполняющим обязанности Губернатора Алтайского края.

Источниками официального опубликования законов Алтайского края являются Сборник законодательства Алтайского края и (или) газета "Алтайская правда", а также сайт www.altairegion22.ru. Иные источники опубликования определяются законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

2.2. Указы и распоряжения Губернатора Алтайского края

2.2.1. Указы Губернатора Алтайского края печатаются на бланке установленной формы (приложение 1) и имеют следующие реквизиты:

вид правового акта;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

место издания правового акта, дата и регистрационный номер (данные реквизиты проставляются после его подписания).

Преамбула - самостоятельная часть документа, которая определяет его цели и задачи, завершается словом "постановляю:" (печатается обычным шрифтом с межбуквенным интервалом "разреженный, 2 пт").

Постановляющая (распорядительная) часть проектов указов Губернатора Алтайского края подразделяется на пункты, в которых содержатся нормативные положения, а также поручения.

Приложения к указу Губернатора Алтайского края оформляются согласно п. 2.17 раздела 2 "Оформление реквизитов документов" Инструкции.

Если указ изменяет, признает утратившим силу или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием даты, номера и заголовка.

2.2.2. Распоряжения Губернатора Алтайского края

Распоряжения Губернатора Алтайского края печатаются на бланке установленной формы (приложение 2) и имеют следующие реквизиты:

вид правового акта;

место издания правового акта, дата и регистрационный номер (данные реквизиты проставляются после его подписания);

заголовок;

текст;

подпись.

Текст распоряжения может состоять как из двух частей (констатирующей и распорядительной), так и из одной - распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания распоряжения.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Если распоряжение изменяет, признает утратившим силу ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на дату выхода и номер отменяемого документа.

2.3. Постановления и распоряжения Администрации Алтайского края

Постановление Администрации края печатается на бланке установленной формы (приложение 4) и имеет следующие реквизиты:

вид правового акта;

место издания правового акта, дата и регистрационный номер (данные реквизиты проставляются после его подписания);

заголовок;

текст;

подпись.

Распоряжение Администрации края печатается на бланке установленной формы (приложение 5) и имеет следующие реквизиты:

вид правового акта;

место для проставления места принятия правового акта, даты и регистрационного номера;

текст;

подпись.

В заголовке к тексту постановления, включающем название другого постановления, указывается только дата и номер последнего, а его наименование приводится в тексте документа.

Текст постановления составляется следующим образом:

констатирующая часть (преамбула) завершается словом "постановляю:" (печатается обычным шрифтом с межбуквенным интервалом "разреженный, 2 пт");

в исключительных случаях преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст начинается со слова "Постановляю", после него ставится двоеточие, и далее через интервал излагается постановляющая часть с прописной буквы и красной строки;

постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Администрации края, как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержатся нормативные положения, а также отдельные поручения. Поручения включают наименование органов исполнительной власти Алтайского края, структурного подразделения Администрации края или организации, фамилию и инициалы должностного лица в именительном падеже (в скобках), которому оно дается, содержание самого поручения;

при наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка. Если в постановлении, распоряжении есть пункт "Утвердить...", то вместо слова приложение следует писать "прилагаемый" или "прилагается", а в начале приложения - "Утвержден", согласуя с первым словом наименования приложения (План - утвержден, Списки - утверждены, Положение - утверждено и т.д.);

подпись постановления (распоряжения) состоит из слов "Губернатор Алтайского края", инициалов и фамилии Губернатора Алтайского края. Если постановление подписывает заместитель (первый заместитель) Губернатора Алтайского края, то должность печатается в две строки, инициалы и фамилия располагаются на уровне второй строки.

Оформление проекта правового акта о внесении изменений в правовые акты Администрации Алтайского края

Внесением изменений считается:

замена слов, цифр;

исключение слов, цифр, предложений;

исключение структурных единиц не вступившего в силу правового акта;

новая редакция структурной единицы правового акта;

дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами, предложениями;

дополнение правового акта новыми структурными единицами;

приостановление (продление) действия правового акта или его структурных единиц.

При внесении изменений в правовой акт обязательно указывается вид акта, дата его подписания, его регистрационный номер и наименование ("Внести изменения в постановление Администрации края от 01.06.2011 N 286 "Об организации правотворческой деятельности Администрации края и иных органов исполнительной власти Алтайского края"). Если в правовой акт ранее уже вносились изменения, все прежние редакции указываются в скобках после наименования документа.

Вносимые в правовой акт Администрации края изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы ("абзац первый пункта 3 дополнить словами...").

Если при внесении изменений в правовой акт меняется наименование утвержденного им положения (порядка, перечня и т.д.), то изменение данного наименования в обозначении приложений к указанному положению осуществляется автоматически.

Изменения, вносимые в правовые акты, оформляются следующим образом:

для постановлений:

"О внесении изменений в постановление Администрации края от 01.01.2012 N 1

В соответствии (в связи) с . . . постановляю:

Внести в постановление Администрации края от 01.01.2012 N 1 "Название" следующие изменения (изменения перечисляются с абзаца, через точку с запятой, не нумеруются);

для распоряжений:

Внести в распоряжение Администрации края от 02.01.2012 N 2 (без названия) следующие изменения:

в пункте 2 слова "какие именно" заменить словами "какие именно" (если эти слова встречаются в пункте не один раз, то добавляются слова "в соответствующем падеже");

абзац третий пункта 4 изложить в следующей редакции:

"текст, знак, который будет стоять в конце абзаца в основном документе";

пункт 5 изложить в следующей редакции:

"5. текст (с прописной или строчной буквы - в зависимости от знака, который будет стоять в конце предыдущего пункта), знак, который будет стоять в конце пункта";

пункт 7 изложить в редакции согласно приложению к настоящему постановлению (распоряжению);

в Положении о ..., утвержденном указанным постановлением:

подпункт 2.1 изложить в следующей редакции:

"2.1. текст (с прописной или строчной буквы - в зависимости от знака, который будет стоять в конце предыдущего подпункта), знак, который будет стоять в конце подпункта";

в подпункте 3.3 слова "Какие именно" (число, цифры, предложение) исключить;

в таблице 2 в позиции "цитируется полностью строка таблицы, ограниченная горизонтальными линиями" слова "какие именно" (или число, если меняется сумма) заменить словами "какие именно" (или числом).

При внесении изменений в несколько правовых актов нумерация в тексте осуществляется по количеству актов, в которые вносятся изменения.

В случае внесения изменения в приложение путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения является приложением к тексту изменяющего правового акта.

При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного правового акта положения о внесении изменений и об утрате силы должны быть изложены последовательно.

При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

В случае если в правовой акт вносится большое количество изменений (оформление которых занимает более трех страниц), такие изменения оформляются приложением. При этом если в правовом акте указываются прежние редакции, то в приложении ссылка на них не делается.

Например:

Внести в постановление Администрации края от...N ... "Название" (в редакции от...N ...) изменения согласно приложению.

Приложение оформляется следующим образом:

Приложение
к постановлению
Администрации Алтайского края
от _______________ 2014 N______

Изменения,
которые вносятся в постановление Администрации края от...N ...
"Название"

К проекту нормативного акта о внесении изменений необходимо в обязательном порядке прикладывать копии документов, в которые эти изменения вносятся, а в пояснительной записке к проекту документа указываются причины вносимых изменений.

2.4. Договоры (соглашения)

Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

Договор (соглашение) содержит следующие реквизиты:

вид документа;

заголовок к тексту;

место издания документа, дата и регистрационный номер (проставляется после подписания документа);

текст документа;

юридические адреса сторон (и банковские реквизиты - при необходимости), между которыми заключаются соглашения;

подписи должностных лиц каждой из сторон;

оттиски печатей каждой из сторон;

виза.

Реквизит "Вид документа" (Договор (Соглашение) печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру.

Ниже через два междустрочных интервала по центру оформляется реквизит "Наименование документа" (заголовок к тексту).

Текст договора состоит из преамбулы и статей (разделов). В преамбуле даются ссылки на документы, наделяющие должностное лицо полномочиями заключать договор. Статьи (разделы) нумеруются арабскими цифрами, могут иметь самостоятельные заголовки. Текст заканчивается почтовыми реквизитами (паспортными данными) субъектов, заключающих договор.

В случае подписания документа должностными лицами, равными по рангу, применяется прием зеркальности подписи и преамбулы.

Подлинность подписей заверяется оттиском гербовой печати.

Проект договора (соглашения), подготовленный органом исполнительной власти Алтайского края, визируется руководителем его юридической службы, руководителем данного органа исполнительной власти, заместителем Губернатора Алтайского края или его заместителем, курирующим указанное в договоре направление, комитетом администрации Алтайского края по финансам, налоговой и кредитной политике, а также руководителями предприятий и организаций, являющихся сторонами договора.

Если проект договора (соглашения) предусматривает его подписание не Губернатором Алтайского края, а уполномоченным лицом, то к проекту договора (соглашения) прилагается копия документа (доверенность или правовой акт), наделяющего должностное лицо полномочиями заключать такой договор (соглашение).

Количество экземпляров договора (соглашения) определяется количеством сторон, заключивших договор (соглашение). Один экземпляр подлинника зарегистрированного договора (соглашения) с визами согласования остается в протокольном отделе департамента документационного обеспечения Администрации края, остальные направляются другим сторонам, участвовавшим в подписании соглашения. Договор (соглашение) в течение двух лет хранится в протокольном отделе департамента документационного обеспечения Администрации края, затем передается в архив.

2.5. Доверенность

Доверенность - документ, удостоверяющий полномочия на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

Сведения, необходимые для указания в доверенности:

заголовок "Доверенность";

дата выдачи и регистрационный номер;

место выдачи доверенности;

фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, действующего от имени Администрации Алтайского края и правовой акт, на основании которого оно действует;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности;

указание на возможность передоверия (в случае необходимости), срок действия доверенности в таком случае не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана;

подпись Губернатора Алтайского края (лица, исполняющего его обязанности);

гербовая печать.

2.6. Поручения, данные на оперативных совещаниях

Губернатор Алтайского края еженедельно проводит оперативные совещания, один раз в месяц - расширенные аппаратные совещания. Ответственными за подготовку и проведение данных совещаний являются секретариат Губернатора Алтайского края, департамент документационного обеспечения Администрации края, департамент организации управления Администрации края.

Поручения фиксируются и нумеруются (оформляются в пункты). В каждом пункте указывается ответственный исполнитель либо группа исполнителей и конкретная дата исполнения, которая оформляется цифровым способом и печатается отдельной строкой. Текст проекта документа согласовывается с ответственными исполнителями и представляется на утверждение Губернатору Алтайского края в срок, не превышающий 2 дней. Поручения, данные в ходе совещания, оформляются согласно приложению 11.

Регистрация, постановка на контроль, контроль исполнения поручений в установленные сроки, а также сохранность документов возложена на технологический отдел департамента документационного обеспечения Администрации края. Подлинники поручений, данных на оперативных совещаниях у Губернатора Алтайского края, хранятся совместно с информациями по выполнению поручений в течение двух лет, с последующей передачей в архив Администрации края на постоянное хранение.

Подготовка документов по итогам оперативных совещаний у первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, а также работа с ними в соответствии с установленными требованиями возложена на специалистов, обеспечивающих деятельность соответствующих приемных.

2.7. Личные поручения Губернатора Алтайского края

Губернатором Алтайского края даются личные поручения, которые оформляются на листе бумаги формата А5 (приложение 12).

В случае подготовки данного документа по указанию Губернатора Алтайского края определенным исполнителем применяется процедура согласования в ограниченном виде, когда ответственный исполнитель визирует его на оборотной стороне листа и протокольный отдел проводит лингвистическую экспертизу. Срок подготовки документа не должен превышать трех дней.

Регистрация, постановка на контроль, исполнение поручений в установленные сроки, а также сохранность документов возложена на технологический отдел департамента документационного обеспечения Администрации края. Подлинники личных поручений Губернатора Алтайского края хранятся совместно с информациями о выполнении поручения в течение двух лет, с последующей передачей в архив Администрации края на хранение.

Личные поручения первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края, а также работа с ними в соответствии с установленными требованиями осуществляется специалистами, обеспечивающими деятельность соответствующих приемных.

2.8. Протокол заседания (совещания)

Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, на совещаниях.

Протокол составляется на основе записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

2.8.1. Для написания протоколов заседаний коллегиальных органов применяется полная форма, где содержатся записи обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, выступающих, принятые решения. Кроме того, такой протокол содержит запись всех выступлений докладчиков и участников, либо тексты докладов и выступлений к нему прилагаются.

Протокол печатается на бланке протокола, общем бланке или на стандартных листах бумаги формата А4.

Полный протокол имеет следующие реквизиты:

наименование органа - печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру;

вид документа - слово Протокол печатается двумя междустрочными интервалами ниже предыдущего реквизита, прописными буквами, и выравнивается по центру;

через один междустрочный интервал строчными буквами печатается вид заседания (конференции, собрания, совещания) и наименование коллегиального органа в родительном падеже. Слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом;

место проведения совещания - указывается, где или у кого проходило совещание. Реквизит печатается после реквизита "Вид заседания" и выравнивается по центру (г. Барнаул; г. Белокуриха и др.);

дата протокола - оформляется цифровым способом и печатается через два междустрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания;

номер протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может дополняться буквенными индексами. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты:

Слова "Председатель" или "Председательствующий", "Секретарь", "Присутствовали" печатаются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, с прописной буквы.

После слов "Председатель" или "Председательствующий", "Секретарь" ставится тире, после слова "Присутствовали" - двоеточие.

Реквизит "Секретарь" не оформляется, если заседание не предусматривает такой должности. В этом случае ведение протокола осуществляется службой делопроизводства или лицом, ответственным за ведение протокола.

Реквизит "Присутствовали" состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, например:

Присутствовали: 16 человек (список прилагается).

Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую. В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должностей. Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены комиссии, руководители органов исполнительной власти).

Слова "Повестка дня" пишутся прописными буквами и выравниваются по центру. Вопросы в повестке дня оформляются от границы левого поля, нумеруются арабскими цифрами и формулируются в предложном падеже с предлогами о или об. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом "Разное".

Реквизит "Повестка дня" можно не указывать, если в основной части протокола приводится наименование обсуждаемого вопроса, которое оформляется по центру полужирным шрифтом.

Основная часть протокола печатается через один междустрочный интервал. В протоколах тексты выступлений излагаются от третьего лица единственного числа. Основная часть полной формы протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме Слушали - Выступили - Решили.

Слова "Слушали", "Выступили", "Решили" пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом "Слушали" проставляется номер вопроса повестки дня, может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

В разделе "Слушали" приводятся фамилии, инициалы и должности докладчиков, если наименование должности не указано в повестке дня. Затем излагается содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада прилагается к протоколу, то делается ссылка об этом.

В разделе "Выступили" приводятся фамилии и инициалы выступающих.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере поступления, указываются фамилии и инициалы.

В разделе "Решили" излагаются принятые решения по данному вопросу повестки дня, которые оформляются как постановляющая (распорядительная) часть правовых актов.

При необходимости приводятся итоги голосования: за - _____, против - ____, воздержались - _____.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Реквизит "подпись" отделяется от текста тремя междустрочными интервалами. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем, при его отсутствии только председателем. Подпись состоит из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Образец оформления протокола приведен в приложении 13 к Инструкции.

Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок из протокола или решений.

Выписка из протокола - это точная копия части протокола. При оформлении выписки из протокола используются следующие реквизиты (переносятся из протокола):

дата;

регистрационный номер документа;

заголовок.

Из текста протокола воспроизводится вводная часть, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке).

Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта.

Реквизит "Подпись" оформляется без указания личных подписей.

Для придания выписке юридической силы оформляется реквизит "Отметка о заверении копии".

При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати.

2.8.2. Для оформления протоколов заседаний Совета Администрации края, а также совещаний, проводимых Губернатором Алтайского края по различным вопросам деятельности, применяется краткая форма в соответствии с прилагаемыми образцами (приложение 14).

Для данного вида протоколов используются такие реквизиты, как утверждение, вид документа, место составления, дата и номер, подпись в соответствии с установленными настоящей Инструкцией требованиями.

В основной части протокола указывается номер вопроса (согласно очередности его рассмотрения), наименование вопроса печатается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1 междустрочного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, первая фамилия докладчика (докладчиков), затем - выступивших. Фамилии печатаются через 1 междустрочный интервал. Затем по пунктам указывается принятое по вопросу решение.

2.8.3. Допускается оформление протоколов, проводимых по инициативе Губернатора Алтайского края, в виде записи перечня поручений, данных в ходе совещания (приложение 15).

Ответственность за подготовку и проведение совещаний возлагается на руководителей органов исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделений Администрации края по курируемым ими вопросам. На подпись Губернатору Алтайского края представляется проект протокола, согласованный со всеми заинтересованными лицами, в срок, не превышающий 15 календарных дней со дня проведения совещания.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, подписанным ответственным за подготовку протокола исполнителем.

Протоколы совещаний, проводимых Губернатором Алтайского края, регистрируются в технологическом отделе департамента документационного обеспечения Администрации края и вводятся в систему ЕСЭД для организации контроля за исполнением данных в ходе заседаний поручений и принятых решений.

Контрольные дела с подлинниками протоколов заседаний (совещаний) в течение 2 лет хранятся в подразделениях, которые осуществляют их регистрацию, с последующей передачей в архив на постоянное хранение.

Протоколы совещаний, которые проводят первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края, оформляются в соответствии с вышеуказанными положениями Инструкции. Регистрация протоколов и контроль за сроками их исполнения осуществляется в соответствующих приемных.

2.9. Деловое (служебное) письмо

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или частному лицу).

Служебные письма, как вид документа, по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными.

2.9.1. Обязательные реквизиты делового (служебного) письма:

герб Алтайского края;

наименование органа, издавшего документ;

справочные данные об органе, издавшем документ;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (при необходимости);

заголовок к тексту (при необходимости);

текст документа;

отметка о наличии приложений (при необходимости);

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

виза.

2.9.2. Первая страница оформляется на бланках письма, остальные - на листах бумаги формата А4 согласно правилам оформления документов, установленных настоящей Инструкцией.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей и закреплением за ними в положениях о структурных подразделениях Администрации края и должностных регламентах права подписи документов.

2.9.3. При подготовке проектов инициативных писем за подписью Губернатора Алтайского края следует руководствоваться распоряжением Администрации края от 30.11.2009 N 115-к, определяющим, что документы, в том числе международного и межрегионального уровня, кадрового (включая наградные) и финансового характера, письма (обращения, телеграммы, приглашения, ответы и т.п.) в адрес Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, руководителей федеральных органов власти, высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (руководителей высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации), а также письма в адрес органов местного самоуправления по вопросам формирования и использования местных бюджетов, структуры и численности органов местного самоуправления подписываются исключительно Губернатором Алтайского края.

Необходимый комплект документов:

проект письма;

пояснительная записка;

лист согласования;

запрос (в случае если он является основанием для создания письма);

реестр рассылки (при необходимости).

Для писем за подписью Губернатора Алтайского края используется бланк письма с цветным изображением герба Алтайского края (приложение 3), в случае подготовки приглашений, благодарственных писем - бланк письма с цветным изображением герба Алтайского края на бумаге установленного цвета.

Проекты писем за подписью Губернатора Алтайского края изготавливаются в одном экземпляре.

Отметка об исполнителе печатается на оборотной стороне последнего листа в левой части письма шрифтом 12 размера.

Инициативные письма от имени Губернатора Алтайского края, содержащие просьбы и предложения, ставятся на контроль, который осуществляется руководителем органа исполнительной власти Алтайского края, ответственным за подготовку данного документа. Срок исполнения документа составляет 45 дней и исчисляется с момента подписания (если иной срок не установлен Губернатором Алтайского края).

2.9.4. При подготовке делового письма требуется обратить внимание на его структуру:

Документ не должен содержать более одного адреса, в противном случае составляется список рассылки. Если письмо адресуется конкретному человеку (руководителю или служащему учреждения), оно должно начинаться с обращения, например:

Уважаемый Имя Отчество!

Как и в любом документе, в начале письма обязательно должна быть преамбула. В одном или нескольких предложениях адресату необходимо сообщить тему послания. После этого коротко, четко и ясно излагается суть дела (указывается причина обращения, перечисляются аргументы, которые должны убедить корреспондента в обоснованности просьбы, предложения или указания: предпринятые для решения проблемы меры, актуальность затрагиваемых вопросов, перспективность их решения, необходимость помощи, предполагаемые в случае получения поддержки позитивные изменения, необходимость софинансирования со стороны краевого и муниципального бюджета). В последнем абзаце формулируется просьба, предложение или указание. При этом если объем письма больше трети страницы, обращение следует повторить:

Прошу Вас, уважаемый Имя Отчество, рассмотреть (оказать содействие, принять участие, довести до сведения)...

Если письмо подразумевает ответ, то оно должно обязательно содержать ссылку на запрос. В таком случае целесообразнее разместить ее в начале письма: "Рассмотрев Ваше письмо от...N ... по поводу выделения средств, сообщаю, что...". В случае если заявитель прислал для ознакомления какие-либо документы, об этом также сообщается в письме: "Рассмотрев Вашу заявку (представленные документы, материалы) по поводу..." (кратко излагается суть вопроса, с которым обратился заявитель). Если письмо содержит отказ, необходимо его обоснование ("Ввиду отсутствия технической возможности...", "К сожалению, возможности краевого бюджета не позволяют..."). В заключении желательно предложить адресату альтернативу решения вопроса, если данная проблема находится в компетенции других лиц или органов.

2.9.5. Особенности оформления писем, адресованных зарубежным корреспондентам:

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) служебные письма оформляются на бланках установленной формы и состоят из следующих частей:

наименование получателя письма;

вступительное обращение;

основной текст;

заключительная форма вежливости;

указание на приложение, если оно имеется.

При оформлении письма Премьер-министру, Министру, Чрезвычайному и Полномочному Послу адрес включает полное наименование официальной должности, имя и фамилию лица, которому направляется письмо. Например:

Чрезвычайному и Полномочному

Послу (официальное название страны)

господину Имя Фамилия

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Если оно адресовано Министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: "Уважаемый господин Министр". Слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно в зависимости от местной практики и в порядке взаимности.

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении";

Генеральному директору Германского фонда международного развития - "Прошу Вас, господин Имя Фамилия, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)".

2.9.6. Первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края подписывают документы в адрес заместителей руководителей и руководителей структурных подразделений федеральных органов власти, руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов власти других субъектов Российской Федерации, кроме высших должностных лиц (руководителей высших исполнительных органов государственной власти), организаций, действующих на территории края, органов местного самоуправления.

Необходимый комплект документов:

проект письма;

запрос (в случае, если он является основанием для создания письма);

реестр рассылки (при необходимости);

используются бланки исходящего инициативного письма и бланки исходящего письма (письма-ответа) (приложение 6).

Все проекты исходящих писем первого заместителя Губернатора Алтайского края, заместителей Губернатора Алтайского края представляются исполнителем в двух экземплярах. На втором экземпляре письма осуществляется согласование (визирование) проекта документа. Согласование также может быть осуществлено с использованием листа согласования.

Отметка об исполнителе печатается на лицевой стороне последнего листа в левой части письма шрифтом 12 размера.

Исходящие письма после подписания Губернатором Алтайского края, первым заместителем Губернатора Алтайского края, заместителями Губернатора Алтайского края передаются для регистрации в канцелярию департамента документационного обеспечения Администрации края, в нерабочее время, праздничные и выходные дни - в секретариат Губернатора Алтайского края.

Вторые экземпляры документа, копии оригинала хранятся в канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края.

2.10. Телеграммы и документы, передаваемые посредством электронной и факсимильной связи

2.10.1. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по каналам телеграфной сети общего пользования.

Подготовка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

Телеграммы составляются в случае, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются только Губернатором Алтайского края, первым заместителем Губернатора Алтайского края, заместителями Губернатора Алтайского края.

Телеграмма печатается на бумаге формата А4 в одном экземпляре и имеет следующие реквизиты:

отметка о категории телеграммы; отметка о виде телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

текст;

регистрационный номер (при необходимости);

дата документа;

наименование должности и расшифровка подписи лица, подписавшего телеграмму.

Дополнительными реквизитами считаются:

наименование организации;

справочные данные об органе, издавшем документ (почтовый адрес);

наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи лица, подписавшего телеграмму.

Адрес телеграммы должен содержать все сведения, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Телеграмма может быть адресована в несколько адресов (многоадресная телеграмма). Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, который должен быть представлен вместе с телеграммой.

Текст телеграммы излагается кратко, прописными буквами и не должен превышать одной машинописной страницы.

Текст от наименования адресата отделяется тремя междустрочными интервалами.

Текст телеграммы, если она адресуется конкретному лицу, должен начинаться с обращения.

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Т/264 от 25.03.2010.

Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных реквизитов сплошной горизонтальной чертой.

Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы. Наименование и адрес отправителя (Администрация Алтайского края), дата, наименование должности и расшифровка подписи лица, подписавшего телеграмму, печатаются строчными буквами от левого поля.

Телеграммы согласовываются, подписываются и регистрируются в порядке, установленном для служебных писем. Регистрационный номер телеграммы и дата ставятся после текста.

Подлинник телеграммы с отметкой о времени отправки остается в канцелярии департамента документационного обеспечения Администрации края.

Поздравительные телеграммы учитываются в ЕСЭД Администрации края и хранятся 6 месяцев.

2.10.2. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по каналам телефонной связи.

При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты:

вид документа;

адресат;

текст документа;

дата документа;

подпись должностного лица;

должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму;

должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

время передачи (приема) телефонограммы.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список рассылки с указанием номеров телефонов.

2.10.3. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа.

2.10.4. Электронное письмо (сообщение) - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.

Электронные сообщения поступают на официальный электронный адрес Администрации Алтайского края в Интернете, доступ к которому имеется в департаменте документационного обеспечения Администрации края и приемной Губернатора Алтайского края.

Электронные сообщения и документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в департаменте документационного обеспечения Администрации края в ЕСЭД.

Запрещается передача с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи документов с пометкой "Для служебного пользования".

V. Организация контроля исполнения документов

1. Контроль исполнения документов состоит из осуществляемых департаментом документационного обеспечения Администрации края процедур по учету и анализу сроков исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности органов исполнительной власти Алтайского края и структурных подразделений Администрации края.

2. Контроль включает в себя: постановку на контроль, предупредительный контроль, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа, проставление отметки о предоставлении отчета- информации, снятии с контроля, направлении исполненного документа в дело, а также мониторинг состояния исполнительской дисциплины.

3. Постановка документа на контроль осуществляется исходя из содержания текста документа, поручения и резолюции к нему.

Контролю подлежат документы, в которых установлен конкретный срок исполнения, а также те документы, об исполнении которых необходимо предоставлять информацию.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Председателя Правительства Российской Федерации осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным постановлением Администрации Алтайского края от 17.01.2012 N 15 "Об утверждении порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".

4. Сроки исполнения определяются исходя из срока, установленного в документе, либо сроков, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, но содержащие в тексте или резолюции пометку "срочно", - в 3-дневный срок;

без указания конкретной даты исполнения, но содержащие в тексте или резолюции пометку "оперативно", - в течение 10 календарных дней;

входящие служебные документы, рассмотренные Губернатором Алтайского края, а в его отсутствие замещающим его лицом - в течение 15 календарных дней, если иной срок не будет установлен в резолюции;

документы, по которым срок исполнения не указан - в срок до 30 календарных дней со дня регистрации документа.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, указанное поручение подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.

5. Документы должны исполняться в установленный для них срок. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен. Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, с указанием причин переноса сроков и предполагаемой даты исполнения, не позднее чем за день до истечения установленного срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

6. В случаях, когда исполнение документа поручается двум или более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или обозначенное пометкой "свод" ("созыв"). Данному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их деятельности. Соисполнители документа обеспечивают своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и направление их через ЕСЭД основному исполнителю. Для подготовки сводной информации по возможности устанавливается дополнительный срок (не более трех дней).

7. В случае исполнения документа несколькими лицами его подлинник направляется основному исполнителю, остальные получают копии. При работе с электронными документами исполнители через ЕСЭД получают мгновенный доступ к регистрационно-контрольной карточке и сканированному тексту документа.

8. Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения хранятся в контрольном деле.

При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной карточке САДД "Дело" ставится отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.

9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения соответствующего поручения, документированного подтверждения его исполнения и, в случае необходимости, направления корреспонденту ответа по существу вопроса. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и в контрольной карточке.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения исполненным.

После исполнения документы снимаются с контроля, при этом на документе и в регистрационно-контрольной карточке делается отметка о снятии с контроля.

10. Департамент документационного обеспечения Администрации края периодически формирует сводные данные о ходе исполнения контрольных документов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в органах исполнительной власти Алтайского края, структурных подразделениях Администрации края.

VI. Организация работы архива

1. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации Алтайского края, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка их формирования в делопроизводстве Администрации края.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В Администрации Алтайского края составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 16) и сводная номенклатура дел Администрации Алтайского края (приложение 17).

Номенклатура дел структурного подразделения Администрации края составляется под методическим руководством заведующего архивом Администрации Алтайского края, подписывается руководителем подразделения и представляется в департамент документационного обеспечения Администрации края. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в департамент документационного обеспечения Администрации края.

Сводная номенклатура дел Администрации Алтайского края составляется заведующим архивом Администрации Алтайского края на основании номенклатур дел структурных подразделений Администрации края, при методической помощи управления Алтайского края по культуре и архивному делу.

Сводная номенклатура дел Администрации Алтайского края подписывается составителем, согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Администрации Алтайского края, экспертно-проверочно-методической комиссией (ЭПМК) управления Алтайского края по культуре и архивному делу и утверждается Губернатором Алтайского края или заместителем Губернатора Алтайского края. Номенклатура дел согласовывается с управлением Алтайского края по культуре и архивному делу не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Администрации Алтайского края.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации края.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Алтайского края. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Алтайского края цифрового обозначения структурного подразделения Администрации края и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок должен четко отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1999 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

Если в течение года в Администрации края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

2. Формирование и оформление дел

2.1. Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

В конце делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с установленными правилами их оформления и подготовки к передаче в архив.

Оформление дел проводится работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации края, при методической помощи заведующего архивом Администрации Алтайского края.

2.2. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

помещаются в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группируются документы постоянного и временного сроков хранения;

на общих основаниях помещаются в дела ксерокопии, факсограммы и телефонограммы;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в нем нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности либо в их сочетании. Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются по номерам. Документы к протоколам, помещенные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личные дела помещаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности;

Документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

2.4. Оформление дела, подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 18); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 19); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 20); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.

2.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке указываются реквизиты:

Администрация Алтайского края;

наименование структурного подразделения Администрации края;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов заголовок дела изменяется и дополняется.

2.7. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях. При этом пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

3. Организация оперативного хранения и выдачи документов

3.1. С момента заведения и до передачи дел в архив Администрации Алтайского края дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений Администрации края и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, должны располагаться в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, защищающих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Администрации края.

3.2. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Администрации края на срок не более одного месяца. Соответствующая запись делается в книге учета выдачи дел во временное пользование (приложение 21).

Сторонним организациям с разрешения начальника департамента документационного обеспечения Администрации края дела выдаются на основании их письменных запросов по актам выдачи дел во временное пользование.

4. Экспертиза ценности документов

4.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение.

4.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации Алтайского края создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

4.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации Алтайского края; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации края; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

4.4. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации Алтайского края путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Администрации Алтайского края.

5. Составление описей дел

5.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно для дел постоянного хранения (приложение 22); дел по личному составу (приложение 23). Для дел временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

5.2. В каждом структурном подразделении Администрации края описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством заведующего архивом Администрации Алтайского края. По этим описям документы сдаются в архив Администрации Алтайского края. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Администрации Алтайского края, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации края.

5.3. Описи дел структурных подразделений Администрации края составляются по установленной форме (приложение 24) и представляются в архив Администрации края через два года после завершения дел в делопроизводстве.

5.4. Описательная статья описи дел структурного подразделения Администрации края имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

5.5. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при последовательном внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дела другим структурным подразделениям Администрации края со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

5.6. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

5.7. Опись дел структурного подразделения Администрации края подписывается составителем, с указанием его должности, и утверждается руководителем структурного подразделения.

5.8. Опись дел структурного подразделения Администрации края составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Администрации Алтайского края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

5.9. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 25) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

6. Подготовка документов и передача их в архив

6.1. В архив Администрации Алтайского края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документами по личному составу, оформленные надлежащим образом. Передача документов в архив Администрации Алтайского края производится по утвержденным описям дел.

6.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации Алтайского края по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

6.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Администрации края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.4. В период подготовки структурным подразделением Администрации края дел к передаче в архив Администрации Алтайского края сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Алтайского края. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Администрации края обязаны устранить.

6.5. Дела и описи сдаваемых документов передаются в архив сотрудниками структурных подразделений Администрации края с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив.

Прием дел производится заведующим архивом Администрации Алтайского края в присутствии работника структурного подразделения Администрации края, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи заведующего архивом Администрации края и лица, передавшего дела).

6.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации края лицо, ответственное за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации Алтайского края, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Образец бланка структурного подразделения Администрации Алтайского края

Приложение 8

Лист согласования

                от ______________ N __________________

к проекту___________________________________________________________

          (постановления, распоряжения, письма, соглашения, договора

                           Администрации края и др.)

по вопросу:_________________________________________________________

Должность работника, завизировавшего проект

Дата поступления на визирование

Инициалы, фамилия

Роспись

Дата визирования

Первый заместитель Губернатора Алтайского края	С.А. Локтев
Заместители Губернатора Алтайского края	Д.В. Бессарабов
	Ю.Н. Денисов
	Я.Н. Ишутин
	A.Н. Лукьянов
	B.Г. Притупов
	В.В. Снесарь
	М.П. Щетинин
Начальник департамента документационного обеспечения Администрации края	А.Н. Степанов
Начальник правового департамента Администрации края	Е.А. Зинкова

Примечание: документ подлежит

официальному опубликованию                 _________________________

согласование с прокуратурой Алтайского края_________________________

согласование с Управлением Министерства юстиции

Российской Федерации по Алтайскому краю    _________________________

Должность, место работы, фамилия, имя, отчество и номер телефона

исполнителя документа

Приложение 9

Журнал
учета печатей и штампов Администрации Алтайского края

Начат_________________________

Окончен_______________________

На листах_____________________

N п/п	Дата регистрации печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. и роспись лица, получившего печать (штамп), дата	Основание получения печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. лица, сдавшего печать (штамп), дата	Оттиск сдаваемой печати (штампа)	Должность, Ф.И.О. и роспись лица, принявшего печать (штамп), дата	Основание и цель сдачи печати (штампа)	Номер и дата утверждения акта об уничтожении печати (штампа)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Приложение 10

Утверждаю

Начальник департамента документационного

обеспечения Администрации края

(подпись)                  И.О. Фамилия

(дата)

Акт N ____
на уничтожение печатей и штампов

Комиссия в составе__________________________________________________

                             (Ф.И.О., должность)

на основании________________________________________________________

                    (наименование документа, его номер и дата)

подготовила к уничтожению следующие печати и штампы:

N	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)
1	2	3

Всего подлежит уничтожению ______________________ печатей и штампов.

                                (прописью)

Подписи: ___________________________

         ___________________________

         ___________________________

     Печати и штампы перед уничтожением сверили с записями в акте и

полностью уничтожили путем "___" _________ 20___ г.

Подписи: ___________________________

         ___________________________

         ___________________________

     Отметки  в  журналах  учета  об  уничтожении печатей и штампов

произвел ______________________ "___" ______________ 20___ г.

          (подписи, должность)

Приложение 11

Утверждаю

Губернатор Алтайского края

                А.Б. Карлин

 дата утверждения протокола

Поручения,
данные на оперативном совещании 01.07.2013 Рег. N Пор-21

1. Держать под контролем организацию и проведение ...

Ответственный - Фамилия И.О.

2. Проанализировать и взять под контроль социально-экономическое положение в ...

Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Срок исполнения - 01.08.2013

3. Принять меры по организации ...

Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О.

Срок исполнения - 29.11.2013

Должность ведущего протокол

И.О. Фамилия

Образец оформления поручений, данных на оперативном совещании

Приложение 12

Образец бланка личного поручения Губернатора Алтайского края

Приложение 13

Администрация Алтайского края

Протокол

  Заседание центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Администрации края

__________________                           N _____________________

                           г. Барнаул

Председатель -    Фамилия И.О.

Секретарь -       Фамилия И.О.

Присутствовали: 16 человек (список прилагается).

                           Повестка дня:

1. Рассмотрение вопроса об упорядочении документов...

2. Согласование номенклатуры дел...

1. Слушали: Фамилия И.О.- текст доклада прилагается.

Выступили:

Фамилия И.О.- краткая запись выступления;

Фамилия И.О.- краткая запись выступления.

Решили:

1.1. Принять меры...

1.2. ...

2. Слушали:

Выступили:

Решили:

Начальник департамента

документационного обеспечения

Администрации края                     подпись         И.О. Фамилия

Заведующий архивом

Администрации края                     подпись         И.О. Фамилия

Образец оформления протокола заседания комиссии

Приложение 14

Утверждаю

Губернатор Алтайского края

_________________ И.О. Фамилия

дата утверждения протокола

Протокол
заседания Совета Администрации Алтайского края, состоявшегося 13.05.2013 Рег. N Прот-4

Председательствующий - наименование должности, Фамилия И.О.

Присутствовали:

члены Совета Администрации     Фамилия И.О., Фамилия И.О.;

края:                          (в алфавитном порядке)

приглашенные                   Фамилия И.О., Фамилия И.О.,

                               представители средств массовой

                               информации. (в алфавитном порядке)

1. О приоритетных направлениях социально-экономического развития

края на период до 2025 года

___________________________________________________________________

 (Докладчик - Фамилия И.О. Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

     1.1. Принять к сведению ...

     1.2. Доработать   проект   и   утвердить   его  постановлением

Администрации края...

2. Об   исполнении  поручений  Президента  Российской  Федерации  в

Администрации  Алтайского  края  и  органах  исполнительной  власти

Алтайского края

___________________________________________________________________

 (Докладчик - Фамилия И.О. Выступили: Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

     2.1. Принять к сведению доклад...

     2.2. Определить основными задачами программы ...

     2.3. Обеспечить регулярное освещение в СМИ...

Должность ведущего протокол                            И.О. Фамилия

Образец протокола заседания Совета Администрации Алтайского края

Утверждаю

Губернатор Алтайского края

_________________ И.О. Фамилия

дата утверждения протокола

Протокол
совещания по вопросу о готовности (наименование муниципального образования) к отопительному сезону, состоявшегося 07.05.2013 Рег. N Прот-8

Председательствующий - наименование должности, Фамилия И.О.

Присутствовали:

Фамилия И.О.                   наименование должности;

Фамилия И.О.                   наименование должности;

Фамилия И.О.                   наименование должности.

     (если присутствуют более 15 человек, то список прилагается к

      протоколу, о чем делается соответствующая запись, например:

           Присутствовали: 21 человек (список прилагается).

1. О  готовности  объектов  энергетики  (наименование муниципального

образования) к отопительному сезону

____________________________________________________________________

            (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

     1.1. Принять к сведению

     1.2. В целях недопущения ...

2. Об  организации  работы по эксплуатации объектов малой энергетики

____________________________________________________________________

            (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

     2.1. Продолжить работу...

     Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О.

     Срок исполнения - 24.10.2014

Должность ведущего протокол                             И.О. Фамилия

Образец протокола совещания (краткая форма)

Приложение 15

Утверждаю

Губернатор Алтайского края

_________________ И.О. Фамилия

дата утверждения протокола

Протокол
поручений, данных по итогам совещания по вопросу организации финансирования, ускорения пуска производства ..., состоявшегося 18.04.2013 Рег. N Прот-7

     1. Оформить в банке кредитную линию ...

     Ответственный - Фамилия И.О.

     Срок исполнения - 01.05.2013

     2. Запустить производство ...

     Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.

     Срок исполнения - 06.05.2013

                       26.12.2013

     3. После рассмотрения итогов работы предприятия принять решение

о ...

     Ответственные - Фамилия И.О., Фамилия И.О.

     Срок исполнения - 10.07.2013

Должность ведущего протокол                             И.О. Фамилия

Образец оформления протокола совещаний, в котором фиксируются только поручения Губернатора Алтайского края

Приложение 16

Администрация Алтайского края

Наименование структурного

подразделения

Номенклатура дел

______________ N __________

  г. Барнаул на 20___ г.1

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник структурного

подразделения Администрации

Алтайского края                   подпись               И.О. Фамилия

Заведующий архивом

Администрации края                подпись               И.О. Фамилия

Согласовано2

Протокол ЭК структурного

подразделения

от _____________ N _____

1 К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 16, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.

2 При наличии ЭК структурного подразделения.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения Администрации Алтайского края

Приложение 17

Администрация Алтайского края          Утверждаю

                                       Заместитель Губернатора

Номенклатура дел                       Алтайского края

________________ N __________          ________ ____________________

г. Барнаул                              подпись  расшифровка подписи

"___" ___________ 20___ г.

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник департамента

документационного обеспечения

Администрации края                    подпись           И.О. Фамилия

Заведующий архивом

Администрации края                    подпись           И.О. Фамилия

Согласовано

Протокол ЦЭК

Администрации края

от __________ N _______

Форма номенклатуры дел Администрации Алтайского края

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)

Наименование должности

руководителя службы

документационного обеспечения         подпись          И.О. Фамилия

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности

передавшего сведения                  подпись          И.О. Фамилия

Форма итоговой записи о категориях и количестве дел

Приложение 18

Краевое государственное казенное учреждение
"Государственный архив Алтайского края"
(КГКУ ГААК)

Администрация Алтайского края
г. Барнаул

____________________________________________________________________

           (наименование структурного подразделения)

____________________________________________________________________

                    Дело N ______том N _____

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                          (заголовок дела)

____________________________________________________________________

                           (крайние даты)

Фонд N Р-834

Опись N ______

Связка N ______                              На _____________ листах

Дело N _______                               Хранить постоянно

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение 19

Лист-заверитель дела N ____

В деле прошито и пронумеровано______________________________________

____________________________________________________________ листов,

в том числе:

литерные номера листов______________________________________________

пропущенные номера листов___________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Исполнитель                 ___________________________ И.О. Фамилия

"___" ______________ 20___ г.

Форма листа-заверителя дела

Приложение 20

Внутренняя опись документов дела N ___

N п/п	Фамилия, имя, отчество	На листах
1	2	3
1
2
3
4
5

Всего пронумеровано:_______________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Итого листов внутренней описи: 1 (один)

Исполнитель                          __________________И.О. Фамилия

"___" ______________ 20___ г.

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 21

                                       Администрация алтайского края

                                            Архив Администрации края

Книга выдачи дел во временное пользование

                       Начата______________

                      Окончена_______________

Форма титульного листа книги выдачи дел во временное пользование

N п/п	Дата выдачи дел	Фонд N	Опись N	Дело N	Кому выдано	Расписка в получении дела	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого в _________ году выдано из хранилища N ___________________ дел

                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись           Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Форма книги выдачи дел во временное пользование

Приложение 22

Администрация                                Утверждаю

Алтайского края                              Заместитель Губернатора

г. Барнаул                                   Алтайского края

                                                        И.О. Фамилия

                                             "___" ________ 20___ г.

Фонд N Р-834 Опись N

дел постоянного хранения за __________ год

N п/п	Индекс дела	Наименование раздела (структурного подразделения), заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено ______________ дел с N___ по N___

Заведующий архивом

Администрации края                  подпись             И.О. Фамилия

дата

Согласовано

Протокол ЦЭК

Администрации края

от ____________ N___

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

Приложение 23

Администрация                               Утверждаю

Алтайского края                             Заместитель Губернатора

г. Барнаул                                  Алтайского края

                                            И.О. Фамилия

                                            "___" _________ 20___ г.

Фонд N Р-834

Опись N _____

дел по личному составу за _______ год

N п/п	Индекс дела	Наименование раздела (структурного подразделения), заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено ____________ дел с N ___ по N ___

                               (цифрами и прописью)

Заведующий архивом

Администрации края                  подпись             И.О. Фамилия

дата

Согласовано

Протокол ЦЭК

Администрации края

от ___________ N ______

Форма годового раздела описи по личному составу

Приложение 24

Администрация Алтайского края            Утверждаю

Наименование структурного                Наименование должности

подразделения Администрации края         руководителя структурного

г. Барнаул                               подразделения Администрации

                                         края

                                         _______________И.О. Фамилия

                                         "___" ____________ 20___ г.

Фонд N Р-834

Опись N _____

за ______ год

N п/п	Индекс дела	Наименование раздела (структурного подразделения), заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

     В данный раздел описи внесено ______________ дел с N___ по N___

                                (цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи                   подпись             И.О. Фамилия

дата

Согласовано

Заведующий архивом

Администрации края

(подпись) (расшифровка подписи)

дата

Форма годового раздела описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу структурного подразделения Администрации Алтайского края

Приложение 25

Администрация                     Утверждаю

Алтайского края                   Наименование должности

                                  руководителя структурного

                                  подразделения Администрации края

                                  __________________ И.О. Фамилия

                                  "___" ________________ 20___ г.

Акт

_________ N ______

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

     На основании___________________________________________________

____________________________________________________________________

  (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков

                           их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие  практическое  значение  документы  с  истекшими  сроками

хранения:

N п/п	Заголовок дела	Дата дела	Индекс дела по номенклатуре дел	Количество дел	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

     Итого: ___________________ единиц хранения за __________ годы

           (цифрами и прописью)

     Опись  дел  постоянного  хранения  за __________ год утверждена

протоколом  ЭПМК  управления Алтайского края по культуре и архивному

делу от _________ N___ , а по личному составу согласована протоколом

ЭПМК от _________ N___.

Заведующий архивом

Администрации края                     подпись          И.О. Фамилия

Согласовано

Протокол ЦЭК Администрации края

от ___________________ N_______

     Документы уничтожены путем сжигания.

Наименование должности

работника, уничтожившего документы       подпись      И.О. Фамилия