Приложение. Основные вопросы проведения комплексной проверки органа ЗАГС

Приложение
к Порядку организации контроля за
исполнением органами местного
самоуправления государственных
полномочий по государственной
регистрации актов гражданского
состояния

1. Основные вопросы проведения комплексной проверки органа ЗАГС.

Комплексная проверка охватывает все указанные ниже вопросы деятельности проверяемого органа ЗАГС.

Вопросы тематической, документарной проверки определяются исходя из основных целей проверки, указанных в приказе начальника управления ЗАГС о проведении проверки, с учетом следующих основных направлений деятельности.

2. Организация деятельности.

2.1. Анализ соответствия муниципальных распорядительных актов по вопросам осуществления государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния требованиям законодательства, их реализация в процессе деятельности органа ЗАГС.

2.2. Анализ нормативных документов, регулирующих деятельность органа ЗАГС.

2.3. Штатная численность органа ЗАГС, образовательный уровень сотрудников, стаж работы, замещаемые должности по реестру должностей муниципальной службы.

2.4. Управление персоналом: должностные инструкции, их соответствие положению, дата утверждения, проводимые мероприятия по повышению квалификации руководителя и сотрудников органа ЗАГС.

2.5. Планирование деятельности: обоснованность, сбалансированность и напряженность планов, оценка выполнения основных мероприятий плана.

2.6. Деловые контакты между руководителем органа ЗАГС и руководителем администрации района, города, результатом которого является:

подготовка проектов муниципальных правовых актов, направленных на совершенствование деятельности, участие в реализации проектов;

решение вопросов кадрового и материально-технического обеспечения работы органа ЗАГС, улучшения условий труда, социальных вопросов;

информирование руководителя администрации района, города о состоянии дел в органе ЗАГС (докладные записки, выступления на совещаниях, их тематика, результативность действий).

2.7. Взаимодействие руководителя органа ЗАГС с иными структурными подразделениями администрации района, города, организациями и учреждениями по вопросам, входящим в компетенцию органа ЗАГС.

2.8. Состояние материально-технической базы, необходимой для создания торжественной обстановки при регистрации актов гражданского состояния.

2.9. Обеспеченность технологическим оборудованием (персональный компьютер, принтер, копировальный аппарат, сканер).

2.10. Качество отчетной документации: оформление, достоверность, своевременность предоставления (общая оценка).

2.11. Организация исполнения нормативных документов, рекомендаций вышестоящих и контролирующих органов. Степень выполнения рекомендаций, причины невыполнения предложений (по результатам предыдущей проверки).

2.12. Обеспеченность нормативной, методической и справочной литературой (в справке делается запись о полной обеспеченности или перечисляются отсутствующие обязательные документы).

2.13. Доступность использования справочно-информационных систем, периодических изданий ("Консультант плюс", "Гарант", журнал "ЗАГС").

2.14. Организация работы по разъяснению семейного законодательства.

2.15. Организация работы, направленной на формирование позитивного отношения к семье, взаимодействие со средствами массовой информации.

3. Предоставление государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.1. Соответствие требованиям, предъявляемым к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, расположенность, распорядок работы.

3.2. Анализ показателей доступности и качества предоставления государственных услуг.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.4. Наличие справочно-информационного материала, соблюдения времени ожидания в очереди и времени прохождения административных процедур. Количество необоснованных отказов в предоставлении услуги и жалоб на некорректное, невнимательное отношение сотрудников к заявителям (их представителям).

3.5. Общая оценка соответствия организации предоставления государственной услуги стандартам, установленным действующим законодательством.

4. Организация учета, хранения и расходования бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

4.1. Наличие локального акта о возложении ответственности за учет, хранение и расходование бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - бланков свидетельств) на сотрудника (сотрудников) органа ЗАГС и о создании комиссии для приема бланков свидетельств.

4.2. Наличие акта приема-передачи бланков свидетельств, в том числе в случае временного отсутствия руководителя органа ЗАГС либо при его смене.

4.3. Наличие, состояние и качество заполнения учетных документов (книга по учету прихода и расхода бланков свидетельств, журнал по учету выдачи бланков свидетельств сотрудникам органа ЗАГС в случае необходимости).

4.4. Наличие бланков свидетельств, условия хранения, учет выдачи бланков свидетельств сотрудникам органа ЗАГС (снятие остатков бланков свидетельств). Отчет о движении бланков свидетельств формируется приложением к справке.

4.5. Выборочная или сплошная проверка обоснованности расхода бланков свидетельств.

4.6. Учёт присланных свидетельств, порядок уведомления заявителя о получении.

4.7. Учёт и сохранность испорченных бланков свидетельств, изъятых и невостребованных свидетельств по различным основаниям, наличие актов списания, их соответствие установленным требованиям.

4.8. Выводы по организации учета, хранения и расходования бланков свидетельств.

5. Организация и условия хранения архивного фонда книг государственной регистрации актов гражданского состояния.

5.1. Наличие помещения для хранения документов, его соответствие требованиям длительного хранения документов (отопление, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы, стеллажи или шкафы, короба, огнетушители, охранно-пожарная сигнализация, доступ в помещение).

5.2. При отсутствии помещения для хранения документов проводится проверка хранения документов в шкафах (наличие замков, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы в помещении, где располагаются шкафы, огнетушители, охранно-пожарная сигнализация, доступ к документам).

5.3. Наличие инструкций по обеспечению охранного режима (Правила по противопожарной безопасности, план эвакуации документов, инструкция о порядке работы при чрезвычайных ситуациях), соблюдение их требований.

5.4. Размещение документов (рациональность размещения, степень загруженности).

5.5. Наличие книги учета архивного фонда. С какого времени ведется, своевременность ведения и соблюдение правил заполнения, внесение всего объема поступивших записей актов.

5.6. Дела постоянного срока хранения (актовые книги), степень упорядоченности документов, меры, принимавшиеся для ликвидации задолженности по упорядоченности.

5.7. Создание информационно-поисковых систем. Краткая характеристика наличия алфавитных указателей по всем типам записей актов и периоду их хранения; соответствие их содержания книге записей актов.

5.8. Закрепление за сотрудником органа ЗАГС ответственности за работу с архивным фондом, наличие инструкции, определяющей его обязанности (при необходимости).

5.9. Общая оценка состояния и качества документов архивного фонда.

6. Ведение общего и специального делопроизводства.

6.1. Наличие (соответствие ГОСТу) гербовой печати, углового штампа (бланков), их качество. Оформление основных реквизитов документов (заголовок, дата, номер, подпись, адресование, отметка об исполнении).

6.2. Закрепление за сотрудником органа ЗАГС ответственности за организацию делопроизводства, наличие инструкции, определяющей его обязанности (при необходимости).

6.3. Наличие номенклатуры дел, ее соответствие установленным требованиям (подписана составителем, согласована с ЭК, утверждена вышестоящим руководителем) и полнота включения дел в номенклатуру. Оформление заголовков дел;

6.4. Формирование дел: качество формирования документов в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. Полное оформление дел постоянного и длительного срока хранения: подшивка или переплет, нумерация листов, наличие листов-заверителей и внутренних описей (при необходимости).

6.5. Периодичность работы по выделению документов с истекшим сроком хранения к уничтожению, наличие актов о выделении документов к уничтожению, их соответствие установленным требованиям.

6.6. Учет входящих и исходящих документов, обращений граждан. Соблюдение сроков и порядка их исполнения (правомерность выдачи документов и сведений, оформление ответа, наличие отметок о форме выданного документа в записи акта).

6.7. Ведение электронного документооборота.

6.8. Проверка заполнения записей актов гражданского состояния (оттиски углового штампа и печати, необходимые подписи).

6.9. Соблюдение порядка внесения изменений в записи актов гражданского состояния (правильность внесения исправления или изменения и указания реквизитов документа, на основании которого они были внесены, изменение сведений в поисковых системах, направление сообщения по месту хранения второго экземпляра).

6.10. Выводы об организации делопроизводства и качестве исполнения поступающих документов и обращений.

7. Организация и состояние работы по информатизации.

7.1. Формирование электронной базы данных записей актов в программном комплексе "Находка ЗАГС" (в % отношении к общему числу записей актов).

7.2. Реализация государственных и муниципальных услуг в электронном виде через Единый портал государственных и муниципальных услуг Российской Федерации.

8. Организация и состояние работы по защите информации и созданию условий для безопасности деятельности.

8.1. Проведение мероприятий по защите информационной базы данных.

8.2. Создание условий для информационной безопасности деятельности органа ЗАГС.

8.3. Наличие, состояние и качество заполнения учетных документов.

8.4. Наличие инструкций по защите информации.

8.5. Закрепление в должностной инструкции сотрудника органа ЗАГС ответственности за работу по защите информации.