Приложение N 3. Инструкция по учету, выдаче, хранению, обращению с машинными носителями информации и персональными идентификаторами, предназначенными для хранения информации ограниченного использования (персональными данными)

Приложение N 3
к правилам осуществления внутреннего
контроля соответствия обработки персональных
данных требованиям к защите персональных данных

Инструкция по учету, выдаче, хранению, обращению с
машинными носителями информации и персональными идентификаторами, предназначенными для хранения информации ограниченного использования (персональными данными)

1. Общие положения

1.1. Все машинные носители информации, предназначенные для хранения информации ограниченного использования (для служебного использования, персональных данных) подлежат обязательному учету. Каждый съемный носитель с записанной на нем информацией ограниченного доступа должен иметь этикетку, на которой указывается его уникальный учетный номер.

1.2. Машинные носители информации учитываются в журнале учета. Журналы учета ведутся и хранятся в структурных подразделениях аппарата и отраслевых (функциональных) органах Администрации (далее - структурные подразделения), в которых ведется обработка информации ограниченного доступа.

1.3. Машинные носители информации выдаются и принимаются по журналу учета руководителем структурного подразделения.

1.4. Машинные носители информации в обязательном порядке маркируются следующим образом:

- на компакт-дисках (DVD, CD и др.) учетный номер проставляется на лицевой стороне диска специальным маркером;

- на жестком магнитном диске учетный номер проставляется на корпусе. Жесткий магнитный диск учитывается отдельно (в случае съемной конструкции) или в составе системного блока (СБ) автоматизированного рабочего места. В случае учета в составе СБ, на корпус СБ (в удобное для просмотра место) наклеивается бирка с указанием учетного номера, типа, модели машинного носителя, его объема, серийного номера жесткого магнитного диска;

- на носителях информации типа USB Flash-носители на корпус наклеивается бирка с указанием учетного номера носителя и его серийного номера;

- на персональных идентификаторах на корпус наклеивается бирка с указанием учетного номера носителя;

- бирки не должны закрывать заводские номера машинных носителей информации

1.5. Машинные носители информации хранятся в запертом шкафу.

1.6. Пользователям запрещается:

- использовать неучтенные машинные носители информации;

- использовать неучтенные персональные идентификаторы;

- хранить съемные носители с информацией ограниченного доступа вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах, либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам;

- выносить съемные носители с информацией ограниченного доступа из служебных помещений для работы с ними на дому.

1.7. При отправке или передаче информации ограниченного доступа адресатам на съемные носители записываются только предназначенные адресатам данные. Отправка информации ограниченного доступа адресатам на съемных носителях осуществляется в порядке, установленном для документов для служебного пользования. Вынос съемных носителей информации ограниченного доступа для непосредственной передачи адресату осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения.

1.8. О фактах утраты съемных носителей, содержащих информацию ограниченного доступа, либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность руководитель структурного подразделения. На утраченные носители комиссией по организации обработки и защиты персональных данных составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в Журнал учета магнитных, оптических и иных носителей информации.

1.9. Съемные носители информации, пришедшие в негодность, или отслужившие установленный срок, подлежат уничтожению. Уничтожение съемных носителей с информацией ограниченного доступа осуществляется комиссией по организации обработки и защиты персональных данных. По результатам уничтожения носителей информации составляется акт.

1.10. Сотрудники и лица, выполняющие работы по договорам и контрактам, имеющие отношение к работе с информацией ограниченного доступа или персональным данным, должны быть в обязательном порядке ознакомлены под роспись с настоящей Инструкцией.