Приложение 7. Положение о внутреннем контроле в департаменте молодёжной политике и туризма Ямало-Ненецкого автономного округа

Приложение 7
к учетной политике для
целей бюджетного учета

Положение
о внутреннем контроле в департаменте молодёжной политике и туризма Ямало-Ненецкого автономного округа

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с законодательством России и Ямало-Ненецкого автономного округа (включая внутриведомственные нормативно-правовые акты) и положением о департаменте молодёжной политики и туризма Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - департамент). Положение устанавливает единые цели, правила и принципы проведения внутреннего контроля департамента.

1.2. Внутренний контроль направлен на то, чтобы обеспечить:

- соблюдение требований законодательства Российской Федерации в области бухгалтерского (бюджетного) учета, внутренних процедур составления и исполнения бюджетных смет;

- целесообразность осуществления фактов хозяйственной жизни;

- наличие и движение имущества и обязательств;

- соблюдение финансовой дисциплины;

- эффективное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами (нормативами);

- повышение качества ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и составления отчетности;

- повышение результативности использования субсидий, лимитов бюджетных обязательств.

1.3. Внутренний контроль осуществляется всеми сотрудниками департамента в соответствии с их полномочиями и функциями.

1.4. Основной целью внутреннего контроля является подтверждение достоверности бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности учреждения, соблюдение действующего законодательства Российской Федерации, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности.

1.5. Основные задачи внутреннего контроля:

- установить соответствие финансовых операций, которые проводятся в части финансово-хозяйственной деятельности, и их отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности требованиям законодательства Российской Федерации;

- установить соответствие проводимых операций регламентам и полномочиям сотрудников;

- соблюдать установленные технологические процессы и операции при осуществлении деятельности, ради которой создан департамент;

- анализировать системы внутреннего контроля департамента, которые позволят выявить существенные аспекты, влияющие на ее эффективность.

1.6. Принципы внутреннего контроля департамента:

- принцип законности. Неуклонное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля норм и правил, установленных законодательством Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа;

- принцип объективности. Внутренний контроль осуществляется с использованием фактических документальных данных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа, путем применения методов, обеспечивающих получение полной и достоверной информации;

- принцип независимости. Субъекты внутреннего контроля при выполнении своих функциональных обязанностей независимы от объектов внутреннего контроля;

- принцип системности. Проведение контрольных мероприятий всех сторон деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре управления;

- принцип ответственности. Каждый субъект внутреннего контроля за ненадлежащее выполнение контрольных функций несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа.

2. Организация системы внутреннего контроля

2.1. Система внутреннего контроля обеспечивает:

- точность и полноту документации бухгалтерского учета;

- соблюдение требований законодательства;

- своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;

- предотвращение ошибок и искажений;

- исполнение приказов и распоряжений руководителя департамента;

- исполнение бюджетных смет.

2.2. Система внутреннего контроля позволяет следить за эффективностью работы структурных подразделений департамента.

2.3. В рамках внутреннего контроля проверяется правильность отражения совершаемых фактов хозяйственной жизни в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа и иными нормативными актами департамента.

2.4. При выполнении контрольных действий отдельно или совместно используются следующие методы:

- самоконтроль;

- контроль по уровню подчиненности (подведомственности);

- смежный контроль.

2.5. Контрольные действия подразделяются на:

- визуальные - осуществляются без использования прикладных программных средств автоматизации;

- автоматические - осуществляются с использованием прикладных программных средств автоматизации без участия должностных лиц;

- смешанные - выполняются с использованием прикладных программных средств автоматизации с участием должностных лиц.

2.6. Способы проведения контрольных действий:

- сплошной способ - контрольные действия осуществляются в отношении каждой проведенной операции: действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней процедуры;

- выборочный способ - контрольные действия осуществляются в отношении отдельной проведенной операции: действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней процедуры.

2.7. Внутренний контроль в департаменте проводится тремя типами контрольных мероприятий: предварительный, текущий и последующий.

2.7.1. Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственной операции. Позволяет определить, насколько целесообразной и правомерной будет та или иная операция.

Целью предварительного контроля является предупреждение нарушений на стадии планирования расходов и заключения договоров.

Предварительный контроль осуществляют руководитель департамента, его заместители, начальник отдела, специалисты отдела нормативно-правового обеспечения, кадровой работы.

На стадии предварительного контроля уделяется внимание следующему:

- проверка финансово-плановых документов (расчетов потребности в финансовых средствах, бюджетных смет и расчетов к ним и др.) руководителем, начальником отдела, их визирование, согласование и урегулирование разногласий;

- проверка и визирование проектов договоров (контрактов) отделом нормативно-правового обеспечения, кадровой работы и начальником отдела;

- предварительная экспертиза документов (решений), связанных с расходованием финансовых и материальных средств, осуществляемая заместителями руководителя департамента, начальником отдела, руководителями подразделений.

2.7.2. Текущий контроль производится путем:

- проведения повседневного анализа процедур исполнения бюджетных смет;

- ведения бухгалтерского учета;

- осуществления мониторингов расходования целевых средств по назначению, оценки эффективности и результативности их расходования.

Методами текущего внутреннего контроля являются:

- проверка расходных денежных документов до их оплаты (расчетно-платежных ведомостей, платежных поручений, счетов и т. п.). Фактом контроля является разрешение документов к оплате;

- проверка наличия денежных средств в кассе;

- проверка у подотчетных лиц наличия полученных под отчет денежных средств и (или) оправдательных документов;

- контроль за взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;

- сверка аналитического учета с синтетическим (оборотная ведомость);

- проверка фактического наличия материальных средств.

Ведение текущего контроля осуществляется на постоянной основе специалистами отдела экономического анализа, бухгалтерского учета и финансового контроля (далее - отдел).

2.7.3. Последующий контроль проводится по итогам совершения хозяйственных операций. Осуществляется путем анализа и проверки бухгалтерской документации и отчетности, ревизий и иных необходимых процедур.

Целью последующего внутреннего контроля является обнаружение фактов незаконного, нецелесообразного расходования денежных и материальных средств и вскрытие причин нарушений.

При последующем внутреннем контроле осуществляют следующие контрольные действия:

внезапная проверка кассы;

ревизия;

инвентаризация;

проверка поступления, наличия и использования денежных средств в департаменте;

документальные проверки финансово-хозяйственной деятельности департамента.

Последующий контроль осуществляется путем проведения плановых и внеплановых проверок.

Плановые проверки проводятся с периодичностью, установленной графиком проведения внутренних проверок финансово-хозяйственной деятельности.

Объектами плановой проверки являются:

- соблюдение законодательства Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа, регулирующего порядок ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и норм учетной политики;

- правильность и своевременность отражения всех хозяйственных операций в бухгалтерском (бюджетном) учете;

- полнота и правильность документального оформления операций;

- своевременность и полнота проведения инвентаризаций;

- достоверность отчетности.

В ходе проведения внеплановой проверки осуществляется контроль по вопросам, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях.

Проведение последующего контроля осуществляется комиссией по проведению внутреннего контроля (далее - комиссия).

Проверка оформляется приказом (распоряжением) руководителя департамента, в котором указываются:

- тема проверки;

- вид и форма проверки;

- проверяемый период;

- срок проведения проверки;

- состав комиссии по проведению внутреннего контроля;

- прочие необходимые сведения.

2.8. Лица, ответственные за проведение проверки, осуществляют анализ выявленных нарушений, определяют их причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.

2.9. Результаты проведения предварительного и текущего контроля оформляются в виде протоколов проведения внутренней проверки. К ним могут прилагаться перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, если таковые были выявлены, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок.

2.10. Результаты проведения последующего контроля оформляются в виде акта. Акт проверки должен включать в себя следующие сведения:

- характер и состояние систем бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности;

- методы и приемы, применяемые в процессе проведения контрольных мероприятий;

- анализ соблюдения законодательства Российской Федерации и Ямало-Ненецкого автономного округа, регламентирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности;

- выводы о результатах проведения контроля;

- описание принятых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе последующего контроля, рекомендации по недопущению возможных ошибок.

2.11. Сотрудники департамента, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в письменной форме представляют руководителю департамента объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.

2.12. По результатам проведения проверки специалистами комиссии разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков и ответственных лиц, который утверждается руководителем департамента.

По истечении установленного срока уполномоченный специалист комиссии незамедлительно информирует руководителя департамента о выполнении мероприятий или их неисполнении с указанием причин.

3. Субъекты внутреннего контроля

3.1. В систему субъектов внутреннего контроля входят:

- руководитель департамента и его заместители;

- руководители подразделений, отделов и сотрудники департамента.

3.2. Разграничение полномочий и ответственности органов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними документами департамента, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами департамента и должностными инструкциями сотрудников.

4. Функции и права контрольной комиссии внутреннего контроля

4.1. На контрольную комиссию внутреннего контроля возложены следующие функции:

- принимать непосредственное участие в проведении контроля всех типов;

- осуществлять методическое обеспечение системы внутреннего контроля;

- координировать деятельность подразделений в рамках внутреннего контроля;

- проводить оценку внутреннего контроля.

4.2. Для обеспечения эффективности внутреннего контроля комиссия внутреннего контроля имеет право:

- проверять соответствие финансово-хозяйственных операций действующему законодательству;

- проверять правильность составления бухгалтерских документов и своевременного их отражения в учете;

- входить (с обязательным привлечением начальника отдела) в помещение проверяемого объекта, в помещения, используемые для хранения документов (архивы), наличных денег и ценностей, компьютерной обработки данных и хранения данных на машинных носителях;

- проверять наличие денежных средств в кассе департамента.

- проверять все учетные бухгалтерские регистры;

- проверять планово-сметные документы;

- ознакомляться со всеми учредительными и распорядительными документами (приказами, распоряжениями, указаниями руководства департамента), регулирующими финансово-хозяйственную деятельность;

- ознакомляться с перепиской подразделения с вышестоящими учреждениями, другими юридическими, а также физическими лицами (жалобы и заявления);

- проводить мероприятия научной организации труда (хронометраж, мониторинг, обследование, фотография рабочего времени, метод моментальных фотографий, анкетирование, тестирование и т. п.);

- проверять состояние и сохранность материальных ценностей у материально ответственных и подотчетных лиц;

- проверять состояние, наличие и эффективность использования объектов основных средств;

- проверять правильность оформления бухгалтерских операций, а также правильность начислений и своевременность уплаты налогов в бюджет и сборов в государственные внебюджетные фонды;

- требовать от руководителей структурных подразделений справки, расчеты и объяснения по проверяемым фактам хозяйственной деятельности;

- на иные действия, обусловленные спецификой деятельности комиссии и иными факторами.

5. Порядок формирования, утверждения и актуализации плана внутреннего финансового контроля

5.1. Внутренний финансовый контроль осуществляется в соответствии с планом внутреннего финансового контроля, который ежегодно утверждается руководителем департамента по форме согласно приложению N 1 к Порядку осуществления внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита главными распорядителями (распорядителями) средств окружного бюджета (бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Ямало-Ненецкого автономного округа), главными администраторами (администраторами) доходов окружного бюджета (бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Ямало-Ненецкого автономного округа), главными администраторами (администраторами) источников финансирования дефицита окружного бюджета (бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Ямало-Ненецкого автономного округа) (далее - Порядок), утвержденного постановлением Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.08.2014 N 690-П.

5.2. В плане внутреннего финансового контроля по каждому отражаемому в нем предмету внутреннего финансового контроля указываются данные о должностном лице, ответственном за выполнение операции (действия по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры), периодичности выполнения операции, должностных лицах, осуществляющих контрольные действия, методах, способах и формах контроля и периодичности контрольных действий.

5.3. Процесс формирования плана внутреннего финансового контроля включает следующие этапы:

а) анализ предмета внутреннего финансового контроля в целях определения необходимости проведения в отношении него контрольных действий;

б) формирование перечня операций (действий по формированию документов, необходимых для выполнения внутренней бюджетной процедуры) с указанием необходимости или отсутствия необходимости проведения контрольных действий в отношении отдельных операций.

5.4. Формирование и утверждение плана внутреннего финансового контроля осуществляется до 01 января очередного финансового года.

5.5. Внесение изменений в план внутреннего финансового контроля осуществляется руководителем департамента в случае внесения изменений в бюджетное законодательство Российской Федерации и иные нормативные правовые акты, регулирующие бюджетные правоотношения, определяющих необходимость изменения внутренних бюджетных процедур.

5.6. План внутреннего финансового контроля (внесение изменений в план внутреннего финансового контроля) оформляются приказом руководителя департамента.

5.7. Внутренний финансовый контроль осуществляется с соблюдением периодичности, форм, методов и способов осуществления контрольных действий, установленных в плане внутреннего финансового контроля.

5.8. К результатам внутреннего финансового контроля относятся отражаемые в количественном (денежном) выражении выявленные нарушения положений бюджетного законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения, приказов руководителя департамента, недостатки при исполнении внутренних бюджетных процедур, сведения о причинах возникновения нарушений и предлагаемых мерах по их устранению.

5.9. Информация о результатах внутреннего финансового контроля в полном объеме отражается в журнале внутреннего финансового контроля по форме согласно приложению N 2 к Порядку.

5.10. Журналы внутреннего финансового контроля подлежат учету и хранению в установленном порядке, в том числе с применением автоматизированных информационных систем.

5.11. По итогам рассмотрения информации о результатах внутреннего финансового контроля руководитель департамента в течение 10 рабочих дней принимает решение(я):

а) об устранении выявленных нарушений (недостатков) и сроках их устранения, о проведении служебных проверок;

б) о внесении изменений в план внутреннего финансового контроля в целях увеличения способности процедур внутреннего финансового контроля снижать вероятность возникновения событий, негативно влияющих на выполнение внутренних бюджетных процедур (далее - бюджетные риски).

6. Бюджетные риски

6.1. Руководитель департамента с периодичностью не реже одного раза в год обобщает информацию о результатах внутреннего финансового контроля и принимает решения, направленные на уменьшение бюджетных рисков, в частности:

а) по совершенствованию (принятию) правовых актов департамента, приведению их в соответствие с нормативными правовыми актами Российской Федерации и автономного округа;

б) по внедрению программных продуктов, позволяющих оптимизировать ведение внутреннего финансового контроля, предусматривающих автоматические контрольные действия в отношении отдельных контролируемых операций;

в) по обеспечению применения эффективных автоматических контрольных действий в отношении отдельных операций (действий по формированию документа, необходимого для выполнения внутренней бюджетной процедуры) и (или) устранение недостатков используемых прикладных программных средств автоматизации контрольных действий, а также на исключение неэффективных автоматических контрольных действий;

г) по уточнению прав доступа пользователей к базам данных, вводу и выводу информации из автоматизированных информационных систем, обеспечивающих осуществление бюджетных полномочий, а также регламента взаимодействия пользователей с информационными ресурсами;

д) по изменению внутренних стандартов, в том числе учетной политики департамента;

е) по уточнению прав по формированию финансовых и первичных учетных документов, а также прав доступа к записям в регистры бюджетного учета;

ж) по устранению конфликта интересов у должностных лиц, осуществляющих внутренние бюджетные процедуры;

з) по проведению служебных проверок и применению материальной и (или) дисциплинарной ответственности к виновным должностным лицам;

и) по ведению эффективной кадровой политики в отношении структурных подразделений департамента.

6.2. При принятии решений по итогам рассмотрения результатов внутреннего финансового контроля учитывается информация, указанная в актах, заключениях, представлениях и предписаниях органов государственного финансового контроля, представленных руководителю департамента.

6.3. Руководитель департамента осуществляет контроль выполнения решений, принятых по рассмотрению информации о результатах внутреннего финансового контроля.

7. Порядок ведения, учета и хранения регистров (журналов) внутреннего финансового контроля

7.1. Выявленные недостатки и (или) нарушения при исполнении внутренних процедур, сведения о причинах и обстоятельствах рисков возникновения нарушений и (или) недостатков, а также о предлагаемых мерах по их устранению отражаются в регистрах (журналах) внутреннего финансового контроля.

7.2. Ведение журналов внутреннего финансового контроля осуществляется в отделе экономического анализа, бухгалтерского учета и финансового контроля.

7.3. Информация в журналы внутреннего финансового контроля заносится уполномоченными лицами на основании информации от должностных лиц, осуществляющих контрольные действия, по мере их совершения в хронологическом порядке.

7.4. Учет и хранение журналов внутреннего финансового контроля осуществляется способами, обеспечивающими их защиту от несанкционированных исправлений, утраты целостности информации в них и сохранность самих документов, в соответствии с требованиями делопроизводства, принятыми в департаменте, в том числе с применением автоматизированных информационных систем.

8. Ответственность субъектов внутреннего контроля

8.1. Субъекты внутреннего контроля в рамках их компетенции и в соответствии со своими функциональными обязанностями несут ответственность за разработку, документирование, внедрение, мониторинг и развитие внутреннего контроля во вверенных им сферах деятельности.

8.2. Лица, допустившие недостатки, искажения и нарушения, несут дисциплинарную ответственность в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

9. Оценка состояния системы внутреннего контроля

9.1. Оценка эффективности, непосредственная оценка адекватности, достаточности системы внутреннего контроля в департаменте, а также контроль над соблюдением процедур внутреннего контроля осуществляется комиссией внутреннего контроля и рассматривается на специальных совещаниях, проводимых руководителем департамента.

9.2. В рамках указанных полномочий комиссия внутреннего контроля представляет руководителю департамента результаты проверок эффективности действующих процедур внутреннего контроля и в случае необходимости разработанные совместно с начальником отдела предложения по их совершенствованию.

10. Заключительные положения

10.1. Все изменения и дополнения к настоящему положению утверждаются руководителем департамента.

10.2. Если в результате изменения действующего законодательства Российской Федерации отдельные статьи настоящего положения вступят с ним в противоречие, они утрачивают силу, преимущественную силу имеют положения действующего законодательства России.