Приказ ОАО "РЖД" от 14 февраля 2020 г. N 18 "О договорной и претензионной работе в ОАО "РЖД"

В целях совершенствования и оптимизации договорной и претензионной работы в ОАО "РЖД" приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о договорной и претензионной работе в ОАО "РЖД".

2. Руководителям подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" обеспечить изучение и соблюдение работниками ОАО "РЖД" Положения, утвержденного настоящим приказом.

3. Признать утратившим силу приказ ОАО "РЖД" от 30 марта 2016 г. N 15.

Генеральный директор - председатель правления ОАО "РЖД"

О. Белозеров

УТВЕРЖДЕНО
приказом ОАО "РЖД"
N 18 от 14 февраля 2020 г.

Положение о договорной и претензионной работе в ОАО "РЖД"

1. Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает единый порядок ведения договорной и претензионной работы в ОАО "РЖД" и распространяется на:

договоры, заключаемые ОАО "РЖД", кроме публичных, в том числе договоров перевозки пассажиров, грузов, багажа и грузобагажа, договоров энергоснабжения, договоров об оказании услуг по использованию инфраструктуры железнодорожного транспорта общего пользования и услуг связи, порядок ведения работы по которым регулируется законодательством Российской Федерации и принятыми в соответствии с ним нормативными документами ОАО "РЖД", и договоров в сфере трудового права;

претензии, вытекающие из договоров, заключаемых ОАО "РЖД" в соответствии с настоящим Положением, а также претензии в связи с причинением внедоговорного вреда.

Настоящее Положение разработано в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в том числе регулирующего сферы заключения и исполнения договоров, осуществления закупок товаров, работ, услуг, рассмотрения споров, связанных с осуществлением предпринимательской и иной экономической деятельности, и разработанных в соответствии с ним нормативных документов ОАО "РЖЦ".

2. В развитое настоящего Положения издаются методические указания по ведению договорной и претензионной работы в ОАО "РЖД", утверждаемые статс-секретарем - заместителем генерального директора ОАО "РЖД" (далее - методические указания), регламентирующие процесс договорной и претензионной работы и организации взаимодействия при этом подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД", а также могут издаваться другие нормативные документы ОАО "РЖД", устанавливающие особенности указанной работы по отдельным направлениям деятельности ОАО "РЖД", категориям претензий и по организации взаимодействия подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД".

3. В настоящем Положении используются следующие понятия:

договор - гражданско-правовой договор (контракт), соглашение, меморандум, протокол (соглашение) о намерениях (сотрудничестве) и иной документ, в котором изложены достигнутые сторонами договоренности по любому аспекту деятельности ОАО "РЖЦ", а также дополнительное соглашение (дополнение), заключаемое сторонами в целях исполнения, изменения или прекращения действия основных документов;

договорная работа - подготовка, рассмотрение, визирование, заключение и регистрация договоров, а также обеспечение контроля за их исполнением;

акт сдачи-приемки - документ (акт, накладная, иные документы, предусмотренные договором, и т.п.), подтверждающий поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг;

безденежный договор - договор, который не содержит обязательств финансово-экономического характера;

визовый экземпляр договора - подлинный экземпляр договора на бумажном носителе, который визируется руководителями подразделения-исполнителя и подразделений, участвующих в согласовании договора, и при необходимости заместителями генерального директора ОАО "РЖД";

доходный договор - договор, предусматривающий поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг со стороны ОАО "РЖД";

расходный договор - договор, предусматривающий закупку ОАО "РЖД" товаров, работ, услуг, а также предполагающий предоставление контрагенту со стороны ОАО "РЖД" финансовой и иной материальной выгоды;

комплект договорной документации - комплект документов, необходимых для надлежащего, всестороннего и полного рассмотрения и визирования проекта договора, включающий организационно распорядительные документы ОАО "РЖД", на основании которых осуществляется работа по проекту договора, пояснительную записку, заявку на организацию и проведение закупки (с приложением технического задания), переписку подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" по проекту договора, обоснование начальной (максимальной) цены (цены договора), а также документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих договор;

взаимозависимое лицо (ВЗЛ) - юридическое лицо, включенное в перечень взаимозависимых с ОАО "РЖД" лиц с обоснованием включения каждого юридического лица в соответствии с положениями Налогового кодекса Российской Федерации, являющийся приложением N 1 к Положению о закупке товаров, работ, услуг для нужд ОАО "РЖД", утвержденному советом директоров ОАО "РЖД" 28 июня 2018 г. и принятому к руководству распоряжением ОАО "РЖД" от 12 июля 2018 г. N 1481/р (далее - Положение о закупке);

консультант - независимая организация или специалист, оказывающие консультационные услуги ОАО "РЖД" по техническим, финансово-экономическим, правовым и иным направлениям деятельности и обладающие необходимым опытом, знаниями и квалификацией в данных областях;

контрагент - юридическое или физическое лицо, с которым ОАО "РЖД" состоит в договорных отношениях или планирует вступить в договорные отношения;

организационно-распорядительный документ (ОРД) - приказ, распоряжение, поручение уполномоченного лица о заключении договора, издаваемые в пределах полномочий, предусмотренных нормативными документами ОАО "РЖД" или соответствующей доверенностью;

подразделение - подразделение аппарата управления, филиала или структурного подразделения ОАО "РЖД";

подразделение-исполнитель - подразделение, осуществляющее подготовку и сопровождение проекта договора;

подразделение-получатель - подразделение, не являющееся подразделением-исполнителем, но фактически осуществляющее исполнение договора полностью или частично;

ответственное подразделение - подразделение, осуществляющее претензионную работу, из деятельности которого вытекает предмет претензии;

бухгалтерия - Бухгалтерская служба или подразделение, осуществляющее функцию ведения бухгалтерского учета в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

международная служба - Департамент зарубежных проектов и международного сотрудничества или подразделение, осуществляющее функцию координации международной деятельности в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

организатор - подразделение, осуществляющее организацию и проведение закупок товаров, работ, услуг для нужд ОАО "РЖД";

регистратор - подразделение, осуществляющее а соответствии с нормативными документами ОАО "РЖД" регистрацию договоров 8 автоматизированной системе формирования и хранения карточек договоров в едином реестре договоров холдинга "РЖД" (АС ЕРД), или лицо, назначенное ответственным за регистрацию договоров в указанной системе;

служба безопасности - Департамент безопасности, его региональные центры или подразделение, осуществляющее функцию обеспечения экономической, транспортной и информационной безопасности в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

финансовая служба - Департамент корпоративных финансов или подразделение, осуществляющее функцию координации деятельности в проведении единой финансовой политики, а также политики по управлению финансовыми рисками в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

экономическая служба - Департамент экономики или подразделение, осуществляющее функцию координации деятельности в проведении единой экономической политики в филиалах и структурных подразделениях ОАО "РЖД";

юридическая служба - Правовой департамент, юридические подразделения филиалов или юридические службы железных дорог, осуществляющие правовое сопровождение деятельности филиала или структурного подразделения ОАО "РЖД";

претензионная работа - деятельность по рассмотрению и предъявлению претензий; процедура размещения заказа - процедура определения контрагента по договору и условий договора, предусмотренная Положением о закупке или иными нормативными документами ОАО "РЖД", определяющими порядок заключения расходных и доходных договоров;

реестр закупок - документ, включающий сведения обо всех закупках и расходных обязательствах ОАО "РЖД";

сделки - действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (это может быть как один договор, так и несколько взаимосвязанных договоров, направленных на реализацию одного проекта, достижение единой цели);

сделка, для совершения которой требуется проведение специальных процедур, - сделка, для совершения которой необходимо получение одобрения и (или) согласия органов управления и контроля общества и (или) государственных органов, извещение указанных органов о совершении сделки или проведение иных процедур, предусмотренных законодательством Российской Федерации (к таким сделкам относятся в том числе крупная сделка и сделка, в совершении которой имеется заинтересованность);

электронная площадка - электронная торгово-закупочная площадка, на которой проводятся процедуры размещения заказов, в том числе конкурентные закупки и закупки в электронном магазине, в соответствии с Положением о закупке и (или) иными нормативными документами ОАО "РЖД";

электронный магазин - аппаратно-программный комплекс, обеспечивающий проведение закупок на сумму до 500 тыс. рублей (с учетом НДС и иных видов налогов) с обменом электронными документами или иными сведениями в электронно-цифровой форме с использованием сети Интернет.

4. Работа по договорам, содержащим сведения, составляющие государственную и (или) коммерческую тайну, осуществляется в соответствии с настоящим Положением с учетом особенностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО "РЖД".

5. Договорную работу в ОАО "РЖД" в части подготовки основания, подготовки договора к заключению, заключения и исполнения договора осуществляет подразделение-исполнитель.

6. Подразделение-исполнитель при осуществлении договорной работы отвечает за: определение целесообразности заключения договора;

составление проекта договора и приложений к нему, подготовку материалов и информации, касающихся положений договора, а также качество подготовленных документов и материалов;

выбор контрагента (в случае заключения договора по результатам неконкурентной процедуры размещения заказа, за исключением закупок в электронном магазине);

соответствие проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, условиям проекта такой документации;

определение признаков сделки, для совершения которой требуется проведение специальных процедур, и при необходимости организацию и сопровождение таких процедур (включая своевременную подготовку материалов), уведомление подразделений и лица, подписывающего договор, о необходимости проведения специальных процедур;

определение и обоснование цены договора (в том числе начальной (максимальной) цены договора (цены лота) и цены договора, заключаемого с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком), а также за подготовку материалов, необходимых для ее формирования;

представление информации, пояснений и дополнительных документов подразделениям и должностным лицам ОАО "РЖД";

организацию переговоров с контрагентом и формирование договорной позиции; соблюдение сроков рассмотрения, визирования и заключения договоров;

оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, контроль за их исполнением, ведение претензионной работы по договору, а также своевременное представление отчетности о договорной работе (в том числе сведений о заключенных договорах, их изменении, исполнении и расторжении).

II. Основания ведения договорной работы

7. Договорная работа в ОАО "РЖД" осуществляется:

1) по договорам (за исключением дополнительных соглашений) на основании:

а) итогов конкурентных процедур размещения заказа (доходных и расходных), подведенных конкурсными комиссиями или зафиксированных на электронной площадке;

б) итогов закупок, зафиксированных в электронном магазине;

в) ОРД в случае:

заключения расходных договоров с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) на основании подпункта 1 пункта 90 Положения о закупке;

заключения расходных договоров с ВЗЛ (за исключением случаев, когда решение о заключении таких договоров принимается соответствующей комиссией, и случаев, не требующих оформления оснований);

г) решений, принимаемых в соответствии с Порядком распоряжения недвижимым имуществом ОАО "РЖД", утвержденным приказом ОАО "РЖД" от 7 ноября 2008 г. N 150;

д) решений, принимаемых Конкурсной комиссией ОАО "РЖД" в отношении закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), предусмотренных подпунктом 2 пункта 90 Положения о закупке (в случаях, когда поставщик (подрядчик, исполнитель) обладает исключительными правами в отношении закупаемых товаров, работ, услуг);

е) решений, принимаемых комиссиями ОАО "РЖД" по благотворительности, а также иными комиссиями ОАО "РЖД", обладающими полномочиями на принятие соответствующих решений;

ж) решений, принимаемых экспертными группами (если порядок проведения закупки, указанный в документации о закупке, предусматривает право признать закупку несостоявшейся на этапе рассмотрения заявок);

з) протоколов рассмотрения документов, представленных в обоснование демпинговой цены договора, если аукционной документацией были установлены антидемпинговые меры;

2) по следующим договорам (за исключением дополнительных соглашений) без оформления оснований:

а) расходные договоры, заключаемые с единственным поставщиком (за исключением договоров, заключаемых на основании подпунктов 1 и 2 пункта 90 Положения о закупке (в случаях, когда поставщик (подрядчик, исполнитель) обладает исключительными правами в отношении закупаемых товаров, работ, услуг) и подпункта 3 пункта 90 Положения о закупке);

б) доходные и безденежные договоры (за исключением договоров, связанных с распоряжением недвижимым имуществом, и договоров, заключаемых по результатам конкурентных процедур размещения заказа);

в) расходные договоры с ВЗЛ:

предметом которых является возмещение затрат (в том числе на оплату коммунальных услуг), понесенных указанными лицами в связи с исполнением договора, ранее заключенного с ОАО "РЖД" (и при условии, что в таком договоре предусмотрено обязательство ОАО "РЖД" по возмещению указанных затрат); цена которых не превышает 500 тыс. рублей (с учетом ИДС и иных видов налогов); на оказание услуг по перевозке работников ОАО "РЖД" и иных лиц железнодорожным транспортом в пригородном сообщении;

на приобретение путевок для лечения и отдыха: с частными учреждениями здравоохранения ОАО "РЖД"; с частными образовательными учреждениями ОАО "РЖД";

г) расходные договоры, не подпадающие под действие Федерального закона "О закупке товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц" (за исключением договоров с ВЗЛ, договоров, заключаемых на основании ОРД или решений комиссий, а также договоров, заключаемых по результатам конкурентных закупок);

д) расходные договоры, заключаемые во исполнение рамочных договоров, в порядке и на условиях, установленных рамочным договором;

3) по дополнительным соглашениям (дополнениям) на основании:

а) ОРД при заключении дополнительных соглашений к расходным договорам, заключенным по итогам конкурентных закупок, предусматривающих:

внесение в договоры изменений, которые не относятся к условиям, определенным по итогам конкурентной закупки;

перераспределение стоимости и (или) объема поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг по отдельным этапам исполнения договора и (или) по годам, в которых исполняются обязательства по договору, если в техническом задании документации о закупке не была определена стоимость договора и (или) объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг по этапам исполнения договора и (или) по годам, и при этом не изменяются единичные расценки, общая стоимость договора, общий объем поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, а возможность поэтапной поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг была установлена техническим заданием документации о закупке;

изменение срока выполнения отдельных этапов исполнения договора, если в техническом задании документации о закупке не были определены их сроки, без изменения конечного срока поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;

поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых улучшены по сравнению с качеством, техническими и функциональными характеристиками (потребительскими свойствами), указанными в договоре;

изменение места выполнения обязательств по договору в пределах региона, указанного в плане закупок и документации о закупке в соответствии с кодом ОКАТО, если стоимость доставки товаров не включена в начальную (максимальную) цену договора, а расходы по их доставке оплачиваются заказчиком по фактическим расходам исполнителя;

изменение порядка расчетов за доставку товаров, если стоимость доставки товаров не включена в начальную (максимальную) цену договора, а расходы по их доставке оплачиваются заказчиком по фактическим расходам поставщика;

изменение получателей товара, если его доставка осуществляется силами заказчика; изменение условий оплаты для повышения эффективности исполнения договора (при условии, что новые условия оплаты не создают преимущественных условий для контрагента);

б) решений конкурсной комиссии при изменении условий договора, определенных по итогам конкурентной закупки, а также в случаях изменения объема поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, стоимости договора, конечного срока поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг (за исключением случаев, не требующих наличия оснований);

в) решений, принимаемых в соответствии с Порядком распоряжения недвижимым имуществом ОАО "РЖД", утвержденным приказом ОАО "РЖД" от 7 ноября 2008 г. N 150:

4) по следующим дополнительным соглашениям (дополнениям) без оформления оснований:

а) дополнительные соглашения, заключаемые к расходным договорам (в том числе заключенным по итогам конкурентных закупок), предусматривающие:

внесение изменений в договоры на основании требований законодательства Российской Федерации, решений и предписаний государственных органов, вступивших в силу судебных решений, мировых соглашений, в порядке досудебного урегулирования, а также на основании нормативных документов ОАО "РЖД", устанавливающих общие правила договорной работы в ОАО "РЖД";

изменение цены договора, если контрагентом по договору предоставлена скидка и имеется документальное подтверждение (без изменения иных условий договора);

изменение реквизитов сторон, устранение опечаток и технических ошибок, допущенных в договоре при его заключении;

сокращение конечного срока выполнения обязательств контрагентом по договору (без изменения общего объема поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг по договору и иных условий договора);

изменение конечного срока действия договора (без изменения промежуточных и (или) конечных сроков исполнения договорных обязательств контрагентом);

изменение источника финансирования договора;

внесение изменений в условия договора на основании решений Комиссии по управлению финансовыми рисками, а также иных комиссий ОАО "РЖД", обладающих полномочиями на принятие соответствующих решений;

изменение договоров, заключенных во исполнение рамочных договоров (при условии соответствия таких изменений условиям рамочных договоров);

изменение договоров (кроме договоров, заключенных по итогам конкурентных закупок), заключенных ОАО "РЖД" для выполнения обязательств по договорам, заключенным ОАО "РЖД" с третьими лицами (на основании изменений, внесенных в договоры, заключенные ОАО "РЖД" с третьими лицами);

внесение изменений или утверждение документов на основании условий договора, заключенного в установленном порядке, и (или) условий документации о закупке, по итогам которой заключен договор, в следующих случаях:

индексация стоимости товаров, работ, услуг (в случае если условия, размер и порядок индексации предусмотрены в заключенном договоре);

изменение календарных графиков (при условии, что общий срок поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, указанный в договоре, остается неизменным, а порядок его изменения предусмотрен договором и (или) техническим заданием документации о закупке);

утверждение документов о ходе исполнения договоров (отчетов о фактически выполненных и принятых работах, проведенной по ним оплате, актов сверки и иных документов);

б) дополнительные соглашения, заключаемые к доходным и безденежным договорам (за исключением договоров, связанных с распоряжением недвижимым имуществом);

в) дополнительные соглашения к расходным договорам с единственным поставщиком и расходным договорам, заключенным по итогам закупок, зафиксированным в электронном магазине, при условии соответствия договоров (с учетом вносимых изменений) выбранному способу закупки, за исключением дополнительных соглашений:

к договорам с единственным поставщиком, заключенным на основании подпункта 2 пункта 90 Положения о закупке (в случаях, когда поставщик (подрядчик, исполнитель) обладает исключительными правами в отношении закупаемых товаров, работ, услуг), предусматривающих увеличение объема поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг, стоимости договора, конечного срока поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг;

к договорам с единственным поставщиком, заключенным на основании подпункта 3 пункта 90 Положения о закупке;

г) дополнительные соглашения, заключаемые к расходным договорам с ВЗЛ;

д) дополнительные соглашения о досрочном расторжении договоров;

5) без оформления оснований в случае изменения или расторжения договора на основании заявления одной из сторон договора (в случае если такой порядок предусмотрен условиями договора и не противоречит применимому к договору законодательству), вступившего в силу судебного решения, мирового соглашения, а также в порядке досудебного урегулирования без заключения дополнительного соглашения. Соответствующие изменения должны быть учтены в реестре договоров и в случае необходимости также в реестре закупок.

8. Руководитель подразделения-исполнителя несет персональную ответственность за заключение договора при отсутствии основания, необходимого для его заключения, а также за несоответствие условий договора условиям основания.

III. Подготовка проекта договора

9. Подготовка проекта договора включает в себя:

1) подготовку материалов для оформления основания заключения договора, включая обоснование необходимости его заключения (в случае необходимости оформления основания);

2) составление проекта договора и приложений к нему, в том числе с использованием функционала информационных систем;

3) оформление пояснительной записки к проекту договора.

10. Пояснительная записка к проекту договора подписывается руководителем подразделения-исполнителя или иным уполномоченным лицом.

11. Подготовка проекта договора осуществляется подразделением-исполнителем, которое при необходимости может привлекать к подготовке проекта договора подразделения по вопросам, относящимся к их компетенции.

При необходимости подразделение-исполнитель вправе запрашивать у подразделений информацию, позволяющую определить наличие признаков сделки, для совершения которой требуется проведение специальных процедур.

12. Для подготовки проекта договора, связанного с реализацией сложной задачи, по решению генерального директора - председателя правления ОАО "РЖД", первых заместителей генерального директора ОАО "РЖД", заместителей генерального директора ОАО "РЖД", директоров ОАО "РЖД" и руководителей филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" могут образовываться рабочие группы.

При необходимости к подготовке проекта договора могут быть привлечены консультанты.

Договоры с консультантами заключаются в порядке, установленном настоящим Положением и иными нормативными документами ОАО "РЖД".

13. Проект договора должен включать в себя условия, являющиеся существенными в соответствии с применимым к договору законодательством.

Основные требования, предъявляемые к содержанию договора, предусмотрены в методических указаниях.

Формы договоров устанавливаются нормативными документами ОАО "РЖД".

14. Проект договора, включаемый в документацию процедуры размещения заказа, должен соответствовать условиям проекта такой документации.

15. Проект договора составляется в количестве экземпляров, соответствующем, как правило, количеству сторон договора.

Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, то он составляется в количестве экземпляров, необходимом для совершения указанных действий. Экземпляры договора, представляемые в органы, осуществляющие нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию, не должны содержать каких-либо пометок или виз.

16. В случае если текст договора составляется и на иностранном языке, подразделение-исполнитель до согласования проекта договора обращается в Департамент зарубежных проектов и международного сотрудничества для обеспечения перевода текста договора на русский или иностранный язык с соблюдением его аутентичности.

17. В случае если договор, заключаемый с иностранным лицом, регулируется и (или) споры по договору рассматриваются в соответствии с законодательством иностранного государства, подразделение-исполнитель организует привлечение к работе над проектом договора консультанта, обладающего в том числе необходимым опытом и квалификацией в области законодательства, которым регулируется договор.

18. На этапе разработки проекта договора, за исключением проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа или размещаемого в электронном магазине, подразделение-исполнитель обязано обеспечить предоставление контрагентом оригиналов или надлежащим образом заверенных копий его учредительных, правоустанавливающих и других документов.

IV. Рассмотрение проекта договора

19. Проект договора до его визирования и подписания уполномоченным лицом (проект договора, включаемый в документацию процедуры размещения заказа, до утверждения этой документации; проект договора, заключаемого по итогам закупки, зафиксированным в электронном магазине, до формирования ценового запроса или размещения оферты в электронном магазине) направляется на рассмотрение в:

экономическую службу - в случае заключения договора, выполняемого за счет источников финансирования, относящихся к ее компетенции (за исключением договоров, источник финансирования которых определен нормативными документами ОАО "РЖД");

финансовую службу - в случае рассмотрения вопросов о порядке расчетов, финансовой ответственности, источниках финансирования, а также иных вопросов, отнесенных к компетенции службы (за исключением договоров, порядок расчетов по которым, финансовая ответственность и источники финансирования которых определены нормативными документами ОАО "РЖД");

бухгалтерию;

службу безопасности;

юридическую службу.

В случае если проект договора затрагивает компетенцию иных подразделений, он направляется на рассмотрение в эти подразделения.

Проект договора, заключаемого с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком), проект документа, являющегося основанием для заключения договора (в случае необходимости представления основания), а также пояснительная записка представляются организатору вместе с проектом строки реестра закупок с помощью функционала АИС "Закупки". Организатор рассматривает представленные проекты документов одновременно со строкой реестра закупок и в случае необходимости представляет замечания с помощью функционала АИС "Закупки". Подразделение-исполнитель устраняет представленные замечания организатора и повторно направляет ему исправленные проекты документов в установленном порядке.

20. Подразделение-исполнитель направляет проект договора с приложениями и пояснительной запиской одновременно во все подразделения, участвующие в рассмотрении проекта договора.

В случае необходимости издания ОРД проект такого ОРД направляется на согласование вместе с проектом договора.

21. При направлении на рассмотрение проекта договора, включаемого в документацию процедуры размещения заказа, комплект договорной документации также должен включать техническое задание (технические условия) в том виде, в котором они будут включаться в документацию процедуры размещения заказа, с указанием видов товаров (работ, услуг и т.д.) и сроков их поставки (выполнения, оказания и т.д.).

22. При направлении на рассмотрение проекта дополнительного соглашения комплект договорной документации также должен включать копии основного договора с приложениями и предыдущих дополнительных соглашений к нему.

23. При необходимости подразделение, получившее проект договора на рассмотрение, вправе запросить у подразделения-исполнителя документы, которые могут потребоваться для надлежащего рассмотрения проекта договора.

24. Замечания и предложения к проекту договора и приложениям к нему излагаются в письменной форме, подписываются руководителем подразделения или иным уполномоченным лицом и направляются подразделению-исполнителю.

Подразделение-исполнитель при возникновении у него (или у других подразделений) разногласий по замечаниям и предложениям разрешает их в рабочем порядке.

25. Представление подразделениями замечаний по проекту договора, не относящихся к их компетенции, не допускается.

26. Срок рассмотрения проекта договора каждым подразделением не должен превышать 3 рабочих дней с даты его поступления в подразделение. При необходимости увеличения этого срока подразделение направляет подразделению-исполнителю уведомление с указанием срока, в течение которого проект договора будет рассмотрен, и обоснованием необходимости указанного срока.

27. Проекты договоров, за исключением договоров, заключаемых по результатам конкурентной процедуры размещения заказа, подготовленные на основании типовой формы, заполнение которой предполагает исключительно внесение реквизитов сторон {указание представителей сторон, документов, подтверждающих их полномочия, банковских и иных реквизитов) и информации, относящейся только к компетенции подразделения-исполнителя, могут быть по решению руководителя подразделения-исполнителя направлены на визирование без прохождения процедуры рассмотрения, определенной настоящим разделом.

28. Проекты соглашений о намерениях (сотрудничестве), меморандумов и других подобных документов, не устанавливающих для сторон гражданско-правовых обязательств, подлежат рассмотрению подразделением, к компетенции которого относится вопрос, излагаемый в соответствующем документе, службой безопасности и юридической службой.

При наличии в проектах указанных документов информации финансово-экономического характера они также рассматриваются экономической и (или) финансовой службой (службами).

29. Рассмотренный подразделениями проект договора, заключаемого по итогам неконкурентной процедуры размещения заказа, должен быть до направления на визирование согласован в рабочем порядке с контрагентом.

30. Не допускается включение в документацию процедуры размещения заказа проекта договора, по которому имеются неустраненные замечания каких-либо подразделений.

V. Визирование договора

31. Проект договора, заключаемого по результатам конкурентной закупки, рассмотренный в порядке, предусмотренном разделом IV настоящего Положения, вместе с комплектом договорной документации направляется подразделением-исполнителем на визирование в службу безопасности и юридическую службу. Завизированный указанными подразделениями проект договора направляется на визирование организатору.

Направленный на визирование проект договора, заключаемого по результатам конкурентной закупки, должен полностью соответствовать проекту договора, рассмотренному в установленном настоящим Положением порядке и включенному в документацию о закупке. Внесение изменений в договор, за исключением устранения ошибок, опечаток и внесения иных редакционных правок, не допускается.

Формирование итогового проекта договора, заключаемого по результатам конкурентной закупки, должно осуществляться подразделением-исполнителем самостоятельно и с учетом необходимости безусловного соблюдения срока, установленного для заключения договора по результатам конкурентной закупки. Передача проекта договора для формирования лицу, с которым заключается договор, не допускается.

Нормативными документами ОАО "РЖД" может быть установлен иной порядок визирования таких проектов договоров.

32. Проект договора, заключаемого по результатам неконкурентной процедуры размещения заказа, а также конкурентной процедуры размещения заказа, не предусмотренной пунктом 31 настоящего Положения, направляется подразделением-исполнителем на визирование в подразделения, принимавшие участие в его рассмотрении.

В бухгалтерию, службу безопасности и организатору (в случае участия организатора в рассмотрении проекта договора) проект договора направляется последовательно после получения виз подразделений и до направления в юридическую службу.

Вместе с проектом договора, направляемым на визирование, подразделение-исполнитель направляет информацию о его рассмотрении подразделениями с указанием реквизитов документов, полученных в соответствии с пунктом 24 настоящего Положения (при их наличии). При наличии неустраненных замечаний к проекту договора указывается информация о наличии таких замечаний, о подразделении, представившем замечания, и о причинах их неустранения.

Если договор по результатам неконкурентной процедуры размещения заказа подписывает генеральный директор - председатель правления ОАО "РЖД", проект договора направляется на визирование первому заместителю генерального директора ОАО "РЖД" или заместителю генерального директора ОАО "РЖД", курирующему вопросы, связанные с предметом договора.

33. Визирование проекта договора может осуществляться посредством информационных систем, в том числе АС ЕРД (при наличии технической возможности).

34. В случае если проект договора, представленный на визирование, содержит признаки сделки, для совершения которой требуется проведение специальных процедур, проект договора визируется подразделением-исполнителем с оговоркой о том, что подписание договора возможно после проведения соответствующих специальных процедур в установленном порядке.

35. Визирование проекта договора осуществляется в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты поступления проекта договора в подразделение.

36. Отказ от визирования не допускается.

При наличии замечаний к проекту договора, представленному на визирование, руководитель подразделения или иное уполномоченное лицо визирует проект договора с отметкой "с замечаниями" и прилагает к договору замечания с обоснованием необходимости их учета и своими предложениями.

Если, по мнению подразделения-исполнителя, замечания не могут быть учтены, то по окончании процедуры визирования подразделение-исполнитель представляет лицу, подписывающему договор, докладную записку с указанием замечаний к проекту договора и изложением своей позиции в отношении этих замечаний.

Решение о подписании договора с учетом или без учета замечаний принимает лицо, подписывающее договор.

37. Если в ходе рассмотрения в проект договора, составленного и на иностранном языке, вносились изменения, подразделение-исполнитель повторно обеспечивает его перевод в соответствии с пунктом 16 настоящего Положения.

38. В случае оформления проекта договора на бумажном носителе такой проект, завизированный подразделением-исполнителем постранично, включая приложения, представляется на визирование в юридическую службу после получения всех необходимых виз.

Юридическая служба визирует все листы визового экземпляра проекта договора, за исключением приложений к нему. Если предмет приложения затрагивает компетенцию юридической службы, юридическая служба визирует все листы этого приложения.

Проекты договоров, не завизированные постранично подразделением-исполнителем, а также проекты договоров с подчистками, исправлениями, незаполненными местами юридической службой не принимаются.

39. В случае внесения в проект договора изменений после получения визы юридической службы (в том числе в случае повторного перевода текста согласно пункту 37 настоящего Положения) он повторно визируется юридической службой, за исключением случаев внесения изменений организатором с целью приведения проекта договора в соответствие с проектом договора, включенного в документацию процедуры размещения заказа, и итогами процедуры размещения заказа.

40. В случае поступления в подразделение на визирование проекта договора, не прошедшего процедуру рассмотрения, проект договора рассматривается этим подразделением в порядке и сроки, предусмотренные разделом IV настоящего Положения. При отсутствии замечаний подразделение вправе завизировать указанный проект договора.

VI. Проведение переговоров

41. В процессе подготовки проекта договора, определения контрагента и цены, рассмотрения и подписания договора с целью снятия разногласий и уточнения позиций могут проводиться переговоры с контрагентами в случаях и порядке, предусмотренных Положением о закупке и нормативными документами ОАО "РЖД".

Переговоры организует подразделение-исполнитель, а в отношении договоров с иностранными лицами - международная служба.

42. При необходимости подразделение-исполнитель привлекает к участию в переговорах профильные подразделения по вопросам, относящимся к их компетенции.

VII. Подписание договора

43. При подписании договора на бумажном носителе подразделение-исполнитель после получения необходимых виз направляет проект договора контрагенту для подписания и проставления печати (при наличии) способом, позволяющим подтвердить факт получения договора контрагентом.

После подписания договора на бумажном носителе контрагентом подразделение-исполнитель представляет договор на подпись лицу, уполномоченному подписать договор от имени ОАО "РЖД".

Подписание договора от имени ОАО "РЖД" до подписания его контрагентом (за исключением договора, заключаемого по итогам конкурентной процедуры размещения заказа) допускается по решению лица, подписывающего договор.

Подписание договора на бумажном носителе, по которому имеются не урегулированные с контрагентом разногласия, в том числе договора с протоколом разногласий, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Договор, подписание которого осуществляется собственноручной подписью, представляется на подпись только с оригинальной визой юридической службы на бумажном носителе.

44. При подписании договора в электронной форме, в том числе с использованием программно аппаратных средств электронной площадки, на которой проводилась закупка, такой договор должен быть подписан электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени участника, с которым по результатам закупки заключается договор, и электронной подписью лица, имеющего право подписать договор от имени ОАО "РЖД". Порядок заключения указанных договоров определяется законодательством, нормативными документами ОАО "РЖД", а также регламентом функционирования электронной площадки, на которой проводились указанные закупки.

Документацией о конкурентной закупке может быть предусмотрено направление участником, с которым заключается договор в электронной форме, протокола разногласий. Подразделение-исполнитель при получении протокола разногласий в течение 3 рабочих дней дорабатывает проект договора и повторно направляет его контрагенту в установленном порядке и (или) готовит проект ответа с указанием причин отказа учесть замечания (полностью или частично), изложенные в протоколе разногласий, и направляет его контрагенту в установленном порядке.

Порядок направления и рассмотрения протокола разногласий устанавливается в документации о конкурентной закупке.

45. Подразделение-исполнитель обязано обеспечить подписание договора, заключаемого по результатам конкурентной закупки, не ранее чем через 10 дней и не позднее чем через 20 дней со дня размещения в Единой информационной системе в сфере закупок итогового протокола, составленного по итогам такой конкурентной закупки, иных договоров - в сроки, предусмотренные законодательством и нормативными документами ОАО "РЖД".

В случае обжалования в антимонопольном органе действий (бездействия) ОАО "РЖД", комиссии по осуществлению конкурентной закупки, оператора электронной площадки подразделение-исполнитель обязано обеспечить заключение не позднее чем через 5 дней с даты вынесения решения антимонопольного органа по результатам обжалования действий (бездействия) ОАО "РЖД", комиссии по осуществлению конкурентной закупки, оператора электронной площадки.

Персональную ответственность за нарушение срока заключения договора несет руководитель подразделения-исполнителя.

46. От имени ОАО "РЖД" договоры подписываются генеральным директором - председателем правления ОАО "РЖД", лицом, исполняющим его обязанности, по доверенности в рамках предоставленных полномочий первыми заместителями генерального директора ОАО "РЖД", заместителями генерального директора ОАО "РЖД", директорами ОАО "РЖД", руководителями подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" либо другими уполномоченными лицами.

Доверенность на подписание договоров от имени ОАО "РЖД" должна быть оформлена в порядке, определенном нормативными документами ОАО "РЖД".

VIII. Регистрация и хранение договоров

47. Регистрация подписанного договора осуществляется в ОАО "РЖД" регистратором в порядке, определенном нормативными документами ОАО "РЖД"-

48. Датой заключения договора, подписанного на бумажном носителе, является дата его регистрации, указанная в системе АС ЕРД и поставленная на бумажном носителе.

Не допускается внесение каких-либо изменений а номер и дату договора на бумажном носителе после регистрации договора в АС ЕРД,

Для принятия к учету (оплате) документов (актов, счетов, накладных, чеков и др.) номер и дата договора в них должны совпадать с номером и датой договора в АС ЕРД.

Датой заключения договора, подписанного с использованием программно-аппаратных средств электронной площадки, на которой проводилась закупка, является дата последней по времени подписи, которая проставляется в системе АС ЕРД.

49. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.

50. После регистрации договора, подписанного на бумажном носителе, и проставления печати на нем подразделение-исполнитель передает один экземпляр договора контрагенту.

51. Визовые экземпляры договоров, заключенных на бумажном носителе в аппарате управления ОАО "РЖД", филиале или структурном подразделении ОАО "РЖД", вместе с прилагаемыми к ним документами хранятся в течение сроков, установленных нормативными документами ОАО "РЖД", регламентирующими порядок хранения документов, и в порядке, установленном нормативными документами соответственно ОАО "РЖД", его филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД".

Договоры, заключенные в электронной форме с использованием электронной подписи, а также сведения об их визировании хранятся в информационных системах ОАО "РЖД" в порядке, установленном нормативными документами ОАО "РЖД".

IX. Контроль за договорной работой

52. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением, предусматривающий в том числе проведение следующих мероприятий:

1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за обоснованностью приемки исполненного по договору (товаров, результатов работ, услуг и т.д.), своевременным проведением расчетов и представлением соответствующих документов в бухгалтерию;

2) проверка сроков действия договора и при необходимости их изменение;

3) составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

4) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление и подписание актов, выставление и получение счетов, счетов-фактур и т.д.;

5) своевременная организация претензионной работы;

6) внесение сведений о заключенных договорах в информационные системы;

7) представление сведений о заключенных договорах на основании нормативных документов, определяющих формирование отчетности в ОАО "РЖД";

8) представление по мотивированному запросу подразделений информации и документации, связанных с исполнением договора.

При необходимости подразделение-исполнитель вправе обратиться за содействием на этапах приемки исполненного по договору (товаров, результатов работ, услуг и т.д.), подготовки и рассмотрения претензий, инициирования судебной работы в подразделения в рамках их компетенции, которые в свою очередь должны оказать содействие подразделению-исполнителю, в том числе обеспечить своевременное представление необходимых документов.

53. Обращение при необходимости в судебные органы подразделение-исполнитель инициируете порядке, установленном нормативными документами ОАО "РЖД".

54. За обоснованность приемки исполненного по договору {товаров, результатов работ, услуг и т.д.), своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору, полноту и качество работы по предъявлению санкций к контрагенту персонально отвечает руководитель подразделения-исполнителя.

55. Служба безопасности и организатор вправе осуществлять в порядке, установленном нормативными документами ОАО "РЖД", выборочный контроль за соблюдением сроков заключения договоров, а также за полнотой и своевременностью исполнения и оплаты договоров.

X. Претензионная работа

Общие положения

56. Претензионная работа осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и условиями заключенных договоров, основывается на принципе добросовестности и стремлении урегулировать возникающие споры в досудебном порядке.

57. Претензионную работу в ОАО "РЖД", включая учет рассмотренных и направленных претензий, осуществляет ответственное подразделение.

В отношении претензий, вытекающих из договоров ответственным подразделением является подразделение-исполнитель договора; в отношении претензий, связанных с причинением ОАО "РЖД" вреда третьим лицом не в рамках договорных отношений, ответственным подразделением является подразделение - балансодержатель поврежденного имущества; в отношении претензий, связанных с причинением со стороны ОАО "РЖД" вреда третьему лицу не в рамках договорных отношений, ответственным подразделением является подразделение, непосредственными действиями (бездействием) которого причинен вред.

58. Руководитель ответственного подразделения персонально отвечает за ведение претензионной работы, в том числе за обоснованность и своевременность направления претензий от имени ОАО "РЖД", за надлежащий контроль за удовлетворением предъявленных претензий, в том числе за своевременную организацию ответственным подразделением процесса рассмотрения требований в судебном порядке, а также за своевременное направление организатору информации и материалов, необходимых для направления сведений в реестр недобросовестных поставщиков.

По договорам, фактическое исполнение которых полностью или частично осуществляется подразделениями-получателями, за своевременное выявление и фиксацию нарушения контрагентом условий договора, подготовку соответствующих первичных учетных документов и информирование подразделения-исполнителя о нарушении персонально отвечают руководители подразделений-получателей.

Рассмотрение претензий, предъявляемых к ОАО "РЖД"

59. Поступившие в ОАО "РЖД" претензии рассматривает ответственное подразделение.

В случае поступления претензии в подразделение, не являющееся ответственным за ее рассмотрение, претензия перенаправляется подразделением, получившим претензию, ответственному подразделению в течение одного рабочего дня со дня ее поступления.

Если из содержания претензии невозможно установить ответственное подразделение, то получившее претензию подразделение направляет ее автору информацию о невозможности рассмотрения претензии без представления дополнительных сведений о существе претензионных требований.

60. Ответственное подразделение направляет ответ на претензию в срок, предусмотренный договором или законодательством, а при его отсутствии - в срок, не превышающий 30 календарных дней с даты поступления претензии в ОАО "РЖД".

61. Ответственное подразделение не позднее 2 рабочих дней с даты получения претензии регистрирует ее и организует подготовку ответа на претензию.

При необходимости ответственное подразделение запрашивает у подразделений информацию и материалы, а также их позиции.

Подразделение, получившее запрос, представляет запрошенную ответственным подразделением информацию, материалы и позицию не позднее 3 рабочих дней с даты получения запроса.

62. Ответ на претензию подписывается руководителем ответственного подразделения и направляется заявителю претензии способом, позволяющим подтвердить факт его получения адресатом.

В исключительных случаях (существенный размер претензии, претензии, вытекающие из договоров, финансируемых за счет федерального бюджета, претензии, вытекающие из договоров, реализация которых имеет принципиальное значение, и т.д.) согласованный с подразделениями, к чьей компетенции относятся вопросы, изложенные в претензии, проект ответа на претензию может быть направлен на подписание руководителю, координирующему (курирующему, контролирующему) ответственное подразделение.

63. Если ответ на претензию предусматривает ее удовлетворение (полностью или частично), ответственное подразделение осуществляет исполнение удовлетворенных требований (организует платеж, совершает фактические действия и т.д.).

64. При необходимости с заявителем претензии проводятся переговоры. Организация проведения переговоров осуществляется ответственным подразделением.

Предъявление претензий от имени ОАО "РЖД"

65. Претензии от имени ОАО "РЖД" предъявляет ответственное подразделение. Предъявление претензий при наличии для этого оснований является обязательным за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО "РЖД".

66. Ответственное подразделение не позднее 3 рабочих дней с даты, когда ему стало (или должно было стать) известно о наличии основания для предъявления претензии, подготавливает проект претензии и согласовывает его с подразделениями.

При необходимости ответственное подразделение запрашивает у подразделений информацию и материалы, а также их позицию.

Подразделение, получившее запрос, представляет запрошенную ответственным подразделением информацию, материалы и позицию в срок, не позднее 3 рабочих дней с даты получения запроса.

Указанный в абзаце первом настоящего пункта срок может быть продлен по решению руководителя ответственного подразделения на время сбора необходимых для предъявления претензии документов и материалов (сбора доказательств вины контрагента, проведения экспертиз, запроса официальных документов органов власти, получения свидетельских показаний и т.д.).

Продление срока допускается при условии сохранения возможности осуществления права на защиту интересов ОАО "РЖД" в претензионном и судебном порядке, в том числе с учетом установленных законодательством или договором сроков на предъявление претензии, а также сроков исковой давности.

67. После согласования с подразделениями претензия подписывается руководителем ответственного подразделения при наличии у него полномочий, предусмотренных в доверенности.

При отсутствии у руководителя ответственного подразделения полномочий, а также в иных исключительных случаях (существенный размер претензии, предъявление претензий, вытекающих из договоров, финансируемых за счет федерального бюджета, предъявление претензий, вытекающих из договоров, реализация которых имеет принципиальное значение, и т.д.) проект претензии направляется на подписание руководителю, координирующему (курирующему, контролирующему) ответственное подразделение.

При отсутствии полномочий на подписание претензии у руководителя, координирующего (курирующего, контролирующего) ответственное подразделение, проект претензии направляется на подписание в юридическую службу.

68. Ответственное подразделение направляет претензию способом, позволяющим подтвердить факт ее получения адресатом.

69. При необходимости с лицом, к которому предъявлена претензия, проводятся переговоры. Организация проведения переговоров осуществляется ответственным подразделением.

70. Ответственное подразделение осуществляет контроль за удовлетворением предъявленных претензий. Неудовлетворение претензии в установленный срок является основанием для организации ответственным подразделением процесса рассмотрения требований в судебном порядке.

XI. Прием исполненных обязательств по договору

71. Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется подписанием сторонами актов сдачи-приемки, в том числе с помощью средств юридически значимого электронного документооборота (если такой порядок предусмотрен условиями договора и не противоречит законодательству).

Формы документов, фиксирующих исполнение обязательств по договору, определяются нормативными документами ОАО "РЖД" или условиями договора.

72. В случае, когда исполнение договора или отдельного обязательства по договору фиксируется актом сдачи-приемки, подразделение-исполнитель проверяет соответствие выполненных обязательств условиям договора и составляет акт сдачи-приемки либо рассматривает акт сдачи-приемки, представленный контрагентом.

Согласование акта сдачи-приемки с контрагентом осуществляется подразделением-исполнителем в порядке, установленном договором. При необходимости подразделение-исполнитель может привлекать подразделения к согласованию акта сдачи-приемки.

Согласованный сторонами и подписанный контрагентом акт сдачи-приемки подразделение-исполнитель передает на подпись руководителю подразделения или лицу, уполномоченному подписать акт сдачи-приемки на основании доверенности.

Подписываемые сторонами документы (в том числе акт сдачи-приемки), связанные с исполнением договора, должны соответствовать законодательству Российский Федерации, условиям договора, фактическим обстоятельствам, применимым документам ОАО "РЖД".

За надлежащее оформление документов персонально отвечают руководитель подразделения-исполнителя (руководитель подразделения-получателя), а также лицо, фактически подписавшее соответствующий документ.

73. После подписания акта сдачи-приемки (на бумажном носителе) подразделение-исполнитель оставляет у себя его копию, а подлинные экземпляры акта сдачи-приемки передает в установленные сроки в бухгалтерию и контрагенту.

74. Непосредственное исполнение договора, заключенного в аппарате управления ОАО "РЖД", а также подписание документов о его исполнении может быть передано филиалу или структурному подразделению ОАО "РЖД", в интересах которого заключен договор.

Передача договора на исполнение филиалу или структурному подразделению ОАО "РЖД", в случае если это не предусмотрено договором, оформляется поручением генерального директора - председателя правления ОАО "РЖД", первого заместителя генерального директора ОАО "РЖД" или заместителя генерального директора ОАО "РЖД".

XII. Внесение изменений в договоры

75. Внесение изменений в договор может быть инициировано любым подразделением в пределах его компетенции.

76. Изменения в договор могут быть внесены по обоснованному предложению подразделения в порядке, предусмотренном нормативными документами ОАО "РЖД", а также документацией процедуры размещения заказа, по результатам которой заключался договор.

77. Текст и формат изменений должны соответствовать основному договору, установленному в договоре порядку внесения изменений, а также соотноситься с предыдущими изменениями договора (дополнительными соглашениями).