Приложение N 2. Регламент проведения организационных мероприятий в режиме видео-конференц-связи

Приложение N 2

Утверждён

распоряжением Губернатора

Белгородской области

от 22 января 2020 г. N 31-р

Регламент
проведения организационных мероприятий в режиме видео-конференц-связи

1. Общие положения

1.1. Регламент проведения организационных мероприятий в режиме видео-конференц-связи (далее - Регламент) определяет порядок подготовки и проведения заседаний, совещаний, комиссий и иных организационных мероприятий по плановым и текущим вопросам (далее - мероприятия) с использованием системы видео-конференц-связи (далее - ВКС) Правительства Белгородской области на базе оборудования оператора ВКС.

1.2. Система ВКС предназначена для проведения мероприятий с участием Губернатора Белгородской области, органов исполнительной власти, государственных органов области и органов местного самоуправления. В случае необходимости и при наличии технической возможности допускается сопряжение системы ВКС с внешними системами ВКС, принадлежащими другим ведомствам и организациям.

1.3. Сеансы видео-конференц-связи возможно осуществлять из зала заседаний Губернатора Белгородской области (3 этаж), зала заседаний Белгородской областной Думы (3 этаж), Большого зала заседаний (2 этаж) здания Правительства Белгородской области, студии Белгородского филиала ПАО "Ростелеком".

1.4. Организацию технического сопровождения сеансов ВКС осуществляет департамент цифрового развития Белгородской области.

1.5. В Регламенте определены следующие понятия:

- сеанс видео-конференц-связи - организационное мероприятие с дистанционным участием приглашенных участников (далее - сеанс ВКС);

- организатор мероприятия - орган исполнительной власти, государственный орган области, инициирующий проведение мероприятия (сеанса ВКС);

- оператор ВКС - оператор связи, ответственный за поддержание работоспособности системы ВКС и управляющий ходом проведения сеанса ВКС;

- абонентский пункт - рабочее место, оборудованное аппаратурой видео-конференц-связи.

2. Порядок организации мероприятий с использованием ВКС

2.1. Организатор мероприятия не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до проведения мероприятия в зале заседаний Губернатора Белгородской области в рабочем порядке согласовывает с Администрацией Губернатора Белгородской области проведение мероприятия в режиме ВКС с указанием места, даты, времени и продолжительности мероприятия.

Согласование проведения мероприятия в зале заседаний Белгородской областной Думы осуществляется организатором мероприятия не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до проведения мероприятия на основании письменного обращения в Белгородскую областную Думу (форма обращения приведена в приложении к Регламенту).

Решение о согласовании проведения мероприятия в зале заседаний Губернатора Белгородской области либо Белгородской областной Думы принимается в течение 1 (одного) рабочего дня.

2.2. В день согласования проведения мероприятия организатор мероприятия формирует электронную заявку о проведении мероприятия в режиме ВКС в системе электронного документооборота с указанием места, даты, времени начала и времени окончания мероприятия.

2.3. После получения электронной заявки от организатора мероприятия руководитель Администрации Губернатора Белгородской области в течение 1 (одного) рабочего дня дает поручение управлению протокола Губернатора Администрации Губернатора Белгородской области и управлению делами Администрации Губернатора Белгородской области о предоставлении зала заседаний Губернатора Белгородской области организатору мероприятия.

2.4. Департамент цифрового развития Белгородской области обеспечивает организацию технического сопровождения сеанса ВКС на основании электронной заявки.

2.5. При поступлении нескольких заявок на проведение сеансов ВКС на одни и те же дату и время решение о проведении сеанса ВКС на указанные дату и время принимается руководителем Администрации Губернатора Белгородской области. Губернатор Белгородской области либо лицо, его замещающее, пользуется приоритетом в проведении сеанса ВКС.

2.6. Оповещение участников мероприятия и приглашенных лиц, в том числе представителей муниципальных образований области, о месте, дате и времени проведения сеанса ВКС, представление им необходимых материалов, а также подготовка и согласование проекта перечня поручений по итогам проведения мероприятия (при необходимости) осуществляется организатором мероприятия.

2.7. Возможность присутствия представителей средств массовой информа