Раздел 14. Прием и обработка поступающей корреспонденции

Раздел 14. Прием и обработка поступающей корреспонденции

14.1. Вся корреспонденция, поступающая в администрацию городского округа на имя руководителя администрации городского округа, и его заместителей (кроме документов секретного характера и личных обращений граждан), подлежит регистрации в общем отделе администрации городского округа.

14.2. Корреспонденция, поступающая в адрес отраслевых (функциональных) и территориальных органов администрации городского округа регистрируется в этих органах.

14.3. Корреспонденция, поступившая в общий отдел до 11 часов текущего дня, после регистрации передается руководителю администрации городского округа в день поступления.

Корреспонденция, поступившая после 11 часов, регистрируется и передается на рассмотрение на следующий день.

14.4. Указания руководителя администрации городского округа по исполнению документов, содержащиеся в его резолюции, заносятся работником общего отдела в компьютерную базу данных, после чего документ передается исполнителям.

14.5. Должностные лица администрации городского округа в резолюции по исполнению документов указывают ответственных за исполнение документа или лиц, подлежащих ознакомлению с документом, сроки исполнения.

14.6. Любая передача документов из одного отраслевого (функционального) и территориального органа администрации в другой производится только после соответствующей отметки в общем отделе администрации городского округа.

14.7. Исходящие документы за подписью руководителя администрации городского округа и его заместителей подлежат регистрации в общем отделе администрации городского округа. Второй экземпляр документа, с указанием исполнителя и номера телефона, остается в общем отделе.

14.8. Представленные на подпись проекты постановления или распоряжения администрации городского округа, а также проекты распоряжений заместителей руководителя администрации городского округа, обязательно должны иметь указатель рассылки с перечнем адресатов, которым следует направлять документ. Список рассылки составляется авторами проекта.

14.9. Правовые акты администрации городского округа, а также исходящая корреспонденция направляется общим отделом администрации городского округа заинтересованным лицам согласно рассылке в течение трех рабочих дней. Все документы передаются под роспись.

14.10. Документы, регистрируемые в структурных подразделениях, направляются ими указанным адресатам самостоятельно, под роспись с расшифровкой фамилии лица, получившего документ и указанием даты его получения.

14.11. В случае направления документа посредством факсимильной связи необходимо подтверждение о получении факса, с указанием фамилии лица, получившего документ.

14.12. Отправка корреспонденции почтой осуществляется по реестру почтовых отправлений, в котором сотрудник почтового отделения проставляет штамп почтового отделении, подтверждающий получение корреспонденции.