Приложение

Приложение
к распоряжению администрации Сургутского района
от 12 марта 2020 г. N 137-р

Инструкция
по делопроизводству в администрации Сургутского района, отраслевых (функциональных) органах

Раздел I. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в администрации Сургутского района, отраслевых (функциональных) органах (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - автономный округ) в сфере делопроизводства и архивного дела, федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0-97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 7.0-97-2016).

1.2. Инструкция устанавливает в администрации Сургутского района, отраслевых (функциональных) органах (далее - органы администрации района) единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации документов, организации и ведению делопроизводства, а также осуществлению контроля за исполнением документов в органах администрации района, обязательные для исполнения всеми лицами, замещающими должности муниципальной службы.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

1.4. Для создания единого информационного пространства в части документационного обеспечения и обеспечения автоматизированной обработки и контроля исполнения документов в органах администрации района используется система электронного документооборота и делопроизводства администрации Сургутского района.

1.5. Инструкция не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.7. Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с правилами (инструкциями, порядком и т.д.), утверждёнными нормативными правовыми актами Российской Федерации или Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для данного типа документов, с учётом требований ГОСТ Р 7.0-97-2016.

1.8. При работе с документами лица, замещающие должности муниципальной службы несут ответственность за сохранность документов. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у муниципального служащего.

1.9. При уходе в отпуск, в случае увольнения или перемещения по службе работники обязаны передать находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в органе администрации района, или другому работнику по указанию руководителя органа администрации района. При смене специалиста, ответственного за делопроизводство в органе администрации района составляется акт приёма-передачи документов и дел (Приложение 1 к Инструкции).

1.10. При временном отсутствии работника (отпуск, болезнь, командировка), увольнении или перемещении по службе руководитель органа администрации района, в случае необходимости, должен уведомить начальника управления по информатизации и сетевым ресурсам администрации района об изменении направления документопотоков или организации доступа к документам другим работникам органа администрации района, о необходимости добавления/исключения пользователей в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в течение 2 рабочих дней со дня приёма, увольнения соответствующих пользователей.

1.11. Делопроизводство в администрации района осуществляется управлением по организации деятельности администрации района, в органах администрации района - приёмными, а при их отсутствии - должностным лицом, определяемым руководителем органа администрации района.

1.12. Органы администрации района могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем органе.

Раздел II. Основные понятия

2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации района;

- конфиденциальное делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание конфиденциальных официальных документов и организацию работы с ними в органах администрации района;

- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;

- электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

- система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- участники системы электронного делопроизводства - органы администрации, подключенные к СЭД и участвующие в электронном документообороте (далее участники СЭД);

- подсистема "Сервер электронного взаимодействия (СЭВ) - опция СЭД, предназначенная для организации взаимодействия в СЭД с системами электронного документооборота органов местного самоуправления муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, муниципальных казённых учреждений Сургутского района;

- участники СЭВ - органы государственной власти округа, органы местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, муниципальные казённые учреждения Сургутского района, использующие СЭВ;

документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

- конфиденциальный документ - зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

- конфиденциальная информация - информация с ограниченным доступом, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа;

- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

- заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

- документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путём документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или её материальный носитель;

- электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

- электронная копия документа - электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

- электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

- сканирование документа - получение электронного образа документа;

- электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

- квалифицированная электронная подпись (далее - ЭЦП) - электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Создаётся с использованием средств электронной подписи, а также соответствует следующим признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным федеральным законодательством;

- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

- реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

- оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

- входящий (поступивший) документ - документ, поступивший в орган администрации района;

- исходящий (отправляемый) документ - официальный документ, отправляемый из органа администрации района;

- служебный документ (письмо) - официальный документ, используемый в текущей деятельности органов администрации района в процессе осуществления своих функций;

- регистрация документа - запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

- электронная регистрационная карточка (ЭРК) - запись базы данных системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, отображаемая в её визуальных формах, содержащая все реквизиты документа, необходимые для однозначной идентификации документа и определяющие этапы его движения в процессе его подготовки и исполнения, включающая информацию в электронном виде, электронный документ, электронный образ документа или электронный документ, подписанный электронной подписью;

- пользователь системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота - работник участника системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, имеющий в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота учётную запись и персональный пароль, обращающийся к системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с документами;

- резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение или указание по организации исполнения документа или поручения;

- поручение - документ организационно-распорядительного характера, предписывающий выполнение заданий, оперативных вопросов;

- внутренний контроль - контроль, осуществляемый в органах администрации района руководителем, структурными подразделениями, должностными лицами администрации района, на которых возложены функции контроля исполнения поручений;

- доклад - документ, содержащий информацию о выполнении принятого решения (поручения) либо изложение определённых вопросов с выводами и предложениями;

- служебная информация - сведения служебного характера, содержащиеся в различных видах документов, а также получаемые в связи с выполнением служебных функций;

- юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

- дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку;

- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации Сургутского района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

- формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

- архивная опись дела - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учёта и раскрытия их содержания;

- печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

- штамп - устройство для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

2.2. Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Раздел III. Оформление документов

3.1. Документы, создаваемые в органах администрации района, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

3.2. Бланки разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте посередине листа вдоль верхнего поля.

3.3. Документы оформляются с применением текстового редактора Word for Windows (в том числе табличный материал) с использованием в документах отечественных метрических шрифтов Times New Roman размером N 14 (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты N 8-11, с возможным использованием переносов), а также сохранение электронных версий документов в форматах Open Document и PDF/A-1.

3.4. Каждый лист документа должен иметь поля:

- левое - 2,5 см;

- правое - 1 см;

- верхнее - 2 см;

- нижнее - 2 см.

3.5. Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 мм. Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы слов не допускаются. Тексты документов печатаются через полуторный интервал, в случае объёмного текста допускается одинарный интервал.

3.6. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Для таблиц возможно использование шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объёма текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.

3.7. Герб Сургутского района размещается на бланках документов в соответствии Решением Думы Сургутского района от 24.05.2007 N 158 "Об утверждении Положения о порядке официального использования герба Сургутского района".

3.8. Наименование органа администрации района должно соответствовать наименованию, утверждённому положением об органе администрации района.

3.9. Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

3.10. Датой документа является дата подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата может оформляться:

- словесно-цифровым способом, например: 5 апреля 2010 года;

- цифровым способом (арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами), например, дату 5 апреля 2010 года следует оформлять: 05.04.2010.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами администрации района, является дата проставления последней подписи.

3.11. Регистрационный номер документа - цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации. В состав регистрационного номера входит порядковый номер, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

3.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при подготовке письма-ответа и оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 12, а не в тексте письма.

3.13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля страницы. Первая страница документа не нумеруется.

3.14. Адресат.

Реквизит "Адресат" проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю, либо центрируют каждую строку по отношению к самой длинной строке.

При адресовании документа организации, подразделению организации без указания должностного лица её наименование пишется в именительном падеже (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными). Например:

Департамент по управлению
государственным имуществом
Ханты-Мансийского автономного
округа - Югры

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Департамент по управлению

государственным имуществом

Ханты-Мансийского автономного

округа - Югры

ведущему специалисту

Петрову А.И.

При адресовании документа в организацию указывается её полное или сокращённое наименование в именительном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО "Заря"

Сидорову В.Д.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например:

Иванову О.П.

ул. Мира, д. 5, кв. 12,

г. Сургут

Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры,

628400

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишется. В случае направления документа большему числу адресатов исполнитель готовит указатель рассылки.

3.15. Заголовок к служебным письмам составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объёма (до 4 - 5 строк), выражает краткое содержание документа, оформляется под реквизитами бланка "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с использованием шрифта размером N 12, начинается с прописной и печатается строчными буквами без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится.

3.16. Отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля с абзацным отступом и отделяется от основного текста одним межстрочным интервалом.

Если приложение указано в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не указанное в тексте, отметку о наличии приложений оформляют следующим образом:

Приложения: 1. Справка о ____________ на 6 л. в 1 экз.

                     2. Проект письма _______________ на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывают только количество экземпляров.

Если к документу прилагается документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ____________________________ от 16.01.2006

                     N 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л.

В случае приложения к письму документов в электронном виде на съёмном носителе отметка о наличии приложения оформляется с указанием наименования файла, например:

Приложение: файл "Проект распоряжения.doc" на съёмном носителе информации (указать вид носителя).

Если приложение содержит одновременно документ и его электронную копию, об этом также делается отметка:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. и электронная копия на съёмном носителе информации (указать вид носителя).

В случае отправления электронной копии документа на адрес электронной почты получателя об этом делается отметка:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия по адресу ud@admsr.ru

При наличии в документе приложения на первом листе прилагаемого текста указывается:

Приложение к письму

от _________ N _______

В приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу указывают "Приложение к постановлению администрации Сургутского района", с указанием его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2 к распоряжению

главы Сургутского района

от 15 января 2017 года N 10

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N). Одно приложение не нумеруется.

3.17. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии              подпись             И.О.Ф.

Секретарь комиссии                    подпись             И.О.Ф.

Члены комиссии:                         подписи             И.О.Ф.

Подписи членов коллегиального органа располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

Документы на бланке администрации района подписываются заместителями главы Сургутского района и (или) лицами их замещающими.

Письма при переписке внутри администрации района оформляются на бланках органов администрации района.

Входящие служебные документы рассматриваются в срок до одного месяца со дня регистрации, если в резолюции должностного лица не указан другой срок.

Руководители органов администрации района (лица, их замещающие) подписывают документы по вопросам, относящимся к компетенции соответствующего подразделения.

3.18. Согласование проекта документа оформляется визой согласования документа (далее - виза) - реквизитом, указывающим на согласие должностного лица с содержанием документа.

Согласование исходящих писем, подписываемых главой района в электронном виде осуществляется, руководителем органа администрации района, заместителем главы Сургутского района курирующим орган администрации района (письма в адрес федеральных контролирующих или надзорных органов и прокуратуру согласовываются с юридическим комитетом).

Согласование электронного документа осуществляется в СЭД должностным лицом - участником СЭД.

Срок рассмотрения проекта документа не должен превышать 3 рабочих дней со дня поступления документа должностному лицу.

3.19. Порядок работы с отдельными видами документов, поступившими в администрацию Сургутского района распространяется на следующие виды документов: извещения, повестки, письма, запросы, требования, информация и иная документация, предписывающая предоставить информацию, сведения и (или) исполнить иные действия (далее - документы), поступившие в администрацию Сургутского района из федеральных органов Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в день поступления регистрируется управлением по организации деятельности администрации Сургутского района в приёмной главы Сургутского района и в день регистрации передаются на рассмотрение главе Сургутского района. В день регистрации документов управлением по организации деятельности в обязательном порядке копии документов направляются в юридический комитет администрации Сургутского района.

Отдельные виды документов, поступившие в администрацию Сургутского района с указанием сроков исполнения в тексте письма или приложения к нему, находятся на контроле в приёмной главы Сургутского района. Ответственность за исполнение контрольных писем несёт исполнитель, указанный первым, если в резолюции должностного лица, давшего поручения, не определено иное.

3.20. Рекомендуется на входящие письма без указания в них сроков исполнения направлять ответ в течение 5-ти рабочих дней, следующих за датой регистрации, в случае подготовки сводной информации, требующей дополнительного времени для подготовки, данные письма могут ставиться на контроль в приёмных заместителей главы Сургутского района (устанавливать сроки исполнения заместителем), сообщив в приёмную главы Сургутского района о постановке на контроль данных писем.

3.21. Ответственность за исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа, Правительстве автономного округа несут заместители главы Сургутского района и руководители органов администрации района, в чей адрес направлена резолюция об исполнении.

3.22. Отметка о заверении копии документа проставляется при заверении соответствия копии документа его подлиннику. Ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Копия верна" ("Верно"), наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и оттиск печати уполномоченного структурного подразделения, например:

"Копия верна"

___________      ______________         _______________________

  должность              подпись                  расшифровка подписи

00.00.0000

МП

Многостраничные копии заверяются в следующем порядке: отметка о заверении копии проставляется на первом листе копии документа, страницы документа нумеруются, листы прошиваются на два - четыре прокола, на концы прошивочной нити, разнесённые в разные стороны, на оборотной стороне последнего листа наклеивается лист, размером не более чем 74 x 105 мм, на котором указывают/проставляют:

- текст/оттиск штампа "Прошито, пронумеровано ( ) листов" с указанием уполномоченного структурного подразделения, осуществившего заверение, должности, Ф.И.О. заверяющего должностного лица и даты заверения;

- оттиск печати уполномоченного органа администрации района так, чтобы он захватил текст/оттиск штампа.

Допускается заверять отметкой "Копия верна" ("Верно") каждый лист многостраничной копии документа.

3.23. Отметка об исполнителе располагается на лицевой либо оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и включает в себя фамилию, инициалы, номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать наименование органа администрации района, должность исполнителя, адрес электронной почты.

Данные об исполнителе оформляются печатным способом, шрифтом 10 размера.

На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается основной исполнитель.

3.24. Указания по исполнению документа (резолюция) вводятся в ЭРК документа или оформляются на учётной карточке документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

3.25. Информация для формирования рейтинга и (или) Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации предоставляется в исполнительные органы государственной власти автономного округа за подписью главы Сургутского района (исполняющего полномочия главы Сургутского района).

Раздел IV. Организация документооборота

4.1. Приём, регистрация и учёт служебной корреспонденции, в том числе конфиденциальных документов, адресованных главе Сургутского района, заместителям главы Сургутского района, а также руководителям органов администрации района, осуществляется приёмными руководителей либо ответственными лицами в органе администрации района.

4.2. Приём, регистрация (после учёта в приёмной главы Сургутского района) и контроль обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, адресованных главе Сургутского района, в администрацию района, обращений, поступивших на рассмотрение в порядке переадресации с сопроводительным письмом, в котором содержится просьба проинформировать о результатах рассмотрения, а также писем, содержащих указания (поручения) о рассмотрении обращения, поступившего в адрес Президента Российской Федерации, и поручений, данных по итогам личных приёмов граждан, проведённых по поручению Президента Российской Федерации, осуществляется управлением общественных связей и информационной политики администрации Сургутского района (отдел по работе с обращениями граждан).

4.3. Приём, регистрация и учёт документов, регулирующих сферу трудовых отношений и муниципальной службы осуществляется управлением муниципальной службы, кадров и наград администрации района.

4.4. Доставка и отправка документов в администрации района осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, телефонной связи, факсимильной связи, электронной почтой, посредством СЭД, СЭВ.

4.5. Участники СЭД при осуществлении электронного документооборота используют:

- электронные документы, подписанные ЭЦП;

- электронные образы документов.

4.5.1. При осуществлении документооборота с участниками СЭВ используются электронные документы, подписанные ЭЦП.

4.5.2. В случае регистрации ЭРК входящих (исходящих) документов, отправители (получатели) которых не являются участниками СЭД (либо участниками СЭВ), допустимо использование в СЭД электронных образов документов.

4.6. Электронный документ, подписанный ЭЦП, оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

4.7. Электронный документ, подписанный ЭЦП, приравнивается к документу, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при электронном документообороте между участниками СЭД, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4.8. При работе в СЭД используются следующие форматы файлов:

- для электронных документов - docx (doc), xlsx (xls);

- для электронных образов документов - pdf.

4.9. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, в СЭД не регистрируются. Документы, содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", регистрируются в СЭД без вложения текста документа или его электронного образа.

4.10. Не направляются по СЭД документы, прошитые и заверенные печатью, а также документы, объём которых с учётом приложений превышает 12 Мб.

4.11. Документы, поступающие в органы администрации района, проходят в приёмных первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передачу исполнителям.

4.12. Первичная обработка поступивших документов включает в себя: проверку правильности доставки документов, проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов), вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций), проверку целостности входящих документов, включая приложения к ним, возможность их прочтения, расшифровку и проверку подлинности электронной подписи (при наличии), уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращения граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов, в случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа; сохраняются конверты, содержащие документы, поступившие из иностранных государств, из судов; следственных и правоохранительных органов; содержащие договоры или иные документы договорного характера; содержащие претензии, жалобы, обращения, исковые заявления граждан и организаций), а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации (приложение 4 к Инструкции).

4.13. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется правильность доставки и сохранность упаковки. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему (в случае их наличия), а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт (приложение 5 к Инструкции) в 2 экземплярах, один из которых высылается отправителю, 2-й - приобщается к входящему документу, и передаётся на регистрацию и предварительное рассмотрение.

4.14. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

4.15. Ошибочно адресованные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику отдела делопроизводства и секретариата управления по организации деятельности администрации Сургутского района.

4.16. Конверты с корреспонденцией, имеющей пометку "Лично", не вскрываются, входящий номер и дата проставляются на конверте. В СЭД вместо краткого содержания указывается: конверт "Лично".

4.17. Регистрация входящих (поступивших) документов осуществляется в СЭД путём создания ЭРК.

4.18. Работа в СЭД основывается на принципе однократного ввода информации в систему и многократного её использования.

4.19. На всех поступивших документах на бумажном носителе проставляется отметка о поступлении документа в администрацию Сургутского района.

4.20. Повторной регистрации не подлежат муниципальные правовые акты главы Сургутского района, администрации района, зарегистрированные в СЭД специалистами отдела делопроизводства и секретариата управления по организации деятельности администрации района, а также документы, зарегистрированные в приёмных главы Сургутского района, заместителей главы Сургутского района, и направленные участнику СЭД в виде поручений с резолюциями главы Сургутского района, заместителей главы Сургутского района.

4.21. Поручения, направленные от одного участника СЭД другому участнику, поступают в папку "Поступившие".

Документы, направленные посредством СЭВ органами местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, государственными учреждениями, подведомственными органам государственной власти автономного округа, поступают в модуль "Регистрация документов", меню "Др. источники".

Поступившие документы проходят первичную обработку и регистрируются в СЭД соответствующей службой делопроизводства в день поступления.

4.22. Проверка наличия новых документов в папке "Поступившие" осуществляется в начале рабочего дня, в течение рабочего дня (с интервалом не более 30 минут) и в конце рабочего дня.

4.23. Регистрация документов в СЭД осуществляется также созданием ЭРК с прикреплением электронных образов документов, полученных путём сканирования.

4.24. Зарегистрированные документы (поступившие от внешних источников) направляются на рассмотрение должностному лицу, на имя которого поступил документ.

4.25. Срок рассмотрения поступивших на рассмотрение должностного лица документов не должен превышать 3 рабочих дней.

4.26. Поручения (сведения о резолюции: исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) по исполнению документов вводятся в ЭРК документа:

- должностным лицом, давшим поручение;

- специалистом приёмной.

4.27. Документы с указаниями по исполнению направляются должностному лицу, определённому в качестве исполнителя документа.

4.28. Документы, поступившие в адрес администрации района, а также без указания конкретного должностного лица или органа после регистрации в приёмной главы Сургутского района направляются заместителям главы Сургутского района, исходя из анализа их содержания в соответствии с установленным распределением обязанностей.

4.29. Документы, поступившие из судов, от судебных приставов, подлежат регистрации в приёмной главы Сургутского района и направляются в юридический комитет и орган администрации района согласно резолюции главы Сургутского района.

4.30. Документы, поступившие в ответ на ранее направленные запросы, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса, после регистрации направляются исполнителю.

4.31. Документы, поступившие в дополнение к ранее направленным, после регистрации могут быть переданы исполнителям на основании резолюции уполномоченного должностного лица к первичному документу.

4.32. Копии документов с указанием сроков исполнения до 3 рабочих дней после регистрации могут быть переданы исполнителям до получения резолюции.

4.33. Доведение поручений (резолюций) до исполнителей осуществляется посредством СЭД в режиме реального времени.

4.34. Доведение поручений (резолюций) до исполнителей, являющихся сотрудниками подведомственных органам администрации района учреждениям, подключенных к СЭД, осуществляется посредством СЭД.

4.35. В случае направления документов на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно.

4.36. Должностное лицо, ответственное за исполнение документа, получает в СЭД информацию о документе, направленном для исполнения.

4.37. Если поручение (резолюция) дано нескольким исполнителям, информацию об исполнении представляет исполнитель, указанный первым, если в резолюции должностного лица, давшего поручение, не определено иное.

4.38. Сроки исполнения поручений (резолюций) определяются в порядке, установленном в указанном письме (если нет дополнительных определённых сроков в резолюции руководителя, сделавшего поручение). Обращения граждан не относятся к группе документов "входящие письма" и порядок работы с обращениями граждан регламентируется постановлением администрации Сургутского района.

4.39. Отчёт о выполнении поручения (резолюции) заполняется исполнителем в ЭРК документа и содержит информацию о ходе, результатах и дате исполнения поручения, проект электронного документа или электронный образ документа, подписанного/принятого в результате выполнения поручения, или иную информацию, подтверждающую выполнение поручения.

Если сроки исполнения поручений (резолюций) носят периодический характер, то состояние исполнения поручения определяется промежуточным.

4.40. Проект инициативного документа направляется руководителю органа администрации района на рассмотрение и согласование согласно регламенту, утверждённому распоряжением администрации Сургутского района.

4.41. Регистрация исходящих (подписанных) документов осуществляется в СЭД в день подписания либо на следующий рабочий день путём создания РК исходящего (подписанного ЭЦП).

4.42. Регистрация исходящего документа, подготовленного в результате выполнения поручения (резолюции), осуществляется путём создания исходящей РК из РК с поручением (запросом). Тем самым новая РК должна быть связана в СЭД с РК поручением (запросом).

4.43. Письма на подпись главе Сургутского района согласовываются руководителем органа администрации района и заместителем главы Сургутского района, осуществляющего общее или непосредственное руководство деятельностью данного органа администрации района, работником которого является исполнитель письма в электронном виде.

4.44. Перед включением исходящих документов в СЭД специалисты органов администрации района, ответственные за регистрацию документооборота осуществляют проверку правильности оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяют ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе. Неправильно оформленные документы на регистрацию не принимаются.

4.45. Документы подлежат отправке адресату в день регистрации или на следующий рабочий день.

4.46. Служебная корреспонденция на бумажном носителе, направляемая в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и (или) Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные министерства и ведомства, органы законодательной (представительной) и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, отправляется фельдъегерской почтой.

Фельдъегерская почта отправляется в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России и принимается на отправку не позднее дня, предшествующего дню отправки.

4.47. Документы на бумажном носителе передаются в отдел делопроизводства и секретариата управления по организации деятельности администрации района на отправку с указанием почтового адреса получателя. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации, передаются на отправку с указанием адреса на соответствующем языке.

4.48. При направлении документа на бумажном носителе нескольким адресатам в управление по организации деятельности администрации района передаётся необходимое количество копий. Изготовление необходимого тиража документов обеспечивает исполнитель документа.

4.49. Исходящая документация, направляемая почтовыми отправлениями в суды, правоохранительные органы, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, договорная переписка, а также ответы на обращения граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, отправляются заказной почтой, с сохранением подтверждающих квитанций об отправке.

4.50. Отправка электронных образов документов и электронных документов посредством СЭД осуществляется согласно данным справочников, содержащихся в СЭД.

4.51. Отправка копий документов по факсимильной связи, электронной почте осуществляется исполнителем. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает исполнитель.

4.52. Ответственность за правильность оформления документа (наличие точного и полного адреса, регистрационного номера, подписи, приложений, отметки об исполнителе, других обязательных реквизитов) несёт исполнитель документа.

4.53. В целях учёта и поиска документов в СЭД используются обязательные сведения о документах, которые вводятся в ЭКР документа (приложение 6 к Инструкции).

4.54. Оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции документы, конверты, а также корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются.

Раздел V. Подготовка, рассылка и опубликование
(обнародование) проектов муниципальных правовых актов

5.1. Проекты правовых актов оформляются с применением текстового редактора Word for Windows версии 6.0 и выше, с использованием шрифтов Times New Roman чёрного цвета, размером N 14 (допускается 13), через 1 интервал (для оформления табличных материалов могут применяться шрифты N 8 - 11) с выравниванием основного текста по ширине, на одной стороне стандартного листа формата А4 (210 x 297 мм).

Поля должны иметь следующие параметры:

левое - 2,5 см

правое - 1 см

верхнее - 2 см

нижнее - 2 см.

5.2. Виды муниципальных правовых актов.

5.2.1. К муниципальным правовым актам, на которые распространяется действие настоящей Инструкции, относятся муниципальные правовые акты главы и администрации Сургутского района, приказы руководителей органов администрации (далее - правовые акты).

5.2.2. Правовой акт не распространяется на отношения, возникшие до его вступления в силу, т.е. не имеет обратной силы, за исключением случаев:

- когда правовой акт устраняет или смягчает ответственность за правонарушения;

- когда правовой акт улучшает положение физических и (или) юридических лиц;

- когда в самом правовом акте предусматривается, что он распространяется на отношения, возникшие до его вступления в силу.

Придание обратной силы муниципальному правовому акту не допускается, если:

- правовой акт предусматривает введение или усиление ответственности, которые на момент их совершения не влекли указанной ответственности или предусматривали мягкий вид ответственности;

- правовой акт ухудшает положение физических или юридических лиц.

5.2.3. Правовой акт (его часть) прекращает свое действие в случаях:

- истечения срока действия, на который он (часть акта) был принят;

- принятия нового муниципального правового акта равной или большей юридической силы, регулирующего тот же круг общественных отношений;

- признания правового акта (его части) утратившим силу органом либо должностным лицом, принявшим этот акт;

- прямой отмены правового акта органом или должностным лицом, принявшим данный акт, либо иным уполномоченным на то органом или должностным лицом, в том числе по решению суда;

- приостановления действия правового акта (его части) органом или должностным лицом, принявшим данный акт, либо иным уполномоченным на то органом или должностным лицом;

- его исполнения.

5.2.4. Ответственность за законность, обоснованность, соответствие правилам юридической техники, качество подготовки проектов муниципальных правовых актов, а также за своевременность, достоверность, целесообразность, полноту внесённых документов и их согласование, несут исполнители проектов муниципальных правовых актов, руководители органов администрации района, заместители главы Сургутского района, руководители муниципальных предприятий и учреждений Сургутского района, подготовившие проекты муниципальных правовых актов, в ведении которых находятся соответствующие вопросы.

Персональная ответственность работников органов администрации района, руководителей органов администрации района, заместителей главы Сургутского района устанавливается в их должностных инструкциях.

5.3. Требования, предъявляемые к муниципальным правовым актам администрации района.

5.3.1. Правовые акты главы и администрации района должны отвечать следующим требованиям:

а) соответствие Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставу Сургутского района, иным муниципальным правовым актам Сургутского района и настоящей Инструкции;

б) принятие акта уполномоченным на то должностным лицом в пределах его компетенции;

в) соответствие принимаемого решения компетенции главы Сургутского района, администрации района;

г) принятие акта в порядке и форме, установленных настоящей Инструкцией;

д) обеспеченность реализации предписаний акта (финансово-экономическая, организационная и т.п.);

е) наличие в акте предписаний, обеспечивающих согласованность этого акта с другими правовыми актами;

ж) наличие логически построенной структуры;

з) единство терминологии;

и) общепризнанность терминов;

к) наличие обязательных реквизитов.

5.3.2. Правовые акты главы Сургутского района должны также отвечать требованиям, установленным постановлением главы Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов главы Сургутского района".

5.3.3. Правовые акты администрации района должны также отвечать требованиям, установленным распоряжением администрации Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов администрации Сургутского района".

5.4. Обязательные реквизиты правового акта.

Правовой акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:

а) герб Сургутского района;

б) полное наименование должностного лица, принявшего правовой акт;

в) регистрационный номер;

г) дату и место принятия;

д) наименование вида правового акта;

е) заголовок, обозначающий предмет регулирования;

ж) текст;

з) удостоверительную подпись уполномоченного на подписание лица;

и) печать.

5.5. Требования к структуре проекта правового акта главы Сургутского района и администрации района устанавливается методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы Сургутского района и администрации района, утверждёнными распоряжением администрации Сургутского района.

5.6. Подготовка проектов правовых актов.

5.6.1. Подготовка правовых актов осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией, с особенностями, установленными постановлением главы Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов главы Сургутского района", распоряжением администрации Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов администрации Сургутского района".

5.6.2. Проект правового акта представляет собой черновой вариант соответствующего документа в электронном виде (на бумажном носителе только проекты муниципальных правовых актов с пометкой "дсп", проекты решений Думы Сургутского района, а также проекты, согласующиеся с Контрольно-счётной палатой Сургутского района (в том числе нпа)), отвечающий требованиям настоящей Инструкции, а также методическим рекомендациям по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы Сургутского района и администрации Сургутского района, утверждённых распоряжением администрации Сургутского района.

Проекты правовых актов готовятся в точном соответствии с настоящей Инструкцией исполнителями - работниками администрации района, органов администрации района, работниками муниципальных учреждений и предприятий Сургутского района (в зависимости от отраслевой направленности органов администрации района либо должностного лица), а также иными субъектами правотворческой инициативы.

5.6.3. Исполнитель проекта правового акта отвечает за законность, обоснованность, соответствие проекта правового акта правилам юридической техники и иным муниципальным правовым актам Сургутского района. Исполнитель проекта правового акта отвечает за полноту списка согласующих инстанций проекта. Исполнитель определяется руководителем органа администрации района. При подготовке и проверке проекта муниципального правового акта, исполнитель проекта правового акта и руководитель органа несут персональную ответственность в соответствии с должностной инструкцией.

5.6.4. В подготовленном проекте правового акта указывается полное наименование исполнителя (Ф.И.О., должность лица и наименование службы, номер телефона городской и внутренний). Исполнитель проставляет дату подготовки проекта. На последнем листе проекта муниципального правового акта указывается перечень рассылки.

5.6.5. Проект муниципального правового акта регистрируется исполнителем в СЭД в соответствующей создаваемому проекту группе документов.

5.6.6. К проекту правового акта должны быть приложены в электронном виде в СЭД:

- документы (либо их копии), послужившие основанием принятия соответствующего правового акта, а также другие сопроводительные материалы. Законодательные акты, на которые делается ссылка в проекте правового акта, не прикладываются, за исключением специальных правовых актов, не содержащихся в справочных правовых системах;

- финансово-экономическое обоснование, в случае внесения проекта правового акта, реализация которого потребует материальных затрат, влияющих на формирование и исполнение бюджета района (при отсутствии таких затрат делается соответствующая запись в пояснительной записке).

5.6.7. В случае внесения проекта правового акта инициативной группой населения в порядке реализации правотворческой инициативы граждан, к проекту должны быть приложены подписные листы инициативной группы, содержащие необходимое количество подписей в соответствии с решением Думы Сургутского района от 28.04.2006 N 16 "Об утверждении Положения о порядке реализации правотворческой инициативы граждан на территории Сургутского района".

5.7. Порядок согласования проектов правовых актов.

5.7.1. Согласование проекта правового акта - процедура проведения экспертизы проекта соответствующими службами и должностными лицами, которые визируют проект, в том числе в электронном виде. Согласование подразделяется на внутреннее и внешнее.

5.7.2. Внутреннее согласование правовых актов предусматривает согласование внутри органа администрации района, работник которого является исполнителем муниципального правового акта. В данном случае ответственность любого согласующего лица внутри органа администрации района аналогична ответственности исполнителя. При возникновении неблагоприятных последствий лица, относящиеся к внутреннему согласованию, привлекаются к ответственности наравне с исполнителями.

5.7.3. Внешнее согласование предусматривает согласование должностными лицами иных органов администрации района, не являющимися исполнителями правового акта.

5.7.4. Департамент финансов администрации района и (или) отдел бухгалтерского учёта и отчётности согласовывает проект правового акта в части соответствия требованиям бюджетного законодательства, проверки расчётов, смет, иных финансово-экономических документов.

5.7.5. Комитет экономического развития администрации района согласовывает проект правового акта в части соответствия стратегии социально-экономического развития, социально-экономического эффекта при принятии управленческого решения, оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов (прикрепляет подписанное заключение об оценке регулирующего воздействия при согласовании в СЭД "Дело" проекта нпа).

5.7.6. Юридический комитет администрации района проводит правовую экспертизу проекта правого акта.

При проведении правовой экспертизы проекта правого акта проверяются:

1) соответствие проекта правового акта Конституции Российской Федерации, законодательству Российской Федерации, законодательству Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставу Сургутского района, муниципальным правовым актам Сургутского района, методическим рекомендациям по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов администрации Сургутского района;

2) обоснованность выбора вида правового акта в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции;

3) корректность применения тех или иных средств юридической техники;

4) порядок указания в констатирующей части нескольких правовых актов в соответствии с требованиями, изложенными в настоящей Инструкции;

5) правильность использования правовых категорий;

6) соотношение проектируемых решений с другими актами, включая договоры, соглашения, контракты;

7) отсутствие противоречий между пунктами, частями, абзацами и т.п.;

8) наличие документов, являющихся основанием для издания проекта (внутреннее содержание документов и их соответствие законодательству проверяет исполнитель проекта при его подготовке), а также соответствие формы прилагаемых к проекту документов требованиям законодательства;

9) основания распространения правового акта на отношения, возникшие до его вступления в силу;

10) полномочия на подписание правового акта;

11) наличие заключения Контрольно-счётной палаты района о проведении финансового-экономической экспертизы по проектам правовых актов, указанным в части, касающейся муниципальных правовых актов Сургутского района, расходных обязательств Сургутского района, а также муниципальных программ;

12) наличие оценки регулирующего воздействия (прикрепляется).

Юридический комитет определяет нормативность правового акта и в случае признания правового акта нормативным, проводит его антикоррупционную экспертизу (прикрепляет подписанное заключение по результатам антикоррупционной экспертизы при согласовании в СЭД "Дело" проекта нпа).

Юридический комитет проводит правовую экспертизу проектов правовых актов, подписываемых главой района, заместителями главы Сургутского района, директором департамента строительства и земельных отношений.

После проведения правовой экспертизы, работники юридического комитета администрации района производят парафирование всех листов (включая приложения к проекту) проекта правового акта (на бумажном носителе), прошедшего правовую экспертизу.

5.7.7. Согласование юридическим комитетом иных документов, исходящих от органов администрации района, осуществляется в соответствии с регламентом взаимодействия по правовому обеспечению деятельности органов администрации Сургутского района, утверждённым распоряжением администрации Сургутского района.

5.8. Проект правового акта (на бумажном носителе) представляется на согласование исполнителем с оформленным листом согласования, расположенным на обратной стороне последнего листа проекта правового акта, утверждённого распоряжением администрации Сургутского района.

5.9. Обязательными согласующими инстанциями являются:

а) руководитель органа администрации района, специалист которого является исполнителем проекта;

б) специалист юридического комитета в соответствии с направлением деятельности;

в) заместитель главы Сургутского района, осуществляющий общее или непосредственное руководство деятельностью органа администрации района, специалист которого подготовил проект;

г) заместитель главы Сургутского района, осуществляющий общее руководство деятельностью департамента финансов и (или) главный бухгалтер администрации района (в пределах своих полномочий);

д) главы городских и сельских поселений Сургутского района (по проектам, затрагивающим интересы поселений, входящих в состав Сургутского района);

е) начальник управления по организации деятельности администрации района;

ж) заместитель главы Сургутского района, осуществляющий общее руководство деятельностью управления по организации деятельности администрации;

з) начальник отдела делопроизводства и секретариата управления по организации деятельности администрации района (визирует проект последним).

5.10. Проект правового акта может быть согласован иными службами и должностными лицами администрации района, другими органами и организациями. Необходимость такого согласования определяет юридический комитет, в случае возникновения вопросов, связанных с компетенцией указанных должностных лиц, органов и организаций. Если в электронном виде согласования присутствуют в перечне лица, не являющиеся участниками СЭД, то на этапе создания карточки проекта правового акта прикрепляется копия листа согласования с рукописной подписью данного лица.

В случаях, если правовое регулирование отношений в проекте правового акта затрагивает права и обязанности иных органов местного самоуправления района, то указанный проект направляется на согласование в иные органы местного самоуправления района, которые не являются инициаторами внесения проекта.

Необходимость такого согласования определяется юридическим комитетом.

Особенности согласования отдельных видов правовых актов главы Сургутского района и администрации района, в сфере труда, в части, касающейся расходных обязательств Сургутского района установлены постановлением главы Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов главы Сургутского района", распоряжением администрации Сургутского района "Об утверждении порядка внесения проектов правовых актов администрации Сургутского района".

Проекты правовых актов, регулирующие бюджетные правоотношения и (или) в сфере закупок, подлежат обязательному согласованию с управлением внутреннего финансового контроля администрации района.

Проекты правовых актов администрации района, предусматривающие выдачу градостроительных планов земельных участков, за исключением земельных участков лесного фонда, а также земельных участков, предоставление, управление и распоряжение которыми осуществляют органы местного самоуправления поселений Сургутского района, подлежат обязательному согласованию с департаментом строительства и земельных отношений, заместителем главы Сургутского района, осуществляющим общее руководство деятельностью департамента строительства и земельных отношений администрации района.

Проекты нормативных правовых актов главы Сургутского района и администрации района, устанавливающие новые или изменяющие ранее предусмотренные муниципальными нормативными правовыми актами обязанности для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежат обязательному согласованию с комитетом экономического развития в целях проведения оценки регулирующего воздействия.

5.11. При внесении существенных изменений в проект, проект правового акта проходит процедуру согласования повторно. Необходимость повторного согласования при внесении существенных изменений (в случае согласования проекта на бумажном носителе) определяет управление по организации деятельности администрации района.

5.12. Проекты ненормативных правовых актов по личному составу, касающихся приёма на муниципальную службу заместителей главы Сургутского района, руководителей органов администрации района и их заместителей, увольнения по отрицательным мотивам - сокращение, ликвидация, применения дисциплинарных взысканий к работникам администрации района, подлежат обязательному согласованию с юридическим комитетом. Иные проекты ненормативных правовых актов по личному составу согласованию с юридическим комитетом не подлежат.

Ответственность за подготовку вышеуказанных проектов ненормативных правовых актов несёт управление муниципальной службы, кадров и наград.

5.13. В листе согласования проекта муниципального правового акта (на бумажном носителе) указывается: наименование службы, должность согласующего, его Ф.И.О. и проставляются две даты: входящая (дата поступления проекта на согласование), исходящая (дата согласования проекта).

В случае возникновения у согласующей инстанции при проведении экспертизы проекта муниципального правового акта (на бумажном носителе) согласно пункту 5.9. настоящей Инструкции существенных замечаний визирующий ставит в листе согласования визу "с замечаниями" и возвращает проект на доработку исполнителю. При этом указывает дату возврата документа, а исполнитель в свою очередь дату поступления документа на доработку.

После устранения замечаний, в целях контроля за согласованием проекта правового акта необходимо указывать всем согласующим и устраняющим замечания сторонам даты вхождения документа в орган администрации района и даты выхода документа из органа администрации района.

5.14. Сроки согласования проекта правового акта (на бумажном носителе) не должны превышать:

- 2-х рабочих дней - для всех служб и должностных лиц;

- 4-х рабочих дней - для юридического комитета администрации района.

Срок рассмотрения проекта правового акта в сфере труда муниципальной трёхсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений района (далее - комиссия) не должен превышать сроков, установленных регламентом комиссии.

В установленный срок комиссия направляет в администрацию района своё решение или мнения её сторон об одобрении проекта либо о доработке проекта с учётом замечаний (предложений) комиссии.

5.15. В случае электронного согласования проекта муниципального правового акта исполнитель внутри каждого этапа согласования включает согласующие инстанции в параллельное согласование.

5.16. Сроки согласования проектов муниципальных правовых актов в электронном виде могут быть продлены инициатором запуска проекта муниципального правового акта по просьбе согласующего, в случае обоснования продления срока.

5.17. Проекты правовых актов в части, касающейся расходных обязательств муниципального образования, а также муниципальные программы направляются Контрольно-счётной палате Сургутского района для финансово-экономической экспертизы (включая обоснованность финансово-экономических обоснований).

5.18. Проекты муниципальных нормативных правовых актов, устанавливающие новые или изменяющие ранее предусмотренные муниципальными нормативными правовыми актами обязанности для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежат оценке регулирующего воздействия в целях выявления положений, вводящих избыточные обязанности, запреты и ограничения для субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности или способствующих их введению, а также положений, способствующих возникновению необоснованных расходов субъектов предпринимательской и инвестиционной деятельности и местных бюджетов.

Оценка регулирующего воздействия проектов муниципальных нормативных правовых актов проводится администрацией района в порядке, установленном муниципальным нормативным правовым актом администрации района, в соответствии с Законом Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 29.05.2014 N 42-оз "Об отдельных вопросах организации оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов, экспертизы и оценки фактического воздействия нормативных правовых актов в Ханты-Мансийском автономном округе - Югре и о внесении изменения в статью 33.2 Закона Ханты-Мансийского автономного округа - Югры "О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры" (далее - Закон N 42-оз).

Правовые акты, затрагивающие вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, в целях выявления положений, необоснованно затрудняющих осуществление предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежат экспертизе, проводимой администрацией района в порядке, установленном муниципальным нормативным правовым актом администрации района, в соответствии с Законом N 42-оз.

Оценка фактического воздействия муниципальных нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, при подготовке проектов которых проводилась оценка регулирующего воздействия осуществляется в целях анализа достижения заявленных целей регулирования, определения и оценки фактических положительных и отрицательных последствий их принятия в порядке, установленном муниципальными нормативными правовыми актами администрации района.

5.19. Перед подписанием муниципального правового акта главой района, проводится процедура его повторного согласования с исполнителем проекта и юридическим комитетом. Управление по организации деятельности администрации района оформляет таблицу согласования муниципального правового акта (далее - таблица согласования) следующего образца:

Согласование МПА:

Наименование службы	Ф.И.О.	Подпись	Дата
Исполнитель
Руководитель органа администрации района
Юридический комитет

Таблица согласования располагается на оборотной стороне последнего листа правового акта в нижнем левом углу. При наличии к проекту правового акта приложения, таблица согласования оформляется и на оборотной стороне последнего листа приложения правового акта.

Сроки повторного согласования правовых актов:

Повторно согласованный правовой акт должен быть направлен исполнителем в управление по организации деятельности администрации района не позднее дня, предшествующему дню регистрации (для НПА), либо в течение двух рабочих дней с даты направления управлением по организации деятельности на повторное согласование.

5.20. Порядок проведения экспертизы проектов правовых актов.

5.20.1. Должностные лица органа администрации района, согласовывающие проект правового акта, проводят его экспертизу исключительно в пределах своей компетенции, установленной муниципальными правовыми актами Сургутского района.

5.20.2. В указанный срок согласования согласующая инстанция обязана согласовать проект правового акта с замечаниями (предложениями) либо без них.

Если у согласующей инстанции по проекту правового акта имеются замечания или предложения, то они излагаются в письменной форме с указанием фамилии, должности и даты. Замечания и предложения органов местного самоуправления к проекту правового акта направляются исполнителю проекта за подписью руководителя соответствующего органа администрации района.

При наличии замечаний проект (на бумажном носителе) согласовывается с пометкой "с замечаниями" и направляется исполнителю на доработку.

Если замечания не принципиальные (существенно не меняющие смысл и (или) содержание документа), то их можно сделать в тексте правового акта. Визирующий делает отметку "с правками по тексту".

Порядок работы с проектом правового акта в электронном виде и внесения в него замечаний изложен в регламенте согласования проектов муниципальных правовых актов, утверждённом распоряжением администрации района.

5.20.3. В целях проведения полной и объективной экспертизы правового акта и устранения имеющихся замечаний согласующая инстанция вправе потребовать от исполнителя, а исполнитель обязан предоставить следующую информацию (в устном либо в письменном виде):

- основания издания правового акта;

- сведения обо всех действующих правовых актах Сургутского района по данному вопросу и информацию о необходимости их приведения в соответствие с принимаемым актом;

- сведения о согласовании проекта правового акта с заинтересованными организациями, если такое согласование является обязательным.

5.20.4. По результатам рассмотрения замечаний и предложений к проекту правового акта администрации района исполнитель, принимает одно из следующих решений:

- в случае согласия с замечаниями и предложениями - в проект правового акта администрации района вносятся поправки;

- в случае несогласия с замечаниями и предложениями - подготавливается мотивированная пояснительная записка на имя главы Сургутского района, должностного лица администрации района, уполномоченного на подписание правового акта администрации района о несогласии с замечаниями и предложениями и обосновании необходимости принятия правового акта без учёта замечаний и предложений.

5.20.5. Проект правового акта, в который внесены изменения в связи с замечаниями и предложениями органов местного самоуправления района, иных организаций, комиссии, подлежит повторному согласованию с заместителем главы Сургутского района, осуществляющим общее или непосредственное руководство деятельностью органа администрации района, работник которого является исполнителем проекта и с заместителем главы Сургутского района, осуществляющим общее руководство управлением по организации деятельности администрации района.

5.20.6. По результатам рассмотрения проекта правового акта, согласованного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, глава Сургутского района или должностное лицо администрации района, уполномоченное на подписание правового акта, принимает одно из следующих решений:

- подписание правового акта в предложенной редакции;

- направление проекта правового акта на доработку исполнителю проекта, в том числе для внесения в текст проекта замечаний и предложений, поступивших от согласующих лиц;

- отклонение проекта правового акта, в связи с незаконностью и (или) нецелесообразностью его принятия.

5.21. Антикоррупционная экспертиза проектов правовых актов:

5.21.1. Антикоррупционная экспертиза является обязательным видом экспертизы проекта нормативного правового акта.

5.21.2. Задачами антикоррупционной экспертизы являются:

- выявление, описание, устранение коррупциогенных факторов, содержащихся в нормах проектов нормативных правовых актов;

- внесение предложений, рекомендаций, направленных на устранение коррупциогенных факторов из коррупциогенных норм проектов нормативных правовых актов либо ограничение их действий.

5.21.3. Антикоррупционную экспертизу проекта нормативного правового акта проводит юридический комитет администрации района.

5.21.4. Антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов администрации района проводится в порядке, установленном постановлением администрации Сургутского района от 03.04.2012 N 1072-нпа "О порядке проведения антикоррупционной экспертизы муниципальных нормативных правовых актов (проектов муниципальных нормативных правовых актов) администрации Сургутского района", проектов нормативных правовых актов главы Сургутского района проводится в порядке, установленном постановлением главы Сургутского района "Об утверждении порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) главы Сургутского района" в пределах сроков согласования, установленных настоящей Инструкцией. Заключение по результатам антикоррупционной экспертизы оформляется в двух экземплярах, один из которых прилагается к проекту правового акта, второй - хранится в юридическом комитете администрации Сургутского района.

5.22. Подписание, регистрация и рассылка правовых актов, не являющихся нормативными.

5.22.1. Подготовленный и повторно согласованный (в случае подписания главой района) муниципальный правовой акт направляется на подпись.

5.22.2 После подписания правового акта, управлением по организации деятельности администрации муниципальный правовой акт регистрируется в тот же день или на следующий после подписания.

Правовой акт считается принятым к исполнению только после регистрации.

В виде электронных копий правовые акты администрации Сургутского района включаются в СЭД, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.

5.22.3. Регистрация муниципальных правовых актов производится по следующим правилам:

- регистрация производится по каждому виду правового акта отдельно;

- применяется сквозная нумерация в порядке возрастания номеров в течение года.

Нумерация по правовым актам ведётся раздельно для постановлений и распоряжений администрации района, а также постановлений и распоряжений главы Сургутского района. К порядковому номеру распоряжения администрации района через тире добавляется буква "р". К порядковому номеру постановления или распоряжения администрации района, являющегося нормативным правовым актом, через тире добавляются буквы "нпа". К порядковому номеру постановления главы Сургутского района через тире добавляются буквы "пг", к порядковому номеру постановления главы Сургутского района, являющемуся нормативным правовым актом, через дробь добавляются буквы "нпа". К порядковому номеру распоряжения главы Сургутского района через тире добавляются буквы "рг".

5.22.4. Копии муниципальных правовых актов, заверенные печатью управления по организации деятельности администрации района, направляются исполнителю управлением по организации деятельности администрации района, а также направляются в системе электронного документооборота согласно указателю рассылки, определённому исполнителем на последнем листе проекта.

5.23. Подписание, регистрация и рассылка муниципальных правовых актов, являющихся нормативными.

5.23.1. Подготовленный и согласованный в соответствии с настоящей Инструкцией проект нормативного правового акта поступает в управление по организации деятельности администрации района.

5.23.2. Управление по организации деятельности администрации района в обязательном порядке направляет проект нормативного правового акта со всеми документами в прокуратуру Сургутского района для предварительного рассмотрения.

5.23.3. В случае получения отрицательного заключения или информации прокуратуры Сургутского района на проект нормативного правового акта, управление по организации деятельности администрации района возвращает проект со всеми материалами исполнителю для устранения замечаний, копию заключения или информации прокуратуры Сургутского района направляет в юридический комитет администрации района в течение 3 рабочих дней с момента поступления заключения или информации.

5.23.4. По результатам рассмотрения отрицательного заключения или информации прокуратуры Сургутского района на проект нормативного правового акта исполнитель, принимает одно из следующих решений:

- в случае согласия с заключением или информацией - в проект правового акта вносятся изменения и он подлежит повторному согласованию;

- в случае несогласия с заключением или информацией - на имя прокурора Сургутского района готовится мотивированный ответ за подписью главы Сургутского района, уполномоченного им должностного лица администрации района. Проект правового акта передаётся на подпись главе Сургутского района, уполномоченному им должностному лицу администрации района, вместе с листом согласования и всеми материалами, собранными в процессе согласования.

5.23.5. Регистрация и рассылка нормативного правового акта проводится в порядке, установленном подпунктами 5.22.3., 5.22.4. настоящей Инструкции. Управление по организации деятельности администрации района в течение семи дней со дня подписания направляет нормативный правовой акт в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для включения в региональный регистр, в прокуратуру Сургутского района согласно заключенному соглашению.

5.23.6. Экспертные заключения Управления государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - экспертные заключения) поступают и регистрируются в приёмной главы Сургутского района. Экспертные заключения передаются исполнителю проекта правового акта, копия экспертного заключения передаётся в юридический комитет администрации района, не позднее дня, следующего за днём регистрации экспертного заключения.

Исполнитель проекта нормативного правового акта в течение 15 дней рассматривает экспертное заключение и представляет в юридический комитет администрации района проект мотивированного ответа в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры для согласования.

Юридический комитет администрации района в течение 5 рабочих дней согласовывает проект мотивированного ответа либо отказывает в согласовании. В случае отказа в согласовании юридическим комитетом готовится мотивированная информация о причинах отказа в согласовании.

Ответ на экспертное заключение направляется управлением по организации деятельности администрации района за подписью уполномоченного главой района должностного лица администрации района.

В случае согласия с экспертным заключением исполнителем проекта правового акта готовятся соответствующие изменения в нормативный правовой акт.

5.24. Порядок вступления в силу и опубликование (обнародование) муниципальных правовых актов.

5.24.1. Правовые акты вступают в силу со дня их подписания, если в них не предусмотрено иное.

5.24.2. Муниципальные нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, учредителем которых выступает муниципальное образование, а также соглашения, заключаемые между органами местного самоуправления, вступают в силу после их официального опубликования (обнародования).

Способы опубликования (обнародования) муниципальных правовых актов устанавливаются Порядком, утверждённым решением Думы Сургутского района.

5.25. Внесение изменений в муниципальные правовые акты, отмена муниципальных правовых актов.

5.25.1. Если в правовой акт необходимо внести изменения или дополнения, то проект правового акта о внесении изменений оформляется в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению проектов муниципальных правовых актов главы Сургутского района и администрации Сургутского района.

5.25.2. Изменения и дополнения вносятся тем же видом правового акта, которым издан основной правовой акт, например, изменения в постановления администрации района вносятся только постановлением администрации района. Если основной правовой акт является нормативным правовым актом, то все изменения в него также являются нормативными правовыми актами.

5.25.3. Изменения вносятся только в основной правовой акт. К проекту правового акта прикладывается копия правового акта, в который вносятся изменения. Пояснительная записка прикладывается к нормативным правовым актам, к муниципальным правовым актам, затрагивающим расходные обязательства Сургутского района, а также к муниципальным правовым актам согласующимся с Контрольно-счётной палатой.

5.25.4. Ранее изданные правовые акты считаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового правового акта по тому же вопросу либо отдельным правовым актом, если принятие нового правового акта по данному вопросу не требуется. Перечень утративших силу правовых актов может быть дан как в тексте, так и в приложении к правовому акту. Если основной правовой акт является нормативным правовым актом, то правовой акт об его отмене также является нормативным правовым актом.

Раздел VI. Порядок оформления отдельных видов документов

6.1. Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа администрации района в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, Законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом Сургутского района и муниципальными правовыми актами района по вопросам, отнесённым к их полномочиям.

Приказы оформляются на продольных бланках установленной формы, представленной в приложении 2 к Инструкции.

6.2. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо готовится, как ответ о выполнении поручений, как сопроводительное письмо, как ответ на запросы различных организаций и частных лиц, как инициативные письма.

6.2.1. Служебные письма оформляются на бланках установленной формы в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

6.2.2. Объём текста служебного документа (письма) не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объёма информация оформляется приложением к письму.

6.2.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

6.2.4. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем органа администрации района.

6.2.5. Служебные письма проходят процедуру согласования заинтересованными должностными лицами в порядке, установленном настоящей Инструкции.

6.3. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки финансового характера подписываются главой района и (или) уполномоченным должностным лицом администрации района, а в органах администрации, являющихся юридическими лицами его руководителем и главным бухгалтером.

6.4. Протокол - документ на основании записей, произведённых во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов, выступлений, собраний. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

- председатель или председательствующий;

- секретарь;

- присутствовали - список присутствующих (или отсылка к прилагаемому списку присутствующих);

- повестка дня;

- докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из раздела, соответствующих пунктов повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Примерная форма протокола представлена в приложении 7 к Инструкции.

6.5. Акт - документ, подтверждающий факты, события.

Реквизиты акта: наименование органа администрации района, вид документа, дата, номер, заголовок, текст, отметка о наличии приложений, подписи. Акт состоит из двух частей:

- основание, фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, председатель;

- цели, задачи, суть проведённой работы.

Примерная форма акта представлена в приложении 8 к Инструкции.

6.6. Служебная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

6.7. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию делятся на две группы:

- документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных положений основного документа;

- записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

6.8. Телефонограмма оформляется в соответствии с приложением 9 к Инструкции.

6.9. Положение - документ, устанавливающий статус, полномочия, функции и ответственность органа администрации района.

6.10. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа администрации района, по каждому виду протоколов отдельно.

6.11. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации Сургутского района.

Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа.

Раздел VII. Контроль исполнения поручений

7.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

7.3. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

- исполнения документов (поручений) по существу - руководителями органов администрации района;

- сроков исполнения документов (поручений) - органами администрации района, ответственными за исполнение документов (поручений).

7.4. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28.03.2011 N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации".

7.5. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

- постановку документов (поручений) на контроль;

- исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

- снятие с контроля документов (поручений);

- учёт, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

- информирование руководителей органов администрации района о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

7.6. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или резолюции к документу.

7.7. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

7.8. Если срок исполнения не установлен, документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней с даты его подписания. Если последний день срока исполнения документа, поручения приходится на нерабочий день, документ, поручение подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

7.9. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем органа администрации района, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

7.10. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

"весьма срочно" - в течение одного-двух дней;

"срочно" - в 3-дневный срок;

"оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

7.11. С целью организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, поручений, содержащихся в протоколах заседаний администрации района, главой района даются поручения, оформленные в виде резолюций или отдельных поручений заместителям главы Сургутского района, руководителям органов администрации района.

7.12. В случае отсутствия главы Сургутского района поручения даются лицом, исполняющим его полномочия.

7.13. Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства автономного округа, координационных и совещательных органов при главе Сургутского района, а также отдельных поручений главы Сургутского района, организуется заместителями главы Сургутского района, руководителями органов администрации района, которым адресованы поручения.

7.14. Доведение поручений до исполнителей осуществляется посредством СЭД и электронного протокола поручений главы Сургутского района в режиме реального времени.

7.15. В случае необходимости направления документов на бумажном носителе доставка осуществляется в двухдневный срок, а срочных и оперативных - незамедлительно.

7.16. Поручения, содержащиеся в правовых актах Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, главы Сургутского района, администрации района доводятся до исполнителей путём направления копии акта посредством СЭД.

7.17. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе, Правительстве автономного округа и главе Сургутского района доводятся до исполнителей путём направления копий протоколов или выписок из протоколов посредством СЭД.

7.18. Если поручение дано нескольким исполнителям, доклад об исполнении представляет исполнитель, указанный в поручении первым (далее - основной исполнитель), если в резолюции должностного лица, давшего поручение, не определено иное. При этом исполнитель несёт персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения.

7.19. В поручении, состоящем из отдельных пунктов с разными сроками исполнения, основной исполнитель определяется из числа заместителей главы Сургутского района, руководителей органов администрации района по каждому пункту, в соответствии с распределением, временным исполнением обязанностей или утверждёнными полномочиями.

7.20. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует исполнение в оперативном порядке, используя согласительные мероприятия.

7.21. В целях исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации основной исполнитель при необходимости разрабатывает план мероприятий по их реализации, который подлежит утверждению распоряжением администрации района в случаях:

- долгосрочности мероприятий (год и более);

- необходимости разработки и принятия правовых актов администрации района.

План мероприятий должен содержать:

- конкретные мероприятия, направленные на исполнение поручения, указания Президента Российской Федерации;

- непосредственных исполнителей каждого мероприятия плана.

План мероприятий утверждается не позднее 15 дней со дня поступления поручения, указания Аппарата Губернатора автономного округа.

7.22. Срок исполнения поручений, содержащихся в правовых актах, исчисляется в календарных днях со дня вступления этих актов в силу.

7.23. Если срок исполнения документа, с контрольными сроками исполнения превышает 3 календарных месяца, основной исполнитель до истечения половины срока представляет промежуточную информацию о ходе исполнения должностному лицу, давшему поручение (лицу, его замещающему).

7.24. Соисполнители представляют основному исполнителю информацию по исполнению документа, поручения за 5 дней до истечения установленного срока.

7.25. Соисполнители и основные исполнители несут ответственность за качество подготовки и своевременность представления предложений по исполнению поручения.

7.26. Проекты ответов, направленные исполнителю на доработку, корректируются в течение 2 рабочих дней.

7.27. В случае, если в ходе исполнения поручения возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, исполнитель представляет на имя должностного лица, давшего поручение (либо лица, его замещающего), доклад с указанием обстоятельств, конкретных мер, принимаемых для обеспечения исполнения поручения и предложений о продлении срока исполнения.

7.27.1. Предложение об изменении основного исполнителя поручения вносится на имя должностного лица, давшего поручение (либо лица, его замещающего).

Переадресация исполнения поручения другому исполнителю допускается при наличии согласования с должностным лицом, которому предусматривается передать поручение на исполнение, и оформляется не позднее истечения половины установленного для исполнения срока.

Не допускается переадресация поручений, срок исполнения которых истёк.

7.27.2. Изменение или продление срока исполнения поручения производится при наличии объективных причин (отсутствие реальных условий выполнения, которые невозможно было предусмотреть при постановке документа на контроль; необходимость получения дополнительных материалов, проведения соответствующих расчётов и другой работы).

7.27.3. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведённого на исполнение поручения.

7.27.4. Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует специалиста, ответственного за соблюдение контроля исполнения данного документа (поручения).

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием специалиста, ответственного за соблюдение контроля исполнения данного документа (поручения).

7.27.5. Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются.

7.28. Если по представленным по исполнению поручениям материалам главой района даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на основании новых поручений.

7.29. Поручение считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех его пунктов (заданий), документального подтверждения его исполнения сообщения результатов заинтересованным и контролирующим органам в форме служебной записки или копии нормативного правового акта, принятого во исполнение поручения.

7.30. Если представленная информация не содержит необходимых сведений или не позволяет сделать вывод о полном исполнении поручения, поручение возвращается исполнителю для дальнейшего исполнения. Снятие с контроля в этом случае не происходит.

7.31. Промежуточный ответ не является основанием для снятия поручения с контроля.

7.32. Решение о снятии поручения с контроля или продлении срока исполнения поручения принимает глава Сургутского района, или лицо, его замещающее.

7.33. Решение о снятии с контроля поручений, содержащихся в правовых актах администрации, главы Сургутского района принимается главой района.

7.34. К несвоевременному исполнению документа, с контрольными сроками исполнения поручения относится несоблюдение сроков его исполнения без объективной причины.

К ненадлежащему исполнению поручения относится отсутствие конкретных результатов или недостижение конечных результатов исполнения поручения, отсутствие сведений, необходимых для оценки исполнения поручения.

7.35. В случае выявления фактов нарушения сроков исполнения документов с контрольными сроками исполнения, поручений, управление по организации района деятельности администрации района информирует ответственных исполнителей, а также заместителей главы Сургутского района, осуществляющих общее или непосредственное руководство деятельностью органов администрации района, об истечении сроков исполнения, путём внесения напоминания в электронный протокол поручений главы Сургутского района, направления информационного письма в системе электронного документооборота.

7.36. Заместители главы Сургутского района несут персональную ответственность за своевременное исполнение документов с установленными контрольными сроками, поручениями, содержащимися в правовых актах Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, главы и администрации района, а также поручений и резолюций главы Сургутского района и обеспечивают контроль за их своевременным и надлежащим исполнением.

Раздел VIII. Составление номенклатуры дел

8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации района, с указанием сроков хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в деле, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учёта дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.2. Номенклатура дел составляется каждым органом администрации района по форме согласно приложению 10 к Инструкции самостоятельно. После утверждения сводной номенклатуры дел органы администрации района получают выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.

8.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством Правительства ХМАО - Югры, Уставом Сургутского района, муниципальными правовыми актами администрации Сургутского района, номенклатурой дел за прошедшие годы.

8.4. Номенклатура дел подписывается начальником отдела делопроизводства и секретариата управления по организации деятельности администрации района, визируется руководителем архива, утверждается главой Сургутского района после согласования проекта номенклатуры дел с экспертной комиссией администрации района и один раз в пять лет с экспертно-проверочной методической комиссией Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

8.5. Номенклатура дел составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел управления по организации деятельности администрации района;

2-й экземпляр передается в архив администрации района в качестве учётного документа;

3-й экземпляр передаётся в муниципальный архив, источником комплектования которого является администрация Сургутского района.

8.6. В конце каждого года номенклатура дел уточняется и утверждается главой района.

8.7. Утверждённая сводная номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит досрочному пересоставлению и пересогласованию в случае существенных изменений в структуре и полномочиях администрации района. Если таких изменений не произошло, сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 01 января следующего года. Согласованный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и вносится в опись дел постоянного хранения по году согласования.

8.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования органов администрации района.

8.9. В номенклатуру дел включаются все дела и документы, отражающие документированные участки работы администрации района. Не включаются печатные издания, брошюры, справочники и другие подобные документы.

8.10. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс состоит из обозначения органа администрации района и порядкового номера дела в пределах органа администрации района.

8.11. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью, например:

- нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов;

- постановления, распоряжения главы Сургутского района;

- постановления, распоряжения администрации района;

- приказы органов администрации района;

- протоколы заседаний коллегий, комиссий, документы к ним;

- планы;

- отчёты и другое.

8.12. Заголовок дела должен кратко и чётко формулировать род дела (переписка) или вид документа (постановление), вопрос, к которому относятся документы, период, к которому они относятся (квартальные отчёты), (переписка с коммерческими предприятиями) и т.п.

8.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведённых дел.

Раздел IX. Формирование дел

9.1. Документы формируются в дела в строгом соответствии с утверждённой номенклатурой.

9.2. При формировании дел необходимо выполнять следующие правила:

- в деле размещаются только подлинные документы;

- в деле не должно быть черновиков, вариантов, дублирующих экземпляров и документов, подлежащих возврату;

- документы должны быть правильно оформлены (наличие подписей, даты, регистрационного номера и т.д.), неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не включаются;

- документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х см;

- дела документов с постоянным сроком хранения формируются только из первых экземпляров документа;

- документы администрации района группируются в дела за один календарный год. Исключение составляют переходящие дела (личные дела и карточки работников, книги учёта движения трудовых книжек), формирование которых за период нескольких лет вызывается необходимостью.

9.3. Расположение документов внутри дел производится в логической последовательности решения того, или иного вопроса, по хронологии того или иного вопроса, по хронологии (даты поступления или подписания).

9.4. В администрации района создаются и отдельно формируются следующие виды постановлений, распоряжений:

9.4.1. Постановления, распоряжения по основной деятельности постоянного хранения.

9.4.2. Распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Распоряжения по личному составу (о приёме, увольнении и перемещении, аттестации, доплатам, изменении фамилии) срок хранения 50 лет.

Распоряжения по личному составу (о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы, об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда) срок хранения 50 лет.

9.4.3. Распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, поощрениях, взысканиях) - срок хранения 5 лет.

Распоряжения по личному составу (о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, о служебных проверках, о направлении в командировку работников) срок хранения 5 лет.

9.5. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

9.6. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела. Заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению - срок хранения 5 лет.

9.7. Переписка группируется в дела за период календарного года в хронологической последовательности. Документ - ответ помещается за документом - запросом.

9.8. Справки, информации, отчёты или другие документы аналитического характера, отражающие деятельность администрации района, формируются в самостоятельное дело со сроком хранения "Постоянно".

9.9. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов администрации района, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов и передачу дел в архив.

9.10. Ежегодно органами администрации Сургутского района совместно с экспертной комиссией проводится экспертиза ценности документов.

9.11. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

9.12. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в администрации района создается экспертная комиссия (ЭК).

Задачи, функции, права организации работы ЭК определяются положением о ней, утверждаемом муниципальным правовым актом.

Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией администрации района (далее - ЭК). ЭК создаётся распоряжением администрации района, в состав комиссии входит заместитель главы Сургутского района, осуществляющий общее руководство деятельностью управлением по организации деятельности администрации - председатель комиссии, секретарь комиссии и три члена комиссии.

9.13. Отбор документов к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 11 к Инструкции. Акты рассматриваются ЭК администрации района, подписываются председателем ЭК и утверждаются заместителем главы Сургутского района, осуществляющим общее руководство деятельностью управления по организации деятельности администрации. Уничтожение включённых в акт документов производится администрацией района после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены экспертной проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

9.14. Оформление дел включает в себя оформление реквизитов обложки, брошюровку, нумерацию листов и составление листа - заверителя дела. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются или переплетаются в твёрдую обложку, листы нумеруются чёрным графитным карандашом в правом верхнем углу.

В конце дела на отдельном листе указывается количество листов в деле, дата оформления дела и Ф.И.О. специалиста.

9.15. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощённо: они не подшиваются, листы не нумеруются, но на обложках должен быть чёткий заголовок, срок хранения и индекс по номенклатуре.

9.16. По окончании делопроизводственного года в органах администрации района на обложки дел постоянного и временного хранения вносятся необходимые уточнения заголовка, даты, подлинности документов в деле, а также производится отбор дел постоянного хранения, подлежащих включению в опись.

Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенный для передачи в архив, утверждается ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства.

9.17. Опись ведётся единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заполняется по согласованию с архивом.

9.18. Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырёх экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, одобряется ЭК администрации района, после утверждения ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры утверждается главой района (форма описи согласно приложению 12 к Инструкции).

9.19. При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист. На титульном листе пишется официальное название организации фондообразователя со всеми его переименованиями, изменениями подчинённости с указанием дат и сокращёнными названиями (в круглых скобках), относящимся к периоду, за который документы включены в опись, в хронологической последовательности.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся в администрации района по номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия за подписью заместителя главы Сургутского района, осуществляющего общее руководство деятельностью управления по организации деятельности администрации.

9.20. Описи по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с экспертной комиссией администрации района.

9.21. В администрации района ответственность за обеспечением сохранности документов возлагается на руководителей органов администрации района.

9.22. При смене работника, ответственного за архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приёма-передачи документов утверждается руководителем органа администрации района.

9.23. Изъятие или выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения заместителя главы Сургутского района, осуществляющего общее руководство деятельностью управления по организации деятельности администрации.

9.24. Дела постоянного хранения в течение 5 лет хранятся в администрации района, а затем сдаются на хранение в архив. Дела по личному составу хранятся в администрации района в течение сроков, установленных Федеральным законом.

Раздел X. Порядок обращения с конфиденциальной информацией

10.1. Приём, регистрация и учёт конфиденциальных документов осуществляется отдельно от иной документации.

Размещение (обнародование) документов с пометкой "Для служебного пользования" (в том числе их проектов) на официальном сайте муниципального образования Сургутский район, иных сайтах сети Интернет, а также в средствах массовой информации запрещается.

10.2. Конфиденциальные документы передаются для исполнения только работникам, которым они отписаны главой района, заместителем главы Сургутского района, руководителем органа администрации района, под подпись в соответствующих учётных формах.

10.3. Особенности оформления конфиденциальных документов:

10.3.1. Конфиденциальные документы, независимо от их формы представления, должны включать следующие реквизиты:

- пометка конфиденциальности "Для служебного пользования";

- номер экземпляра;

- регистрационный номер, присвоенный по журналу учёта в системе конфиденциального делопроизводства;

- сведения об исполнителе.

Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" проставляется на первом листе конфиденциального документа в правом верхнем углу, на обложке и титульном листе издания, дела, а также на первой странице сопроводительного письма, без кавычек и сокращений:

Для служебного пользования

Если в тексте сопроводительного письма к конфиденциальным документам не содержится конфиденциальная информация, на нём под пометкой "Для служебного пользования" в скобках указывается: "Без приложения не конфиденциально", например:

Для служебного пользования

(без приложения 1 не конфиденциально)

Экз. N ____

Пометка конфиденциальности "Для служебного пользования" на машинных носителях конфиденциальной информации проставляется аббревиатурой "дсп".

В администрации района не допускается использование иных пометок конфиденциальности, кроме как "Для служебного пользования".

10.3.2. На входящем (поступившем) конфиденциальном документе регистрационные данные о поступлении в орган муниципальной власти содержат:

- индекс "Вх.";

- порядковый учётный номер, присвоенный по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов;

- пометку конфиденциальности "Для служебного пользования";

- дату поступления и количество листов.

При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество его листов, а также знаком "+"общее количество листов в приложении. Количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации, указывается отдельно. Отметки о поступлении данных документов проставляются в правом нижнем углу первого листа, например:

Вх. N 123 дсп

00.00.0000

1 + 22 + 13н/к,

где 1 - количество листов сопроводительного документа, 22 - количество листов приложения, 13н/к - количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации.

В приложениях в правом нижнем углу документа первого листа проставляется штампом или от руки отметка:

приложение к вх. N ____ от "___" ________ 20___,

с указанием номера, присвоенного конфиденциальному документу, и даты регистрации документа.

10.3.3. Регистрационный номер исходящего (отправляемого) конфиденциального документа проставляется на первом листе и последнем листе документа в реквизите "Отметка об исполнителе". На остальных листах регистрационный номер проставляется в середине нижнего поля (нижний колонтитул). На всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется пометка конфиденциальности аббревиатурой ("дсп"), например:

N 173 дсп,

где 173 - номер по журналу учёта подготовленных документов, "дсп" - аббревиатура пометки конфиденциальности документа.

10.3.4. Номер экземпляра конфиденциального документа.

Номер экземпляра конфиденциального документа оформляется без кавычек и указывается на первом листе документа ниже пометки конфиденциальности, например:

Для служебного пользования

Экз. N ____

На конфиденциальном документе, подготовленном в одном экземпляре, указывается:

Экз. единственный

При подготовке конфиденциального документа в нескольких экземплярах на каждом из них проставляется персональный (очередной) порядковый номер в соответствии с количеством экземпляров подготовленного конфиденциального документа.

10.3.5. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы, то они перечисляются в конце текста сопроводительного письма в реквизите "Приложения" с указанием краткого наименования, номера, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не содержащему конфиденциальной информации), например:

Приложения:

1. Сведения о запасах..., уч. N ____ от "___" __________ 20__, экз. N _____, на 4 л., для служебного пользования.

2. Справка..., экз. N _____, на 2 л.

В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в деле отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: "только в адрес", например:

Приложение:

Сведения о запасах..., уч. N ______ от "__" _________ 20__, экз. N ______, на 4 л., для служебного пользования, только в адрес.

10.3.6. Отметка об исполнителе проставляется на последней странице конфиденциального документа в левом нижнем углу либо на оборотной стороне.

Указанная отметка включает в себя:

- учётный номер;

- количество изготовленных экземпляров с указанием краткого перечня рассылки;

- отметку об уничтожении чернового документа;

- должность, Ф.И.О., контактный телефон работника, исполнившего документ;

- должность, Ф.И.О., контактный телефон работника, отпечатавшего документ;

- дату подготовки документа, например:

Уч. N 173 дсп

исполнено 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес,

экз. N 2 - в дело

ч/м - уничтожен.

Исполнил:

должность, Ф.И.О., тел. -

Отпечатал:

должность, Ф.И.О., тел. -

00.00.0000

или

Уч. N 173 дсп

исполнено 23 экз.

Экз. N 1 - в дело,

экз. N 2 - 23 - в администрации городских

и сельских поселений

Сургутского района

согласно рассылке,

ч/м - уничтожен.

Исполнил:

должность, Ф.И.О., тел. -

Отпечатал:

должность, Ф.И.О., тел. -

00.00.0000

В случае, если конфиденциальный документ подготовлен и отпечатан одним работником, в отметке об исполнителе указывается:

Уч. N 173 дсп

исполнено 23 экз.

Экз. N 1 - в дело,

экз. N 2 - 23 - в администрации городских

и сельских поселений

Сургутского района

согласно рассылке

ч/м - уничтожен.

Исп. и отп.:

должность, Ф.И.О., тел. -

00.00.0000

10.3.7. Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется главой района или лицом, исполняющим его полномочия.

Снятие пометки "Для служебного пользования" осуществляется путём зачёркивания данной пометки на подлиннике конфиденциального документа, с указанием даты, должности и фамилии лица, снявшего пометку конфиденциальности, например:

Пометка "Для служебного пользования" снята,

должность

______________ Ф.И.О.

00.00.0000

О снятии пометки "Для служебного пользования" на конфиденциальных документах, а также в учётных формах делается соответствующая запись, и информируются все адресаты, которым эти конфиденциальные документы направлялись.

10.3.8. Установление пометки "Для служебного пользования" для документов, подготовленных в администрации района, осуществляется исполнителем (на этапе подготовки документа) или главой района (заместителем главы Сургутского района, руководителем соответствующего органа администрации района (на этапе подписания документа).

Установление пометки "Для служебного пользования" для поступающих в администрацию Сургутского района документов, не имеющих пометку конфиденциальности, осуществляется главой района (на этапе рассмотрения документа).

10.4. Учёт конфиденциальных документов:

10.4.1. Входящие (поступившие) и исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы подлежат учёту путём присвоения и проставления на них регистрационных номеров, а также внесения учётных данных в журналы учёта конфиденциальных документов по форме согласно приложениям 15, 16, 17 к Инструкции (далее - журнал, журналы).

10.4.2. Журналы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью администрации района.

Регистрация конфиденциальных документов начинается в журналах с первого номера ежегодно, а по окончании календарного года делается итоговая запись.

В учётных формах отражаются данные о движении конфиденциальных документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.

10.4.3. В формах учёта конфиденциальных документов запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачёркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

Журналы заполняются разборчивым почерком с расшифровкой подписей работников, которым был передан конфиденциальный документ. Исправления в журналах заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:

В настоящем журнале пронумеровано,

прошнуровано и опечатано

______________ листов

(прописью)

__________________________________________

(подпись, инициалы, фамилия, должность лица,

оформившего заверительную подпись, дата)

10.4.4. Конфиденциальные документы учитываются по количеству листов, издания - поэкземплярно. Носители конфиденциальной информации (фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки), машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) - поштучно.

10.4.5. При регистрации конфиденциальных документов, в системе электронного документооборота, в электронных регистрационных карточках документов в поле "Содержание" делается пометка конфиденциальности "ДСП", содержание текста не указывается.

10.4.6. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение электронных образов конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам запрещается.

10.4.7. Допускается присоединение сканированных конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам, если система электронного документооборота установленным порядком аттестована на соответствие требованиям по безопасности информации.

10.5. Исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы учитываются в журнале учёта исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов по форме согласно приложению 15 к Инструкции.

10.6. Поступившие в администрацию района документы, имеющие пометку конфиденциальности "Для служебного пользования", в том числе "Коммерческая тайна", "Служебная тайна", "Конфиденциально", "Строго конфиденциально" подлежат учёту в журнале учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов по форме согласно приложению 15 к Инструкции.

10.7. После вскрытия конверта и проверки правильности вложений входящему (поступившему) конфиденциальному документу присваивается очередной входящий номер по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов.

При регистрации конфиденциального документа заполняются графы 1 - 7 журнала учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер, присвоенный конфиденциальному документу, с аббревиатурой конфиденциальности документа ("дсп"). В графе 5 указываются номер, присвоенный конфиденциальному документу в органе (организации), издавшем конфиденциальный документ, и дата его подписания (утверждения).

Если конфиденциальный документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк.

При наличии в конфиденциальном документе сопроводительного письма, в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 - количество листов приложений.

При этом, если все приложения имеют пометку конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, в случае, если часть приложений не имеет пометки конфиденциальности, то количество их листов проставляется знаком "+"отдельно, например:

Вх. N 123 дсп

00.00.0000

1 + 22 + 13н/к

где 1 - количество листов сопроводительного документа, 22 - количество листов приложения и 13н/к - количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации.

При поступлении конфиденциального документа в двух и более экземплярах проставляется количество листов каждого экземпляра.

При учёте конфиденциальных документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления и подлежащих возврату адресату, отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного конфиденциального документа и каждого приложения.

Графа 8 журнала учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов заполняется после возврата конфиденциального документа с резолюцией главы Сургутского района лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства.

10.8. Учёт конфиденциальных документов выделенного хранения.

К конфиденциальным документам выделенного хранения относятся фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки, а также текстовые и чертёжно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.

Учёт конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале учёта конфиденциальных документов выделенного хранения по форме согласно приложению 17 к Инструкции.

Перед учётным номером конфиденциального документа выделенного хранения дополнительно проставляется индекс "Инв. N".

В журнале учёта конфиденциальных документов выделенного хранения индекс не проставляется.

При регистрации конфиденциальных документов выделенного хранения заполняются графы 1 - 7 журнала учёта конфиденциальных документов выделенного хранения.

Поступивший конфиденциальный документ, подлежащий переводу на выделенное хранение, переводится на данный вид учёта без сопроводительного письма.

Сопроводительное письмо к конфиденциальному документу выделенного хранения подшивается в дело. В деле напротив каждого приложения, подлежащего переводу на учёт выделенного хранения, проставляется индекс "Инв. N ___", присвоенный приложению по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения.

Конфиденциальный документ, изданный другим органом муниципальной власти и подлежащий выделенному хранению, регистрируется в журнале учёта документов выделенного хранения.

При регистрации конфиденциального документа в журнале учёта документов выделенного хранения, ранее учтённого в журнале учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов, в графе 4 указывается, откуда поступил конфиденциальный документ, в графе 5 - его учётный номер по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов, в графе 13 журнала учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов проставляются номер, присвоенный конфиденциальному документу по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения, и количество листов, переведённых на выделенное хранение.

При регистрации конфиденциального документа в журнале учёта документов выделенного хранения, ранее учтённого в журнале учёта исходящих (отправленных) конфиденциальных документов, в графе 4 указывается орган администрации района, разработавший конфиденциальный документ, в графе 5 - учётный номер конфиденциального документа по журналу учёта подготовленных исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов, в графе 17 журнала учёта подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов проставляется номер, присвоенный конфиденциальному документу по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения, и количество переведённых на выделенное хранение экземпляров.

При регистрации машинного носителя конфиденциальной информации в журнале учёта документов выделенного хранения, ранее учтённого в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации, в графе 4 указывается орган муниципальной власти, в графе 5 - учётный номер машинного носителя конфиденциальной информации по журналу учёта машинных носителей конфиденциальной информации, в графе 9 журнала учёта машинных носителей конфиденциальной информации проставляется номер, присвоенный машинному носителю конфиденциальной информации по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения.

При постановке на учёт выделенного хранения машинного носителя конфиденциальной информации без регистрации его в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации в графе 5 делается прочерк.

Учтённые текстовые конфиденциальные документы выделенного хранения помещаются в обложку и брошюруются. Лист с заверительной надписью располагается отдельно. В нём указывается прописью количество листов в конфиденциальном документе и заверяется подписью (с расшифровкой) работника, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. Литерные номера или вклеенные на листы документа фотоотпечатки отражаются заверительной надписи.

Индексы и учётные номера, присвоенные конфиденциальным документам по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в нижнем правом углу обложки и титульного листа (при его наличии).

На чертёжно-графических конфиденциальных документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведённых соответствующими стандартами.

10.9. Учёт машинных носителей конфиденциальной информации.

Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) с пометкой "ДСП" учитываются в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации по форме согласно приложению 18 к Инструкции.

10.10. Отправка конфиденциальных документов.

Конфиденциальные документы должны быть зарегистрированы в журнале учёта исходящих (подготовленных) конфиденциальных документов.

Отправка конфиденциальных документов осуществляется в законвертованном виде фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Допускается отправка (передача) конфиденциальных документов в законвертованном виде непосредственно адресату (представителю адресата) с регистрацией факта передачи-получения в разносной книге по форме согласно приложению 19 к Инструкции.

Пересылка конфиденциальных документов с использованием средств факсимильной связи или посредством электронных почтовых служб открытого доступа запрещается.

Передача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется под подпись в журнале учёта выдачи конфиденциальных документов по форме согласно приложению 20 к Инструкции или в карточке учёта выдачи конфиденциальных материалов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации) по форме согласно приложению 21 к Инструкции.

Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители), а также фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки направляются с сопроводительными письмами, зарегистрированными в журнале учёта подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов.

10.11. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов.

Конфиденциальные документы не подлежат распространению (передаче) без согласия главы Сургутского района.

Копирование и тиражирование конфиденциальных документов должно осуществляться с соблюдением действующих требований по защите информации.

Копирование и тиражирование конфиденциальных документов в связи со служебной необходимостью, а также изготовление выписок из них осуществляется с письменного разрешения главы Сургутского района, в адрес которого поступили данные документы, или уполномоченного им руководителя структурного подразделения, в адрес которого они поступили для исполнения.

В этом случае на свободном месте (или на оборотной стороне) сопроводительного письма или на свободном месте (или на оборотной стороне) титульного (или последнего) листа конфиденциального документа ставится виза главы Сургутского района с поручением уполномоченному лицу:

- снять копии или сделать выписки (с указанием конкретных пунктов документа);

- выполнить копирование (тиражирование) в необходимом количестве;

- указать адреса получателей и дату, например:

Ивановой О.А.

1. Снять две копии и направить

в ________________, _____________________

2. Сделать выписку пунктов 1 - 4, 7 и направить

в __________________, ___________________

подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата

После копирования (тиражирования) конфиденциальных документов лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, учитывает копии (выписки) и на оборотной стороне оригинального документа (сопроводительного письма) осуществляет запись о количестве снятых копий или сделанных выписок (с указанием конкретных пунктов документа), за какими номерами они учтены, и указывает дату, например:

Дополнительно размножено 2 экз.

Уч. N 173 дсп (экз. N 3/1) - в _________________,

уч. N 173 дсп (экз. N 3/2) - в _________________

Сделана одна выписка с пунктов 1 - 4, 7.

Уч. N 251 дсп (экз. N 1) - в ________________,

подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата

В учётных журналах конфиденциальных документов вносится отметка о количестве выполненных копий, например:

Дополнительно размножено ___ экз.

Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, ранее подготовленные в администрации района, учитываются за этим же номером. Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, поступившие в администрацию района, учитываются за новым учётным номером. При этом порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например:

Уч. N 173 (экз. N 3/1),

где 3 - номер экземпляра размножаемого конфиденциального документа, 1 - порядковый номер размноженной копии.

Выписки из конфиденциальных документов учитываются за новыми учётными номерами.

На копиях конфиденциальных документов в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка "Копия".

На выписках из конфиденциальных документов после наименования документа проставляется отметка "Выписка".

10.12. Формирование конфиденциальных документов в дела.

Конфиденциальные документы формируются в дела отдельно от других документов.

В номенклатуру дел администрации района включаются дела "Для служебного пользования" и журналы учёта конфиденциальных документов.

В номенклатуре дел в графе "Индекс дела" добавляется пометка конфиденциальности "Для служебного пользования".

Делу с конфиденциальными документами присваивается пометка "Для служебного пользования", которая проставляется в правом верхнем углу обложки.

Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего подшитого конфиденциального документа.

На подшитые в дело конфиденциальные документы составляется внутренняя опись по форме согласно приложению 21 к Инструкции. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.

Листы ознакомления с конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с данными документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.

Подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа.

По окончании дела в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесённых в неё конфиденциальных документов, должность и фамилия лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

На оборотной стороне последнего листа дела проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:

В настоящем деле пронумеровано,

прошнуровано и опечатано печатью

_____________________________ листов

(прописью)

Листы 16 - 30 изъяты,

подшита одна справка - заместитель

______________________________

подпись (расшифровка подписи), должность лица,

оформившего заверительную подпись, дата)

Изъятие из дела конфиденциального документа осуществляется с письменного согласия главы Сургутского района.

При изъятии конфиденциального документа на его место подшивается справка-заместитель по форме согласно приложению 23 к Инструкции, которая подписывается лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Исправление общего количества листов в этом случае не осуществляется, на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела, об изъятии конфиденциальных документов делается отметка во внутренней описи дела. Временное изъятие конфиденциальных документов из текущих дел осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. По возвращении конфиденциального документа в дело справка-заместитель уничтожается.

10.13. Хранение конфиденциальных документов.

Приём дел с пометкой конфиденциальности "Для служебного пользования" на постоянное хранение в архив оформляется актом приёма-передачи конфиденциальных дел (документов) по форме согласно приложению 24 к Инструкции.

Дела передаются в архив с полистной проверкой включённых в них конфиденциальных документов.

Выдача дел осуществляется под подпись в "Карточке учёта выдачи конфиденциальных документов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации)".

Конфиденциальные документы хранятся в служебных запираемых помещениях или архиве.

Помещения, в которых ведётся конфиденциальное делопроизводство и находятся на хранении конфиденциальные документы, должны быть оборудованы системами пожарной и охранной сигнализации.

За сохранность конфиденциальных документов, находящихся в конфиденциальном делопроизводстве, отвечает лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.

За сохранность конфиденциальных документов, переданных для работы, отвечает работник, получивший их под подпись.

Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в органе администрации района осуществляется через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства в данном органе администрации района, с обязательной отметкой в журнале учёта выдачи конфиденциальных документов.

При смене или увольнении лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приёма-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый главой района.

Вынос конфиденциальных документов за пределы служебных помещений административных зданий осуществляется с согласия главы Сургутского района.

10.14. Уничтожение конфиденциальных документов, в том числе их магнитных носителей.

Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, а также с истекшими сроками хранения, уничтожаются путём их механической переработки на шредерах либо сжигаются.

Магнитные, оптические носители конфиденциальной информации уничтожаются механическим путём (разбиваются или разрезаются на части размером не более 1 x 1 см), а жёсткие магнитные диски (винчестеры) и USB-флэш накопители - путём механического воздействия до полного разрушения или в специализированных устройствах для уничтожения информации, путём воздействия электромагнитного поля.

Уничтожать конфиденциальные документы (их магнитные носители) каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.

10.15. Контроль состояния конфиденциального делопроизводства.

Контроль сохранности конфиденциальных документов осуществляется комиссией, созданной распоряжением администрации Сургутского района (далее - Комиссия).

В состав Комиссии включаются заместитель главы Сургутского района, ответственный за организацию работ по безопасности информации в администрации района, а также наиболее квалифицированные работники службы делопроизводства и лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.

Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется ежегодно в первом квартале года, следующего за отчётным.

В архиве, где хранятся издания, дела и другие документы с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия осуществляется не реже одного раза в 5 лет.

Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется путём сверки записей в учётных журналах с фактическим наличием конфиденциальных документов, а также отметок об уничтожении или отправке конфиденциальных документов в этих журналах с соответствующими актами на уничтожение.

В журналах все отметки об отправке, уничтожении и переучёте конфиденциальных документов заверяются проставлением записи "Проверено" с датой и подписью председателя Комиссии.

По результатам работы Комиссии составляется акт проверки наличия и состояния конфиденциальных документов по форме согласно приложению 25 к Инструкции, который утверждается главой района. В указанном акте содержатся результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.

Копия акта проверки наличия и состояния конфиденциальных документов направляется главе Сургутского района.

В случае установления факта утраты конфиденциальных документов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность непосредственный руководитель органа администрации района, в котором допущен этот факт, глава Сургутского района и начальник специальной службы администрации района.

По факту утраты конфиденциальных документов или разглашения содержащихся в них сведений специальной службой администрации района в течение 30 дней с момента обнаружения осуществляется служебная проверка, по результатам которой составляется заключение.

Заключение по результатам служебной проверки направляется главе Сургутского района.

В учётных журналах делается отметка о списании утраченных конфиденциальных документов со ссылкой на соответствующее заключение по результатам служебной проверки.

Приложение 1
к Инструкции

УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя
органа администрации
района
_________________________________
Подпись Расшифровка подписи
"___" ____________ 20__ г.

АКТ
приема-передачи дел (документов)

N п/п	Номер и дата документа (индекс и крайние даты дела)	Заголовок документа (дела)	Количество листов документа (дела)
1	2	3	4

Всего ________________________________________________ документов (дел)

                    (количество документов цифрами и прописью)

Передал ___________________________ (должность, фамилия, имя, отчество)

Принял ____________________________ (должность, фамилия, имя, отчество)

"___" _____________ 20 г.

Приложение 2
к Инструкции

"Приказ"

Приложение 3
к Инструкции

"Наименование отраслевого органа"

Приложение 4
к Инструкции

Перечень
корреспонденции, не подлежащей регистрации

1. Письма (буклеты, рекламная информация, приглашения от организаций, поздравительные открытки, телеграммы, рекламные извещения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты, прейскуранты, программы и повестки дня конференций, совещаний и заседаний, книги, газеты, журналы, бюллетени.

2. Счета, квитанции, накладные, сметы.

3. Документы на иностранных языках без перевода.

4. Документы, не возможные к прочтению, а также оформленные без обязательных реквизитов, установленных правилами документирования и настоящей Инструкции (дата регистрации, регистрационный номер документа, отметка об исполнителе документа, подпись руководителя организации и др.).

5. Статистические сборники, документы и формы статистической отчётности, поступившие без сопроводительного письма.

6. Служебные письма, записки на создание (изменение) учётной записи, на установку программ (подписываются руководителем и направляются без номера (б/н) по электронной почте в управление по информатизации и сетевым ресурсам), а также служебные письма на получение канцелярских товаров (подписываются руководителем и направляются без номера (б/н) по электронной почте в приёмную ХЭУ).

7. Переписка между органами администрации района:

- регистрация производится только исходящих писем, сторона, принимающая входящий документ не регистрирует, а направляет в папку "на исполнение" затем "в дело";

- 8. При ведении кадрового делопроизводства:

- личные заявления работников;

- служебные записки о возложении обязанностей, о командировании работников;

- письма о согласовании кандидатур для трудоустройства (перевод на другую должность);

- объяснения (пояснения) работников;

- документы о наложении (снятии) дисциплинарного взыскания;

- ходатайства.

А также сопроводительные письма не прикладываются:

- к документам, передаваемым главе на согласование (документы передаются в приёмную, где производится регистрация почты главы;

- к ответам на контрольные поручения главы. Информация об исполнении поручения заносится исполнителем в карточку поручения, которая находится во вкладке "Internet Explorer" "Поручения главы".

Приложение 5
к Инструкции

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся сотрудники _________________________________________,

составили акт о том, что "___" ____________ _____ г. при вскрытии пакета,

поступившего ______________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

обнаружено отсутствие ______________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

Подписи: __________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

____________________________________________________________________ _______

"___" _____________ 20__ г.

МП

Приложение 6
к Инструкции

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учёта и поиска документов в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Входящие документы:

1. Регистрационный номер документа.

2. Дата регистрации документа.

3. Плановая дата исполнения документа.

4. Фактическая дата исполнения документа.

5. Корреспондент.

6. Адресат.

7. Содержание.

8. Связки.

9. Прикрепленные файлы.

10. Поручение.

Исходящие документы:

1. Регистрационный номер документа.

2. Дата регистрации документа.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Содержание документа.

5. Исполнитель.

6. Связки.

7. Прикрепленные файлы.

8. Адресаты.

Приложение 7
к Инструкции

Форма протокола
Наименование органа администрации района

ПРОТОКОЛ

___" _______20__ года

N ____

Совещания

Председатель	-	фамилия, имя, отчество
Секретарь	-	фамилия, имя, отчество

Присутствовали: фамилии, инициалы

Приглашенные: должности, фамилии, инициалы

Повестка дня:

1. О подготовке (доклад заместителя директора)

2. О выполнении (сообщение главного бухгалтера)

1. СЛУШАЛИ:

      Фамилия И.О. - изложение содержания доклада

ВЫСТУПИЛИ:

      Фамилия И.О., должность - содержание выступления

      Фамилия И.О., должность - содержание выступления

РЕШИЛИ:

      1.1. Утвердить _

Голосование:

      1.2. Представить _

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Голосование:

	Председатель	________________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)
	Секретарь	________________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)

В дело N ______

Подпись _________

Приложение 8
к Инструкции

Примерная форма акта

Наименование организации

Утвержден Руководитель организации ________________ Ф.И.О. подпись "____" _________20____ года

А К Т

г.____________

N _____

Основание

Составлен комиссией:

	Председатель	____________________________________ (должность, ф.и.о.)
	Члены комиссии:	1. __________________________________ (должность, ф.и.о.) 2.
	Присутствовали:	______________________________________ (должность, ф.и.о.)

ТЕКСТ

Составлен в ______ экземплярах:

1-й экз. - куда, кому

2-й экз. -

3-й экз. -

Приложение: наименование документа на ____ л. в ____ экз.

	Председатель	________________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)
	Члены комиссии:	________________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)
	С актом ознакомлены: Должности	________________ (подпись)	________________ (ф.и.о.)

В дело N 00-00

________________ 00.00.00

    подпись

Приложение 9
к Инструкции

ФОРМА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.20 __ года

г. Сургут

Генеральному директору ООО "Сургутмебель" Н.И. Иванову т. 41-30-70

00.00.2012 в 12 часов в зале заседаний состоится семинар.

Просим направить на семинар представителей Вашей организации.

Должность

________________ (подпись)

________________ (ф.и.о.)

	Передал секретарь	________________ (ф.и.о.)
	Принял секретарь	________________ (ф.и.о.)

Приложение 10
к Инструкции

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Наименование органа администрации района

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа администрации района __________________ Ф.И.О. (подпись)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
00.00.___ N___

г. Сургут

на __________год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Должность руководителя органа администрации района

________________ (подпись)

________________ (ф.и.о.)

ОДОБРЕНО

Протокол заседания экспертной комиссии

от "____"________20 __ года N _____

Приложение 11
к Инструкции

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ Заместитель главы Сургутского района ___________/___________/ "___" __________20__года

А К Т

от ____ _______20__ года

N _____

____________________________________________________________________ ______________

(место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________________

(наименование и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ______

N п/п	Заголовок дела или документов	Крайние даты дела	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре	Количество единиц хранения	Сроки хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________ед.хр. за _____________________________годы.

Документы уничтожены путём измельчения от ____ __________ 20___ года

	Председатель ЭК	________________	________________
	Секретарь ЭК	________________	________________

Протокол ЭК от ___ __________20__ г. N_____________

СОГЛАСОВАНО

Начальник архивного отдела администрации г. Сургута

______________/Ф.И.О./

___ ___________20___ года

Приложение 12
к Инструкции

Форма описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу

Наименование органа администрации района
	УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа администрации района __________________ Ф.И.О.       (подпись) "____" ________20__ года

ОПИСЬ N ____

Название раздела

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле	Срок хранения дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено (цифрами и прописью) дел с N по N, в том числе:

- литерные номера:

- пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

________________ (подпись)

________________ (ф.и.о.)

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя органа администрации района

от ___ _______20_ г. N____

_____________ (подпись)

____________ (ф.и.о.)

_____ ___________20__ г.

Приложение 13
к Инструкции

Для служебного пользования
Экз. N _______

Бланк органа

администрации района

Краткое наименование конфиденциального документа

Текстовая часть конфиденциального документа

Приложения:
1. Наименование приложения, уч. N ____ от "___" ____________ 20__,
экз. N ____, на 4 л., для служебного пользования.
2. Наименование приложения, уч. N _____ от "___" ___________ 20__,
экз. N __, на 4 л., для служебного пользования, только в адрес.
Должность руководителя      подпись        инициалы, фамилия

Уч. N 173 дсп,
исполнено 23 экз.
экз. N 1 - в дело
экз. N 2 - 23 - в администрации муниципальных
образований автономного округа согласно рассылке
ч/м - уничтожен
Исп. и отп.:
должность, Ф.И.О., тел. -
дата

Приложение 14
к Инструкции

Для служебного пользования

ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА
АДМИНИСТРАЦИЯ СУРГУТСКОГО РАЙОНА

Журнал (обложка)
____________________________________________
(наименование вида учёта)

Начат: "____" ___________ 20____ г.
Окончен: "____" ___________ 20____ г.

Приложение 15
к Инструкции

Журнал
учёта исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов

Порядковый номер	Вид и краткое содержание	Подразделение и фамилия исполнителя	Отпечатано		Номер реестра (расписка) или порядковый номер по разносной книге
			кол-во экз.	кол-во листов в экз.

Отправлено документов				Расписка работника службы делопроизводства или номер и дата акта об уничтожении документа	Расписка о проверке наличия документов и дата	Примечание
Куда и кому	Номера экземпляров	Номер сопроводительного письма и дата	Номер дела и тома, в которые подшит документ, номера листов

Приложение 16
к Инструкции

Журнал
учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов

Учётный номер документа	Дата поступления	Вид и краткое содержание документа	Откуда поступил	Номер и дата издания документа	Количество листов
					основного документа	приложения

Кому выдан	Подпись за получение и дата	Подпись за возврат и дата	Индекс (номер) дела, номера листов дела, куда подшит документ, номер и дата акта об уничтожении документа	Отметки о проверке наличия документов	Примечание

Приложение 17
к Инструкции

Журнал
учёта конфиденциальных документов выделенного хранения

Учётный номер документа	Дата регистрации	Вид и заголовок документа	Откуда поступил или какой службой разработан	С каких учётных номеров переведён	Номера экземпляров	Кол-во листов в экземпляре	Сведения о тиражировании
							номер и дата наряда на размножение	количество и номера размноженных экземпляров

Отправление			Отметка о возврате	Уничтожение		Передача на архивное хранение
куда отправлен	номера экземпляров	наименование, номер и дата сопроводительного документа		номера экземпляров	номер и дата акта об уничтожении	номер экземпляра	архивный шифр

Приложение 18
к Инструкции

Журнал
учёта машинных носителей конфиденциальной информации

Учётный номер носителя	Дата учёта	Тип, ёмкость носителя	Серийный номер носителя	Отметка о постановке на учёт (Ф.И.О., подпись, дата)	Местонахождение носителя (адрес, N кабинета)	Отметка о снятия с учёта (Ф.И.О. и подпись ответственного лица, дата)	Сведения об уничтожении носителя (реквизиты Акта об уничтожении)

Приложение 19
к Инструкции

РАЗНОСНАЯ КНИГА N ____

(РЕЕСТР)

ДЛЯ СДАЧИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПАКЕТОВ)
____________________________________________________________
(наименование органа власти, организации администрации Сургутского района)

Начата: "____" ____________________ 20____ г.
Окончена: "____" ____________________ 20____ г.

Срок хранения _____ лет

N п/п	Дата отправления документов (пакетов)	Учётный номер	Наименование документа	Кому адресован документ (пакет)	Количество документов (пакетов), расписка в получении, дата и время	Примечание

Приложение 20
к Инструкции

Журнал
учёта выдачи конфиденциальных документов

Порядковый номер документа	Дата передачи документа	Вид и краткое содержание документа	Количество листов и номера экземпляров		Кому передан документ на исполнение или кем исполнен документ	Расписка в получении документа	Расписка принявшего документ обратно и дата	Примечание
			основного документа	приложения

Приложение 21
к Инструкции

Карточка учёта
выдачи конфиденциальных материалов
(дел, книг, журналов, чертежей машинных носителей информации)

Дата	Инв. N	Наименование (вид) конфиденциального материала	Номер экземпляра	Кому выдано (должность, Ф.И.О.)	Отметка о получении (роспись и дата)	Отметка о возврате (Ф.И.О. ответственного лица, роспись и дата)

Приложение 22
к Инструкции

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов, находящихся в деле N __

N п/п	Номер документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов	Примечание

Итого ______________________________________________ документов

                              (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________

                                                    (цифрами и прописью)

Должность

лица, составившего

внутреннюю опись

документов дела                      Подпись                      Расшифровка подписи

Дата

Приложение 23
к Инструкции

СПРАВКА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Подшитый в дело N ______ том N ______ на _____ листах _______________________

____________________________________________________________________ _______

              (наименование документа: справка, доклад, письмо и т.п.)

учтённый за N ________ дсп, от "___" __________ 20___ г., на _______ листах

и приложение к нему, учтённое за N __ дсп, от "__" _______ 20__ г.,

на ___ листах, из данного дела изъят (ы) и:

а) подшит (ы) в дело N ______, том N ___, листы ___, за "___" __________ 20___ г.;

б) направлен (ы) __________________________ "___" ___________ 20___ г.;

                                    (кому)

в) выдан (ы) во временное пользование _______________________________________

                                              (кому и по какому учтённому документу)

г) уничтожен (ы) ___________________________________________________________

                                                 (номер акта и дата)

Основание: ________________________________________________________________

  (кто разрешил изъятие документа, должность, его подпись, фамилия, инициалы)

Документ (ы) из дела изъял: ________________________________________________

                                      (должность лица, изъявшего документы)

"__" __________ 20___ г. ______________ ______________________

                               (подпись)         (фамилия, инициалы)

Документ (ы) принял на _____________________________________________________

                        (отправку, подшивку в другое дело, передачу исполнителю)

____________________________________________________________________ ______

                    (должность лица, изъявшего документы)

"____" __________ 20___ г. ______________ ______________________

                                  (подпись)        (фамилия, инициалы)

Приложение 24
к Инструкции

УТВЕРЖДАЮ
Глава Сургутского района

_____________________________
(подпись, расшифровка подписи)

"____" _________ 20___ г.

АКТ
приёма-передачи конфиденциальных дел (документов)

N п/п	Номер и дата документа (индекс и крайние даты дела)	Заголовок документа (дела)	Количество листов документа (дела)

Всего __________________________________________ документов (дел)

               (количество документов цифрами и прописью)

Передал _____________________ (должность, фамилия, имя, отчество)

Принял ______________________ (должность, фамилия, имя, отчество)

"___" _____________ 20 г.

Приложение 25
к Инструкции

УТВЕРЖДАЮ
Глава Сургутского района

______________________________
(подпись, расшифровка подписи)

"____" ___________ 20___ г.

АКТ
проверки наличия и состояния конфиденциальных документов

Дата начала проверки: "_____" ___________ _____ г.

Дата завершения проверки: "____" _________ ____ г.

Настоящий акт составлен по результатам проверки наличия и состояния конфиденциальных документов в ___________________________________________________________________,

(наименование органа местного самоуправления), проведённой в соответствии с

____________________________________________________________________ _____,

               (наименование и реквизиты решения о проведении проверки)

в ходе проверки установлено:

1. Все числящиеся в ___________________________ документы в наличии и предъявлены комиссии в полном объёме, за исключением отправленных и уничтоженных, по которым имеются подтверждающие документы (реестры, акты на уничтожение).

2. Находящиеся в наличии документы по состоянию на 29 декабря 20__года учтены:

Входящие конфиденциальные документы и приложения к ним с N ___ по N ___согласно журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов (N ____ по номенклатуре дел) в наличии.

Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учёта, реестрами на полученную корреспонденцию.

Расхождений нет.

Подготовленные (изданные), исходящие конфиденциальные документы и приложения к ним с N ____ по N ____ согласно журналу учёта подготовленных (изданных) конфиденциальных документов (N ____ по номенклатуре дел) в наличии. Рассылка их сверена с расчётами рассылки, реестрами на отправленную корреспонденцию, разносной книгой. Расхождений нет.

Входящие конфиденциальные документы, переведенные на учёт выделенного хранения с N ___ по N ___ согласно журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения (N ____ номенклатуры 20___ г.), в наличии.

Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учёта, реестрами на полученную корреспонденцию. Расхождений нет.

Поступившие (отправленные) машинные носители конфиденциальной информации с N ___ по N ___ согласно журналу учёта машинных носителей конфиденциальной информации (N ____ по номенклатуре дел) в наличии. Регистрация полученных документов сверена с соответствующим журналом учёта, реестрами на полученную корреспонденцию. Расхождений нет.

3. Учёт и хранение конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с требованиями Порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

Председатель комиссии _______________ _______________________

                                (подпись)       (расшифровка подписи)

Члены комиссии _______________ _____________________________

                        (подпись)           (расшифровка подписи)

                   _______________ _____________________________

                        (подпись)           (расшифровка подписи)

С актом проверки ознакомлены:

___________________________ _____________ _______________________

(наименование должности        (подпись)        (расшифровка подписи)

    осуществляющего

    конфиденциальное

     делопроизводство)

м.п.

"____" ___________ 20___ г.