Приложение N 1. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью в администрации города Владимира

Приложение N 1
к Положению

Функциональная структура
системы управления проектной деятельностью в администрации города Владимира

1. Постоянные органы управления проектной деятельностью

1.1. Городской проектный комитет Городской проектный комитет - постоянно действующий коллегиальный, совещательный орган, возглавляемый главой администрации города, образованный при администрации города Владимира для рассмотрения вопросов, связанных с организацией проектной деятельности и реализацией проектов в городе Владимире:

а) ежегодно утверждает реестр проектов города Владимира и осуществляет оценку их реализации;

б) определяет направление деятельности структурных подразделений администрации города Владимира в части проектной деятельности; рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в структурных подразделениях администрации города Владимира;

в) принимает решение о начале реализации проекта, о необходимости доработки или об отказе от реализации проекта, о его завершении (в том числе внеплановом и досрочном), о приостановлении и последующем возобновлении проекта;

г) рассматривает проекты, согласовывает паспорт проекта, куратора, функционального заказчика и руководителя проекта;

д) рассматривает результаты оценки актуальности целей, задач и способов реализации проекта с учетом имеющихся рисков и возможностей; рассматривает сводную квартальную информацию о статусе проекта, рассматривает и утверждает ежегодный отчет о ходе реализации проекта, рассматривает вопрос о причинах отклонений в проекте и реализации возможных корректирующих действий; принимает решение о целесообразности внесения изменений в паспорт проекта или в сводный план-график реализации проекта в случае выявления рисков в реализации проекта;

е) рассматривает и утверждает итоговый отчет о реализации проекта, принимает решение об отклонении отчета и направлении его на доработку либо о его утверждении и закрытии проекта с соответствующим статусом его реализации;

ж) принимает решение о реализации постпроектного мониторинга и контроля, назначает ответственных за его реализацию;

з) координирует развитие и применение системы стимулирования должностных лиц, участвующих в проектной деятельности;

и) осуществляет иные функции, возложенные на городской проектный комитет в соответствии с правовыми актами администрации города Владимира.

1.2. Куратор проектной деятельности

Куратор проектной деятельности - первый заместитель главы администрации города Владимира, отвечающий за организацию и системное развитие проектной деятельности в администрации города Владимира:

а) является заместителем председателя городского проектного комитета, контролирует реализацию принятых на комитете решений;

б) контролирует деятельность городского проектного офиса;

в) выполняет иные функции, предусмотренные правовыми актами администрации города Владимира.

1.3. Городской проектный офис

Городской проектный офис - структурное подразделение администрации города Владимира, в функции которого входит методологическое и организационное обеспечение, координация проектной деятельности в администрации города Владимира, сопровождение и мониторинг разработки и реализации проектов, контроль достижения результатов. Городской проектный офис:

а) обеспечивает формирование и ведение реестра проектов города Владимира;

б) организует общую координацию и межведомственное взаимодействие структурных подразделений администрации города Владимира в части реализации проектов на территории города;

в) осуществляет мониторинг, проверку, свод и предоставление информации о реализации национальных, федеральных и региональных проектов на территории города Владимира;

г) инициирует проведение, участвует в контрольных мероприятиях в отношении реализации национальных, федеральных и региональных проектов на территории города Владимира;

д) обеспечивает деятельность городского проектного комитета, организует его заседания, оформляет решения, готовит постановления и/или распоряжения администрации об открытии/закрытии проектов, об утверждении проектной документации; ежеквартально предоставляет на заседаниях комитета сводную информацию о статусе реализации проектов, инициирует внеплановое рассмотрение отчета о ходе их реализации при выявлении существенных отклонений по проекту;

е) взаимодействует с инициатором проекта, регистрирует, рассматривает инициативные заявки, готовит заключение и принимает первичное решение по ним;

ж) определяет потенциальных функционального заказчика, куратора и руководителя проекта;

з) согласовывает паспорта, сводные планы-графики реализации проектов, изменения параметров проекта, рассматривает вопросы соответствия представленных документов Положению об организации проектной деятельности в администрации города Владимира;

и) согласовывает, проводит экспертизу итогового, ежемесячного и годового отчетов, дает оценку на предмет достижения цели, показателей и результатов проекта;

к) согласовывает решение о приостановлении, внеплановом досрочном завершении проекта и о его возобновлении;

л) инициирует и принимает участие в проведении функциональным заказчиком оценки актуальности целевых показателей, задач и способов реализации проекта с учетом имеющихся рисков и возможностей, а также в подготовке соответствующих рекомендаций и предложений;

м) осуществляет мониторинг, свод информации, контроль параметров проекта в ходе его реализации, определенных в документах проекта, на протяжении всего жизненного цикла проекта; регистрацию данных в автоматизированной информационной системе проектной деятельности; анализирует информацию о ходе реализации проекта, при необходимости привлекает для мониторинга дополнительных специалистов и экспертов, проводит выездную проверку соответствия отчетной информации реальному состоянию проекта и готовит акт проверки;

н) согласовывает информацию о ходе реализации проектов для размещения на сайте администрации города Владимира и в региональных СМИ;

о) запрашивает в рамках своих полномочий у структурных подразделений администрации города Владимира и сторонних организаций материалы, документы и информацию по вопросам реализации проектов;

п) обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности на территории муниципального образования город Владимир, издание соответствующих нормативных актов, координирует деятельность по их применению;

р) согласовывает проекты актов администрации города Владимира и ее структурных подразделений, регламентирующих организацию проектной деятельности, а также назначение ответственных за проектную деятельность в структурных подразделениях администрации города Владимира;

с) координирует формирование, функционирование и развитие автоматизированной информационной системы проектной деятельности;

т) формирует список муниципальных служащих, участвующих в проектной деятельности, в реализации национальных, федеральных и региональных проектов на территории города Владимира;

у) организует внедрение и развитие системы стимулирования муниципальных служащих, участвующих в проектной деятельности;

ф) организует работу по накоплению опыта и повышению квалификации (развитию профессиональной компетентности), обучению муниципальных служащих в сфере проектной деятельности, проведению требуемых образовательных и прочих организационных мероприятий;

х) осуществляет мониторинг внедрения и функционирования системы управления проектной деятельностью в администрации города Владимира и ее структурных подразделениях, включая достижение соответствующих

показателей деятельности, представляет соответствующие отчеты и предложения;

ц) участвует в совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, входящие в компетенцию городского проектного офиса;

ч) выполняет иные функции, предусмотренные правовыми актами администрации города Владимира.

2. Временные органы управления проектной деятельностью

2.1. Функциональный заказчик проекта

Функциональный заказчик проекта - структурное подразделение или должностное лицо администрации города Владимира, в наибольшей степени заинтересованное в результатах проекта, определяющее основные требования в отношении результатов проекта и ключевые показатели эффективности проекта, обеспечивающее их оценку и приемку по итогам реализации проекта.

Функциональный заказчик утверждается городским проектным комитетом по представлению городского проектного офиса и выполняет следующие функции:

а) рассматривает инициативную заявку по направлению от городского проектного офиса, дает экспертное заключение - оценку о реалистичности и целесообразности реализации проекта, достижения заявленной цели;

б) принимает участие совместно с руководителем проекта в подготовке паспорта проекта, определяет основные требования в отношении результатов проекта;

в) согласовывает паспорта, сводные планы-графики реализации проектов, изменения, затрагивающие ключевые параметры проекта, итоговый отчет о реализации проекта;

г) принимает участие в заседаниях городского проектного комитета при рассмотрении проекта паспорта;

д) инициирует и проводит совместно с городским проектным офисом оценку актуальности целей, задач и способов реализации проекта с учетом имеющихся рисков и возможностей, подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

е) участвует в проведении мониторинга реализации проектов по направлению от городского проектного офиса;

ж) при необходимости принимает участие в работе команды проекта;

з) выполняет иные функции, предусмотренные Положением и иными правовыми актами администраци