Приложение. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях

Приложение

к приказу ГТК РФ

28 февраля 1996 г. N 110

Типовая инструкция
по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях

С изменениями и дополнениями от:

29 января 1997 г.

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях *1 подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава, форм управленческих документов и технологии работы с ними *2.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных управлениях *3.

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом ГТК РФ от 29 января 1997 г. N 33 в пункт 1.3 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в отделах таможенного управления единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на отдел документационного обеспечения (приложение 1).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в отделах таможенного управления возлагается на их руководителей.

Руководитель отдела определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения (приложение 2).

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства управления или отдела.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя отдела передаются другому работнику.

Информация об изменениях:

Приказом ГТК РФ от 29 января 1997 г. N 33 в пункт 1.4 внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.4. Задачи, функции, порядок работы отдела документационного обеспечения регламентируются положением (приложение 1).

Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями (приложение 3).

2. Документация таможенного управления

2.1. Деятельность таможенного управления обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией управления, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между управлением и ГТК России, таможнями, таможенными постами и сторонними организациями.

2.2. Таможенные управления издают следующие нормативнораспорядительные акты: приказы, указания, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.

Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов как письма.

Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.

Документ должен иметь следующие реквизиты: наименование Государственного таможенного комитета Российской Федерации, наименование таможенного управления - автора документа, название вида документа *5, заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов дополняется другими реквизитами *6, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

3.2. Бланки документов.

Документы должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения *7.

Устанавливается два вида бланков: бланк для писем (приложение 4) и общий бланк (приложение 5) для других видов организационно-распорядительных документов (приказы, указания, протоколы и др.).

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм).

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового (являющегося наиболее рациональным и экономичным вариантом) или продольного расположения реквизитов.

Бланки документов должны иметь поля, мм:

левое - 20,

верхнее - не менее 10,

правое и нижнее - не менее 8.

Бланки документов печатаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, располагаются на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков.

Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

3.3. Оформление реквизитов документов.

3.3.1. Изображение государственного герба Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, указание) и письма. Диаметр изображения не более 20 мм.

3.3.2. Наименование Комитета, таможенного управления - автора документа структурного подразделения.

Наименование Комитета и управления указываются в точном соответствии с положениями о них. Сокращенные наименования применяются только в том случае, если они официально зафиксированы в положениях о Комитете и управлении. Сокращенные наименования помещаются на бланке вслед за полным.

Наименование структурного подразделения указывается только на оформленных не на бланках внутренних документах (докладная и объяснительная записки, справка и др.).

3.3.3. Изображение эмблемы таможенного органа располагается на уровне наименования таможенного управления.

3.3.4. При оформлении реквизита "Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера абонентского телеграфа и телефона" следует указывать справочный номер телефона (справочная служба, отдел документационного обеспечения и т.п.).

3.3.5. Название вида документа.

Название вида документа должно соответствовать компетенции таможенного управления, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю унифицированный форм документов (УФД), разрабатываемому Управлением делами ГТК России и утверждаемому руководством Комитета.

3.3.6. Дата документа.

Датой документа, является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом,- дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения, для протокола - дата проведения заседания.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Даты подписания утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 25.07.95. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо ___ от 31.07.95 N___ .

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 02.08.95.

Все отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, датируются и подписываются.

3.3.7. Индекс документа.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексами дел (п. 8.7.).

Составные части индекса отделяются.

3.3.8. Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату документа, на которую дается ответ.

3.3.9. Реквизит "Место составления или издания" оформляется в соответствии с классификатором "Система обозначений объектов административно-территориального деления, а также населенных пунктов" (СОАТО). Сокращение "г" при обозначении "Москва" и "Санкт-Петербург" в данном реквизите не употребляется.

3.3.10. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования" и др.) с указанием номера экземпляра размещается в верхнем правом углу первой страницы документа выше реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения".

3.3.11. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

                             Минкультуры России

                             Управление делами

                        или

                             РАО "Газпром"

                             Управление планирования

                             производства и статотчетности

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - дательном. Например:

                             Минобразование России

                             Управление делами

                             Ведущему специалисту

                             Петрову А.И.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:

                              Генеральному директору

                              СП "Гранэл"

                              Танченко Н.И.

                        или

                              Президенту ГП "Роснефть"

                              Путилову А.Е.

При адресовании документа в несколько однородных организации их названия указывается обобщенно. Например:

                              Начальникам финансовых

                              отделов организаций Роскомторга

                        или

                              Начальникам таможен и

                              таможенных постов

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. При отправке в областные, краевые центры и столицы республик в начале адреса указываются название города, наименование предприятия связи (почтамта, узла связи) или номер отделения связи, обслуживающего адресата; при адресовании в Москву, Санкт-Петербург и Сочи перед номером отделения связи, кроме того, проставляется заглавная буква алфавита, присвоенная предприятию связи указанных городов, например, "Москва, Д-423".

При адресовании в города и районные центры в начале адреса указывается название области (края, республики); затем наименование города или райцентра, где находится предприятие связи, которое должно вручить почтовое отправление, а там, где отделения связи имеют номер, то и номер этого отделения.

Если населенный пункт по административному делению ниже районного центра, то после названия области (края, республики) указываются перед его наименование названия района, отделения связи, а в пункты, имеющие разноименные наименования с отделением связи, кроме того, названия деревни, села, поселка и т.п.

Далее в адресе пишутся название улицы, номер дома и наименования предприятия, организации, учреждения.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:

                                Редакция журнала "Новый мир"

                                103806, ГСП, Москва, К-6,

                                Малый Путинковский

                                пер., д. 1/2

                          или

                                АООТ "Мурманскнефтепродукт"

                                183010, г.Мурманск,

                                ул. Халтурина, д. 1

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат. В этом случае подписывается лишь один экземпляр, который затем размножается в количестве, необходимом для рассылки всем заинтересованным организациям.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в ГТК России и постоянным корреспондентам; в эти случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя. Например:

                                119115, Москва, ул. Остоженка,

                                д. 11, кв. 5

                                гр. Карпухину А.Е.

3.3.12. Утверждение документа.

Документы утверждаются начальником управления или его заместителями.

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

     Грифы утверждаются следующим образом:

                                Утверждаю

                                Начальник Московского

                                таможенного управления

                                     А.М.Староха

                                26.07.95

                                или

                                Утверждено

                                Приказ Московского таможенного

                                управления

                                16.03.95 N 88

Гриф утверждения располагается в верхнем правом углу документа.

3.3.13. Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержащие поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Если указание изложено на бланке-резолюции или отдельном листке, приложенном к документу, на нижнем поле этого листка указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.

В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лица, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.3.14. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

Например: приказ (о чем) о порядке выдачи сертификатов подтверждения качества, карточка (чего?) учета движения основных средств.

На документе формата А5 заголовок к тексту не указывается.

3.3.15. Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль" напротив реквизита "Заголовок к тексту".

3.3.16. Текст документа.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

При ссылке в тексте на другой документ соблюдается следующая последовательность: наименование документа; наименование органа, издавшего документ; дата (издания, подписания, утверждения); номер, заголовок к тексту.

Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.

Сплошной связной текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

3.3.17. Оформление приложений к документу.

Приложения к документу могут быть трех видов:

приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, указаниями);

приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то перечисляются их названия, количество листов и экземпляров каждого:

Приложение: 1. Штатное расписание ................ на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов .................... на 3 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются: "Приложение 1", "Приложение 2" и т.д.

На приложении к распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указание названия распорядительного документа, его даты и номера. Например: Приложение

                                к приказу Московского

                                таможенного управление

                                22.03.95 N 93

Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу данного приложения делается соответствующая запись:

                                Приложение

                                к приказу Московского

                                таможенного управления

                                02.02.95 N 4

                                (Инструкция Минфина

                                России от 22.12.94

                                N 305/27)

Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: письмо Минюста России от 17.02.94 N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ... л.

3.3.18. Подпись документа.

Документы, направляемые таможенным управлением в ГТК России, подписываются начальником управления или в его отсутствие - заместителями.

Документы, направляемые сторонним организациям *8 от имени управления, подписываются начальником управления или его заместителями.

Документы, направляемые таможням и таможенным постам, подписываются начальником управления, его заместителями, а также начальниками отделов в соответствии с их компетенцией.

Подписание начальниками отделов управления нормативных актов не допускается.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ; личная подпись и ее расшифровка*9.

Например:

     Заместитель начальника

     управления                         (подпись)        Н.Н.Мельников

Документы коллегиальных органов (совета, коллегии и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Если должностное лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается лицом, исполняющим его обязанности, или заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

3.3.19. Внешнее согласование документа.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя:

слово "Согласовано";

наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования;

     или

     название документа, подтверждающего согласование;

его дату и индекс.

     Например:

     Согласовано

     Заместитель начальника

     Московского таможенного

     управления

                 В.Г.Крылов

     26.07.95

     Согласовано

     Протокол заседания коллегии

     Северо-Западного таможенного

     управления

     27.07.95 N 5

     Согласовано

     Письмо Росархива

     30.12.93 N 02-15/1247-Т

Грифы согласования располагаются ниже реквизита "Подпись" или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организации. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если документ имеет 2 грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.

Согласование в зависимости от содержания документа осуществляются в следующей последовательности:

с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.); с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

3.3.20. Визирование документа.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование проводится как внутри таможенного управления, так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа, излагаются на отдельном листе, о чем при визировании становится отметка "Замечания прилагаются".

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в таможенном управлении, на лицевой стороне последнего листа документа ниже реквизита "подпись". Проекты приказов, указаний и другие акты визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

3.3.21. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

3.3.22. Изготовление, оформление и заверение копий документов.

Копия документа выдается с разрешения руководства управления или руководителя отдела.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Управление может заверить копии только тех документов, которые создаются в самом управлении.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании личных дел управление может изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.).

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

Копия документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.

При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены должностным лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику. Заверительная надпись проставляется ниже реквизита "подпись" по форме: "Верно"; наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия сотрудника, заверившего копию; дата заверения.

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения государственного герба.

3.3.23. Фамилия исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона помещаются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу; например, Лебедев 975 41 34.

3.3.24. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дату; подпись начальника отдела, в котором исполнен документ.

3.3.25. Отметка о переносе данных на машинный носитель включает: запись "Информация перенесена на машинный носитель"; подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

3.3.26. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование таможенного управления - получателя документа, дату поступления документа и его индекс.

3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.4.1. Приказ.

Приказ - распорядительный документ таможенного управления. Проекты приказов разрабатываются отделами управления по поручению руководства или по собственной инициативе.

Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является правовой акт или поручение ГТК России, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается управления.

Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписывающих действий.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Страницы приказа и приложений нумеруется как единый документ.

Проекты приказов во исполнение решений, приказов, указаний и распоряжений ГТК России должны быть подготовлены в срок, установленный руководством ГТК России.

До предоставления на подпись проект приказа визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и Юридическим отделом, который определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам (приложение 6).

Проекты приказов представляются на подпись начальником отдела документационного обеспечения, который несет ответственность за правильность их оформления.

Приказы подписываются начальником управления, а в его отсутствие - заместителем.

В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

К приказам о командировании работников управления прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего отдела. Приказ подписывает начальник управления или по его поручению - заместитель.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.4.2. Указание.

Указание - распорядительный документ, издаваемый управлением преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Указание подписывает начальник управления или по его поручению заместитель.

Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словом "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

Последним пунктом указания возлагается контроль за его исполнением на соответствующий отдел или должностное лицо.

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.4.3. Инструкция

Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности таможенного управления.

В заголовке и тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости - и на подпункты.

Инструкция визируется начальником отдела-разработчика и утверждается начальником управления или по его поручению заместителем путем издания приказа об утверждении инструкции или проставление грифа утверждения (п. 3.3.12).

3.4.4. Подготовка документов к заседаниям коллегии

Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей отделов.

Представляются следующие документы:

справка объемом 4 - 5 страниц машинописного текста и, при необходимости, приложения к ней;

проект решения или приказа с указанием исполнителей и сроков исполнения;

список лиц, приглашаемых на заседание коллегии, с указанием их должности и организации.

Указанные документы не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за 3 дня до заседания.

Решение - акт, принимаемый коллегией в целях разрешения наиболее важных вопросов.

Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ ГТК России, то в констатирующей части указываются название, дата, номер и заголовок этого документа, который относится к таможенному управлению, принимающему решение.

Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения.

Слово "РЕШИЛА" печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

В качестве исполнителей могут быть указаны таможни, таможенные посты, отделы управления или должностные лица.

Заседания коллегии оформляются протоколом.

Проекты решения коллегии и приказа подрабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству управления в 3-хдневный или установленный коллегией срок.

Совместное решение, принятое коллегией таможенного управления и коллегиальным органом другой организации, оформляется не на бланке (приложение 7).

3.4.5. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов и совещаниях.

Текст протокола обычно состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты имеют типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола*10, решение печатается полностью, Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатается прописными буквами без разрядки с новой строки о нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Текст решения строится по образцу текста приказа (п. 3.4.1).

Протокол может фиксировать решение об утверждении того или иного документа (приложения). В этом случае документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (п.п. 3.3.18., 3.4.4.).

Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания коллегиального органа или совещания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов таможенного управления и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Порядок подготовки, выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

3.4.6. Акт

Акт - документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта, как правило, состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

При заполнении вводной части (основание, составлен, присутствовали) перечисляются наименование распорядительного документа (в именительном падеже); дата, номер и заголовок к тексту, наименования должностей, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Фамилии членов комиссии, приглашенных лиц располагаются в алфавитном порядке. При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, указывается название организации. Слова "Основание", "Составлен", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события.

Заключительная часть содержит решения, выводы или заключения комиссии, составившей данный акт.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в нем сторон.

Сведения о количестве экземпляров акта и их направлении помещаются в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого положения табулятора.

Например:

     "Составлен в 3 экземплярах:

                    1-й экземпляр -

                    2-й экземпляр -

                    3-й экземпляр -"

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

3.4.7. Подготовка и оформление совместных документов

Таможенным управление могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, указания, инструкции, положения, письма).

При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне. Например:

Начальник Северо-Западного           Президент АО "Ломоносовский

таможенного управления               фарфоровый завод"

              В.А.Шамахов                           З.И.Метелица

01.12.95                             04.12.95

Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации-инициатора создания документа.

На подписанных документах проставляются даты и номера, присвоенные документу в каждой организации.

3.5. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов

3.5.1. Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей машинке, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом.

При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения применяются только общепринятые.

3.5.2. Заказ на печатание оформляется на специальном бланке (приложение 8).

3.5.3. На выполнение работ вне очереди разрешение выдает начальник отдела документационного обеспечения.

3.5.4. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатают на листе формата А5(148х210 мм).

3.5.5. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал *11.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

3.5.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

3.5.7. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

3.5.8. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

3.5.9. Название вида документа, а также слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОСТАНОВЛЯЕТ печатаются прописными буквами.

Слова Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными буквами, кроме начальных, а относящийся к ним текст - через один интервал.

3.5.10. В одной строке реквизита "Заголовок к тексту" должно быть не более 28 печатных знаков. Если заголовок превышает 150 печатных знаков (5 машинописных строк), его допускается продлевать до границы поля документа.

3.5.11. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

3.5.12. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

3.5.13. При печатании документов используются 8 стандартных положений табулятора *12:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "Гриф утверждения" и "Гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.

3.5.14. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

3.5.15. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

3.5.16. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3.5.17. Документы, поступающие в копировально-множительную службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).

Прием и движение заказов на копировально-множительные работы осуществляются на основании следующих документов:

заказа на размножение, оформленного на бланке установленной формы (приложение 9), подписанного руководителем структурного подразделения и начальником отдела документационного обеспечения;

специального журнала регистрации поступления и выполнения заказов (нумерация заказов порядковая, должна быть предусмотрена расписка исполнителя за получение подлинника и тиража) - приложение 10.

За содержание и тираж документов, передаваемых на размножение, ответственность несут исполнитель и руководство структурного подразделения.

На последнем листе размноженных документов проставляются номер заказа, тираж и дата.

3.6. Тираж документов

При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможен и таможенных постов, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с отделом документационного обеспечения.

3.7. Подготовка и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм

3.7.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие элементы: наименование документа, отметка о категории телеграммы ("Срочная" и т.п.), подробный адрес с указанием номера отделения связи, текст, исходящий номер; сокращенное название должности лица, подписавшего телеграмму; подпись, расшифровка подписи.

Текст телеграммы излагается кратко и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается смысл). Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, скобка - скб, кавычки -тквчк.

Словами указываются следующие знаки: "N" - номер, "+" - плюс, "-" - минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный, "%" - процент.

Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста проставляется исходящий номер (индекс). После исходящего номера (индекса) телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес управления; должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

Текст ответной телеграммы начинается с исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без слов "номер", "Ваш", "На Ваш".

Визирование телеграмм аналогично визированию писем.

Телеграмма, направляемая в несколько адресов, подписывается в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в управлении, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Телеграммы сдаются в отдел документационного обеспечения на подпись руководству управления и отправку в двух экземплярах с визой исполнителя на копии, которая подшивается в дело.

Телеграммы, поступившие в адрес управления и его подразделений, регистрируются в отделе документационного обеспечения, передаются на рассмотрение руководству управления или структурных подразделений.

3.7.2. Передача оперативной информации в таможни и другие организации, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм, которые печатаются так же, как телеграммы. Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.

Телетайпограммы должны содержать не более 30 - 40 слов. Текст печатается прописными буквами без переноса слов и не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста телетайпограммы проставляется исходящий номер (индекс). После исходящего номера (индекса) телетайпограммы с новой строки указываются должность и подпись. Под чертой слева указываются дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя (приложение 11).

В ответных телетайпограммах перед текстом указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.

Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.

Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале (приложение 12) и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.

Телетайпограммы, являющиеся ответом на документ - запрос с поручением руководства управления, печатаются в двух экземплярах (на втором экземпляре ставится виза руководителя отдела-исполнителя) и вместе с документом-запросом передаются через отдел документационного обеспечения на подпись лицу, давшему поручение. Затем первый экземпляр передается отделом документационного обеспечения на телетайп, второй вместе с документом-запросом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.

Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение 12) и передаются в отдел документационного обеспечения для последующей регистрации и исполнения.

3.7.3. Предназначенная для передачи по каналам факсимильной связи информация (тексты, схемы, графические изображения) выполняется черным цветом, должна иметь четкое и контрастное изображение.

Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.

На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Документа, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы, за исключением случаев, предусмотренных п. 2.2. настоящей Инструкции.

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.

Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается.

ГАРАНТ:

О запрещении передачи документов с пометкой "для служебного пользования" по факсимильной связи см. также распоряжение ГТК РФ от 24 ноября 1997 г. N 01-14/1595

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в журнале (приложение 12). После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.

Поступившие в управление факсограммы подлежат обязательному учету в журнале (приложение 12).

Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно.

3.7.4. Для оперативного решения вопросов используются телефонограммы, которые составляются в одном экземпляре.

Текст должен включать не более 50 слов.

Телефонограмма подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего (приложение 13).

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству управления на рассмотрение, второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

3.7.5. Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководством управления.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

3.7.6. Срочные документы, поступающие из ГТК России, доводятся до таможен и таможенных постов в день получения также в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа.

3.8. Автоматизация документирования

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др.

Автоматизированная подготовки документов представляет собой процесс документирования деятельности таможенного управления с применением средств ВТ. Подготовленные таким образом организационно-распорядительные документы выдаются пользователю в форме машинограммы, машиночитаемого документа и т.п.

Мишинограмма - документ, изготовленный при помощи средств ВТ - оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей Инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.

Мишинограмма оформляется на бланках или стандартных листах бумаги.

4. Поисковые системы по документам

4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием и первоначальная обработка поступающих в управление документов осуществляется централизовано отделом документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по управлению.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в управление и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются в отделе документационного обеспечения, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.

Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование управления - получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.

Конверты с грифом "лично" не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение руководству отдела документационного обеспечения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя их оценки содержания документа на основании распределения функций в таможенном управлении.

Документы передаются руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.

Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюций руководства управления (или отделов). В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции.

Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов, конкретном исполнителе и сроке исполнения.

После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел документационного обеспечения, где во все экземпляры карточек вносятся резолюции руководителей.

Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение.

На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в отделе документационного обеспечения, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО".

4.2. Подготовка и обработка составленных в управлении документов

Подписанный документ регистрируется в отделе документационного обеспечения. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Работник, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов.

Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в день их оформления.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, складываются в один конверт.

Документы обрабатываются и отправляются в день их поступления.

4.3. Регистрация документов

4.3.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в таможенное управление документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (карточках) традиционным или автоматизированным способом.

4.3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях распорядительные, плановые, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые, переписка и др.) как создаваемые в таможенном управлении, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные (письменные) документы: так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые).

Информация о документах, получаемая при их регистрации, поступает в поисковую систему.

4.3.3. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации отделом документационного обеспечения и передаваемых в структурные подразделения по реестру (приложение 14); перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и службой делопроизводства других структурных подразделений (приложение 15); перечень отделов с их условными обозначениями; номенклатура дел.

4.3.4 Документы регистрируются при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковой системы, создания условий для последующего перехода к построению отраслевой информационной системы (на базе "Ирис-20") обеспечивается совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа; дата поступления, индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция, срок исполнения, отметки об исполнении и направлении документа в дело.

4.3.5. Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации дополняется другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др.

4.3.6 При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер, для чего используется "шахматка" для входящих документов (приложение 16).

Индекс исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа (индивидуального порядкового номера, присвоенного ему при регистрации по "шахматке" для исходящих документов - приложение 16). Например:

01-18/456, где 01 - обозначение отдела документационного обеспечения,

18 - номер дела по номенклатуре,

456 - индивидуальный порядковый номер документа;

или

14-11/128, где 14 - обозначение структурного подразделения,

11 - номер дела по номенклатуре,

128 - индивидуальный порядковый номер документа.

4.3.7. Документы регистрируются в управлении один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются документы, поступающие из ГТК России или направляемые ему, распорядительные документы (приказы начальника управления по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии) и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов (в том числе писем) проводится централизованно в отделе документационного обеспечения независимо от места создания, исполнения документов и адресата.

Документы регистрируются на карточках (приложение 17) или на машинных носителях.

4.3.8. Автоматизированная регистрация документов производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("Твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива и исполнительской деятельности и др. (п. 5.4.2).

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс следующих баз данных ("автоматизированных картотек"):

картотека приказов по основной деятельности и указаний,

картотека приказов по кадрам,

картотека входящей корреспонденции,

картотека исходящей корреспонденции.

Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата таможенного управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации, поиска.

Поиск информации производится на автоматизированных рабочих местах и позволяет получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точному местонахождению документа в данных момент.

4.4 Построение поисковой системы

4.4.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банка регистрационных данных (в автоматизированной поисковой системе). Поиск дел осуществляется также по номенклатуре заводимых дел (разд. 8).

4.4.2 При традиционной карточной регистрации печатается для:

входящих документов - 4 экземпляра карточек, которые составляют следующие картотеки: две справочные - по порядку номеров и корреспондентам, контрольная и один экз. для отдела исполнителя;

исходящих - 2 экземпляра карточек (по порядку номеров и корреспондентам);

внутренних - минимальное количество карточек (но с учетом экземпляров, предназначенных для осуществления контроля).

В зависимости от задач поиска могут составляться и другие картотеки (на письма граждан, алфавитные и др.) с соответствующим печатанием необходимого количества экземпляров карточек.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из реквизитов или их совокупности.

4.4.3 При передаче документов на хранение в архив таможенного управления передаются и поисковые системы.

При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

4.5. Подсчет объема документооборота

4.5.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных управлением за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом документационного обеспечения и представляются руководству управления для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

4.5.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машбюро и копировально-множительном участке (ксерокс и т.п.). По ним определяются расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.

Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.

Поступающие документы и создающиеся в таможенном управлении подсчитываются отдельно.

4.5.3. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов распорядительные, переписка, обращения граждан и др.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж, цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.

5. Контроль исполнения документов

5.1. Задачи контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.

Контроль осуществляют руководители, отдел документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется отделом документационного обеспечения. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, снабженческой, финансовой и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих отделах, ответственных за делопроизводство.

5.2. После рассмотрения документов руководством управления на документах, подлежащих контролю, отделом документационного обеспечения проставляется штамп "Контроль".

5.3. Сроки исполнения документов

5.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения (приложение 18).

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее, чем за 2 дня до его истечения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение документируется - проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только организация - автор документа.

5.3.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа.

На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении (пп. 3.3.24, 4.3.4); подпись лица, подтверждающего исполнение; дата.

5.4. Организация контроля исполнения.

5.4.1. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированного банка регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы управления, решения коллегии и др.).

5.4.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке задания последующих лет - не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, задания поручения текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Отдел документационного обеспечения учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям отделов (приложение 19).

5.4.3. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей, отдела документационного обеспечения о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются лицом, которому поручено ведение контроля, и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея (при отсутствии в отделах соответствующих технических средств им рассылается машинограмма).

После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в архив управления одновременно с документами.

6. Работа исполнителей с документами

6.1. Руководители отделов управления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.2. При рассмотрении документов руководитель отдела выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя отдела. Срочные документы передаются немедленно.

6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление; согласование, представление на подписание (утверждение) руководством управления, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в 4 адреса, исполнитель готовит список на рассылку (п. 3.3.11).

6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.6. Исполнителям обеспечивается доступ к автоматизированному банку данных таможенного управления и традиционным массивам документов, ведомственным актам и др.

6.7. При применении электронно-вычислительной техники все основные правила работы с документами сохраняются.

7. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов

7.1. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб.

7.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства, на регистрационно-контрольных карточках.

7.3. Руководители и другие должностные лица управления проводят личный прием граждан в установленные дни и часы.

7.4. Ответственность за своевременное и правильное разрешение вопросов, поставленных в обращениях граждан, несут руководители управления и начальники отделов.

7.5. Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан возлагается на отдел документационного обеспечения, которых проверяет порядок ведения делопроизводства в аппарате таможенного управления и принимает меры к совершенствованию этой работы.

7.6. Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений и жалоб, либо за содержащуюся в них критику влекут за собой ответственность в соответствии с существующим законодательством.

Те же действия должностных лиц, причинившие существенный вред государственным, общественным интересам или правам и охраняемым законом интересам граждан, влекут уголовную ответственность.

7.7. Прием и регистрация обращений граждан.

7.7.1. Прием и регистрация обращений граждан в таможенном управлении осуществляется одним из работников отдела документационного обеспечения.

В случае поступления документа непосредственно в какое-либо структурное подразделение управления он должен быть передан в отдел документационного обеспечения для регистрации.

7.7.2. Все поступающие обращения граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках в 3-х экземплярах по форме согласно приложению 20 в день их поступления. Первый экземпляр карточки с распиской структурного подразделения в получении документа помещается в контрольную картотеку, второй - в картотеку по алфавиту фамилий заявителей, третий - вместе с документами передается в структурное подразделение - исполнитель. После исполнения заявления, жалобы первый экземпляр карточки со всеми отметками об исполнении перемещается в картотеку по порядку регистрационных номеров обращений.

С момента поступления обращений и регистрации начинается отсчет срока их исполнения.

Конверты к ним сохраняются и прикладываются к документу.

При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также регистрируются в отделе документационного обеспечения на карточках или в журналах.

7.7.3. Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера документа (например А-1, где "А" начальная буква фамилии автора, а "1" порядковый номер поступившего документа).

7.7.4. При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого документа. В верхнем правом углу повторных обращений и на карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в последующем для рассмотрения в таможенное управление, повторными не считаются и учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-1/1, А-1/2, А-1/3).

7.8. Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и депутатов.

7.8.1. Обращения граждан, поступившие в таможенное управление, рассматриваются руководством управления.

7.8.2. Если решение вопросов, поставленных в обращениях, не относится к ведению таможенного управления, они направляются не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности, одновременно письменно об этом извещаются заявители, а при личном приеме разъясняется, куда им следует обратиться с предложением, заявлением, жалобой.

7.8.3. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

7.8.4. При рассмотрении обращений граждан необходимо:

внимательно разбираться в их существе, в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для проверок, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;

принимать обоснованные решения по обращениям, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать мотивы; по просьбе граждан разъяснять порядок обжалования;

систематически анализировать и обобщать, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы таможенных органов.

7.8.5. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления.

В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо осуществление специальной проверки, истребование дополнительных документов либо принятие других мер, сроки разрешения, в порядке исключения, продлеваются руководством управления, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

Порядок обжалования и рассмотрения решений, действий или бездействия таможенных органов и их должностных лиц осуществляется в соответствии с разделом XIII Таможенного кодекса Российской Федерации.

Отделы управления, ответственные за рассмотрение обращений граждан, устанавливают таможням сроки представления документов, необходимых для рассмотрения обращений по существу.

7.8.6. Обращением депутата (депутатов) является письмо, оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов).

Обращения депутатов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации рассматриваются с принятием мер по их исполнению и направлением ответа не позднее 20 дней, а по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, или не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

Обращения депутатов всех уровней берутся на контроль.

Письма депутатов Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, в которых содержатся наиболее важные предложения, ставятся на обсуждение коллегии и по ним принимаются соответствующие решения. О результатах рассмотрения сообщается лично депутату.

7.8.7. Обращения граждан, поступающие из редакций газет и журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.

7.8.8. Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления.

Если необходимо осуществление тщательной проверки, истребование дополнительных документов, сроки, в порядке исключения, продлеваются руководством управления, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом заявителю.

7.8.9. Ответы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан должны излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей возможности различного толкования. Причем в ответах должны быть даны разъяснения по всем вопросам, затронутым заявителем.

7.8.10. Ответы на обращения граждан, требующие правового обоснования или ссылки на действующее законодательство, согласовываются с юридическим отделом.

7.8.11. Ответы на обращения граждан даются руководством управления или начальниками отделов.

Ответ дается в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

Подписанные руководством управления, начальниками отделов письма по предложениям, заявлениям, жалобам граждан передаются в отдел документационного обеспечения для проставления исходящего номера и даты отправления.

Индекс ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие и обоснованные ответы, соответствующие действующему законодательству.

7.9. Организация контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан.

7.9.1. Письма граждан, направляемые таможням с требованием сообщить о результатах рассмотрения, отделами управления берутся на контроль.

В этих случаях на контрольно-регистрационной карточке и на обращении проставляется знак "Контроль".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы.

Решение о снятии с контроля принимается руководством управления и начальниками отделов, ответственными за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

7.9.2. Отдел документационного обеспечения:

направляет обращения граждан исполнителям для рассмотрения;

проверяет сроки исполнения по предложениям, заявлениям, жалобам;

ежеквартально представляет начальнику управления сводку о ходе рассмотрения поступивших обращений граждан по форме согласно приложению 21;

представляет в конце января следующего года сведения о количестве и ходе рассмотрения обращений граждан за год.

7.9.3. Отделу документационного обеспечения представляется право осуществлять проверки состояния дел с рассмотрением обращений в структурных подразделениях управления. Результаты проверок докладываются руководству управления.

7.9.4. Обобщенные аналитические справки по результатам рассмотрения обращений граждан составляются отделом документационного обеспечения по мере необходимости.

7.10. Формирование дел по предложениям, заявлениям, жалобам граждан и их хранение.

7.10.1. обращение граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами возвращаются отделу документационного обеспечения для централизованного формирования дел.

Формирование и хранение обращений у исполнителей запрещается, даже если они им адресованы.

7.10.2. На каждом обращении после окончательного исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись руководителя, принявшего это решение.

7.10.3. Обращения граждан формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности таможенного управления, например:

1. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам взимания пошлин за провоз автотранспортных средств и документы по их рассмотрению, исполнению.

2. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам улучшения работы с кадрами и документы по их рассмотрению, исполнению.

3. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам улучшения работы таможенных органов и документы по их рассмотрению, исполнению.

При небольшом количестве обращений допускается формирование их в дело по нескольким вопросам с отражением указанных вопросов в заголовке дела.

7.10.4. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

7.10.5. Дела с обращениями граждан хранятся в течение 5 лет, затем уничтожаются в установленном порядке.

В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) таможенного управления может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

Решение ЭК об увеличении сроков хранения подлежит обязательному утверждению руководством управления.

По истечении установленных сроков хранения обращения граждан связанные с ними документы подлежат уничтожению в установленном порядке.

8. Составление номенклатур дел

8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в таможенном управлении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве управления используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.2. Номенклатура дел управления составляется отделом документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение 22) при методической помощи государственного архива, в который документы передаются на хранение.

Номенклатура дел управления, предварительно согласованная с экспертной комиссией (ЭК) управления, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива и утверждается руководителем управления (приложение 23).

8.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями об управлении и его отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел управления за прошлые года. Изучаются документы, образующиеся в деятельности таможенного управления, их виды и состав.

8.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы управления, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела *13.

8.5. Названиями разделов номенклатуры дел управления являются названия отделов, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел отдела документационного обеспечения.

8.6. После утверждения номенклатуры дел управления отделы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.7. Графы номенклатуры дел управления, его отделов заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможенном управлении цифрового обозначения отдела (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 - обозначение отдела, 05 порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы однородных дел в пределах разных отделов, для переходящих дел индекс также сохраняется.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих приказы, указания ГТК России, располагаются перед заголовками дел с приказами и указаниями управления. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности.

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

название управления или отдела;

краткое содержание документов дела.

Заголовок дополняется следующими элементами:

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов (если в деле подшиты копии) и др.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел или согласованный с госархивом срок хранения.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего госархива по представлению ЭК управления.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

По окончании календарного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения.

8.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководством управления и вводится в действие 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже, чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры управления она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры отдела документационного обеспечения.

9. Формирование дел

9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Дела в таможенном управлении формируются децентрализованно, т.е. в отделах.

Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в управлении осуществляется отделом документационного обеспечения.

9.2. При формировании дел в управлении соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих, уголовных и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможенного управления (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10. Экспертиза ценности документов

10.1. Экспертиза ценности документов - определение их ценности с целью отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

10.2. Экспертиза ценности документов в таможенном управлении проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению;

в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в таможенном управлении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего госархива и получает от ЭПК необходимые организационно-методические указания.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением (приложение 24), которое утверждается руководителем управления по согласованию с соответствующим госархивом.

10.4. Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора документов для хранения;

рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов, методических пособий по вопросам документационного обеспечения, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК таможен;

организация и проведение совместно с отделом документационного обеспечения мероприятий по повышению квалификации членов ЭК таможен.

10.5. ЭК создается приказом начальника управления из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включаются заведующий архивом управления (лицо, ответственное за архив) и представитель соответствующего госархива.

Председателем ЭК назначается один из руководящих работников управления.

10.6. ЭК проводит заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителем управления, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии, утверждаются руководителем управления.

10.7. Протоколы ЭК, содержащие решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем управления только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего госархива.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим руководством архива.

Окончательное решение принимает ЭК управления.

10.8. При проведении экспертизы ценности документов в отделах осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи а архив, документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в отделах, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

10.9. Обор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел таможенного управления путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики, не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" *14 подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы.

10.10. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в отделах проводится отбор дел, документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

10.11. Архив таможенного управления проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

10.12. При проведении экспертизы в архиве управления используются перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатура дел таможенного управления, утвержденная в установленном порядке.

10.13. Проведение экспертизы в архиве базируется на анализе состава документации таможенного управления, в первую очередь организационно-распорядительной (приказов, указаний, решений, протоколов, и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких отделах) оставляются на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры выделяются к уничтожению.

10.14. При проведении экспертизы в архиве управления уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах: вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.

10.15. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы недостачи документов постоянного хранения соответствующими отделами управления принимаются меры по их розыску.

Решения ЭК и требования архива о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения начальников отделов в форме приказа или указания начальника управления.

10.16. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 25).

10.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются начальником управления только после утверждения ЭПК соответствующего госархива описей дел постоянного хранения; после этого таможенное управление имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

10.18. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1990 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1994 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 1996 г.

10.19. Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всего управления. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого отдела указывается перед группой заголовков дел этого отдела. Заголовки однородных дел, отобранные для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

10.20. Сдача документов (дел) на переработку (уничтожение) оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указывается на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива или службы документационного обеспечения.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.

11. Оформление дел

11.1. Дела таможенного управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению и описанию в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится ответственными за делопроизводство отделов при методической помощи и под контролем архива управления.

11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение 26);

составление, в необходимых случаях (п. 11.5.), внутренней описи документов дела (приложение 27); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в скоросшивателях, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

11.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

11.4. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение 26).

В заверительной надписи указываются количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных номеров листов, пропущенных номеров и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

11.5. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные, следственные и уголовные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 27), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

В конце внутренней описи составляется итоговая запись о количестве включенных в нее документов и количестве листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

11.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 28).

На обложке указываются:

наименование управления;

наименование отдела;

индекс дела;

номер дела (тома, части);

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве управления только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего госархива.

Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК управления, согласованных с ЭПК соответствующего госархива (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководством управления.

При оформлении обложки дел наименование управления указывается полностью, в именительном падеже.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел управления, согласованной с ЭПК соответствующего госархива.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждены) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который переносится на обложку из номенклатуры дел.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.)

12. Составление описей дел

12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией (разделы 9 и 11), составляются описи (приложение 29). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и дела со специальной документацией (следствие и уголовные и т.п.).

В таможенном управлении в каждом отделе описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив управления. Описи, подготовленные отделами, служат основой для составления сводной описи управления, подготовка которой возлагается на архив (лицо ответственное за архив) и по которой он сдает дела на государственное хранение.

Описи дел отделов составляются по установленной форме (приложение 29) и представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел отделов несут их руководители.

12.2. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел: соответствие заголовков дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность, правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, отделом принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником отдела и передается вместе с описью дел отдела в архив.

12.3. Описательная статья описи дел отдела включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части);

индекс дела (тома, части) по описи;

заголовок дела (тома, части, полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части).

12.4. При составлении описи дел отдела соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет, порядок присвоения номеров описям отделов устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же"; при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на этом каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим отделам со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

12.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указание его должности, согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения и утверждается начальником структурного подразделения.

12.6. Опись дел отдела составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.

13. Оперативное хранение документов и дел

13.1. С момента заведения и до передачи в архив управления дела хранятся по месту их формирования.

Руководители отделов и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях; располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Машинограммы, используемые в отделах, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

13.2. Выдача дел другим отделам или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

14. Передача дел на архивное хранение

14.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности таможенного управления имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение таможенное управление образует архив.

14.2. В своей практической деятельности архив таможенного управления руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями ГТК России, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Государственной архивной службы России, положений об архиве управления (приложение 30).

14.3. Архив таможенного управления хранит документы аппарата управления, организаций - предшественников управления и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем управления.

14.4. В архив управления передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

14.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.6. Информация, используемая в автоматизированной системе документационного обеспечения в машиночитаемой форме, хранится на жестком машинном диске 1 год после ввода в ПЭВМ. После истечения этого срока данные переносятся на дискету или магнитную ленту (стриммер).

Срок хранения данных на дискетах (магнитных лентах) устанавливается в соответствии с номенклатурой дел управления.

В том случае, когда срок хранения информации превышает 5 лет, целесообразно переводить информацию на бумажный носитель.

14.7. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником отдела документационного обеспечения (п. 15.9.2).

14.8. Прием каждого дела производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии работника, сдающего дело. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

15. Задачи и функции архива таможенного управления

15.1. Главные задачи архива

Главными задачами архива являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве управления, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве таможен.

15.2. Основные функции архива

Архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:

принимает на хранение в соответствии с порядок, установленным пп. 14.4.-14.8. настоящей Инструкции документы отделов управления;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел, документов;

составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;

проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; ежегодно представляет на рассмотрение ЭК управления годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвует в работе ЭК управления, оказывает методическую помощь в проведении отделами экспертизы ценности документов.

Подготавливает и в установленном настоящей Инструкцией порядке (п. 15.10.) передает не государственное хранение документы. В этих целях осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЭК управления и ЭПК соответствующего госархива; оказывает методическую и практическую помощь отделу документационного обеспечения в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в архив;

представляет ежегодно по утвержденным Росархивом формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

осуществляет использование документов, хранящихся в архиве (информирует руководство и работников управления о составе и содержании документов архива, по поручению руководства управления осуществляет выявление документов; выдает в установленном порядке документы или их копии заинтересованным организациям во временное пользование; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве);

осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве управления;

участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников документационного обеспечения управления;

участвует в организации и осуществлении контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве таможен.

15.3. Обеспечение сохранности документов архива

15.3.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве проводится следующий комплекс работ, включающий

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах и их топографирование;

соблюдение порядка выдачи дел из архива;

учет документов (разд. 15.6.), проверка их наличия и состояния;

обеспечение физико-химической сохранности документов,

15.3.2 Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного его ремонта;

оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

созданием оптимального температурно-влажностного режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

15.3.3. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в здании управления.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление хранилища для хранения документов и рабочей комнаты для сотрудников архива.

Рабочая комната для сотрудников изолируется от хранилища.

Хранилище архива должно быть удалено от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений связанных с хранением или применением пищевых продуктов и химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилище архива должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасный выход. В хранилище не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов их них в хранилище.

15.3.4. Наружные двери помещения архива обиваются металлическим листом и должны иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией.

15.3.5 Помещение архива до размещения в нем документов принимаются комиссией, которая назначается начальником управления. В комиссию должны входить представители отдела документационного обеспечения, соответствующего госархива и пожарной охраны.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в хранилище, на основании чего составляется акт. Акт утверждается начальником управления. Осмотр состояния помещения архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.

15.3.6. В хранилище архива прокладывается скрытая электропроводка. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках.

Хранилища и помещения для работы с документами оборудуются пожарной сигнализацией.

15.3.7. В архиве на видном месте вывешиваются:

инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества на случай пожара.

В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

15.3.8. Показания измерительных приборов для контроля за температурно-влажностным режимом (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (приложение 31). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также меры, принятые по нормализации режима в хранилище в случае его отклонения от установленных норм.

15.3.9. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентилляционных систем. Приборы монтируются на одном контрольном щитке.

15.3.10. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках и папках, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа.

15.3.11. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов или накопления пыли.

Для защиты документов от пыли не реже одного раза в год проводится обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ, а также проводится систематическая влажная уборка помещений хранилищ.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения архива может использоваться бытовой электропылесос.

15.3.12. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений.

15.3.13. Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже 1 раза в месяц).

15.3.14. Хранилища оборудуются стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения.

15.3.15. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения и т.п.) принимаются меры по спасению и охране документов.

Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия начальником управления назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

15.3.16. Архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором предусматриваются порядок и место эвакуации и укрытия документов, перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди.

План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия утверждается начальником управления.

15.3.17. В случае утраты, порчи, гибели документов, а также возникновения ситуаций, которые могут к ним привести, немедленно ставится в известность начальник управления.

15.3.18. Размещение в хранилище дел архива должно быть рациональным и проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения для документов, оперативного их использования.

Все поступающие в архив документы размещаются в хранилище на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждого отдела хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

15.3.19. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках *15.

К коробкам приклеиваются (а к связкам прикрепляются) ярлыки, в которых указываются: название управления и отдела, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах фонда или описи.

15.3.20. Все стеллажи, шкафы, полки архива нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо. Номера проставляются четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

15.3.21. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются постеллажные топографические указатели (приложение 32).

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

15.3.22. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилища:

для работы в рабочей комнате архива;

во временное пользование вне архива (отделам управления, таможенным органам, а также судебным и следственным органам).

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

заказами (требованиями) на выдачу дел во временное пользование в отделы управления (приложение 33);

актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (приложение 34).

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах: выдачи дел в рабочие помещения таможенного управления, выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Исполненные заказы (требования) хранятся в архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения хранятся до осуществления проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (приложение 34), который составляется в 2-х экземплярах: один остается в архиве, другой - выдается получателю. Акт подписывается руководителем таможенного управления и руководителем организации - получателя, подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации - получателе, другой хранится в деле фонда в архиве таможенного управления.

Дела выдаются из хранилища для использования только в обработанном виде.

Перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение 35), в которой указываются: номер и заголовок дел, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, проверяется в присутствии лица, возвращающего эти документы, При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.

15.3.23. Основной задачей проверки наличия и состояния дел является установление фактического наличия дел, числящихся по описям.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива, осуществляется не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не реже чем один раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел осуществляются в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел;

при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;

при реорганизации и ликвидации таможенного управления.

Итоги каждой проверки оформляются актом (приложение 36). После утверждения акта руководством управления по всем его пунктам в учетные документы (лист фонда и др.) вносятся необходимые изменения, за исключение изменений, зафиксированных в пп. 2. и 8.6., которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим госархивом.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (приложение 37), затем в акте проверки.

Дела, выданные в отделы управления, проверяются на общих основаниях, по книге выдачи дел из хранилища (приложение 38). Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело фонда.

При проверке наличия и состояния дел необходимо подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела фонда, составлять на каждое необнаруженное дело карточку (приложение 39).

По окончании проверки в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается осуществлявшим проверку с указанием должности.

В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается осуществлявшим проверку и утверждается руководством управления. Акты нумеруются по порядку номеров проверок и включаются в дело фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

В этих целях:

изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища,

организуется розыск необнаруженных дел в отделах, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в архив;

изучается дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел фонда.

Розыск осуществляется в течение года после завершения проверки наличия дел.

Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись "Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается с указанием должности и даты.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов в установленном порядке. В соответствующих карточках картотеки учета необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых подтверждается отсутствие дел.

Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются акты:

о выделении документов и дел к уничтожению;

о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 40);

о неисправимых повреждения дел (приложение 41);

передачи дел в другие архивы и организации.

На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела, заведующим архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЭК управления и утверждаются начальником управления.

К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.

При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются начальником управления только после их согласования с соответствующим госархивом. После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.

По результатам проверки наличия и состояния дел принимаются меры, обеспечивающие физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы фонда и представления соответствующих сведений о целях постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПК госархива.

15.4. Классификация документов архива

15.4.1. Комплекс документов, образующихся в деятельности таможенного управления, составляет его документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая политическое, народнохозяйственной, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению*16.

15.4.2. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.

Фонду присваиваются название и номер. Название фонда соответствует официальному названию фондообразователя (таможенного управления).

15.4.3. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, водящих в его состав.

15.4.4. Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде.

За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией, которая проводится в архиве управления при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве таможенного управления при составлении номенклатуры дел, и при подготовке дел к передаче в архив управления.

Систематизация дел фонда осуществляется на основе разработанной и согласованной с соответствующим государственным архивом схемы систематизации дел фонда.

Схема систематизации фонда закрепляется описью дел фонда.

В зависимости от признака группировки дел схема систематизации фонда может отражать структуру фондообразователя (таможенного управления), функции его деятельности, виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии с отделами);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического;

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти года - к последнему году отчетного периода;

в пределах года или хронологического периода дела отделов располагаются по их значимости.

При расположении дел по хронологии вначале помещаются дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

15.5. Составление и оформление годовых разделов сводных описей дел управления и законченных описей дел фонда

15.5.1. В архиве на основе описей дел отделов (пп. 10.16. и 10.17.) составляются годовые разделы сводных описей дел всего управления.

В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей архива управления является составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности отделов, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных их дел с временными сроками хранения, имеющих отметку "ЭПК".

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования, оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

15.5.2. При обнаружении утраты дел в делопроизводстве, не включенных в справки об утрате дел отделов, или при отсутствии указанных справок (п. 12.2.) архивом совместно с отделом документационного обеспечения и отделом, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов архивом составляется акт недостачи дел, который утверждается начальником управления.

Акт составляется в четырех экземплярах, из которых по одному экземпляру хранится в отделе документационного обеспечения и архиве и по одному экземпляру передается в ЭК управления и ЭПК соответствующего госархива вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел для рассмотрения акта в качестве основания к протоколам ЭК и ЭПК.

15.5.3. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, изложенному в пп. 12.2.-12.4. настоящей Инструкции. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка "Документы за данный год см. также в разделе описи за ___________ год, дела N ________" которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (п. 15.4.4).

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 42). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения отдела (п. 12.3.).

Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами "То же"; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, эти сведения вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел, особенностях физического состояния дела и т.п.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда (п. 15.5.5.), при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается - соответствующим государственным архивом.

В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.п.). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и даты составления описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре таможенного управления за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о таможнях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел; наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты.

Если годовой раздел сводной описи дел является сложным по структуре и содержанию, то к нему составляются указатели. Целесообразность составления указателей к разделу и их виды определяются по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Указатели могут быть тематическими, именными, географическими, хронологическими и др. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел; указатели. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи.

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности таможенного управления. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке и к разделу составляется на отдельном листе - заверителе описи дел (приложение 43) заверительная надпись; в ней указываются общее количество листов раздела и справочного аппарата, особенности (ошибки) нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела.

Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах и подлежит рассмотрению ЭК управления. После рассмотрения и одобрения ЭК годового раздела в конце раздела ставится гриф "Одобрено" с указанием номера протокола и даты заседания ЭК, на котором он был рассмотрен. Одобренные ЭК управления годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК госархива.

На рассмотрение ЭПК госархива архивом Управления представляются 4 экземпляра годового раздела сводной описи дел не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.

После утверждения годового раздела ЭПК госархива раздел утверждается руководством таможенного управления, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в управлении.

15.5.4. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются после утверждения годового раздела сводной описи ЭПК госархива и руководством таможенного управления и хранятся в архиве управления до передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей дел).

15.5.5. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры (п. 15.5.3), считаются законченной описью.

Каждой законченной описи присваивается номер (п. 15.6.6.).

Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 43) к законченной описи составляются также, как к годовому разделу сводной описи дел (п.15.5.3.).

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 44).

На титульном листе законченной описи постоянного хранения указываются: название фонда, номер фонда, номер описи; название описи, которое включает указание категории документов (постоянного или временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись, крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела таможенного управления.

При составлении титульного листа законченной описи учитывается следующее:

название фонда пишется в виде официального названия фондообразователя (таможенного управления) со всеми его переименованиями, изменениями починенности и сокращенными названиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности;

если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.

В оглавлении к законченной описи перечисляются:

предисловие (общее);

названия разделов и подразделов описи, а также более мелких групп дел (выявляются на основе оглавлений к годовым разделам описи),

названия указателей и список сокращенных слов (при их наличии) с предоставлением номеров листов, на которых они расположены.

Оглавление помещается в начале законченной описи, при этом оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.

При составлении предисловия к законченной описи сводятся в единый документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым разделам (п. 15.5.3.).

Для составления предисловия к законченной описи используются официальные издания ГТК России, таможенного управления, документы фонда, учетные документы и научно-справочный аппарат архива.

Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому разделу, подписывается составителем с указанием должности и даты.

Предисловие к законченной описи помещается после оглавления к описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.

Если к годовым разделам сводных описей дел, составляющих законченную опись, имеются указатели, то они объединяются (по видам) в один указатель, который помещается в конце законченной описи; при этом указатели к годовым разделам изымаются.

Список сокращенных слов к законченной описи составляется на основе списков сокращенных слов к годовым разделам сводных описей дел, составляющих опись (п. 15.5.3.). При этом списки сокращенных слов к годовым разделам из описи изымаются.

15.5.6. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности отделов.

Порядок внесения заголовков дел временного (свыше 10 лет) хранения в годовой раздел сводной описи дел аналогичен порядку, указанному в пп. 15.5.1.-15.5.3.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 45). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.3.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК, а затем утверждается руководством управления (приложение 45).

15.5.7. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел временного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности отделов.

Порядок внесения заголовков дел по личному составу в годовой раздел сводной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 15.5.1.-15.5.3.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение 46). Порядок заполнения граф формы описи, нумерация заголовков дел раздела, составление итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.3.

Заголовки дел в годовой разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел) *17;

лицевые счета сотрудников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту *17.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения раздела ЭК управления он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего госархива и утверждению руководством управления.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в п. 15.5.5. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 44).

15.6. Учет документов в архиве управления

15.6.1. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе описи дел.

Учет документов в архиве основывается на соблюдении принципов централизации и преемственности с учетом документов делопроизводстве и государственном архиве. Это выражается в применении единых единиц учета, преемственности форм учета и основных сведений о составе, содержании документов.

15.6.2. В архиве управления учет документов ведется по фондам, единицам хранения (делам).

Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом управления.

15.6.3. Основными учетными документами в архиве являются:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 47) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;

список фондов (приложение 48) - для суммарного и индивидуального учета фондов и присвоения им номеров;

лист фонда (приложение 48) - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

описи дел (приложения 29, 42, 45, 46) - для поединичного и суммарного учета дел (учет документов со сроками хранения до 10 лет включительно может осуществляться в архиве по номенклатуре дел);

утвержденные Росархивом формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

Кроме того, для учета количества листов в каждом деле постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется лист-заверитель дела (приложение 26), а для учета документов в определенных категориях дел постоянного хранения (п. 11.5.) и в делах по личному составу составляются внутренние описи документов (приложение 27). На каждый фонд ведется дело фонда.

15.6.4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в архивах таможенных управлений, подлежат государственному централизованному учету, формой которого является карточка архивного фонда (приложение 50).

15.6.5. Книга учета поступления и выбытия документов (приложение 47) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 01.01. каждого года) изменений в составе и объеме фонда, дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива, ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в архиве управления. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).

15.6.6. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются первичными учетным документом для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет достигается составлением итоговой записи к описям (пп. 12.5. и 15.5.3.).

Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Законченная опись дел, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам (п. 15.5.5.). По мере передачи дел на государственное хранение или пополнения описи новым годовым разделом общая итоговая запись пересоставляется.

Описи дел отделов служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел управления, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти года на государственное хранение.

Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом порядке номер описи.

Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную порядковую нумерацию (п. 15.5.5.). Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер законченной описи согласовывается с этим архивом.

15.6.7. Учетным документом для поединичного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, является сводная номенклатура дел управления, в которой делается итоговая запись.

15.6.8. В пределах фонда описи располагаются отдельно на документы постоянного, временного хранения и по личному составу, а затем по номерам описей.

15.6.9. В листе фонда (приложение 49) в графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность таможенного управления (фондообразователя) с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в названии и подведомственности таможенного управления вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Изменения в учетные данные листа фонда вносятся на основании:

описи отдела и годового раздела сводной описи дел управления;

акта приема-передачи дел в государственный архив;

акта о выделении к уничтожению дел;

акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

акта о неисправимом повреждении дел,

акта проверки наличия дел.

Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) или по личному составу, включенные в описи отделов, вошли в состав дел соответствующего годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел.

Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях (например, если он неисправимо поврежден). В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда.

15.6.10. Карточка архивного фонда (приложение 50) составляется в двух экземплярах. Один экземпляр представляется в соответствующий госархив, второй - остается в управлении для контроля.

Лицевая сторона карточки заполняется в архиве управления. Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа "Место хранения фонда" не заполняется, если фонд хранится в архиве таможенного управления (фондообразователя).

Дата отправления карточки фонда в госархив записывается в листе фонда.

15.6.11. В дело фонда включаются документы, отражающие историю таможенного управления и его фонда: историческая справка (п. 15.7.5.), схема систематизации фонда (разд. 15.4.), старые листы фонда; акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проверках наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива управления.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.

15.7. Научно-справочный аппарат к документам архива

15.7.1. В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в архиве таможенного управления создается научно-справочный аппарат к документам архива (НСА), который включает в себя справочники по учету и содержанию фонда, создаваемые в делопроизводстве и архиве управления. Состав НСА определяется составом и содержанием хранящихся в архиве документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

В состав НСА входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, картотеки, указатели, исторические справки. Дополнением к этим архивным справочникам служат информационные письма, справки о составе и содержании документов и др.

15.7.2. Опись дел является отправным документом для разработки других видов справочников, так как их создание (кроме учетно-регистрационных справочных картотек, составляемых в делопроизводстве) начинается с изучения описей дел. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера фонда, описи, дела, а также листов дел, где это необходимо.

15.7.3. Картотека является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются потребностями таможенного управления в информации о составе и содержании документов архива.

Картотек создаются на наиболее часто используемые документы (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу, научно-техническая документации и т.д.).

Основой картотек, создаваемых в архиве таможенного управления, могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве управления и поступившие в архив вместе с документами.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от друга карточками-разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).

Картотека по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество работника; ссылка на номера фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

15.7.4. Указатели в архиве составляются к описям фонда для облегчения поиска информации о документах, содержащихся в них (пп. 15.5.3., 15.5.5.).

15.7.5. Историческая справка о фондообразователе (таможенном управлении) и фонде состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации управления;

крайние даты деятельности управления;

задачи, функции управления и их изменения;

масштаб деятельности управления, состав системы подведомственных организаций;

изменения в названии и подчиненности управления;

структура управления и ее изменения.

Во втором разделе:

количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

время поступления фонда в архив;

изменения в составе, объеме фонда и их причины;

указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

место передачи;

степень сохранности документов.

В третьем разделе:

обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию;

НСА к фонду;

использование документов фонда (в каких целях).

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций таможенного управления и т.д.

Справка подписывается заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

15.8. Использование документов архива

15.8.1. Документы архива используются таможенным управлением, заинтересованными государственными и общественными организациями, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Основными формами использования документов архива являются: информирование руководства и отделов таможенного управления, исполнение запросов других организаций, исполнение запросов социально-правового характера.

Документы архива, которые могут нанести ущерб интересам государства или гражданам, для использования не предоставляются.

Использование документов проводится только с разрешения руководства управления.

Организации и граждане при использовании документов архива таможенного управления обязаны делать ссылки на место хранения документов.

15.8.2. Архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке для письма таможенного управления с обозначением названия документа: "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номер фонда, описей и листов дел).

Архивная справка подписывается руководством управления и заведующим архивом. Справка заверяется гербовой печатью управления. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.

15.8.3. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо, в котором указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их гибели или утраты, заверяется гербовой печатью управления.

15.8.4. Архив таможенного управления на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, акту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма управления с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка". Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Содержание архивной копи документа должно отвечать вопросу заявления.

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

Архивные копии (выписки) заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью управления.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Архивные копии и выписки направляются с письмом, подписанным руководством таможенного управления, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения таможенного управления.

15.8.5. Документы архива выдаются во временное пользование отделам управления и другим таможенным органам. Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в п. 15.3.22.

15.8.6. Архив таможенного управления исполняет запросы организаций, заявлений граждан и выдает им архивные справки (архивные копии, архивные выписки)*18 социально-правового характера, необходимые для удовлетворения прав и законных интересов граждан. Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок определен в п. 15.8.2.

Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки: о трудовом стаже и заработной плате, службе в Вооруженных Силах, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, наградах, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых имущественных правах и по другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки социально-правового характера как в отношении их самих, так и в отношении лиц, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, для какой цели и для представления в какую организацию требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованных организациям.

Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается заявителю.

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства управления подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцам. На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.

Запрещается выдавать из архива находящиеся среди документов паспорта, профсоюзные и воинские билеты, орденские книжки, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются только по запросам заинтересованных организаций.

Основными документами для наведения архивных справок о трудовом стаже являются приказы по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение зарплаты. Для наведения архивных справок также используются регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели и т.д.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах, При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и в течение какого времени он работал.

Биографические данные включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива.

Для наведения справок о размере заработной платы используются лицевые счета, а при их отсутствии - ведомости на выдачу зарплаты, машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные листки.

Архивные справки о заработной плате для назначения государственной пенсии составляются по установленной органами социального обеспечения форме.

В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью таможенного управления.

Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку (на копии архивной справки). Доверенные лица, кроме того, при получении ими подлинного документа, предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляются в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям заказными, а подлинные личные документы - ценными письмами.

15.8.7. Все формы использования документов архива подлежат учету.

Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.

Учет исполнения социально-правовых запросов осуществляется в установленном порядке.

Учет количества выданных для использования дел ведется по книге выдачи дел из хранилища (приложение 38).

15.9. Организация работы архива

15.9.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива; состав документов, поступающих на хранение; задачи; функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Положение об архиве утверждается начальником управления.

Для лица, ответственного за архив, разрабатывается должностная инструкция (приложение 51), которая утверждается начальником отдела документационного обеспечения.

15.9.2. В архиве составляются: годовые платы работы и годовые (с поквартальной разбивкой) планы-графики приема дел, передачи дел на государственное хранение, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива.

Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК госархива утверждаются совместно руководством таможенного управления и соответствующего госархива.

В планах предусматриваются санитарные дни для проведения санитарно-гигиенических работ (п. 15.3.13.).

Годовое планирование работы архива проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год и с учетом бюджета рабочего времени в планируемом году.

Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ по установленной форме (приложение 52).

По каждому виду работа определяется его объем; отдельные виды работ могут не иметь объемных показателей, в таком случае их трудоемкость выражается только затратой времени.

Планы подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и утверждаются начальником отдела документационного обеспечения.

В начале плана указывается общий бюджет рабочего времени с учетом непроизводительных затрат времени (на учебные отпуска, временную нетрудоспособность и т.д.).

15.9.3. Учет труда в архиве управления ведется в дневнике учета труда, в котором ежедневно учитывается плановая и внеплановая работа.

В дневнике записываются: даты, виды и объем работ, затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.

15.9.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении планов-графиков (п. 15.9.2.), а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

15.10. Порядок передачи архивом управления документов на государственное хранение

Передачи документов от таможенного управления в государственный архив, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиком, утвержденным руководством управления и соответствующего госархива.

Документы управления передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 53), составляемым в двух экземплярах.

Перед передачей документов от таможенного управления на государственное хранение представитель государственного архива осуществляет в управлении проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами управления.

При передаче документов в государственный архив передается 2 экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи ЭПК. Передача дел проводится поединично по описям. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в управлении.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке таможенного управления. Управление обязано принять меры к розыску отсутствующих дел.

15.11. Порядок приема-передачи документов при смене начальника таможенного управления, заведующего архивом (лица, ответственного за архив), а также при реорганизации или ликвидации управления

15.11.1. При смене начальника управления наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и архиве, а также учетно-справочного аппарата к ним отражается в акте приема-передачи управления.

В соответствии с учетными данными отдела документационного обеспечения и архива в акте указываются раздельно количество документов, находящихся в делопроизводстве и количество дел, хранящихся в архиве.

15.11.2. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) приемо-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 54).

Для приема-передачи дел заведующим архивом приказом начальника управления назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель отдела документационного обеспечения.

Прием-передача дел лицом, ответственным за архив, вновь назначенному лицу производится в присутствии третьего должностного лица, назначаемого начальником управления.

При приеме-передаче дел проверяются наличие и состояние:

документов архива;

учетных документов и НСА к документам (паспорта архива, описей дел, листов фонда, дела фонда и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);

печатей и штампов архива;

противопожарного и охранного оборудования;

а также проверяются условия хранения документов.

Акт приема-передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) подписывается сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается начальником управления.

В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи об этом немедленно информируется руководство управления и принимаются меры к их розыску.

15.11.3. Порядок передачи и дальнейшего использования документов таможенного управления при реорганизации или ликвидации последнего предусматривается приказом о реорганизации или ликвидации управления.

Передача документов ликвидируемого управления входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При реорганизации управления с передачей его функций другой организации последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела управления и его архив.

Перед передачей документов ликвидируемого или реорганизованного управления осуществляется проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве. Если состояние и качество обработки документов не соответствует требованиям настоящей Инструкции, то ликвидационная комиссия организует упорядочение документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

Согласовано Заместитель руководителя Росархива

В.А.Еремченко

Информация об изменениях:

Приказом ГТК РФ от 29 января 1997 г. N 33 в сноски внесены изменения

См. текст сносок в предыдущей редакции

______________________________

*1 В дальнейшем тексте - таможенные управления (таможенное управление)

*2 Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

*3 Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета, хранения и использования, печатей, штампов, бланков) и другой специфической документации регламентируется специальными нормативными актами.

*4 Исключена.

Информация об изменениях:

См. текст сноски

*5 На письмах не указывается

*6 Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера абонентского телеграфа и телефона, место составления или издания, ссылка на индекс и дату входящего документа, адресат, грифы утверждения и внешнего согласования, отметки о наличии приложения, заверении копий, о поступлении, переносе данных на машинный носитель, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), печать, резолюция и др.

*7 Расположение реквизитов на бланках организационнораспорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6 38-90. "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

*8 В данном пункте и последующем тексте "организация" обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, и др.

структур

*9 В документах, оформленных не на бланках, наименование управления, отдела в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности

*10 Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений

*11 Межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста.

*12 Табулятором называется устройство, позволяющее останавливать карету пишущей машинки в заданных положениях

*13 Личные дела вносятся в номенклатуру под общим заголовком и единым индексом

*14 Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях, означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение

*15 Дела временного (до 10 лет) включительно хранятся на полках,

поставленными вертикально, без связок

*16 Далее в тексте употребляется термин "фонд" без подразделения на документальный или архивный

*17 Вносятся в личные дела только сотрудников, уволенных до 22.11.95 (в соответствии с п.3.7 "Инструкции о порядке отбора кандидатов на службу в таможенные органы РФ", утвержденной приказом ГТК России 22.11.95 N 704, при увольнении сотрудника из таможенного органа его личное дело в течение 3-х месяцев направляется в отдел регистрации, учета, хранения оперативных материалов и уголовной статистики Московского таможенного управления)

*18 В дальнейшем вместо слов "архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки"

*19 Данные об ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрируемым записям на соответствующий инициативный документ.

*20 Данные, перечисленные в пп. 3, 5, 8, 10, подлежат специальному учету в соответствующих подразделениях управления (бухгалтерии, отделе по борьбе с контрабандой и др.)

*21 Документы, перечисленные в пп. 2 - 4, 9, 10, подлежат специальному учету в соответствующих подразделениях управления (службе снабжения, отделе кадров, юридическом отделе, бухгалтерии и др.)

*22 При необходимости отражения в карточке сведений о предыдущих (повторных) обращениях, в ходе исполнения, отметок о промежуточном ответе или дополнительном запросе, контрольных отметок (о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.) заводится продолжение регистрационно-контрольной карточки (заводится еще один экз. РКК)

*23 Название перечня и его выходные данные

*24 Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения

*25 Передаются вместе с делами отдела документационного обеспечения

*26 В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения

*27 Заполняется в государственном архиве