Приложение 1. Типовое положение об отделе документационного обеспечения регионального таможенного управления

Информация об изменениях:

Приказом ГТК РФ от 29 января 1997 г. N 33 в приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 1

к п.п.1.3. и 1.4.

Типовое положение
об отделе документационного обеспечения регионального таможенного управления
(утв. приказом ГТК РФ от 12 февраля 1996 г. N 77)

С изменениями и дополнениями от:

29 января 1997 г.

1. Общие положения

1.1. Отдел документационного обеспечения (далее отдел) осуществляет функции документационного обеспечения в региональном таможенном управлении.

1.2. Отдел является структурным подразделением таможенного управления и подчиняется непосредственного начальнику управления.

1.3. В своей работе отдел руководствуется действующим законодательством; приказами, указаниями Государственного таможенного комитета (ГТК России); положением о региональном таможенном управлении; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.

1.4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Управлением делами ГТК России.

1.5. Отдел имеет круглую печать с обозначением наименования управления.

2. Задачи и функции

2.1. Основными задачами отдела являются:

обеспечение организации делопроизводства в таможенном управлении в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях;

разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

осуществление контроля за своевременным прохождение, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного управления, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного управления, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;

организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;

обеспечение режима доступа и использования документной информации.

2.2. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

организует в целом делопроизводство в таможенном управлении;

разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном управлении;

обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству управления;

проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству управления;

оформляет, выпускает, хранит подлинники организационнораспорядительных документов (приказов, указаний и др.) таможенного управления, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства управления, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

организует по поручению руководства управления подготовку проектов докладов, справок и других документов по основным вопросам деятельности управления;

осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях управления и подведомственных таможенных органах;

разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ГТК России нормативно-методические документы в области документационного обеспечения;

разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного управления, номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

организует работу по приему руководством управления посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональных таможенных управлениях;

организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

организует техническое обслуживание созываемых руководством управления совещаний и заседаний;

организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного управления;

осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив управления;

организует и проводит мероприятия по повышению квалификации работников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного управления и подведомственных таможенных органов.

3. Права и ответственность

3.1. Отдел имеет право:

осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях управления и в подведомственных таможенных органах, о результатах проверок докладывать руководству;

запрашивать у начальников структурных подразделений и таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

вносить руководству управления предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате управления;

участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела;

возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

привлекать специалистов структурных подразделений управления, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

участвовать в оперативных совещаниях управления при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела.

3.2. Начальник отдела несет персональную ответственность перед начальником управления за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность работников отдела определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.